CHECK LIST CONTABILIDAD VENTAS Y PROVEEDURIA

1. INGRESAR LAS FACTURAS DE PROVEEDURÍA A LOS FRANQUICIADOS CON LAS RESPECTIVAS CONTABILIZACIONES DEL COSTO Y ARCHIVAR EN LA AZ DE
FVAC. (DIARIAMENTE)

 Revisión el día lunes de las facturas del fin de semana y diariamente. Solicitar el permiso de la persona que esté en procesos, Ingresar a conexión
remota y copiar las carpetas de las facturas faltantes por ingresar.
 Causar facturas de proveeduría del fin de semana y diariamente.

 Ingreso a ICG para consultar las facturas de franquicias.

CLAVE: FINANCIERO

Revisar que se ingrese con la fecha actual.

INGRESAR A VENTAS – FACTURA FRANQUICIAS – LISTA – FILTRO – PONER LAS FECHAS QUE SE QUIERE CONSULTAR – ESCOGER LA FACTURA A CONSULTAR
– PRELIMINAR.
  REVISAR REMISION EN ICG.

VENTAS – PEDIDOS – LISTA – FILTRO – MARCAR LAS FECHAS – FECHAS DE ENTREGA – ESCOGER LA FACTURA A CONSULTAR.
CONTABILIZACIONES DE FVAC (FACTURA DE PROVEEDURIA) EN HELISA.

EL TERCERO ES EL NIT DEL FRANQUICIADO – CENTRO DE COSTO 90 (CENTRO DE PROCESOS)

CONTABILIZACIONES DE CT (COSTO DE PROVEEDURIA) EN HELISA

EL TERCERO ES ALITAS COLOMBIANAS – CENTRO DE COSTO 90 (CENTRO DE PROCESOS).

2. ELABORACIÓN DE FACTURAS DE REGALÍAS A LOS FRANQUICIADOS, CON LAS RESPECTIVAS CONTABILIZACIONES Y ARCHIVAR EN LA AZ FVP.
(QUINCENAL)

Con el informe de ventas mes a mes generado de ICG, se filtra el rango de fechas ya sea (1 al 15) (16 al 30/31), se toma la sumatoria del valor de la venta
sin impuesto de cada franquicia.

Unicentro y Kennedy se ponen en el cuadro de manera informativa pero no se facturan.

DROPBOX – ARCHIVOS ALITAS – ARCHIVOS ALITAS COLOMBIANAS – DOCUMENTOS – FRANQUICIAS - REGALIAS Y PUBLIDAD FRANQUICIAS –
DROPBOX – ARCHIVOS ALITAS – ARCHIVOS ALITAS COLOMBIANAS – DOCUMENTOS – FRANQUICIAS – FACTURAS – 2019 – INGRESAR AL MES – (MES) FACTURAS
FRANQUICIAS 2019 –

A PARTIR DEL 1 DE JULIO DE 2019, NO SE LE DEBE FACTURAR EL 2,5% DEL FONDO DE PUBLICIDAD A LOS
FRANQUICIADOS.

En el archivo de Excel se verifica el consecutivo y se empieza a generar manualmente las facturas de regalías para cada franquiciado. (El cuadro general se
debe enviar a gerencia para aprobación y se procede a facturar).
Estas facturas se guardan en cada carpeta que corresponda al franquiciado en formato PDF.

DROPBOX - ARCHIVOS ALITAS - ARCHIVOS ALITAS COLOMBIANAS SAS – DOCUMENTOS - FRANQUICIAS AC SAS – FACTURAS – Se guarda EJ. FVP ### REGALIAS
– Y SE ENVIA POR CORREO A CADA FRANQUICIADO
 CENTRO DE COSTO EMPRESA CONTACTO CORREO
CALLE 72 ZION INVERSIONES SAS FERNANDA BUENO fbuenot@hotmail.com
aoentrepreneurgroup@gmail.com /
CITY U AO ENTREPRENEUR SAS DIEGO ORTIZ
diego.ortiz@aoeg.info
dianaroa@acwcolombia.com /
PLAZA CENTRAL DAJUCA SAS DIANA ROA / ALFONSO MUÑOZ
alfonsomunoz54@gmail.com
PLAZA DE LAS AMERICAS- PLAZOLETA
AMERICAS - CENTRO INTERNACIONAL - VOLANDO ALTO SAS ELIANA / ANDRES ROJAS contabilidadvolandoalto@gmail.com
CENTRO MAYOR

UNICENTRO INVERSIONES SANMOGA SAS OLGA GALVIS / ANDRES MORENO ogalvisb@inmoga.com / amorenog@inmoga.com.co

MERCURIO INVERSIONES JMPS SAS JUAN MANUEL SILVA juanma928@hotmail.com

KENNEDY INVERSIONES MS&L SAS SANDRA franquiciainversiones@gmail.com
CASTELLANA TBT SAS ALFONSO TUNARROSA alfonso.tunarrosam@gmail.com
SOCIEDAD OPERADORA DE AURA SARMIENTO / JESSICA aura.sarmiento@sofcolombia.com /
GRAN ESTACIÓN
FRANQUICIAS SAS RODRIGUEZ administrativo@sofcolombia.com

CONTABILIZACIÓN DE FVP REGALIAS.

 3. REVISIÓN DE BANCOS PARA VERIFICAR CONSIGNACIONES DE FRANQUICIADOS. (PAGOS DE PROVEEDURÍA).

Ingresar a https://www.grupobancolombia.com/wps/portal/personas - TRANSACCIONES - SUCURSAL VIRTUAL PERSONAS – USUARIO: ALITAS67 –

CONTRASEÑA 9801 – SE INGRESA A VERIFICAR EN LA CTA 30050851512 LOS PAGOS QUE INGRESAN DE LAS DIFERENTES FRANQUICIAS –

DIAS DE PAGO CARTERA FRANQUICIADOS

LUNES MARTES VIERNES
PLAZA
CASTELLANA CENTRAL VOLANDO ALTO
CITY U KENNEDY GRAN ESTACIÓN
UNICENTRO
MERCURIO

4. INGRESAR RECIBOS DE CAJA CON LOS RESPECTIVOS SOPORTES Y ARCHIVAR EN AZ RC.

Para ingresar el Recibo de Caja, se debe tener en cuenta que el valor del pago coincida con el valor que tenemos en cartera, de lo contrario se debe enviar
un correo electrónico al franquiciado y solicitar por escrito la relación de las facturas pagadas.

CONTABILIZACIÓN RECIBO DE CAJA

5. GENERAR ESTADO DE CARTERA ENVIÁRSELO A GERENCIA, FRANQUICIAS, FINANCIERO PARA SER AUTORIZADO EL ENVÍO A LOS FRANQUICIADOS. (DOS
VECES POR SEMANA).

SE SACA REPORTE DE HELISA – CUENTAS POR COBRAR – DETALLADO POR EDADES – CLIENTES – SE DESCARGA INFORME EN EXCEL. – NECESITAS LA
COLUMNA A – C – M – P

INGRESAR AL ARCHIVO DE CARTERA QUE ESTA EN EL ESCRITORIO – SE ABRE UNA NUEVA PESTAÑA Y SE PONE LA FECHA ACTUAL – COPIAR EL ÚLTIMO
ESTADO DE CARTERA COMO GUIA - Y DEL ARCHIVO GENERADO DE HELISA SE CREA EL ARCHIVO QUE SE DEBE ENVIAR A LAS CORRESPONDIENTES ÁREAS.

ESCRITORIO – ESTADO DE CARTERA

 VENTAS LOCALES PROPIOS
6. GENERAR REPORTE EN EL CUADRO DE VENTAS. (DIARIAMENTE) – SE ARCHIVA EN AZ POR LOCAL

INGRESAR A ICG – MIS CUBOS – VTA_MES_ART – DESDE EL 01 DE CADA MES HASTA EL DÍA QUE SE VAYA A SACAR EL REPORTE DE VENTA – TIPO DE VENTA:
FACTURADAS – SIGUIENTE – MS EXCEL – ACEPTAR – SI – SELECCIONA TODA LA INFORMACIÓN SE COPIA Y SE ABRE UNA NUEVA HOJA – SE PEGA COMO
VALORES – SE SELECCIONA NUEVAMENTE TODA LA INFORMACIÓN DE LA HOJA NUEVA – CTRL + I – PEGADO ESPECIAL – CELDAS EN BLANCO -= - SHIFT +
=- - CTRL + ENTER – SE SELECCIONA DE NUEVO LA INFORMACIÓN SE COPIA Y PEGA COMO VALORES – FILTRAR – CELDA ALMACEN – CENTRO DE
ACOPIO Y PROCESOS SE BORRA.
ABRIR EL CUADRO DE VENTAS MES A MES:

DROPBOX - ARCHIVOS ALITAS - VENTAS ALITAS COLOMBIANAS SAS - VENTAS MES A MES 2019 – SE COPIA LA INFORMACIÓN EN EL CUADRO VENTAS MES A
MES – PESTAÑA DATA.
7. ALIMENTAR BASE EN EXCEL CON INFORMACIÓN DEL CIERRE DE VENTAS DE CADA LOCAL. (DIARIAMENTE).

SE PUEDE ALIMENTAR LA BASE DE EXCEL CON EL CIERRE FÍSICO DE CADA LOCAL O EXTRAYENDO LA INFORMACIÓN DE ICG – ESTADÍSTICA ANALÍTICA –
HOJA DE CIERRE DIARIO – SELECCIONA LA CAJA Y LA FECHA – RECALCULAR.
CONTABILIZACION DE VENTAS. (Tener en cuenta que para cada local hay un tipo de documento diferente).

CENTRO DE TIPO
NOMBRE
COSTO DOC
01 FV FACTURA DE VENTA CALLE 67
02 FVJ FACTURA DE VENTA JAVERIANA
03 FVAN FACTURA DE VENTA ANDINO
04 FV90 FACTURA DE VENTA CALLE 90
05 FVGA FACTURA DE VENTA GALERIAS
06 FV80 FACTURA DE VENTA PORTAL 80
08 FVPI FACTURA DE VENTA PLAZA IMPERIAL
09 FVPE FACTURA DE VENTA MADELENA
07 FVDP FACTURA DE VENTA DIVER PLAZA

CONTABILIZACION DE CONSIGNACIÓN.
8. CONTABILIZACIÓN DE NÓMINA

Ingreso a Helisa nómina – contabilizar, facturar – Causación/Provisión por nómina y liquidación – Escoge la liquidación a contabilizar – Terceros abre cuenta
crédito – Tipo Doc: NM – Consecutivo se verifica – Fecha del documento ya sea 15 o 30 – Verificar que tenga habilitada la opción de contabilizar el línea
con Helisa - Generar – De nómina – Escoger la empresa ALITAS COLOMBIANAS – Aceptar.

USUARIO: CONTABILIDAD
CLAVE: 0326
MUY IMPORTANTE CONTABILIZAR LA LIQUIDACIÓN PERIÓDICA – DEFINITIVAS Y VACACIONES DEL PERIODO
9. CONTABILIZACIÓN PROVISIONES DE NÓMINA
Ingreso a Helisa nómina – contabilizar, facturar – Causación/Provisión por nómina y liquidación – Escoge las dos liquidación del mes (Primera y Segunda
quincena) – Terceros abre cuenta crédito – Tipo Doc: PV – Consecutivo se verifica – Fecha del documento 30 DEL MES – Verificar que tenga habilitada
la opción de contabilizar el línea con Helisa - Generar – De provisión – Escoger la empresa ALITAS COLOMBIANAS – Aceptar.
10. GENERAR PROVISIÓN DE ICA Y AUTORENTA. ARCHIVAR EN AZ REVISION DE CONTABILIDAD

DROPBOX - ARCHIVOS ALITAS – CONTABILIDAD – 2019 - PROVISIÓN Y DEPRECIACIÓN - ICA 2019

SE SACA UN BALANCE DE PRUEBA DE LA 4 POR CENTRO DE COSTO, PARA DILIGENCIAR EL CUADRO DE PROVISIÓN, ESTE PROCESSO SE HACE
ÚNICAMENTE CUANDO YA SE HAYA HECHO EL CIERRE CONTABLE.

PROVISION ICA JULIO 2019

LOCAL VENTAS 13.8/1000 VENTAS 4.14/1000 13.8/1000 4.14/1000 15% AVISOS TOTAL
CALLE 67 - - - - - -
JAVERIANA - - - - - -
ANDINO - - - - - -
CALLE 90 - - - - - -
GALERIAS - - - - - -
PORTAL 80 - - - - - -
DIVER PLAZA - - - - - -
PLAZA IMPERIAL - - - - - -
PLAZA ENSUEÑO - - - - - -
CALLE 72 - - - - - -
CITY U - - - - - -
PLAZA CENTRAL - - - - - -
PLAZA DE LAS AMERICAS - CENTRO INTERNACIONAL- PLAZOLETA
- - - - - -
UNICENTRO - - - - - -
MERCURIO - - - - - -
KENNEDY - - - - - -
CASTELLANA - - - - - -
SOCIEDAD OPERADORA DE FRANQUICIAS - - - - - -
PROCESOS - - - - - -
PUBLICIDAD Y MERCADEO - - - - - -
CENTRO DE ACOPIO - - - - - -
FRANQUICIAS - - - - - -
PRINCIPAL - - - - - -
- - - - - -

AUTORRETENCION MES - -
CONTABILIZACIÓN PROVISIÓN

11. DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN - ARCHIVAR EN AZ REVISION DE CONTABILIDAD

DROPBOX - ARCHIVOS ALITAS – CONTABILIDAD – 2019 - PROVISIÓN Y DEPRECIACIÓN - DEPRECIACION ACTIVOS Y AMORTIZACION 2019

EN ESTE ARCHIVO ESTA LA PESTAÑA DE AMORTIZACIÓN – DEPRECIACIÓN – CONSOLIDADO DE DEPRECIACIÓN.

SE SACA BALANCE DE PRUEBA DE LA CUENTA 15 POR CENTRO DE COSTO, PARA DILIGENCIAR EL CUADRO DE DEPRCIACION Y AMORTIZACIÓN

CONTABILIZACIÓN DE DEPRECIACIÓN: DOCUMENTO DP

12. CONCILIACIÓN CAJA DE VENTAS - SE ARCHIVA EN LA AZ – REVISION CONTABILIDAD – FORMATO EXCEL Y AUX CON CONCILIACION DE CAJA

SACAR UN AUXILIAR POR CENTRO DE COSTO DE LA CTA 11050502 Y HACER EL RESPECTIVO CRUCE DE VALORES ENTRE LO CAUSADO Y LO CONSIGNADO.

DROPBOX - ARCHIVOS ALITAS - CONTABILIDAD - CONCILIACION CAJA DE VENTAS

COPIAR MODELO DEL MES ANTERIOR – EN CONSIGNACIONES EFECTUADAS VAN LAS CONSIGNACIONES DEL MES ANTERIOR QUE SE HACEN EL PRIMER
DÍA HÁBIL DEL MES (EJ. LA VENTA DEL 30 DE ABRIL QUE SE CONSIGNA EL 02 DE MAYO). – LA VENTA SIN CONSIGNAR ES EL ÚLTIMO DIA QUE SE DEBE
CONSIGNAR EL PRIMER DÍA HÁBIL DEL SIGUIENTE MES (EJ. LA VENTA DEL 31 DE MAYO QUE SE CONSIGNA EL 04 DE JUNIO). – EN LA COLUMNA (D) VA EL
VALOR QUE QUEDA AL FINAL DEL MES EN CAJA (CTA 11050502) – LA COLUMNA (E) DEBE QUEDAR EN CERO YA QUE ES EL CHECK QUE LA CAJA ESTE
CUADRADA.

13. FACTURA ACEITE USADO

INGRESAR A https://www.greenfuel.com.co/ - PORTAL CLIENTES – HISTORIAL DEL MES – PONER FECHAS DEL 01 AL 30/31 – BUSCAR – IMPRMIR INFORME
Y CONCILIAR CON LOS SOPORTES QUE LLEGAN DURANTE EL MES.
DROPBOX - ARCHIVOS ALITAS – CONTABILIDAD - GREEN FUEL – RECOLECCIÓN ACEITE

DURANTE EL MES SE VA ALIMENTANDO EL CUADRO DEPENDIENDO DE LOS SOPORTES QUE LLEGUEN Y AL FINAL DE MES SE CONCILIA CON EL REPORTE
QUE NOS DA GREEN FUEL.
SE GENERA FACTURA

SE ENVIA CORREO ELECTRÓNICO A compras@alitascolombianas.com.co y jgil@greenfuel.com.co PARA RADICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA FACTURA.

CONTABILIZACIÓN EN FVP

REVISIÓN DE CTAS (13 – 25 – 4)

14. PRESUPUESTO CASINO CADA LOCAL

Cada local envía el primer día hábil del mes, el cuadro de relación con el gasto de casino. Se debe cotejar la información en Helisa NIIF, y si se
encuentran diferencias se deben reportar tanto al administrador como al área de operaciones.

15. SOLICITAR CERTIFICADOS DE RETENCIÓN BIMESTRAL DE ICA:

Se debe hacer la solicitud a cada franquiciado de los certificados de retención de ICA bimestral.

16. GSUITE (Creación de correos corporativos).

Ingresa a la página https://gsuite.google.com/intl/es-419/- Acceder - Dominio: alitascolombianas.com – IR – Se ingresa con la cuenta administrador
CONTABILIDAD2@ALITASCOLOMBIANAS.COM.CO – Usuarios – Agregar un nuevo usuario – Ingresar datos del nuevo correo.
17. ENVIAR REPORTE DE VENTAS DE PLAZA ENSUEÑO (MADELENA) Y DIVER PLAZA (1ER DÍA HÁBIL DE CADA MES).
Del cuadro de ventas mes a mes se extrae la información de ventas del mes de MADELENA y DIVER PLAZA, este informe debe ser enviado junto con balance
de prueba de cada local de la cuenta 2464 – 4140 al correo de la revisora fiscal - liliana.jerez2512@gmail.com / gerenciaofc@outlook.com , para que emita
la certificación correspondiente.
En físico se envía a radicación con el mensajero (Esto debe ser dentro de los primeros 5 días del mes).
Se debe enviar al correo electrónico para madelena - ventascertificadas@pactia.com (Certificación firmada por revisoría fiscal y relación de ventas).
Se debe enviar al correo electrónico para diverplaza - auditoria@diverplaza.com.co / jgutierrez@labg3.com.co (Certificación firmada por revisoría fiscal y
relación de ventas).
18. ENVIAR A LOS CORREOS DE CADA LOCAL LOS CERTIFICADOS DE RECOLECCIÓN DE ACEITE (MENSUAL).
Ingresar https://www.greenfuel.com.co/ - Portal clientes – Iniciar sesión – Certificados (Parte superior derecha) – Ahí aparecen por cada local – se
descargan y se envían.
19. RESOLUCIÓN DE FACTURACIÓN
DROPBOX - ARCHIVOS ALITAS – CONTABILIDAD – RESOLUCIONES
Se tiene una carpeta donde están todas las resoluciones de facturación de cada local y un archivo en Excel donde está la relación de cada una de ellas con
sus respectivas fechas de vencimiento.
Cuando se vence alguna de las resoluciones se envía al correo del local solicitando el comprobante de informe diario, en el que se valida el consecutivo.

Ingresa a https://www.dian.gov.co/ - portal transaccional – Usuario registrado – Ingresar – Menú – Numeración de facturación - Numeración de facturación
Solicitar numeración de facturación – habilitar rangos – busca en el prefijo según sea el local – consultar – Editar – Poner el rango de la numeración según
el comprobante de informe diario – Confirmar – Seleccionar el autorizado – Borrador – Definitivo – Se abre una nueva sesión de la DIAN para
verificar el código electrónico – Se copia el código y se pega – se pone contraseña – Firmar – Salir – Firmar autorización Numeración de facturación
– Se descarga la autorización 1876 – Se guarda en carpeta de resoluciones – Se actualiza formato Excel – Se envía a Operaciones, local, encargado
de ICG.
 20. RETENCIÓN EN LA FUENTE.

DROPBOX - ARCHIVOS ALITAS – CONTABILIDAD – IMPUESTOS - 350 RETE FUENTE – 2019 – CREAR CARPETA DEL MES CORRESPONDIENTE.

Se descarga información.

 Balance de prueba de la 2365

 Balance de prueba de la 4
 Balance de prueba de la 2365 – 4
 Informe de Bases
 Formato rete fte del mes
 Soporte de rete fte por salarios

Se diligencia el formato de retención en la fuente.

INGRESO DIAN

Ingresa a https://www.dian.gov.co/ - portal transaccional – Usuario registrado – Ingresar – Menú – Diligenciar/presentar – 350 – 2019 – Escoge Mes
correspondiente – Periodo si asignar – Crear -
CONTABILIZACIÓN