CONTABILIDAD

La contabilidad es un sistema de información que permite recopilar clasificar

y registrar de una forma sistemática y estructural las operaciones mercantiles
realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados
e interpretados, permiten planear, controlar y tomar decisiones sobre la
actividad de la empresa.

CUENTA T
Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada las
operaciones que realiza una empresa. Al asignar un nombre a una cuenta
este debe ser tan claro y especifico, que con el solo nombre se identifique lo
que representa la cuenta.
La forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es
mediante el esquema de la Cuenta T.
Sus partes son:
 Nombre completo de la cuenta
 Él debe va al lado izquierdo y se usa para registrar los débitos
 El haber va al lado derecho y sirve para registrar los créditos

Nombre de la cuenta

Debe haber

Débitos créditos

50.000 100.000

5.000

Movimiento debito 55.000 100.000 movimiento crédito

REGISTROS EN LA CUENTA T: DEBITAR una cuenta es registrar in valor
en el lado izquierdo, es decir en él debe.
ACREDITAR una cuenta es registrar un valor en el lado derecho es decir en
la columna del haber.
El movimiento debito es la suma de los valores registrados en él debe de
una cuenta.
El movimiento crédito es la suma de los valores registrados en el haber de
una cuenta.

SALDOS EN LA CUENTA T
El saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la
columna del debe y los registrados en la columna del haber.
 Saldos débitos: una cuenta tiene saldo debito cunado el movimiento
debito es mayor que el movimiento crédito.
 Saldo crédito: una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento
crédito es mayor que el movimiento débito.

EJERCICIO

DEBE HABER
15.000.000 80.000
890.000 420.000
150.000 500.000 mov credito
Mov debito 16.040.000 -
500.00
Saldo debito 15.540.000
 Debe haber
90.000 80.000
320.000 55.000
Mov debito 410.000 490.000
625.000 – mov crédito
410.000
215.000 saldo crédito

3. ACERITRA 1.400.000, 720.000, 53.000

4. DEBITAR 2.500.000, 5.600.000, 9.800.000
5. DEBITAR 482.000, 154.000, 295.000
ACREDITAR 205.000, 284.000, 135.000

Debe haber debe haber

1.400.000 2.500.000

720.000 5.600.000

53.000 9.800.000

2.173.000 saldo crédito saldo debito 17.900.000

Debe haber

482.000 205.000

154.000 284.000

295.000 135.000

mov debito 931.000 624.000 mov credito

624.000

307.000 saldo debito

CLASIFICACION, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS.

CUENTAS

REALES O DE NOMINALES O
BALANCE DE RESULTADO DE ORDEN

ACTIVO INGRESOS DEUDORAS

PASIVO GASTOS ACREEDORAS

PATRIMONIO
COSTOS
Las cuentas representan las propiedades los derechos y las deudas de una
empresa en una fecha determinada; así mismo, los ingresos, los costos, los
gastos y las utilidades en un periodo determinado.
De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de
balances nominales o de resultado y de orden.

CUENTAS REALES O DE BALANCE

Estas cuentas representan los valores tangibles (como las propiedades y las
obligaciones con terceros) y los intangibles (como el prestigio y
reconocimiento – good will) y el conocimiento y el saber hacer (know how).
Forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales a su vez son
activo, pasivo y patrimonio.
 ACTIVO: Representa los bienes y derechos apreciables en dinero, de
propiedad de la empresa. Se entiende por bienes entre otros el dinero
en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos por
derechos las cuentas por cobrar y los créditos a su favor.

 MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ACTIVO: Estas cuentas

empiezan y aumentan su movimiento en él debe disminuyen y se
cancelan en el haber por lo general su saldo es débito.

Ejemplo: se compra un vehículo por 5.000.000, se adquiere otro

vehículo por 7.000.000, se realiza la venta del primer vehículo por
5.000.000

Flota y equipo de transporte

Debe haber
5.000.000 5.000.000
7.000.000
12.000.000 5.000.000
5.000.000
7.000.000
  PASIVO: Representa las obligaciones contraídas por la empresa para
su pago en el futuro. Son las deudas que deben pagar por cualquier
concepto; se conocen también como pasivo externo o pasivo con
terceros.

 MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE PASIVO: Estas cuentas

empiezan y aumentan su movimiento en el haber, disminuyen y se
cancelan en él debe por lo general su saldo es crédito.
Pasivo

Debe haber

- +
Saldo crédito
Ejemplo: La empresa tiene una deuda por 350.000, otra deuda por 500.000
cancela la primera deuda por 350.000.

Debe haber
350.0000 350.000
500.000
350.000 850.000
350.000
500.000 saldo credito

 PATRIMONIO: Representa los aportes del dueño o dueños de la

empresa e incluye superávit, reserva y resultados del ejercicio. este
grupo constituye el pasivo interno a favor de los dueños por lo cual se
maneja de igual forma de las cuentas del pasivo.
  MOVIMIENTO EN LAS CUENTAS DE PATRIMONIO: Estas cuentas
empiezan y aumentan en el haber y disminuyen y se cancela en él
debe.

Ejemplo: para constituir una empresa 3 socios aportan 1.000.000,

2.000.000 y 4.000.000 respectivamente, el socio que aporto 1.000.000
se retira

Aportes sociales
Debe haber
1.000.000 1.000.000
2.000.000
4.000.000
Mov debito 1.000.000 7.000.000 – mov crédito
1.000.000
6.000.000 saldo crédito

CUENTAS NOMINALES

También son llamadas de resultado o transitorias. De resultado porque al

final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades o perdidas, los
ingresos, los costos y los gastos y transitorias porque se cancelan al cierre
del periodo contable.
Comprenden las cuentas nominales, ingresos, gastos, costos de venta y
costos de producción.
 INGRESOS: son los valores que reciben la empresa por la venta de
bienes o la prestación de servicios.

 MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE INGRESO: estas cuentas

empiezan y aumentan en el HABER, normalmente no se debitan si no
al final del ejercicio para cancelar su saldo.

EJEMPLO: se reciben 250.000 mensuales por concepto de

arrendamiento de un local para los meses de enero, febrero y marzo.
 Arrendamiento

Debito haber
250.000
250.000
250.000
750.000 saldo crédito

 GASTOS: Una empresa debe efectuar pagos por servicios y

elementos necesarios para su buen funcionamiento esto constituye un
gasto porque esos valores no son recuperables. Ejemplos, pagos de
sueldo, arrendamientos, servicios públicos.

 MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE GASTOS: Estas cuentas

empiezan y aumentan en él debe disminuyen y se cancelan en el
haber su saldo es débito.

EJEMPLO: se pagan servicios públicos del mes de mayo así: energía

75.000, agua 30.000 y teléfono 65.000

Gastos servicios

Debe haber
75.000
30.000
65.000
Saldo debito 170.000

 COSTOS DE VENTA: En la actividad comercial representa el valor de

adquisición de los artículos destinados a la venta.
 MOVIMIENTO DE LAS CUEMTAS DE COSTO DE VENTA: Empiezan
y aumentan en él debe disminuyen y se cancelan en el haber
normalmente no se acreditan y su saldo es débito.
 Ejemplo: se compran 10 vestido por valor de 500.000 y 20 pares de
zapatos por valor de 400.000

Compra de mercancías

Debe haber

500.000
400.000
Saldo debito 900.000

 COSTO DE PRODUCCION O DE OPERACIONES: Agrupa el

conjunto de cuentas que representan las erogaciones asociadas clara
y directamente con la elaboración o producción de los bienes o la
prestación de servicios de los cuales el ente económico obtiene sus
ingresos.
 MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE COSTO DE PRODUCCION:
Estas cuentas empiezan y aumentan en él debe disminuyen y se
cancelan en el haber normalmente no se acreditan y su saldo es
débito.

CUENTAS DE ORDEN
Agrupa los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden afectar
la estructura financiera de una empresa, así como en las cuentas que sirven
para efecto de control interno o de información general

PUC (PLAN UNICO DE CUENTAS)

El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las
operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de
permitir la transparencia de la información y por consiguiente su claridad,
confiabilidad y comparabilidad.

El PUC está compuesto por un catálogo de cuentas, la descripción y la

dinámica para su aplicación que debe observarse en el registro contable:
 CATÁLOGO DE CUENTAS: Contiene la relación ordenada de las
cuentas identificadas con un código numérico y su respectiva
denominación.

DESCRIPCIÓN: Expresa o de talla los conceptos de las diferentes

clases grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las
operaciones por registrar.
DINÁMICA: señala la forma como se deben utilizar las cuentas y
realizar los movimientos contables que las afectan.

ESTRUCTURA DEL PUC

El PUC está estructurado a partir de los siguientes niveles:

 El primer digito será la clase

 Los dos primeros dígitos el grupo
 Los cuatro primeros dígitos la cuenta
 Los 6 primeros dígitos la subcuenta

1 1 0 5 0 5

Clase

Grupo
Cuenta
Subcuenta

CLASE DEBE HABER SALDO

1 Activo + - debito
2 Pasivo - + crédito
3 Patrimonio - + crédito
4 Ingresos - + crédito
5 Gastos + - debito
6 Costo de venta + - debito
7 Costos de producción + - debito
o de operación
 LA PARTIDA DOBLE

Al examinar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las

cuentas, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan por lo menos dos
cuentas una que se debita y otra que se acredita.
La contabilidad solo podrá llevarse en idioma español, o del sistema de la
partida doble y en libros registrados, de manera que suministre una historia
clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a
las reglamentaciones que expida el gobierno de Colombia.
El principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad
moderna, según el cual si se debita una o varias cuentas por un valor debe
acreditarse una u otras por el mismo valor. Eso significa que en cualquier
asiento contable la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos.

Ejemplos:

Venta al contado de un terreno por 7.400.000

1105 caja 1504 terrenos

Debe haber debe haber
7.400.000 7.400.000

Se paga arrendamiento por 1.000.000 en efectivo.

1105 caja 5120 arrendamientos

Debe haber debe haber
 1.1.0 1.000.000

ASIENTOS CONTABLES

Un asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los

comprobantes y libros de contabilidad.
En el registro contable pueden presentaren dos tipos de asientos: el asiento
simple y el asiento compuesto.
ASIENTO SIMPLE: se presenta cuando solo se afectan dos cuentas
correspondientes a un débito y a un crédito

CÓDIGO CUENTA DEBE HABER

5120 arrendamiento 1.000.000
1105 caja 1.000.000

Se compra al contado con cheque un teléfono para uso de la empresa por

300.000

CODIGO CUENTA DEBE HABER

1528 Equipos de 300.000
computación y
comunicación

1110 bancos 300.000

ASIENTOS COMPUESTOS: Se presenta cuando en el registro se afectan

más de dos cuentas, que pueden ser una cuenta deudora y dos o más
cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una creedora.
EJEMPLO:
Venta de mercancías por 800.000 se reciben 200.000 de contado y el saldo a
crédito.
1105 caja 1305 clientes 4135 comercio al x
mayor yx -
Debe haber debe haber debe
haber
200.000 600.000
800.000

CODIGO CUENTA DEBE HABER

1105 caja 200.000
1305 clientes 600.000
Comercio al por
4135 mayor y al por menor 800.000
800.000 800.00

FACTURA DE VENTA

Es un título o valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y

entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.
El emisor, vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias
de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título
valor de la factura, el original deberá ser conservado por el emisor vendedor
o prestador del servicio, una de las copias se le entregará al obligado y la
otra quedará en poder del emisor para sus registros contables.
REQUSISITOS DE LA FACTURA:
 Estar denominada expresamente como factura de venta (preimpreso)
 Llevar apellidos y nombre o razón social y NIT de quien vende o
presta el servicio.
  Llevar apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los
bienes o servicio junto con la discriminación del IVA pagado.
 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta
 Registrar la fecha de su expedición
 Describir de manera específica o genérica los artículos vendidos o los
servicios prestados
 Establecer el total de la operación
 Llevar el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura
 Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas.

IVA

El impuesto a las ventas es un gravamen de naturaleza indirecta que en

Colombia se da bajo la modalidad de valor agregado es decir que se aplica
en las diferentes etapas del ciclo económico.
Clasificación de los bienes para efecto del IVA:
 Bienes gravados: Son aquellos a los que se les aplica la tarifa
correspondiente de acuerdo con la clasificación asignada.
 Bienes exentos: tienen un tratamiento especial y se encuentra
gravados con la tarifa de 0% es decir están exonerados del impuesto.
 Bienes excluidos: son aquellos que por expresa disposición de la ley
no causan el impuesto, de forma que quien comercializa con ellos no
se convierte en responsable del impuesto a las ventas.

TARIFAS APLICABLES
 Tarifa general: se aplica la tarifa general a todos los bienes y
servicios que no se encuentran expresamente excluidos, exentos o
sometidos a las tarifas diferenciales. La tarifa general del impuesto
sobre las ventas es el 19% del precio de venta de los artículos que se
vendad y de los servicios que se presten.
  Tarifa diferencial del IVA: la ley ha establecido además de la tarifa
general otra tarifa del 5% para algunos bienes y servicios de la
canasta familiar.

UNIDAD DE VALOR TRIBUTARIO (UVT)

Creada como medida de valor que permite desde el año 2007 ajustar los
valores contenidos en las disposiciones relativas a los impuestos y
obligaciones administrados por la DIAN la cual se reajustara anualmente.
Para el año de 2018 se fijó en 33.156 pesos la unidad de valor tributario la
cual se utiliza para el cálculo de impuesto que debe declarar personas
jurídicas y naturales.

REGIMEN DE VENTAS

En la actualidad existen dos regímenes a los cuales pueden acogerse los

responsables del impuesto a las ventas. El régimen simplificado y el régimen
común.
REGIMEN SIMPLIFICADO: pertenecen las personas naturales, los
comerciantes y los artesanos que sean detallistas o minoristas los
agricultores y los ganaderos que realicen operaciones gravadas, así como
quienes presten servicio gravados siempre y cuando cumplan con las
siguientes condiciones:

1.  Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales

provenientes de la actividad, inferiores a tres mil quinientas (3.500)
UVT.
 
2.  Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede,
local o negocio donde ejercen su actividad.
 
3. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio
no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía,
autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de
 intangibles.
 
4. Que no sean usuarios aduaneros.
 
5. Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el
año en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios
gravados por valor individual, igual o superior a tres mil quinientas
(3.500) UVT.
 
6. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o
inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo
año no supere la suma de tres mil quinientas (3.500)
UVT.PARAGRAFO. Para la celebración de contratos de venta de
bienes y/o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y
superior a tres mil quinientos (3.500) UVT, el responsable del
Régimen Simplificado deberá inscribirse previamente en el Régimen
Común.

Obligaciones y prohibiciones del régimen simplificado:

 Inscribirse en el Registro Único Tributario.

 Entregar copia del RUT en la primera venta que hagan a
pertenecientes al Régimen Común.
 Exhibir el RUT en un lugar visible del establecimiento de comercio,
local, oficina o sede de negocio en donde realice su actividad
económica.
 Cumplir con los sistemas de control que haya establecido el gobierno
nacional.
 Llevar libro fiscal de registro de operaciones diarias.

La ley también señala las prohibiciones establecidas a los

pertenecientes a este régimen:

 Adicionar al precio de los productos que venda o de los servicios que

preste, el valor correspondiente a IVA; en caso de hacerlo deberán
cumplir con la totalidad de las obligaciones establecidas para el
régimen común.
 Presentar declaración de IVA. Si lo hacen, dicha declaración no
producirá efecto legal alguno.
 Determinar IVA a cargo y solicitar impuestos descontables.
 Calcular el IVA en compra de bienes que se encuentren exentos o
excluidos del IVA.
  Facturar. Sin embargo, si el responsable del régimen simplificado
decide expedir factura de venta, deberá hacerlo cumpliendo los
requisitos establecidos en la ley, exceptuando el referente a la
autorización de numeración de facturación solicitada ante la DIAN.

REGIMEN COMUN: Por regla general se es responsable del régimen común

cundo no se cumplen los requisitos establecidos para perteneces al régimen
simplificado. Todas las personas jurídicas pertenecen al régimen común por
el solo hecho de ser personas jurídicas:

Generalidades del régimen común:

 Solicitar la Resolución de Facturación numerada ante la DIAN,

renovarla cada vez que ésta caduque.
 Facturar según los criterios establecidos en el Artículo 617 del
Estatuto Tributario.
 Cobrar y pagar el IVA por la venta de los bienes y/o servicios
gravados a las tarifas y plazos que dispongan las unidades
respectivas, según lo establecido en el artículo 602 del estatuto
tributario.
 Presentar y pagar el impuesto de renta e impuesto sobre la renta para
la equidad “Cree”.
 Practicar y pagar la retención a título de renta bajo los términos y
plazos fijados por la DIAN.
 Practicar la autorretención del impuesto para la equidad Cree, según
lo pactado en el decreto 1828 de 2013.
 Presentar información exógena según lo dispuesto por la DIAN.
 Practicar la retención a título de IVA en los casos de adquirir bienes o
servicios provenientes de personas pertenecientes al régimen
simplificado, este valor deberá ser pagado en la declaración de
retención en la fuente.
 Renovar el registro mercantil anualmente.
 Pagar el impuesto de industria y comercio.
 Expedir certificados de retención para los terceros que los soliciten.
 Contar con mecanismo de firma digital para la presentación de
declaraciones.
 Los comerciantes deben llevar libros de contabilidad, registrados ante
la Cámara de Comercio del domicilio principal, así lo dispone el
Código de comercio en su artículo 19.
 Los del régimen común que no son comerciantes deben llevar un
registro auxiliar de ventas y compras y una cuenta mayor y de
 balance, en la forma indicada en el Artículo. 509 del Estatuto
Tributario.
 Informar el cese de actividades, cuando a ello haya lugar, en los
términos establecidos en el artículo 614 del Estatuto Tributario.
 Expedir la información solicitada por los organismos de inspección y
vigilancia como lo pueden ser las superintendencias y la unidad de
gestión pensional y parafiscal (UGPP).
 En determinados casos los comerciantes deberán presentar estados
financieros firmados o dictaminados por contador público.

CONTABILIZACION DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR

El tratamiento contable del IVA generado o descontable es el siguiente.

DESCONTABLE (comprador): El impuesto a las ventas descontable es el

pagado por el comprador, si es responsable del régimen común. Su valor se
debita en la cuenta 2408 subcuenta 240810 (impuestos sobre las ventas
por pagar).

GENERADO (vendedor): El impuesto a las ventas generado es el que debe

cobrar los responsables del impuesto a las ventas del régimen común su
valor se acredita en la cuenta 2408 subcuenta 240805 (impuesto sobre
las ventas por pagar)

PARA CALCULAR EL IVA

Un comerciante del régimen común vende al contado mercancía gravada a

un comerciante del régimen simplificado; precio de venta al público 870.000
incluido el IVA a la tarifa general.

Valor de la mercancía = precio de venta al público = 870.000 / 1.19

=731.092

1.19

Valor del IVA = precio de venta al público – valor de la mercancía

Valor del IVA: 870.000 – 731.902 = 138.908

VENTA REGIMEN COMUN IVA GENERADO

CODIGO CUENTA DEBE HABER

1105 CAJA 870.000
4135 COMERCIO AL X > Y AL X < 731.092
2408 IMPUESTO SOBRE LA VENTA
POR PAGAR
240805 IVA GENERADO 138.908
TOTALES 870.000 870.000

COMPRA REGIMEN SIMPLIFICADO IVA NO DESCONTABLE

CODIGO CUENTA DEBE HABER

6205 DE MERCANCIA 870.000
1110 BANCOS 870.000
TOTALES