CURS EXCEL

Lansarea programului
Presupunem că aţi instalat deja Microsoft Excel în calculatorul dumneavoastră şi că
aţi lasat programul Setup să pună toate componentele la locul lor pe unitatea C. (Dacă
Excel a fost instalat în calculatorul dumneavoastră de administratorul de reţea, trebuie
neapărat să citiţi sfatul de mai jos). De asemenea, presupunem că aţi mai lucrat în
Microsoft Windows şi că ştiţi cum să lansaţi programele, să mutaţi ferestre, să selectaţi
comenzi din meniuri, să selectaţi text şi aşa mai departe.

Selectaţi Programs şi apoi Microsoft Excel din meniul Start al programului Windows.
Dacă este cazul, executaţi clic pe opţiunea Start Using Microsoft Excel din Office
Assistant. Pe parcursul acestui capitol, Office Assistant - un obiect cu denumirea Clippit
reprezentat sub forma unei agrafe de birou animate - vă poate oferi câteva figuri trăznite şi
poate afişa ocazional un mesaj sau un bec pentru a indica faptul că poate oferi un
comentariu cu privire la operaţia curentă. Puteţi să admiraţi animaţiile prezentate, dar în
rest puteţi sa-l ignoraţi, deocamdată.)

Extinderea ferestei de lucru

În caseta de dialog Taskbar Properties, executaţi clic pe caseta de validare
AutoHide pentru a o selecta, apoi executaţi clic pe OK. Dacă. este cazul, executaţi clic pe
bara de titlu a ferestrei programului pentru a o activa. Bara de operaţii va dispărea, iar
fereastra programului se va extinde pentru a acoperi spaţiul eliberat în acest feI.
Plasaţi în directorul mouse-ului în partea inferioară a ecranului pentru a reafişa temporar
bara de operaţii, apoi mutaţi indicatorul pentru a o face să dispară din nou.
Cea mai mare parte a ecranului este ocupată de o foaie de calcul vidiă. După cum vedeţi,
este împărţită în coloane şi în ii şi seamană cu foile de calcul folosite în contabilitate. Sunt
256 de coloane, notate cu litere şi combinaţii de litere de la A la IV, şi 65536 de linii,
numerotate de la 1 la 65536. Dreptunghiul format la intersecţia unei coloane cu o linie
reprezintă o celulă a foii de calcuI. Pentru identificarea fiecăreia din cele peste 16 milioane
de celule, Excel foloseşte o adresă, sau referinţă, formată prin alăturarea literei care
desemnează coloana la numărul care contorizează linia. De exemplu, adresa celulei din
colţul din stânga-sus al foii de calcul este A1. Celula activă - cea cu care tocmai lucraţi -
este marcată printr-un contur îngroşat. Adresa celulei active este afişată în caseta cu
numele celulei, care se află la stânga barei de formule.

Registre de calcul
Foaia de calcul de pe ecranul dumneavoastră este doar una dintre cele pe care Ie
conţine fişierul curent, numit registru de calcul. În mod implicit, fiecare registru nou conţine
trei foi. Un registru poate avea până la 255 de foi care sunt identificate cu nume de la
Sheet 1 până la Sheet 255. EI poate conţine mai multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru
diagrame (în care creaţi grafice cu datele din foile de calcul) şi foi de tip macro (în care
sunt memorate proceduri automate de prelucrare a datelor). Această structură a registrului
permite stocarea datelor în foi diferite, dar în acelaşi fişier.

Pentru fiecare foaie a registrului, programul Excel afişează o etichetă deasupra

barei de stare din partea de jos a ecranului.

Introducerea datelor Majoritatea foilor de calcul conţin valori în terminologia

programelor de calcul tabelar. Puteţi efectua diferite calcule cu aceste valori folosind
ecuaţii, numite şi formule. De asemenea, puteţi introduce şi date calendaristice, ore ale
zilei şi texte (datele calendaristice şi orele
zilei sunt considerate valori, deoarece le putem
folosi ca variabile în calcule).

Scrierea numerelor sub formă de texte

De obicei, dorim ca programul să trateze diverse date – de exemplu numerele
documentelor personale, numerele de telefon şi alte numere care sunt folosite pentru
identificare - ca texte, şi nu ca valori cu care să putem efectua calcule. Dacă ,,numărul"
include pe lângă cifre între 0 şi 9 şi litere sau alte caractere (precum cratima), programul îl
consideră text. Dacă numărul este compus doar din cifre şi vrem ca programul să îl trateze
drept text, trebuie să îi comunicăm în mod explicit acest lucru.
Cum îi comunicăm programului să trateze drept text o înregistrare alcătuită doar din cifre?
începem scrierea înregistrării cu un apostrof (').

Introducerea valorilor
După cum aţi văzut, scrierea valorilor numerice este o operaţie la fel de simplă ca
şi scrierea textelor.
.
Introducerea datelor calendaristice şi a orelor
Pentru ca datele calendaristice şi orele să fie afişate corect, trebuie scrise într-un
format pe care Excel să-l identifice ca atare. Programul va afişa înregistrarea aşa cum
dorim, dar o va memora ca o valoare cu care putem efectua operaţii aritmetice. Sunt
recunoscute următoarele formate:
3/14 14-Mar Mar-98 M
3/14/98 14-Mar-98 March-98 M-98
o3/14/98 14-Mar-98 March 14, 1998
3/14/1998 14-Mar-1998

Există două formate suplimentare care combină data şi ora sub forma:
3/14/98 1:3o PM 3/14/98 13:3o

Navigare

Cel mai rapid mod de navigare este cu ajutorul mouse-lui. După cum aţi văzut,
executarea unui clic în oricare dintre celule mută indicatorul de celulă în aceasta şi
afişează noua adresă în caseta de nume (cea din stânga barei de formule). Pentru a afişa
părţi ale foii de calcul care nu sunt vizibile în fereastra de lucru, puteţi folosi barele de
derulare, care au aceleaşi funcţii în orice aplicaţii Windows.
Pentru a naviga în foaia de calcul puteţi folosii şi tastatura după cum urmează:

Pentru a.... Folosiţi.....

Derula foaia cu o fereastă în jos tasta Page Down

Derula foaia cu o fereastă în sus tasta Page Up
Derula foaia cu o fereastră la dreapta Alt+Page Down
Derula foaia cu o fereastră la stânga Alt+Page Up
Ajunge la sfârşitul zonei active Ctrl+End
Ajunge în celula A1 Ctrl+Home
Ajunge la prima celulă a liniei Home
Conţinând celula activă
 Ajunge la ultima celulă a liniei End, Săgeată - deapta
conţinând celula activă
Ajunge la prima celulă a coloanei Home, Săgeată - sus
conţinând celula activă
Ajunge la ultima celulă a coloanei End, Săgeată - jos
conţinând celula activă

Selectarea domeniilor de celule

Aţi creat o foaie de calcul elementară. Înainte de a vă arăta câteva din acţiunile pe
care le puteţi efectua în cadrul acesteia, este necesar să discutăm despre selectarea
blocurilor de celule, numite domenii (ranges). Orice bloc dreptunghiular care conţine mai
mult de o celulă este un domeniu. Domeniul poate include două celule, o linie sau o
coloană întreagă, sau chiar o foaie de calcul. Referinţa unui domeniu constă din adresa
celulei aflate în colţul din stânga-sus al blocului dreptunghiular şi din adresa celulei aflate
în colţul din dreapta-jos. Cele două adrese sunt separate prin semnul de punctuaţie (:). De
exemplu, adresa A1:B2 identifică domeniul alcătuit din celulele A1,A2,B1 şi B2.
Lucrând cu domenii, economisiţi timp, pentru că puteţi formata şi folosi referinţe la
întregul domeniu, nemaifiind nevoie să lucraţi cu celule individuale.
După ce aţi învăţat să selectaţi celule şi domenii, să vedem cum îi puteţi comunica
programului Excel la ce să foloseasca selecţiile.

F o lo s irema eniurilor
Puteţi transmite instrucţiuni programului Excel utilizând comenzile puse la dispoziţie de
meniuriledin bara de meniuri.Pentru ca această procedura este aceeaşi în toate aplicaţiile
Windows, presupunem că o cunoaşteţi, aşa încât ne vom limita la o prezentare sumară.
Pentru a alege o comandă de meniu, trebuie mai întâi să executaţi un clic pe numele
meniului din bara de meniuri. Când meniul se desfăşoară pe ecran, nu aveţi altceva de
făcut decât să executaţi un clic pe numele comenzii dorite.
Dacă vreţi să obtineţi acelaşi rezultat folosind tastatura, puteţi să apasaţi tasta Alt -
pentru a activa bara de meniuri simultan cu tasta corespunzătoare literei subliniate din
numele meniului şi apoi să apăsaţi tasta conţinând litera subliniată din comanda dorită.
Pentru a închide un meniu fără să selectaţi o comandă, trebuie să executaţi clic în
afara meniului său să apăsaţi tasta Esc o dată pentru a închide meniul şi încă o dată
pentru a dezactiva bara de meniuri.
Unele nume de comenzi sunt urmate de o săgeată care indică faptul că, la selectarea
comenzii respective, va fi afişat un submeniu. Pentru a selecta comenzile din aceste
submeniuri, procedaţi la fel ca în cazul meniurilor obişnuite.
Unele nume de comenzi sunt urmate de puncte de suspensie ( ... ), care indică faptul
că trebuie să furnizaţi informaţii suplimentare pentru ca Excel să execute comanda. Când
selectăm o astfel de comandă, Excel afişează o casetă de dialog. Unele casete de dialog
conţin mai multe pagini, reprezentate prin etichete. Putem afişa opţiunile fiecărei pagini
executând un clic pe eticheta corespunzătoare. Furnizăm în formaţia necesară executării
comenzii scriind-o într-o casetă de editare, selectând opţiuni din liste sau executând un
clic în casete de validare ori pe butoane de opţiuni. Pentru a închide caseta de dialog şi a
transmite comanda cu specificaţiile noastre, executăm clic pe un buton de comandă -
acesta este de obicei OK sau Close sau pe butonul Close aflat în colţul din dreapta-sus al
casetei de dialog. Executând un clic pe butonul Cancel, închidem caseta de dialog şi
anulăm comanda. Este posibil să existe şi alte butoane de comandă, care să deschidă alte
casete de dialog sau să detalieze comanda în iţiala.
 Numele unor comenzi sunt afişate uneori estompat (cu litere cenuşii), ceea ce indică
faptul că nu putem alege acele comenzi. De exemplu, comanda Unhide din meniul
Window apare estompat dacă nu aţi folosit anterior comanda Hide.

Excel 2ooo este mai evoluat faţă de metoda clasică din Windows de selectare a
comenzilor, determinând ce comenzi este mai probabil să folosiţi şi adaptând comenzile
afişate în fiecare meniu în funcţie de modul în care folosiţi programul.

Folosirea meniurilor contextuale

Meniurile contextuale grupează comenzile specifice unui anumit tip de obiect, cum ar
fi o celulă sau un element al unei ferestre. Plasăm indicatorul pe obiectul respectiv,
executăm un clic cu butonul din dreapta al mouse-ului şi meniul corespunzător este afişat.
(De acum încolo, vom folosi pentru această acţiune expresia executaţi un clic-dreapta.).
Putem alege o comandă din meniul contextual la fel ca dintr-un meniu obişnuit.

Foloslrea barelor cu
instrum ente

O altă metodă de a lansa comenzi sau instrucţiuni constă în folosirea butoanelor din
barele cu instrumente. Această metodă este echivalentă cu selectarea comenzii
corespunzătoare dintr-un meniu şi, acolo unde este cazul, executarea de clic pe OK
pentru validarea tuturor opţiunilor prestabilite din caseta de dialog a comenzii în cauză.
Excel va pune la dispoziţie numeroase bare cu instrumente predefinite, dotate cu butoane
care vă pot ajuta să executaţi diferite operaţii. Pe unele Ie veţi folosi frecvent, pe altele,
probabil, niciodată. în mod prestabilit, Excel afişează două din cele mai utile bare cu
instrumente pe care Ie deţine - Standard şi Formatting (de formatare) plasate pe un singur
rând, sub bara de meniuri. Barele cu instrumente sunt afişate suprapus şi, la fel ca în
cazul meniurilor, iniţial pe fiecare bară cu instrumente nu sunt afişate decât butoanele
folosite cel mai frecvent. Fiecare bară cu instrumente are un selector de deplasare în
extrema stângă şi un buton More Buttons în extrema dreaptă, ambele permiţând aducerea
în zona vizibilă a butoanelor care iniţial sunt ascunse.

Salvarea registrelor de calcul

Vom salva registrul cu care lucrăm pentru aI folosi în continuare. Aşa cum veţi vedea
parcurgând paşii următori, înainte de a salva un registru de calcul, trebuie să îi atribuim un
nume de fişier:
1 Executaţi clic pe butonul Save din bara cu instrumente Standard. Pentru că nu aţi
atribuit încă un nume registrului. Excel afişează caseta de dialog Save As.
2 Excel sugerează numele Book1 pentru primul registru creat în această sesiune de
lucru. Acest nume nu este prea sugestiv, aşa încât, având textul Book1 evidenţiat,
scrieţi în caseta de editare un nume care să fie sugestiv.
3 Verificaţi dacă directorul My Documents apare în caseta Save în şi, lasând
nemodificaţi ceilalţi parametri din caseta de dialog, executaţi clic pe butonul Save.
La revenirea în foaia de calcul, remarcaţi că numele ales a înlocuit vechiul nume
"Book1" în bara de titlu.
De acum încolo, putem salva acest registru printr-un simplu clic pe butonul Save. în
urma acestei operaţii, Excel salvează registrul prin suprascrierea noii versiuni. Dacă vreţi
să salvaţi modificările efectuate într-un registru şi să pastraţi în acelşi timp vechea
versiune, puteţi să atribuiţi noii versiuni alt nume, alegând comanda Save As din meniul
File, scriind un nou nume de fişier şi executând clic pe butonul Save.
 C um să obtineti asistenţa
Dacă nu vă amintiţi cum să realizaţi o operaţie oarecare, ajutorul nu este niciodată
departe. Aţi văzut deja că etichetele Screen Tips vă pot reaminti funcţiile butoanelor din
bara cu instrumente. să vedem ce în formaţii poate furniza asistentul de birou (Office
Assistant).

Încheierea sesiunii
de lucru în Excel

Până acum, am făcut un tur de orizont al programului Excel. A mai rămas să aflaţi
cum se încheie o sesiune de lucru. Parcurgeţi următorii paşi:
Executaţi clic pe butonul Close din extrema dreaptă a barei de titlu a programului
Excel.
Dacă Office Assistant vă întreaba dacă vreţi să salvaţi modificările pe care le-aţi
adus foii de calcul deschise, executaţi clic pe Yes. După ce va fi închis programul Excel,
Office Assistant va dispărea de pe ecran. Iată şi alte posibilităţi de a închide o sesiune de
lucru cu Excel:
Selectaţi Exit din meniul File.
Apăsaţi tasta Alt, apoi F, urmată de X.
Executaţi un dublu-clic pe pictograma meniului Control simbolul X din
apropierea cuvintelor Microsoft Excel - de Ia capătul din stânga al barei de titlu a
programului Excel.

Lucrul în foaia de calcul

Sunt multe lucruri pe care am dori să Ie realizăm cu o foaie de calcul şi, atâta timp
cât lucrăm corect, vom obţine rezultatele aşteptate. Prima noastră grijă este să completam
corespunzător celulele foii de calcul. Când suntem convinşi că înregistrările sunt corecte,
putem să ne îndreptăm atenţia către aspectul foii de calcul şi să facem ca informaţia să fie
cât mai uşor de descifrat.
În acest capitol vom discuta despre tehnicile de editare cu ajutorul cărora puteţi să
asiguraţi corectitudinea informaţiilor introduse, apoi vom discuta despre tehnici simple de
formatare prin care puteţi să îmbunătăţiţi lizibilitatea acestora

Deschiderea registrelor existente

Când lansăm pentru prima dată în execuţie programul Excel, fereastra cu registrul
de calcul conţine un document vid, numit Book1. Putem deschide un registru creat anterior
folosind mai multe metode. Dacă registrul este unul dintre ultimele patru cu care am lucrat,
putem pur şi simplu să alegem fişierul dintre cele afişate în lista de la bază a meniului File.
În caz contrar, putem folosi butonul Open din bara cu instrumente Standard sau comanda
Open a meniului File pentru a încărca registrul. Executaţi paşii urmatori pentru a folosi
metoda cu butonul Open:
Dacă este cazul, lansaţi în execuţie programul Excel şi executaţi clic pe butonul
Open din bara cu instrumente Standard pentru a afişa această casetă de dialog:
Programul Excel va afişa continutul dosarului My Documents (dosarul afişat la
salvarea sau deschiderea unui registru). Dacă acest lucru nu se întâmplă, executaţi clic pe
pictograma My Documents de pe bara cu comenzi rapide pentru a afişa conţinutul
dosarului My Documents de pe hard-discul calculatorului.
Dacă. doriţi este deja selectat, deschideţi-l executând un clic pe butonul Open.
Dacă nu este selectat, executaţi un dublu-clic pe numele său pentru a-I selecta şi
deschide în acelaşi timp.
 N o ţiu nde
i bază ale procesulul d e editare
Modificarea conţinutului unei celule
Pentru început, să vedem cum putem modifica înregistrări individuale. Să presupunem
că, în urma verificării, constatăm că numărul corect este 1057.64 şi nu 10576.40. Pentru a
corecta această valoare fără a o rescrie în totalitate, urmaţi paşii de mai jos:
Executaţi un dublu-clic în celula vizată pentru a selecta celula şi a poziţiona punctul
de inserare în cadrul acesteia. (Puteţi să folosiţi şi varianta clic pe celula, apoi apăsarea
tastei F2.)
Plasaţi cursorul între cifrele 7 şi 6. Executaţi un clic-stânga pentru a aduce aici
punctul de inserare. Tastaţi un punct.
Executaţi un clic între al doilea punct şi cifra 4. Apăsaţi tasta Backspace pentru a
şterge al doilea punct.
Apăsaţi tasta Enter pentru a confirma că înregistrarea este corectă.

Copie rea înregistrărilor

Putem copia o înregistrare sau un grup de înregistrări în cadrul aceleiaşi foi de
calcul sau în foi diferite. Operaţiile de copiere implică folosirea a două butoane: Copy
(Copiază) şi Paste (Lipire). Putem executa clic pe aceste butoane din bara cu instrumente
Standard sau să alegem comenzile echivalente din meniul Edit. Ori să folosim meniurile
contextuale. Copiea se poate realiza în aceiaşi foaie de calcul sau în alta dacă se doreşte
acest lucru

Mutareaînregistrărilor
Procedura pentru mutarea înregistrărilor din celule este aproape identică cu aceea
pentru copierea înregistrărilor. şi în acest caz se folosesc două butoane: Cut şi Paste.
Puteţi să executaţi clic pe aceste butoane pe bara cu instrumente standard sau puteţi să
selectaţi comenzile echivalente din meniul Edit.
Putem muta înregistrările şi prin tragere cu mouse-ul şi pIasare în noua poziţie. Vă
prezentăm procedura de editare drat and-drop (tragere şi plasare):
Plasaţi indicatorul mouse-ului pe chenarul inferior al domeniului selectat din foaia
calcul indicatorul ia forma unei săgeţi goale, tineţi apăsată tasta Alt şi butonul din stânga
mouse-ului şi trageţi conturul domeniului selectat peste eticheta altei foi de calcul (nu
eliberaţi tasta sau butonul mouse-ului).Se deschide foaia de destinaţie.
Apăsând în continuare tasta Alt şi butonul stâng al mouse-ului, trageţi conturul
selecţiei peste domeniul unde dorim mutarea. Eliberaţi apoi butonul mouse-ului şi tasta Alt.
Excel mută înregistrările selectate din foaia 1 în noua locaţie din foaia 2.
Puteţi şi copia, nu numai muta, înregistrări între două foi de calcul, folosind metoda de
editare drag-and-drop. Nu trebuie decât să apăsaţi simultan combinaţia de taste Ctrl+Alt şi
butonul stâng al mouse-ului pe durata deplasării.

Inserareaşi elim inarea celulelor

Este greu de presupus că la crearea unei foi de calcul nu veţi avea de făcut unele
modificări - mutarea unui bloc de date, schimbarea unui titlu, adăugarea sau ştergerea
unor coloane. în această sesiune, veţi învăţa cum să inseraţi şi să ştergeti celule.
Parcurgeţi paşii următori:
Executaţi clic pe capul coloanei D - caseta care conţine litera D - pentru a selecta
întreaga coloană.
Executaţi un clic-dreapta în interiorul coloanei şi alegeţi comanda Insert din meniul
contextual. Excel inserează o coloană înaintea coloanei, care devine acum coloana E:
 Inserarea unei linii se realizează în acelaşi mod ca şi inserarea unei coloane. Nu
trebuie decât să executaţi clic pe capul de linie - caseta care conţine numărul liniei - pentru
a selecta întreaga linie şi să alegeţi comanda insert din meniul contextual.
Ce facem dacă trebuie să inserăm doar câteva celule şi inserarea unei coloane sau
a unei linii întregi ar da peste cap toate înregistrările? Putem insera celule oriunde avem
nevoie de ele. Parcurgeţi paşii următori:
Selectaţi un domeniu alegeţi articolul Cells din meniul insert. Excel afişează caseta
de dialog.
Pentru că aţi selectat un domeniu şi nu o coloană sau o linie întreagă, trebuie să
comunicaţi programului Excel în ce sens să deplaseze celulele existente pentru a face loc
noilor celule.
Executaţi clic pe butonul OK pentru a accepta opţiunea implicită de deplasare a
celulelor la dreapta. Excel inserează o celulă vidă la stânga fiecărei celule selectate.
Putem să anulăm această inserare şi să restaurăm coloana să încercăm ştergerea
domeniului.
Domeniul fiind selectat, executaţi clic cu butonul din dreapta pe selecţie şi alegeţi
Delete din. meniul contextual. Excel afişează o casetă de dialog Delete, asemănătoare
casetei de dialog insert.
Executaţi clic pe butonul OK pentru a accepta opţiunea implicită de deplasare a
celulelor la stânga, astfel încât să umpleţi golul creat de celulele eliminate. Excel elimină
celulele din domeniul selectat.

Ştergerea î nregistrărilor
Ştergerea înregistrărilor este o operaţie diferită de "decuparea" conţinutului
celulelor prin comanda Cut. "Decuparea" înregistrărilor presupune copierea lor în altă
parte, pe când ştergerea Ie elimină definitiv. în exemplul care urmează, vom şterge câteva
înregistrări din foaia de calcul.
Selectaţi domeniul dorit.
Alegeţi comanda Clear din meniul Edit. Excel afişează un meniu cu mai multe opţiuni
Opţiunea All şterge toate atributele de formatare, înregistrările şi comentariile din
toate celulele. Opţiunea Formats elimină doar atributele de formatare, iar opţiunea
Contents şterge doar conţinutul. Opţiunea Comments elimină orice comentariu ataşat,
lăsând formatarea şi conţinutul intacte.
Selectaţi opţiunea All. Conţinutul celulelor din domeniu dispare.
O altă posibilitate este de a selecta domeniul şi a şterge înregistrările pe care Ie
conţine apăsând tasta Delete. Excel elimină doar continutul celulelor. (Când apăsaţi tasta
Delete, Excel lasă formatarea şi comentariile intacte.)

Verificarea ortografică a înregistrărilor

O parte importantă pentru asigurarea corectitudinii datelor dintr-o foaie de calcul
este verificarea ortografiei. Puteţi depista cuvintele scrise greşit şi cuvintele dublate din
întreaga foaie de calcul sau doar dintr-un domeniu al acesteia. Din caseta de dialog
Spelling, puteţi să adaugaţi cuvinte într-unul din dicţionarele pe care Ie foloseşte Excel
pentru a verifica textul
Executaţi clic pe butonul Spelling (Verificare ortografică) Excel începe verificarea
foii, se opreşte la un cuvânt şi sugerează posibilele înlocuiri pentru cuvintele scrise greşit
în caseta cu lista Suggestions şi scrie cuvântul cel mai apropiat ca formă în caseta de
editare Change To (Modifică în ).

Editarea registrelor de calcul

 Până acum, am operat modificări asupra informaţiilor din foile de calcul ale
aceluiaşi registru. Excel ne permite să mutăm şi să copiem foi de calcul în cadrul aceluiaşi
registru sau dintr-un registru în altul.

Inserarea şi eliminarea foilor de calcul

Să presupunem că vreti să inseraţi o foaie de calcul între prima şi a doua foaie din
registru. lată cum procedaţi:
1. Executaţi clic pe eticheta Sheet2 pentru a activa foaia 2.
2. Alegeţi comanda Worksheet din meniul insert. Excel inserează o nouă foaie, a cărei
etichetă implicită, Sheet4, apare la stânga foii active.
3. Alegeţi comanda Repeat insert Worksheet (Repetă inserarea) din meniul Edit
pentru a insera o nouă foaie de calcul. (Puteţi folosi comanda Repeat din meniul
Edit ori de câte ori doriţi să repetaţi acţiunea precedentă.)
Să presupunem acum că doriţi să eliminaţi cea de-a treia foaie, care este vidă. Excel
va elimina foaia definitiv - pentru această operaţie nu există o comanda Undo. Prin
urmare, înainte de a şterge o foaie de calcul dintr-un registru, trebuie să verificaţi
întotdeauna dacă foaia respectivă este exact cea pe care vreţi să o eliminaţi. Să începem:
1. Executaţi clic pe eticheta Sheet3 pentru a afişa foaia 3 care nu conţine nimic
2. Alegeţi comanda Delete Sheet (Elimină foaia de calcul) din meniul Edit. Excel vă
avertizează că foaia va fi eliminată definitiv.
3. Executaţi clic pe OK în caseta cu mesaj pentru a elimina foaia Sheet3 din registrul
de calcul.

Copie rea foilorde calcul

Procedura de copiere a informaţiilor dintr-un registru în altul este similară cu cea de
copiere dintr-o foaie în alta, în cadrul aceluiaşi registru. Putem copia foi întregi în cadrul
aceluiaşi registru, precum şi dintr-un registru în altul.
1. Activaţi foaia Sheet1 din registru.
2. Plasaţi indicatorul mouse-ului pe eticheta Sheet1, ţineţi apăsat butonul din stânga al
mouse-ului, apoi blocaţi tasta Ctrl. Indicatorul mouse-ului va lua forma unei săgeţi
cu pictograma unei foi şi având ataşat un semn plus.
3. Trageţi indicatorul în formă de foaie până ajunge în dreapta foii Sheet2. (Excel va
indica prin intermediul unui vârf de săgeată locul în care va pIasa copia.) Eliberaţi
mai întâi butonul mouse-ului, apoi tasta Ctrl. Excel va face o copie a foii Sheet1, cu
denumirea Sheet1 (2).

Redenumlrea foilor de calcul

După cum vedeţi, atunci când inseraţi, eliminaţi şi copiaţi foi de calcul, Excel nu
renumerotează etichetele foilor, aşa încât acestea nu mai sunt ordonate crescător. Puteţi
schimba denumirile foilor pentru a Ie ordona corespunzător dar, dacă tot faceţi efortul de a
face acest lucru, merită să modificaţi denumirile folosind unele ceva mai sugestive decât
Sheet1, Sheet2 şi aşa mai departe. lată cum se redenumesc foile de calcul:
Executaţi un dublu-clic pe eticheta Sheet1 pentru a selecta textul pe care îl conţine.
Scrieţi numele şi apăsaţi tasta Enter. Excel afişează eticheta cu noul nume.
O altă variantă de a redenumii o foaie de calcul este aceea de a alege din meniul
contextual opţiunea Rename.

Mutarea foilor de calcul

Am văzut deja cum se poate "muta" o foaie, mutând de fapt toate înregistrările sale.
Putem însă să mutăm efectiv o foaie de calcul dintr-o anumită poziţie în cadrul registrului
malta. să încercăm:
 1. Activaţi foaia de calcul Sheet1. Plasaţi indicatorul pe eticheta ei şi apăsaţi butonul
stâng al mouse-ului.
2. Trageţi indicatorul până când îl plasaţi între foile Sheet2 şi Sheet3, apoi eliberaţi
butonul mouse-ului.
3. Executaţi clic pe butonul Save pentru a salva modificările.

Putem, de asemenea, să mutam cu uşurinţă o foaie dintr-un registru de calcul în altul.

Pentru a demonstra acest lucru, trebuie mai întâii să deschidem un registru nou:

Noţiunl de bază despre formatare

Excel dispune de o serie de opţiuni de formatare, pe care Ie putem folosi pentru a
scoate în evidenţă anumite părţi ale foii de calcul şi pentru a afişa datele în diferite moduri.
Vom examina principalele opţiuni disponibile în bara cu instrumente de formatare, precum
şi câteva dintre cele care apar în caseta de dialog Format Cells (Formatarea celulelor).

Schimbarea stilulul folosit pentru caractere

Aşa cum folosim titluri pentru a obţine tabele mai uşor de citit, putem aplica stiluri
pentru a diferenţia categoriile de informaţii. Stilurile schimbă aspectul caracterelor din foaia
de calcul. De exemplu, în prima foaie de calcul aţi aplicat deja stilul Bold ( alddin) pentru
titlurile coloanelor aţi putea la fel de bine să aplicaţi o culoare sau stilul Italic (cursiv).
Pentru că stilurile de caractere sunt folosite frecvent, Excel vă pune la dispoziţie· butoane
pentru acestea.

Modific area alinierii

După cum ştiţi, Excel aliniază în mod prestabilit textele la stânga şi numerele la
dreapta. Se pot modifca aceste alinieri alegând variantele oferite adică Align Left - la
stânga, Align Right - la dreapta, Center – pe centru sau Justify - în întreg spaţiul

Modificarea lăţimii coloanelor

Selectând coloanele, alegând articolul Column Width (lăţimea coloanei) din meniul
contextual şi stabilind lăţimea în caseta de dialog afişată. Ajustarea lăţimii coloanelor prin
această metodă implică uneori mai multe încercări. În această secţiune vom folosi alte
metode, care nu ne obligă să ghicim dimensiunea necesară.
Să ajustăm lăţimea coloanelor:
Apăsaţi Ctrl+Home pentru a activa celula A1.
PIasaţi indicatorul pe linia care separă coloanele B şi C. ţine-ţi apăsat butonul stâng
al mouse-ului şi trageţi spre dreapta linia de separaţie până când coloana B este suficient
de lată pentru a afişa integral conţinutul tuturor celulelor, după care eliberaţi butonul
mouse-ului. (În timp ce mutaţi linia de separaţie, Excel afişează lăţimea coloanei într-o
casetă lângă indicator.)
Acum, vom mări lăţimea coloanei E folosind o altă metodă:
Executaţi un clic pe capul coloanei E pentru a o selecta.
Din meniul Format, selectaţi Column, AutoFit Selection (Reglare automată a lăţimii
coloanei selectate).
Excel a ajustat înălţimea coloanei după celula cu înregistrarea cea mai lungă
Puteţi ajusta înălţimea liniilor de celule în acelaşi mod în care aţi procedat cu
lăţimea coloanelor. Pur şi simplu trageţi cu mouse-ul în jos sau în sus marginea inferioară
a casetei capului de linie. Puteţi selecta din meniul Format comenzile Row (Linie), Height
(înălţime) pentru a face ca rândul selectat să fie mai scund sau mai înalt. De asemenea,
puteţi alege comenzile Row şi AutoFit pentru a ajusta automat înălţimea liniei selectate
după celula a cărei înregistrare are înălţimea cea mai mare.
 Dispunerea textului pe immaulte rânduri în celule
În mod prestabilit, Excel scrie textul pe un singur rând în cadrul unei celule. După cum
aţi aflat mai devreme, atunci cand scrieţi o înregistrare lungă, textul se extinde în celulele
vecine în loc să se aranjeze pe mai multe rânduri în aceeaşi celulă. Din fericire, Excel vă
pune la dispoziţie o metodă prin care să repartizaţi textul pe mai mult de un rând în cadrul
aceleiaşi celule. Aceasta dispunere este folosită mai ales din motive estetice. Procedaţi
astfel:
Executaţi un clic pe capătul liniei 1 - caseta care conţine cifra 1 - pentru a o selecta.
Din meniul Format, alegeţi Cells. Apare caseta de dialog Format Cells. Executaţi un
clic pe eticheta Alignment pentru a afişa fereastra.
Executaţi un clic în caseta Wrap Text pentru a selecta această opţiune, verificaţi
dacă în secţiunea Vertical este sectectată opţiunea Bottom (La bază), după care executaţi
clic pe butonul OK. (Selectarea opţiunii Bottom face ca orice text scris pe unul sau mai
multe rânduri să fie aliniat la marginea de jos a celulei.)

F o rm a re
ta avalorilor
Cu excepţia datelor calendaristice Excel va afişa valorile pe care le-aţi introdus în
formatul implicit, General. Cu acest format, Excel afişează exact ceea ce aţi scris (sau
ceea ce crede ca aţi scris).
Excel dispune de mai multe formate, cu care putem schimba aspectul valorilor afişate.
încercaţi următoarele:
Selectaţi celula şi executaţi clic pe butonul Comma Style (cu virgula) din paleta
More Buttons de pe bara cu instrumente de formatare. Excel formatează valoarea din
celula selectată cu două poziţii zecimale, separate de partea întreagă printr-o virgulă.
Executaţi clic pe butonul Decrease Decimal (Scrierea numărului de poziţii zecimale)
de pe paleta More Buttons, apoi executaţi din nou clic pe el pentru a rotunji valoarea din
celula la o valoare întreagă, şi apoi executaţi clic de două ori pe butonul increase Decimal
(Creşterea numărului de poziţii zecimale), pentru a restaura cele două poziţii zecimale.
În cele din urmă, executaţi clic pe butonului Currency Style (Stilul monetar). Excel
adaugă simbolul dolar înaintea valorii. (Dacă este necesar, măriţi lăţimea coloanei pentru
a vedea rezultatul.)
Daca doriţi să vedeţi cum apar valorile negative în formatul: monetar, scrieţi. 1234 în
celula F5, scrieţi. -1234 în celula F6,: selectaţi ambele valori, executaţi clic pe butonul
Currency Style şi apoi în celula F7 pentru a vedea rezultatul

Excel adaugă simbolul dolar, o virgulă şi două zerouri în dreapta punctului zecimal,
afişează valoarea negativă în paranteză şi o aliniază cu valoarea pozitivă de deasupra.

Când executaţi clic pe butonul Currency Style, Excel aplică celulelor selectate formatul
de contabilitate, în care semnul dolar este plasat la stânga valorilor. în caseta de dialog
Format Cells aveţi la dispoziţie şi alte formate monetare, precum şi câteva opţiuni de
formatare pentru care nu există butoane în bara cu instrumente de formatare. să vedem
cum se aplică aceste formate.
Selectaţi celula, executaţi un clic-dreapta pe selecţie şi alegeţi Format Cells din
meniul contextual.
În caseta de dialog Format Cells, executaţi un clic pe eticheta Number pentru a
afişa opţiunile din fereastra Number.
Executaţi un clic pe fiecare categorie pentru a vedea care sunt opţiunile
corespunzătoare. De exemplu, executaţi un clic pe Number şi remarcaţi că puteţi să
modificaţi numărul de poziţii zecimale, să introduceţi o virgulă (ca separator între ordinele
de mărime) şi să specificaţi modul.
 Selectaţi din lista Category comanda Currency şi, din lista Negative Numbers, a
treia optiune. Verificaţi dacă numărul de poziţii zecimale este 2 şi dacă semnul $ este
selectat în caseta de editare Symbol, după care executaţi clic pe butonul OK. Excel
formatează înregistrarea selectată folosind simbolul $, virgula şi două poziţii zecimale.
După cum se vede însă, simbolul dolar este adiacent valorii, în loc să fie aliniat la stânga.
În timp ce lucraţi cu pagina etichetei Number din caseta de dialog Format Cells, puteţi să
exploraţi formatele pentru date calendaristice. în prima parte, aţi scris datele
calendaristice în coloana A folosind diverse formate şi, ulterior, aţi învăţat cum să
procedaţi pentru a Ie uniformiza. Să vedem ce alte formate sunt disponibile:
Selectaţi un domeniu care să cuprindă date de tip dată calendaristică, executaţi un
clic-dreapta pe selecţie şi alegeţi Format Cells din meniul contextual. Excel afişează
opţiunile paginii Number, în care formatul curent este evidenţiat.
Selectaţi formatul14-Mar şi executaţi clic pe butonul OK.
Reveniţi în caseta de dialog Format Cells şi experimentaţi alte stiluri pentru data
calendaristică.

Copierea atributelor de formatare

În Excel, putem economisi timp copiind combinaţia de stiluri şi formate dintr-o celulă
în alta De exemplu, când. formataţi titlurile cu alldine şi centrate, putem copia aceste stiluri
pentru a Ie aplica oricăror celule din foaia de calcul.
Selectaţi celula şi executaţi clic pe butonul Format Painter.
Selectaţi acum un domeniu. Când eliberaţi butonul mouse-ului, Excel aplică
formatul din prima celulă în domeniul selectat.
Pentru a aplica atributele de formatare mai multor domenii de celule, mai întâi
selectaţi o celulă care conţine atributele pe care vreţi să Ie copiaţi. Apoi, executaţi dublu
clic pe butonul Format Painter şi începeţi copierea atributelor de formatare în toate
domeniile în care vreţi să fie folosite. Când terminaţi, executaţi din nou clic pe butonul
Format Painter pentru a-I dezactiva.
Din acest exemplu simplu puteţi observa cât de uşor se pot crea combinaţii
complexe cu atributele de formatare, care pot fi apoi aplicate prin doar câteva clicuri cu
mouse-ul.

C re a re aşabloanelor
După ce lucraţi ceva mai mult la crearea unui registru de calcul, puteţi să-l "clonaţi"
pentru a crea unul nou. Trebuie să-l deschideţi, să-l salvaţi sub o altă denumire, apoi să
introduceţi noi valori. Însă, Excel va oferă o solutie chiar şi mai simplă pentru a refolosi un
registru de calcul. Puteţi să salvaţi orice registru de calcul ca şablon un model care
conţine structura, atributele de formatare şi alte elemente constante care vor fi incluse într-
un anumit gen de registru de calcul. Excel oferă mai multe şabloane pe care Ie puteti folosi
ca atare sau pe care Ie puteţi modifica în funcţie de nevoiIe dumneavoastră specifice. De
asemenea, puteţi să creaţi şabloane proprii. Spre exemplificare, să transformăm în şablon
registrul de calcul aflat pe ecranul calculatorului:
Selectaţi Save As din meniul File pentru a deschide caseta de dialog Save As
Scrieţi un nume în caseta de editare File Name, apoi executaţi clic pe săgeata din
dreapta casetei Save As Type şi selectaţi Template din lista derulantă. Opţiunea din
caseta Save în Box va fi înlocuită cu Templates deoarece, în configuraţia prestabilită,
Excel salvează şabloanele în dosarul C:\ Windows\Application Data\Microsoft\Templates.
Lăsaţi această opţiune nemodificată.
Executaţi clic pe Save. Excel va închide registrul, iar numele de pe bara de titlu va
deveni cel ales pentru a indica faptul că acum lucraţi în şablonul creat.
 Calcule simple
Programul Excel include o mulţime de funcţii puternice pentru diverse formule
matematice, logice, statistice, financiare, trigonometrice, logaritmice şi altele. Majoritatea
foilor de calcul create în Excel folosesc însă simple operaţii aritmetice. În această
secţiune, vă vom arăta cum să folosiţi cei patru operatori aritmetici (+, -, *, /) pentru a
efectua adunări, scăderi, înmulţiri şi împărţiri. Vom prezenta apoi două funcţii ale
programului Excel care permit calcularea rapidă a sumei unor seturi de valori numerice.

Operaţii aritmetice
În Excel, scriem o formulă începând cu semnul egal (=). în cele mai simple
formule, semnul egal este urmat de valori numerice, separate prin semnele +, -, * sau /,
cum ar fi
=5+3+2
Dacă introducem această formulă în oricare celulă vidă dintr-o foaie de calcul,
Excel afişează rezultatul 10.
Puteţi folosi această tehnică pentru a crea orice formulă simplă. Începeţi cu semnul
egal, scrieţi o valoare sau executaţi un clic în celula care conţine valoarea respectivă,
scrieţi operatorul aritmetic, introduceţi următoarea valoare etc. Dacă nu comunicăm
programului Excel alte instrucţiuni, acesta va opera înmulţirile şi împăţirile înaintea
adunărilor şi scăderilor. În cazul în care doriţi ca formula să fie calculată într-o altă ordine,
folosiţi paranteze, pentru a modifica ordinea de operare prestabilită.

Totalizarea valoriordin coloane

Cu toate că această metodă de construire a formulelor este destul de simplă,
scrierea unui şir lung de valori şi executarea unui număr mare de clicuri de mouse sunt
operaţii care consumă timp şi efort. Din fericire, programul Excel automatizează operaţia
de adunare printr-un buton foarte util: AutoSum.

Folosirea butonului
AutoSum
AutoSum va fi, probabil, unul dintre butoanele pe care Ie veţi folosi frecvent. De fapt,
utilizarea lui este atât de simplă, încât vom sări peste explicaţii
Butonul AutoSum ne stă la dispoziţie ori de câte ori dorim să calculăm un total la
baza unei coloane sau la dreapta unei linii de valori. Dar dacă dorim ca totalul să apară în
altă parte? Cunoscând cum se construieşte funcţia SUM pornind de la zero, vom avea mai
multă libertate de mişcare.

Fo lo s lre funcţiei
a SUM
La fel ca orice formulă, şi funcţia SUM este precedată de semnul egal (=). Urmează
numele funcţiei scris cu majuscule şi o pereche de paranteze între care apare adresa
domeniului de valori pe care dorim să Ie adunăm. Această adresa este a rg u m e n tu funcţiei
l
SUM. Un argument răspunde la întrebările "Ce?" sau "Cum?" şi furnizează programului
Excel informaţiile suplimentare necesare calculului funcţiei. În cazul funcţiei SUM, Excel
are nevoie doar de adresele (referinţele) celulelor pe care vrem să Ie însumăm. Aşa cum
veţi vedea mai tarziu, programul Excel are uneori nevoie de mai multe informaţii pentru a
aplica o funcţie şi va trebui să furnizaţi câte un argument pentru fiecare dintre acestea.

Crearea unei funcţii SUM pornind de la zero nu este o operaţie dificilă. Pentru a
experimenta, parcurgeţi următoarele etape:
Selectaţi o celulă şi scrieti: = SUM(
Când începeţi să scrieţi, valoarea existentă în celulă este înlocuită.
Selectaţi domeniul dorit din foaia de calcul prin metoda obişnuită. Programul Excel
inserează adresa domeniului după paranteza deschisă. Scrieţi paranteza închisă şi
apăsaţi tasta Enter. Excel afişează în celula suma valorilor domeniul selectat sau din
celulele selectate.

Folosirea referintelor de celule care conţin formule în cadrul altor

formule
După ce creaţi o formulă într-o celulă, puteţi folosi rezultatul în alte formule,
inserând o referinţă a acelei celule. Experimentaţi acest lucru, parcurgând paşii următori:
Selectaţi o celulă şi scrieţi semnul egal.
Executaţi un clic în celula care conţine funcţia SUM, aplicată anterior, introduceţi
operatorul pentru împărţire, / şi numărul valorilor adunate anterior. Apăsaţi butonul Enter.
Excel afişează rezultatul - media valorilor

Numele celulelor şi domeniilor

Excel ne oferă o modalitate de referire la formulă indiferent de poziţia ei în foaia de
calcul. Putem să atribuim celulei în care am realizat suma un nume şi să folosim acest
nume în orice calcul în care apare totalul. lată cum puteţi atribui o denumire unei celule:
Selectaţi celula şi executaţi clic pe caseta cu nume aflată în stânga pe bara de formule.
Scrieţi Total şi apasaţi tasta Enter. În caseta cu nume va apărea acum denumirea
celulei în locul adresei sale. În formule puteţi folosi oricare din cele două tipuri de referinţe.

Crearea unui domeniu de calcul

Înainte de a discuta despre alte calcule pe care Ie putem efectua în foaia de calcul,
să aruncăm o privire asupra metodelor de formatare a informaţiei care permit evidenţierea
rezultatelor. Pe măsură ce foile de calcul devin mai complexe, va trebui să acordaţi atenţie
sporită unor astfel de detalii deoarece vă ajută să vă orientaţi şi uşurează înţelegerea foii
de calcul de către aIţi utilizatori.
În general, când creem o foaie de calcul, nu suntem atât de interesaţi de fiecare
informaţie în parte, cât de rezultatele calculelor efectuate cu acestea. Unele foi de calcul
de acoperă mai multe ecrane cu informaţii. Este de dorit ca la proiectarea foii de calcul să
aveţi în grijă ca informaţiile importante să fie uşor accesibile şi plasate într-o zonă
previzibilă. Din aceste motive, vom rezerva în colţul din stânga-sus un domeniu pentru
calcule. Acest lucru este deosebit de util pentru că:
Nu trebuie să derulăm foaia de calcul în căutarea totalurilor şi a altor rezultate.
Este suficient să tipărim prima pagină din foaia de calcul pentru a obţine un
raport cu cele mai importante informaţii.
Putem ajunge rapid la domeniul pentru calcule din orice zonă a foii de calcul,
apăsând combinaţia de taste Ctrl+ Home, care activează celula A1.

Mai multe calcule

Vom efectua o serie de calcule cu datele din foaia de calcul, începând din media
aritmetică a vânzărilor.

Valori medii

Pentru a afla media valorilor, vom folosi funcţia AVERAGE din Excel. De asemenea, vom
folosi butonul Paste Function din bara cu instrumente Standard pentru a evita scrierea
greşită a numelor de funcţii şi a ne asigura că include toate argumentele necesare.
 Dacă este cazul, executaţi clic pe No în caseta Office Assistant. Apoi, selectaţi din
lista Function Name (Numele funcţiei) funcţia AVERAGE şi executaţi clic pe butonul OK.
Excel afişează această paletă pentru formula.
Paleta afişează o definiţie a funcţiei şi argumentele acesteia. În caseta de editare
Number1, puteţi scrie un număr, o adresă de celulă, un nume, o formulă sau o altă
funcţie.

Identificarea valorii maxime şi a celei minime

Excel vă pune la dispoziţie două funcţii care identifică instantaneu valoarea cea mai
mare şi valoarea cea mai mică dintr-o mulţime de valori. Pentru a înţelege utilitatea
acestor funcţii, imaginaţi-vă că foaia de calcul conţine o serie mare de date. Să găsim
valoarea maximă a acestora. Acest lucru este posibil utilizând funcţia MAX care poate fi
adugată aşa cum am văzut mai sus în cazul lui SUM sau AVERAGE.
Pentru a determina care este valoarea minimă vom folosi funcţia MIN.

Formule decizionale
Uneori dorim ca Excel să execute o operaţie în anumite condiţii, iar în caz că nu
sunt îndeplinite condiţiile, să execute altă operaţie. Pentru acest tip de instrucţiune, folosim
funcţia IF.
În forma sa cea mai simplă, funcţia IF testează valoarea unei celule şi execută o
anumită operaţie dacă rezultatul testului este pozitiv (are valoarea adevărat) şi altă
operaţie dacă rezultatul testului este negativ (are valoarea fals). Este nevoie de trei
argumente: testul, acţiunea de executat dacă testul are valoarea adevărat şi acţiunea de
executat dacă testul are valoarea fals. Furnizăm argumentele unul după altul, între
parantezele funcţiei, separate prin virgule (nu prin spaţii).
=/F(B5=0, "TRUE", "FALSE")
Excel verifică dacă valoarea din celula B5 este zero (testul) şi, pentru că nu este zero,
ignoră TRUE (acţiunea care ar trebui executată dacă testul ar avea valoarea logică
adevărat) şi afişează FALSE (acţiunea care trebuie executată dacă testul are valoarea
logică fals) în celulă.

Copierea formulelor
Scrierea funcţiilor IF de tipul celor de mai sus necesită o atenţie deosebită. Din
fericire, nu este nevoie să introducem o astfel de formulă decât o dată. Folosind rutina
AutoFill, putem copia formula în celulele plasate mai jos, astfel:
Având celula selectată, plasaţi indicatorul mouse-ului pe marcajul de umplere, în colţul
din dreapta-jos al celulei.
Când indicatorul mouse-ului ia forma unei cruci negre, blocaţi butonul din stânga al
mouse-ului şi trageţi indicatorul până în ultima celulă în care doriţi să copiaţi formula. Când
eliberaţi butonul mouse-ului, Excel copiază formula din celula de bază în toate celulele
selectate
În mod implicit, Excel folseşte în formule adrese (referin, relative). Adresele relative
definesc celulele prin poziţia relativă faţă de celula care conţine formula. Astfel, când
copiaţi formula din celula D14 în celula D 15, Excel va schimba referinţa din C14 în C15 -
celula din aceeaşi linie şi coloana aflată în stânga celulei care conţine formula. Dacă fi
copiat formula din celula D14 în celula F14, Excel schimbat argumentul din C14 în E14 şi,
astfel, formula ar fi continuat să indice celula prin aceeaşi pozitie relativă.
Dacă nu dorim ca o referinţă să fie copiată ca referinţă relativă, aşa cum s-a întâmplat
în exemplele precedente, trebuie să folosim o referinţă absolută. Aceasta indică celula
prin poziţia sa fixă în foaia de calcul. Pentru a semnala o referinţă absolută, adăugaţi
simbolul dolar înaintea literei pentru coloană şi a numărului de linie. De exemplu, pentru a
transforma referinţa C4:C9 într-o referinţă absolută, trebuie să o scrieţi sub forma
$C$4:$C$9. Puteţi apoi copia formula care conţine această referinţă oriunde în foaia de
calcul; ea va continua să indice domeniul C4:C9.
Referinţele pot fi uneori parţial relative şi parţial absolute. De exemplu, $C4 conţin o
referinţă absolută a coloanei şi o referinţă relativă a liniei. C$4 include adresa relativă a
coloanei şi adresa absolută a liniei.

Legarea foilor de calcul cu formule

Mai devreme am transferat rezultatele unei funcţii SUM într-o altă celulă folosind o
simplă referire la celula care conţinea funcţia respectivă (vezi pagina 80). Acum, puteţi să
transferaţi la fel de uşor rezultatele unei funcţii dintr-o foaie de calcul într-alta, în acest fel
legând cele două foi de calcul în aşa fel încât orice modificare se face în foaia de calcul-
sursa va fi reflectată imediat în foaia de calcul legată de ea. În aceasta secţiune vom
configura mai întâi cele patru foi de calcul trimestriale în aşa fel încât să conţină seturi
diferite de date din faeturi, apoi vom folosi foaia de calcul Totals pentru a crea nişte
informaţii centralizate.

Tipărirea şi publicarea foilor de calcul

Dacă principalul obiectiv în învăţarea programului Excel este capacitatea de a
prelucra propriile informaţii, s-ar putea ca foile dumneavoastră de calcul să nu părăsească
niciodată calculatorul. Dacă însă doriţi, să faceţi cunoscute informaţiile din foile de calcul,
va trebui fie să Ie tipariţi, fie să Ie publicaţi în intranetul firmei la care lucraţi. Este
momentul să discutăm despre tipărirea şi publicarea unei foi de calcul din Excel.

Vizualizarea foilor de calcul înainte de tipărire

În general, înainte de a o tipări sau a o publica, este bine să vedeţi cum va arata
foaia de calcul, pentru a vă asigura că foile de dimensiuni mai mici sunt bine aranjate în
pagină şi că foile mai mari sunt împărţite în mod logic pe mai multe pagini.
Parcurgeţi paşii următori pentru a avea o imagine generală asupra foii de calcul curente:

Activaţi foaia de calcul şi executaţi cIic pe butonul Print Preview de pe bara cu

instrumente Standard. Se deschide fereastra de previzualizare în care este afişată o
versiune în miniatură a foii de calcul
Deplasaţi indicatorul deasupra paginii. EI capătă aspectuI unei mici lupe.
Pentru a examina în detaliu o parte a paginii, depIasaţi Iupa deasupra zonei
reprezentative şi executaţi un clic. Excel măreşte imaginea acelei porţiuni a paginii,
facând-o mai lizibilă .
1. Executaţi din nou clic pentru a o micşora la Ioc.

Configurarea paginii

Putem să schimbăm orientarea foii de calcuI, să ajustăm marginile paginii, să

adăugăm un antet ori o notă de subsoI sau să introducem alte modificări în caseta de
dialog Page Setup. în modul de previzuaIizare pentru tipărire. Deschideţi caseta de dialog
Page Setup astfeI:
Executaţi clic pe butonuI Setup din bara cu instrumente Print Preview pentru a afişa
o c asetă de dialog Page Setup asemănătoare cu cea din figura următoare.
 Caseta dumneavoastră de dialog poate fi puţin diferită, în funcţie de tipul de
imprimantă de care dispuneţi. Reţineţi că, în pagina etichetei Page, puteţi să stabiliţi
orientarea foi de calcul tipărite şi să controlaţi scara la care va fi tiparită.
Executaţi clic pe eticheta Margins (Margini) pentru a afişa opţiunile. Modificaţi valoarea
pentru opţiunea Top în 2 (inci). A p o i, însecţiunea Center On Page, executaţi clic pe
orizontally pentru a centra foaia de calcul pe orizontală. În caseta de previzualizare din
centrul casetei de dialog sunt ilustrate efectele modificărilor operate de dumneavoastră.

Să adăugăm foii de calcul un antet:

Executaţi clic pe eticheta Header and Footer pentru a afişa opţiunile din pagina
Headerl and Footer (Antet şi Note de subsol):

Pregătirea pentru tipărire

Când suntem gata să începem tipărirea, putem executa clic pe butonul Print din bara
cu instrumente Standard sau, dacă dorim să schimbăm parametrii de tipărire prestabiliţi,
putem alege comanda Print din meniul File. să încercăm cea de-a doua metodă:
Alegeţi comanda Print din meniul File pentru a afişa opţiunile următoare:
În această casetă de dialog, puteţi specifica exact ce doriţi să tipăriţi, de la o celulă
individuală, până la întregul registru de calcul. De asemenea, puteţi să specificaţi numărul
de exemplare pe care vreţi să Ie tipariţi şi, dacă nu aţi previzualizat încă foaia de calcul în
vederea tipăririi, puteţi să executaţi clic pe butonul Preview pentru a activa direct fereastra
de previzualizare.
Pentru a transmite foaia de calcul la imprimantă, executaţi clic pe butonul OK.
Rezultatele muncii dumneavoastră vor fi tipărite pe hârtie.

Construirea graficelor
Programul Excel oferă trei modalităţi de inserare a unui grafic: în foaia de calcul
curentă, într-o foaie separată a registrului curent sau în alt registru de calcul. În această
secţiune, vom reprezenta grafic datele bugetului în foaia curentă. Avantajul acestei
metode este faptul că putem tipări graficul şi datele pe aceeaşi pagină. De fapt, când
creaţi un grafic în Excel, reprezentarea grafică este realizată de un program numit
Microsoft Graph. (Microsoft Graph este livrat împreună cu Excel şi este instalat prin
opţiunea de instalare Typical.) Vom folosi Microsoft Graph şi Chart Wizard pentru a crea
câteva grafice. Nu vă îngrijoraţi dacă graficele dumneavoastră nu arată exact cu cele din
carte. Diferenţele dintre parametrii ecranelor sau ordinea de selectare a funcţiilor pot
modifica aspectul graficelor.
Când creem un grafic pe baza datelor dintr-un domeniu al unei foi de calcul, Excel
menţine legătura dintre date şi grafic. Această legatură este dinamică: dacă operăm
modificări în datele foii de calcul, Microsoft Graph revizuieşte graficul astfel încât să
reflecte noile date. Putem crea mai multe reprezentări grafice folosind acelaşi domeniu de
date, iar dispunerea datelor poate fi deopotrivă pe linii sau pe coloane.

Vom crea pentru început un grafic cu dispunere pe coloane. Efectuaţi paşii următori:
Selectaţi domeniul din foaia de calcul şi executaţi clic pe butonul Chart Wizard, aflat pe
paleta More Buttons de pe bara cu instrumente standard. Veţi vedea prima din cele patru
casete de dialog care vă vor conduce pe parcursul procesului de creare şi personalizare a
graficului:
Dacă este cazul, executaţi clic pe opţiunea No din Office Assistant pentru a refuza
propunerea de ajutor. Având selectată opţiunea Column din lista Chart Type, selectaţi ca
sub-tip Clustered 3-D Column (prima opţiune din al doiIea rând) şi executaţi clic pe Next
pentru a deschide următoarea casetă de dialog:
 Chart Wizard prezintă cum va arăta domeniul selectat în forma graficului cu coloane
tridimensionale, toate etichetele şi celelalte informaţii necesare fiind plasate la locul lor.
Executaţi din nou clic pe Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog:

În orice moment în cadrul procesului de creare a graficului puteţi să executaţi clic pe

butonul Back pentru a reveni în caseta de dialog anterioară, în care veţi putea modifica
opţiunile selectate.

Executaţi clic pe toate etichetele din această casetă de dialog pentru a vă familiariza cu
opţiunile existente. Apoi, executaţi clic pe Next pentru a accepta opţiunile prestabilite şi a
deschide caseta de dialog
Aici, Chart Wizard vă întreabă unde vreţi să fie afişat graficul. Având selectată opţiunea
As Object , executaţi clic pe Finish. Microsoft Graph va desena graficul şi va afişa bara cu
instrumente Chart.
Executaţi clic pe butonul Close de pe bara cu instrumente Chart pentru a o dezactiva.

Dimensionarea şi mutarea graficelor

Când Graph termină reprezentarea datelor şi plasează graficul în foaia de calcul,
rareori îl plasează acolo unde aţi dori dumneavoastră. Din fericire, mutarea şi
dimensionarea graficelor se face cu uşurinţă, astfel că puteţi să trageţi graficul în poziţia
dorită şi să îi modificaţi dimensiunile trăgând de marcajele plasate pe cadrul lui. Încercaţi
paşii următori:
1. Plasaţi indicatorul mouse-uIui pe grafic, în apropierea marginii lui.
2. Când este afişată o casetă explicativă cu textul Chart Area, blocaţi butonul din
stânga al mouse-ului şi trageţi graficul până ajunge la două linii sub tabel. (Foarte
utilele casete explicative care ajută la identificarea diferitelor elemente ale graficulu.
Se numesc etichete ChartTip.)
Încercaţi să redimensionaţi graficul:
1. Plasaţi indicatorul mouse-ului pe marcajul de dimensionare (handle) aflat în mijlocul
laturii din dreapta a cadrului şi trageţi-l spre dreapta. Graph redesenează graficul
într-un cadru mai lat.
2. Trageţi pe diagonală, spre exterior, unul dintre marcajele din colţuri pentru a mări
proporţional atât înălţimea cât şi lăţimea graficului.

Actualizarea graficelor
1. Excel a legat graficul de datele pe baza cărora a fost construit. De aceea, Graph
redesenează automat graficul ori de câte ori modificăm datele

Schimbarea tipului de grafic

Indiferent care este tipul de grafic de care aveţi nevoie – bară, circular, linie şi aşa
mai departe - Graph are, probabil, un format potrivit. Tipurile disponibile sunt:
 Coloana (Column). Acesta este formatul implicit. Este graficul ideal pentru
evidenţierea evoluţiei în timp a unei variabile. Pe lângă varianta simplă a graficului cu
coloane pe care tocmai I-am creat, putem construi grafice în care valorile sunt cumulate
pe coloane, numite stive. în caseta de dialog Chart Type.
 Bara (Bar). Este tipul de grafic ideal pentru evidenţierea evoluţiei în timp a unei
variabile sau pentru compararea valorilor mai multor variabile la un moment dat.
 Linie (Line). Este un tip de grafic folosit pentru a reprezenta evoluţia uneia sau mai
multor variabile în timp.
 Suprafata (Area). Acest grafic seamănă cu cel de tip linie, dar cumulează mai multe
serii de date, diferenţiind suprafeţele corespunzătoare prin culori, modele sau umbre.
 Circular (Pie). Acest tip de grafic este ideal pentru reprezentarea ponderii fiecărei
componente în valoarea totală. (Graficul circular poate reprezenta o singură serie de
date.)
 Inelar (Doughnut). Acest tip de grafic reprezintă dateIe sub formă de sectoare ale unei
coroane circulare. Seamană cu graficul circular, dar poate afişa mai multe serii de date.
 XY - Dispersat (Scatter). Acest tip de grafic este folosit pentru identificarea corelaţiei
dintre variabile aparent independente (cum ar fi înălţimea şi greutatea unei persoane).
 Radar. Acest grafic reprezintă fiecare serie de date într-un sistem propriu de axe
radiale.
 Valoarea maxima, minima, de închidere (High-low-close). Este tipul de grafic folosit
pentru reprezentarea activităţii bursiere.
În plus, puteţi crea variante tridimensionale ale graficelor de suprafaţă, bară, coloană sau
circular. Există şi posibilitatea folosirii unor combinaţii de grafice; unul în fundal, iar altul în
prim-plan. Fiecare tip de grafic are mai multe variante, care răspund tuturor cerinţelor de
reprezentare.

Grafice personalizate
În majoritatea cazuriIor, butoanele paletei Chart Type (sau opţiunile din caseta de
dialog Chart Type) vă oferă orice tip de grafic de care aveţi nevoie. Uneori, s-ar putea să
căutaţi. un tip de grafic puţin diferit. Înainte de a consuma timp cu ajustarea formatului unui
tip de grafic existent, ar trebuie să vedem. care sunt subtipurile afişate în pagina Custom
Type a casetei de dialog Chart Type. Parcurgeţi paşii următori:
1. Graficul fiind selectat, alegeţi. Chart Type din meniul Chart şi executaţi clic pe
eticheta Custom Types (tipuri de grafice personalizate) pentru a afişa opţiunile
următoare:
2. Parcurgeţi lista, executând clic pe oricare dintre opţiunile care vi se par interesante
şi observând efectul în caseta Sample (exemplificare) din partea dreaptă a paginii
Custom Types.
3. Când aţi terminat de explorat, selectaţi opţiunea Line-Column şi executaţi clic pe
OK.

Finisarea graficelor
Aşa cum aţi văzut, programul Graph are un tip de grafic pentru orice situaţie.
Uneori, veţi dori să interveniţi asupra aspectului unui grafic, adăugând sau modificând
anumite elemente. Pentru astfel de situaţii, Graph vă pune la dispoziţie o bogată paletă de
opţiuni. Veţi folosi unele dintre aceste opţiuni pentru a adăuga un titlu, un chenar, etichete
cu valori de-a lungul axelor sau pentru a modifica liniatura. Aceste elemente sporesc
claritatea şi expresivitatea tuturor graficelor.
Puteţi folosi comenzile din bara de meniuri pentru a modifica diverse elemente ale
unui grafic. Oricum, prograrnul Graph dispune de meniuri contextuale, care simplifică
procesul de personalizare. Meniurile contextuale pot fi activate pentru majoritatea
elementelor unui grafic. Puteţi să testaţi posibilităţile de personalizare executând un clic-
dreapta pe diferite componente ale graficului (liniaturii, axe, serii etc.) pentru a deschide
meniurile contextuale corespunzătoare

Adăugarea şi formatarea unui text

Pentru a finisa un grafic, putem adauga un titlu, un subtitlu şi note explicative. (Titlul
apare în partea superioară a graficului; notele pot fi plasate oriunde în cadrul graficului.)
De asemenea, putem personaliza etichetele axelor. Toate fonturile şi atributele disponibile
pentru înregistrările din foaia de calcul pot fi folosite şi la formatarea textului din cadrul
graficului. Parcurgeţi paşii următori pentru a adăuga graficului un titlu:
Având graficul selectat, plasaţi indicatorul mouse-ului pe suprafaţa diagramei şi
executaţi un clic-dreapta Alegeţi Chart Options din meniul contextual pentru a afişa caseta
de dialog.
După cum vă puteţi da seama citind opţiunile, aveţi posibiitatea să creaţi un titlu şi să
ataşaţi texte axelor.

Chenarul graf
icului
Putem folosi butoanele Color şi Font Color din bara cu instrumente de formatare pentru
a selecta culorile şi modelele diferitelor elemente ale graficului şi foilor de calcul. Folosirea
comenzii Format din meniul contextual reprezintă cea mai rapidă metodă de personalizare
a chenarului unui grafic.
Puteţi folosi această casetă de dialog şi pentru a adăuga o culoare sau un model
fundalului graficului.

Adăugarea Iiniaturii
Dacă liniatura uşurează citirea diagramei, ea poate fi adaugată cu uşurinţă unui grafic.
Avem posibilitatea să adăugăm linii corespunzătoare intervalelor principale (diviziuni) şi
subintervalelor (subdiviziuni) de pe una sau de pe ambele axe. În acest moment, graficul
nu are nici o liniatura.

Previz ualizarea şi tipărirea graficelor

Previzualizarea şi tipărirea graficelor se desfăşoară la fel ca pentru foile de calcul.
Graficul şi foaia de calcul pot fi tipărite împreună sau separat.

Adăugarea codurilor de sortare

Înainte de sortarea unei foi de calcul mari, trebuie să ne întrebăm dacă va fi nevoie să
rearanjăm datele în ordinea iniţială. Dacă se întrevede această posibilitate, ar trebui să
adăugăm în foaia de calcul coduri de sortare înainte să începem sortarea propriu-zisă. Un
cod de sortare este un număr asociat secvenţial fiecărui rând. După schimbarea ordinii
înregistrărilor, putem să Ie sortăm din nou pe baza codului de sortare, astfel încat să
revenim la ordinea iniţială.

Sortarea
Cea mai simplă procedură de sortare se aplică unei singure coloane. Indicăm
programului Excel care este coloana pe care să o sorteze şi programul rearanjează în
consecinţă liniile domeniului selectat
Puteţi selecta trei coloane diferite în care să aplicaţi sortarea. Excel scrie automat
numele primei coloane din selecţie în caseta de editare Sort By (Sortează după).
Aceaşi procedură se urmează şi în situaţia în care dorim sortarea datelor după două
sau trei coloane ţinându-se cont ca în fereastra Sort By să se precizeze numele acestor
coloane, în ordinea importanţei cât şi modul de sortare(acendent sau descendent)

Menţinerea titlurilorla vedere

Dacă derulăm foaia de calcul pentru a vedea rezultatele sortării, titlurile coloanelor vor
ieşi din zona vizibilă. Pentru a reţine titlurile în partea superioară a ecranului, procedaţi
astfel:
Derulaţi foaia de calcul astfel încât linia care conţine titlurile coloanelor - să ajungă în
partea superioară a ecranului.
 Selectaţi celula A4 şi alegeţi comanda Split (Divizare) din meniul Window pentru a
pIasa, deasupra celulei selectate, pe toată lăţimea ferestrei, o bară de divizare orizontală

Dacă selectaţi orice celulă din linia 1 (cu excepţia celulei A1) şi alegeţi comanda Split,
Excel plasează o bară de divizare verticală pe înălţimea ferestrei, la stânga celulei
selectate. În cazul în care selectaţi o celulă care nu se află nici în linia 1, nici în coloana
A, şi apoi alegeţi comanda Split, Excel inserează o bară de divizare orizontală şi una
verticală, deasupra şi, respectiv, la stânga celulei selectate.
Folosiţi bara de derulare din panoul de jos pentru a afişa datele sortate, în timp ce
titlurile coloanelor rămân vizibile în panoul din partea superioară.
După ce terminaţi trecerea în revistă a datelor, restauraţi fereastra unică, alegând
comanda Remove Split (Elimină divizarea) din meniul Window.

Filtra rea în reg istră rilo r

Transmitem programului Excel instrucţiunile necesare alegând succesiv meniul Data,
opţiunile Filter şi AutoFilter, după care definim criteriile de filtrare.

Personalizarea filtrelor
Să presupunem acum că doriţi să vedeţi doar anumite înregistrări. Pentru a filtra
aceste înregistrări, folositi comanda Custom din lista derulantă.
Putem elimina toate filtrele pe care Ie-am creat, alegând din meniul Data comanda Filter,
Show All.
După efectuarea filtrării, putem lucra doar cu înregistrările filtrate, fără a afecta
celelalte înregistrări din listă. De exemplu, putem să schimbăm fontul înregistrărilor filtrate,
să sortăm aceste înregistrări sau să cream un grafic pe baza lor.