CASOS PRÁCTICOS

ELABORACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Industrial Norte S.A.A. es una empresa que tiene como actividad principal la producción y
comercialización de productos alimenticios; tiene su sede principal en la ciudad de Lima y las
operaciones de producción y comercialización se llevan a cabo en las plantas ubicadas en Lima,
Trujillo y Arequipa.

A pedido de la Gerencia General de la citada empresa, la Sociedad de Auditoría Cortez &

Asociados, viene auditando las actividades de las Gerencias de Administración, de Finanzas, de
Logística y de Personal, correspondiente al período comprendido entre el 1 de enero al 31 de
agosto de 2014.

Los auditores en el marco del planeamiento de auditoría realizaron el relevamiento de

información a efecto de tomar conocimiento sobre las actividades de la empresa, habiéndose
identificado los riesgos de control y las áreas críticas; los cuales fueron incluidos en el Plan y
Programa de Auditoría.

En la ejecución del trabajo de campo, los auditores han detectado que entre el 1 de enero al 30
de marzo de 2014, se han efectuado ventas por la suma de S/. 2 000 000,00; habiéndose
depositado en cuenta bancaria sólo S/. 1 500 000,00; y el saldo fue utilizado para pagos de
diversas obligaciones menudas y urgentes; sin embargo, hasta la fecha del examen (11 de
setiembre de 2014), pese al tiempo transcurrido (más de 5 meses), las Gerencias de
Administración y de Finanzas no han acreditado el destino de S/. 500 000,00.

Las compras de materias primas por el importe total de S/. 600 000,00, durante el período del
examen, fueron llevadas a cabo a medida que se han presentado las necesidades y los
requerimientos fueron realizados mediante comunicaciones telefónicas a fin de ganar tiempo,
bajo el argumento que las comunicaciones escritas dilatan el procedimiento.

El Gerente de Logística es la persona que se encarga de efectuar las llamadas telefónicas, bajo
el argumento que se deben tener todas las medidas de seguridad, también recibe las respuestas
y toma decisiones sobre los proveedores que serán los beneficiarios de la buena pro. El no confía
en otras personas y recibe personalmente las mercaderías. De otro lado, tiene a su cargo el Área
de Contabilidad y registra las operaciones de compra y se encarga de tramitar el giro de cheque
ante la Gerencia de Finanzas.

Asimismo, se encarga personalmente de pagar a los proveedores bajo el argumento que la

eficiencia y eficacia son los elementos que contribuyen al resultado de las operaciones.

SE PIDE:

Leer cuidadosamente el enunciado y elaborar los hallazgos de auditoría.

EL IMPORTE DE S/. 500 000,00, CORRESPONDIENTE A LAS VENTAS DE ENERO A MARZO
DE 2014, NO FUE DEPOSITADO EN LA CUENTA BANCARIA; TAMPOCO SE HA
ACREDITADO DOCUMENTADAMENTE EL DESTINO DE DICHO MONTO.

Como resultado de la revisión selectiva efectuada a los documentos de gestión relacionados con
la venta de mercaderías, tales como: comprobantes de pago, guías de remisión y registros
contables, correspondiente al período comprendido entre el 1 de enero al 30 de marzo de 2014,
se ha determinado que la venta de mercaderías fueron por la suma de S/. 2 000 000,00. Sobre el
particular, el importe de S/. 1 500 000,00, fue depositado en la cuenta bancaria, estando
pendiente el saldo.

Al respecto, de acuerdo con la información proporcionada por los Gerentes de Administración y

de Finanzas, el monto de S/. 500 000,00 fue utilizado en gastos menudos y urgentes; sin
embargo, pese al tiempo transcurrido, más de cinco (5) meses, hasta la fecha del Examen (1 de
setiembre de 2014), aún no fue efectuada la rendición de cuenta documentada;
consiguientemente, no se tiene acreditado el destino de dicho importe.

Con relación a ello, debe significarse que el art. 23º del Reglamento de Administración de
Fondos, aprobado por el Directorio, mediante Acuerdo de fecha 12 de abril de 2001, establece
que los fondos recaudados por cualquier concepto, deben ser depositados intactos en la
correspondiente cuenta bancaria a más tardar al día siguiente de su recepción.

Asimismo, el art. 12º del Reglamento del Uso del Fondo Fijo de Caja Chica, aprobado por el
Directorio mediante Acuerdo de fecha 12 de febrero de 2006, prevé que solamente mediante los
fondos de fijos de caja chica pueden asumirse los gastos menudos y urgentes.

Igualmente, el literal a) del numeral 10 del Manual de Compras, aprobado por el Directorio,
mediante Acuerdo de fecha 23 de mayo de 2003, precisa que está prohibido efectuar las
compras de bienes y servicios mediante dinero en efectivo, salvo los pagos de obligaciones
menudas y urgentes a través del Fondo Fijo para Caja Chica.

Lo antes descrito, dio lugar a que el importe de S/. 500 000,00, correspondiente a venta de
mercaderías de 1 de enero al 30 marzo de 2014, no haya sido depositado en cuenta bancaria y
pese al tiempo transcurrido aún no se cuente con la documentación sustentatoria sobre el destino
que se dio a dicho monto.

Sobre el particular, consideramos que las situaciones antes expuestas, se han originado debido a
los inapropiados procedimientos internos de trabajo e inobservancia de la normativa vigente en
materia de administración de fondos por parte de los Gerentes de Administración y de Finanzas.
COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS POR S/. 600 000,00, SIN PREVIO PROCESO DE
SELECCIÓN.

De la revisión selectiva efectuada a los documentos de gestión relacionados con las

adquisiciones de bienes, correspondientes al período comprendido entre el 1 de enero al 31 de
agosto de 2014, se ha determinado que las compras de materias primas por el importe total de
S/. 600 000,00, fueron llevadas a cabo a través de solicitudes telefónicas a medida que se han
presentado las necesidades, bajo el argumento que las comunicaciones escritas dilatan el
procedimiento; es decir, sin previo proceso de selección que permita efectuar las compras en las
mejores condiciones de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo.

Asimismo, se ha tomado conocimiento que el Gerente de Logística es la persona que se encarga

de efectuar las llamadas telefónicas a proveedores y de recibir respuestas y de tomar decisiones
sobre adjudicación de la buena pro; además, tiene a su cargo el Área de Contabilidad y se
encarga de tramitar el giro de cheque ante la Gerencia de Finanzas. Adicionalmente, se encarga
de pagar a los proveedores. Vale decir, realiza funciones que tienen relación con el circuito
completo de las operaciones comerciales.

Al respecto, el numeral 8 del Manual de Compras, aprobado por el Directorio mediante Acuerdo
de fecha 15 de setiembre de 2002, estipula que las compras de bienes deben planificarse y
efectuarse mediante procesos de selección.

Asimismo, el Principio Básico de Control Interno "Segregación de Funciones", prescribe que

ninguna persona puede tener a su cargo funciones que tengan relación con el circuito completo
de las operaciones comerciales.

Lo antes descrito, dio lugar a que las materias primas por el monto total de S/. 600 000,00, no
hayan sido adquiridas en las mejores condiciones de calidad, cantidad, oportunidad lugar y costo;
y de otro lado, las deficiencias en la asignación de funciones, no permitan que las compras se
efectúen en el marco de los principios básicos de control interno.

Consideramos que las situaciones antes expuestas, se han originado debido a los inapropiados
procedimientos internos de trabajo y a la inobservancia de la normativa vigente en materia de
adquisiciones de bienes por parte del Gerente de Logística.