Andreiasi Mariana

Anul III B AMF

OPERATII ECONOMICE DIN CADRUL ACTIVITATII UNEI FARMACII

Intrari de medicamente
Iesiri de medicamente
Inventarierea
GESTIUNEA FARMACEUTICA
Reprezinta – totalitatea operatiilor in legatura cu manipularea mijloacele materiale si banesti
in decursul unui an sau in perioada de functionare a unui gestionar.
In farmacie, gestiunea este:
-PRODUSELOR FARMACEUTICE – gestiunea se tine valoric si cantitativ atit la farmaciile
cu circuit deschis cit si la farmaciile cu circuit inchis.
Se refera la intrarea produselor farmaceutice, la depozitarea, pastrarea,
conservarea, elaborarea si eliberarea lor.
Aceasta forma de gestiune nu scuteste pe farmacistul gestionar, de raspundere materiala
legata de integritatea calitativa si cantitativa.
Verificarea integritatii gestiunii se face prin inventariere si controlul actelor de gestiune.
In functie de modul de organizare, raspunderea materiala este comuna. Evidenta se tine pe
computer.
Cind se preda o gestiune este necesara o dispozitie scrisa din partea conducatorului societatii,
pe baza careia se face inventarierea bunurilor, se intocmeste un proces verbal de predare-
primire care va cuprinde si arhiva farmaciei.
Inainte de operatia de inventariere, farmacistul care preda gestiunea, trebuie sa dea o
declaratie din care sa rezulte daca au sau nu:
• bani incasati din vinzare,
• bunuri in afara farmaciei,
• plusuri sau minusuri in farmacie,
• bunuri nereceptionate sau
• facturi neexpediate,
•bunuri neluate in evidenta.
Predarea si primirea se face atat calitativ cat si cantitativ.
 Operatia se considera incheiata numai prin verificarea calitativa a unor bunuri din
farmacie( se iau 10 probe de substanta care se controleaza calitativ si cantitativ).
Activitatea de predare- primire se face pe baza unui proces verbal semnat de comisia de
inventariere si in care se semneaza amanuntit rezultatul inventarierii.
Referitor la drepturile si obligatiile farmacistului gestionar in ceea ce priveste PRIMIREA,
PASTRAREAsi ELIBERAREA medicamentelor:
-la primirea gestiunii farmacistul trebuie sa numere, sa cintareasca , sa verifice calitativ si
cantitativ gestiunea primita si sa semneze de primire si receptie. Sa consemneze in acte,
eventuale nepotriviri intre bunurile primite si actele insotitoare.
PRIMIREA de bunuri(medicamente) trebuie inregistrata in aceeasi zi in raportul de gestiune.
PASTRAREA bunurilor(medicamentelor), managerul trebuie sa gestioneze bunurile,
conform normelor in vigoare, va preveni sustragerile, degradarile de medicamente prin
urmarirea termenelor de valabilitate si asigurarea conditiilor de stocare. Se vor separa
produsele inflamabile.
ELIBERAREA medicamentelor se efectuiaza conform documentelor de
eliberare( reteta,factura, NIR). Eliberarile de medicamente se consemneaza in documentele
de gestiune, zilnic.
BANILOR – se inregistreaza in cadrul farmaciei cu circuit deschis, in cadrul operatiilor de
vinzare cind au loc:
•miscari de numerar
•plati
•depuneri de bani
Aceaste operatii se inscriu zilnic in registrul de casa, care se refera strict la gestiunea
baneasca, registrul este paginat, parafat si semnat.
Gestiunea baneasca se inregistreaza si in computer la care este atasata casa de marcat.
-MATERIALELOR CONSUMABILE
-BUNURILOR de INVENTAR
-REGISTRELOR si FORMULARELOR CU REGIM SPECIAL – in vederea urmaririi in
bune conditii a activitatii si a unei corecte gestionari, in farmacie trebuie sa existe evidente
corespunzatoare care sa reflecte activitatea tehnico- economica si administrative.
Evidentele sunt:
• registrul de copiere a retetelor magistrale
• registrul pentru stupefiante
• registrul pentru toxice
• carnetul pentru elaborari
• condica pentru evidenta produselor cu termene de valabilitate
• inventarul mijloacelor fixe si al obiectelor de inventar
• condica pentru sugestii si sesizari
• registrul unic de control
• registrul de casa
• borderou vinzare-incasare-monetare
• jurnal pentru vinzari
• registrul inventar
• dosare pentru contractile de munca ale personalului
• dosare cu statele de salarii
• dosar pentru evidenta actelor cu regim special
• bilanturi pentru Camera de Comert
• fise fiscale anuale
• dosar cu legi, hotariri, ordonante
• dosar cu contracte pentru CASS
• dosar cu corespondente
• dosar cu actele societatii – FARMACIEI
• dosar cu autorizatiile farmaciei
• inventarele farmaciei
• dosare contabile lunare
• dosare cu instructiuni si fise personale pentru PSI si Protectia Muncii
-MEDICAMENTELOR STUPEFIANTE si TOXICE – este o evidenta atit valorica cit si
cantitativa. Pastrarea si depozitarea in farmacie se face la Venena, dulap incuiat si etichetat cu
cap de mort, responsabil fiind farmacistul manager.
Documentele: factura, reteta cu timbru sec, procesele verbale, evidenta intrarilor si iesirilor se
face valoric in raportul de gestiune si de asemenea se tine pe un registru separate(registrul
pentru toxice si stupefiante).
In registru se trece :
*cantitatea de medicament imediat ce a intrat in farmacie, calculind si
* stocul de medicamente. Cantitatile se scriu in cifre si litere.
-AMBALAJELOR – ambalaj – material de protectie, de impachetare a medicamentelor pe
timpul transportului, de pastrare si uneori pentru desfacerea catre pacient.
Functiile ambalajului:
- protejare și ambalare a integritatii medicamentelor de la producator la beneficiar( la locul
de consum)
-promovare
Un ambalaj bun, trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
-sa fie confectionat incit sa poata rezista socurilor brutale din timpul transportului si a
manipularilor
-sa fie ieftin
-sa fie confectionat din materiale usoare si judicios dimensionate pentru a fi accesibile la
transport si manipulare.
Ambalajele sunt:
-AMBALAJE MARFA ( sunt taxabile) – sunt ambalaje care servesc la desfacerea sau
vinzarea medicamentelor, indeosebi a medicamentelor obtinute in farmacie si a caror prêt de
cost se recupereaza odata cu vinzarea medicamentului. Fac parte sticlele farmaceutice,
sticlele picurator, borcane de sticla, cutii de aminoplast. Evidenta se tine valoric la fel cu
oricare dintre produsele farmaceutice. Valoarea lor intra in gestiunea globala a farmaciei.
Sunt considerate ambalaje marfa orice ambalaj care se factureaza integral odata cu vinzarea
medicamentului
Ambalajele de la specialitati, sunt netaxabile chiar daca ramin in farmacie dupa divizarea
medicamentului. Ele nu se inregistreaza ca ambalaje marfa iar pretul lor intra in pretul de cost
al specialitatii.
-AMBALAJE DE TRANSPORT – sunt utilizate la transportul medicamentelor de obicei in
mod repetat si circula cu prêt propriu.
Servesc pentru protejarea medicamentelor de la producator la farmacie. Evidenta se tine
valoric in raportul de gestiune.
Farmacistul isi incarca gestiunea cu valoarea ambalajului prin inregistrarea notei de livrare iar
restituirea se face tot pe baza de nota interna de livrare care se completeaza. Ex: sticle de 1kg,
saci de plastic si cauciuc
FUNCTIILE DE INVENTARIERE (tipuri si descriere)
Verificarea integritatii gestiunii se face periodic prin inventariere care reprezinta, operatia de
stabilire a realitatii valorice, materiale si banesti la un moment dat.
Inventarierea reprezinta procedeul de constatare faptica la o anumita data a existentei
elementelor patrimoniale, din punct de vedere cantitativ, calitativ si valoric.
INVENTARUL = document de natura contabila in care sunt trecute toate mijloacele
economice pe elemente componente, exprimate sub aspect cantitativ si valoric.
Importanta inventarierii:
•contribuie la infaptuirea controlului asupra integritatii si corectei gestionari a patrimoniului
farmaciei
• contribuie la mobilizarea rezervelor interne, accelerarea vitezei de rotatie a
mijloacelor circulante (medicamente).
• Contribuie la respectarea disciplinei financiare.
OBIECTIVUL inventarierii:
• inregistrarea patrimoniului farmaciei format din valori banesti si materiale.
SCOPUL inventarierii:
• asigurarea integritatii avutului
• stabilirea, constatarea unor eventuale lipsuri din gestiune.
• luarea masurilor pentru recuperarea pagubelor.
ROLUL inventarierii:
• este de a arata din punct de vedere material realitatea absoluta.
• constatarea stocului la un moment dat
• rol educational deoarece contribuie la intarirea disciplinei in munca.
Conditiile unei bune inventariei
La baza inventarului trebuie sa existe un PLAN in care sa se arate :
• ce anume se inventariaza
• perioada inventarierii
• durata inventarierii( trebuie sa fie cit mai scurta)
• modul de organizare al inventarului
personalul care lucreaza la inventar trebuie sa :
• fie pregatit prin instructaj
• valoarea bunurilor sa nu fie facuta prin aproximare
• inventarierea trebuie efectuata pe teren in mod corect prin verificare, masurare,
cintarirea elementelor inventariate( substante farmaceutice, forme farmaceutice, obiecte
tehnico-medicale)
• in farmacie pot avea loc o serie de modificari si neconcordante care nu pot fi reflectate
in evidenta contabila cind acestea se produc. Exemplu:
- executarea gresita a unor operatii de inregistrare ce duc la erori care pot fi descoperite
cu ocazia inventarierii
- unele produse medicamentoase pot suferi perisabilitati( scaderi sau cresteri in greutate
prin evaporare, uscare, deshidratare, hidratare datorita unor factori obiectivi sau subiectivi)
Perisabilitatile sunt pierderi normale care se produc la unele substante cu grad mare de
pulverizare, prin manipulare, prin divizare, cele influientate de umiditate, sau cele care au
ambalaje fragile.
Scazamintele trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
- pierderile sa nu fie cauzate din neglijenta in conservarea produselor, in minuirea sau
depozitarea lor.
- Lipsa san u fie cauzata de sustrageri
- Sa nu fie determinate de factori obiectivi( cistiguri nelegale)
- Deprecierea calitativa san u fie cauzata de expirarea termenului de valabilitate
CLASIFICAREA INVENTARIERII
A) Dupa sfera de cuprindere
- inventariere generala- care cuprinde intreg patrimoniul farmaciei. Se realizeaza la
sfirsitul anului, sau in mod exceptional cind se schimba gestionarul(farmacistul sef).
- inventariere partiala- care cuprinde o parte a patrimoniului farmaciei,constatarea
existentei numai a anumitor mijloace, precum si integritatea lor.
B) Dupa intervalul de timp la care se efectuiaza:
- inventariere anuala- in vederea stabilirii reale a elementelor patrimoniale pentru a fi
trecute in bilant
- inventariere periodica - care are loc in timpul anului pentru verificarea existentei
anumitor elemente patrimoniale.
- inventariere ocazionala - se efectuiaza in cursul anului fiind determinata de anumite
imprejurari cum ar fi predare-primire de gestiune.
- inventariere inopinanta- se efectuiaza in cursul anului de catre conducerea farmaciei.
ETAPELE INVENTARULUI
1) Pregatirea inventarului
2) Inventarierea propriu-zisa
3) Stabilirea rezultatelor inventarului
4) Inregistrarea diferentelor in plus si acoperirea celor in minus.
1) PREGATIREA INVENTARULUI
Consta in stabilirea obiectului inventarierii si stabilirea sferei de cuprindere a inventarului.
Se constituie comisia formata din cel putin doi membri pentru care se da o decizie scrisa
ce cuprinde numele
membrilor, data inceperii si data terminarii inventarului.
 In comisia formata, intra un presedinte care este numit de catre conducerea farmaciei si
restul membrilor ce sunt
Angajati ai farmaciei ( farmacisti, asistenti de farmacie).
Presedintele comisiei are ca atributii:
- procurarea formularelor necesare operatiei de inventariere.
- instruirea membrilor comisiei
- luarea de masuri ca inventarul sa se termine in perioada propusa
- verificarea functionarii aparatelor de masurat si cintarit
- verificarea inregistrarilor daca acestea sunt la zi, in registrele de evidenta.
Comisia de inventariere, va da o declaratie scrisa in care se va mentiona urmatoarele:
- daca in gestiune exista plusuri sau bunuri apartinind tertilor.
- daca au fost efectuate operatiuni fara respectarea normelor legale.
- daca au documente neinregistrate in evidenta
2) Inventarierea propriu-zisa
Reprezinta etapa care marchiaza inceperea efectiva a inventarierii, continutul ei il reprezinta
constatarea faptica, descrierea si evaluarea elementelor supuse inventarierii.
Constatarea reprezinta stabilirea pe cale directa si concreta a existentei elementelor
patrimoniale, a marimii si starii in care se gasesc ele la data cind are loc inventarierea.
Existenta elementelor de active se constata practice prin numarare, masurare, cintarire.
Pe baza constatarilor facute elementele inventariate se trec in LISTE de INVENTARIERE in
care se trec : cantitatile, valorile si caracteristicile proprii elementelor inventariate.
3) STABILIREA REZULTATELOR
Urmeaza confruntarea documentelor faptice cu constatarile din evidenta contabila proprie
pentru a se afla rezultatele inventarierii, stabilindu-se plusurile si minusurile din inventar.
Dupa ce se cunosc diferentele in plus sau in minus dintre stocul faptic( cel din computer) si
stocul fizic( stocul real de pe raft) este necesar stabilirea modalitatilor de compensare.
4) INREGISTRAREA DIFERENTELOR IN PLUS SI ACOPERIREA CELOR IN
MINUS
Listele de inventar se realizeaza in doua exemplare,ambele semnate pe fiecare pagina de catre
membrii comisiei de inventariere si de gestionar( farmacistul manager).
Alaturi de aceste liste se mai intocmesc procese verbale de casare unde este cazul si de
asemeni un process verbal in care se mentioneaza cele constatate in urma inventarului,
aratind propunerile cu privire la acoperirea pagubelor daca este cazul.
La toate acestea se ataseaza si declaratia completata la inceperea inventarului prin care
farmacistul manager mentioneaza acele intrari si iesiri de medicamente care au fost operate
inainte de inceperea inventarului si daca are stiinta de existenta unor plusuri de medicamente
sau alte produse farmaceutice fara acte doveditoare.
Pe ultima fila a listelor de inventariere farmacistul manager trebuie sa mentioneze daca
bunurile inventariate se afla in pastrarea sa.
Daca exista bunuri care nu se pot inventaria valoric vor fi puse pe liste de inventar cantitativ.
Stabilirea si regularizarea rezultatelor inventarierii este ultima etapa care se inregistreaza in
urma stabilirii diferentelor dintre constatarile faptice si inregistrarile din evidenta contabila.
In cazul in care diferenta apare mai mare in urma constatarilor faptice fata de inscrisuri,
acestea se numesc plusuri in inventar care de obicei se inregistreaza, daca diferenta este
nefavorabila atunci cind constatarile faptice sunt mai mici decit inregistrarile avem de-a face
cu un minus in inventar, aceasta lipsa fiind imputabila. Lipsurile din inventar trebuie
explicate.In urma inventarierii se pot efectua regularizari prin compensari numai din punct de
vedere cantitativ a plusurilor cu minusurile cu conditia ca diferentele sa apara la acelasi
gestionar.
Plusurile se inregistreaza ca intrari in gestiune prin debitarea conturilor care indica plusul
respective si creditarea conturilor de cheltuieli pe locuri de constatare a plusurilor respective.
.Pentru inregistrarea minusurilor in contabilitate exista urmatoarele situatii:
• daca vina apartine gestionarului se imputa acestuia la prêt cu amanuntul diferenta
dintre pretul de inregistrare a bunurilor constatate lipsa si pretul cu amanuntul se vireaza la
bugetul farmaciei.
• In cazul in care la inventariere pentru lipsa constatata nu s-au stabilit cauzele, lipsurile
respective se inregistreaza in creditul conturilor de bunuri prin debitul contului decontari in
curs de lamurire.
Acest ultim cont se inchide in momentul in care s-a stabilit cauza, cind nu este o persoana
vinovata lipsa se trece pe cheltuieli, pe locuri de constatare a acesteia, cind este o persoana
vinovata aceasta devine debitor si I se imputa in consecinta..
In caz de calamitati naturale lipsurile se trec in debitul contului profit si pierderi
CAZURI IN CARE TREBUIE EFECTUAT INVENTARUL
• PERIODIC - cu scopul controlului asupra integritatii valorilor din farmacie
• PREDARE-PRIMIRE - gestiune altei personae
• CAZ de FORTA MAJORA - inundatii, cutremur, furt, incendii
• La CEREREA ORGANELOR de CONTROL - sau alte organe imputernicite
• MODIFICARI de PRET
• CAZ de DESFIINTARE a FARMACIEI sau cu prilejul COMASARII
• TRANSFORMAREA UNUI PUNCT FARMACEUTIC