INFORME: USO DE HERRAMIENTAS DIGITALES EN ORGANIZACIONES

EDUCATIVAS, EN CORRESPONDENCIA CON SUS PROPÓSITOS DE

GESTIÓN.

PEDRO ELÍAS CACUA BARAJAS

Curso:
HERRAMIENTAS DIGITALES PARA LAS ORGANIZACIONES EDUCATIVAS

SANDRA PATRICIA OCHOA GUEVARA

UNIVERSIDAD DE SANTANDER UDES

CAMPUS VIRTUAL CV-UDES
BUCARAMANGA
2020
 1. INTRODUCCIÓN

Hoy en día con el uso de las tecnologías de la información y la comunicación se ha dado un

giro de 360 grados en las metologías de enseñanza-aprendizaje, de igual manera en la
forma de estructurar y administrar el vasto caudal de información que se genera en todos
los ámbitos de nuestra vida cotidiana y así mismo en las instituciones educativas.

Hay una gran variedad de instituciones educativas, no solo en su estructura física sino
también en su organización interna, la cual debe funcionar de forma coordinada, constante,
unida y con un mismo propósito. Administrando la información de una manera eficiente
para toda la comunidad educativa.

Por esta razón, con el tiempo las IE se han organizado internamente en las distintas
gestiones o dimensiones que la mayoría conocemos como la directiva, la académica, la
administrativa y financiera, entre otras; las cuales son ejes que propenden a la buena
administración o gestión educativa con el fin de alcanzar el éxito en la calidad.

Estos ejes necesitan de un apoyo llamado sistema de información, el cual sirve de soporte
en las gestiones debido a que según los datos que se le ingresen este tipo de sistemas tienen
la capacidad de analizar y arrojar resultados que sirven para la toma de decisiones, control y
ejecución en las diferentes gestiones de la institución educativa.

En el siguiente informe se abordarán conceptos propios de un sistema de información, su

aporte a las gestiones educativas y la toma de decisiones en las instituciones, viendo como
aporta desde estas a los procesos estratégico, misional y de apoyo de las instituciones
educativas. La principal fuente bibliográfica es la proporcionada por la tutora mediante
LEM correspondiente a Parra, C (2017)“Sistemas de gestión para educación mediados por
TIC”.Capítulo III y IV.
 Parte I

Lossistemas de información son herramientas fundamentales al interior de las

organizaciones educativas los cuales facilitan la administración de la información y la
colocan al servicio de cualquier individuo de la comunidad educativa. Es así como lo
afirma Norton (1999) citado por Parra, C (2017). Un sistema de información es un
conjunto de aplicaciones de software que apoyan la ejecución de los procesos de negocios
al interior de una organización, automatizando el flujo de información entre tales procesos.

Los SI realizan cuatro actividades básicas, las cuales son: Entrada de datos,
almacenamiento, procesamiento y salida de la información.

La entrada o ingreso de datos: en este primer proceso el sistema depende del ingreso de la
información o datos por parte del la personal que lo está creando, en este paso es primordial
destacar que se debe ser muy preciso a la hora de suministrar los datos ya que estos deben
ser ciento por ciento confiables para que el sistema no cometa errores en los pasos o
procesos siguientes a este. Este tipo de datos se puede ingresar de forma manual o por
medio de procesos automáticos.

El suministro de información o datos manuales los realiza una persona quien ingresa datos
a una plataforma o sistema, a diferencia del suministro automático de datos que se da de
diferentes formas; ya que se puede acceder a información que se encuentre en otros
sistemas y con base en ellos procesarla para otros fines es decir hay un suministro de
información por medio de una interface automática.

El almacenamiento: Esta fase no es más que la de guardar la información, para este fin el
computador tiene diferentes posibilidades de guardar la información. Los más conocidos
son los archivos, quienes son guardados en discos duros, los cds, las memorias de diferente
capacidad o las diferentes plataformas que se encuentran en el espacio cibernético en las
cuales se puede alojar la información para ser consultada posteriormente en cualquier
momento que se requiera claro está que esta ultima debe contar con el servicio de internet
disponible.

Procesamiento de información: es una etapa crucial, ya que con los datos que posee se
puede tomar decisiones de acuerdo a los cálculos realizados por el sistema y gracias a estos
una entidad o una institución en nuestro caso puede tener cambios positivos en su entorno
educativo tanto en la estructura interna como externa.

Salida de información: En esta última etapa podemos decir que es el producto terminado
de los análisis de datos y las decisiones tomadas en el proceso. Los datos son mostrados por
medios impresos o audiovisuales en donde sirven de información a toda la comunidad
educativa; y esta información organizada da las directrices para el correcto funcionamiento
de alguna entidad o IE. Cabe aclarar que esta salida de información también puede servir
como entrada de información a otra interface debido a que los datos pueden ser usados en
otro campo de la institución. Para dar un ejemplo podemos ver que los datos del SIMAT le
sirven al PAE para saber la cantidad de niños existente, sus edades y el lugar de
procedencia, esto con el fin de ver si se les da un refrigerio o un almuerzo.

Procesos que apoyan los SI en la institución educativa

Según Parra, C (2017). “Los SI apoyan a los diversos procesos que se llevan a cabo al
interior de lasorganizaciones, principalmente transacciones, como pagos, cobros, facturas,
pedidos, entradas o salidas de almacén entre otras.”(P. 82) entre los procesos son
mencionados tres tipos:

Los procesos estratégicos: Los cuales son la gestión directiva y la gestión de la calidad. En
la gestión directiva se identifican el direccionamiento, planeación y autoevaluación
institucional. En la gestión de la calidad están los controles de documentos y registro,
control de servicio no conforme, acciones preventivas y correctivas.

Los procesos misionales: Los cuales los conforman la gestión de matrícula, gestión
académica y gestión comunitaria. En la gestión de matricula se puede encontrar la admisión
y matricula escolar junto con el archivo. En la gestión académica vamos a encontrar todo lo
concerniente al currículo (planeación, ejecución y evaluación curricular)y por último la
gestión comunitaria la cual se encarga del gobierno escolar, la gestión de riesgos y la
convivencia institucional.

Procesos de apoyo: conformados por la gestión administrativa y financierala cual es

constituida por el presupuesto y la contabilización junto con la administración de recursos,
bienes y servicios. La gestión de talento humanola cual está conformada por la formación y
capacitación, evaluación de desempeño, bienestar laboral y reporte de novedades.

SI EN LA INSTITUCION

En la institución el fuerte no son los SI debido a la poca conectividad y servicio de internet

con el que se cuenta, ya que solo en sala de profesores se puede tener el servicio, por otra
parte los pocos recursos de la institución no permiten manejar mucho los recursos
tecnológicos, ya que cuenta con un número muy limitado de equipos de computo, pero a
pesar de esto si se puede hablar de el uso de algunos SI los cuales son:

Duolingo aparte de ser una aplicación muy buena para la práctica del inglés, a nosotros los
docentes nos sirve como un SI. Debido a que en una de sus opciones tiene la de classroom
la cual le permite al docente trabajar los diferentes temas en un salón virtual, en donde
todos los datos de los resultados alcanzados y de las falencias son informados al docente
por medio de la plantilla de calificaciones, allí el docente es informado de lo que está
fallando en los pupilos y con esta información se puede mirar que temas reforzar y en que
habilidades trabajar más fuerte. Este SI apoya el proceso misional y la dimensión
pedagógico-didáctica.

Software para la elaboración de reporteseste software apoya los procesos misionales ya

que con él se pueden realizar los diferentes reportes e informes institucionales. Con este
software se está apoyando la dimensión pedagógico-didáctica, ya que por medio de los
informes y reportes oportunos los docentes pueden comunicar a los padres de familia las
falencias y necesidades que su hijo está presentando de manera clara y oportuna.

SIMAT medianteeste SI podemos apoyarnos para la verificación de cobertura y los

procesos de matrícula, por medio de él apoyamos la dimensión administrativa y es un
proceso de apoyo, debido a que según el número de estudiantes se pueden tomar decisiones
administrativas en cuanto a destinación económica en los diferentes ámbitos de la
institución.

Milton Ochoa por medio de este SI la institución puede recolectar datos del nivel
académico que tienen los estudiantes de la institución en las diferentes aéreas del
conocimiento, y gracias a este se pueden tomar decisiones en cuanto al currículo utilizado y
las estrategias que se están implementando. La dimensión que se apoya en este SI es la
pedagógico-didáctica y apoya el proceso misional

SI que se podrían utilizar

- Seguimiento de procesos
- Control sobre los recursos
- Reporte de pruebas externas
- Seguimiento al cronograma institucional
- Organización de la información de la evaluación docente
 Mapa mental
https://mm.tt/1445878855?t=Zop4fiZHKl
(Figura 1)
 Parte II

En la institución Juan XXIII de Macaravita Santander solo se cuenta con algunos SI que a
mi manera de ver, están bien gestionados y administrados por los administrativos de la
institución. Al analizar los diferentes procesos que se llevana cabo pienso las gestiones
necesitan de:

Gestiónacadémica: Se ve la necesidad de un SI que maneje la información de los

proyectos transversales, el cual mida el impacto que cada proyecto tiene, de acuerdo al
rendimiento de los estudiantes en cada una de las áreas en que estos se realizan, el cual
maneje una plantilla de ítems que cada docente junto con los resultados obtenidos ingrese al
SI y estos proyectos en vez de quedarse en presentaciones cualitativas se puedan medir y
analizar. Esto debido a que en el colegio Juan XXIII de Macaravita Santander no se lleva
ningún tipo de seguimiento con estas actividades y terminan convirtiéndose en fotos o
videos que no llevan a ningún análisis posterior, ya que no se sabe si los procesos están
mejorando o no, y si este tipo de proyectos es realmente significativo para el aprendizaje de
los educandos.

Gestión administrativa: En esta gestión se hace necesaria laimplementación de un SI que

permita la transparencia de los movimientos tanto de los recursos financieros como de los
muebles y enseres de la institución por parte de los administrativos y docentes, ya que en
las reuniones generales de la institución hay inconformismo por la poca información y
claridad en el manejo de recursos en la institución y sus sedes. Lo que conlleva a proponer
un sistema de información en el cual se registre todo el flujo de efectivo que se realiza
periódicamente junto con los movimientos de mobiliario,siendo este de fácil consulta por
parte de padres de familia y comunidad educativa.

Gestión estratégica: La necesidad más preponderante es la elaboración de documentos ya

que no se cuenta con plantillas pre-definidas para registros como proyectos, estrategias
curriculares, evaluaciones u otro tipo de gestión documentada. La generación de un SI que
contenga plantillas de documentos especificas para cada acción que se requiera tomar en la
institución, el cual aparte de facilitar el documento guarde una copia para tener el
seguimiento y control de la gestión realizada pudiendo con esto tener soportes y evidencias
almacenados.

Propuesta de un SI en la institución

Debido a que en la institución existe una plataforma online en la cual opera un software
institucional de calificaciones, la propuesta se pudiese encaminar en la incorporación de las
diferentes gestiones en este mismo soporte virtual, ya que solo seria modificar el software y
esto no incurriría en compra de alojamiento en la red o gastos más altos.
La idea sería organizar esta plataforma de tal manera que tuviese cada gestión su propio
apartado o enlace, en el cual se pueda ingresar y se encuentre toda la información pertinente
tanto en formatos y documentos como en recurso de datos confiables, esto con el fin de
poder gestionar mas ágilmente todos los procesos que requiere la institución (formatos,
calificaciones, facturas etc.).

Esta modificación también estaría beneficiando al resto de comunidad educativa, ya que de

esta manera todos tendrían acceso a la información de la institución y se podría evitar
muchos mal entendidos, más que todo en la parte administrativa y financiera.

¿Como los modelos de gestión se apoyan de los SI y cuál es su importancia para la

generación de la calidad educativa?

Los modelos de gestión al necesitar de un control y un manejo de datos y recursos, deben

contar con una automatización de estos para hacer las tareas de transferencia de
información mucho más rápido y que los datos sean confiables. Debido a esta necesidad se
han ido vinculando con los SI quienes al poder trabajar de la mano con la tecnología,
digitalizan y agilizan este tipo de procesos analizando la información y dando datos exactos
que al analizarse se pueden convertir en la toma de decisiones en una institución.
Todo esto lleva a la generación de la calidad educativa, porque al tener una información
bien ordenada y procesada,la institución puede descubrir falencias en sus gestiones y esto
conlleva al mejoramiento de las mismas. Dando como resultado una institución que
descubre sus falencias rápidamente y las mejora continuamente.

Conclusiones

- Hoy en día la educación requiere de docentes que estén dispuestos a estar en el

continuo proceso del cambio, profesionales que realmente sienten la necesidad de
enseñar de manera lúdica y didáctica. Es por esto que no hay que negarse a la gran
ayuda que las TIC las cuales hacen posible la automatización y administración de la
información y nos la brindan para analizarla y tomarla en cuenta en los diferentes
procesos educativos.

- Los SI son unas herramientas fundamentales en las IE ya que por medio de ellos las
instituciones pueden mejorar sus procesos y gestiones logrando una coordinación
 dinámica y precisa, la cual conlleva a la correcta toma de decisiones y aporta a la
excelencia educativa.

- Las instituciones educativas que se niegan al cambio tecnológico están destinadas al

bajo rendimiento, tanto académico como en los demás procesos debido a que no se
lograran resultados precisos, ni las fallas se verán a corto plazo ya que analizar
datos de forma manual es una tarea ardua que conlleva tiempo y dedicación lo cual
algunas veces no es preciso ya que hay más cabida al error humano en la
administración y proceso de los datos.

- Analizando los aportes del MEN a este tipo de capacitación docente se puede decir
que el país en pleno siglo XXI aun no tiene preparados a sus docentes públicos en
este campo tan indispensable en nuestros retos institucionales y pedagógicos, lo que
se ve reflejado en los bajos resultados del ICFES o diferentes pruebas externas a
nivel nacional e internacional.

- En la institución en la que laboro un SI como el propuesto en el trabajo lograría un

gran impacto en la calidad académica y un cambio administrativo importante, es
primordial en toda institución el uso de los SI y mas a la hora de mejorar la calidad
educativa en la institución.

- Para finalizar dando una mirada a futuro, se puede ver cómo nos vamos
encaminando cada vez más a la virtualidad y ahora con mayor prioridad debido a
este tipo de enfermedades e inconvenientes que se vienen presentando atreves de los
años. Es totalmente necesario estar preparándose con miras a posiblemente terminar
 haciendo una clase totalmente virtual, lo que conllevaría a tener que usar los
diferentes software y SI que estén al alcance para realizarlas.

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