III.

- DIFUSION

III.- COMUNICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

PROPÓSITO

EL: Contar con mecanismos de comunicación para la difusión y el

entrenamiento de y en los procedimientos.

DE MANERA QUE:

 Se tenga una definición clara de cuales procedimientos deben ser

conocidos por el personal dependiendo de su área de responsabilidad.

 Se usen medios de comunicación adecuados para asegurar que los

procedimientos son conocidos por todo el personal.

 Se tengan mecanismos de evaluación para asegurar que el personal

conozca los procedimientos requeridos en su área.

PUNTOS CLAVE
1. Guía para la Comunicación de los Procedimientos.
2. Cuestionarios en cada Procedimiento.
3. Matriz de Procedimientos por Área o Puesto.
4. Matriz de Conocimientos por Área / Puesto.
5. Programa de Comunicación de Procedimientos.
6. Registro de Entrenamiento en Procedimientos.
7. Indice de Comunicación de Procedimientos.
 III.- DIFUSION

GUÍA PARA LA COMUNICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos generales de los diferentes procesos que

involucra la etapa de comunicación de procedimientos.

2. ALCANCE:

La presente guía cubre los lineamientos que deben de considerarse para:

La definición de procedimientos por áreas, los mecanismos de
comunicación y las evaluaciones que aseguren el conocimiento de los
procedimientos.

Lo establecido en esta guía no es limitativo, pero debe ser considerado

como base para implantarla.

3. REQUISITOS:

Esta guía está enfocada para todo aquel personal involucrado en el

proceso de difusión de procedimientos.

Es responsabilidad de cada Subdirección / Centro de Trabajo ö Función el

implantarla en base a sus recursos y necesidades.

4. INFORMACIÓN Y REFERENCIA:

El comunicar información, es uno de los procesos más difíciles y delicados,

ya que involucra varios elementos que deben conjugarse para lograr una
comunicación efectiva. Estos elementos son: El transmisor, el receptor y el
medio ó modo de comunicación. En virtud de lo anterior, es muy
importante contar con mecanismos de difusión de procedimientos, que nos
aseguren al máximo la efectividad de dichos elementos, y controles que
nos permitan evaluar los resultados alcanzados, después de haber
aplicado estos mecanismos.
 III.- DIFUSION

5. DEFINICIONES:

Es muy importante aclarar algunos términos para la mejor comprensión de

esta guía.

Alcance de la difusión: Se define a quién o quiénes son los receptores, a

los que les queremos hacer llegar la información por medio de la difusión.

Intensidad de la difusión: Define el grado de recepción, entendimiento ó

aprendizaje que necesitamos tenga la información, en los receptores de la
misma.

6. DESARROLLO:

a) Mecanismos de Comunicación.

Los mecanismos para comunicar información son: El escrito a través de

boletines, revistas, procedimientos, etc., y el oral mediante pláticas. Sea
cual fuere el medio, para hacer una difusión efectiva, debemos considerar
el siguiente proceso que consta de cuatro partes, que son: El Objetivo, la
Planeación, la Ejecución la Comprobación.

 OBJETIVO: Para definir nuestros objetivos, debemos de

considerar dos elementos; el alcance y la intensidad, ó sea en el
objetivo debe quedar claramente definido a quién se le quiere
hacer llegar la información y el grado con que los receptores
deberán recibir, entender, aprender y usar la información. Puede
haber en el objetivo combinaciones de alcance e intensidad para
hacer una difusión, por ejemplo: si se trata de darle difusión a un
procedimiento sobre inspección de vehículos, quizá el objetivo sea
que el personal encargado de hacer esa inspección, deberá
conocer y aprender el procedimiento con el más alto grado de
intensidad y el resto del personal, sólo tengan conocimiento de que
existe el procedimiento para esa inspección.

 PLANEACIÓN: La planeación se puede hacer usando cualquiera

de las muchas formas de planear que hemos aprendido, lo
importante es que deberemos de enfocarnos para cumplir y lograr
el objetivo. En esta etapa es muy importante tomar en cuenta la
disponibilidad del personal al que está dirigida la difusión, con el fin
 III.- DIFUSION

de asegurar que el tiempo planeado para ello sea realmente

efectivo.

 EJECUCIÓN: La ejecución de la difusión es importante que se

lleve a cabo de la forma como se diseñó y en la fecha y tiempo que
se estimó; si queremos lograr el objetivo propuesto.

 COMPROBACIÓN: No podríamos saber si se ha logrado el

objetivo de la difusión, si no se lleva a cabo una verificación del
resultado alcanzado después de la difusión. Hay muchas y
diversas formas de realizar la comprobación, ya sea por medio de
encuestas, entrevistando al personal ó bien aplicando
cuestionarios. Este último medio, los cuestionarios, es el que se
usa para comprobar la difusión de los procedimientos.

b) Definición de Procedimientos.

Es muy importante tener definidos, cuáles procedimientos aplican en cada

área, a fin de poder asegurar que el personal que labora en ella se
enfoque a ellos, los conozca y les dé cumplimiento.

En base a lo anterior, es necesario desarrollar lo que se conoce como:

MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS POR ÁREA. Esta matriz de
procedimientos debe ser elaborada por el personal del área que
corresponda, pues son ellos los que realmente conocen cuáles
procedimientos aplican.

Las matrices deben estar disponibles para todo el personal y servirán

como soporte para asegurar que el personal de nuevo ingreso aprendió los
procedimientos requeridos que aplican en el área donde va a laborar.

Toda matriz de procedimientos por área debe ser elaborada considerando

los siguientes pasos:

 IDENTIFICAR NECESIDADES: Se debe determinar cuáles

procesos ó actividades que se desarrollen en el área, requieren de
un procedimiento (Ver “Guía para determinar cuándo se requiere
de un procedimiento”- Sección I “Disponibilidad de
Procedimiento”).

 DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS: Desarrollar los

procedimientos a manera que estén disponibles en el área (Ver
 III.- DIFUSION

“Guía para elaborar Procedimientos” - Sección II “Calidad de los

Procedimientos”). En base a esto, procederemos a elaborar la
Matriz de Procedimientos por área.

 ELABORACIÓN DE MATRICES: Las matrices se elaboran

relacionando el área y los procedimientos que aplican en ella. Se
recomienda hacer matrices por División ó Departamento;
Mantenimiento, Producción, Seguridad, Personal, Procesos, etc.,
pues de esta forma se tiene concentrada toda la información,
facilitando su consulta y aplicación. Sistemas de computación
pueden ser usados para elaborar matrices, pero se deben de
establecer controles para su actualización y resguardo similares a
los establecidos para los procedimientos (Ver “Guía para el Control
del Resguardo y Cambios en los Procedimientos” - Sección I
“Disponibilidad de Procedimientos”).

 ACTUALIZACIÓN: Debido a que con frecuencia se emiten

nuevos procedimientos, éstos deberán ser incluidos en la matriz
correspondiente, e informar al personal que labora en el área, la
nueva inclusión para su conocimiento y difusión.

 AUDITORÍAS : Auditorías periódicas deben ser realizadas para

verificar que las matrices se encuentran actualizadas. Es
recomendable que dichas auditorías sean realizadas por los
integrantes del equipo de D.O. ó en su defecto en el caso que no
se cuente con dicho equipo, auditorías cruzadas pueden ser una
alternativa para asegurar el tener matrices de calidad y
actualizadas.

c) Evaluación de Conocimientos.

Se debe contar con controles que nos permitan evaluar el conocimiento

que tiene el personal acerca de los procedimientos, para ello, como se
comentó con anterioridad, existen diversas formas para verificar este
proceso entre las que se encuentran: Encuestas, Cuestionarios,
Entrevistas Directas al Personal, etc..

Dichos controles deberán ser registrados a manera de poder comprobar

que fueron realizados y para los casos en que se requiera certificar si una
persona fue entrenada en determinados procedimientos.
 III.- DIFUSION

Para un control general, sobre qué personas han sido certificadas en

relación a los procedimientos que debe conocer, se debe contar con la
MATRIZ DE CONOCIMIENTOS. La matriz de conocimientos se elaborará
relacionando personal que labora en el área y los procedimientos que
aplican en ella. Sistemas de computación pueden ser usados para elaborar
estas matrices, pero se deben establecer controles para su actualización y
resguardo. Auditorías periódicas deben ser realizadas para verificar que
las matrices se encuentran actualizadas. Es recomendable que dichas
auditorías sean realizadas por integrantes del Equipo de Disciplina
Operativa, ó en su defecto en el caso que no se cuente con dicho equipo,
auditorías cruzadas pueden ser una alternativa para asegurar que las
matrices son de calidad y están actualizadas.
 III.- DIFUSION

COMUNICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

EJEMPLO DE CUESTIONARIO

ÁREA : Tráfico:

PROCEDIMIENTO No. : TS001

TITULO : Carga y descarga

1. Mencione los tipos de riesgos o incidentes que pueden ser evitados y o

controlados por este procedimiento.

2. Describa el orden o secuencia de los pasos a seguir para la aplicación de

este procedimiento

3. Describa quién o quienes son los responsables de aplicar este procedimiento

________________

CONTESTÓ:
Nombre Trabajador Fecha Firma
REVISÓ:
Nombre Supervisor Fecha Firma

OBSERVACIONES / NOTAS DEL SUPERVISOR :

 III.- DIFUSION

SUBDIRECCIÓN:

CENTRO DE TRABAJO:

ÁREA :

FECHA : ELABORADO POR:

REVISIÓN NO.

MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS

TITULO DEL PUESTOS

PROCEDIMIENTO A B C D E F G H
X X X X
X X X X X X
X X X X
X X X X X X X X

REVISÓ :
Firma Fecha

APROBÓ :
Firma Fecha
 III.- DIFUSION

SUBDIRECCIÓN:

CENTRO DE TRABAJO:

ÁREA :

FECHA : ELABORADO POR:

REVISIÓN NO.

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS

TITULO DEL NOMBRES DE LOS TRABAJADORES

PROCEDIMIENTO MARCO CLAUDIO ARMANDO SALVADOR RODOLFO GENARO JORGE
Descarga de H2SO4 X X X X
Descarga de NaOH X X X X X
T.C.D.P X X X X

REVISÓ :
Firma Fecha

APROBÓ :
Firma Fecha
 III.- DIFUSION

SUBDIRECCIÓN:

CENTRO DE TRABAJO:

ÁREA :

FECHA : ELABORADO POR:

REVISIÓN NO.

PROGRAMA DE COMUNICACIÓN / ENTRENAMIENTO DE Y EN LOS

PROCEDIMIENTOS
200____

TITULO NOMBRE NOMBRE MES

DEL PRO- DEL SUPER- DEL TRA-

CEDIMIENTO VISOR BAJADOR. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Descarga de H2SO4 Juan Claudio X

Descarga de H2SO4 Juan Rodolfo X

Descarga de H2SO4 Juan Jorge X

Descarga de NaOH Pedro Genaro X

Descarga de NaOH Pedro Jorge X

T.C.D.P. Angel Claudio X

T.C.D.P. Angel Salvador X

T.C.D.P. Angel Genaro X

REVISÓ :
Firma Fecha

APROBÓ :
Firma Fecha
 III.- DIFUSION

SUBDIRECCIÓN:

CENTRO DE TRABAJO:

ÁREA :

FECHA : ELABORADO POR:

REVISIÓN NO.

REGISTRO DE ENTRENAMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS

200____

NOMBRE DEL ÁREA / FECH FIRMA DEL FIRMA DEL

TRABAJADOR PUESTO A TRABAJADOR SUPERVISOR

AUDITADO POR:

Firma Fecha

APROBADO POR:

Firma Fecha