Comunicación en la empresa.

Clave para la gestión

Enero 7, 2020 por David Polo Moya
Hoy te explicaré por qué la comunicación en la empresa es CLAVE para la
gestión.

Mucho subestiman esto, pero cuando termines de leerme vas a comprender la

trascendencia del tema y tendrás TODO para hacer el cambio que necesita tu
negocio.

Que veremos?
1. Qué es comunicación empresarial: una de las claves para lograr
eficiencia en la administración y gestión.
2. Qué es la Gestión de la comunicación en la empresa: es un factor
determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es
sinónimo de eficiencia, organización y coordinación, mientras que una
mala comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos
internos.
3. Barreras que afectan la comunicación empresarial:
• S1. Creemos que lo que comunicamos es claro para los otros. Que
lo entienden tanto como nosotros.
• S2. Creemos que las palabras tienen el mismo significado para
todos.
• S3. Creemos que la manera en que percibimos los problemas es
igual a como la perciben los demás.
• S4. A veces creemos que estamos en lo correcto y que los demás
están equivocados.
• S5. Creemos que sólo hay una manera correcta de hacer las cosas:
¡la nuestra! Lo que no permite, además, delegar de manera eficiente.
4. Tipos de comunicación en la empresa: interna - externa
5. Herramientas para una mejor comunicación:
Respetar los turnos al hablar.
Claridad y precisión en el mensaje.
Utilizar un tono de voz adecuado.
Omitir los gritos.
Evitar las descalificaciones e insultos.
Mantener un buen contacto visual.
Mostrar atención.
Utilizar gestos de confirmación, como asentir con la cabeza.
Verificar que se ha comprendido el mensaje del interlocutor con
preguntas como: "Si estoy entendiendo bien, ¿has querido decir...?".
Tratar de no emitir juicios.
Aprender a ponernos en el lugar del otro para tratar de comprenderle
mejor
Para dar respuesta a los cinco puntos, hacerlo de la siguiente forma una
vez hayas realizado la lectura de todo el texto:

COMUNICACIÓN EN AREAS FUNCIONALES

COMO CONCLUSIONES RESPONDE:

¿Cómo te comunicas con tu equipo? Con argumentos claros, sólidos para que no exista mal
entendidos, tono de vos suave y pausado.
¿Cómo es la comunicación en tu empresa? Es buena, clara especifica en el objetivo a lograr
¿Qué herramientas son las más utilizadas para facilitar la comunicación empresarial? El correo
electrónico. Lync.
GESTION DE LA BARRERAS EN TIPOS DE HERRAMIENTAS
COMUNICACIÓN COMUNICACIÓ LA COMUNICACIÓ PARA UNA
EMPRESARIAL N EN LA COMUNICACIÓ N EN LA MEJOR
EMPRESA N EMPRESARIAL EMPRESA COMUNICACIÓN

       

Nota: Recuerde responder las conclusiones del recuadro azul.

Este trabajo debe hacerse individualmente.

Para comenzar quiero que veas las siguientes preguntas y determines si

actualmente estás llevando una mala comunicación en tu negocio. Observa:
Si respondiste mayoría de SÍ. Necesitas hacer ajustes a la brevedad… Porque
sin lugar a dudas…

Si dominas la gestión de la comunicación en la empresa, tendrás éxito.

El propósito de esta entrega es darte los elementos necesarios para conocer su

importancia, y cómo mejorarla en forma continua en tu organización.

¡Comencemos conociendo qué es la comunicación empresarial!

La comunicación en la empresa es una de las claves para lograr eficiencia en
la administración y gestión.

Comprender su importancia y la relevancia que tiene para alcanzar la mejora

continua, hace que sea una “asignatura obligatoria”. ¡Así que acá nos
esforzaremos para que la pases con una nota alta!

La comunicación impacta todo en la empresa. Si quieres crecer y contar

con cimientos fuertes que te permitan afrontar los cambios, no dejes de
aprender sobre la comunicación y la gestión de la información.
La comunicación es la actividad consciente de intercambiar
información entre dos o más participantes, con el propósito de
transmitir o recibir significados a través de un sistema
compartido de signos y normas semánticas. Es decir, la
comunicación permite intercambiar información en un lenguaje
comprendido por todos.
Gestión de la comunicación en la empresa

Recordemos que del grupo de áreas funcionales sobre las que hemos
comentado en muchos artículos de este blog, hay una de particular
importancia: el área de gestión de la información y comunicación.
En ella identificamos dos sub áreas:

 Perspectiva de la información. Incluye las fuentes de información

disponibles: internas y externas; el procesamiento de la información y
el uso y la eficacia de la coordinación en la información.
 Perspectiva de la comunicación. Se refiere a la velocidad y fluidez de
la comunicación; así como a la cobertura y eficiencia de la
coordinación en la comunicación.
No es nada novedoso afirmar que una buena comunicación interna en la
organización es esencial.

Entre muchas de sus ventajas, permite que los colaboradores se encuentren

informados y valorados. Además, brinda la oportunidad de que expresen sus
ideas, opiniones y sugerencias. Pero, ¿realmente se gestiona la comunicación
en la empresa?

Dentro de las empresas, quienes la dirigen suelen estar más centrados en

gestionar los gastos y los beneficios, que en hacer seguimiento al estado de los
colaboradores, al clima laboral que se respira y a la comprensión que los
empleados poseen de su trabajo y de la organización en general.
Es decir, se comunica solo lo que se desea y no se escucha lo que la otra parte
está comunicando. Lo cual puede ser de importancia para el crecimiento de la
organización.

Barreras que afectan la comunicación

Un empresario o gestor con experiencia sabe que los colaboradores no solo

realizan el trabajo. Está claro en que también son clientes internos que
reportan beneficios inmediatos y tranquilidad para los clientes externos.

También, al ser los empleados los que conocen la empresa con detalle, pueden
aportar soluciones a problemas de la organización.

Esto, además de muchos otros elementos, justifica establecer una

comunicación efectiva, para que todos conozcan la situación de la empresa y
busquen soluciones en equipo, que es parte de la mejora continua.

En toda organización hay barreras para la comunicación. Barreras de muchos

tipos. El empresario debe aprender a identificarlas y eliminarlas.

Principales barreras que debes considerar:

Aquí comparto algunas barreras que son producto de las suposiciones, que nos
llevan a cometer errores u omisiones importantes.
Ninguna empresa está libre de las suposiciones de sus colaboradores. Esto
incluye a todo el personal. Por ejemplo:

 S1. Creemos que lo que comunicamos es claro para los otros. Que
lo entienden tanto como nosotros.
 S2. Creemos que las palabras tienen el mismo significado para
todos.
 S3. Creemos que la manera en que percibimos los problemas es
igual a como la perciben los demás.
 S4. A veces creemos que estamos en lo correcto y que los demás
están equivocados.
 S5. Creemos que sólo hay una manera correcta de hacer las cosas:
¡la nuestra! Lo que no permite, además, delegar de manera
eficiente.
Tipos de comunicación en la empresa

La comunicación en la empresa puede ser interna o externa:

1. Interna: para mantener informados y coordinados a los miembros del

equipo. Debe fomentar el feedback y crear un clima laboral agradable.
Para que la comunicación en la empresa sea lo más efectiva posible,
debe ejecutarse en 3 formas:
 Descendente: del empresario o gestor a los empleados, a través
de instrucciones orales, reuniones, llamadas telefónicas y correos
electrónicos, memorándum, informes, manuales…
 Ascendente: de los empleados a los responsables de las áreas y al
empresario, mediante reuniones o comunicaciones escritas, llamadas
telefónicas, correos electrónicos…
 Horizontal: la que tiene lugar entre colaboradores del mismo
«nivel». Esta se da con la finalidad de mejorar la cohesión de los
equipos, a través de reuniones, llamadas, correos, etc.
2. Externa: para dar a conocer la actividad empresarial fuera de la
empresa y recopilar el feedback procedente de otros actores. Entre
ellos, los clientes. En este caso, la comunicación de la empresa se da a
través de relaciones públicas, publicidad, folletos informativos,
publicaciones en la web o redes sociales, entre otros canales.

Elementos claves que debes tener en cuenta:

 1. Personas: al tratarse de una interacción humana, la comunicación queda
sujeta a circunstancias personales. Por ejemplo, las emociones, los
cargos que ocupan, las habilidades y competencias.
2. Entorno: tiene lugar en un escenario que relaciona muchas variables, lo
que lo hace complejo. Existe una influencia recíproca constante. Esto
ocurre hasta en las microempresas.
3. Contenidos: el propósito del mensaje, los canales empleados, el emisor
y receptor, afectan el proceso comunicativo.
Como empresario, al ir desarrollando el área funcional que denominamos
“estructura organizacional”, debes asegurarte de minimizar las barreras de la
comunicación. Dando el ejemplo, más que anunciándolo.

Además, debes implementar canales para registrar lo que ocurre en la

empresa. Pues es insumo para la mejora.

¡Lo ideal es que la comunicación fluya y además, quede

evidencia de la misma!
Organización formal e informal:
Un punto importante, respecto a la comunicación en la empresa, es que da
lugar a dos tipos de organización: la formal y la informal.
  Comunicación formal: es la que tiene lugar entre miembros del equipo,
y puede ir de un determinado nivel jerárquico a otro o entre actores del
mismo nivel. Siempre siguiendo los canales formales establecidos.
 Comunicación informal: es aquella en donde el mensaje circula entre
los miembros de la empresa, sin conocer con precisión el origen de
éste, y sin seguir los canales formales establecidos.
En las empresas que crecen sin cuidar la comunicación formal, la informal
prevalece, lo que con seguridad, genera problemas para una gestión eficiente.

La «organización informal» puede terminar tomando el control de la

organización formal. Y esto puede dar al traste con la empresa.
Una empresa en la etapa de funcionamiento óptimo asegura la
comunicación formal, pero sin crear “camisas de fuerza”.
Recuerde que la información debe fluir, ser precisa y, muy
importante, oportuna.
En todos los ámbitos, la comunicación es clave

Entre los beneficios de tener un plan de comunicación eficaz tenemos los

siguientes:

 Permite manejar los recursos disponibles con más eficiencia.

 Favorece las relaciones entre los colaboradores.
 Integra la comunicación entre la organización formal y la informal.
 Orienta el logro de los objetivos comunes.
 Potencia el talento humano.
 Mantiene un clima laboral favorable.
 Impulsa la identidad corporativa.
Los riesgos de una mala comunicación son evidentes.
Por ejemplo, puede producir retrasos, duplicar tareas, generar retrabajo. La
calidad se ve comprometida, baja la productividad, desmotiva y crea
incertidumbre.

Comunicación en la empresa. Clave para la gestión

Las empresas tienen a su alcance herramientas que les permite establecer una
comunicación interna para dar fluidez y fomentar la escucha activa.

En tal sentido, estas pueden ir incorporándose en la empresa al pasar de etapa,

según la necesidad de comunicación concreta. Algunas demandan recursos
que difícilmente estarán disponibles en funcionamiento regular o estable.
Pero primero veamos los medios clásicos de comunicación interna. Algunos
son:

 Reuniones de trabajo. Pueden ser presenciales o vía habilitadores

tecnológicos, como Skype o Hangouts (videoconferencias). Con
un chat, la comunicación uno-a-uno o uno-a-muchos permite fluidez.
 Manual de normas y procedimientos. Contienen declaraciones como la
misión, los valores y la descripción de actividades o procesos.
También, normas y el reglamento general de la empresa.
 Newletters o informes ágiles para compartir noticias e información
relevante.
 Foros de discusión. Es una herramienta poco común. Puede ser un
medio para fomentar la participación y despertar el interés.
 Buzón de sugerencias: supone el medio más tradicional para estimular
la comunicación entre los empleados. ¿Utilizarías este medio en tu
empresa?
 Tablones de anuncios: es un medio habitual para hacer llegar un
mensaje a un gran número de empleados. Puede aplicar en el área de la
fábrica, por ejemplo. Por supuesto, en la actualidad al hablar de tablón
de anuncios se supone que es un tablón digital.
 Memorandos: se trata de un medio inter-áreas para garantizar que la
información llega a su destino. ¡Sí, ya casi no se utilizan! Porque el
correo electrónico es mucho más eficiente. Sin embargo, no olvidemos
a las empresas que tienen trabajadores que no están frente a un
computador.
¿Qué herramienta preferimos?

Todas las herramientas señaladas – y muchas otras – pueden ser aplicadas

según la pertinencia y el tipo de empresa que tengas.

En tal sentido, es claro que las herramientas que utilizarían los colaboradores
en una fábrica de calzado, sería según el rol que tengan. Mientras que en una
empresa de servicios profesionales, con seguridad, las herramientas serán las
propias de las TIC, apoyadas en redes y aplicaciones para tal fin.

¿Qué es lo ideal?  Primero, que las herramientas sean implementadas lo

más temprano posible. Que sean seleccionadas de manera deliberada, sin
crear un caos en cuanto a la cantidad de medios o canales. Y como
siempre señalamos, todo dependerá del contexto y del tipo de empresa que
tengas.
Una herramienta preferida por nosotros para la comunicación del empresario y
su equipo de colaboradores está basada en una plataforma denominada Platzilla.
La comunicación interna y externa se puede apoyar en herramientas de
gestión. Platzilla.
Sobre esta herramienta y el trabajo que puedes hacer con ella, encuentras y
encontrarás lecturas en este blog.
Para finalizar, te dejamos la siguiente reflexión:

La comunicación en la empresa es vital para llevar a cabo la administración y

la gestión de manera eficiente. Una buena comunicación facilita un
intercambio permanente y continuo de información. Esto permite desarrollar
métodos o formas para agilizar la actividad en la empresa. Es un elemento
clave para producir un bien o servicio de calidad.
Y tú, ¿Cómo te comunicas con tu equipo? ¿Cómo es la comunicación en tu
empresa? ¿Qué herramientas son las más utilizadas para facilitar la
comunicación empresarial?