P-SGI-013 Comunicacion, Participacion y Consulta Ver 1 PDF

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Referencia P-SGI-013
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Comunicación, Participación y Consulta
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P-SGI-013
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
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0 RHH 01/06/2010 RF 01/06/2010
1 CM 23-08-2012 PG 23-08-2012
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TABLA DE CONTENIDOS
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABILIDADES
EQUIPOS Y MATERIALES
DEFINICIONES
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS RELACIONADOS
REGISTROS
ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS
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1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos que aseguren una efectiva comunicación acerca de
los temas de seguridad y salud ocupacional, tanto internas, externas y con las
partes interesadas.
Establecer los mecanismos necesarios para desarrollar la forma de participación
de los trabajadores en el sistema de gestión integrado de Sitrans, junto con recibir
las consultas de personal tal como contratistas, cuando existan cambios que
afectan su SSO.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todo el personal de la empresa y sus servicios

por terceros.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Gerente General
• Aprobar el Programa Anual de Comunicaciones en materias de Seguridad y
Salud Ocupacional de Sitrans Ltda.
• Asignar los recursos para la comunicación, participación y consulta en
materias de Seguridad y Salud Ocupacional de Sitrans Ltda.
• Recibir requerimientos o consultas de las partes interesadas y derivarlas al
Departamento de seguridad salud ocupacional y medio ambiente (SSOMA)
para que ésta coordine la gestión comunicacional correspondiente.
• Representar a la Sitrans Ltda. en actividades públicas.
• Mantener los registros que corresponda.
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3.2 Departamento SSOMA
• Revisar el Programa Anual Interno y Externo de comunicaciones en

materias de Seguridad y Salud Ocupacional de Sitrans Ltda.
• Recibir y centralizar la correspondencia, las consultas y los requerimientos
de las partes interesadas; recabar la información necesaria para responder
tales inquietudes y coordinar con Gerencia General o de área, de ser
necesario, las respuestas pertinentes y la emisión de las mismas.
• Asesorar a las distintas agencias y áreas en la gestión para la participación
y consultas de los trabajadores de Sitrans sea recibida y centralizada a las
áreas competentes.
• Representar a Sitrans Ltda. en actividades públicas.
3.3 Gerentes de Área, Agentes

• Apoyar la implementación del Programa Anual de Comunicaciones en
materias de Seguridad y Salud Ocupacional, en lo relativo a su área, y
aportar recursos para su ejecución, si corresponde.
encargado de seguridad o jefe nacional de seguridad para que éste lo
asesore o coordine con la gestión comunicacional correspondiente.
• Representar a Sitrans Ltda. en actividades públicas, donde no sea
necesaria la presencia del Gerente General.
3.4 Departamento SGI

• Apoyar la implementación del Programa Anual Interno y Externo de
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Comunicaciones en materias Seguridad y Salud Ocupacional.

Jefe de nacional de seguridad para que éste los asesore o coordine con la
Gerencia General o Gerencias de área la gestión comunicacional
correspondiente.
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4. Equipos y materiales
No aplica.
5. Definiciones
• Comunicación interna: Es aquella que se da entre los distintos niveles y
funciones de la organización.
• Comunicación externa: Es aquella que se da con personas externas a la
empresa, pero que desarrollan alguna actividad, servicio transitorio o
permanente dentro de ésta, con esto nos referimos a contratistas,
subcontratistas y visitas.
• Partes interesadas: Individuo o grupo involucrado en, o afectado por el
desempeño de Seguridad y Salud Ocupacional de una organización, y que
no pertenece a ésta. Entre las partes interesadas se distinguen: vecinos,
clientes actuales y potenciales, las autoridades, fiscalizadores, propietarios,
entidades financieras y aseguradoras, proveedores y posibles acuerdos que
suscriba la empresa, entre otros.
6. Desarrollo del procedimiento
6.1 Comunicaciones
6.1.1 Comunicaciones internas:
Sitrans ha implementado una serie de herramientas para lograr canales efectivos

de comunicación interna:
a) Diarios murales: son exhibidores de información relacionada con el SGI
b) Intranet: Es un sitio web que sólo puede ser visualizado por personal de Sitrans
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o que esté autorizado como usuario. Contiene, a su vez, una diversidad de sitios
cuyos administradores o gestionadores son las distintas áreas.
c) Correos Electrónicos de la Administración (Sitrans Informa): Se utilizan
básicamente cuando la Administración necesita comunicar rápidamente una
información a quienes cuentan con casilla electrónica. También los emplea como
medio para contactarse con grupos específicos de personas como, por ejemplo,
sólo supervisores.
d) Buzones: Todo colaborador de Sitrans Ltda., de empresas contratistas o
visitantes pueden reportar incidentes. El formulario de reportes contiene diferentes
campos para describir con la mayor precisión los diferentes tipos de incidentes
que puedan acontecer. Esta información será recolectada por el los distintos Jefes
de áreas, quienes a su vez tendrán la obligación de reportar en Isotools todos los
incidentes.
e) Isotools: Es una plataforma virtual y exclusiva, en donde se manejan todos los
aspectos relacionados con el SGI. Todos los colaboradores de Sitrans Ltda. Que
dispongan de PC e internet, y además tengan una clave de acceso, ya sea
personal o genérica pueden registrar los siguientes puntos:
• No conformidades
• Solicitud de acción preventiva (SAP)
• Incidentes.
También posee un sistema de comunicaciones internas en donde se pueden
plantear sugerencias, consultas e información general acerca del SGI.
f) Cartas: Medio utilizado por la Gerencia General o por las Gerencias de áreas.
Busca llamar la atención sobre algún hecho específico o motivar a los trabajadores
a alcanzar alguna meta. Este es un medio personalizado, que se distribuye a
través de la línea.
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g) Notas internas: Es una instancia formal de información dirigida a la jefatura, que

debe luego ser transmitida, en caso de que así lo amerite, a los trabajadores. Es
utilizada cuando se trata de información corporativa o zonal
h) Otro material de apoyo: También se utilizan como medios de comunicación
Videos, afiches, trípticos, dípticos, etc., según se defina para las distintas
campañas comunicacionales.
6.1.2 Instancias de comunicación directa
a) Reuniones cara a cara (“bajadas” por la jefatura directa):

Es utilizado preferentemente para comunicar –con la mayor cobertura posible–
temas estratégicos para Sitrans Ltda. La jefatura comunica y crea sentido en sus
equipos de trabajadores de la importancia de los temas tratados, para
comprometerlos y/o motivarlos en la tarea de alcanzar los desafíos propuestos.
Esta es una instancia para que los trabajadores también compartan sus
inquietudes y dudas frente al tema tratado.
b) Ojo al día: Al iniciarse cada turno en las áreas operativas de Sitrans Ltda., el
líder de cada equipo de trabajo se reúne con sus trabajadores para informarles de
los objetivos del día y, normalmente, enfatizar algunos aspectos relacionados con
la seguridad en las operaciones.
c) Talleres de difusión: Normalmente reúnen al Comité de Gerencia con la
Subgerentes y Jefes de área para difundir y tratar temas que han sido definidos
como de alta relevancia por el Gerente General. Estos talleres pueden ser,
eventualmente, el inicio de un ciclo de difusión por la línea de supervisión
Jornadas de reflexión: Son actividades esporádicas que buscan el máximo de
cobertura en el menor tiempo posible (por ejemplo, 48 horas) para transmitir un
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mensaje frente a un hecho que ha causado impacto en la organización, como

puede ser un accidente fatal.
6.1.3 Comunicaciones externas y de partes interesadas

La comunicación con externos y partes interesadas se formaliza a través del
Programa Anual Interno y Externo de Comunicaciones F-SGI-039 Anexo 1 en
materias de Seguridad y Salud Ocupacional que es elaborado al término de cada
año anterior por el Departamento de Seguridad Salud Ocupacional y Medio
ambiente. Su objetivo general es mantener a las partes, externas e interesadas
informados, sensibilizados y motivados respecto de la Gestión de Seguridad y
Salud Ocupacional de Sitrans
Para la elaboración del Programa se deben considerar los siguientes
antecedentes:
Política
Objetivos, Metas y Programas de Seguridad y Salud Ocupacional.
Resultados de la eficacia del Sistema de Gestión Integrado
Resultados de auditorías internas y externas, así como de la gestión de Sitrans
Ltda. en estas materias.
Inquietudes emanadas de las partes externas e interesadas.
La decisión de comunicar externamente o no información acerca de los Aspectos
de Seguridad y salud Ocupacional (dicha decisión debe ser documentada).
Resultados de la evaluación de las comunicaciones del año anterior.
Departamento SSOMA somete el Programa a la aprobación del Gerente General
así como del equipo Gerencial y de Gerente zonales. Posteriormente, SSOMA
coordina y controla la ejecución del Programa, manteniendo los registros que
evidencian la realización de las actividades comprometidas.
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Ante consultas de las partes externas, éstas serán canalizadas a la instancia

correspondiente por los líderes de proceso u otros medios ad-hoc.
Ante inquietudes de partes interesadas, éstas serán canalizadas hacia las
gerencias de área o al área correspondiente, las que se analizarán y prepararán la
respuesta cuando proceda.
Toda comunicación interna, externa o de partes interesadas quedará registrada en
el formulario F-SGI-009 CONTROL DE COMUNICACIONES ANEXO 2
Las consultas y respuestas ante inquietudes de las partes externas e interesadas
son registradas en los sistemas de control de correspondencia de cada Gerencia.
6.1.4 Comunicación de incidentes o emergencias

En caso de ocurrir un incidente o emergencia, las comunicaciones hacia las partes
externas e interesadas deben efectuarse considerando lo establecido en los
procedimientos respectivos, particularmente en el Procedimiento gestión de
incidentes P-SGI-009.
En caso de accidentes fatales, se deberá actuar de acuerdo a lo establecido en la
circular 2345 de la suceso.
6.1.5 Evaluación de las comunicaciones

El departamento SSOMA evalúa los impactos de las estrategias y planes
aplicados, utilizando para ello herramientas de medición, tales como focus group o
encuestas, esto tiene por objetivo obtener una retroalimentación sobre la
efectividad de los procesos comunicacionales.
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6.2 Participación y Consulta

6.2.1 Consulta
Consulta a trabajadores para la implementación y/o modificación de aspectos
operacionales del sistema. Con el propósito de mantener una comunicación
fluida entre la empresa y los trabajadores en materia de Seguridad y Salud
Ocupacional, se utilizara el mecanismo de participación y consulta, en las
reuniones del Comité Paritario de Higiene y Seguridad, con relación a aspectos
que sean pertinentes del Sistema de Gestión. Esta información y/o consulta a
los trabajadores deberá quedar registrada en las actas de funcionamiento del
citado comité, en el caso de utilizar este medio
6.2.1 Comunicación de los peligros
Con el objeto de disminuir los riesgos para las personas, comunicara los
peligros existentes en sus instalaciones de la siguiente manera:
• Charlas, capacitaciones a las personas que estén expuestas a materiales
peligrosos.
• Identificar con afiches todos lugares o depósitos con material peligroso y los
lugares en donde sea necesario actuar con precaución.
• Se ubicaran plano de las instalaciones identificando los lugares con un
mayor riesgo e indicando la ubicación de las zonas de seguridad.
• Se difundirá video de seguridad a visitas, contratistas y proveedores, en
donde se detallen algunas normas a seguir para minimizar los riesgos.
• Matriz de peligros disponible en plataforma virtual (Isotools).
6.2.3 Participación
Con el objeto de que los trabajadores participen del Sistema de Gestión
Integrado, estos deberán participar en el proceso de identificación de
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peligros y evaluación de riesgos de sus áreas, buzones de participación, en

el reporte e investigación de incidentes, levantamiento de no
conformidades, buzones de participación, en el desarrollo y revisión de las
políticas y objetivos, junto con ser consultados de cualquier cambio que
afecte su salud y seguridad.
7 DOCUMENTOS RELACIONADOS
Procedimiento gestión de incidentes P-SGI-009
8. REGISTROS
Programa anual de comunicaciones F-SGI-039
9. ANEXOS
Anexo 1 Programa Anual Interno y Externo de Comunicaciones F-SGI-039

FECHA DE AUTORIZACION/
MODIFICACION
Programa Anual de Comunicaciones Internas y Externas FECHA: 10 - 2012
CODIGO:F-SGI-039
Plan
Objetivos
% de cumplimiento
Objetivo específico Público objetivo Acciones Verificador Responsable Fecha Recursos
I II III IV
10. CONTROL DE CAMBIOS
Nº DE REVISIÓN DEL IDENTIFICACIÓN DE LAS MODIFICACIONES

DOCUMENTO REALIZADAS EN EL DOCUMENTO
Cambio de codificación, objetivo, definiciones y
01 desarrollo del procedimiento.

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COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

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Este procedimiento es aplicable a todo el personal de la empresa y sus servicios

3.2 Departamento SSOMA

• Revisar el Programa Anual Interno y Externo de comunicaciones en

3.3 Gerentes de Área, Agentes

3.4 Departamento SGI

Comunicaciones en materias Seguridad y Salud Ocupacional.

6. Desarrollo del procedimiento

Sitrans ha implementado una serie de herramientas para lograr canales efectivos

g) Notas internas: Es una instancia formal de información dirigida a la jefatura, que

6.1.2 Instancias de comunicación directa

a) Reuniones cara a cara (“bajadas” por la jefatura directa):

mensaje frente a un hecho que ha causado impacto en la organización, como

6.1.3 Comunicaciones externas y de partes interesadas

Ante consultas de las partes externas, éstas serán canalizadas a la instancia

6.1.4 Comunicación de incidentes o emergencias

6.1.5 Evaluación de las comunicaciones

6.2 Participación y Consulta

peligros y evaluación de riesgos de sus áreas, buzones de participación, en

Anexo 1 Programa Anual Interno y Externo de Comunicaciones F-SGI-039

10. CONTROL DE CAMBIOS

Nº DE REVISIÓN DEL IDENTIFICACIÓN DE LAS MODIFICACIONES

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