Coffee LMS -Manual de utilizare

Manual de utilizare
V2 & V3

www.coffeelms.com
eLearning

eLearning -Manual de utilizare

Platforma de eLearning CoffeeLMS a avut de-a lungul timpului mai multe variante de
interfeţe şi funcționalități, care s-au dezvoltat și schimbat în funcție de nevoile utilizatorului.

În acest manual sunt prezentate ultimele două variante de platformă (V2 şi V3).

Pe măsură ce noile funcţionalităţi pentru V3 vor fi terminate, acestea vor fi adăugate

alături de cele din V2 , pentru o experienţă completă a utilizatorului, dar şi pentru putea face
o comparative între cele două variante şi pentru a vedea îmbunătăţirile aduse.

Rolul de Cursant (explicat mai jos), precum şi pagină de Autentificare (explicată mai
jos) aparţin complet de V3.

Autentificare

Pagină de autentificare permite accesul la conţinutul acestei platforme. Fiecare cont de

utilizator trebuie creat de un Administrator sau utilizatorul se poate înregistra singur, însă
cererea să va trebui să fie aprobată de un administrator.

Există patru tipuri de conturi: Administrator, Trainer, Manager şi Cursant. Fiecare

cont este creat de un Administrator. În cazul conturilor cu roluri multiple, la autentificare se
va alege implicit ultimul rol accesat. Puteţi alege ulterior experienţa oricărui alt rol dintre
rolurile pe care le aveţi, folosind facilitatea de schimbare a rolului oferită de platformă.

Pagina de autentificare conţine două câmpuri obligatoriu de completat: contul de

utilizator şi parolă. Aceste date sunt oferite de către administrator.
 1.1. AȚI UITAT PAROLA?

1.1. AȚI UITAT PAROLA?

În cazul în care aţi uitat datele contului, acestea pot fi întotdeauna recuperate prin
intermediul e-mail-ului, folosind secţiunea de recuperare a parolei, pe care o puteţi accesa
folosind link-ul Parolă uitată din pagina de autentificare.

Completaţi cu adresa de mail utilizată la crearea contului sau numele de utilizator sau
contactaţi direct administratorul de sistem.
NOTĂ:

Veţi primi automat un e-mail cu parola dumneavoastră. În cazul în care nu găsiţi mailul, vă
rugăm verificaţi secţiunea Junk/Spam. Din motive de securitate, e-mail-urile pot fi mutate
automat în secţiunea de Spam. In email vi se vor furniza instructiunile de schimbare a parolei.

1.2. ÎNREGISTRARE

1.

În unele cazuri, administratorul poate să dea perminisiuni de înregistrare manuală în

platformă și atunci va fi vizibil butonul de “Inregistreaza-te”. Utilizatorul va completa
campurile din formular si va raspunde la o intrebare simpla de securitate, după care va apăsa
pe butonul de “Trimite”. Campurile marcate cu * vor fi obligatorii.

Cererea sa va fi inregistrata in sistem, insa nu va putea accesa contul pana ce aceasta ii

va fi aprobata/respinsa de catre un administrator. In ambele cazuri, acesta va primi o
notificare prin email.

MESAJE DE EROARE

1. Nu s-au completat numele utilizatorului și parola: – înseamnă ca ambele câmpuri

au fost lăsate necompletate;
2. Nu s-a completat parola – a fost introdus contul de utilizator, dar câmpul parolei a fost
lăsat gol;
 3. Utilizator necunoscut – combinaţia nume utilizator cu parola nu este corectă.
4. Cont Suspendat – contul este suspendat temporar sau permanent. Pentru mai multe
detalii contactaţi unul dintre administratorii sistemului;
5. Sesiune terminată sau v-aţi autentificat din altă locaţie – acest mesaj este afişat când
sesiunea expiră sau vă autentificaţi de pe alt PC sau din altă locaţie. Contactaţi un
manager în cazul în care suspectaţi că altcineva vă foloseşte contul.
6. Cont utilizator/Adresa de e-mail nu a fost găsit(ă) – acest cont de utilizator nu este
înregistrat în baza de date sau a fost șters. Contactează-ți Administratorul pentru mai
multe informații.

1.3. Limba

Platforma poate fi utilizata in doua limbi , Engleza si Romana si aceste setari de limba
pot fi schimbate din meniu, in partea drea. Textele vor fi schimbate in timp real, iar limba
setata va ramane activa pana ce utilizatorul decide sa o schimbe.

2. CONT

CONT

Un utilizator poate accesa platforma folosind un cont care poate avea mai multe roluri.
Acestea din urmă definesc perspectiva şi, implicit, experienţa personală a utilizatorului în
utilizarea platformei. Un utilizator poate avea (şi are de cele mai multe ori) un singur rol ataşat
contului său. Când este cazul însă, un utilizator poate avea două sau chiar patru roluri şi poate
schimba rolul prin care utilizează platforma folosind căsuţa cu selecţie multiplă de rol situată
în partea stangă a meniului. Această zonă se numește cont și are atașată în stanga poza de profil
a utilizatorului sau un avatar cu initiala numelui său, în cazul în care utilizatorul nu are setată o
poză de profil.
Contul vă prezintă următoarele informaţii şi operaţii:

• Nume de cont – exemplu: Utilizator Test;

• Ajutor – Manualul de utilizare al platformei
• Butonul de deconectare - închidere manuală a sesiunii active de către utilizator
• Rolurile utilizatorului - exemplu: Cursant, dacă acel cont are mai multe roluri, o
căsuţă cu selecţie multiplă de rol este prezentă, din care se poate schimba rolul curent
(activ);

2.1. Tipuri de cont

Platforma conţine 3 entităţi importante: Utilizator, Curs şi Grupă. Cele 3 sunt

interconectate între ele în următorul fel:

Unui utilizator îi este alocat un rol din cele de mai sus. Un rol este alocat la una sau mai
multe grupe şi un curs este alocat la una sau mai multe grupe. Astfel un rol poate vedea
cursurile şi/sau studenţii doar din grupele la care a fost el alocat cu rolul respectiv.

Mai jos aveţi un exemplu pentru procesul de atribuire a utilizatorilor la un anumit grup,
în acest caz, grupa A.

Plaforma are suport pentru 4 roluri. Toate cele 4 roluri(în afară de cel de
Administrator) văd informaţii doar din grupele care au fost alocate pentru rolul
respectiv.

1). Cursant – este cel care susţine traininguri, face cursuri. Are cele mai puţine
atribuţii şi vede doar cursurile din grupele la care a fost alocat. Este rolul pentru care se
văd toate informaţiile din platformă.

3). Manager – este cel care ţine evidenţa informaţiilor despre cursanţi,cursuri şi
grupele lui. Are acces la rapoartele din grupele lui.

3). Trainer – reprezintă utilizatorul care are rolul de a atribui şi încărca cursuri. Este
practic profesorul virtual care alocă altor utilizatori din grupele lui cursuri şi teste.

4). Administrator – este singurul utilizator care poate administra toate entităţile din
platformă (utilizatori, grupe, categorii, cursuri).
 2.2. Profil

Secţiunea de Profil conţine informaţii specifice utilizatorului.

În această pagină puteți ajunge din secțiunea de Cont, apoi click pe Numele de cont.

Utilizatorul își poate vedea toate informațiile asociate contului lui și poate modifica
informațiile personale ale contului său.

În partea stângă, utilizatorul îşi poate vedea username-ul şi poza de profil, alături de
numele complet.
Ca şi acţiuni, utilizatorul îşi poate schimba fotografia de profil şi poate să-şi schimbe
parola.
 3. MENIU V3

MENIU V3

În varianta 3 de platformă, toate funcţionalităţile sunt afişate sub formă de meniu, iar
fiecare buton din meniu are la rândul lui submeniuri (tab-uri), după caz.

În contextul curent, meniul este compus din 4 butoane, fiecare buton fiind asociat câte
unui rol.
Dacă nu aveţi alocat de către administrator rolul respectiv, nu veţi vedea nici
meniul/meniurile aferent/aferente lui.

• PANOU – este asociat rolului de Cusant /Trainer/Administrator

- Tab-ul Personale: este asociat rolului de Cursant şi prezintă un dashboard al

cursantului.
- Tab-ul Trainer: este asociat rolului de Trainer şi prezintă un dashboard al trainerului.
- Tab-ul Administrator: este asociat rolului de Administrator şi prezintă un dashboard
al administratorului.

• CURSURI – este asociat rolului de cusant.

- Tab-ul Disponibile: conţine lista de cursuri obligatorii ale cursantului.

- Tab-ul Opţionale: conţine lista de cursuri opţionale ale cursantului.
- Tab-ul Suport: conţine lista de materiale suport sau auxiliare ale cursantului.

• ADMINISTARE – este asociat rolului de Administrator/Trainer/Manager

- Tab-ul Alocare directă: este asociat rolului de Manager cu funcţie de “Şef de tură”
sau “Director Magazin” /Administrator prin care acesta din urmă îşi poate aloca
oamenii din grupa la Cursurile la sala/Quiz-uri
- Tab-ul Planuri de curs: este asociat rolului de Administrator şi conţine lista de
planuri de curs.
 - Tab-ul Cursuri la sală: aparţine rolului de Trainer şi Administrator şi conţine lista
cursurilor de tip sală(training).
- Tab-ul Fişe de evaluare: aparetine rolului de Administrator şi conţine lista de fişe de
evaluare.
- Tab-ul Profile evaluare: aparţine rolului de Administrator şi conţine lista de de
studenţi cu fişele de evaluare aferente lor.

• RAPOARTE – este asociat rolului de Manager

- Tab-ul Toate: se pot vedea toate informaţiile despre cele 3 entităţi, în toate cele 6
combinaţii posibile.
- Tab-ul Feedback: conţine statistici despre cursuri şi răspunsurile la întrebările din
curs
- Tab-ul Top: conţine raportul cu un clasament al utilizatorilor (numărul total de
monede câştigate)
- Tab-ul Vizite: conţine cu un raport cu numărul de accesări dintre două date.

În unele cazuri, tab-urile au două forme de vizualizare a informaţiilor din

pagină: Carduri şi Tabel. Această opţiune se poate schimba din partea dreaptă a tab-
urilor.

Primul buton reprezinta opțiunea de tabel, iar al doilea cel de carduri.

3.1. PANOU

3.1.1. Personale

Acest tab al cusantului reprezintă de fapt un dashboard prin care el îşi poate vedea
statisticile legate de cursurile lui.

În prima parte, sunt cardurile care îi prezintă câte cursuri a finalizat din câte are
disponibile, scorul mediu pentru cursurile începute, media cursurilor deschise, câte
materiale suport a accesat/câte are disponibile, etc.
 Trecerea cu mouse-ul pe deasupra iconiţelor din dreptul statisticilor vă va da mai multe
informaţii despre semnificaţia lor.

Următorul element reprezintă un top al tuturor utilizatorilor din platformă. Acesta poate
vedea locul său în top, username-ul cu care a fost înregistrat, poza sa de profil precum şi
numărul de monede câştigate. El poate căuta un alt utilizator după username, poate să vadă
Top 5 utilizatori şi să revină înapoi la poziţia sa, în caz că nu mai există în pagină.

Utimul element reprezintă un calendar anual cu toate cursurile pe care le-a parcurs/le
are de parcurs în anul respectiv. Dacă un curs are termen limită, acesta va apărea pe calendar
la data corespunzătoare expirării lui. Dacă utilizatorul va merge cu mouse-ul pe calendar
deasupra unei zile în care există un eveniment, acestuia îi va apărea o listă cu toate cursurile
care expira în ziua respectivă, precum şi oră până la care trebuie să facă cursul.

3.1.2. Trainer

Acest tab al instructorului reprezintă de fapt un dashboard prin care el îşi poate vedea
statisticile legate de grupele lui.

Aici se regăsesc informaţii despre scorul mediu al tuturor oamenilor din grupele lui,
timpul total petrecut de studenţii din grupele lui, câte încercări au avut studenţii din grupele
lui în total, numărul de cursanţi şi de grupe la care este instructor, precum şi media cursurilor
dintr-o grupă.
De asemenea, are şi el un calendar de expirare cursuri.

3.1.3. Administrator
 Acest tab al administratorului reprezintă de fapt un dashboard prin care el îşi poate
vedea statisticile din platformă.
Aici se regăsesc informaţii despre numărul de utilizatori, grupe, cursuri, câte notificări
şi remindere active sunt, precum şi dacă este activată sincronizarea cu platforma de
HR.

Calendarul de mai jos numit “Calendar evenimente” pucteaza tocmai când s-au
întâmplat aceste acţiuni şi care.

3.2. CURSURI

3.2. CURSURI

3.2.1. Disponibile

Acest tab al cursantului reprezintă cursurile obligatorii pe care le are el de parcurs în

cardrul companiei. Cursurile pot fi vizualizate sub formă de tabel sau cârduri. Cursurile
se împart în două categorii :
1). Curs online: sunt cursurile interactive pe care cursantul trebuie să le parcurgă.
Formatul lor este SCORM.
2). Curs la sală: sunt cursurile de training care se ţin într-o sală de curs.

Pagina de tabel conţine un tabel cu toate cursurile. În tabel se poate căuta un curs după
nume sau tag-uri (tag-urile sunt puse de către cel care încarcă cursul pentru o mai uşoară
căutare), descarcă un fişier cu lista de cursuri, vizualiza sau nu coloane din tabel şi se pot
apleca filtre. Toate aceste acţiuni se pot face din partea dreaptă sus a tabelului.

Informaţii din tabel:

1). Nr. - reprezintă numărul cursului tabel. În cazul în care este alocat un plan de curs pe
cursul respectiv, acesta va fi colorat cu albastru. Tot în această situaţie, cursurile din planul de
curs vor fi puse primele în tabel.

2). Grad accesare – reprezintă o statistică lunară a numărului de accesări al unui curs.
Este practic un grad de colorare – cu cât un curs este mai accesat, cu atât va fi şi mai colorat.
Cursul cu toate culorile este cel mai accesat.

3). Acţiune – este cea mai importantă coloană, deoarece de aici cursantul lansează cursul.
La click pe Play, acestuia i se va deschide o fereastră unde poate parcurge cursul.
În cazul cursurilor la sală, acesta coloană va conţine un status Acceptat/Respins/În
aşteptare de la cursul de la sală şi o săgeată prin care poate vedea toate informaţiile aferente
cursului la sală.

4). Progres – reprezintă statusul sau în curs – incomplet (dacă nu a terminat cursul),
complet (dacă l-a finalizat) şi “–“ dacă nu a accesat cursul. În cazul cursurilor la
sală, această coloană reprezintă prezenţa sa la curs (N/A – dacă nu a avut loc cursul, Absent
– dacă nu a fost la curs sau Prezent dacă a fost la curs).
 5). Scor – scorul pe care l-a luat după parcurgerea cursului. În cazul cursurilor la sală,
acest scor este completat cu nota din timpul trainingului.

6). Timp – timpul petrecut în curs. În cazul cursurilor la sală, această coloană reprezintă
durata trainingului.

7). Ultima accesare – dată când a lansat ultima dată cursul său dată de final a
trainingului, în cazul cursurilor la sală.

8). Categorie – categoria din care face parte cursul. Această categorie este setată de către
administrator.

9). Tip - Curs online său curs la sală

Informaţiile de pe carduri sunt aceleaşi ca şi cele din tabel. La cârduri, în cazul în care va
fi furnizata o fotografie de coperta pentru curs, ea va fi afişată. În caz contrar, va fi pusă o
poză de coperta predefinita pentru fiecare tip de curs, în cazul acestui tab :
SCORM. Utilizatorul poate căuta un curs după nume sau tag-uri (tag-urile sunt puse de către
cel care încarcă cursul pentru o mai uşoară căutare) şi poate aplica filtre după progres,
categorie şi/sau ţip.

3.2.2. Opționale

Acest tab conţine toate cursurile opţionale care sunt puse la dispoziţia cursantului. Este
aceeaşi organizare şi conţine aceeaşi informaţii ca şi cursurile pe care le are el disponibile.
Singura diferenţă constă ca acţiunea de Play se transformă în Register în cazul cursurilor la
care este înscris în mod direct de trainer. După ce se va înregistra, acestuia îi va apărea în loc
de Register, Play şi va putea lansa fereastra de curs. Acelaşi comportament se întâmplă şi la
cârduri.

3.2.3. Suport

Acest tab conţine toate materialele care nu sunt de tip curs online. Materialele din această
categorie acceptate de platformă sunt : PDF, video, audio. Aici butonul de Acţiuni devine
“View” , prin care materialul acccesat se va deschide într-o nouă fereastră, Progresul se
compune din “accesat/neaccesat” şi apare coloana Numărul de Deschideri, prin care studentul
poate vedea de câte ori a deschis materialul.
 3.3. ADMINISTRARE

3.3. ADMINISTRARE

3.3.1. Alocare directă

Acest tab este specific rolului de Administrator, de Manager cu rol de Director Magazin
şi Şefilor de Tură. Trainerul defineşte un curs la sală şi lasă controlul celor de mai sus pentru
a aloca oameni la curs din grupele lor. La fel se întâmplă şi în cazul quiz-urilor.

Pagina conţine două liste. Prima parte conţine o listă cu toate cursurile la sală definite de
Trainer, iar cea de-a doua parte conţine o listă cu quiz-uri. Ca şi acţiuni, se pot căuta cursurile
la sală sau quiz-urile şi se pot aplica filtre pe tipul de curs (la sala/quiz).
În dreptul fiecărui curs putem observa o iconiţă care ne spune câte grupe avem la dispoziţie
pentru cursul respectiv.

Dacă expandăm un curs (sau un quiz) vom vedea informaţia împărţită pe două coloane :

Coloana din partea dreaptă reprezintă informaţiile despre drepturile de alocare la grupe
– o listă de grupe şi cu limitările puse de instructor pentru aceste grupe şi anume :
nume_grupă (câţi studenţi sunt alocaţi la momentul actual/numărul maxim de studenţi). În
cazul în care studenţii sunt alocaţi în mod direct la grupe de către trainer, managerul nu va
putea aloca nimic la grupe, doar vizualiza oamenii alocaţi cursului.
 • Coloana din partea dreaptă face alocarea propriu-zisă. Managerul trebuie să treacă
prin fiecare grupă pe care i-a alocat-o trainerul la curs şi să selecteze oamenii pe care
îi vrea pentru cursul la sală/quiz şi apoi să apese butonul de salvează.

3.3.2. Planuri de curs

3.3.2. Planuri de curs

Un plan de curs se defineşte printr-o listă de cursuri care trebuie parcuse într-o anumită
ordine. Pentru fiecare curs există o condiţie de trecere la cursul următor şi anume : nu poţi
trece la următorul curs din listă până nu l-ai finalizat pe anteriorul cu un scor stabilit în planul
de curs.
Un plan de curs se stabileşte pentru una sau mai multe grupe .

În tab-ul “Planuri de curs” putem vedea o listă cu planurile existente deja. Ca şi

acţiuni (butoanele din partea dreaptă), putem să căutăm un plan de curs după nume, să
adăugăm un plan de curs nous au să ştergem un plan de curs existent.

Planul de curs se crează/editează în 4 paşi simpli :

Pas 1: Trebuie să introducem numele planului de curs .

Pas 2 : Trebuie sa selectăm grupele pentru care este alocat planul de curs.
 Pas 3: Trebuie să selectăm cursurile care vrem să facă parte din planul de curs. Dacă
vreunul din cursurile selectate nu este alocat la grupa/grupele pentru care creem planul de
curs, acestea vor fi alocate automat. Tot aici vom pune condiţia de trecere la cursul următor –
pentru scor vom adăuga o valoare între 0 şi 100, ceea ce înseamnă că un cursant nu va putea
trece la cursul următor din plan până nu va avea finalizate cu scor de minim ce scor am setat
cursurile dinaintea cursului respectiv.

Pas 4: La final, vom aranja cursurile selectate (vom trage cursurile intre ele prin acele
punctulețe din fața numelor) în ordinea în care vrem ca acestea sa fie parcurse și salvăm.

Planul de curs va apărea în listă. Pentru a-l sterge, îl bifăm și apăsăm pe butonul de
ștergere unde vom fi nevoiti să confirmăm ștergerea. Pentru a-l edita, îl expandăm și urmăm
pașii de mai sus de care avem nevoie.
 Unui cursant care are alocat un plan de curs, tabelul de cursuri ii va aparea in felul
urmator :

Cursurile care sunt blocate se vor debloca în momentul în care anteriorul curs vă fi
finalizat cu scos mai mare decât scorul din planul de curs. Lângă butonul de Play va apărea
un cerculeţ în care ne va arăta numărul cursului din plan/câte cursuri sunt. La click pe
cerculeţ pentru un curs blocat, va apărea o notificare care ne va informa de acest lucru.

Observăm că planul de curs este pus primul în listă, apoi cursurile lăsate libere.
Numărul cursului dintr-un plan de curs vă fi colorat diferit.

3.3.3. Cursuri la sală

3.3.3. Cursuri la sală

Un curs la sală reprezintă un curs care a fost ţinut « în clasă » şi despre care se vrea a se
ţine statistici alături de celelalte cursuri pe care le are cursantul.

În tab-ul “Cursuri la sală” putem vedea o listă cu cursurile existente deja. Ca şi acţiuni
(butoanele din partea dreaptă), putem să căutăm un curs la sală după nume, să adăugăm un
curs la sală nou să ştergem un curs la sală deja existent.

Cursul la sală se crează în 4 paşi. După ce va fi creat acesta va fi căutat în listă şi

observăm că la editare mai avem un Pas 5.
Pas 1: Se completează informaţiile obligatorii pentru planul de curs: nume, locaţia unde se
ţine cursul, data de început, data de final, durată(se completează automat - în ore) şi numărul
de locuri.

Pas 2: Se completează informaţiile obligatorii: cine va ţine cursul (trainerul), furnizorul

care a finanţat cursul, costul cursului, categoria de curs din care face parte şi o descriere.
Toate acestea sunt opţionale.

Pas 3 : Se alege o fotografie de copertă pentru curs (opțional).

Pas 4: Permisiuni

Un curs la sală poate fi opţional sau obligatoriu. Dacă este opţional, studentul va trebui
să se înregistreze singur şi cererea să îi va fi validată de către trainer. Pentru acest lucru, dacă
bifăm cursul ca să fie cu aprobare, ne va apărea o listă din care putem să selectăm instructorii
care pot accepta/refuză oameni. Dacă nu selectăm pe nimeni, doar cel care crează cursul va
putea să valideze accesul la curs. De asemenea, avem şi opţiunea ca totuşi să permitem mai
mulţi oameni decât câte locuri am setat.
 Apăsăm pe salvează.
Cursul va fi salvat. Dacă expandăm cursul, vom vedea că avem 2 opţiuni : Setări curs la
sală şi Setări tabel studenţi.

Apăsăm pe prima şi ajungem la:

Pas 5 (doar la editare):

Aici putem face alocarea şi setarea cursurilor la sală. Putem bifa cursul ca fiind opţional,
adică studentul trebuie să se înregistreze singur din Cursuri opţionale sau obligatoriu, în care
este alocat automat şi cursul îi apare în lista de Disponibile.

Deoarece unele traininguri sunt esenţiale în cariera utilizatorului în firmă, acesta poate
fi eliminat din platformă dacă nu a promovat un training care este definit de un curs la sală.
Pentru acest lucru putem selecta să dezactivăm utilizatorii care nu au promovat şi să trecem
criteriul de promovare (adică o notă de trecere), astfel toţi studenţii care au notă mai mică
decât nota de trecere vor fi inactivaţi.

Unele training-uri sunt însoţite un test(quiz) care este şi un test online în platformă, de
aceea se vrea ca nota unui student la training să fie egală cu nota de la quiz, aşa că putem
selecta pentru un curs la sală UN singur curs, aşa ca nota la cursul de la sală va fi populată
automa cu notă pe care studentul o ia la quiz.

Alocarea unui curs se face, desigur, la grupe. Aici avem două opţiuni : Să alocăm direct
grupele la curs şi astfel toţi oamenii din grupele selectate vor vedea cursul la sală, sau să nu
alocăm la nimeni şi să lăsăm Şeful de Tură sau Directorul de Magazin să facă alocarea
oamenilor din grupele lui. (acest lucru se face prin selectarea opţiunii de “Limitează numărul
de locuri pentru fiecare grupă”).
Aici îi putem seta limita de studenţi pentru fiecare grupă în limita locului disponibil .
Şeful de Tură sau Directorul de Magazin poate aloca oameni doar din grupele pe care le-am
selectat de aici, indiferent dacă i-am pus limita sau nu.

Dacă un curs a fost alocat într-un fel, nu se poate schimba modul de alocare decât dacă
dezalocam mai întâi de la grupele la care este alocat în celălalt mod. Dacă încercăm asta, vom
primi o notificare corespunzătoare care ne va spune ce să facem.

Apăsăm salvează.

Mergem la Setări tabel studenţi şi vedem că avem o listă cu toţi studenţii înrolaţi la
curs. Aici putem să le setăm status înregistrare, prezenţa la curs, notă şi putem să
adăugăm comentarii sau chiar să ştergem studenţi.

În cazul în care un curs la sală este marcat ca fiind opţional şi studentul se înrolează
singur, acesta va apărea în lista cu status « În aşteptare » . De aici poate trainerul/trainerii
cărora li s-au dat permisiuni să accepte/refuze oameni.
În cazul în care cursul la sală are corespondent un quiz, aici va fi preluată automat nota
de la quiz.

În cazul în care cursul la sală este setat să dezactiveze oamenii care nu au promovat, în
momentul în care instructorul va completa notă şi aceasta va fi mai mică decât nota de
trecere, utilizatorul va fi dezactivat.
 Pe langă butoanele standard, observăm că butonul mai are și un button de « Add
people » prin care instructorul poate să aloce studenți din orice grupă în care a fost el alocat
ca și trainer – practic ce poate face și Directorul de Magazin sau Șeful de Tură.

3.3.4. Fișele de evaluare

3.3.4. Fișle de evaluare

Acest tab este specific rolului de Administrator şi permite crearea unor fişe de evaluare ale
angajaţilor pe care apoi le poate descărca în format PDF.

În acest tab putem vedea toate fişele de evaluare înregistrate în sistem. Avem opţiunile
de a căuta o fişă existentă după nume, de a crea o fişă de evaluare nouă sau de a şterge o fişă
de evaluare deja existentă.

O fişă de evaluare trebuie să aibă un nume şi conţine două tipuri de întrebări: de tip
choice sau de tip text. Pentru a adăuga o fişă de evaluare apăsăm pe butonul + din partea
dreaptă. Completăm numele fişei de evaluare şi pentru a adăuga o întrebare apăsăm pe
butonul +Adaugă, unde vom selecta ce fel de întrebare dorim: Choice sau Text. Pentru
întrebările de tip Choice putem adăuga mai multe opţiuni prin butonul de +Adăugă opţiune
nouă. În dreptul fiecărei opţiuni avem un loc unde putem stabili ce scor are opţiunea
respectivă – acel scor va calcula la final în funcţie de fiecare opţiune completată nota la
evaluare. Putem şterge o întrebare sau o opţiune. Avem opţiunea şi de a aloca fişa la toţi
studenţii.

După ce apăsăm pe butonul de salvează, fişa va apărea în pagina. Aceasta va apărea sub
formă de card şi conţine următoarele informaţii : nume, de către cine a fost creată şi când,
către întrebări sunt în fişă. Dacă apăsăm pe cele 3 puncte din dreapta sus, ne va apărea lista de
acţiuni. Aici putem să ştergem fişa , să duplicăm fişa, să o alocăm la grupe şi să îi adăugăm
corespondent un curs la sală. Alocarea unei fişe de evaluare la grupe înseamnă că fiecare om
din grupa respectivă va avea fişa de evaluare alocată şi va putea fi completată de către
administrator.
Dacă îi asociem un curs la sală, se va face automat o medie între rezultatul la evaluare şi
nota de la cursul de la sală. Pentru a edita o fişa existentă dăm click pe fişa respectivă.

3.3.5. Profile evaluare

Acest tab este destinat pentru a completa informaţiile din fişa pentru cursanţii la care a
fost alocată. În partea dreaptă avem opţiunea de a căuta un student şi de a filtra studenţii în
funcţie de grupele rolului. Iniţial este bifată prima grupă din lista şi apar toţi studenţii din
grupă.
Avem şi opţiune de toate grupe.
Dacă expandăm un student, putem vedea toate fişele de evaluare alocate lui. În plus, de
aici putem descărca fişa de evaluare în format PDF prin apăsarea iconiţei de Download.

Dacă facem click pe fişa, putem să completăm fişa cu rezultatele studentului. Pentru
fiecare întrebare de tip choice, trebuie să selectăm o singură variantă de răspuns. Observăm
că nota finală a evaluării se va completa în timp real pentru opţiunile la care am setat scor.

Ca şi informaţii, fişa conţine poza de profil a utilziatorului, numele acestuia, prenume şi

data la care a fost completată fişa, precum şi rezultatul pentru cursul la sală asociat şi nota
finală calculată pe baza răspunsurilor de tip choice şi a cursului la sală.

3.4. RAPOARTE

3.4. RAPOARTE

Rapoartele sunt specifice rolului de Manager. Toate informaţiile din rapoarte sunt redate
doar pe grupele Managerului.

3.4.1. Toate

Acest raport include toate cele trei entităţi din platformă. Managerul poate să stabilească
ordinea elementelor din raport astfel încât să obţină rapoarte în funcţie de nevoile sale.

Întrucât este un raport destul de complex, trebuie să se stabilească paşii prin care se poate
realiza filtrarea dorită

În partea stângă avem 3 cârduri, Studenţi, Grupe şi Cursuri. Din fiecare card vom selecta
entităţile despre care vrem să scoatem raport. În plus, pentru fiecare card putem să căutăm
informaţiile şi să adăugăm coloane specific entităţii în plus pentru a putea identifica mai bine
informaţia dorită. Acele coloane selectate vor apărea şi în raport.

În partea dreaptă sus, avem şi două date şi toate rezultatele vor fi furnizate între acele
date.

În partea dreaptă avem un card de “Selecţii” în care vor apărea entităţile pe care le selectăm
în partea dreaptă. Cele 3 entităţi mici din acest card au proprietatea de “drag and drop”, adică
le putem aranja într-o anumită ordine,ordine care va da şi sensul raportului. Astfel
raportul va avea 3 nivele. Pentru a ajunge pe nivelul 2, trebuie să expandăm nivelul 1, iar
pentru a ajunge pe nivelul 3 trebuie să expandăm nivelul 2. Dacă expandăm şi nivelele
acestea mici din selecţii, vom vedea în interiorul lor entităţile pe care le-am selectat din partea
dreaptă.

Orice nivel care nu are informaţii selectate, nu va fi afişat şi respectiv nici nivelele următoare
lui nu vor fi afişate, cu o singură excepţie în care nu avem date pe nivelul (2), dar avem pe (1)
şi (3) care va fi explicată mai jos.

Tipuri de raport:

1). Student(1)->Grupa(2)->Curs(3)

Pentru studenţii respectivi, vrem să vedem în care din grupele selectate se află şi pentru
fiecare grupă vrem să vedem cursurile din aceasta.

Dacă nu selectăm nimic pe nivelul (2), dar avem selecţii pe (1) sau (3), raportul va
semnifică că vrem să găsim pentru fiecare student listă de cursuri ale sale.

2). Student(1)->Curs(2)->Grupa(3)

Pentru studenţii respectivi, vrem să vedem ce cursuri au şi pentru fiecare curs vrem să
vedem la ce grupe este alocat.

Dacă nu selectăm nimic pe nivelul (2), dar avem selecţii pe (1) sau (3), raportul va
semnifică că vrem să găsim pentru fiecare student lista de grupe ale sale.

3). Grupa(1)->Sudent(2)->Curs(3)

Pentru grupele respective, vrem să vedem ce studenţi sunt în acele grupe şi pentru
fiecare grupă ce cursuri are.

Dacă nu selectăm nimic pe nivelul (2), dar avem selecţii pe (1) sau (3), raportul va
semnifică că vrem să găsim pentru fiecare grupă lista de cursuri din grupa respectivă.

4). Grupa(1)->Curs(2)->Student(3)
 Pentru grupele respective, vrem să vedem ce cursuri sunt în acele grupe şi pentru
fiecare curs ce studenţi au acces la el, precum şi rezultatele lor la cursuri (nr accesări,
progress,scor,ultima accesare).
Dacă nu selectăm nimic pe nivelul (2), dar avem selecţii pe (1) sau (3), raportul va
semnifică că vrem să găsim pentru fiecare grupă lista de studenţi din grupa respectivă.

5). Curs(1)->Student(2)->Grupa(3)
Pentru cursurile respective, vrem sa vedem ce studenti au acces la acele cursuri si
pentru fiecare curs, in ce grupe este alocat.

Daca nu selectam nimic pe nivelul (2), dar avem selectii pe (1) sau (3), raportul va
semnifica ca vrem sa gasim pentru fiecare curs la ce grupe este alocat.

6). Curs(1)->Grupa(2)->Student(3)
Pentru cursurile respective, vrem să vedem ce studenţi au acces la acele cursuri şi
pentru fiecare curs, în ce grupe este alocat.

Dacă nu selectăm nimic pe nivelul (2), dar avem selecţii pe (1) sau (3), raportul va
semnifică că vrem să găsim pentru fiecare curs studenţii împreună cu rezultatele lor
la curs.

Pentru prima entitate de la selecţii, va fi deblocat butonul de “Statistici Globale” care

odată bifat va pune în raport pe primul nivel statistici globale pentru entitatea
respectivă, asemănătoare cu cele de la dashboard-uri.
La Curs mai avem şi opţiunea de grafic, unde vom vedea o statistică sub formă de
grafic a notelor luate de studenţi la cursul respectiv.
După ce stabilim toate entităţile pe care le vrem în raport, apăsăm butonul de
“Filtrează” şi mai jos va apărea un raport expandabil pe nivelele 1 şi 2. Raportul poate
fi printat sau descărcat sub formă de excel.

Pentru fiecare modificare facuta, va trebui sa reapasam butonul de “Filtreaza”. Este

disponibil si un buton de reset, care reseteaza toate selectiile.

Rezultat:
 3.4.2. Evaluare

3.4.2. Evaluare

Acest raport conţine informaţiile despre fişele de evaluare ale angajaţilor.

Ca acţiuni pe această pagină, se pot căuta fişe de evaluare după nume şi se pot filtra fişele
după grupele Managerului. Iniţial sunt afişate fişele de evaluare din toate grupele
managerului.

Lângă fişa mai avem câteva informaţii, cum ar fi numărul de grupe la care este alocată
fişa, numărul de întrebări din fişa, cursul asociat fişei (dacă există) şi de cine a fost
creată fişa.
Dacă o expandăm, vom vedea un tabel cu toţi oamenii la care este alocată această fişă de
evaluare. Ca şi coloane, putem adăuga în tabel informaţii despre utilizatori şi întrebările din
fişă împreună cu răspunsurile date de studenţi. Dacă pentru această fişa este alocat un curs,
acesta va fi pus ca şi coloană în tabel, împreună cu nota obţinută de cursant.

Ca şi Acţiuni, avem butonul de descarcă de unde putem descărca fişa de evaluare în

format PDF.

3.4.3. Feedback

Acest raport are două entităţi după care se poate face filtrarea : Curs şi Tip Raport,
alături de filtrul de “doar utilizatori
activi “.
Raportul este de două tipuri : “Feedback Pie” şi “Răspunsuri studenţi”.
Un curs are de obicei întrebări (un test) la care cursantul răspunde pe parcursul
cursului.
Dacă selectăm un curs şi raport de tip Feedback Pie, atunci va apărea o listă cu toate
întrebările şi în dreptul fiecărei întrebare o statistică de tip “pie” care reda cât la sută s-a
răspuns pentru fiecare răspuns al întrebării.
 Dacă selectăm un curs şi raport de tip Răspunsuri studenţi, vom vedea o listă cu aceleaşi
întrebări şi dacă expandăm o întrebare, vom vedea un tabel cu toţi studenţii şi cu răspunsurile
lor la întrebarea respectivă.

3.4.4. Top

Acest raport prezintă clasamentul monedelor pentru oamenii din grupele managerilor. Este un
tabel în care se pot vedea Locul în top, Numărul de monede, Username-ul, Ultima accesare a
cursului care a completat topul şi numele complet. Ulterior se pot completa şi cu alte
informaţii specifice utilizatorilor din secţiunea de “View columns “.

Inițial topul este setat pe toate grupele, însă în dreapta deasupra tabelului se poate aplica
un filtru pe grupa şi topul se va popula doar cu oamenii din grupa respectivă. Tot aici există
filtrul de doar utilizatori activi.

3.4.5. Vizite

Acest raport prezintă statistici despre toţi oamenii din grupele managerului care au
accesat platformă. Este un tabel prin care se pot vedea numele complet, prima accesare şi
ultima accesare, precum şi numărul de accesări din acea perioadă.

În stânga deasupra tabelului avem 3 filtre : data de început, data de final şi status
utilizator(activ/inactiv). Acestea pot fi schimbate din dreapta deasupra tabelului, de la butonul
de filtre şi vă aduce în tabel doar informaţiile în funcţie de funcţiile respective. De exemplu :
 În tabelul de mai sus, sunt aduşi utilizatorii care au accesat platforma între 28-07-2019 şi 28-
08-2019 şi sunt activi.

4. MENIU V2

MENIU V2

În varianta doi de platformă putem ajunge pentru rolurile de Trainer, Manager,

Administrator din Contul nostru unde selectăm rolul dorit. În sens invers, putem reveni la
varianta 3 de platformă DOAR prin selectarea rolului de Cursant.

Meniul conţine butoanele specifice fiecărui rol. Rolul poate fi schimbat prin selectarea
variantei dorite din acel combo dintre numele utilizatorului şi butonul de deconectare.

Toate rolurile au butonul de profil, unde pot vedea informaţiile asociate contului şi îşi
poate schimba parola şi butonul de ( ?) care reprezintă nişte texte ajutătoare.

În funcţie de fiecare rol, meniul va fi schimbat, astfel :

1). Cursant – vom reveni la V3 de platformă prezentată mai sus

2). Trainer :
 • Grupele mele - o lista cu toate grupele alocate către rolul meu de Trainer.
• Biblioteca – o lista cu toate cursurile din biblioteca şi cu toate acţiunile specifice
trainerului asupra cursurilor.
• Rapoarte – rapoartele specifice trainerului

3). Manager : - Rapoarte – rapoartele specifice managerului.

4). Administrator :

• Administrare – unde administratorul poate administra toate entităţile din platformă.

• Biblioteca – o listă cu toate cursurile din biblioteca şi cu toate acţiunile specifice
administratorului asupra cursurilor.

4.1. GRUPELE MELE

Pagina este împărţită în două subsecţiuni - Cursuri şi Materiale auxiliare.

Când deschideţi secţiunea Grupele mele, veţi vedea toate cursurile atribuite pentru grupa
selectată. Grupele pentru care Instructorul este alocat poat fi văzute sub titlu. Prima grupă din
listă este selectată în mod implicit, cu evidenţiere roz, în cazul în care sunt mai multe grupe.

Navigarea la altă grupă(sau grupe) va afişa conţinuturi diferite, fiecare grupă având
materiale specifice.

Un trainer poate să solicite crearea unei noi grupe, însă această solicitare va trebui să fie
aprobată mai întâi de un administrator şi abia apoi în funcţie de răspunsul acestuia se va crea
grupa sau nu.

Un alt detaliu, este faptul că pachetele SCORM sunt disponibile numai în Cursurile mele
- Cursuri, ele nu pot fi prezente în secţiunea Materiale auxiliare.

Materialele auxiliare reprezintă secţiunea care conţine informaţii suplimentare,

transmise şi atribuite de către Traineri.
Pe această pagină trainerul are posibilitatea de a vizualiza materialele prezente, de a şterge
aceste materiale, de a suspenda temporar sau de a modifica perioadă în care materialele sunt
active pentru cursanți.
 La click pe un curs, puteți vedea lista de cursanți asociati la acest curs împreună cu
rezultatele lor.

Butonul de Acţiuni vă permite să gestionaţi cursul selectat.

Când dați click pe butonul Acţiuni, veţi observa că apare un meniu. Acest meniu
afişează în titlu starea actuala a cursului, arătând dacă este suspendat sau activ. Următoarele
opţiuni sunt afişate la click pe butonul Acţiuni:

• Previzualizare - această opţiune vă permite, ca Instructor, să previzualizaţi cursul

fără înregistrarea rezultatelor;
• Ștergere / şterge cursul grupei respective;
• Suspendă - întrerupe temporar cursul alocat pentru grupa selectată;
• Modifică - permite Instructorului să seteze disponibilitatea cursului pe o anumită
perioadă de timp. De asemenea, tot aici poate sa limiteze numarul locuri pentru a
accesa cursul pentru grupa respectiva.
• Reamintește - trimite o notificare(email) de reamintire userilor care nu au finalizat
cursul.

4.2. BIBLIOTECA

4.2. BIBLIOTECA
 Bibiloteca este prezentă pentru rolurile de Administrator și cel de Trainer. În această
secţiune se pot încărca şi atribui materiale de curs grupelor. Materialele pot fi şterse,
redenumite sau suspendate.
Vă rugăm să reţineţi că secţiunea Bibliotecă este la fel pentru Administrator şi
pentru Trainer, principala diferenţă fiind că orice Administrator poate şterge conţinutul
încărcat de el sau de alţi Traineri, iar un Trainerul poate şterge doar conţinutul încărcat de el.

In Biblioteca se poate filtra dupa tipul cursului : scorm/video/audio/pdf

Biblioteca conține un tabel cu toate cursurile prezente in platformă. Aici se pot vedea
informatii precum: nume curs, tip, cateogoria din care face parte, data când a fost încărcat și
autorul. Se poat sorta informațiile ascendent/descendent pentru fiecare coloană.

Când faceţi clic pe orice curs, se poate observa că acesta se extinde în două
secţiuni: Sumar curs şi Cuvinte cheie. Aceste opţiuni sunt afişate numai dacă fişierul încărcat
este un pachet SCORM. Rezumatul cursului conţine organizarea cursului, împreună cu lista
de activităţi care afişează toate capitolele şi caracteristicile cursului. Cuvintele cheie sunt
“puncte de reper” din conţinutul fişierului încărcat, care facilitează căutarea lor de către
utilizatori în Bibliotecă.

Când apasati butonul Acţiuni pentru fiecare curs, veţi vedea o fereastră pop-up care apare.
Opţiunile sunt următoarele:

1. Tag-uri – se pot pune mici cuvinte cheie care facilitează căutarea prin numele cursului, în
sensul că orice căutare se va uita si la tag-urile atasate.
2. Previzualizare – permite previzualizarea cursului în sandbox.
3. Alocă – se atribuie cursul uneia sau mai multor grupe. De mentionat ca acest curs nu va fi
vizibil nicaieri la cursant pana nu este alocat la grupe.
4. Depreciază - această opţiune îi permite trainerului să facă cursul inactiv până la o notificare
ulterioară.
5. Șterge – cursul va fi sters doar daca acesta nu este alocat la grupe.
6. Șterge forțat - cursul va fi șters în totalitate, alături de toate rezultatele cursantilor la cursul
respectiv
7. Modifică – modificarea informațiilor asociate cursului:

• Numele cursului
• Categoria din care face parte
• Autorul cursului – această opţiune este valabilă doar pentru Administrator
• Cursul poate fi folosit doar de autor – ceilalţi utilizatori nu au niciun drept –
nici măcar de vizualizare asupra cursului
 • Curs opţional care apare în catalog de cursuri – cursul trebuie alocat la grupe,
iar cursanţilor le va apărea în tab-ul de cursuri opţionale
• Navigarea este gestionată de către curs – va fi pusă în fereastra de curs un
meniu adiţional de navigare, specific platformei
• Marchează cursul ca şi quiz(test) – cursul va fi văzut că şi un quiz.
• Descriere - adauga o descriere pentru curs
• Încarcă imagine – adauga o fotografie de copertă pentru curs

Încărcarea cursurilor

Făcând click pe butonul Încarcă cursuri veţi observa că o fereastră pop-up cu

titlul Încărcare materiale de curs este afişată. În această fereastră veţi vedea toate formatele
de fişiere acceptate pentru încărcare şi limita de mărime, care este de maximum 1 GB pentru
fiecare format. Făcând click pe butonul Caută fişiere veţi observa că
fereastra Deschidere fişier este afişată.

Dacă doriţi să selectaţi mai multe fişiere ţineţi apăsată tasta Ctrl (Windows)
sau Command (Mac) şi faceţi click pe fişierele pe care doriţi să le încărcaţi.
 După selectarea fişierelor, fereastra pop-up vă va arăta starea de încărcare a fişierului /
fişierelor selectat(e). Pagina conţine următoarele informaţii:
• numele fişierului şi extensia acestuia
• dimensiune fişier
• mesaj de eroare sau procentul care indică starea curentă de încărcare
• butonul Renunță pentru cazul în care vă hotărâți că nu mai doriți încărcarea fișierului înainte
ca acesta să fi terminat.

Reţineţi că, după încărcarea de noi conţinuturi, acestea vor apărea în Bibliotecă şi, fiind
fişiere nou adăugate, vor fi evidenţiate cu galben, ceea ce inseamna ca acest curs nu este
alocat la nicio grupa.

4.3. RAPOARTE

4.3. RAPOARTE

Această secţiune se referă la toate tipurile de conturi care au secţiunea de Rapoarte.

Profilurile de Manager și Trainer au această secţiune în mod implicit, dar reţineţi că
această secţiune diferă de la un tip de cont la altul.

Acestea sunt diferenţele dintre opţiunile disponibile cu privire la conturile mai sus
menţionate:

Opţiuni – Tip cont Manager Trainer

Informaţii Cursant Da Da
Curricula cursanților Da Da
Detalii despre cursurile cursantilor Da Da
Rapoarte Filtrate Da Da
Feedback Da Da
Statistici globale Da Da
Accesări Da Da
 Fiecare raport poate fi exportat în funcţie de nevoile celui care îl doreşte.
Butonul Excel descărca raportul într-un fişier de tip excel.
Butonul Imprimă deschide un fişier PDF într-un alt tab.
Fişierul deschis în noua fereastră poate fi tipărit.
Această opţiune este afişată în browser numai dacă aveţi instalat Adobe Reader.
Opţiunea de PDF este prezentă în ambele roluri mai sus menţionate.
1). Informatii Cursant
Când încărcaţi secţiunile de Informaţii Cursant, utilizatorii vor fi sortaţi după
numele grupei şi numele de utilizator.
În funcţie de secţiunea selectată, sunt afişate toate datele personale (nume şi
prenume, adresă de mail etc.).
2). Curricula cusantilor

Secţiunea Curricula cursanților prezintă raportul de progres al grupei selectate şi al

utilizatorilor atribuiţi grupei selectate. Această opţiune poate permite managerului
vizualizarea progresului actual al fiecărui utilizator în parte, membru al unei anumite grupe.
De asemenea, Curricula cursanților prezintă progresul unui cursant, data scadentă a
cursului/cursurilor alocate, timpul total care s-a scurs de când un curs a început să fie parcurs
şi ultima dată la care cursul a fost accesat.
Această opţiune este un tracker pentru toate informaţiile cu privire la progresul cursanţilor la
un anumit curs.
3). Detalii despre cursurile cursanţilor

Secţiunea Detalii despre cursurile cursanţilor este similară cu secţiunea Curricula cursanților,
principala diferenţă fiind că un manager poate vizualiza rezultatele pe un curs/material
atribuit cursanţilor. Această secţiune conţine toate detaliile despre un utilizator atribuit unei
grupe şi despre un anumit curs. Este o opţiune utilă atunci când doriţi să verificaţi rezultatele
pe baza filtrelor aplicate pe grupă, cursant şi curs alocat pentru o grupă. Pentru a utiliza
această secţiune, primul pas este selectarea grupei din meniul Nume grupă, apoi selectarea
numelui cursantului şi nu în ultimul rând selectarea Numelui Cursului.
Reţineţi că, odată ce aţi selectat grupa, toţi utilizatorii din grupă sunt afişaţi în meniu,
precum şi cursurile atribuite aceleiaşi grupe. Acest filtru facilitează procesul de căutare şi, de
asemenea, permite utilizatorilor cu rol de manager să urmărească cele mai recente
actualizări.
Următoarele elemente sunt prezente în tabelul pentru această secţiune:
 • Performanţă(progres) - arată performanţa generală a cursantului din grupa selectată la
cursul selectat;
• Timpul total - timpul total petrecut de cursant în acel curs;
• Ultima accesare - înregistrează şi afişează accesarea cea mai recentă a cursului.

Notă:
Odată ce aţi selectat o grupă, toţi utilizatorii din acea grupă şi toate cursurile alocate
utilizatorilor acelei grupe sunt listaţi într-un meniu de tip listă.
Titlul sugerează, de asemenea, scopul acestei secţiuni. Această secţiune conţine doar două
filtre: numele grupei şi numele cursului, utilizate pentru a afişa rezultatele fiecărui cursant al
unei grupe.
Tabelul cu rezultate este simplu structurat şi va afişa detaliile bazate pe următoarele criterii:

4). Rapoarte filtrate

Rapoarte filtrate sortează după Curs, Grupă și Activitate, la care se mai pot pune câteva
criterii adiționale, precum Nume/Prenume cursant, număr de telefon etc. Această opțiune
afișează Grupa selectată, Numele cursantului, Stadiul cursului pentru fiecare cursant în parte,
Prima notă obținută, Nota finală, Timpul scurs de când a început cursul și ultima dată când a
fost accesat.
Rezultate detaliate oferă informații cu privire la activitatea cursantului pe un curs anume.
Rezultatele sunt filtrate după numele cursului. Informațiile afișate conțin informații despre
numele cursantului, numele grupei, statusul cursului, perfomanța, durata și un link către
rezultatul final detaliat.

5). Rezultate detaliate

Rezultate detaliate oferă informații cu privire la activitatea cursantilor pe un curs anume.
Rezultatele sunt filtrate după numele cursului. Informațiile afișate conțin informații despre
numele cursantului, numele grupei, statusul cursului, perfomanța, durata și un link către
rezultatul final detaliat
6). Raport intrebari
Raport întrebări arată răspunsurile pe care cursanții le-au avut la quiz-urile aplicate. Filtrarea
se face dupa numele cursului si a activitatii, precum si a intrebari pentru care se doreste a se
vizualiza raspunsurile.
 7). Statistici Globale
Secțiunea Statistici Globale filtrează informația în funcție de Numele cursului și Numele
activității. Informația afișată conține Numărul de cursanți alocați, Timpul total petrecut în
curs, Timpul mediu petrecut în curs, Numărul cursanților care au finalizat cursul și un grafic
pe baza notelor cursanților și a timpului alocat activității selectate.
8). Accesari
Accesări - această opțiune, valabilă doar pentru Manageri, indică numărul de
utilizatori unici, numărul de accesări al fiecărei persoane în parte, indiferent de rolul
utilizat, data primei accesări și data ultimei accesări.

4.4. ADMINISTRARE

4.4. ADMINISTRARE

Administratorul este singurul utilizator care poate administra ceilalți utilizatorii,

informaţiile cu caracter personal, grupurile sau departamentele. Administratorul poate
încărca şi edita materiale în Bibliotecă şi configura setările aplicaţiei de Administraţie.

1). Utilizatori

În secţiunea Utilizatori puteţi gestiona toţi utilizatorii înregistraţi. Acest lucru permite
Administratorului activarea sau suspendarea unor conturi. Gestionarea contului poate implica
următoarele elemente:
• Adăugarea de utilizatori noi, folosind opţiunea Utilizator nou;
• Activarea sau dezactivarea de conturi prin bifarea checkbox-ului de inactiv;
• Editarea informaţiilor cu caracter personal;
• Adăugarea sau eliminarea de roluri atribuite unui cont de utilizator;
• Modificarea parolelor şi a profilului implicit.
La click pe un utilizator, acesta se va expanda şi puteţi vedea şi modifica toate informaţiile
menţionate mai sus la gestiunea contului.
Aveţi posibilitatea să ordonați utilizatorii din listă după numele de utilizator, numele,
prenumele, rolul pe care îl deține sau dacă este activ sau inactiv.
Aveți posibilitatea să filtraţi utilizatorii după nume,prenume,nume de utilizator,
utilizatori activi/inactivi şi roluri.
Pe ultima coloană, puteţi veda rolurile acestuia. La click pe un rol, veţi fi redirecţionat
într-o nouă fereastră în care puteţi să alocaţi sau dezalocati grupele de la rolul
respectiv.
În coloana din stânga sunt toate grupele la care profilul nu este alocat şi la care se poate
face alocarea. În coloana din dreaptă sunt toate grupele la care profilul este alocat şi de la care
se poate face dezalocarea. La click pe o grupă, aceasta se va muta în coloana cealaltă, în
funcţie de acţiunea dorită. De exemplu, dacă faceţi click pe o grupă X din coloana din stânga,
aceasta se va muta în coloana din dreapta şi va însemna că doriţi că grupa X să fie alocată la
cursantul selectat. În sens invers, veţi dori că grupa X să fie dezalocata de la cursantul
selectat. Există şi opţiunea de Mută tot, la ambele coloane în care se vor muta toate grupele.
Opţiunea este utilă atunci când la un cursant vreţi să alocaţi toate grupele deoarece această
acţiune se poate face printr-un singur buton, nu prin apăsarea pe fiecare grupă. Apoi apăsaţi
salvează.
 2). Grupe

În secţiunea Grupe puteţi adăuga, elimina sau modifica grupe, numele lor şi, de
asemenea, edita lista utilizatorilor care sunt atribuiţi unei grupe.
La adaugarea si editarea unei grupe, avem o optiune de arata ca „tab” care daca este
bifata va genera pentru cursant un tab nou alaturi de cele 3 (Disponibile,Optionale si Suport)
,tab care va avea ca titlu numele grupei si care va contine doar cursurile alocate la aceasta
grupa.

Atunci când faceţi click pe secţiunea Persoane, se va deschide automat meniul de

Atribuire a utilizatorilor, unde puteţi adăuga sau elimina utilizatori din grupe.

NOTĂ:

Atunci când editaţi lista de utilizatori dintr-o grupă, vă rugăm asiguraţi-vă că asocierea
sau neasocierea unui utilizator cu o grupă este în conformitate cu dorinţa dumneavoastră.

Din secţiunea Grupe, o dată ce aţi selectat meniul Persoane din dreptul fiecărei grupe,
puteţi accesa meniul de Atribuire a utilizatorilor din grupa selectată.
Aici aveţi posibilitatea să atribuiţi sau să scoateţi utilizatori din grupa selectată.
Din secţiunea Grupe, o dată ce aţi selectat meniul Persoane din dreptul fiecărei grupe,
puteţi accesa meniul de Atribuire a utilizatorilor din grupa selectată.
Aici aveţi posibilitatea să atribuiţi sau să scoateţi utilizatori din grupa selectată.

Nu uitaţi că aveţi posibilitatea să adăugaţi acelaşi utilizator, cu roluri diferite în mai

multe grupe.
În categoria Toate persoanele neincluse aveţi listaţi toţi utilizatorii înregistraţi, cu
toate rolurile aferente, care nu au fost atribuiţi unei grupe. Dacă un utilizator are mai multe
roluri, este listat cu fiecare rol în parte. (Ex: dacă un utilizator are rol de Cursant şi rol
de Trainer, atunci acesta apare de două ori în listă).

După ce un utilizator cu un anumit rol a fost atribuit unei grupe, acesta nu mai este listat
în categoria Toate persoanele neincluse, fiind listat acum în categoria Persoane incluse.
Dacă acelaşi utilizator mai are unul sau mai multe roluri neincluse într-o grupă, el rămâne listat
cu aceste roluri în categoria Toate persoanele neincluse.

4.4. ADMINISTRARE
3). Categorii curs

Din această secţiune puteţi să adăugaţi, să eliminaţi sau să modificaţi numele unuia sau
mai multor categorii de curs. Un curs poate avea o singura categorie. Aici puteti crea
categorii noi, sa stergeti categorii deja existente sau sa editati numele unei categorii.

4). Configurări

Secţiunea Configurare este utilă pentru a configura adresele de e-mail externe,

pachetele de tip SCORM şi pentru configurarea mesajelor expediate.

1. SCORM - Cale pentru stocare: această cale indică unde pachetele de tip SCORM au fost
încărcate. Utilizatorul poate schimba mereu calea la o altă locaţie dorită pe server.
2. E-mail Extern: Sistemul de corespondenţă externă este folosit pentru a crea o punte de
legătură între platformă și un serviciu de notificare prin e-mail. Configurarea se face
specificând gazda şi portul SMTP. 5, precum şi un nume de utilizator şi parola. Dacă email-ul
extern nu este activat, platformă nu va trimite emial.
3. Înregistrarea manuală în platformă: Face disponibil butonul de înregistrare din pagina
de autentificare a platformei.
4. Users Import: Utilizatorii, cu rol de Administrator, pot descărca fișiere .csv sau .xlsx cu
baze de date ale celor înscriși pe platformă. În funcție de informațiile necesare, pot fi
descărcate diferite tabele. Documentaţia pentru acest proces se găseşte în partea dreaptă,
apăsând pe butonul de „Help”.

5). Notificări

În funcţie de anumite acţiuni care au loc pe platformă, utilizatorii pot primi notificări.
Notificările sunt gestionate din acest tab. Este de reţinut că aproximativ pentru fiecare
notificare avem anumiţi identificatori, care afişează în email numele entităţii pentru care se
face notificarea. Aceşti pot fi : curs, grupă, nume utilizator etc. – vom da un exemplu mai jos.

Avem 3 categorii mari de de notificări :

a). Notificări standard

Notificările standard sunt salvate după ce este bifat checkbox-ul de « Notificări active »
şi după ce se completează textul care se vrea a fi primit în email, apoi se da salvează.

• Notificare Reaminteşte: aceasta notificare este primită pentru a aminti cursanţilor că

trebuie să parcurgă cursul X. În momentul în care un instructor apasă pe butonul
« Reaminteşte » de pe setările unui anumit curs din grupele lui, platforma va prelua
mesajul definit aici şi îl va trimite tutoror celor din grupa respectivă.
• Notificare alocare curs la grupa: va fi primită de studenţii din grupele la care să
alocat un curs.
• Notificare redenumire curs: studenţii vor fi notificaţi atunci când unui curs i se
atribuie un nou nume.
 • Notificare ştergere curs: studenţii vor fi notificaţi când un curs nu le va mai apărea
în listă
• Notificare acceptare/respingere utilizator: dacă un utilizator se înregistrează singur
din pagina de autentificare, acesta va primi notificare în momentul în care cererea îi
este acceptată/respinsă de către administrator.
• Notificare curs nou la sală: Directorii de Magazin sau Şefii de tură vor fi notificaţi
atunci când un curs nou la sală este încărcat pentru a intra în platformă ca să încarce
oamenii la cur

b). Notificări mentenanţă

Notificările de mententanta sunt salvate după ce este bifat checkbox-ul de « Notificări

mentenanță active» şi după ce se completează textul care se vrea a fi primit în email,
apoi se dă salvează.

Aceste notificări sunt utile în cazul în care într-o anumită perioadă platforma se va afla
în mententata. Notificarea nu va fi trimisă sub forma de email, ci va apărea în fiecare pagină
de pe platformă, într-un container până în momentul în care aceasta va fi eliminată. Se poate
stabili şi ce culoare să aibă containerul, prin completarea codul de culoare în format
hexazecimal.

c). Mail instant

Se pot trimite email-uri instant, către un anumit utilizator, către o grupă sau către
absolut toţi oamenii din platformă. Se completează textul care se vrea a fi primit în
email şi apoi se apasă pe Trimite.

Exemplu de notificare standard:

Vrem să trimitem o notificare atunci când anumit curs este redenumit . Să zicem că
avem cursul « GDPR ÎN 30 de minute » care va fi redenumit în « GDPR ÎN 20 DE
MINUTE ». Atunci completăm în dreapta notificării corespunzătoare :
« Bună ,
Te informăm că începând cu această dată, cursul $COURSE a fost redenumit în
$COURSENEW.
Spor,
CoffeeLMS »
Dacă acest text este completat, utilizatorul va primi următorul email :
« Bună ,
Te informăm că începând cu această dată, cursul « GDPR ÎN 30 de minute » a fost
redenumit în « GDPR ÎN 20 DE MINUTE ».
Spor,
CoffeeLMS »

6). Reminder

Un reminder este o modalitate prin care utilizatorul poate fi notificat printr-un email la
o anumită perioadă despre un curs care expiră după o anumită condiţie, aceasta din
urmă fiind stabilită de administrator prin intermediul acestui tab.
Aici se poate crea un reminder, modifica un reminder existent sau şterge un reminder.
Câmpurile necesare pentru crearea unui reminder sunt :
- Nume reminder
- Selectarea cursurilor pentru care să fie trimisă notificarea
- Mesajul email-ului
- Cu câte zile înainte de expirarea cursului să fie trimis email-ul
- Pentru ce categorie de utilizatori să fie trimis :
a). Oamenii are nu au terminat cursul
b). Oamenii care au obţinut scor mai mic decât un scor setat

7). Planuri de curs – depreciată in V2

4.4. ADMINISTRARE

Manual de utilizare
V2 & V3
www.coffeelms.com