Writing

• Specific for each profession
• Duration 45 minutes
• The first five minutes of the test is reading time.
During this time, the candidates can study the
task and notes (but not write, underline or make
any notes of their own).
• Candidates are asked to write a letter which may
be a referral letter, a letter of transfer or
discharge, or a letter to advise or inform a patient
or carer. So the letter could be to another health
professional or to the patient or care giver
• Carer(‫)ﺍﻟﺮﺍﻋﻲ‬
• Career(‫)ﻣﻬﻨﺔ‬
• Along with the task instructions, the candidates will
receive stimulus material which includes information
to use in their response. This stimulus material takes
the form of case notes
• Your writing must consist of approximately 180‐ 200
words.
• The type of letter and audience is specific to each
profession.
• The letter must record treatment offered to date and
the issues to be addressed by the health professional,
patient or client, drawing selectively on the stimulus
material presented in the case notes
• Candidates are assessed against the following
criteria:
1. Overall task fulfilment
2. Appropriateness of language
3. Comprehension of stimulus
4. Linguistic features (grammar and cohesion)
5. Presentation features (spelling, punctuation
and layout)
• Overall task fulfilment – including whether all
aspects of the task are fulfilled, and whether the
length of the letter is 180 to 200 words. It has 2
sections:
A// if you have written a correct type of a letter:
‐ There are many kinds of letters that you have to
write which include:
1. Referral letter to another health care
professional which might be:
# from GP to specialist for expert opinion
# from specialist to GP for follow up after discharge
# from doctor to community nurse for follow up
after discharge
2. Reporting back for a referral you have received
from another health care professional. i.e.
‐ an occupational therapist  writing a letter to a
hospital doctor explaining the outcome of the
home visit and outlining the services which will be
set up at patient’s home prior to discharge
‐ Information letter which might be written by a
school nurse to inform patient or care givers
about recent health issue and how can be
managed
3. Medical report:
‐ It may be easier to layout the letter in timeline
specially for chronic problems.
‐ Typically these letter explains that patient may
not follow an advice or recommendations  , in
this case you need to be careful to avoid
judgmental language
• Read the instructions in the writing question
before reading the case stimulus , you have to
get the answer of 2 questions from the
instruction:
• 1.  To whom  am I writing? You should know the
person you are directing your letter to him is he
another health professional or a patient, care
giver or parent. look at the end of the case notes
in the writing task for this information
• 2.  why am I writing to?
 Summary of the types of letters
1. referral to another healthcare professional for
advice / further treatment?
2. transfer back to a Nursing Home ‐ advising of
treatment so far and requesting continuance of
treatment
3. a report of advice/ assessment / treatment after
being requested to provide the advice
4. informational letter to parents /caregivers
about a health issue e.g. at school
5. letter to parent /caregiver about treatment /
medication / follow‐up after discharge 
 example
• If you are writing a letter to a patient after
surgery preparing him for discharge , you letter
should include:
• Paragraph 1: why the surgery was done, relevant
back ground information from medical and social
history. You should outline the present
limitations i.e. the patient currently cannot do
personal hygiene until full recovery or he is living
alone and cannot do shopping for his daily meals
so you are asking social net support for him at
home.
• Paragraph 2: explain the surgery, any event
during hospital course
• Paragraph 3: ask politely for assistance of
patient care after discharge
B// stay within the word limit
• Comprehension of stimulus – including
whether the response shows candidates have
understood the situation and provided
relevant rather than unnecessary information
to their reader
• Control of linguistic features (grammar and
cohesion) – including how effectively
candidates communicate using the
grammatical structures and cohesive devices
of English
• Control of presentation features (spelling,
punctuation and layout) – including how
these areas affect the message candidates
want to communicate.
• The Writing and Speaking sub‐tests are each
graded against five criteria; each criterion has six
grade levels, 1‐6, with level 6 representing a very
strong response
• Conversion to band scores (range 1‐6)
‐ Band A: 5.6 and above
‐ Band B: 4.8 – 5.5
‐ Band C: 4.2 – 4.7
‐ Band D: 3.4 – 4.1
‐ Band E: 3.3 and below
 Resources to help you prepare for the
Writing
• the Writing materials and Writing sub‐test
information from the sample test on OET website
• the sample materials and other information in this
pack
• make use of some of the many free online resources
for
• English‐language learners which can help you develop
the writing you need (e.g. formal letter writing,
general grammar practice). These include:
– Online Writing Lab at Purdue University
• Writing practice materials from the OET Bookshop
 Preparing  for the
Writing‐ general tips
1. use the 5‐minute reading time effectively. You
should read the information carefully and plan
an answer which addresses the task.
2. Counting words wastes time
3.  think carefully about the particular task.
‐ What does the target reader need to know, and
in what order of importance?
‐   what does the writer want the reader to do with
the information?
4. Part of the task is selecting and organizing the
stimulus information appropriately
5. Keep the 5 assessment criteria in your mid while
you are writing
6. Certain functions you have to do in writing such
as summarizing steps has been  already taken,
advising of potential adverse effects, outlining
recommendations and making suggestions for
follow‐up. You should be familiar with structures
and vocabulary relevant to these functions
7.  check your  work so that you  can identify
and correct any slips. Time‐limited practice will
help you learn how to manage your  time so
that you can do this in the test.
How can candidates improve on
each criterion?
 Overall task fulfilment
1. practice in writing within the word limit. The
task is designed so that the word limit is enough
to fulfil the task and gives the assessors an
appropriate sample of writing to assess.
2. read the instructions carefully
3. You  shouldn’t include information that the
intended reader clearly knows already (e.g. if
you are replying to a colleague who previously
referred the patient to you)
 Appropriateness of language
1. organize the information clearly – remember,
the sequence of information in the case
notes may not be the most appropriate
sequence of information for the letter
2. highlight the main purpose of the letter at
the start – this provides the context for the
information that is included
3. be clear about the level of urgency for the
communication
4. always keep in mind the reason for writing
and what the reader most needs to know –
don’t just summaries the case notes
provided
5. focus on important information and
minimize incidental detail
6.  be explicit about the organization of the
letter, where appropriate: e.g. ‘First I will
outline the problems the patient has, then I will
make some suggestions for his treatment
7. consider using dates and other time
reference (e.g. three months later, last week,
a year ago) to give a clear sequence of
events where needed. Which way of
presenting the information makes it clear
and helpful for the target reader?
8.  You should write the letter in a formal
professional way. Informal language and SMS
texting style is not appropriate
9. if the recipient’s name and title are provided,
use them
10.  show awareness of the audience by
choosing appropriate words and phrases: if
writing to another professional, technical terms
and, possibly, abbreviations may be
appropriate; if writing to a parent or a group of
lay people, use non‐ technical terms and
explain carefully
 Comprehension of stimulus
1. understand the case notes fully by taking
relevant information from the case notes
and transforming it to fit the task.
2. don’t let the main issue become hidden by
including too much supporting detail
3. be clear about the most relevant issues for
the reader
4.  You  should not add information that is not given
in the notes (e.g. a suggested diagnosis or
treatment ), particularly if the reason for the letter
is to get an expert opinion
• 5.  if the stimulus material includes questions
that require an answer – they shouldn’t ‘hide’ the
relevant information in a general summary of the
notes provided, in other words, Make sure the
target reader will understand clearly what he/she
is being asked to do
Control of linguistic features (grammar
and cohesion)
1. use complex sentences as well as simple ones,
where appropriate
2. split a long sentence into two or three
sentences if you  feel you are losing control of it.
3. review areas of grammar to ensure they convey
intended meaning accurately: particular areas to
focus on might include:
• ‐ articles – a/an, the (e.g. ‘She had an operation.’,
‘on the Internet’)
‐ countable and uncountable nouns (e.g. some
evidence, an opinion, an attack).
‐ verb forms used to indicate past time and the
relationship between events in the past and
now (past simple, present perfect, past
perfect).
‐  adverbs that give time references (e.g. ‘two
months previously’ is different from ‘two
months ago’).
‐ prepositions following other words (e.g.
‘Thank you very much for seeing ...’,
‘sensitivity to pressure’, ‘my examination of
the patient’, ‘diagnosed with cancer’).
‐ passive forms (e.g. ‘he was involved in an
accident’ NOT ‘he involved in an accident’).
4. use connecting words and phrases
(‘connectives’) to link ideas together clearly (e.g.
however, therefore, subsequently).
5. Identify problems you have with grammar
and go through this when you review your
response. Areas to focus on might include:
‐ number agreement, e.g.
‘The test result shows that ...’, ‘There is no
evidence ...’, ‘He lives ...’, ‘one of the side
effects’
‐ complete sentences, i.e. the main clause(‫)ﺑﻨﺪ‬
includes ‘subject and verb’, e.g.
 ‘On examination showed that ...’
should be
 ‘Examination showed that ...’ or
 ‘On examination it was found that
‐ gender , e.g. ‘Mrs Jones and her daughter
• tense , e.g. ‘Examination on 15 May 2006
revealed she is overweight.’ [creating
confusion over whether she is still overweight
at the time of writing].
 Control of presentation features
(spelling, punctuation
and layout)
1. take care with the placement of commas
and full stops
‐ Make sure there are enough – separating
ideas into sentences.
‐ Make sure there are not too many – keeping
elements of the text meaningfully connected
together
2. leave a blank line between paragraphs to
show clearly the overall structure of the letter.
3. not write on every other line – this does not
really help the reader
4. check for spelling mistakes and for spelling
consistency throughout the writing (e.g. with a
patient’s name):
‐ Remember that many of the words you  write
are also in the case notes, check spelling
5. not use symbols as abbreviations in formal
letters.
6. avoid creating any negative impact on the
reader through the presentation of the
letter:
‐ Use a clear layout to avoid any
miscommunication
‐ Make sure poor handwriting does not confuse
the reader over spelling and meaning
7. watch out for words that are commonly
confused or misspelled such as:
‐ advise (verb), advice (noun).
‐ severe (meaning serious or acute) not sever
‐ loose (adjective), lose (verb): e.g. to lose
weight
‐ loss (noun), lost (verb, past and past participle
form; adjective): e.g. his loss of weight.
‐ were, where
‐ which, NOT wich.
‐ planned, not planed
‐ until, not untill
Tips for candidates during the Writing‐
general
• Do take time to understand the requirements
of the particular task. Don’t assume it’s the
same as any practice test you have done.
• Do think about how best to organize your
letter before you start writing
• Don’t include everything from the case notes
– select information relevant to the task.
• Use the five minutes’ reading time effectively
to understand the task set. The test is
designed to give you enough time to writer
your answer after you have carefully
considered these questions:
––What is your role?
––Who is your audience (the intended reader)?
––What is the current situation?
–– How urgent is the current situation?
––What is the main point you must
communicate to the reader?
––What supporting information is it necessary
to give to the reader?
––What background information is useful to the
reader?
––What information is unnecessary for the
reader? Why is it unnecessary
• Consider the best way to present the
information relevant to the task:
‐ Is a chronological sequence helpful
(summarizing each consultation in turn)?
‐ Should the current situation be explained at
the start of the letter (e.g. in an emergency
situation)?
‐ Use the space provided to plan your letter
(though a draft is not compulsory).
• Organize what you want to say before you
start writing in full to get a clear idea of how
much detail you can include
• Use the names and dates given. (If no address
is given, you can invent one.)
• Write clearly: don’t make it difficult for the
assessor to read your response or understand
the organization of the information.
 Checking at the end
• Make sure your letter communicates what
you intend.
• Make sure you meet the basic task
requirements:
‐ length of the body of the text approximately
180‐200 words.
‐ full sentences, not note form
‐ appropriate letter format.
• Check for any simple grammar and spelling
errors that you may have made
• If you have changed what you wrote, use
clear marks (e.g. arrows, numbers) to show
the sequence in which the parts of your text
should be read
• Cross out clearly anything you do not want
the assessors to read, such as drafts or
mistakes.
 FAQs
• Do I lose marks in the Writing sub‐test for
spelling mistakes?
‐ Spelling, along with punctuation and layout, is
one of the aspects included under Presentation
Features. Presentation Features is one of the
five assessment criteria for the Writing sub‐test
. ‐ Any spelling mistakes you make will be taken
account of in your score for Presentation
Features
• What happens if I write too many/too few words in the
Writing sub‐test?
‐ There is no automatic penalty for writing over or under the
word range for the task (180 – 200 words). However, each
task is designed to be achievable within that word range.
‐ If you have written significantly more, it is likely that you
have included irrelevant material or your letter is not well
organized.
‐ If you have written significantly less, you may have
misunderstood the task and/or the case notes, or missed
out important information. In either case, your scores for
the five assessment criteria for Writing will reflect any
weaknesses in those areas.
• How should I address the intended reader of
the letter?
‐ You should use the title and address details
specified in the task instructions.
• What layout do I use? Where do I write the date
and the address?
‐ A number of different formats are in accepted use
by health professionals in different local contexts.
There is therefore no single particular format that
you have to use in your response in the OET Writing
sub‐test. It is important that your letter is clearly
laid out and appropriate for the particular task, but
there is no set OET layout that you have to use.
• Can I use abbreviations in the Writing sub‐
test?
‐ Abbreviations that are commonly accepted in
the candidate’s profession and clear to the
Assessors may be used in the Writing sub‐test,
for example “BMI” for body mass index, or units
of measurement such as “mg”.
• You should also consider who the intended
reader is. If your target reader is a health
professional, a number of commonly used
abbreviations are likely to be acceptable but
not more than 3 abbreviations in one letter.
However, if you are writing to somebody
from a non‐health professional background,
full word‐forms may be preferable
• How can I improve my performance on the
Writing sub‐test?
‐ Candidates who make time to check their
written work in the test are in a good position
to correct avoidable errors. Make a mental
checklist of types of error that you tend to
make (such as incorrect passive forms or
subject‐verb agreement) and proofread your
work specifically for those.
• It is not necessary to repeat everything from
the case notes or to give a chronological
account. Be prepared to select and organise
the information in a way that informs the
reader appropriately and effectively.
• Develop a brief checklist of questions to help
you analyse a particular task before you start
writing:
‐ Who is the intended reader?
‐ What are the main things I want the reader to
do?
‐ What does the reader need to know?
• After you finish writing, re‐read what you
have written from the target reader’s point of
view
 How to write referral letter for nurses
• The letter consist of 3 sections:
1. First section : contain address, salutation(‫)ﺗﺤﻴﺔ‬,
reference section :
‐ Always use the correct title Mr., Mrs., Miss, Ms
‐ Use Master to young boys up to the age of 10 to
12
‐ Use the full name before the address. i.e. Mrs.
Judith Brown
‐ But only use the title and last name in the
salutation i.e. Dear Mrs Brown
‐ Make sure how to write the address correctly by the
following order:
• Write first the name of street  Use abbreviations for
word like streets ST
• Below the street write in the following order: the
name of suburb, the name of the state then the
Postal code
• Then write the salutation
• Below that write the reference in which you write the
name and age of the patient
‐  i.e. Re: Mr Jim Smith, aged 86 yr
• Example for the first part of the letter:
Mr Jhouns Brown
High ST
London , UK
PC 25

Dear Mr. Brown
Re: Mr. Jim Smith, aged 86
2. Last section: is the closing section of the
letter. Work out a sentence which you can use
each time. Examples of these sentences:
‐ If you need any further information please do
not hesitate to contact me
‐ You can end the letter by writing
yours sincerely, then write your name and title
3. Middle section: is the body of the letter
which include 3 or 4 paragraphs:
‐ Paragraph 1: answer the question who are
you writing for and why? Include some
relevant back ground of the medical and
social history
‐ Paragraph 2: outlines any relevant treatment
in hospital . Include any problems the patient
had while in hospital
• Paragraph 3: outline your request , think
about what you are requesting using
background  information in the previous 2
paragraphs
‐ Use polite requests like could you please or
would you please
‐ Remember that you need to have explained
the background behind your request in the
previous paragraphs
• Only the body of the letter will be counted
for your words the 200 , so if you are writing
4 paragraphs in your body of the letter , it
should be not more than 50 words per each
paragraph.
• Practice writing by hand and time yourself
• Can you finish in 40 min? practice writing the
first and last section of the letter that you can
finish them quickly
• Be careful do not miss spell any word given in
the case stimulates as it look bad
• Write in the passive rather than active form
• Writing a referral letter is just like when you
are handing over the patient , you are doing
this in a logical way i.e. name , age, chronic
diseases, allergies, medications, admitting
diagnosis, hospital course
• write the letter as a  'language student' not as a
professional. Use the case notes as a stimulus for
your letter. This is why it is called 'Stimulus
Material'.
• Work with whatever is written in the case notes.
If you notice something that, as a professional,
doesn't make sense do not worry about it. You
should not waste time thinking about whether
the case notes are absolutely correct or not.
• Think of the case notes as a basis for your
sentences. The case notes are written in note
form e.g. ' reviewed by dietician, advised low
fat diet'. This helps you when you write a full
sentence in the letter. E.g. you might write,
'The patient was reviewed by our dietician
who advised him to follow a low fat diet.'
• do not add in any information which you may
know as a professional. For example, you may
know that a patient who is admitted with
suspected pneumonia would have a chest X‐ray
to rule out lung cancer or TB. This information
was not in the case notes so do not add it in. Only
use the information you are given. The aim of this
subtest is to see if you can organize a letter in a
logical sequence and write complete sentences
which are clear and easy to understand