ESTUDIOS PREVIOS

1. MARCO GENERAL DEL MUNICIPIO DE COTA (CUNDINAMARCA).

El municipio de Cota es una entidad territorial de la división política y

administrativa del Estado, con autonomía política, administrativa y fiscal, dentro de
los límites que le señala la Constitución y la Ley, tiene como misión y objetivos
generales asegurar el desarrollo social, político, económico, físico y ambiental del
municipio, el bienestar general y el mejoramiento continuo de la calidad de vida de
su población; mediante el ejercicio a través de la Administración Municipal de las
competencias y funciones establecidas en el artículo 311 de la constitución
Política, las disposiciones legales en concordancia con los Planes de Desarrollo
Nacional, Departamental.
En cumplimiento con lo establecido por el Decreto 1082 de 2015, el cual
reglamenta la Ley 1150 de 2007 y desarrolla lo previsto en los numerales 7 y 12
del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, suscribo estudio previo conforme el contenido
exigido particularmente en el artículo 2.2.1.1.2.1.1., del Decreto 1082 de 2015.

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL MUNICIPIO DE COTA

(CUNDINAMARCA) PRETENDE SATISFACER CON LA SUSCRIPCIÓN DEL
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y/O DE
APOYO A LA GESTIÓN

Que la dirección Talento Humano cuenta con un director Administrativo, Nivel

Directivo, código 009, grado 03, cuyas funciones son desarrollar las políticas,
planes, programas y proyectos de la Dirección de Talento Humano con el fin de
coordinar estudios, diagnósticos y evaluaciones, buscando mejorar las
condiciones laborales y ocupacionales de los servidores públicos, así como
proyectar las normas y reglamentos tendientes a la adecuada administración del
recurso humano en la entidad y también cuenta con un Secretario Ejecutivo, Nivel
asistencial que está encargado de actividades de apoyo y complementarias de las
tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el
predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución como la
elaboración de documentos, presentaciones, manejo de internet, digitar
resoluciones, certificaciones, peticiones, decretos, coordinación de actividades de
comunicación del secretario de despacho, manejo y organización de las tablas de
retención documentales vigentes entre otras de acuerdo a las funciones descritas
en el manual de funciones vigente.

La Dirección de Talento Humano dentro de sus funciones debe planear, organizar,

coordinar y evaluar los planes, programas y procesos relacionados con el sistema
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general de administración y gestión del talento humano, relacionados con la

selección, inducción y re inducción de personal; permanencia, promoción, gestión
y retiro de personal de acuerdo con las disposiciones legales y técnicas sobre la
materia, temas relacionados con el régimen salarial, prestacional y pensional del
personal vinculado o que se vincule a la Administración Municipal nivel central, de
acuerdo con las políticas en administración de personal, el sistema de empleo
público, coordinar procesos relacionados con la organización de plantas parciales,
de medio tiempo, y temporales que se requiera formular para la gestión efectiva
de la entidad, Gerencia Pública específicamente con las disposiciones sobre
competencias laborales y sistemas de evaluación del desempeño y calificación de
servicios, hacer seguimiento al sistema de información en el área de personal,
régimen laboral, prestacional, disciplinario, nómina y demás situaciones
administrativas, cumpliendo con las normas establecidas al respecto, manuales de
funciones, competencias y responsabilidades, formatos y formularios propios del
área de desempeño, acordes con las necesidades administrativas de la entidad,
planear y ejecutar temas relacionados con el bienestar social y laboral de los
empleados de la administración municipal acordes con las normas administrativas
vigente, estímulos, incentivos, promoción y desarrollo integral del empleado que
logren la motivación de los mismos, formación, motivación y capacitación de los
empleados de la administración municipal para mejorar las condiciones de vida,
protección, servicios y seguridad social en las áreas de salud, vivienda, recreación,
educación, descanso, ambiente laboral y clima organizacional y seguridad
industrial (salud ocupacional y riesgos profesionales), de los empleados de la
administración municipal para mejorar sus condiciones de laborales, seguimiento,
ejecución y vigilancia y control al régimen disciplinario de los empleados de la
administración municipal, de acuerdo a las competencias e instancias establecidas
en la Ley 734 de 2002 y demás disposiciones sobre la materia, coordinar y evaluar
el desarrollo y aplicación de procesos disciplinarios, observando el procedimiento
establecido por la ley y demás disposiciones sobre la materia.

En ese orden de ideas, la Dirección de Talento Humano requiere atender las

tareas descritas, y las demás a su cargo, por lo que se hace necesaria la
contratación de un apoyo para realizar funciones como: de apoyo técnico en el
seguimiento y registro de novedades de afiliación ante al EPS, ARL, AFP, y de las
incapacidades a otorgar y el recobro a favor de la administración, y el apoyo en
procesos que se adelantan desde esta Dirección, relacionados con las diferentes
áreas que maneja esta dirección, además de estructurar, ejecutar y evaluar los
programas relacionados con tabulación de la información de las encuestas de
satisfacción de las capacitaciones otorgadas a planta de personal del Municipio de
Cota.
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Conforme lo anterior, resulta justificada y conveniente la contratación de un

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA e idóneo para brindar asistencia a la
dirección de talento humano en el área de Administración y Gestión de Talento
Humano, dentro de la cual reposa todo lo concerniente con prestaciones sociales
de los funcionarios y todo el tema contable que maneja la Dirección de Talento
Humano, mínimo seis (6) meses de experiencia específica o Relacionada en el
área para la cual se contratará con el objeto a contratar
De esta forma, la contratación a adelantar se encuentra contenida en el plan de
acción y en el plan anual de adquisiciones para la correspondiente vigencia, la
cual se puede ubicar con el siguiente código UNSPSC y descripción:

Grupo Segmento Familia Clase Código

Valor total
estimado
(80) Servicio de gestión, servicios
(16) servicios de administración (15) servicios de apoyo a la
(F) Servicios profesionales de empresa y servicios 80161500
de empresas gerencia 16.100.000
administrativos

2. JUSTIFICACIÓN DE LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN Y CRITERIOS DE

SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

El numeral 4º del artículo 2º de la ley 1150 de 2007 dispone: “Contratación directa.

La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los
siguientes casos: h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse
a determinadas personas naturales”.
El artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, dispone: “Contratos de
prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución
de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas
naturales. Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de
contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el
objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o
experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate”. En este caso, no
es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de
lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita (…) Los servicios
profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza
intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las
funciones de la Entidad Estatal; así como los relacionados con actividades
operativas, logísticas, o asistenciales (…) La Entidad Estatal, para la contratación
de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas
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personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos

previos”.
Así las cosas, la contratación requerida por La Dirección de Talento Humano, se
encuentran dentro de la descripción legal contenida en las disposiciones citadas y
corresponde la tipología contractual de Prestación de Servicios.
Inexistencia en planta: De conformidad con el artículo 1 del Decreto 2209 de
1998 y según la certificación expedida por la Dirección de Talento Humano, NO
existe personal suficiente para ejecutar el servicio a contratar.
En ese sentido, es pertinente mencionar que en la actualidad La Dirección de
Talento Humano no cuenta con el personal suficiente en la planta de servidores
públicos para la “PRESTACIÓN DE SERVICIO TÉCNICO EN ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA A LA GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA DIRECCIÓN DE
TALENTO HUMANO DEL MUNICIPIO DE COTA CUNDINAMARCA.” es por ello que
se requiere la contratación de una persona natural o jurídica profesional en
derecho el cual ayudará al cumplimiento de los objetivos que la entidad se ha
trazado.
3. ANÁLISIS DEL SECTOR
En observancia a los parámetros entregados por Colombia Compra Eficiente a
través de la “Guía para la Elaboración de Estudios de Sector” en los referente a
contratación directa, se procede a analizar el sector relativo al objeto del presente
proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, organizacional,
técnica y de análisis de riesgo. Con la finalidad de materializar los principios de
planeación, responsabilidad y de transparencia consagrados en la Ley 80 de 1993,
como se expone a continuación:
Se evidencia en el acápite primero “DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL
MUNICIPIO DE COTA (CUNDINAMARCA) PRETENDE SATISFACER CON LA
SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PROFESIONALES Y/O DE APOYO A LA GESTIÓN” del presente estudio previo,
que se establecieron las ventajas que representa para la entidad adelantar esta
contratación.
Así mismo, en ese acápite se determinó el perfil que requiere el contratista para
poder suscribir el contrato de prestación de servicios y desarrollar el objeto
contractual, lo cual ayudará a cumplir con las metas proyectadas en el Plan Anual
de adquisiciones 2020 por el Municipio de Cota.
Igualmente, el numeral 5 de este estudio, contiene las condiciones del servicio a
contratar como, Descripción del Objeto, obligaciones del contratante, obligaciones
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del Contratista, Plazo de Ejecución, valor del contrato, forma de pago y lugar de
ejecución.
Ahora bien, en cumplimiento del principio de planeación para la contratación
estatal y con el objeto establecer la modalidad de selección, el valor, forma de
pago, plazo de ejecución y análisis de riegos del contrato a celebrar, tal como lo
dispone la “Guía para la Elaboración de Estudios de Sector” no se requiere hacer
un estudio de oferta y demanda del servicio a contratar.
De igual manera, con el objeto de contribuir a la reducción de controversias
judiciales y extrajudiciales en contra de la entidad, hacer la mitigación de los
riesgos efectivamente asumidos y dar cumplimiento al artículo 4° de la Ley 1150
de 2007, se estableció el análisis de los riesgos previsibles, en cuanto a su
tipificación, estimación y asignación.
Finalmente, si bien el artículo 2.2.1.2.1.4.5. del Decreto 1082 de 2015 señala que
las garantías en la contratación directa no son obligatorias, se encuentra necesaria
su exigencia en consideración a que el cabal cumplimiento del objeto del contrato
y de las obligaciones por parte del Contratista repercuten en el logro de las metas
y objetivos de la Entidad, por tanto, resulta conveniente acudir al mecanismo de la
garantía para cubrir el riesgo de incumplimiento del contrato, de acuerdo con los
amparos y vigencias descritas en el numeral décimo del presente estudio.
a. Análisis honorarios:

De acuerdo con la tabla de honorarios adoptada por la entidad, el perfil, la

experiencia requerida para el desarrollo del objeto y las actividades descritas, se
determinó que el requerido y los honorarios a cancelar son los siguientes:
VALOR
MAXIMO
TIPO REQUISITOS MÍNIMOS ALTERNATIVAS HONORARIOS

ACTIVIDAD CONTRACTUAL ESTUDIOS EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA

Mínimo dos (02)

PRESTACIÓN DE SERVICIO años de
TÉCNICO EN ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA A LA experiencia
TÉCNICO EN $ 16.100.000.oo
GESTIÓN DE LAS II específica o
ACTIVIDADES DE LA
ASISTENCIA
relacionada en el
DIRECCIÓN DE TALENTO ADMINISTRATIVA
área para la cual
HUMANO DEL MUNICIPIO DE
se contratará.
COTA CUNDINAMARCA

Por todo lo expuesto, la presente contratación es favorable para la entidad, por

cuanto se encuentra inmersa dentro de los principios de economía eficacia y
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eficiencia permitiendo alcanzar los objetivos trazados por el municipio; es así, que
para fijar el valor de la remuneración para la prestación del servicio del objeto del
proceso de contratación a adelantar, se tuvo en cuenta el valor mensual de los
contratos celebrados para el presente perfil, en la tabla de honorarios vigente.
La presente contratación se encuentra contemplada en el Plan Anual de
adquisiciones, rubro con cargo al presupuesto de la vigencia actual de
conformidad con el certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la
Secretaria de Hacienda documento que hace parte integral del presente contrato.
4. CONDICIONES DE LA CONTRATACIÓN.

a. OBJETO:

PRESTAR DE SERVICIOS TÉCNICOS EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA A LA

GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO DEL
MUNICIPIO DE COTA CUNDINAMARCA.”

OBLIGACIONES:

- Generales del contratista:

Los contratistas se obligan a ejecutar el objeto del contrato y en consecuencia
deberán cumplir con las obligaciones que se describen a continuación:
1. Ejecutar idónea y oportunamente el objeto de contrato.
2. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales y evitando las
dilaciones y entrabamientos que pudieran presentarse.
3. Atender los requerimientos hechos por el supervisor y en caso de no ser posible,
emitir por escrito una explicación que fundamente este hecho.
4. Cumplir a cabalidad el objeto contratado desde las especificaciones trazadas y
definidas por el supervisor del mismo.
5. Anexar las certificaciones de cumplimiento del servicio de pago de los aportes
realizados al sistema de seguridad social integral, en calidad de cotizante
independiente, entendiendo que la base de cotización no podrá ser inferior al 40% del
valor total del contrato.
6. Confidencialidad. El contratista en virtud de la suscripción del presente contrato se
compromete a: 6.1.Manejar de manera confidencial la información que como tal sea
presentada, entregada y toda aquella que se genere en torno a ella como fruto de la
presentación de sus servicios. 6.2. Guardar confidencialidad sobre esa información y
no emplearla en beneficio propio o de terceros mientras conserve sus características
de confidencialidad o mientras sea manejada como un secreto empresarial o
comercial. 6.3. Informar inmediatamente, al supervisor del contrato sobre cualquier
circunstancia presentada en el desarrollo de su trabajo. 6.4. Colaborar con la mayor
diligencia en la documentación y declaración de lo hallado y mantener sobre todo ello
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los compromisos de confidencialidad requeridos y necesarios. Parágrafo. El

desconocimiento de los compromisos descritos por el contratista, pueden conllevar
demandas civiles y penales según lo señalan las leyes colombianas.
7. Contar con la disponibilidad necesaria para el desarrollo de las actividades del
contrato.
8. Certificar por medio escrito bajo la gravedad del juramento ante la entidad al inicio del
contrato si está obligada a presentar declaración de renta por el año inmediatamente
anterior y la categoría según la clasificación cedular de acuerdo con lo establecido en
el artículo 330 del estatuto tributario y sus decretos reglamentarios vigentes, con los
documentos para el primer pago.
9. Mantener activa la cuenta bancaria que reporta para que la entidad Administrativa
realice los pagos.
10. Remitir a la entidad Administrativa el RUT cuando la información consignada en el
documento inicial se modifique.
11. Mantener actualizada la información del Registro Único Tributario
12. Certificar por medio escrito bajo la gravedad de juramento ante la entidad para cada
pago que los documentos soporte del pago de seguridad social (salud, pensión y ARL)
corresponden a los ingresos provenientes del presente contrato.
13. Presentar el examen médico ocupacional vigente.
14. Cumplir con las normas del Sistema General de Riesgos Laborales: 14.1 Procurar el
cuidado integral de su salud. 14.2 Informar al contratante la ocurrencia de incidentes,
accidentes de trabajo y enfermedades laborales. 14.3 Participar en las actividades de
Prevención y Promoción organizadas por los contratantes, los Comités Paritarios de
Seguridad y Salud en el Trabajo o Vigías Ocupacionales o la Administradora de
Riesgos Laborales. 14.4. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. 14.5. Informar
oportunamente a los contratantes toda novedad derivada del contrato.
15. Dar cumplimiento a la propuesta y realizar todas las actividades tendientes al
cumplimiento del objeto del contrato, propuesta que hace parte integral del presente
documento.
16. Las demás que se deriven del objeto contractual aquí señalado.

Obligaciones Específicas:

1. Apoyar la realización de informes y presentaciones que se requieran por parte

de la Dirección de Talento Humano.
2. Llevar a cabo el trámite correspondiente de las incapacidades ante las EPS,
hasta la verificación del pago a favor del Municipio.
3. Apoyar en el proceso de recobro de incapacidades ante las EPS,
4. Apoyo en el proceso de afiliaciones y traslados de EPS, fondos de pensiones y
cajas de compensación.
5. Apoyar la logística en la ejecución de los eventos que se encuentran a cargo
de la Dirección de Talento Humano.
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6. Apoyar la logística de actividades del Sistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo,
7. Apoyar la logística del Plan de Bienestar y el Plan Institucional de
Capacitación.
8. Realizar el seguimiento y tabulación de la información de las encuestas de
satisfacción.
9. Apoyar en la elaboración de oficios para remitir información a las diferentes
dependencias.
10. Las demás que sean establecidas por el supervisor del contrato o quien haga
sus veces en la Dirección de Talento Humano.

Obligaciones del municipio:

1. Tramitar para que se efectúen los pagos acordados a los CONTRATISTAS, producto
del contrato.
2. Ejercer supervisión sobre el desarrollo del objeto de los contratos, de cuya actividad
será responsable en adscripción de funciones el supervisor quien tendrán
responsabilidad disciplinaria, penal y fiscal por sus acciones u omisiones en el
desarrollo de sus funciones de acuerdo a lo consagrado en resolución interna y la Ley
1474 de 2011.
3. Impartir las instrucciones necesarias, sugerencias y requerimientos para la adecuada,
normal y total ejecución de los contratos, lo cual hará el supervisor.
4. Entregar la información requerida para el desarrollo de los contratos. Para el efecto, el
supervisor de los contratos, tramitará el cumplido a satisfacción de acuerdo con la
forma de pago. Lo anterior al desarrollo y ejecución de las actividades asignadas para
cada periodo previo visto bueno y/o cumplido a satisfacción por parte del supervisor,
presentación de factura o cuenta de cobro según corresponda adjuntando certificación
que acredite pago de aportes relativos al Sistema de seguridad Social integral
(pensión, salud y ARL) de acuerdo en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y al
Sistema de Riesgos Laborales en virtud de lo consagrado en el numeral 1 literal a) del
artículo 13 de la Ley 1562 de 2012.

b. PLAZO EJECUCIÓN: El contrato tendrá un plazo de siete (7) meses ejecución

contado a partir de la fecha de registro presupuestal.

c. VALOR TOTAL DEL CONTRATO:

El valor de la presente contratación corresponde a la suma de DIECISÉIS

MILLONES CIEN MIL DE PESOS ($16.100.000.OO) M/CTE, Incluidos los
impuestos y costos directos e indirectos a que haya lugar, de conformidad con lo
descrito en la “forma de pago”.
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d. FORMA DE PAGO:

El municipio pagará el valor del presente contrato en siete (7)pagos mensuales

por valor de DOS MILLONES TRESCIENTOS MILPESOS ($2.300.000.oo),
M/CTE cada uno.
Nota 1: Cada uno de los pagos está sujeto a previo visto bueno y cumplido a
satisfacción por parte del supervisor, presentación de informes de supervisión y de
ejecución, presentación de factura o cuenta de cobro según corresponda y demás
soportes jurídicos y financieros necesarios para la realización del mismo y entrega
de los productos esperados.
Nota 2: El desembolso del presente contrato se encuentra sujeto a previa
certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, informe de
actividades con sus respectivos soportes, cuenta de cobro o factura y certificado
de pago de aportes al sistema de seguridad social integral con el ingreso base de
cotización que exige la normatividad vigente.

Nota 3: En caso de que exista alguna situación relacionada con la determinación

de la base de retención en la fuente, el contratista deberá reportar oportunamente
la novedad para que se tenga en cuenta en el pago.
e. LUGAR DE EJECUCIÓN:

La ejecución del contrato se desarrollará en el Municipio de Cota (Cundinamarca).

5. SUPERVISIÓN

El seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del Contrato

será ejercido por el Municipio a través de la supervisión realizada por quien ejerza
el cargo del Director de Talento Humano, o la persona que haga sus veces o la
persona a quien por escrito designe el Ordenador del Gasto.

6. EL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

QUE RESPALDA EL CONTRATO.
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Se apropiará presupuestalmente, la suma de DIECISÉIS MILLONES CIEN

MIL DE PESOS ($16.100.000.OO) M/CTE,, los cuales se encuentran
amparados en el Certificado de Disponibilidad No. 2020000140 del 23 de
enero de 2020. Rubro 213130082.

7. ANÁLISIS PROYECTO DE INVERSIÓN Y CADENA DE VALOR.

N/P
8. ANÁLISIS DE RIESGOS

De conformidad con el Artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015 para el

presente contrato no se exige garantía porque no existen riesgos que afecten el
funcionamiento de la entidad.
9. DE LOS ACUERDOS Y TRATADOS INTERNACIONALES EN MATERIA DE CONTRATACIÓN
PÚBLICA

De conformidad con el numeral 8 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de

2015, la presente contratación NO está cobijada por un Acuerdo Internacional o un
Tratado de Libre Comercio para el Estado Colombiano, dado que el literal “C” de la
primera parte del Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en
Procesos de Contratación (página 5) emitido por la Agencia Colombia Compra
Eficiente, señala que: “Las Entidades Estatales no deben hacer este análisis para
los Procesos de Contratación adelantados por la modalidad de selección de
contratación directa”, razón por la cual en este caso, por tratarse de esa
modalidad, el análisis no se presenta.

ADRIANA MARCELA SOCHA ARIZA

Directora de Talento Humano

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

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TRAMITADO Y PROYECTADO POR Adriana Marcela Socha Ariza – Directora de Talento Humano de enero de 2020
REVISADO PARA FIRMAR POR Adriana Marcela Socha Ariza – Directora de Talento Humano de enero de 2020