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UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

SEDE QUIBDÓ

FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

JUAN CARLOS HINESTROZA

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO PARA OFICINA DE SISTEMAS.

FECHA 06/05/2013
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ÍNDICE.

1.1 Descripción de la empresa 2

1.1.1 Misión 3

1.1.2 Visión 3

1.1.3 Organigrama o estructura organizacional 4

1.2 Descripción de área donde se realiza la pasantía 4

1.2.1 Estructura Organizacional del área donde se realiza la pasantía 5

1.2 Planteamiento del Problema 5

1.4 Objetivos de la Investigación 6

1.4.1 Objetivo General 6

1.4.2 Objetivos Específicos 6

1.5 Justificación 7

1.6 Alcance y Limitaciones 

CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL

2.1 Antecedentes de la investigació n
2.2 Aspectos Teó ricos
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SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO PARA OFICINA DE SISTEMAS.

1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.

Está ubicado en la carrera 1°ra en la cuidad.

Creado en 1957 como resultado de la iniciativa conjunta de los trabajadores organizados,

los empresarios, la iglesia católica y la Organización Internacional del Trabajo, es un
establecimiento público del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio e
independiente y autonomía administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social de la República de Colombia.
El 9 de febrero de 1994 entra en vigencia la ley 119, por la cual se reestructura, se deroga
el Decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones.

La Formación Profesional Integral gratuita que imparte el Servicio Nacional de Aprendizaje

(SENA), se hace mediante un proceso educativo teórico-práctico de carácter integral,
orientado al desarrollo de conocimientos técnicos, tecnológicos y de actitudes y valores
para la convivencia social, que le permiten a la persona desempeñarse en una actividad
productiva.

Esta formación implica el dominio operacional e instrumental de una ocupación

determinada, la apropiación de un saber técnico y tecnológico integrado a ella, y la
capacidad de adaptación dinámica a los cambios constantes de la productividad; la
persona así formada es capaz de integrar tecnologías, moverse en la estructura
ocupacional, plantear y solucionar creativamente los problemas y saber hacer en forma
eficaz.
La persona que recibe la Formación Profesional Integral del SENA, se certifica en
competencias para el desempeño de actividades laborales en una ocupación o campo
ocupacional en los procesos de construir, transformar, mantener y ofrecer bienes y
servicios en las empresas, o en el trabajo independiente

1.1.1 MISIÓN.
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El Servicio Nacional de Aprendizaje(SENA), está  encargado de cumplir la función que le

corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores
colombianos; ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral, para la
incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan
al desarrollo social, económico y tecnológico del país.

1.1.2 VISIÓN.

En el 2020, el SENA será una Entidad de clase mundial en formación profesional integral y
en el uso y apropiación de tecnología e innovación al servicio de personas y empresas;
habrá contribuido decisivamente a incrementar la competitividad de Colombia a través
de:

Los relevantes aportes a la productividad de las empresas.

La contribución a la efectiva generación de empleo y la superación de la pobreza.

El aporte de fuerza laboral innovadora a las empresas y regiones.

La integralidad de sus egresados y su vocación de servicio.

La calidad y los estándares internacionales de su formación profesional integral.

La incorporación de las últimas tecnologías en las empresas y en la formación profesional

integral.

Su estrecha relación con el sector educativo (media y superior)

La excelencia en la gestión de sus recursos (humanos, físicos, tecnológicos, financieros).

1.1.3 ORGANIGRAMA O ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

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1.2 DESCRIPCIÓN DE ÁREA DONDE SE REALIZA LA PASANTÍA.

Está ubicada en Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), en el último piso es la última

oficina de la izquierda al fondo.

Se encargan de atender las solicitudes que reportan los funcionarios y dar soporte técnico
a todos los usuarios y dependencias de la entidad “SENA” por medio de la herramienta de
gestión Serví-Manager, a los usuarios se les resuelven problemas de cableado
estructurado, Redes LAN, W-LAN, Energía, Internet, video conferencia y aplicaciones
SENA.

1.2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ÁREA DONDE SE REALIZA LA PASANTÍA.

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1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Se especializa en la formación de jóvenes aprendices, el cual está ubicado en la carrera

1°ra en la ciudad de Quibdó; tiene una oficina de sistemas la cual está ubicada en el piso
6 esta dependencia se encarga del manejo total de los equipos, el mantenimiento, la
instalación y cuidado de cada uno de ellos cuenta centro de aprendizaje actualmente.

La oficina de sistemas del centro de aprendizaje cuenta con un personal laborando en

donde se encargan de satisfacer y cumplir con los requisitos del centro de aprendizaje.

La oficina actualmente cuenta con un registro de los equipos en Excel, debido a magnitud
de los equipos con los que cuenta el centro, saber en qué dependencia se encuentran y
de saber bajo la responsabilidad de que trabajador se encuentran y el estado de los
equipos se ven en la necesidad de buscar un método para suplir esta problemática debido
a que son muchos registro y la información es muy extensa y primordial. Donde la
información de la misma es vital para un control de los equipos que tiene el Servicio
Nacional de Aprendizaje.

¿De qué manera se podría organizar el control de los equipos que facilite a la oficina de
sistemas del centro de servicio en la organización y almacenamiento de los registros de los
equipos, su ubicación, el responsable y el estado de los equipos?
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¿Cuáles serían las ventajas y desventajas de un sistema de automatización que lleve el

control de inventario de los equipos?

¿Qué recursos serán necesarios para diseñar un sistema automatización que lleve el
control de inventario de los equipos?

1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN.

1.4.1 OBJETIVO GENERAL.

Desarrollar un sistema de control de inventario para la oficina de sistemas

1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

Realizar un diagnóstico en el centro, conocer las exigencias y obligaciones para emplear un

software que suministre soluciones.

Diseñar un sistema que ayude en una óptima sistematización de la información.

Implementar un software que permita buena organización y control de los diversos

equipos.

Implementar soluciones con las herramientas tecnológicas actuales

Desarrollar un sistema que facilite el buen manejo de la información.

1.5 JUSTIFICACIÓN.
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La oficina de sistemas del Servicio Nacional de Aprendizaje, busca un óptimo desarrollo

tecnológico con la implementación de un sistema de control de inventario que permita
llevar acabo un buen registro y control de los equipos que cuenta esta organización,
cuantos hay, en que dependencia están, quien es el responsable en esa dependencia, cuál
es su estado actual.

El manejo de inventarios en una empresa es importante ya que de este depende al

abastecimiento y el control de los productos, por lo tanto su accionar debe estar basado
en teorías científicas que avalen su funcionamiento para que se puedan concretar los
propósitos, metas y objetivos de la empresa en un corto, mediano y largo plazo.

1.6 ALCANCE Y LIMITACIONES.

ALACANCES

El sistema a desarrollar llevara el registro controlado de la información general de cada

uno de los equipos existentes, ubicación, estado; con el fin de obtener todos los datos
necesarios de cada equipo de manera organizada, confiable, correcta. Este sistema se
realizara para el uso de oficina de sistemaS.

LIMITES

A pesar de que el sistema llevara un registro actualizado de las altas y la baja de los
equipos, ubicación y estado no se realizara la siguiente función.

No guardara información ajena.

INTRODUCCION

Con el transcurso del tiempo la tecnología avanza, las empresas se sienten en la necesidad
de adquirir tecnología para el mejoramiento de sus sistemas y a la vez de sus
procedimientos, con el fin de garantizar un funcionamiento eficaz.
Debido a la ausencia de un adecuado sistema de control permanente que ayude a
establecer los estándares de inventarios, las organizaciones tienden a tener problemas en
sus inventarios cuando las existencias físicas no coinciden con las existencias de sus
documentos, factores que implican una serie de factores negativos para el control
adecuado de los productos de la empresa.
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A través del control permanente de los equipos la oficina de sistemas podría conocer a
ciencia cierta la rotación de cada uno de los equipos, saber cuántos hay, su estado, en que
dependencia están ubicados, quien es el responsable de cada equipo.
El sistema de control de inventarios es muy importante para la optimización de la
información, tiene como propósito la organización, control de cada uno de los equipos con
los que cuenta.

Capítulo II marco teó rico

El desarrollo de este trabajo presentara los antecedentes de las investigaciones que se

sustentaran en este trabajo, como las bases teóricas sistemáticas pertenecientes al
desarrollo del tema de investigación.

Control de inventario
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El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que el micro y

pequeña empresa es muy pocas veces atendida, sin tenerse registros fehacientes, un
responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

El inventario es el almacenamiento de bienes y productos. En manufactura, los inventarios

se conocen como SKU (Stockkeening Units) y se mantiene en un sitio de almacenamiento.
Los SKU comúnmente consiste en:

Materias primas

Productos en proceso

Productos terminados

Suministros

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo

corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la
empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de
control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:

 Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de

inventarios
 Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
 Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
 Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
 Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

Método de Control de los Inventarios

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista:
Control Operativo y Control Contable.

El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en

términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si
ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-
operativo es que se conoce como Control Preventivo.

El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando

acumulación excesiva.
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La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del

control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que
olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas
valiosas en el control preventivo.

El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad personal los

cuales están disponibles para la venta en una operación ordinaria comercial y están en un
proceso de producción para tales ventas. Así como estarán disponibles para el consumo
corriente en la producción de bienes y servicios disponibles para la venta.

Tipos de sistemas de inventarios

El Sistema de Inventario Perpetuo:

En el sistema de Inventario Perpetuo, la empresa mantiene un registro continuo para cada

artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el
tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente. La empresa  puede determinar el costo del
inventario final   directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario
están siempre actualizados. Anteriormente, las empresas utilizaban el sistema perpetuo
principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los
automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores
decisiones acerca de las cantidades a comprar.  El conocimiento de la cantidad disponible
ayuda a proteger el inventario.

Importancia del Inventario Perpetuo

La utilización del inventario perpetuo permite:

Mantener la información del  stock al día y actualizada.

Verificar la rotación que tiene el producto, ya que la información de entradas y salidas es

diaria.

El Sistema de Inventario Periódico

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En el sistema de inventario periódico la empresa no mantiene un registro continuo del

inventario disponible, más bien, al fin del periodo,  hace un conteo físico del inventario
disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final.  Ésta
es la cifra del inventario que aparece en el Balance General. 

El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el

conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para
contabilizar los artículos  que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo
pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al
día del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con efectividad, la empresa
debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por
ejemplo, cuando un departamento le solicita ciertas cantidades disponibles, el Jefe de
bodega puede visualizar las mercancías existentes.

Sistemas

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que

interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía
o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

Clasificación de los sistemas

 Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o
puede ser abstracto o conceptual (un software)

Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar
formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un súper sistema.

Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede
ser físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre
el sistema y el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el
sistema es cerrado.

Tipos de sistemas
Pueden ser físicos o abstractos:

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales
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el hardware. 

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces

solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software. 
En cuanto a su naturaleza

Pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son
herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada
producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el
nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinista y
programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el
ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los
elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una
salida invariable, como las máquinas. 

Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas.

Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su
estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza,
aproximándose a una operación adaptativa. 

Sistemas aislados: son aquellos sistemas en los que no se produce intercambio de materia

ni energía. 

Características de los Sistemas

Sistema es un todo organizado y complejo; es un conjunto de objetos unidos por alguna

forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su
ambiente

PROPOSITO U OBJETO: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u
objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de
alcanzar un objetivo.

GLOBALISMO O TOTALIDAD: Un cambio en una de las unidades del sistema, con

probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a
todo el sistema. Hay una relación de causa / efecto. 
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ENTROPIA: Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el

relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con
el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la
información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea,
la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

HOMEOSTACIA: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen
una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios
externos del entorno. Una organización podrá ser entendida como un sistema o
subsistema o un súper sistema, dependiendo del enfoque.

En informática existen grandes cantidades de sistemas.

Sistemas operativos

Sistemas expertos

Sistemas informáticos

Un sistema de información se puede definir como un conjunto de funciones,

componentes o elementos que interactúan entre sí con la finalidad de apoyar la toma de
decisiones, coordinación, análisis de problema, visualización de aspectos complejos y el
control de una organización.

Visual Basic

Es un lenguaje de programación desarrollado por Ala Cooper para Microsoft. El lenguaje de programación es un dialecto
de BASIC, con importantes añadidos. Su primera versión fue presentada en 1991 con la intención de simplificar la
programación utilizando un ambiente de desarrollo completamente gráfico que facilitara la creación de interfaces gráficas
y en cierta medida también la programación misma. Desde el 2001 Microsoft ha propuesto abandonar el desarrollo
basado en la API Win32 y pasar a trabajar sobre un framework o marco común de librerías independiente de la versión
del sistema operativo, .NET Framework, a través de Visual Basic .NET (y otros lenguajes como C Sharp (C#) de fácil
transición de código entre ellos) que presenta serias incompatibilidades con el código Visual Basic existente.

Visual Basic constituye un IDE (entorno de desarrollo integrado o en inglés IntegratedDevelopmentEnviroment) que ha
sido empaquetado como un programa de aplicación, es decir, consiste en un editor de código (programa donde se
escribe el código fuente), un depurador (programa que corrige errores en el código fuente para que pueda ser bien
compilado), un compilador (programa que traduce el código fuente a lenguaje de máquina), y un constructor de interfaz
gráfica o GUI (es una forma de programar en la que no es necesario escribir el código para la parte gráfica del
programa, sino que se puede hacer de forma visual).

Acceso a Base de Datos (DAO)

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Los gestores de bases de datos son, un conjunto de funciones capaces de realizar cuantas tareas son precisas para la
manipulación de los datos que guardan. Visual Basic gestiona los datos a través de lo que se conoce como motor JET
para bases de datos. Este motor dispone de unas funciones que se encargan de comunicarse con la aplicación,
mientras que otro grupo de funciones gestiona el acceso a los controladores de la base de datos. La parte accesible de
este motor JET es lo que se conoce con el nombre de IDAPI (Programa Interfaz Integrado para Aplicaciones de bases
de datos – IntegratedDatabaseAplicationProgram Interface-. Este interfaz posibilita el acceso a bases de datos a
gestores como Microsoft Access, Paradox, Dbase y Otros.

Bases de Datos y Visual Basic

Las mayorías de las aplicaciones precisan de algún modo de poder almacenar y manipular los datos. Visual Basic
proporciona un grupo de herramientas que cubren estas necesidades, siendo las mas utilizadas las que acompañan a
los controles de acceso a datos. Algunas de estas herramientas solo están disponibles en la versión profesional y en la
de empresa. Bien es cierto que el uso exclusivo de los controles para gestión de datos limitan la operatividad para la
manipulación de los registros. Para poder gestionar los datos de una base de datos con un control completo sobre las
posibles operaciones, Visual Basic dispone del lenguaje de programación a través del cual se puede conseguir una
completa operatividad sobre los datos.

Base de Datos

Ramez, E. (2002), señala que "Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí. Por datos se
denominan los hechos conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado implícito" (p. 95).

Una base de datos representa algún aspecto del mundo real, es un conjunto de datos relacionados, con cierto
significado inherente. Toda base de datos se diseña, construye y puebla con datos para un propósito específico. Esta
dirigida a un grupo de usuarios.

Un Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD) es un conjunto de programas que facilitan la definición, construcción y
manipulación de base de datos.

Modelo Entidad – Relación

Los diagramas o modelos entidad-relación son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de
información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información, sus interrelaciones y
propiedades.

El Modelo Entidad-Relación es un concepto de modelado para bases de datos, propuesto por Peter Chen, mediante el
cual se pretende visualizar los objetos que pertenecen a la Base de Datos como entidades las cuales tienen unos
atributos y se vinculan mediante relaciones.

Los componentes de un diagrama entidad-relación son:

Entidad: es cualquier objeto discreto sobre el que se tiene información. Se representa mediante un rectángulo o "caja"
etiquetada en su interior mediante un nombre.

Relación: describe cierta interdependencia (de cualquier tipo) entre entidades. Se representa mediante un rombo
etiquetado en su interior mediante un verbo. Además, dicho rombo debe unirse mediante líneas con las entidades que
relaciona (es decir, los rectángulos).

Atributos: son propiedades relevantes propias de una entidad y/o relación. Se representan mediante un círculo o elipse
etiquetado mediante un nombre en su interior. Cuando un atributo es identificativo de la entidad se suele subrayar dicha
etiqueta.

Manejador de Bases de Datos

    El sistema  manejador   de bases de datos es la porción más importante del software de un sistema de base de datos.
Un DBMS es una colección de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada una de las cuales es responsable
de alguna tarea específica.

Las funciones principales de un DBMS son:

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 Crear y organizar la Base de datos.

 Establecer y mantener las trayectorias de acceso a la base de datos de tal forma que  los datos puedan ser
acezados rápidamente.

  Manejar los datos de acuerdo a las peticiones de los usuarios.

 Registrar el uso de las bases de datos.

 Interacción con el manejador de archivos: Esto a través de las sentencias en DML al comando del sistema de
archivos. Así el Manejador de base de datos es el responsable del verdadero almacenamiento de los datos.

 Respaldo y recuperación: Consiste en contar con mecanismos implantados que permitan la recuperación
fácilmente de los datos en caso de ocurrir fallas en el sistema de base de datos.

 Control de concurrencia: Consiste en controlar la interacción entre los usuarios concurrentes para no afectar la
inconsistencia de los datos.

 Seguridad e integridad: Consiste en contar con mecanismos que permitan el control de la consistencia de los
datos evitando que estos se vean perjudicados por cambios no autorizados o previstos.

El DBMS es conocido también como Gestor de Base de datos.

    En sí, un sistema manejador de base de datos es el corazón de la base de datos ya que se encarga del control total
de los posibles aspectos que la puedan afectar.

Microsoft Access

Posiblemente, la aplicación más compleja de la suite Microsoft Office, sea Access, una base de datos visual. Como
todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos
click de mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con
mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes,
que cualquiera puede realizar en un momento determinado –ordenar libros, archivar documentación, entre otros.

Arquitectura de Access.

Objetos que podemos encontrar:

 Tabla: objeto para definir y almacenar los datos.

 Consultas: objeto para visualizar de forma personal los datos de una tabla.

 Formularios: objeto para introducir y visualizar los datos obtenidos de una consulta.

 Informes: objeto para imprimir los datos obtenidos de una consulta.

 Módulos: objeto formado por programas escritos en Visual Basic.

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http://www.auditool.org/travel-mainmenu-32/hotels-mainmenu-56/939-control-interno-de-los-
inventarios”.

“http://www.slideshare.net/marlenegarzon/control-de-inventarios ”.

“http://sise-inventarios.blogspot.com/ ”.

“ http://sistematic1.com/Control-de-Inventario.htm ”

http://informatica-colegiom.foroactivos.net/t13-sistemas-tipos-y-clasificacion

http://www.plusformacion.com/Recursos/r/Diseno-un-sistema-control-del-inventario-para-
empresa-inversiones-Miwill-CA-Maturin-Es#capituloib

http://www.auditool.org/travel-mainmenu-32/hotels-mainmenu-56/939-control-interno-de-los-
inventarios