UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA

CEI: PETAPA

NOMBRE DE LA CARRERA: Licenciatura En tecnología Y administración De Empresa

CURSO: Automatización de Procesos Administrativos

HORARIO: 11:00 am a 12:00 pm

TUTOR: Edgar Alfredo Sigüenza López

NOMBRE DE LA TAREA:

ENTREGABLE 1-2-3

GRUPO

ESTUDIA2

INTEGRANTES: OSCAR LEMUS 17005302

JULIO CIERRA 19004922

LUBIA BATZ 19005920

SERGIO GONZALES 15008331

JULIO ASTURIAS 19004225

 ENTREGABLE NO. 1

TEMA: DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA ADMINISTRATIVO.

Instrucciones Tarea 1

Después de dar lectura al caso de estudio, deberá de analizar los diversos problemas expuestos
priorizando y seleccionando un problema para el cual deberá completar el siguiente formato.

PROBLEMAS ENCONTRADOS EN LA EMPRESA TEXTILES H&A:

1. Maquinaria y personal no suficientes.

2. El personal no fue capacitado para usar la maquinaria.
3. El personal no cuenta con tareas específicas.
4. No existe un departamento de despacho y empaques.
5. No se brinda un buen servicio al cliente debido a que no existe lo anterior.
6. Al no existir un departamento de despacho y empaque ocurren incidencias como perdida
de materia prima y además de esto esta área es indispensable para el crecimiento de la
empresa.
7. Se compro maquinaria y se contrató personal para elaboración de telas, pero estas
mismas personas están encargadas de la parte administrativas y toma de pedidos.
elaboración de requisiciones y compras de pedidos.
8. Muchas veces no cuenta con los medios para comercializar sus productos.
9. Las ventas no tienen crecimiento.
10. Se pretende mejorar la efectividad en los procedimientos ya que son muy lentos y radican
en la pérdida de tiempo.
11. Se pretende realizar una reestructuración en la asignación de puestos.
12. No existe mecanismos de seguridad tanto físicas como de procedimientos y el personal
está expuesta al peligro.
13. Conflictos entre los operarios y jefes de producción.
14. Pérdida de tiempo
15. Conflicto entre vendedores y compradores.
16. Duplicidad en ordenes de producción
 Prioridad Problema Objetivo Recursos Necesarios Limitantes

1. Falta de 1. Implementar 1. Mano de Obra. 1. Falta de

organización, estrategias 2. Mantenimiento conocimiento del
control, como distintos de maquinaria. personal.
comunicación softwares para
en la operación mejor control. 3. Capacitaciones 2. Desconocimiento
y la constantes en la estructura
administración 2. Capacitar al para que el organizacional.
. personal para personal se
una perfecta sienta 3. Maquinaria en
2. Mala ejecución de motivado. mal estado.
estructuración. sus actividades
evitando 4. Para que 4. Falta de medios
3. Personal no perdida en los pueda dar para
capacitado. tiempo y buen uso a las comercializar los
duplicidad de herramientas productos.
Departament
trabajo. que le provee
o de
la empresa. 5. Falta flujo de
Producción
3. Implementación efectivo.
de un 5. Optimización
departamento de tiempos.
de IT y
mantenimiento
para llevar el
control de
cuando algo
necesite un
mantenimiento
o un cambio o
actualización de
software.
PASOS PARA RESOLVER UN PROBLEMA
Síntomas del problema
Explicar que es el problema
Explicar porque es el problema y dar una
razón de su importancia.
Explicar que ha hecho para resolver el
problema.
DESCRIPCIÓN
Falta de un departamento de despacho y
empaque.
Perdida de mercadería.
Entrega incorrecta de mercadería.
Funciones mal coordinadas.
Pérdida de clientes.
No existe un buen servicio al cliente.
No hay un crecimiento en el mercado.
Al tener estos errores disminuyen las ventas y
no se puede generar el cash y existe el riesgo
de no poder comprar nuevos software y
maquinaria de punta para optimizar procesos.
La imagen de la empresa se ve afectada.
No se le puede realizar mantenimiento a la
maquinaria existente.
Se ha detectado la falta de un departamento
de despacho y empaque, sin esta área se ha
detectado que regularmente ocurren robos de
mercadería y no se entrega la cantidad
correcta y los clientes no quedan satisfechos
debido a estos puntos tanto las ventas y la
imagen de la empresa pueden ser afectados y
existe el riesgo de no generar el cash
suficiente para poder cubrir la compra de
nueva maquinaria y software para poder
optimizar procesos de producción y área
administrativa, así como distintos programas
para poder llevar un mejor control del
inventario de entradas y salidas de materia
prima y venta de mercadería.
Este es un problema muy serio ya que es el
foco central para poder solucionar los demás
problemas que se han detectado en distintas
áreas en las que se necesita una inversión, por
ejemplo: mantenimiento oportuno de la
maquinaria y la contratación de personal
capacitado para el manejo de estas, todo esto
se puede lograr si la empresa obtiene buenos
ingresos y logra ventas grandes con clientes
satisfechos de nuestro trabajo.
Se ha convocado una reunión con la junta
directiva y se ha analizado la pronta
implementación de la nueva are de despacho
y empaque, se ha decidido realizar una
restructuración de personal y asignación de

Como podría atacarlo
Determinar la importancia del problema
Consecuencias de resolver el problema.
funciones y rangos para que no exista un
descontrol en la línea de producción, así como
conflictos de comunicación. Se actualizaran los
manuales de procedimientos y políticas para
que todos los empleados tengan los mismos
conocimientos y procedimientos de la
empresa.
También se realizará una auditoria de
cumplimiento, de sistemas y una auditora
administrativa.
Podemos atacarlo implementando lo antes
posible el área de despacho y empaque para
poder generar el cash suficiente para poder
comprar la maquinaria de última generación
para optimizar la línea de producción, también
capacitar al personar ya existente para que
este apta para las mejoras que se darán en los
distintos departamentos, se podrán
implementar nuevos software en el área de
despacho para controlar las entregas y las
rutas, en el área de bodega para controlar las
entradas y salidas de mercadería.
Si no se ataca el problema la empresa puede
perder gran parte de su cartera y la imagen se
verá afectada y existe un gran riesgo de que la
empresa no pueda tener suficiente cash para
el mantenimiento oportuno de la maquinaria,
no se podrá capacitar al personal, no se podrá
implementar nuevos softwares para mejorar
los procesos, no se podrán ampliar las áreas
de trabajo ni comprar equipo de protección.
También se corre el riesgo de que haya un
clima laboral inestable.
Se logrará la fidelidad de los clientes
existentes además de lograr incorporar nuevos
clientes a la cartera de la empresa. Mejor
posicionamiento a nivel nacional en nuestro
ramo. Mayor producción y mejores controles
en el área de almacén con lo que habrá menos
errores y atrasos en los tiempos de entrega de
mercadería, se podrán obtener mejores
reportes de ventas y de materia prima para
presentar a la gerencia e inversionistas. Buen
clima organizacional ya que todos tendrán
claro los procedimientos y funciones para que
todos trabaje por igual y sean más
productivos. Mejores ingresos para la empresa
 que es el objetivo primordial para la empresa.

No se logrará incrementar las ventas ni se dará

un mejor servicio al cliente, no se logrará
mantener la posición de líderes en el mercado
al no satisfacer las necesidades del cliente, no
se logrará aumentar el liderazgo en la
producción tanto nacional como internacional
y se vería afectada la imagen de la empresa ya
que esto es parte de la misión y visión.
Determinar las consecuencias de la no acción.
Seguirán los conflictos entre operarios y jefes
de producción.
No se podrá dar mantenimiento a la
maquinaria.
Seguirá la perdida de tiempos de producción y
robo de mercadería.

La competencia reaccionara al ver que la

empresa está teniendo perdida con los
clientes y trataran de superarnos.
Nunca recuperaremos los clientes perdidos.
Incremento de la insatisfacción de los servicios
Determinar de antemano las dificultades que
prestados.
pueden presentarse y como sugieren que se
resuelva.
Se resolverá implementando el área de
empaque y despacho, reestructurando y
especificando tareas a los operarios y también
capacitando al personal con nuevos softwares.
 FODA TEXTILES H&A

Capacidad de producción Mal manejo de los recursos

30 años de solidez y expereincia Falta de organización en la empresa
Materiales de calidad Personal sin capacitación
Personal con conocimiento en el producto Maquinaria y personal insuficientes
Precios accesibles Falta de servicio con los clientes.

FORTALEZAS DEBILIDADES

Cómpetencia con mejor relación con los clientes

Mercado Internancional Incremento de nuevas empresas con productos similares
Empresa en crecimiento Incremento en impuestos
Nuevos productos Falta de entrega en tiempo por parte de la empresa que
Accesibilidad en diseño de tallas
Cuena con la mayor parte de la cartera de clientes.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
exportar
Cliente puede romper relaciones con la empresa
 Fortalezas
 Alcance del 49% de ventas
 Capacidad de producir
hasta 360,000 piezas
 Materiales de gran calidad
 Conocimiento del mercado
actual
 Personal con conocimiento
en el producto.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIA
• Mercado MAX (F) / MAX (0)
Internacional
OFENSIVAS
• Empresa en
 Diseñar un plan para
crecimiento
aumentar la producción y
• Nuevos productos expandirse a más países
 Aprovechar el conocimiento
• Accesibilidad en
del mercado existente para
diseño de tallas
aumentar las ventas
• Cuenta con la mayor  Aprovechar la maquinaria
parte de la cartera existente, organizando al
de clientes del personal.
mercado.
AMENAZAS ESTRATEGIA
• Competencia con mejor MAX (F) / MIN (A)
relación con los clientes
DEFENSIVAS
• Incremento de nuevas
 Atención personalizada para el
empresas con productos
similares cliente
 Supervisión continua en el
• Incremento en producto para mantener la calidad
impuestos  Solicitar garantía por parte de la
empresa que exporta el producto
• Falta de entrega en
para garantizar el tiempo de
tiempo por parte de la
entrega
empresa que exportar
 Mantener y buscar promociones
• Cliente puede romper nuevas para el cliente y de esta
relaciones con la manera se mantendrá en la
empresa empresa
DEBILIDADES
 Sin controles de inventario
en la mercadería
 Sin mecanismo de seguridad
 Mala organización
empresarial
 Mala comunicación con
clientes
 Personal sin capacitación.
ESTRATEGIA
MIN (0) / MAX (D)
Adaptativas
 Diseñar un plan de
capacitación para el
personal y mejorar la
producción y ventas
 Establecer políticas y
procedimientos de
seguridad
 Implementar sistema de
tecnología para control de
inventarios y mercadería
 Restructurar el organigrama
y definir roles y jerarquías.
ESTRATEGIAS
MIN (D) / MIN (A)
Supervivencia
 Realizar pruebas en el sistema
para evitar fallas futuras
 Acercamiento con los clientes
para mejorar la relación
 Definir capacitaciones para el
personal sobre servicio al
cliente
 Estudios de mercado continuos
para ver el impacto en ventas
 Organigrama Textiles “H y A”

Dirección general
Asesor contable

Dirección de producción Recursos Humanos Dirección de ventas

Departamento
de ventas
Departamento de
Departament Departamento de
Logística
o de compras producción Reclutamiento
Capacitación
Operativa Vendedores
Sección de
productos en Control de
Elaborado
proceso por: Lubia Batz
inventario Revisado por: Dirección General
Análisis de
compras
Autorizado Dirección General Última fecha de revisión 7/05/2020
Selección de
Facturación
por: personal
Sección de
productos sección de Inducción a
terminados nuevos empleados
Secretaria almacén

Despacho
Control de calidad

PROBLEMAS ENCONTRADOS EN LA EMPRESA TEXTILES H&A:

1. Maquinaria y personal no suficientes.
2. El personal no fue capacitado para usar la maquinaria.
3. El personal no cuenta con tareas específicas.
4. No existe un departamento de despacho y empaques.
5. No se brinda un buen servicio al cliente debido a que no existe lo anterior.
6. Al no existir un departamento de despacho y empaque ocurren incidencias como
perdida de materia prima y además de esto esta área es indispensable para el
crecimiento de la empresa.
7. Se compró maquinaria y se contrató personal para elaboración de telas, pero estas
mismas personas están encargadas de la parte administrativas y toma de pedidos.
elaboración de requisiciones y compras de pedidos.
8. Muchas veces no cuenta con los medios para comercializar sus productos.
9. Las ventas no tienen crecimiento.
10. Se pretende mejorar la efectividad en los procedimientos ya que son muy lentos y
radican en la pérdida de tiempo.
11. Se pretende realizar una reestructuración en la asignación de puestos.
 12. No existe mecanismos de seguridad tanto físicas como de procedimientos y el personal
está expuesta al peligro.

En base a los problemas encontrados se realizan los siguientes cambios en la estructura:

1. Se implementa un departamento de calidad para eliminar el mal servicio que se le está
brindando a los clientes.
2. Se implementa un departamento de análisis de compras para controlar los costos de las
compras
3. Se divide el departamento de capacitación en capacitación operativa y de inducción a
nuevos empleados para abarcar todas las áreas de oportunidad
4. Debido a la pérdida de materiales y productos se implementa un departamento de
despacho para agilizar las entregas y llevar más control de la mismas.

ENTREGABLE 1: (TAREA NO.3)

Estructuración de Procesos (Diagrama de Caso de Uso)
Análisis de la solución del proceso identificado:

En base al desarrollo de la tarea 1 para identificar los problemas y posibles soluciones para
mejorar los procesos y rentabilidad de la empresa se llegó a la conclusión de que es necesario
reforzar el área de producción creando una nueva área la cual llamaremos “Almacén y empaque”,
la cual se encargara de agilizar los procesos de almacenar y llevar un mejor control con la materia
prima a fin de evitar pérdidas y mejorar los contrales tanto de entrada como de salidas de
mercadería, además se reforzara dicha área con la implementación de un sistema con un software
actualizado y de fácil uso el cual nos permitirá agilizar dichos procesos y llevar un control exacto de
toda la mercadería.

Dicho Software también nos permitirá llevar un control de la mercadería más vendida para llevar
estadísticas de venta lo que nos ayudara para reabastecernos y no quedarnos sin materia prima la
cual es vital para cumplir a cabalidad con los pedidos que nos realicen nuestros clientes. Además,
nos permitirá también llevar mejores controles para evitar contratar auditorías externas con lo
cual ahorraremos en costos para la empresa.
Con el proceso de empaque se capacitará al personal para que se lleve de una forma ordenada y
ágil el empaque de la mercadería para que nuestros clientes reciban su producto puntual y
completo con lo cual lograremos mayor fidelidad y atraer a nuevos clientes para la empresa.

Se actualizarán los manuales existentes para que contengan los nuevos procedimientos y que
todos los empleados cuenten con toda la información para que puedan desempeñar sus funciones
sin ningún inconveniente.

 Habrá un encargado de almacén quien esta obligado a trasladar la materia prima al área
de almacén, verificar que el producto esta completo y sin daños, procede a ingresarla al
sistema y emitir los reportes correspondientes a fin de validar que todo esta en orden y
procede a almacenarla en su respectivo lugar.
 Habrá un encargado de empaque quien es el responsable de recibir las ordenes de parte
del área de ventas, revisa que el producto este completo y en buen estado, revisa en el
sistema que el producto este correctamente registrado y emite la orden de salida de
mercadería, procede a preparar las guías para la entrega a vendedor o encargado de
trasladar la mercadería para entrega al cliente.

A Continuación, se detallan los pasos a seguir:

1. Identificar los actores

2. Identificar los casos de uso
3. Identificar las relaciones entre ellos
4. Construir un diagrama de casos de uso
5. Documentar el caso de uso

Pasos

1. Actores:
 Encargado de almacén
 Encargado de Empaque
2. Identificar los casos de uso
 Trasladar la materia prima al almacén
 Revisar que este completa y en buen estado
 Ingresar al sistema la materia prima y emitir orden de existencia
 Recibir órdenes de compra de mercadería
 Revisar en el sistema existencia de mercadería y preparar orden de entrega
 Preparar la mercadería, revisar que este completa y en buen estado
 Realiza guía de entrega para vendedor o persona responsable de entrega al cliente
3. Y 4. Identificar las relaciones entre ellos y construir un diagrama de casos de uso
 5, documentación de caso de uso

Control de entrada de materia prima y salida

Caso de uso
de mercadería.
Encargado de almacén
Actores
Encargado de Empaque
 Habrá un encargado de almacén quien
está obligado a trasladar la materia
prima al área de almacén, verificar que
el producto está completo y sin daños,
procede a ingresarla al sistema y
emitir los reportes correspondientes a
fin de validar que todo está en orden y
procede a almacenarla en su
respectivo lugar
 Habrá un encargado de empaque
descripción
quien es el responsable de recibir las
ordenes de parte del área de ventas,
revisa que el producto este completo y
en buen estado, revisa en el sistema
que el producto este correctamente
registrado y emite la orden de salida
de mercadería, procede a preparar las
guías para la entrega a vendedor o
encargado de trasladar la mercadería
para entrega al cliente
Verificar existencias en el sistema y confirmar
Precondiciones que la mercadería se entregue completa y en
buen estado
Dependiendo del volumen de demanda y de
pedidos de nuestros clientes se estará
monitoreando constantemente el sistema y
los pedidos entregados a los clientes a fin de
confirmar que los procesos se estén realizando
adecuadamente para ello se estarán tomando
en cuenta algunos factores como:
Postcondiciones  Fechas de pedidos de mercadería
 Fecha de entrega de mercadería
 Controles en los procesos
 Abastecimiento de materia prima
 Control de demanda de productos
 verificación de entradas y salidas de
materia prima
 Realizar auditorias