INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LA APLICACION LEGALISAPP- SAP

BUSINESS ONE

Autor: Contabilidad

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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO ................................................................................................................................... 3
2 ALCANCE .................................................................................................................................... 3
3 RESPONSABLE Y AUTORIDAD ................................................................................................ 3
4 MANEJO DE LA APLICACION LEGALISAPP - SAP BUSINESS ONE ..................................... 4
4.1 DESCARGA E INGRESO A LA APLICACION ................................................................... 4
4.2 CREACION DE LEGALIZACIONES Y REEMBOLSOS .................................................... 11
4.3 APROBACION DE LEGALIZACIONES Y REEMBOLSOS............................................... 22

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1 OBJETIVO

Dar a conocer el uso de la aplicación Legalisapp a los respectivos colaboradores que están
a cargo de registrar y/o aprobar legalizaciones a las que haya lugar.

2 ALCANCE

El instructivo va dirigido a todos los colaboradores que necesiten realizar legalizaciones y

reembolsos que están actualmente activos en la compañía.

3 RESPONSABLE Y AUTORIDAD

Los colaboradores que interactúan con la aplicación de Legalisapp los cuales serán los
responsables de cada acción realizada. Todo colaborador podrá descargar la aplicación
cuando requiera el uso de esta.

El responsable de la administración de sistema de información SAP Business One será el

encargado de monitorear fallos en el sistema y hacer las respectivas modificaciones si así
se requiere.

El responsable del sistema de información SAP Business One y el auxiliar de contabilidad

son los encargados de mantener actualizado el presente instructivo de acuerdo a los
cambios y mejoras que se realicen en la herramienta.

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4 MANEJO DE LA APLICACION LEGALISAPP - SAP BUSINESS ONE

4.1 DESCARGA E INGRESO A LA APLICACION

Para descargar la aplicación de legalissap se debe acceder desde el móvil a las tiendas
Play store o App Store según corresponda.

Figura 1

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Luego de realizar la descarga de la aplicación se procede a realizar el registro (figura 2)
ingresando el correo empresarial. Ejemplo.registro@comware.com.co y asignar una clave.

Figura 2

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Una vez hecho el registro. Ingrese Usuario y Contraseña de correo electrónico e inicie
sesión y deje que la aplicación haga la respectiva sincronización (Figura 3 y 4).

Figura 3

Figura 4

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Luego del ingreso, la aplicación le va a solicitar que debe crear un perfil y le indicara que el
usuario ha sido creado con éxito

Figura 5

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 Figura 6

Allí se muestra la siguiente pantalla donde debe ingresar los datos solicitados,

Figura 7

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1. Nombre de perfil (nombres y apellidos)
2. Nombre de Usuario (Nombre y apellido)
3. Documento (cedula de usuario que se esté registrando)
4. NIT (Número de identificación empresa Comware 860.045.379-1)
5. Email perfil (Correo electrónico de usuario que se esté registrando)
6. Grupo según corresponda: Se manejan 5 Grupos de Acuerdo al área del usuario

Figura 8

Figura 9

7. Código de verificación (El número de verificación único asignado para Comware es

825946)

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 Figura 10

 Tener en cuenta que todos los campos son obligatorios

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4.2 CREACION DE LEGALIZACIONES Y REEMBOLSOS

En la página principal de clic en el icono Legalizaciones (Figura 11).

Figura 11

El sistema re-direcciona a una ventana donde mostrará distintos estados de las

legalizaciones o reembolsos, en este caso de clic en Nueva Legalización (Figura 12).

Figura 12
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Al ingresar a nueva legalización deberá escoger:

1. Perfil: El que se va a utilizar.

2. Descripción: Detalle de la legalización o reembolso. Ver ejemplo figuras 13 y 14.

Figura 13

Figura 14

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A continuación de clic en el campo de Crear e inmediatamente en el campo nueva factura

Figura 15

Figura 16
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Al dar clic en nueva factura automaticamente aparecera el siguiente icono, donde debera
desplazar la imagen a la izquierda (figura 17)

Figura 17

En esta pantalla elegir el icono facturas (figura 18)

Figura 18

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Al dar clic aparecera la siguiente ventana donde se diligenciara la información
correspondiente a cada factura física.

Figura 19

Ingresar la siguiente información: Figura 20

 Escoger tipo de documento según corresponda Cedula de ciudadanía (CC) Número

de identificación tributaria, (NIT), Cedula de Extranjería (CE).
 Escribir el número de documento (Factura de Venta o documento Equivalente)
 Moneda COP (Este es un campo predeterminado)
 Elegir la fecha de la factura
 Descripción corta escribir el número de la factura de venta, tiquete, etc.
 Nota de Cabecera: Escribir Códigos de proyectos y/ centros de costo de manera
ordenada y clara.

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 Figura 20

Adjunto podrá tomar o elegir foto legible de la factura y/o documento que soporte el gasto-
costo. (Figura 20)

Figura 21

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Información de línea:

 Tipos de gasto: elija el gasto-costo según corresponda:

 Impuesto: seleccione el porcentaje de impuesto IVA relacionado en el soporte físico
 Valor: Escriba el valor total de la factura con IVA incluido
 Notas linea: Escriba una descripcion del gasto o costo. Ejemplo: Cafetería,
alimentación, transportes (ver figura 21)
Una vez ingresados todos los campos de clic en Agregar Línea (ver figura 22) si se
requiere agregar otra línea en caso que la factura y/o soporte tenga artículos con
diferentes IVA, deberá diligenciar de nuevo los datos dando clic nuevamente en
agregar línea por cada ítem de IVA, como se muestra en la figura 23

Figura 22

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 Figura 23

Una vez creadas todos las lineas, finalizar la creación de la factura y/o documento
soporte dando clic en el campo Crear. (Ver figura 25)

Figura 24
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Una vez creado el documento aparece una ventana confirmando que la factura fue creada
con éxito (figura 25)

Figura 25
Cada vez que se requiera agregar una nueva factura realizar el paso de las figuras 17,18
y 26.

Figura 26

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Luego de haber ingresado todas las facturas debera verificar el valor total a legalizar o
reembolsar y desplazar a la izquierda. Figura 27

Figura 27
Despues de haber verificado el total de la legalizacion o reembolso dar clic en enviar para
iniciar proceso de aprobación, si no desea utilizar la informacion ingresada puede dar clic
en eliminar (ver figuras 28)

Figura 28
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Puede verificar el estado de las legalizaciones y/o reembolsos, dando clic en las pestañas
enviadas, por aprobar y confirmadas (figuras 29)

Figura 29

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4.3 APROBACION DE LEGALIZACIONES Y REEMBOLSOS

Ingresar a la aplicación Legalisapp con usuario (cuenta correo electrónico) y contraseña

Luego iniciar sesión. Figura 30

Figura 30

Dar clic en la opción de Legalizaciones. Figura 31

Figura 32

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Seleccionar la pestaña Por Aprobar donde encontrara todas las legalizaciones y
reembolsos que se encuentran pendientes por aprobar y desplazar a la izquierda

.
Figura 33

Una vez desplazado a la izquierda, se da clic en por aprobar, rechazar o eliminar según
corresponda.

Figura 34

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