Sunteți pe pagina 1din 19

Universitatea Alexandru Ioan Cuza Iaşi

Facultatea de economie şi administrarea afacerilor


Contabilitate şi informatică de gestiune

Sisteme informaţionale financiar-


contabile

Studiu de Caz

S.C. MECIR SERV S.R.L

Student:
Rusu Bogdan
Poputanu Ioana
PLAN STUDIU DE CAZ:

 1. Identificarea proiectului


1.1  Descrierea organizarii intreprinderii;
1.2  Prezentarea principalelor resurse informatice existente;
2.  Inițierea proiectului de dezvoltare a sistemului informațional ales
2.1  Identificarea principalelor sisteme informaționale financiar-
contabile;
2.2  Definirea ariei de intindere a sistemului ales.
3.  Descrierea detaliata a sistemului informațional existent
3.1  Descrierea ieșirilor;
3.2  Descrierea prelucrarilor;
3.3  Descrierea intrarilor.
4.  Modelarea sistemului informațional existent
4.1   Diagrama fluxurilor de date;
4.2   Diagrama entitate-relație;
5.  Determinarea cerințelor informaționale pentru noul sistem
5.1  Cerințele funcționale;
5.2   Cerințele nefuncționale.
1. IDENTIFICAREA PROIECTULUI

1.1Descrierea organizarii întreprinderii

Obiect de activitate
S.C. MECIR SERV S.R.L., cu sediul în Falticeni , a fost înfiinţată şi
înregistrată la Oficiul Comerţului în anul 1993, însă funcţionează din ianuarie
2002 forma juridică de constituire fiind societate cu răspundere limitată cu
capital privat.
La început societatea avea doar 5 salariaţi ca la ora actuală să aibă un număr
de 20 de salariaţi.
Tipul activităţii potrivit cu obiectul de activitate este transport de persoane
prin servicii regulate pe bază de grafic. In prezent societatea are un parc auto de
15 autovehivule, în majoritate marca Mercedes Benz și un număr de 55 curse
zilnic pe trasee judeţene si interjudeţene. Cu un aparat logistic profesional,
format din oameni capabili, cu experienţă, mijloace de transport de calitate și
preţuri mici s-a reuşit obţinerea unui loc important printre primele firme de
transport călători din judeţ.
În legătură cu descrierea procesului tehnologic actual şi al dotării existente,
sumar, lucrurile stau astfel:
Trasee şi curse în trasee se obţin pe bază de licitaţie electronică, în funcţie
de parcul auto deţinut de fiecare operator de transport. Licitaţia electronică până
în anul 2005 s-a ţinut în fiecare an şi din anul 2005 s-a schimbat perioada de la
un an la trei.

Aspecte privind strategia societăţii


Societatea şi-a propus ca fiecare autovehicul care a consumat durata de viaţă
corespunzător cu cadrul legal privind amortizarea să fie înlocuit cu alte
autovehicule noi pentru a întruni la licitaţie un punctaj mai mare (parametrul
decizional cel mai important la licitaţii este vechimea parcului auto). Treptat
societatea a achiziţionat prin leasing autocare noi şi prin credit din BCIT a
achiziţionat o autocisternă de 12 tone. Tot din credite societatea a achiziţionat
1854 mp teren în apropierea municipiului Falticeni pe care s-au construit un
garaj pentru autocare, atelier auto, spălătorie.
Societatea a fost mereu preocupată de adoptarea unor masuri de creştere
continuă a eficienţei economice şi a activităţii sale prin care s-au avut în vedere
îndeosebi următoarele aspecte:
- adaptarea la particularităţile traficului rutier;
- nivele optime ale vitezei de deplasare şi a siguranţei autovehiculelor;
- asigurarea siguranţei călătorilor, confortului şi comodităţii transportului.

Structura organizatorică/organigrama - este redată în anexa cu nr. 5.


Structura organizatorica se împarte în structura funcţională (de conducere) şi
structura operationala (de producţie – crearea serviciilor de transport călători),
fiind astfel concepută încât să nu existe suprapuneri de responsabilităţi.
Structura funcţională cuprinde administratorul şi directorii departamentelor
tehnic (întreţinere şi reparaţii parc auto), exploatare (aprovizionare/achiziţii,
coloană auto, dispecer) respectiv economic (birou contabilitate, birou
administrativ şi PSI, birou IT, birou resurse umane, compartiment pază).
Structura operationala cuprinde compartimentele şi persoanele subordonate
conducerii care sunt implicate în realizarea directă a obiectului de activitate al
firmei.
Principalele funcţiuni economice
In cadrul firmei se regasesc cele cinci funcții de baza ale unei intreprinderi,
respectiv: cercetare-dezvoltare, producție, comerciala, financiar-contabila, de
personal.
Funcția de cercetare-dezvoltare asigura optimizarea fluxurilor de
transport, imbunatațirea condițiilor de transport, dezvoltarea de noi produse,
care sa vina in intampinarea necesitaților clienților. Printre obiectivele de
dezvoltare ale firmei sunt: perfecționarea continua a personalului propriu,
extinderea si modernizarea permanenta a parcului auto, menţinerea licenţelor de
transport actuale şi obţinerea altora noi. Realizarea acestei funcţii este asigurată
de către directorul general şi directorul de exploatare.
Funcția de producție constă în realizarea serviciilor de transport călători şi
urmăreşte utilizarea eficienta a resurselor firmei, obținerea serviciilor de
calitate, satisfacerea clienților prin oferirea de servicii la timp și la costuri cat
mai mici, evitarea pierderilor de timp. Responsabili în aplicarea acesteia sunt
directorul de exploatare, directorul tehnic şi responsabilul cu organizarea
transporturilor.
Funcția comercială implică activitați legate de aprovizionarea cu materii
prime, materiale, combustibil, cercetarea piețelor și a concurenților, activitate de
promovare, publicitate și reclama. Obiectivele acestei funcţii sunt: asigurarea
ritmicitații in aprovizionarea cu materii prime, materiale și combustibil,
onorarea la timp a serviciilor, depistarea in timp util a noilor cerințe pe piața,
creșterea prestigiului firmei, păstrarea unor bune relații cu furnizorii și ceilalți
parteneri de afaceri.
Sfera acestei funcții cuprinde biroul de aprovizionare și desfacere prin
activitatea de aprovizionare și desfacere a materiilor prime și materiale
necesare, intocmirea listelor de stocuri pe computer, asigurarea aprovizionarii
cu materiale contactand furnizorul obișnuit și asigurarea recepționarii
materialelor.
          Funcția financiar-contabilă asigură elaborarea bugetului de venituri și
cheltuieli, evidența tranzacțiilor economice, urmarirea modului de obținere a
rezultatelor financiare, inventarierea patrimoniului, calculul indicatorilor
economico-financiari, utilizarea fondurilor, repartizarea pe destinații a
profitului,onorarea la plata a datoriilor, urmarirea incasarilor creanțelor,
organizarea contabilitații. Obiectivele funcției sunt creștera
profitabilitații, creșterea patrimoniului, utilizarea eficienta a resurselor
financiare ale firmei.
Aceasta funcție cuprinde biroul contabilitate - efectueaza activitați privind
inregistrartea și evidența elementelor patrimoniale ale firmei, asigura
prelucrarea primara a datelor și obținerea balanțelor de verificare, asigura
relatiile de decontare cu bancile, efectueaza inventare la schimbare de personal,
predarea de catre gestionarii cisternelor de motorina a centralizatoarelor
saptamanal, lunar și a proceselor de inventariere saptamanale, lunare, și a
copiilor fișelor de alimentare individuala pe mașin şi biroul caserie - cuprinde
activitați prin care se realizeaza incasarile și plațile efectuate in numerar,
intocmește registrul de casa, etc.
        Funcția de personal asigura determinarea necesarului forței de munca,
acoperirea locurilor de munca cu personal cu pregatire corespunzatoare,
selecția, angajarea, stabilirea responsabilitaților fiecarui post, stabilirea modului
d salarizare, etc. Funcția este realizata in biroul de resurse umane care are ca
atribuții realizarea activitaților privind forța de munca, calculul drepturilor
salariale, etc.

1.2Prezentarea principalelor resurse informatice


Resursele hardware sunt alcătuite din 10 calculatoare, servere, imprimante,
fax-uri, fotocopiatoare, telefoane fixe, scanere, camere web etc . Calculatoarele
sunt distribuite astfel: 3 la nivelul conducerii, 2 la nivelul departamentului
financiar-contabil, 2 la aprovizionare, 2 la biroul resurse umane si 1
responsabilului IT.
Majoritatea calculatoarelor sunt dotate cu Procesor Intel Core I3 cu frecvenţa
de 2,10 Ghz; Placă de Bază ASUS având Placă de Sunet integrată cu 7 canale
audio; Placă Video ATI SAPHIRE cu memorie de 2 Gb DDR ; Memorie
Internă Kingston 2.
Resurse software:
- de baza, sistem de operare: Windows XP, programe editare text si calcul
tabelar Microsoft Word/Excel, programe de proiectare grafică: Microsoft
PowerPoint, programe antivirus: Eset NOD 32, programe multimedia: Windows
Media Player 9.0, Winamp 5.5, SMPlayer şi MPlayer 1.0.
- calculatoarele sunt conectate la un program Windows Server şi la reţeaua
locală intranet precum şi conexiune la internet redundantă : ADSL. Sistemul
contabil Nexus este instalat pe server;
 - aplicații economice: se utilizeaza un program financiar-contabil Nexus,
folosit pentru inregistrarea tuturor cheltuielelor  și incasarile firmei, pentru
intocmirea balanțelor, a bilanțurilor, pentru gestionarea preţurilor, pentru
gestionarea stocurilor şi a inventarelor, pentru gestionarea imobilizărilor şi
reevaluărilor, pentru gestionarea achiziţiilor şi a contractelor, a activităţii de
transport şi service auto etc.
- pentru gestionarea pompelor de motorina se folosește un program de
inregistrare a datelor alimentarii fiecarii mașini;
- pentru calculul salariilor exista o aplicatie dedicata care permite
prelucrarea cu exctitate a datelor despre forţa de muncă, oferind o bună
gestionare a acesteia;
- site-ul firmei este găzduit de un furnizor de servicii Internet care întreţine
şi conţinutul static al site-ului.
Resurse umane specializate: personalul departamentului informatic este
format din: 2 operatori şi un tehnician intreținere sisteme.
2.  INIȚIEREA ȘI PLANIFICAREA PROIECTULUI

2.1 Identificarea principalelor sisteme informaționale financiar-contabile


din organizație
            
Sistemele informaţionale folosite în organizaţie sunt sisteme orientate
spre date iar firma foloseşte un software contabil utilizat în gestionarea
evidenţei clienţilor, furnizorilor, a plăţilor în numerar sau prin bancă, a
datoriilor către stat dar şi către terţi , a investiţiilor făcute, a amortizărilor , a
băncilor , a debitorilor şi a creditorilor precum şi a previziunilor şi planurilor
viitoare privind o mai bună funcţionare a întreprinderii din punct de vedere
financiar dar şi organizatoric. Departamentul de contabilitate controlează
evenimentele care au avut loc, modalitate sigură de a determina care au fost
rezultatele activității desfăşurate, analizarea datelor exacte fără erori .
Principalele sisteme informaţionale financiar–contabile identificate în
cadrul organizaţiei sunt:
Sistemul informaţional de evidenţă a imobilizărilor
În cadrul sistemului informaţional al mijloacelor fixe se efectuează o serie
de operaţiuni dintre care cele mai importante sunt: recepţia mijloacelor fixe şi
gruparea acestora pe categorii, darea în folosinţă , stabilirea plusurilor şi
minusurilor în urma inventarierii patrimoniului , stabilirea duratei de uitlizare,
calculul amortizării pe baza planului de amortizare , ieşirea din gestiune.
Documentele ce ţin de intrare sunt : facturi de aprovizionare, aviz de expediţie,
proces verbal de recepţie finală (în cazul construcţiilor), proces verbal de
instalare, bon de mişcare a mijloacelor fixe, proces verbal de scoatere din
funcţiune, garanţii , declaraţie vamală de import, carte de identitate (pentru
autovehicule).
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului
informaţional de evidenţă a imobilizărilor sunt: balanţa lunară analitică şi
sintetică a mijloacelor fixe , listă de inventariere , fişa analitică a mijloacelor
fixe, raport privind starea de amortizare .
Sistemul informaţional al evidenţei stocurilor / aprovizionare
Stocurile sunt primite cu factură sau aviz de însoţire, pe baza cărora se
întocmeşte nota de intrare - recepţie (NIR). Ieşirile din depozit se fac cu aviz de
însoţire a mărfii. Factura sau avizul de însoţire a mărfii primită de la furnizori
pentru materii prime şi materiale folosite se anexează la NIR. NIR-ul se
întocmeste în 2 exemplare pe măsura efectuării recepţiei . Un exemplar rămâne
la depozit , iar al doilea împreună cu documentele anexate se transmit la
contabilitate, unde se şi arhivează .
Avizul de însoţire a mărfii pentru ieşirea materialelor din depozite se
întocmeşte în 3 exemplare: unul pentru transport, unul rămâne la depozit, unul
se trimite pentru înregistrarea la contabilitate .
Evidenţa stocurilor se ţine pe baza fişei de magazie care se întocmeşte
intr-un exemplar , separat pentru fiecare fel de material şi este completată de
gestionar. Nu circulă fiind un document de înregistrare şi se arhivează la
compartimentul contabil .
La sfârşitul anului se întocmeşte lista de inventar într-un exemplar de
către gestionar . Ea este trimisă la compartimentul contabil , unde se şi
arhivează .
Sistemul informaţional al contabilitaţii generale
În acest sistem sunt centralizate şi analizate majoritate documentelor .
Înregistrările operaţiunilor se fac chronologic, respectând realitatea, prin
nota contabilă, anexându-se documentele justificative. Nota contabilă se
întocmeşte într-un exemplar .
La data de 30 iunie a fiecărui an se întocmeşte raportarea semestrială
privind activitatea firmei. Bilanţul se întocmeşte la finele exerciţiului financiar
anual .
Sistemul informaţional al furnizorilor
În cadrul sistemului informaţional al furnizorilor se gestionează toate
operaţiile de achiziţionare .
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: contractul de vânzare-
cumpărare, aviz de însoţire a mărfii, factura fiscală de la furnizori, necesar de
materiale, lista de ofertă, ordin de plată, cec, chitanţă, cont analitic, comandă .
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului
informaţional al furnizorilor sunt: rapoarte privind termenele de plată, raport
privind datoriile faţă de furnizori, situaţia contractelor, balanţa analitica a
furnizorilor, fişa furnizorilor, cerere de ofertă, rapoarte privind furnizorii
debitori, situatia plaţilor.
Sistemul informaţional al trezoreriei
Sistemul informaţional al trezoreriei asigură evidenţa încasărilor şi
plăţilor efectuate atât în numerar cât si prin bancă, precum şi situaţia datoriilor
şi a creanţelor unităţii. Sistemul trezoreriei preia datele din sistemul furnizorilor
şi al clienţilor. De la casierie se plătesc salariile pe baza Statelor de Salarii
primite de la oficiul de calcul . Deasemenea se fac plăti la furnizori şi încasări
de la clienti şi se întocmeşte registrul de casa zilnic în două exemplare de către
casier . Se înregistrează toate încasările şi plăţile şi se totalizează pentru a stabili
soldul de casă al zilei respective. Circula la compartimentul contabil un
exemplar pentru verificare şi arhivare , iar al doilea exemplar rămâne in carnet
la casierie .
Plăţile se fac pe baza dispoziţiei de plată care vine de la departamentul
financiar – contabil. Biroul contabilitate întocmeste şi ordine de plată în trei
exemplare: unul la contabilitate, unul la client şi unul la banca .
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: filă C.E.C., chitanţă,
extras de cont, bilet la ordin, ordin de plată, factură (cazare), chitanţă, bonuri,
decont. Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului
informaţional al trezoreriei sunt: registru de casă, centralizator al extraselor de
cont, balanţa de plăţi, expense report, fişa de cont, raport privind disponibilul
din casa şi din cont .
Sistemul informaţional personal - salarizare
Sistemul salarizare preia datele despre angajaţi, concediile de odihnă,
precum şi pontajele pentru calculul salariilor .
În cadrul acestui serviciu se calculează salariile pe baza foilor de pontaj
primite de la celelalte compartimente. Statul de salarii se întocmeşte în două
exemplare, lunar un exemplar la casierie pentru efectuarea plăţilor, un exemplar
la contabilitate pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate. Tot aici se
întocmesc listele de avans chenzinal . Acestea se întocmesc în două exemplare,
lunar şi circulă astfel : un exemplar la casierie pentru efectuarea plătilor, un
exemplar la oficiul de calcul pentru a ajuta la întocmirea statelor de salarii.
Primul se arhiveaza la contabilitate, al doilea la oficiul de calcul.

În cadrul sistemului informaţional personal - salarizare se efectuează


următoarele operaţiuni : iniţializarea salariilor pentru luna curentă, înregistrare
avans chenzinal, preluarea pontajelor lunii, a sancţiunilor, a concediilor, a
sporurilor, calculul concediilor medicale sau de odihnă, a deducerilor personale,
statelor de salarii, înregistrarea declaraţiilor lunare la bugetul de stat, la bugetul
asigurărilor sociale de stat, la bugetul asigurărilor pentru şomaj, înregistrarea
fişelor fiscale, precum şi evidenţa tuturor angajaţilor şi funcţiile acestora, fişa
postului.
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: fişa de pontaj, lista cu
reţinerile, contractul de muncă , pontaj avans şi pontaj lichidare, stat de funcţii,
fişa zilnică de prezenţă, cerere de concediu, fisa postului, curriculum vitae.
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului
informaţional al salarizării sunt: stat de salarii, fluturaşe, listă de avans
chenzinal, fişă fiscală 1 şi 2 , condica de prezenţă, contribuţii .

2.2 Definirea ariei de intindere a sistemului de gestiune a stocurilor

2.2.1. Componentele organizatorice care au responsabilitați pe linie de


gestiune a stocurilor

Directorul economic:
-       Semneaza contracte economice cu furnizorii;
-       Legaturi cu biroul avocatului, banca etc;
-       Asigura coordonarea raportarilor statistice cu privire la profit și a
evidențelor sintetice necesare elaborarii prognozelor, reparații,
consumuri, și a luarii deciziilor.
-       Are legaturi interne cu toate birourile firmei, legaturi externe cu
furnizorii de combustibil, de piese de schimb, etc.
Biroul financiar-contabilitate:
Pentru activitatea de control de gestiune:
-       Controlul documentelor (incheierea de contracte, plata furnizorilor
cash sau virament bancar);
-       Efectuarea inventarierelor periodice;
-       Verificarea constituirii comisiilor de inventar și documentelor de
inventar saptamanale și lunare a gestionarului de motorina;
-       Verificarea inregistrarii in fișierele magaziei, documentele de intrare-
ieșire a materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de
inventar, piese de schimb și a materialelor cu caracter publicitar.
Pentru activitatea financiara:
-       Primirea documentelor pentru livrarilor de la furnizori;
-       Calculul, inregistrare și evidența TVA;
-       Urmarirea plații furnizorilor;
-       Controlul biletelor și a coletelor prin intocmirea;
-       Controlul inregistrarii intrarilor monetare a fiecarei agenții catre banca;
-       Intocmirea situației contului folosind extrasul de cont on-line, plata
prin transfer on-line  etc.
-       Are legaturi interne cu toate birourile firmei, iar legaturi externe cu
banca, furnizorii de materiale consumabile, de motorina,etc.
-       Realizarea operațiunilor legate de inventariere;
-       Organizarea contabilitații sintetice și analitice a patrimoniului;
-       Colectarea costurilor pe conturi sintetice și analitice din centralizatorul
privind consumurile de materiale, motorina, obiecte de inventar, piese de
schimb, prestari servicii, amortizare și salariale.
Biroul aprovizionare și depozit:
-       Aprovizionare cu materiale consumabile, material de natura obiectelor
de inventar, piese de schimb și material publicitar;
-       Asigurarea condițiilor de pastrare și depozitare a bunurilor materiale;
-       Asigurarea inregistrarii in fisierul magaziei, a intrarilor-ieșirilor de
bunuri;
-       Valorificarea stocurilor;
Biroul tehnic/service auto
- necesarul de piese de schimb şi materiale;
- fişa tehnică a intervenţiilor în service.

Participanți externi  ai firmei: SC. PETROM SA  pentru  furnizarea


motorinei necesare alimentarii mijloacelor de transport precum şi alţi furmizori
de materiale.

2.2.2. Functiile sistemului de gestiune

Principalele clase de operatii economice, reflectate in sistem sunt:


- stabilirea necesarului de aprovizionat, intocmirea comenzilor de
aprovizionare sau a contractelor;
- intrarea materiilor prime si a materialelor in gestiunea depozitelor
presupune intocmirea receptiei, constatarea plusurilor sau minusurilor la
receptie, ocazie cu care se stabileste daca factura va fi platita in totalitat
(receptia coincide cu factura) sau partial (in cazul in care apar diferente in
minus la receptie). Daca se constata produse in plus la receptie, acestea sunt
trecute pe custodie si returnate furnizorului.
- consumul de materii prime si materiale, pe baza solicitarilor primite de la
celelalte componente organizatorice, pe baza de bon de consum;
- determinarea plusurilor si minusurilor de inventar la nivel de gestiuni;
Pe baza acestor operatii, la nivelul Sistemului de Gestionare a Stocurilor au
fost indentificate urmatoarele procese de prelucrare:
• prelucrarea datelor privind aprovizionarea cu materii prime si materiale
cuprinde urmatoarele procese: stabilire necesar de materiale, comandare
materiale, urmarire realizare comenzi sau contracte. Etapa incepe cu
completarea unei cereri (referat) de aprovizionare, care se intocmeste de catre
fiecare compatiment in parte si se transmite la biroul aprovizionare, care face
analiza ofertelor primite de la furnizori.
• evidenta operativa a tranzactiilor cu materii prime si materiale presupune
verificarea si inregistrarea tuturor operatiunilor cu materii prime si materiale
(intrari, consumuri, transferuri, inregistrare diferente inventariere) intocmirea
listelor si generarea notelor contabile.
• actualizarea stocurilor presupune operarea in stoc, intocmirea balantei
analitice a stocurilor si a altor liste privind stocurile, verificarea lunara a fiselor
de magazie (metoda inventarului permanent).
• inregistrarea rezultatelor inventarierii stocurilor cuprinde ca procese:
intocmirea listelor de inventariere, stabilirea diferentelor la inventariere si
intocmirea procesului verbal.
• evidenta furnizorilor din punct de vedere al aprovizionariipresupune
operarea in creditul conturilor analiticede evidenta a furnizorilor, obtinerea fisei
analitice a furnizorilor si oferirea altor informatii
Societatea se aprovizioneaza cu materiale pe baza de comanda sau
contract. Contractul poate fi onorat pe baza unei singure comenzi sau esalonat.
Materialele cuprinse in comanda odata intrate in unitate, sunt verificate ptr a fi
prevenite anumite erori: cantitatea de pe comanda sa nu depaseasca cantitatea
prevazuta in contract, termenul de livrare al materialelor solicitate nu trebuie sa
depaseasca termenul de valabilitate a contractului. Materialele sunt aduse in
societate in baza avizului de insotire a marfii sau factura.
Serviciul contabilitate are rolul de a verifica concordanta actelor primite
de la depozitele de materiale/carburanţi, se conteaza si se prelucreaza.
Neconcordantele descoperite in actele primite de la depozite, se rezolva prin
colaborarea dintre biroul contabilitate, gestionari cat si cu tehnicianul biroului
aprovizionare.
Sistemul de gestionare a materialelor intra in legatura frecvent cu comisia
de inventariere alcatuita din :
- presedintele comisiei;
- tehnicianul biroului provizionare;
- secretarul comisiei (contabil).
Dupa inventarierea faptica a stocurilor se intocmeste lista de inventar
insotita de declaratiile gestionarului, si de alte documente stau la baza intocmirii
procesului verbal de inventariere.

3. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL EXISTENT

           Procesele de prelucrare care au loc în SGS, grupate în funcţie de


principalele tranzacţii şi transformări sunt:
a)      Aprovizionarea cu materiale  consumabile, combustibil, materiale
publicitare, materiale de natura obiectelor de inventar,  care urmarește
prelucrarea datelor privind comenzile de aprovizionare:
-       Calculul necesar de materiale;
-       Lansare comenzi de aprovizionare;
-       Efectuarea recepțiilor.
b)      Evidența operativa a tranzacțiilor cu materiale, combustibil, prin care se
culeg, verifica și prelucreaza datele generate de urmatoarele operații
economice:
-       Intrari de materiale prin cumparare;
-       Intrari de motorina prin cumparare;
-       Consumuri  de motorina;
-       Consumuri de materiale;
-       Dare in folosința a obiectelor de inventar;
-       Transferul de materiale de la o gestiune la alta.
c)      Inventarierea stocurilor, urmarește prelucrarea datelor obținute in urma
desfașurarii inventarierii, având in vedere 2 tipuri de diferențe:
-       Intrari de materiale din plusuri la inventar;
-       Ieșiri de materiale din lipsuri de inventar;
d)      Actualizarea stocurilor, prin preluarea informațiilor din procesele de
prelucrare anterioare, a centralizatorului saptamanal  cu alimentarile  de
motorina, materiale, urmarindu-se impreuna cu comisia de inventariere, a
proceselor verbale ale comisiei de inventariere, verificarea fișierelor de
magazie pentru materiale consumabile.

3.1. Descrierea prelucrarilor

         Am ales sa analizez sistemul informațional de gestiune a cisternei cu


motorina aflata la dispoziţia societăţii pentru alimentarea autovehicolelor
proprii. Gestiunea operativa (alimentare, cumparare motorina), are loc la sediu,
iar gestiunea contabila este facuta de către contabilul desemnat.
          Societatea are desemnat un gestionar care are motorina in gestiune și
raspunde de modul de gestionare. S-a constituit şi o comisie de inventariere a
motorinei.
          Desfașurarea activitații: Gestionarul care are in primire motorina va
efectua alimentarile dupa cum urmeaza: la pompa se prezinta șoferul cu mașina
care va pregati foaia de parcurs și kilometrii de la bordul mașinii, va efectua
alimentarea care va fi inregistrata intr-un tabel și pe fișa individuala de
alimentare, pe care o semneaza șoferul primitor, alimentarea fiind trecuta pe
foaia de parcurs a mașinii semnata de gestionar.
          La sfarșitul fiecarei saptamani, sambata, gestionarul  intocmește
centralizatorul saptamanal cu alimentarile, iar impreuna cu comisia de
inventariere va intocmi procesul verbal de inventariere pe care il trimite la
contabilitate. Gestionarul evidențiaza pe fiecare mașina cantitatea alimentata in
cursul lunii, în fișa individuala de alimentare inscriind obligatoriu nr. de
inmatriculare a mașinii, data alimentarii, nr. foii de parcurs, cantitatea
alimentata, semnatura șoferului. La sfarșitul fiecarei luni, gestionarul
intocmește  un centralizator pe care il trimite la şef coloana auto şi la
contabilitate,împreună cu copii ale fişelor de alimentare individuale, pana in
data de 2 a lunii succesive. Deasemeni gestionarul intocmește procesul verbal
de inventariere lunar semnat de comisia de inventariere care va fi trimis de
asemenea la şef coloana auto şi la contabilitate pana in data de 2 a lunii
succesive.
           Responsabilitați: Gestionarul raspunde de gestionarea stocurilor de
motorina, preda la timp contabilitații şi coloanei  procesele verbale cerute.
Comisia de inventariere efectueaza inventarul motorinei saptamanal, sambata, și
la sfarșitul lunii, in ultima zi a lunii prin masurarea cu ajutorul jojei a situației
faptice din cisterna.
         Principalele procese de prelucrare sunt facute atat manual cat și cu ajutorul
calculatorului, unde se introduc datele mașinii alimentate (nr. de inmatriculare,
foaie parcurs, kilometraj, cantitate combustibil distribuita, ulei, data
alimentarii).

Intrari de motorina prin cumparare

Descrierea documentelor primare/date de intrare


         In cazul cumpararii de motorina pentru alimentarea autovehicolelor firmei,
intervin urmatoarele documente: factura primita de la furnizor și avizul de
insoțire a cantitații de motorina ceruta.
         Gestionarul pompei de motorina constata nivelul scazut al motorinei,
pompă prevazută cu un ceas de nivel combustibil. Lanseaza comanda de
aprovizionare cu motorina la furnizor, prin telefon, fax, sau email. Furnizorul
trimite prin fax, telefon, sau email oferta prețului de motorina/litru în perioada
cerută. Gestionarul întocmește un referat cu cantitatea necesara și oferta
preț motorina/litru, care il trimite spre aprobare la directorul general.
         Dupa aprobare, gestionarul contacteaza furnizorul, care trimite motorina la
prețul oferit, copie dupa factura și avizul de insoțire a cantitații de motorina
ceruta.
         Furnizorul trimite factura originala la biroul financiar-contabil. Dupa
primirea facturii aceasta este supusa la urmatoarele prelucrari:
-       Inscrierea datelor din factura in jurnalul pentru cumparaturi;
-       Repartizarea pe conturi de cheltuieli (pentru cantitatea consumata) sau
pe conturile de stocuri (pentru cantitatea aflata inca pe stoc).
  Dupa clarificarea situației facturii și intocmirea recepției acesteia se
realizeaza inregistrarea in contabilitate. Se inregistreaza și valoarea TVA in
vederea intocmirii decontului TVA.

Descrierea ieşirilor din sistem

Centralizatorul facturilor primite lunar – obţinut pe baza facturilor primite


de la furnizori şi care permite urmărirea furnizorilor. Este transmis împreună cu
facturile în original la biroul contabilitate/trezorerie.
CENTRALIZATOR LUNAR  FACTURI FISCALE

Nr Furnizor Factura Nr. Data Explicații Valoar Contract Cod


Crt e
.
1. SC. 08621409 5.11.2018 Aprovizionare 27185 1696/ 64.15.
PETROM Pompa cu RON 30.02. 08
SA. motorina 2015
5000 l
5,437/l
2. SC. 1360646 6.11.2018 Cumparare 1936,5 15.07.
OTI SRL. Cartușe RON 03
Xerox
Phaser 3116/
10 buc
3. SC Ultra 7654091 9.11.2018 Cumparare 2500 43.78.12
Pro Aparatura RON
Computers birotica
SRL.
4. Policolor 08721343 12.11. Cumparare 1325,8 35.76.09
SRL 2018 materiale RON
curațenie
5. SC. 0889250 14.11. Cumparare 316,04 15.08.06
OTI 2018 Distrugator de RON
SRL. documente
Dahle 20062
6. SC. 08621413 29.11 Aprovizionare 170300 1696/ 64.15.12
PETROM 2018 Pompa cu RON 30.02.
SA. motorina 2015
6500 l
5,442/l
7. SC 6263609 30.11. Cval. Piese 35373 84470/ 57.15.
REC 2018 auto RON 24.11. 04
AUTO 2017
SRL

4. MODELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

     Pentru modelarea sistemului se vor folosi două modele de baza, respectiv


modelul proceselor de prelucrare, redat cu ajutorul diagramelor fluxurilor de
date şi modelul datelor, reprezentat prin diagrama entitate-relaţie.

  4.1  Modelarea proceselor de prelucrare

     Sistemul de gestiune a stocurilor de motorina se descompune in urmatoarele


procese și subprocese de prelucrare:
Aprovizionare motorina  cu  urmatoarele subprocese:
 Stabilire necesar motorina;
 Generare situație comenzi pentru aprobare;
 Lansare comenzi motorina.
Inregistrarea tranzacțiilor economice cu urmatoarele subprocese:
 Generare fișa alimentare mijloacele de transport;
 Inregistrare note contabile;
 Inregistrare documentelor de plata furnizori;
 Inregistrarea tranzacțiilor cu motorina.
Actualizare stoc motorina cu urmatoarele subprocese:
 Operare stoc;
 Operare liste inventar;
 Obținere balanța analitica.
Evidența furnizori:
 actualizarea soldului furnizorilor;
 obţinere fişe analitice de furnizori.
Diagramele fluxurilor de date sunt redate în anexe (Anexa 1 Diagrama de
context, Anexa 2 Diagrama de nivel 0, Anexa 3 Diagrama de nivel 1).

4.2 Modelarea conceptuală a datelor       

  La analizarea cerințelor informaționale și funcționale ale sistemului de


gestionare a stocurilor de motorina pot fi identificate ca entitați de baza: furnizor,
recepție, gestiune, etc.
      Gestionarul pompei folosește și intocmirea de  Bonuri de Consum pentru
utilizarea de catre mijloacelor de transport a uleiurilor, apa distilata, etc, aflate  in
gestiunea mecanicului filialei. Se inscriu  pe bonul de consum toate datele mașinii,
de la ce coloana face parte și ce/cât consuăa. 
Diagrama entitate-relaţie este redată în Anexa cu nr. 4.

5. DETERMINAREA  CERINȚELOR INFORMAȚIONALE
PENTRU NOUL SISTEM
5.1 Cerințele funcționale ale noului sistem
Din prezentarea de mai sus a SGSM se pot constata deficienţe în
domeniul aplicatiilor economico-manageriale, de analiza si control. Concret,
din cele prezentate se desprinde necesitatea achiziţionării şi instalării unui
program specializat în vederea furnizării unei evidenţe optime a stocului de
combustibil/materiale şi a parametrilor de consum ale acestora prin culegerea si
prelucrarea datelor din foile de parcurs prin intermediul programului respectiv.
Prelucrarea integrala a datelor din foile de parcurs prin program începe cu
introducerea de catre operator a tuturor datelor din rubricile casetate, validarea
acestora, dupa care se obtin, la perioadele stabilite, listele, situatiile, fisele de
calcul, borderourile etc. corespunzatoare activitatilor care fac obiectul
prelucrarii si anume:
- tarifarea si facturarea prestatiilor;
- normarea combustibilului si uleiurilor si evidentele privitoare la
normele de consum;
- evidentele privind normarea muncii soferului;
- evidenta realizarii parcursurilor, prestatiilor pe autovehicule etc.;
- evidenta ritmicitatii colectarii foilor de parcurs;
- listele proceselor tehnologice scadente ale mijloacelor auto si ale
rulajului autovehiculelor si agregatelor.

Dupa efectuarea operatiunii de culegere a datelor din foile de parcurs,


acestea ar trebui predate unei grupei de verificare si control date împreuna cu o
lista de control pentru verificarea corectitudinii datelor culese.
5.2  Cerintele nonfuncționale ale noului sistem
Ca şi cerinţe nonfuncţionale pot fi enumerate următoarele:
1. Innoirea unor componente hardware.
2. Asigurarea securitatii datelor prin stabilirea de niveluri de acces
pentru diferite categorii de utilizatori.
3. Realizarea de interfeţe specifice mediilor de programare vizuale.