PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA

Código: D-002 Fecha: 29/02/2013 Versión: 1 Controlado: Si

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1. OBJETIVO

Generar en la empresa métodos de comunicación, participación y consulta eficaces, que

permitan manejar estándares de comunicación e información desde el cargo que ocupan
teniendo en cuenta todas las actividades de la empresa, los riesgos, los impactos
ambientales, los requisitos legales, los requisitos del cliente, entre otros.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las comunicaciones de la empresa, así como a la
participación y consulta de empleados y partes interesadas.

3. RESPONSABLES

 Coordinador HSE
 Gerencia
 Empleados en general

4. DEFINICIONES

Comunicación interna: son todas aquellas que se manejan únicamente de forma interna
y para beneficio y necesidad de la organización. Estas pueden ser: solicitudes, llamados
de atención, entrega de elementos u objetos, etc.

Comunicación externa: son todas aquellas que realiza la organización a otras

dependencias. Estas pueden ser: solicitudes a proveedores, comunicaciones con el
cliente, solicitudes a otros entes o empresas, etc.

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Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, aplicación o la localización de todo

aquello que está bajo consideración.

5. GENERALIDADES

Todos los trabajadores de LA PERLA DEL SUR S.A.S., tienen todo el derecho de
comunicar cualquier evento, situación o acto que pueda generar daño a su integridad
física, daño a la propiedad o al ambiente, u otro que pueda generar IMPACTO en el
desempeño del sistema SSOA. De igual forma la empresa se compromete a comunicar
todo lo concerniente con el desempeño del Sistema SSOA, mediante los medios
mencionados en este documento, con el fin de que este se apersone, se genere en el
propiedad, sentido de pertenencia, responsabilidad, ética y cortesía.

Todos los trabajadores participarán en los programas y actividades de manera obligatoria,

sus comunicaciones serán escuchadas y aceptadas de manera equitativa.

Las consultas realizadas por los trabajadores serán contestadas en los medios adecuados
mencionados anteriormente, en un plazo máximo de 10 días hábiles.

6. DESCRIPCION DEL PROCESO

6.1. Comunicaciones.

En La Perla del Sur se manejan los siguientes tipos de comunicaciones:

a. Escritas internas: Son comunicaciones de origen interno, tales como

memorandos con información, formatos de solicitud, formatos de reporte, entre
otros.

b. Escritas externas: son comunicados emitidos a entes diferentes a la compañía.

c. Correos electrónicos: este tipo de comunicación se utiliza para origen externo e

interno

 Las comunicaciones escritas se llevan a cabo únicamente cuando la importancia

de la información es muy relevante, y es necesario hacer seguimiento y
trazabilidad a lo solicitado o informado. De otra manera se debe utilizar los medios
más rápidos disponibles tales como: teléfono, celular o e-mail.

 El lenguaje de toda comunicación debe ser directo, claro, sencillo, conciso y

preciso.

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 Las comunicaciones deben cumplir el conducto regular establecido por la

organización, con la finalidad de informar a quien corresponda de acuerdo a su
nivel jerárquico. No debemos informar a áreas, contratos o procesos que no tienen
nada que ver con el asunto.

 Cuando se hacen solicitudes se debe fijar lugar, fecha y hora de cumplimiento.

 Para comunicaciones internas cada área o proceso manejará un consecutivo

interno, el cual será controlado por el jefe de proceso o la persona designada por
este.

 Las únicas áreas que están autorizadas para enviar comunicaciones externas a
clientes y no clientes (entes externos) son la Gerencia y HSE.

Canales de comunicación

 Cartelera

 Correos electrónicos

 Celular

 Teléfono fijo

 Memorandos F-001

 Reportes de incidentes, actos o condiciones inseguras, sugerencias, quejas,

peligros, aspectos ambientales, etc., en tarjeta de observaciones y reportes REP
F-006 (Reporta y Participa).

 Lecciones aprendidas F-007

6.2. Participación

Los trabajadores directos y contratistas podrán participar de cualquier manera en el

sistema SSOA de las siguientes formas:

a. Reportando los incidentes, accidentes, actos y condiciones sub-estándar en la

tarjeta REP F-006.

b. En la elección del Líder de “FOMENTO DE ACTIVIDADES SANAS Y SEGURAS”,

programa FASS D-009.

c. Mediante el reporte de sugerencias, quejas, peligros identificados en su área, etc.

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6.3. Consulta

Todos los trabajadores y contratistas podrán efectuar las consultas que considere
necesarias en materia SSOA, mediante el uso del buzón de sugerencias, correo
electrónico o memorando.

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

F-001 MEMORANDO

F-006 TARJETA REP

F-007 LECCIONES APRENDIDAS

D-09 PROGRAMA FASS

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