Sunteți pe pagina 1din 10

CONTABILITATE GENERALĂ

CURSUL 6 INVENTARUL ȘI INVENTARIEREA

Importanța și funcțiile inventarierii

Activitatea de producţie zilnică ce se desfăşoară în unităţile agricole, concretizată în


numeroase operaţii economice este înregistrată în contabilitate cu ajutorul conturilor – acestea
arătând existenţa la un moment dat, dar şi modificările elementelor patrimoniale.

Datorită unor cauze diferite, unele modificări nu pot fi evidenţiate în momentul apariţiei
lor, ceea ce duce la neconcordanţa între existenţa reală a mijloacelor şi situaţia lor din
contabilitate, şi anume: evaporarea şi uscarea unor produse prin păstrare; creşterea în greutate a
animalelor tinere şi a celor puse la îngrăşat, plusuri şi minusuri care rezultă din manipularea unor
mijloace, erori de măsurare, degradări şi pierderi datorită unor păstrări necorespunzătoare,
sustrageri şi lipsuri, neîntregistrarea sau înregistrarea greşită a documentelor privind cantitatea şi
calitatea mijloacelor economice, etc.

De aceea, este necesar ca la anumite intervale de timp să se facă o verificare pe teren a


existenţei reale a mijloacelor economice prin inventariere.

Inventarierea reprezintă acţiunea de constatare faptică, la o anumită dată, a existenţei


tuturor elementelor care formează patrimoniul unităţii, de comparare a datelor reale constatate cu
cele din evidenţă şi de punere de acord a acestor date.

Prin inventariere se stabilesc la un moment dat, prin numărare, măsurare, cântărire şi


estimare, atât existenţele de mijloace materiale concrete sau transformate în drepturi, cât şi
obligaţiile faţă de stat şi faţă de alte organizaţii sau persoane.

Inventarierea este un procedeu important al contabilităţii cu ajutorul căruia se asigură


realitatea datelor din contabilitate, se verifică integritatea proprietăţii publice şi private, modul de
gospodărire şi păstrare a acesteia şi se depistează lipsurile, sustragerile, risipa, degradările şi cei
care se fac vinovaţi de ele.

Cu ajutorul inventarierii se pot stabili stocurile de materiale supranormative, rezervele


existente în unitate şi produsele nevandabile sau greu vandabile.

Inventarierea este baza de plecare pentru deschiderea contabilităţii în unităţile nou


înfiinţate, furnizând date în vederea întocmirii bilanţului iniţial al unităţii.
7.2 Clasificarea inventarierilor

Inventarierea poate fi clasificată:

a) după perioada la care se execută;


b) după gradul de extindere al acesteia.
După perioada la care se execută, inventarierea este periodică şi anuală.

Inventarierea periodică se efectuează în cursul anului la anumite date fixe (prevăzute de


lege) sau ocazional, impusă de o anumită situaţie specială: predarea şi primirea unei gestiuni,
producerea unor calamităţi naturale (incendii, inundaţii), sesizarea unor nereguli în gestiune,
desfiinţarea sau contopirea unor unităţi economice. Această inventariere are drept scop
asigurarea integrităţii proprietăţii fiecărei unităţi.

Inventarierea anuală se execută la sfârşitul anului, ca o lucrare premergătoare întocmirii


bilanţului şi a celorlalte lucrări de sinteză cu scopul ca datele înscrise în aceste situaţii să prezinte
realitatea mijloacelor din unitate. Este o operaţie complexă, care necesită un volum mare de
muncă şi se execută potrivit unor dispoziţii legale.

După gradul de extindere, inventarierea poate fi parţială şi generală.

Inventarierea parţială se efectuează asupra unui grup de mijloace (materiale, produse,


mijloace băneşti) sau asupra bunurilor aflate gestiunea unei persoane.

Inventarierea generală cuprinde toate elementele patrimoniale şi are drept scop


verificarea realităţii datelor din contabilitate.

Inventarierea anuală este in mod obligatoriu o inventariere generală. Inventarierile


periodice, ocazionale, sunt inventarieri parţiale, dar impuse de anumite situaţii pot fi şi generale.

Etapele inventarierii

Inventarierea este o lucrare complexă, iar pentru reuşita ei este necesar să fie bine
organizată şi corect efectuată.

Inventarierea se organizează pe baza unui plan care precizează persoanele responsabile şi


cuprinde patru etape de desfăşurare:

a) pregătirea inventarierii;
b) constatarea, descrierea şi evaluarea elementelor inventariate (inventarierea propriu–zisă);
c) compararea cu datele contabile şi stabilirea diferenţelor de inventar;
d) punerea de acord a datelor contabilităţii cu existentul stabilit la inventariere.

a) Pregătirea inventarierii reprezintă faza de care depinde în cea mai mare parte reuşita
inventarierii.
Conducerea unităţii stabileşte comisiile de inventariere şi numeşte, prin dispoziţie scrisă,
pe membrii acesteia, care pot fi lucrători contabili şi cadre de specialitate. Din comisii nu pot
face parte gestionarii, însă inventarierea se face în mod obligatoriu în prezenţa lor. Numărul de
comisii variază în funcţie de volumul de mijloace ce urmează a fi inventariate. Contabilul şef al
unităţii instruieşte membrii comisiilor asupra modului de desfăşurare şi a documentelor ce
trebuiesc întocmite şi pune la dispoziţia acestora aparatele de măsurat şi imprimatele necesare.
În această perioadă gestionarilor le revine sarcina de a ordona, sorta şi eticheta
mijloacelor ce urmează să fie inventariate, iar înainte de începerea acţiunii de inventariere dau
declaraţii scrise că au înregistrat şi au predat la contabilitatea unităţii toate documentele privind
mişcarea bunurilor materiale.

b) Constatarea, descrierea şi evaluarea elementelor inventariate (inventarierea propriu–


zisă) are drept scop stabilirea cu exactitate a tuturor mijloacelor existente. Diversitatea mare şi
particularităţile mijloacelor inventariate impune folosirea unor modalităţi adecvate de constatare,
ca de exemplu: mijloacele fixe, obiectele de inventar, materialele şi unele produse sunt numărate,
măsurate sau cântărite; produsele cu volum mare (furajele, vinul şi ţuica) sunt cubate; animalele
tinere şi cele puse la îngrăşat sunt numărate şi cântărite; animalele de producţie şi de muncă sunt
doar numărate; mărfurile şi produsele care se găsesc „pe drum” sunt înregistrate pe baza datelor
înscrise în documentele însoţitoare; creanţele şi obligaţiile se stabilesc pe baza extraselor de cont
confirmate de debitori sau primite de la creditori; disponibilităţile bancare sunt confirmate de
bancă.

Toate mijloacele constatate, exprimate în etalon natural, se înscriu în listele de


inventariere.

Mijloacele care nu au fost văzute şi numărate de către comisie nu pot fi trecute în listele
de inventariere, iar cele care sunt deteriorate sau neutilizabile se trec în liste separate.

Listele de inventariere trebuiesc întocmite cu atenţie, să nu conţină ştersături sau


modificări şi să fie semnate de membrii comisiei şi de către gestionar.

Elementele inventariate sunt evaluate în funcţie de cantitatea înscrisă şi de preţul folosit


la înregistrarea lor în contabilitate.

c) Compararea cu datele contabilităţii şi stabilirea diferenţelor de inventar, se face prin


înscrierea în listele de inventariere a soldurilor din contabilitate pentru fiecare mijloc în parte.
Din compararea acestor date pot rezulta diferenţe care reprezintă plusuri sau minusuri.

Plusurile de inventar provin din înregistrarea eronată în actele contabile, din folosirea
unor aparate de măsurat defecte sau din intenţia de înstrăinare.

Lipsurile de inventar, în funcţie de cauzele care le–au produs se pot grupa în:
 lipsurile neimputabile, care se produc în mod normal şi sunt prevăzute în actele
normative;
 lipsurile imputabile datorate unei proaste gospodăriri, neglijenţei, gestionării
necorespunzătoare şi sustragerilor de care se fac vinovate unele persoane.
Comisia de inventariere stabileşte cauzele şi analizează condiţiile în care au apărut
diferenţele de inventar, persoanele responsabile şi face propuneri pentru imputaţii şi tragere la
răspundere a acestora.
Rezultatele inventarierii şi documentele întocmite se predau la contabilitatea unităţii
pentru înregistrarea diferenţelor constatate.
d) Punerea de acord a datelor contabilităţii cu existentul stabilit la inventariere sau
nivelarea diferenţelor de inventar este etapa de înregistrare a diferenţelor constatate astfel încât
datele din contabilitate să fie aduse la nivelul celor existente în realitate. De menţionat faptul că
nu este admisă compensarea minusurilor cu plusurile decât la mijloacele de acelaşi fel, uşor
confundabile şi cu aceeaşi valoare unitară, în aceeaşi perioadă de gestiune.
Norme privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și de pasiv

Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care


se constată existenţa tuturor elementelor respec-tive, cantitativ-valoric sau numai valoric, după
caz, la data la care aceasta se efectuează. Actul normativ care reglementează efectuarea
operaţiunilor de inventariere este O.M.F.P. nr. 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind
organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturorelementelor de activ şi
de pasiv ale fiecărei unităţi, precum şi a bunurilor şivalorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând
altor persoane juridice saufizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie
săofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei unităţii pentrurespectivul exerciţiu
financiar.
În temeiul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare, unităţile au obligaţia să efectueze inventarierea generală a elementelor de activ şi de
pasiv deţinute la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării lor, în cazul
fuziunii sau încetării activităţii, precum şi în următoarele situaţii:
a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau altor organe
prevăzute de lege;
b) ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite
cert decât prin inventariere;
c) ori de câte ori intervine o predare – primire de gestiune;
d) cu prilejul reorganizării gestiunilor;
e) ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
f) în alte cazuri prevăzute de lege.
La începutul activităţii unităţii, inventarierea are ca scop principal stabilirea şi evaluarea
elementelor de activ ce constituie aport la capitalul unităţii. Elementele de activ care constituie
aport la capitalul social al agenţilor economici, la patrimoniul iniţial al persoanelor juridice fără
scop patrimonial şi la patrimoniul instituţiilor publice se înscriu în registrul-inventar grupate pe
conturi.
Inventarierea anuală a elementelor de activ şi de pasiv se face, de regulă, cu ocazia
încheierii exerciţiului financiar, avându-se în vedere şi specificul activităţii fiecărei unităţi.
Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului,
ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării elementelor de activ şi
de pasiv şi care elaborează şi transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la
specificul unităţii.
Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv se efectuează de cătrecomisii de inventariere,
formate din cel puţin două persoane, numite prindecizie scrisă. În decizia de numire se
menţionează în mod obligatoriu com-ponenţa comisiei, numele responsabilului comisiei, modul
de efectuare ainventarierii, gestiunea supusă inventarierii, data de începere şi de terminare a
operaţiunilor. Pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunilor de inventariere, în comisii sunt
numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure efectuarea
corectă şi la timp a inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, inclusiv evaluarea lor conform
reglementărilor contabile aplicabile.
Inventarierea şi evaluarea elementelor de activ şi de pasiv se pot efectua atât cu salariaţii
proprii, cât şi pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice
cu pregătire corespunzătoare.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor
supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective.
Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi
numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit.
Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia
de inventariere sunt următoarele:
a) înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de
gestiunea bunurilor o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă:
- gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare;
- în afara bunurilor unităţii respective, are în gestiune şi alte bunuriaparţinând terţilor,
primite cu sau fără documente;
- are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă;
- are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentrucare s-au întocmit
documentele aferente;
- a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale;
- deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în
gestiunea sa;
- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care
nu au fost predate la contabilitate.
De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului
document de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune.
Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea
bunurilor şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa;
b) să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce
urmează a fi inventariate;
c) să asigure închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori
de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea;
Dacă bunurile supuse inventarierii, gestionate de către o singură per-
soană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii
comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces,
cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când
inventarierea nu se termină într –o singură zi. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este
intact; în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de constatare, care
sesemnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile
corespunzătoare.
d) să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la
care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de bunuri,
existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi
predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea;
e) să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din
ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului (la gestiunile cu vânzare cu
amănuntul) şi depunerea numerarului la casieria unităţii;
f) să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost
verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare.
Inventarierea elementelor de activ ale unităţii se materializează prin
înscrierea acestora, fără spaţii libere şi fără ştersături, în formularul „Lista de inventariere”. Acest
formular serveşte ca document pentru stabilirea lipsurilor şi a plusurilor de bunuri şi valori,
constatate cu ocazia inventarierii, precum şi pentru constatarea deprecierilor.
Registrul – inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înscriu
rezultatele inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, grupate după natura lor, conform
posturilor din bilanţ.
Elementele de activ şi de pasiv înscrise în registrul – inventar au la bază listele de
inventariere, procesele verbale de inventariere şi situaţiile analitice, după caz, care justifică
conţinutul fiecărui post din bilanţ.
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor consta-tate faptic şi înscrise
în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din
contabilitate.
Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor
înscrise în fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile
descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea
rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantităţilor consemnate în listele de inventariere, cu
evidenţa tehnico – operativă pentru fiecare poziţie în parte.
Evaluarea elementelor de activ şi de pasiv cu ocazia inventarierii se face potrivit
prevederilor reglementărilor contabile aplicabile. Evaluarea se va efectua cu respectarea
principiului permanenţei metodelor, potrivit căruiamodelele şi regulile de evaluare trebuie
menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile.
La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se va aplica principiul prudenţei, potrivit căruia
se va ţine seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor. În cazul în care se constată
că valoarea de inventar, stabilită în funcţie de utilitatea bunului pentru unitate şi preţul pieţei,
este mai mare decât valoarea cu care acesta este evidenţiat în contabilitate, în listele de
inventariere se vor înscrie valorile din contabilitate.
În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decâtvaloarea din
contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea deinventar.
Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces verbal.
Procesul verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele
elemente: data întocmirii; numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere; numărul şi
data deciziei denumire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariată; data începerii
şiterminării operaţiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile şi propunerile
comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatateşi la persoanele vinovate,
precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea;volumul stocurilor depreciate, fără mişcare,
cu mişcare lentă, greu vandabile,fără desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea
reintegrării lor încircuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar
şideclasare sau casare a unor stocuri; constatări privind păstrarea, depozitarea,conservarea,
asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, precum şi alteaspecte legate de activitatea gestiunii
inventariate.
Pentru elementele de activ la care s-au constatat deprecieri, pe bazalistelor de inventariere
întocmite distinct, comisia de inventariere face propuneri privind constituirea provizioanelor
pentru depreciere sau de înregistrare a unor amortizări suplimentare (pentru deprecierile
ireversibile ale imobilizărilor), acolo unde este cazul, arătând totodată cauzele care au determinat
aceste deprecieri.
Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru
pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze,
comisia de inventariere trebuie să primească explicaţii scrise de la persoanele care au
răspunderea gestionării, respectiv a urmăririi decontării creanţelor.
Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia deinventariere stabileşte
caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi caracterul
plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor
dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.
În situaţia constatării unor plusuri în gestiune, bunurile respective se vor evalua la valoarea
justă. În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, administratorii vor lua măsura
imputării acestora la valoarea lor de înlocuire. Prin valoare de înlocuire, se înţelege costul de
achiziţie al unui bun cu caracteristici şi grad de uzură similare celui lipsă în gestiune la data
constatării pagubei, care va cuprinde preţul de cumpărare practicat pe piaţă, la care se adaugă
taxele nerecuperabile, inclusiv T.V.A., cheltuielile de transport, aprovizionare şi alte cheltuieli
accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului
respectiv. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate
de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie formată din specialişti în
domeniul respectiv.
La stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate
infracţiuni, se va avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri
constatate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:
- să existe riscul de confuzie între sorturile aceluiaşi bun material, dincauza asemănării în
ceea ce priveşte aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
- diferenţele constatate în plus sau în minus să privească aceeaşi perioadă de gestiune şi
aceeaşi gestiune.
Nu se admite compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la
inventariere provin din sustragerea sau din degradareabunurilor respective datorate vinovăţiei
persoanelor care răspund de gestionarea acestor bunuri.
Propunerile cuprinse în procesul verbal al comisiei de inventariere se
prezintă, în termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, administratorului
unităţii. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al
conducătorului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5 zile de la primirea
procesului-verbal, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.
Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel
mult 3 zile de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către administrator sau
ordonatorul de credite.
Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit prevederilor Legii nr.
82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în conformitate cu
reglementările contabile aplicabile.
Pe baza registrului – inventar şi a balanţei de verificare întocmite la 31 decembrie se
întocmeşte bilanţul care face parte din situaţiile financiareanuale, ale cărui posturi, în
conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare, şi ale reglementărilorcontabile aplicabile, trebuie să corespundă cu datele înregistrate
în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv stabilită pe baza
inventarului.