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GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02
GUÍA DE APRENDIZAJE
Fecha: 30/09/2013
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: F004-P006-GFPI
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
2. INTRODUCCIÓN
a) El local de archivos.
b) El control de los Factores Externos.
c) El manejo de los documentos.
d) Las Medidas de Seguridad.
e) Los medios tecnológicos con los que se puede operar los recursos tecnológicos para el
recibo despacho y recepción de los documentos.
De ésta manera, los temas que se verán éstas dos semanas, nos permiten ubicarnos e
involucrarnos en el proceso organizativo y de conservación de los archivos que son
“memoria patrimonio” de las organizaciones y de la cual obviamente, son participes los
asistentes administrativos dentro de sus actividades cotidianas en la empresa u
organización
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GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos.
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f. Como son tantos documentos ¿Usted presentaría una propuesta para destinar un lugar
para el depósito de los mismos?. Si/no ¿Por qué?
g. ¿Qué características debe tener este lugar destinado para la conservación y consulta?
a) ¿Cómo sería la vida del ser humano y de los estudiantes si no existieran los sistemas
de ordenación?
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c) Desde que usted tiene memoria ¿cómo hacía para consultar los libros en la biblioteca
de su escuela, colegio?
Con base a la anterior lectura y de acuerdo a las instrucciones dadas por su tutor
en Gaes elabore un instrumento evaluación para ser distribuida a los demás Gaes
de su ruta para poner a prueba los conocimientos de sus compañeros sobre el
tema.
Realice lectura auto regulada del Acuerdo 049 del 2000, Por el cual se desarrolla
el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General
de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
Elabore un informe en Gaes sobre los temas vistos y presente su propuesta sobre
las condiciones y normas de seguridad aplicables para la empresa objeto de
estudio.
Elabore una lista de chequeo que le permita determinar las condiciones en que se
maneja el archivo en la unidad productiva en términos de recepción, valoración y
organización de archivos.
Por medio de una entrevista indague como se lleva en una empresa el sistema de
ordenación, que procedimiento llevan a cabo para archivar y consultar
documentos.
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Conservar y
preservar la
documentación
de acuerdo a las
tablas de Ambiente de Formación de clase,
retención Equipos de Material de Instructor Gestión alterno con ambiente de Sistemas
50 horas 30 30 1
documental de computo papelería Administrativa para investigar, analizar y consolidar
las empresas en la información.
el sector.
Clasificar los
documentos que
ingresan a la
organización de
acuerdo con los
destinatarios y la
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estructura
orgánica
funcional
aplicando las
tablas de
retención
documental
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5. GLOSARIO DE TERMINOS
Agentes biológicos: Organismos o microorganismos que causan deterior en los documentos. El hombre,
los roedores, los hongos, las bacterias, etc.
Codificar: Hacer o formar un cuerpo de números metódico y sistemático. Homónimo: Se aplica a dos o
más personas que llevan el mismo nombre.
Dígito: Cualquiera de los números que pueden expresarse con un solo signo.
Expurgo: Fase final del proceso de selección documental, la cual permite ubicar físicamente los
documentos a conservar y los documentos a destruir.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
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