1

COOPERATIVA MULTIACTIVA Y DE TRANSPORTE DE SANTANDER

“C E T E R “

ACUERDO No. 036

REGLAMENTO JUNTA DE VIGILANCIA

Por medio del cual la Junta de Vigilancia de la COOPERATIVA MULTIACTIVA Y DE TRANSPORTE

DE SANTANDER, en cumplimiento de la facultad que le señalan los Estatutos en cuanto hace
referencia a la aprobación de su propio reglamento y

CONSIDERANDO

1. Que es necesario establecer normas y procedimientos para regular su funcionamiento y

facilitar el cumplimiento de sus funciones como organismo de Control Social.
2. Que según el Articulo 84, numeral 1 del Estatuto vigente, es función de la Junta de
Vigilancia expedir su propio reglamento.
3. Definir un reglamento para la Junta de Vigilancia el cual brinde a los miembros de este
órgano de control social herramientas para su efectivo funcionamiento y toma de decisiones
en la Cooperativa,

RESUELVE:

Reglamentar el funcionamiento de la Junta de Vigilancia

CAPITULO I
DE LA JUNTA DE VIGILANCIA

ARTICULO 1.- DEFINICION

De acuerdo a lo establecido en el artículo 78 de los Estatutos vigentes la Junta de Vigilancia es el

órgano de Control Social de la cooperativa, elegido y delegado por la Asamblea General de
Asociados con el propósito de velar porque se cumpla el objetivo social en concordancia con los
aspectos legales y normativos internos, así como con los principios, valores, características y fines
de la economía solidaria.
 2

ARTÍCULO 2.- INSTALACION

La Junta de Vigilancia se instalará por derecho propio dentro del mes siguiente a la fecha en que sea
comunicado la inscripción y registro por el organismo competente, después de celebrarse la
Asamblea General de Asociados en la que fue elegida.

La instalación se hará en reunión previamente convocada por acuerdo de sus miembros, en dicha
reunión se efectuara la designación del Presidente y un Secretario entre sus miembros principales,
de ello se dejara constancia en acta suscrita por sus integrantes.

ARTICULO 3. INTEGRACION Y REQUISITOS

De acuerdo con el artículo 79 de los Estatutos vigentes, la Junta de Vigilancia estará integrado por
tres (3) miembros principales con sus respectivos suplentes personales. Los suplentes reemplazaran
a los principales en las ausencias temporales con voz y voto.

Los miembros de la Junta de Vigilancia deberán acreditar los mismos requisitos exigidos a los
miembros del Consejo de Administración contemplados en los Estatutos vigentes y están sujetos a
similares inhabilidades e incompatibilidades, al igual que las causas de remoción que rigen para el
Consejo de Administración.

Requisitos (Art. 59 del

Ítem Documento Certificante
Estatuto)

1 Ser asociado hábil Lista de asociados Junta de Vigilancia

hábiles (saliente)

2 Tener como mínimo Certificación de Gerencia CETER

veinticuatro (24) meses de antigüedad como
asociado en la Cooperativa. asociado

3 Que no haya sido inhabilitado Certificación del Junta de Vigilancia

en los doce (12 últimos meses estado hábil o inhábil (saliente)
anteriores a la fecha de del asociado durante
inscribirse cono nominado los últimos doce (12)
para ser elegido. meses.
 3

4 Acreditar haber recibido como Certificación Junta de Vigilancia

mínimo cuarenta: 40 horas de acreditando las 40 (saliente)
educación cooperativa horas de educación
cooperativa con base
en la información
existente en los
archivos de la
cooperativa.

Certificado de la
5 Honorabilidad y moralidad entidad donde manejo Gerencia CETER
comercial, particularmente en los fondos o bienes
el manejo de fondos y de
bienes en las entidades en las
que haya prestado sus
servicios o en aquellas con
las que ha tenido vínculo de
cualquier naturaleza

Haber pertenecido a Certificación de

6 Demostrar conocimientos y cargos de antigüedad o
experiencia en actividades de administración o Experiencia y/o
administración o dirección. dirección en el pasado Institución educativa
y/o autorizada por el
Certificación de los ICFES revisados por la
estudios en niveles junta de Vigilancia
técnicos, tecnológicos (saliente)
ó especializados.

Certificado Judicial con Junta de Vigilancia

7 Gozar de buena reputación el fin de conocer si el (saliente)
(No tener impedimento Civil) asociado tiene alguna
condena con pena
privativa de la libertad.

8 No haber sido sancionado Certificación de no Presidente y

durante el último año por la haber sido sancionado Secretario del Consejo
Cooperativa o por la entidad Por la Supersolidaria,
gubernamental de vigilancia y Procuraduría o
control Contraloría.
 4

Junta de Vigilancia
9 No tener antecedentes Certificado a la fecha (saliente)
judiciales

10 Haber pertenecido durante Certificado con el Gerencia de CETER

dos (2) años no consecutivos detalle del tiempo.
a un comité de la cooperativa

ARTÍCULO 4.- DESINTEGRACION

En caso de falta absoluta de un miembro principal y de los tres suplentes, la Junta de Vigilancia
queda desintegrada y en consecuencia no podrá actuar, inmediatamente se solicitará al Consejo de
Administración la convocatoria a Asamblea General Extraordinaria para la elección correspondiente.

ARTÍCULO 5.- PERIODO

Los miembros de la Junta de Vigilancia serán elegidos por la Asamblea General de Asociados para
un periodo de Un (1) año, sin perjuicios de que puedan ser reelegidos o removidos libremente por
ella.

ARTICULO 6. -TERMINACION DEL PERIODO

El período de los miembros de la Junta de Vigilancia termina cuando sean elegidos los nuevos
Directivos por la Asamblea General, pero deberán seguir ejerciendo sus cargos hasta la posesión de
quienes deban reemplazarlos, de acuerdo con las normas estatutarias, reglamentarías y legales.

CAPITULO II
FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA DE VIGILANCIA

ARTICULO 7: SESIONES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA.

La Junta de Vigilancia sesionará ordinariamente una (1) vez al mes y extraordinariamente cuando
las circunstancias lo justifiquen. Las decisiones de la Junta de Vigilancia deben tomarse por mayoría
de sus miembros. Sobre sus actuaciones se dejará constancia en el acta suscrita por los
participantes.
 5

La Junta de Vigilancia será responsable del cumplimiento de sus funciones e informará sobre el
resultado de su gestión a la Asamblea General de Asociados y procurará establecer relaciones de
coordinación y complementación con el Consejo de Administración, Gerente y Revisor Fiscal y
podrán asistir a las sesiones del Consejo de Administración por previa invitación de éste.

PARÁGRAFO: La concurrencia de dos miembros principales o suplentes por excusa justificada de

los principales, hará quórum para deliberar y tomar decisiones válidas. Cuando se presente
ausencias absolutas de dos (2) miembros principales y si habiéndose declarado la dimitencia de
éstos miembros y los suplentes no entren a ocupar el cargo, el miembro restante de la Junta de
Vigilancia, solicitará al Consejo de Administración la convocatoria a Asamblea General
Extraordinaria para la elección correspondiente, previo el lleno de los requisitos existentes.

ARTÍCULO 8.- DELIBERACIÓN Y QUORUM

La concurrencia de los miembros principales constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones
validas, las cuales deberán constar el en libro de Actas de la Junta de Vigilancia.

Si faltare alguno de los miembros principales, lo reemplazará el respectivo suplente personal y sus
decisiones se adoptaran por unanimidad.

ARTICULO 9. – ACTAS

La elaboración del acta será de acuerdo con el artículo 67 del Estatuto vigente y para su aprobación
se enviará el borrador de cada acta a los miembros que asistieron a la respectiva sesión para su
revisión y posibles correcciones a través de la Secretaría, en la reunión siguiente se somete a
aprobación y luego se procede a las firmas correspondientes.

La existencia del acta debidamente firmada por el Presidente y Secretario de la reunión y aprobada
por la Junta de Vigilancia es prueba suficiente de veracidad de lo contenido en ella.

ARTICULO 10. – CONFIDENCIALIDAD

Los asuntos tratados y las decisiones tomadas en las reuniones de la Junta de Vigilancia hacen
parte de la reserva ética, por esta razón, ningún miembro de la Junta de Vigilancia ni los asistentes
a la sesión podrán ventilarlos o comunicarlos a terceros, salvo autorización expresa.

Quien quebrante esta norma de confidencialidad incurre en falta grave contra la ética y los principios.
 6

CAPITULO III
DE LAS FUNCIONES

ARTÍCULO 11.- FUNCIONES

Son funciones de la junta de vigilancia de acuerdo con el artículo 40 de la ley 79 de 1988 y la circular
externa 004 de 2005 de la Supersolidaria, las siguientes:

1. Expedir su propio reglamento.

2. Velar por que los organismos de Administración se ajusten a las prescripciones legales,
estatutarias y en especial a los principios cooperativos.

3. Informar a los órganos de Administración, al Revisor Fiscal y a la Superintendencia de la

Economía Solidaria sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento de la
Cooperativa y presentar recomendación sobre las medidas que en su concepto deben
adoptarse.

4. Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de
servicios, tramitarlos y solicitar los correctivos por el conducto regular con la debida
oportunidad.

5. Hacer llamados de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados por
la Ley, Estatuto y Reglamentos.

6. Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar de ello y velar porque
el órgano competente se ajuste a procedimientos establecidos para tal efecto.

7. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las Asambleas.

8. Verificar que los asociados elegidos en los órganos de administración, vigilancia y control y,
otros tengan la educación cooperativista que se requiere y que se contempla en este
estatuto.

9. Rendir informes sobre las actividades en la Asamblea General Ordinaria.

10. Verificar que las diferentes instancias de la administración cumplan a cabalidad con lo
dispuesto en las leyes, los estatutos de la entidad, así como en los diferentes reglamentos,
incluidos los de los fondos sociales y mutuales. Esto incluye la verificación de la correcta
aplicación de los recursos destinados a los fondos sociales legales de Educación y
Solidaridad, cuando hubiere lugar a ello.
 7

11. Revisar como mínimo semestralmente, los libros de actas de los órganos de administración
con el objetivo de verificar que las decisiones tomadas por éstos, se ajusten a las
prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias. Los órganos de administración están
en la obligación de suministrar la información requerida por el ente de control social.

12. Velar porque en las investigaciones se respete los lineamientos el debido proceso y haya
doble instancia.

13. Hacer seguimiento semestral a las quejas presentadas por los asociados ante el Consejo de
Administración o quien haga sus veces o ante el representante legal, a fin de verificar la
atención de las mismas.

14. En cuanto a las quejas presentadas directamente al órgano de control social, éste debe
estudiarlas, adelantar las investigaciones pertinentes y solicitar a quien corresponda, la
solución de las circunstancias que motivaron la queja y dar respuesta al asociado en un
plazo no superior a 15 días hábiles.

15. Las demás que le asigne la Ley, siempre y cuando se refiere al control social y no
corresponden a funciones propias de la Revisoría Fiscal.

PARÁGRAFO 1: Las funciones señaladas por la Ley a éste órgano deberán desarrollarse con
fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán
documentados debidamente. Los miembros de éste órgano responderán personal y solidariamente
por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la Ley y estatutos. El ejercicio de sus
funciones se referirá únicamente al control social y no deberá desarrollarse sobre materias que
correspondan a las de competencia de los Órganos de Administración y de la Revisoría Fiscal.

PARÁGRAFO 2: La Junta de Vigilancia establecerá el procedimiento para que los asociados

puedan presentar los reclamos sobre prestaciones de servicios, como también la forma de realizar
los llamados de atención y los que se deben seguir para las investigaciones sumarias previas.

ARTICULO 12. FUNCIONES DEL PRESIDENTE

Son funciones del presidente de la Junta de Vigilancia las siguientes.

1. Presidir las reuniones de la Junta de Vigilancia.

2. Convocar las reuniones Ordinarias y extraordinarias.

3. Asignar las tareas y labores que en forma individual o conjunta deben realizar los miembros de
la Junta cada mes para dar cumplimiento a los establecido en sus funciones.
 8

4. Orientar y dar seguimiento al trabajo que deban realizar los miembros de la Junta de Vigilancia.

5. Suscribir las Actas de las reuniones.

6. Velar porque los servicios que presta la cooperativa se apliquen de manera equitativa e
imparcial para todos los asociados, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos.

7. Solicitar y obtener los reglamentos, procedimientos e indicadores de gestión que adopte el

Consejo de Administración, Revisoría Fiscal y la Gerencia, para que la Junta de Vigilancia pueda
ejercer adecuadamente el control al objeto social de la cooperativa.

8. Las demás que sean compatibles a la naturaleza del cargo.

ARTICULO 13. – FUNCIONES DEL SECRETARIO

Son funciones del secretario de la Junta de Vigilancia las siguientes.

1. Elaborar las actas de la Junta de Vigilancia.

2. Someter las Actas a consideración de los demás miembros de la Junta de Vigilancia y obtener
su aprobación.

3. Suscribir y velar por la conservación de las Actas.

4. Archivar y conservar los diferentes documentos de responsabilidad de la Junta de Vigilancia.

5. Las demás que sean compatibles a su cargo.

CAPITULO IV
DE LAS ACTIVIDADES

ARTÍCULO 14.- PLAN ANUAL DE TRABAJO

Dentro del mes siguiente de su instalación, la Junta de Vigilancia elaborará el plan de trabajo para
un periodo anual, dentro del cual se deben indicar las principales actividades que han de realizar
para asegurar el cumplimiento de sus funciones y la responsabilidad que le corresponde como
órgano de control social.
 9

ARTÍCULO 15.- PROGRAMA MENSUAL DE TRABAJO

Mensualmente la Junta de vigilancia en reunión asignara entre sus miembros (principales y

suplentes) las tareas a realizar por cada uno de ellos igualmente elaborará un informe de las
actividades realizadas en el mes anterior con base a las tareas asignadas.

Dicho informe deberá quedar por escrito y se conservará en el archivo, este deberá ser aprobado en
reunión y se dejará la respectiva constancia escrita en el Acta del organismo.

ARTICULO 16.- INFORMES

De acuerdo con los resultados de sus actuaciones, la Junta de Vigilancia producirá informes con
destinos a otros organismos de la cooperativa, así como a los externos a que hubiera lugar, con
base a los siguientes lineamientos:

1. Al Consejo de Administración en sus reuniones Ordinarias o Extraordinarias, o por medio de

comunicación escrita, en forma periódica dando cuentas de las observaciones que fueran
necesarias y formulando las recomendaciones del caso.

2. Al Gerente de la cooperativa para darle a conocer los asuntos que le puedan corresponder en
concordancia a sus funciones.

3. Al Revisor Fiscal cuantas veces sea necesario y para darle a conocer las situaciones que por
razones de sus funciones les sean de interés.

4. A la Superintendencia de Economía Solidaria, en el caso en que se llegaren a presentar hechos

o circunstancias que no sean resueltos por los organismos internos de la cooperativa o en las
casos que la ley lo establezca.

5. A la Asamblea General de Asociados dando cuenta detallada sobre el funcionamiento de la

cooperativa formulando las recomendaciones que estime convenientes.

6. A los Asociados, en forma individual, cuando sea necesario responderá quejas o reclamos que
ellos formulen en relación a la prestación de servicios.

7. Requerimientos a los Asociados, en forma individual, cuando sea necesario por incumplimiento
de sus deberes de tipo social.
 10

ARTICULO 16. – FORMA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES, COMUNICACIONES Y

PRONUNCIAMIENTOS.

Los informes, comunicados o pronunciamientos de la Junta de Vigilancia se deben dar siempre por
escritos y debidamente firmados por el presidente y el secretario.

Si se llegare a presentar el caso de formular cargos contra asociados, directivos, empleados de la

entidad, revisor fiscal o contra terceros por hechos o situaciones que guarden relación con las
actividades de la cooperativa dichos cargos deberán ser debidamente sustentados y documentados
respetando los procesos establecidos en los estatutos vigentes de la cooperativa.

CAPITULO V
REGIMEN DISCIPLINARIO

ARTICULO 17. – CAUSA JUSTIFICADA

Se define como causa justificada para la inasistencia a las reuniones: enfermedad comprobada,
calamidad doméstica comprobada, requerimientos de trabajo de la empresa que origina su vínculo
laboral ó vacaciones.

La excusa por inasistencia debe estar acompañada del soporte correspondiente según el caso.

ARTICULO 18. – DIMITENCIA DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DE VIGILANCIA

Los miembros de la Junta de Vigilancia, podrán ser declarados dimitentes de acuerdo al Artículo 83
de los Estatutos vigentes por las siguientes causas:

a) Será declarado dimitente todo miembro Principal o Suplente de la Junta de Vigilancia, que
faltare tres (3) veces a las sesiones sin previo aviso, o cinco (5) veces con o sin justificación.
b) Cuando existan inhabilidades e incompatibilidades con su cargo.
c) Por mora mayor a sesenta (60) días, sin causa justificada, en sus obligaciones económicas
para con la cooperativa.
d) Por no aplicar los Estatutos cuando corresponda para salvaguardar la disciplina y/o los
intereses de la Cooperativa en ejercicio del cargo.
 11

ARTICULO 19. – REMOCION

Serán causales de remoción de los miembros de la Junta de Vigilancia, por parte del Consejo de
Administración, aquellos que después de un proceso de investigación demuestren la violación de los
Estatutos por parte del miembro y le ameriten la aplicación de sanción e incluso de exclusión. Sin
embargo la confirmación de la aceptación de la dimisión será de competencia de la propia Junta de
Vigilancia y:

1. Cuando haya terminado el período para el cual fue elegido.

2. Cuando no cumpla con las obligaciones y deberes para con la cooperativa.
3. Será removido todo miembro Principal o Suplente de la Junta de Vigilancia, que faltare tres (3)
veces a las sesiones sin previo aviso, o cinco (5) veces con o sin justificación.
4. Cuando la remoción proceda de Asamblea General Extraordinaria o por la Superintendencia de
la Economía Solidaria.

ARTICULO 20. – EXCLUSION

El miembro de la Junta de Vigilancia que sea objeto de exclusión como asociado por ende pierde la
investidura con la que contaba.

ARTICULO 21. - REEMPLAZO TEMPORAL

Cuando se adelanten investigaciones contra algún Directivo de la Junta de Vigilancia, éste podrá ser
reemplazado temporalmente por un suplente numérico, hasta cuando la investigación concluya,
pudiendo reincorporarse si se declara sobreseído. En caso contrario, el Directivo quedará
inhabilitado para ejercer sus funciones.

Este reglamento fue aprobado en reunión de la Junta de Vigilancia del día 30 de Octubre de 2012
según consta en Acta 078.

ROSA EDITH REYES CASTRO JAIRO ARENAS ESTEVEZ

Presidente Junta de Vigilancia Secretario Junta de Vigilancia