Manual Usuario

MANUAL
DE
USUARIO
ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO

Inducción, capacitación y formación
TABLA DE CONTENIDO
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 ¿QUÉ ES EL ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO?
1.2 INGRESAR NIVELES
1.2.1 Número de Niveles
1.2.2 Ingresar nuevo nivel
1.2.3 Ingresar más niveles
1.2.4 Activar / Inactivar Niveles
1.3 CREAR RESPONSABLES
1.3.1 Agregar responsables de forma masiva
1.3.2 Definir los permisos que se darán al Responsable
1.4 CREAR FACILITADORES
1.4.1 Agregar Facilitadores de forma masiva
1.5 CREAR METAS
2. GENERALIDADES DE LA PESTAÑA ACTOS EDUCATIVOS

2.1 Sistemas de gestión Asociados
2.2 Competencias asociadas:
2.3 Agregar nuevos cargos
2.4 Agregar cargos de forma masiva:
2.5 Agregar nuevo tipo de capacitación
2.6 Agregar una nueva capacitación
2.6.1 Agregar una nueva capacitación de tipo Certificación.
2.7 Importar Capacitación
2.8 Programar Capacitación
2.9 Definir pre requisitos de una capacitación
3. PARTICIPANTES
3.1 Inscribir un participante
3.1.1 Inscribir participante Individual
3.1.2 Inscribir participantes de forma Masiva
3.2 Evaluar participantes
TABLA DE CONTENIDO
4. REPORTES
4.1 Generar un reporte
5. INDICADORES
6. DESCARGAS
6.1 Certificación de competencias Facilitadores
6.2 Gestión por competencias
6.3 Modelo de competencias
1. Aspectos Generales
1.1 ¿Que es el administrador de conocimiento?

El Administrador del Conocimiento, es una plataforma que le ayuda a ges-
tionar de una manera más efectiva los procesos de capacitación de su
organización.
Al ingresar por primera vez a la plataforma, usted contará

con los permisos para ingresar, editar y exportar informa-
ción según sus necesidades.

A continuación le contaremos de qué se trata cada uno de los componen-
tes de la plataforma para que su experiencia sea siempre enriquecedora.
Al ingresar a la pestaña de Administración usted tendrá una vista similar

a la que se muestra en el siguiente ejemplo:
Por pestañas se entiende las opciones que le presenta la plataforma en su

barra de menú, la plataforma cuenta con las pestañas: “Administrador”,
“Actos educativos”, “Participantes”, “Trabajadores certificados”, “Reportes” e
“Indicadores”, a continuación le contaremos de qué se trata cada una de
ellas.
En la pestaña “Administración” usted podrá:
Ingresar los niveles de su organización.

Ingresar, editar, almacenar y otorgar permisos e información a responsa-
bles asignados por el administrador para las actividades de capacitación.
En la pestaña “Actos educativos” usted podrá:

Programar las capacitaciones que usted requiera
En la pestaña “Participantes” usted podrá:

Definir los asistentes a las capacitaciones que usted previamente haya
programado.
En la pestaña “Trabajadores certificados” usted podrá:

Acceder a información de los colaboradores que hayan aprobado exitosa-
mente las capacitaciones de tipo certificación programadas.
En la pestaña “Reportes” usted podrá:

Descargar información sobre todos los procesos de capacitación de su
organización de acuerdo a los filtros seleccionados.
En la pestaña “Indicadores” Usted podrá:

Descargar información sobre el “Cumplimiento”, la “Cobertura” y la “Efecti-
vidad” de las capacitaciones realizadas en su organización.
1.2 Ingresar niveles

Se entiende por nivel, un área de la organización que usted ingresará a la
plataforma con el objetivo de gestionar las capacitaciones que en ella se
realicen.
NOTA: Por defecto, el primer nivel será el nombre la empresa, este nivel
no es editable.
1.2.1 Número de niveles

Estos crecen horizontalmente, servirán para definir las áreas en que se
desarrollarán capacitaciones y sus respectivas dependencias. Ej. Co-
mercial (Nivel 1) – Marketing (Nivel 2); teniendo en cuenta las necesida-
des de su empresa, podrá seleccionar hasta 5 niveles.

Una vez usted ha ingresado a la plataforma podrá observar el botón de
color gris que dice “NIVEL 2”, éste le permitirá ingresar el nuevo nivel.

Una vez ha dado clic en la opción “Nivel 2” la plataforma le solicitará
ingresar la información del nuevo nivel como se muestra en el ejemplo:
Ahora que ha ingresado el nuevo nivel, debe dar clic en el botón “Guardar” y
el nuevo nivel ingresado aparecerá en la parte inferior, si usted ha guardado
alguna información que deseara modificar, en la parte derecha puede apre-
ciar el botón “Editar”, este le permitirá realizar los cambios que desee.

En el ejemplo verá (3), este proceso será el mismo para los 5 niveles
permitidos en la plataforma.
Debe corroborar que se encuentra ingresando la información corres-

pondiente al “Nivel 3”, luego debe ingresar el nombre del nivel que
desea y finalmente dar clic en el botón “Guardar”.

Finalizada esta operación, usted debe regresar a la pestaña “Niveles”
y confirmar los niveles creados como se muestra a continuación:
Como se aprecia en el ejemplo del Nivel “Comercial” representa el

“Nivel 2” del cual se desprende “Marketing” que representa el “Nivel 3”.
El mismo proceso se repetirá acorde con las necesidades de su empre-
sa, es decir, los niveles existentes en ella.
1.2.4 Activar / Inactivar Niveles

Activar un nivel significa habilitarlo para programar en el las capacita-
ciones que desee, inactivarlo implica el proceso contrario. De acuerdo
con las necesidades de la organización, puede seleccionar ésta opción
como se verá en el siguiente ejemplo:
1.3 Crear responsables

Los Responsables son personas designadas por el administrador,
quien define sus permisos dentro de la plataforma para ingresar, editar
y descargar información concerniente a las capacitaciones.
Para habilitar los permisos a un nuevo responsable, el administrador
debe dar clic en la pestaña “Responsables” y completar el formulario
que verá en la parte inferior. Observe el siguiente ejemplo:
1.3 Crear responsables

Una vez ha ingresado la información solicitada, debe dar click en el
boton “Guardar” y la página le mostrará los cambios realizados como
se observa:

Cuando usted desea ingresar más de 1 responsable a la vez, la plata-
forma le brinda la opción “Importar Responsables” tal como se muestra:

Para importar, usted debe de crear un archivo en Excel que contenga
la siguiente información:

Luego de guardar la información en su archivo de Excel, debe guardar
ese archivo de la siguiente manera: Menú “Guardar” -> “Guardar
Como” y lo más importante, seleccionar el tipo de archivo como “CSV
(MS-DOS)”, tal como se muestra a continuación:
Finalmente, debe dar clic en “Examinar” para buscar el archivo de

Excel que acaba de crear y luego dar clic en “Importar”. Automática-
mente la plataforma registrará todos los responsables que usted haya
cargado.

Para facilitar aún más este proceso, la plataforma cuenta con un forma-
to de ejemplo que se podrá descargar dando clic en “Descargar ejem-
plo” como se muestra a continuación:

El administrador definirá los accesos que dará a los responsables dele-
gados, el objetivo es que determine a qué niveles de la organización
tendrán acceso para todos los procesos que desarrollen dentro de la
plataforma.
Los permisos se asignan de la siguiente manera:


Debe dar clic en el botón “Permisos” del responsable que desee editar,
el cual es en el ejemplo “Catalina hurtado”.

Una vez se han seleccionado los permisos, usted debe dar clic en
“Guardar” y de esta manera se registrarán los cambios realizados en el
“Listado de responsables” como se muestra a continuación:
A cada uno podrá realizarle los cambios que desee desde el botón
“editar” y del mismo modo, editar los “Permisos” asignados.
1.3.4 Crear facilitadores

Se entiende por facilitador, aquella persona encargada de dictar la
capacitación que se pretende programar, puede ser un colaborador
interno, externo o facilitador SURA. Los facilitadores pueden ser ingre-
sados y editados en la plataforma, bien sea por parte del administrador
o bien, el responsable asignado.
Para crear un nuevo facilitador usted debe dar clic en la pestaña: “Faci-
litadores”, esto le llevará a una vista como la siguiente:
1.3.4 Crear facilitadores

Una vez usted ha diligenciado la información solicitada, debe dar clic
en guardar y el nuevo facilitador que ha sido cargado, será visible en
una tabla en la parte inferior de la página tal como se muestra:

Cuando usted desea ingresar más de 1 facilitador a la vez, la platafor-
ma le brinda la opción “Importar facilitadores” tal como se muestra:

Para importar, usted debe crear un archivo en Excel que contenga la
siguiente información:

Luego de guardar la información en su archivo de Excel, debe guardar
ese archivo de la siguiente manera: Menú “Guardar” -> “Guardar
Como” y lo más importante, seleccionar el tipo de archivo como “CSV
Finalmente, debe dar clic en “Examinar” y buscar el archivo de Excel

que acaba de crear, luego dará clic en “Importar” y automáticamente la
plataforma registrará todos los facilitadores que haya cargado.

plo”, dentro de este formato usted debe editar todos los campos e
importar la información.
1.5 Crear metas

En esta sección, usted podrá crear las metas para cumplimiento,
cobertura y eficacia para cada año de su elección.
Por cada tipo de meta que desee agregar, deberá especificar el año y
el porcentaje de la meta.
Con la información agregada en esta sección, usted tendrá una refe-

rencia de comparación para cuando realice consultas de indicadores
de tendencias y así ver el cumplimiento de metas.
2. Generalidades de la pestaña actos educativos
Esta es la sección de la plataforma en la que usted podrá crear, progra-

mar, inscribir participantes y evaluar las capacitaciones. A continuación
le contaremos de qué se trata cada una de las opciones qué verá y
como le facilitarán la gestión de las capacitaciones en su organización.
Al ingresar a la pestaña Actos Educativos usted encontrará las siguien-

tes opciones:

Este apartado le permitirá cruzar información sobre las capacitaciones
realizadas y sistema de gestión impactado, le brinda la opción de agre-
gar nuevos sistemas de gestión en el botón: “Agregar nuevo sistema
de Gestión” tal como se muestra:
Al dar clic usted será dirigido a la siguiente vista:
Usted podrá agregar un nuevo sistema de gestión, ver el listado de los

sistemas de gestión previamente ingresados y editar su información.
Para regresar a “Actos educativos” solo debe dar clic en “Regresar a
capacitaciones”.
Como su nombre lo indica, contiene las competencias que se relacio-

nan con la capacitación que usted se encuentra programando. La plata-
forma trae predefinidas algunas y usted puede agregar todas las que
desee.
Una vez usted ha dado click en “Agregar nueva competencia” tendrá la

siguiente vista:
Usted debe agregar la competencia y su respectiva definición la cual

aparecerá en el listado en la parte inferior de la página, en cualquier mo-
mento podrá editar la información ingresada.
Esta sección relaciona los cargos requeridos para participar en la capa-

citación programada.
Para agregar un nuevo cargo usted dará clic en el botón “Agregar nuevo
cargo”
Esta acción le llevará al apartado “Gestión de cargos”, allí ingresará

todos los cargos deseados.
Para importar, el usuario debe de crear un archivo en Excel que conten-

ga la siguiente información:
Luego de crear la información en su archivo de Excel debe guardar ese

archivo de la siguiente manera: Menú “Guardar” -> “Guardar Como” y lo
más importante, seleccionar el tipo de archivo como “CSV (MS-DOS)”,
tal como se muestra a continuación:
Finalmente, usted debe dar clic en “Examinar” para cargar el archivo de

Excel que acaba de crear, luego debe dar clic en “Importar” y automáti-
camente la plataforma registrará todos los cargos que haya importado.
plo”, dentro de este formato usted debe editar todos los campos y car-
gar/importar la información.
Ésta opción le brinda la posibilidad de agregar un nuevo tipo que no

esté dentro de los predeterminados por la plataforma: “Básico, Certifica-
ción, Formación”
Una vez usted haya dado clic en “Agregar nuevo tipo” tendrá una vista
como la siguiente:
Usted podrá agregar el nuevo tipo, guardarlo, verificar que aparezca en

el “Listado de tipos de capacitación”, editar información que desee y
“regresar a capacitaciones” para agregar su nueva capacitación.
Para agregar una nueva capacitación usted debe dar clic en la pestaña
“Actos educativos”.
Una vez ha ingresado a la plataforma, ésta le indicará a través de una

ventana emergente el paso a seguir tal y como se aprecia en el siguien-
te ejemplo:
Usted debe editar la información correspondiente a los “cargos” tal y

como se indica en el apartado “Generalidades de la pestaña Actos
Educativos” de este manual, posteriormente puede continuar con su
proceso de “Agregar una nueva capacitación”. Usted debe completar la
siguiente información:
Una vez usted ha definido los criterios requeridos para agregar una
nueva capacitación, podrá ver la nueva información en la parte inferior
de la página tal y como se muestra:
Cuando usted desea programar una capacitación que tendrá certifica-

ción, la plataforma le solicitará información adicional que usted deberá
conocer antes de generarla. Esta información es:
Vigencia: Validez que tendrá en el tiempo esa certificación, puede ser
en meses, años o indefinida.
Puntaje Mínimo: Calificación mínima que debe obtener el participante
en su capacitación, ésta se expresará en porcentaje.
Una vez que usted haya definido estos valores, podrá continuar con los
pasos descritos anteriormente para “agregar una nueva capacitación”.
Para importar, el usuario debe de crear un archivo en Excel que con-

tenga la siguiente información:

archivo de la siguiente manera: Menú “Guardar” -> “Guardar Como” y
lo más importante, seleccionar el tipo de archivo como “CSV
Finalmente, usted debe dar clic en “Examinar” para cargar el archivo

de Excel que acaba de crear, luego debe dar clic en “Importar” y auto-
máticamente la plataforma registrará todas las capacitaciones que
haya importado.
Una vez creada la capacitación, el siguiente paso es programarla. Para

realizarlo usted debe ir al “Listado de capacitaciones” y seleccionar la
capacitación que desea programar, allí dará clic en el botón “Progra-
mar”.
La plataforma lo llevará a la siguiente vista:

Una lista desplegable aparecerá con todas las capacitaciones que se

han agregado
Una lista desplegable aparecerá para que elija entre los facilitadores
registrados el que brindará la capacitación.
También aparecerá la fecha de inicio y finalización, así como la intensi-

dad en horas que durará la capacitación.
Usted podrá ver la fecha en que se realiza la programación de la nueva

capacitación.
También podrá ver el área invitada a participar de la capacitación.
NOTA: Si el ingreso se realiza como Responsable, los niveles que

podrá programar serán solo los designados por el administrador.
Y por último, usted podrá Ingresar información sobre el “Lugar de la

capacitación” e información adicional en el campo “Observaciones”
para que los asistentes tengan presente al momento de asistir.
Su capacitación aparecerá en la parte inferior de la página en el “Lista-

do de capacitaciones programadas” y siempre podrá editar la informa-
ción que usted desee.
Como su nombre lo indica, la plataforma permite al administrador defi-

nir requisitos que el participante debe cumplir previamente para asistir
a una capacitación.
Como puede apreciarse en el ejemplo, la capacitación seleccionada es

“Trabajo en equipo”, la plataforma muestra las capacitaciones agrega-
das y en el recuadro inferior, será donde se definan las que son pre
requisito de “trabajo en equipo”.
Una vez usted haya seleccionado las capacitaciones que consideró

como pre requisito, debe dar clic en el botón “Guardar” y sus cambios
serán actualizados.
Ahora, cuando un participante sea convocado a la capacitación “traba-

jo en equipo” el sistema le informará si previamente ha asistido o no a
“asertividad” y “habilidades para la vida”.
3. Participantes
3.1 Inscribir un participante
Un participante es una persona convocada para asistir a una capacita-

ción, se puede inscribir una vez esta se encuentre programada.
La plataforma le enseñará las capacitaciones programadas a las

cuales usted ya puede inscribir participantes. Una vez usted haya
seleccionado la capacitación deseada, tiene la opción de cargar o
importar los participantes de forma individual o masiva.
3. Participantes
3.1.1 Inscribir participante Individual
Para inscribir un participante individual, usted debe dar clic en la opción

Individual, completar la información solicitada por la plataforma y final-
mente, dar clic en guardar.
3. Participantes
Para importar, el usuario debe de crear un archivo en Excel que con-

tenga la siguiente información:
3. Participantes

archivo de la siguiente manera: Menú “Guardar” -> “Guardar Como” y
lo más importante, seleccionar el tipo de archivo como “CSV
3. Participantes
Finalmente, usted debe dar clic en “Examinar” para cargar el archivo

de Excel que acaba de crear, luego debe dar clic en “Importar” y auto-
máticamente la plataforma registrará todos los participantes que haya
importado.
3. Participantes
Usted debe dar clic en la pestaña “Evaluar” y seleccionar la capacita-

ción que desea evaluar.
3. Participantes
En la parte inferior usted encontrará los participantes inscritos en la

capacitación seleccionada.
NOTA: Si la capacitación seleccionada es de tipo certificación, el parti-

cipante solo aprobará con el porcentaje definido por el administrador o
responsable.
3. Participantes
3.4.1 Buscar los participantes de una capacitación específica
Este apartado le permitirá obtener información en pantalla acerca de

las evaluaciones realizadas a los participantes.
Usted debe dar clic en la pestaña “trabajadores certificados”, allí selec-

cionará la capacitación de la cual desea obtener información.
3. Participantes
Una vez haya seleccionado la capacitación de su interés, usted debe

seleccionar el filtro a través del cual obtendrá la información y dar clic
en el botón “Buscar”
3. Participantes
Esta acción desplegará una lista con la información solicitada de los

participantes, si usted lo desea también puede descargar esa informa-
ción dando clic en el botón “Exportar”.
4. Reportes
Por reporte se entiende, toda la información disponible para que usted

pueda descargar de acuerdo a los criterios seleccionados.
Al ingresar a la sección reportes usted tendrá una vista como la que se

muestra a continuación:
4. Reportes
También puede realizar filtros por “Niveles”, “Sistema de Gestión” y

“fechas” para descargar la información deseada. Finalmente solo debe
dar clic en “Exportar” para descargar en su computadora un archivo en
formato Excel que contendrá la información solicitada.
5. Indicadores
La pestaña indicadores le permite conocer la “Efectividad”, la “Cobertu-

ra” y el “Cumplimiento” que ha tenido su organización al momento de
gestionar sus procesos de capacitación. Usted podrá filtrar la informa-
ción por “Niveles”, “Sistemas de gestión” y rangos de fechas que sean
de su interés tal como se muestra en el siguiente ejemplo:
5. Indicadores
Una vez usted haya completado la información requerida en el indica-

dor de su interés, solo debe dar clic en el botón “Exportar” y automáti-
camente la plataforma descargará un archivo en formato Excel que le
permitirá apreciar más detalladamente la información.
6. Indicadores
En la página de inicio usted encontrará un enlace para descargar docu-

mentos guías.
6. Indicadores
6.1 Certificación de competencias Facilitadores

6. Indicadores
6.2 Gestión por competencias
6.3 Modelo de competencias

Manual Usuario

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MANUAL

ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO

2. GENERALIDADES DE LA PESTAÑA ACTOS EDUCATIVOS

1.1 ¿Que es el administrador de conocimiento?

Al ingresar por primera vez a la plataforma, usted contará

1.1 ¿Que es el administrador de conocimiento?

Al ingresar a la pestaña de Administración usted tendrá una vista similar

Por pestañas se entiende las opciones que le presenta la plataforma en su

1.1 ¿Que es el administrador de conocimiento?

En la pestaña “Administración” usted podrá:

Ingresar los niveles de su organización.

En la pestaña “Actos educativos” usted podrá:

En la pestaña “Participantes” usted podrá:

En la pestaña “Trabajadores certificados” usted podrá:

En la pestaña “Reportes” usted podrá:

En la pestaña “Indicadores” Usted podrá:

1.2 Ingresar niveles

1.2.1 Número de niveles

1.2.2 Ingresar nuevo nivel

1.2.2 Ingresar nuevo nivel

1.2.3 Ingresar más niveles

1.2.3 Ingresar más niveles

Debe corroborar que se encuentra ingresando la información corres-

1.2.3 Ingresar más niveles

Como se aprecia en el ejemplo del Nivel “Comercial” representa el

1.2.4 Activar / Inactivar Niveles

1.3 Crear responsables

1.3 Crear responsables

1.3.1 Agregar responsables de forma masiva

1.3.1 Agregar responsables de forma masiva

1.3.1 Agregar responsables de forma masiva

Finalmente, debe dar clic en “Examinar” para buscar el archivo de

1.3.1 Agregar responsables de forma masiva

1.3.2 Definir los permisos que se darán al Responsable

Los permisos se asignan de la siguiente manera:

1.3.2 Definir los permisos que se darán al Responsable

1.3.2 Definir los permisos que se darán al Responsable

1.3.4 Crear facilitadores

1.3.4 Crear facilitadores

1.4.1 Agregar Facilitadores de forma masiva

1.4.1 Agregar Facilitadores de forma masiva

1.4.1 Agregar Facilitadores de forma masiva

Finalmente, debe dar clic en “Examinar” y buscar el archivo de Excel

1.4.1 Agregar Facilitadores de forma masiva

1.5 Crear metas

Con la información agregada en esta sección, usted tendrá una refe-

Esta es la sección de la plataforma en la que usted podrá crear, progra-

Al ingresar a la pestaña Actos Educativos usted encontrará las siguien-

2.1 Sistemas de gestión Asociados

2.1 Sistemas de gestión Asociados

Al dar clic usted será dirigido a la siguiente vista:

Usted podrá agregar un nuevo sistema de gestión, ver el listado de los

2.2 Competencias asociadas:

Como su nombre lo indica, contiene las competencias que se relacio-

2.2 Competencias asociadas:

Una vez usted ha dado click en “Agregar nueva competencia” tendrá la

2.2 Competencias asociadas:

Usted debe agregar la competencia y su respectiva definición la cual

2.3 Agregar nuevos cargos

Esta sección relaciona los cargos requeridos para participar en la capa-

2.3 Agregar nuevos cargos

Esta acción le llevará al apartado “Gestión de cargos”, allí ingresará

2.4 Agregar cargos de forma masiva: