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Unidad 3

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Fase 2

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Implementación

Esta fase constituye el paso más importante. Aquí se busca evidenciar lo

descrito en el Manual de procesos y que esto se cumpla. La evidencia es objetiva,
no necesariamente en forma de documento, sino en cualquier otro medio
como imagen, pdf, reportes.

En este paso se adaptan matrices para controlar el proceso, así como se diseña un
estándar para el manejo de la documentación, que por normativa
necesariamente debe manejarse en forma física.

Las matrices de implementación o matrices de ceros y unos permiten, desde

el nivel más bajo de la jerarquía de procesos, ir totalizando lo realizado o no
realizado, sumando tareas, actividades, subprocesos, procesos, para finalmente
disponer del resultado del macroproceso.

Esta matriz evalúa cuatro campos.

a. Tareas. Su sumatoria permite medir el cumplimiento de las actividades.

b. Productos de las actividades. Evidencian la ejecución del proceso.

c. Información de indicadores. Permiten evidenciar el desempeño del

proceso.
d. Posibles necesidades de cambio en las tareas o productos, que se
evidencien que no se realicen o que estén mal redactadas.

De esta fase se desprende lo más importante: "un dato", un valor en % de la

implementación.

Estandarización de documentos

Permite llevar la información de una forma uniforme, para esto se organizan

carpetas con carátulas y contenido estándar. Sobre la base de estas carpetas se
puede verificar, con la ayuda de las matrices de control, la implementación, por tal
motivo estos dos subpasos van de la mano.

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Actividad interactiva 1

https://es.educaplay.com/es/recursoseducativos/4415389/html5/implementacion.htm

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Documentos estandarizados

Es necesario recalcar la importancia de esta fase en la elaboración de los

documentos, los cuales no necesariamente deberán estar en forma física o
impresa, podrán ser presentados en forma magnética, digital, imagen o emplear
otros medios.

Para el desarrollo de esta fase, la Dirección de Planificación y Gestión Estratégica

(D.P.G.E) estandarizó la forma de presentar los documentos, a través de
carpetas con el logotipo institucional de la Fuerza Terrestre. Actualmente las
direcciones, comandos, divisiones, brigadas, batallones y demás unidades disponen
de carpetas de procesos con los productos que se elabora en cada una de las
actividades y tareas, esto ha permitido que, en coordinación con la Inspectoría
General, las inspecciones se realicen a la documentación generada en los procesos.

Para verificar la evidencia del cumplimiento de las actividades y tareas, se

desarrolló la matriz de implementación o matriz de ceros y unos, herramienta
que permite integrar el cumplimiento de tareas, productos, actividades,
subprocesos y procesos desde el nivel más bajo al más alto en la jerarquía de
procesos, lo que finalmente arroja un porcentaje de implementación o
cumplimiento de lo descrito en el Manual de procesos.

http://online.pubhtml5.com/aagu/xicb/

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Matriz de implementación (ceros y unos)

La matriz de implementación permite verificar el cumplimiento de lo descrito en el

Manual de procesos. Si desea profundizar sobre el uso de la matriz debe leer el
siguiente documento y además puede recibir el apoyo del oficial encargado de
procesos de la unidad militar en la que se encuentra.

Guía para el uso de la matriz de implementación

El siguiente archivo en Excel contiene un ejemplo de una matriz de

implementación o matriz de ceros y unos de una unidad operativa tipo división
/ brigada / batallón. En ella podrá, a través de las pestañas, moverse en el archivo.
Tenga presente que si tiene alguna duda puede pedir apoyo al oficial encargado de
procesos de la unidad / dirección / comando, quien le orientará en su uso.

Es necesario recalcar que existen elaboradas matrices para cada unidad / dirección
/ comando, de acuerdo con el Manual de procesos.

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Recuerde que la matriz de ceros y unos debe ser llenada por el encargado de
procesos de la unidad; sin embargo, es de conocimiento de cada responsable
del subproceso o proceso.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QOHKoA99DpNQguTeGraEWCnF9iX6ymi22mLZ7Wcmbbg/edit
usp=sharing

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Manejo de la matriz

El manejo de la matriz es responsabilidad del oficial encargado de procesos,

pero los datos obtenidos le sirven al comandante/director,
subcomandante/subdirector y al oficial encargado de procesos. Estos datos deben
ser remitidos de forma cuatrimestral a la D.P.G.E.

https://www.youtube.com/embed/BT2jQafV5wA?rel=0

Fuente: Elaboración propia (Unidad de Administración de Procesos-Dirección de

Planificación y Gestión Estratégica)

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Beneficios de la implementación de procesos en la Fuerza Terrestre

La gestión por procesos es una metodología de gestión, que respeta la estructura

jerárquica militar que por naturaleza y ley hay en la Fuerza Terrestre y permite
que la doctrina pueda ser aplicada (sin sobreponerse) en cada uno de los
niveles de mando.

El principal beneficio es que ha permitido mejorar la eficiencia en la Fuerza

Terrestre, por medio del desarrollo de procedimientos propios que buscan mejorar
la calidad en la institución, además permiten cumplir con lo establecido en las
leyes y normas, que son de estricto cumplimiento.

Los beneficios se presentan a continuación.

https://www.youtube.com/embed/7BUp73OEPHc?rel=0

Fuente: Elaboración propia (Unidad de Administración de Procesos-Dirección de

Planificación y Gestión Estratégica)

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Actividad interactiva 2

https://es.educaplay.com/es/recursoseducativos/4415442/html5/beneficios_de_los_procesos.htm

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Autoevaluación

Pregunta de Selección Múltiple

La matriz de implementación o ceros y unos reporta:

Un dato.

Un informe.

Un resumen.

Ninguna de las opciones.

Opción correcta

Incorrecto

Incorrecto

Incorrecto

Solución

1. Opción correcta
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Incorrecto

Dentro del ciclo de gestión de procesos, ¿qué paso constituye el más

importante?

Documentar.

Implementar.

Medir.

Mejorar.

Incorrecto

Opción correcta

Incorrecto

Incorrecto

Solución

1. Incorrecto
2. Opción correcta
3. Incorrecto
4. Incorrecto

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Enunciados de Verdadero - Falso

La evidencia de haber desarrollado un proceso se debe presentar siempre

como un documento.

Verdadero Falso

Falso

Las matrices de implementación o ceros y unos fueron realizadas para cada

unidad / comando / dirección.

Verdadero Falso

Verdadero

Las matrices de implementación deben ser llenadas por el oficial encargado

de procesos.

Verdadero Falso

Verdadero

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