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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL Versión 0

TRABAJO
AN-SST-09
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO Fecha: 15-10-2019
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1.       Objetivo
Manejar y controlar de forma oportuna cualquier cambio que pueda afectar los procesos de
la compañía tanto en sus peligros y riesgos.

2.       Alcance

Este procedimiento aplica para todos los cambios de operación, procesos, documentales,
sistemas de gestión, actividades, materiales, equipos, procedimientos, servicios y
productos, que afecten la Seguridad y Salud en el Trabajo de tal manera que sean
identificados y valorados determinando las acciones y controles a implementar antes de que
se implementen los cambios.

3.       Responsables

Encargado SST Aprueba los cambios y la documentación pertinente

Profesional I SST: Por redactar los documentos involucrados, los formatos y revisarlos;
así mismo deberá consolidar la información de los cambios requeridos.

Jefatura de departamento: Por solicitar los cambios, establecerlos, documentarlos e


implementarlos una vez aprobados.

Nota:
Para Cambios relacionados con infraestructura, el responsable debe reportar los cambios al
área de infraestructura y / o Mantenimiento
Para Cambios relacionados con tecnología, el responsable de reportar los cambios al area
administrativa
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Para Cambios relacionados con contratación, el responsable de reportar los cambios será el
encargado de recursos humanos.

4.       Definiciones

Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas


con el trabajo, bajo el control de la organización. Cuando se considera lo que constituye un
lugar de trabajo, se debe tener en cuenta los efectos de la seguridad y salud ocupacional
sobre el personal que, por ejemplo, se encuentra de viaje o en tránsito (por ejemplo: va en
automóvil, en avión, en barco o en tren), está trabajando en las instalaciones de un cliente, o
está trabajando en su propia casa.

Personal: Conjunto de individuos que trabajan en el mismo lugar de trabajo, organismo ó


empresa.

Sistemas de Gestión SGSST: Parte del sistema de gestión de una Organización, empleada
para desarrollar e implementar su política de seguridad industrial y salud ocupacional y
gestionar sus riesgos.

Modificaciones: Cambiar o variar en sus caracteres no esenciales una actividad o un


proceso. Introducción de cambios que se consideren necesarios en cuanto a fondo y a la
forma de un documento.

Actividades: Conjunto de tareas o acciones que se hacen con un fin determinado o son
propias de una persona, una profesión o una entidad.

Materiales y Equipos: Conjunto de máquinas, herramientas u objetos de cualquier clase,


necesarios para el desempeño de un servicio o el ejercicio de una profesión.
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Contratistas: Persona o empresa que presta servicios a la compañía, tales como


automóviles, helicópteros, lanchas, catering, plantas de tratamiento de aguas entre otras.

Proveedor: productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un


servicio o información. Un proveedor puede ser interno o externo a la organización. En una
situación contractual un proveedor puede denominarse "contratista".

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales


transforman elementos de entrada en resultados.

Proyecto: proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y


controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo
conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y
recursos.´

Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Documento: Información y sus medios de soporte.

5.       Procedimiento

5.1. Identificación

Se identificarán con base a criterios como generación de nuevos procesos, identificación de


nuevos requisitos legales, nuevos contratistas, proveedores, productos, maquinaria,
tecnología, insumos, estructura organizacional, nuevos proyectos y licitaciones. Los
responsables de esta identificación serán entre otros Gerencias, Directores de área.
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Descripción de los tipos de cambios:

Infraestructura: Cambios en instalaciones (construcción de instalaciones, adecuaciones de


oficinas, modificaciones a estas estructuras, zonas de almacenamiento de materiales),

Requisitos legales o contractuales: se generan a partir de la identificación, seguimiento y


verificación de cumplimiento de requisitos legales y/o de contratos que suscriba la
organización.

Cambios de personal, contratistas, proveedores: cuando se puedan presentar cambios


significativos en cargos de personal tanto directo como contratistas y proveedores nuevos
que su desempeño afecte notoriamente el sistema, para lo cual se regirán por el proceso de
Recursos humanos para personal vinculado a la compañía y Compras para selección de
proveedores y contratistas.

Creación de nuevos procesos, cambios en actividades, materiales e insumos: (Cuando


por el cambio de la actividad económica de la empresa o ampliación en el alcance de la
prestación de servicios se requiera implementar nuevos procesos o generar cambios en los
mismos.

Sistema de Gestión: Cuando como consecuencia de los resultados de la revisión del


sistema tanto en aspectos positivos como negativos y/o seguimiento al desempeño del
mismo se requieran implementar cambios a nivel general.

5.2. Manejo

Cuando se genere un cambio en cualquiera de las estructuras, equipos o procesos, los


responsables de identificar los cambios deben diligenciar el formato de planificación de
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cambios, el cual deberá ser enviado vía mail o entregado físicamente el encargado del SG
SST en Bogotá, para ser estudiado y aprobado conjuntamente con la Gerencia.

Una vez sea aceptado y aprobado, se ejecutará el proceso de la gestión del cambio.
Ninguna gestión de proceso de cambio se puede realizar si no es aprobada y revisada por la
Gerencia y el encargado del SG SST.

Los cambios se realizarán mediante la identificación, evaluación y control de los peligros y


minimización de los impactos que se generen y se aplicarán el nivel de controles de
eliminación, sustitución, controles de Ingeniería, precauciones y/o controles de
administración y equipo de protección personal, estos serán cargados en la Matriz de
Planificación del Cambio por el encargado del SG SST, quien será el responsable de
consolidar la información y realizar el respectivo seguimiento.

La forma de aplicar controles para manejar el riesgo o minimizar los impactos al ambiente
variará de acuerdo a los cambios que se generen, según la norma.

 Eliminación: modificar un diseño, operación o equipo para eliminar el peligro, por


ejemplo, introducir dispositivos mecánicos de alzamiento para eliminar el peligro de
manipulación manual.
 Sustitución: sustituir por un material menos peligroso o reducir la energía del
sistema (por ejemplo, reducir la fuerza, el amperaje, la presión, la temperatura, etc.).
 Controles de ingeniería: instalar sistemas de ventilación, protección para las
máquinas, enclavamiento, cerramientos acústicos, etc.
 Señalización, advertencias, y/o controles administrativos: instalación de alarmas,
procedimientos de seguridad, inspecciones de los equipos, controles de acceso.
 Equipos de protección personal: gafas de seguridad, protección auditiva, máscaras
faciales, arneses de seguridad y cuerdas, respiradores y guantes.
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5.3. Proceso General

De acuerdo al tipo de cambio correspondiente a las operaciones de la compañía, el


responsable de la identificación debe seguir los siguientes parámetros:

1.       Cambios en instalaciones, sea construcción de locaciones (oficinas, modificaciones a


estas estructuras), construcción de helipuertos, zonas de almacenamiento de materiales
peligrosos (explosivos, gases, combustibles, aceites, productos alcalinos y productos ácidos
entre otros).

a.       Utilice el formato planificación de cambios

b.       Utilice la matriz de identificación de peligros de acuerdo al cambio que se va a


generar.

c.        Envíe su propuesta con los cambios sugeridos o el borrador de los procedimientos
nuevos a implementar para que sean revisados y aprobados en Bogotá por la Gerencia y el
encargado del SG SST

2.       Cambios en proveedores, contratistas (vehículos, helicópteros), equipos especiales


para medición, (estudios especiales de higiene, geología, eléctrica,), modificaciones en los
contratos operacionales. (Por ejemplo, implementación de un proceso no contemplado en el
contrato original como cualquiera de los anteriores).

a.       Utilice el formato planificación de cambios.

Envíe su propuesta con los cambios sugeridos o el borrador de los procedimientos nuevos a
implementar para que sean revisados y aprobados en Bogotá por la Gerencia y el encargado
del SG SST.
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3.       Cambios en la utilización de sustancias y materiales peligrosos, como: ACPM,


Gasolina, Aceites de motor etc.

a.       Utilice el formato planificación de cambios.


b.       Revise y asegure las MSDS de los nuevos productos con el proveedor. Revise
requisitos ambientales y operativos a tener en cuenta.

c.        Envíe la MSDS de los nuevos productos a usar y de ser necesarios los borradores de
los procedimientos nuevos a implementar para que sean revisados y aprobados en Bogotá
por la Gerencia y el encargado del SG SST.

4.       Cambios en personal.

a.       A todo el personal nuevo debe realizarse inducción al SG SST, incluyendo


operaciones propias a realizar y evaluar su entendimiento.
5.4. Revisión y aprobación de los documentos, actualización de las matrices de riesgos de
salud y seguridad en el trabajo. De acuerdo al cambio que se establezca; hacer la evaluación
de si los controles existentes son suficientes ó si se requieren otros controles.

a.       Utilice el documento Procedimiento para identificación de peligros, valoración de


riesgos y determinación de los controles,
Divulgar los nuevos documentos y/o procedimientos.