Guia de Archivo Grado 11 Cuarto Periodo Organizacion de Documentos

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 01
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 122121 Técnico en Asistencia Administrativa
Versión: 2
IMPLEMENTACIÓN DE UN PROTOCOLO DE APOYO A
Nombre del Proyecto: LAS ACTIVIDADES DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE
Código: 699574
LA INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL DEPARTAMENTO
DEL META
Fase del proyecto: Ejecución
Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN

Aprendizaje: Realiza formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
los procesos de recibo ESCENARIO (Herramienta - (unidades
y despacho de Aula de equipo) empleadas
correspondencia informativa, durante el
utilizando los aula 103, las Computador, programa)
formatos establecidos condiciones de video beam, Carpetas
por la organización. seguridad mesas, sillas, desasificadas,
industrial, salud escáner, ganchos
ocupacional y fotocopiadora, legajadores
medio ambiente archivadores plásticos,
están dentro de de gavetas, fax, lápiz HD o D
Actividad (es) del Proyecto: los parámetros modem de No. 2 de
Implementar el protocolo de establecidos internet, red mina negra,
apoyo a las actividades de para la de internet. lapicero,
gestión administrativa en los ejecución de las cosedora,
diferentes puestos de actividades perforadora,
trabajo de la institución archivísticas a tajalápiz,
educativa. desarrollar. marcadores
de diferentes
colores,
resma de
papel de 75 o
90 gr/m2
tamaño
carta, resma
de papel de
75 o 90
gr/m2
tamaño oficio
Resultados de Aprendizaje:
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GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
21060100802 Operar los recursos tecnológicos

requeridos para el recibo, el despacho y la
organización de los documentos, de acuerdo con las
políticas institucionales.
Resultados de Aprendizaje: Competencia:
21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con 210601008 Organizar la documentación teniendo
las políticas organizacionales y la legislación vigente. en cuenta las normas legales y de la organización
Resultados de Aprendizaje:
21060100804 Despachar los documentos generados
en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las
normas gramaticales y de sintaxis, las normas
técnicas colombianas para la elaboración y
presentación de los documentos, las normas internas
y la legislación vigente.
Duración de la guía ( en horas): 70
Para una excelente relación comercial entre empresas debe existir una comunicación muy fluida, se puede
manejar de diversas maneras, la más conocida y utilizada es por medio escrito independientemente del soporte
utilizado para comunicarlo, teniendo en cuenta lo anterior, se debe contar con todos los medios electrónicos,
equipos, herramientas, elementos y útiles adecuados para la unidad de correspondencia de cada entidad.
Las empresas al comunicarse entre sí, deben implementar medidas necesarias para que sus comunicaciones e
información sean enviadas de manera correcta y oportuna; la revisión y control se debe hacer en la unidad de
comunicaciones oficiales, respetando los parámetros legales y directrices internas de cada empresa.
Los documentos recibidos, producidos y despachados por una persona natural o jurídica, deben cumplir con
todos2.losINTRODUCCIÓN
parámetros necesarios para su correcta recepción y despacho, lo cual contribuirá al control, manejo y
suministro de la información a la entidad, independientemente del soporte en que se encuentre.
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Para un mejor control dentro de las entidades cada una de estas implementará la unidad de comunicaciones
oficiales, la cual velará por el correcto recibo y despacho de los documentos, contando con personal idóneo
para este trabajo; personal que contribuirá para que el trámite de los documentos se cumpla en todas las
unidas administrativas, como también debe contar y manejar todos los elementos de trabajo y equipos de
oficina necesarios y adecuados para el correcto funcionamiento de la unidad de comunicaciones oficiales.

Al término del desarrollo de esta guía el aprendiz estará en capacidad de recibir y despachar correctamente las
comunicaciones oficiales o correspondencia que llegue a toda entidad, aplicando todos los parámetros
establecidos por el Archivo General de la Nación y los internos de cada entidad.
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Visualice mentalmente una entidad la cual produce muchos documentos en cada una de sus unidades
administrativas y las cuales posteriormente deberán ser despachadas hacia otras entidades o personas
naturales, de igual manera es necesario que esta misma entidad reciba documentos para darles tramite.
Si esta entidad no cuenta con una unidad administrativa que se encargue de recibir y despachar los
documentos e información sea cual sea su soporte, ¿cree usted que si su puesto de trabajo esta
desordenado y no cumple con el espacio y herramientas necesarias podría desempeñarse de manera
adecuada? O se imagina usted si un cliente interno o externo llega a solicitarle información y usted tiene
sus documentos en desorden ¿usted podría suministrar la información?, de igual manera si esto ocurre,
¿usted cree que se tendría un control sobre la información que se recibe y despacha de la entidad?, y si
usted analiza muy bien ¿cree que habrían responsabilidades sobre el trámite de los documentos y la
información?,
y más aún si la entidad no cuenta con personal idóneo y calificado para cumplir con las funciones de recibo
y despacho de comunicaciones oficiales, estas actividades se realizarían de menara equivocada y se
cometerían muchos errores.
Se recomienda que su participación en el proceso de esta guía se realice de manera responsable y
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comprometida.
Es importante que el producto de cada una de sus evidencias, se archiven en el portafolio de evidencias de
aprendizaje en la mayoría de casos es mejor el archivo electrónico.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)
Apreciados Aprendices, los invito a ingresar a su plataforma sofiaplus, ubicarse en el link portafolio del
aprendiz, carpeta = fase de ejecución – carpeta con el nombre del instructor (JOSE ANIVAL GUACALES) –
material de apoyo; en donde encontrará los archivos en formato pdf con nombre 1. PUESTO DE TRABAJO,
2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y 3. DESPACHO DE DOCUMENTOS; los cuales de manera responsable
deberá realizar la lectura de cada uno de estos documentos con el fin de conceptualizarse y apropiarse del
conocimiento de estos temas.
1. PUESTO DE TRABAJO (UNIDAD DE CORRESPONDENCIA)
 Puesto de trabajo:
- Concepto
- Componentes
- Útiles, elementos y mobiliario.
 Procedimiento y herramientas, manuales o automatizadas, para el recibo y el despacho de
documentos.
 Equipos y aplicativos para la organización de archivos.
- Impresora de matriz de puntos para radicación de documentos.
- Reloj electrónico para radicación
- Internet e Intranet y Correo electrónico
- Equipos de reproducción de documentos
2. RECPECIÒN DE DOCUMENTOS
 Conceptos de:
- Gestión documental
- Documento, Clases de documentos
- Documento de archivo
- Documento electrónico de archivo.
- Soportes documentales.
- Comunicaciones oficiales.
- Correspondencia
 Unidades de Información. Concepto.
 Unidad de correspondencia.
- Concepto
- Objetivos
- Servicios que presta.
 Manual de gestión documental. Concepto e importancia
 Legislación vigente para trámite de documentos.
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 Estructura orgánico-funcional de la organización.

 Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, página Web.
 Clasificación de la documentación recibida:
- Correspondencia personal.
- Folletos, revistas y publicaciones seriadas
- Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas.
- Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas.
- Comunicaciones recibidas por fax.
- Comunicaciones recibidas a través de correo electrónico.
 Radicación. Concepto y pprocedimiento, manual o electrónico, para la radicación de documentos
producidos y recibidos (Internos o externos).
 Interpretación, análisis y síntesis de la información.
 Procedimiento para el registro de documentos recibidos.
 Formatos y aplicativos para el registro de los documentos recibidos.
 Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia.
 Distribución. Concepto y procedimiento para la distribución de los documentos producidos y recibidos
(Internos o externos).
3. DESPACHO DE DOCUMENTOS
 Comunicación. Concepto
- Transmisión de mensajes
- Medios y Canales de comunicación.
 Comunicación empresarial. Concepto.
 Mensajería. Concepto y tipos.
 Normas de gestión documental vigentes.
 Medios de consulta de documentos.
 Préstamo y recuperación de documentos (testigo, ficha de afuera para préstamo de documentos).
 Fase de descargue de la correspondencia.
- Concepto
Procedimiento
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Para el desarrollo de las siguientes actividades de aprendizaje, usted deberá haber leído los archivos en pdf
del punto 3.2, y seguir las siguientes instrucciones:
Todos los documentos que estén catalogados como (ACTIVIDADES) los encontrará ingresando a su
plataforma sofiaplus en el link Fases del proyecto – fase de ejecución – carpeta con el nombre del
instructor (JOSE ANIVAL GUACALES) – Carpeta de actividades – de donde usted la debe descargar
diligenciarla y subirla por la carpeta de nombre ENVÍO DE ACTIVIDADES, en el link marcado con el mismo
nombre de la actividad.
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Todos los documentos catalogados como (MATERIAL DE APOYO), los encontrará ingresando a su
plataforma sofiaplus en el link Fases del proyecto – fase de ejecución – carpeta con el nombre del
instructor (JOSE ANIVAL GUACALES) – Carpeta MATERIAL DE ESTUDIO, el cual deberá descargar y leer para
poder desarrollar la actividad.
1. Diferenciación entre útiles, elementos, equipos y mobiliario de un puesto de trabajo de una unidad
de correspondencia. Anexo 1.1 Cuadro de diferenciación de un puesto de trabajo. (Actividades).
2. Conocimiento de los nombres técnicos y manejo de los equipos y herramientas tecnológicas,
manuales o automatizadas, para la correcta radicación, recepción y despacho de documentos.
Anexo 1.2 Crucigrama sobre equipos y herramientas tecnológicas, manuales y automatizadas.
(Actividades)
3. Análisis y estudio de un manual de gestión documental haciendo énfasis en la recepción de
comunicaciones oficiales. Anexo 1.3 Manual de gestión documental del UFPS parte uno (Material de
estudio) Leer de las páginas 29 a la 32, y después diligenciar el anexo 1.4 Sopa de letras
(ACTIVIDADES)
4. Identificación y análisis de cómo funcionan los canales o medios de ingreso de los documentos.
Elaborar diapositivas sobre los canales y los medios de ingreso de documentos; para desarrollar esta
actividad leer el documentos identificado como “2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS” todo el punto 5. Este
documento lo encontrara en la carpeta de (Material de estudio)
5. Estudio del acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, analizar qué entidad la normalizó, cuantos
artículos tiene, hace cuánto tiempo fue creada. Anexo 1.5 acuerdo 060 (Material de estudio), después
de leer el acuerdo 060 de 2001 debe elaborar una cartilla grafica con los 15 artículos del acuerdo
6. Estudio del instructivo para el diligenciamiento del formato de control de recepción de documentos.
Anexo 1.6 instructivo (Material de estudio), después de la lectura y análisis del instructivo diligenciar
el anexo 1.7 Formato de control de recepción de documentos (Actividades)
7. Análisis y estudio de un manual de gestión documental haciendo énfasis en el despacho de
comunicaciones oficiales. Anexo 1.3 manual de gestión documental de la ufps parte uno, leer de la
página 32 a la 36 (Material de estudio), 1.8 cuestionario para diligenciar sobre despacho de
comunicaciones oficiales (ACTIVIDADES)
8. Identificación y análisis de cómo funcionan los canales o medios de despacho de los documentos.
Anexo 1.9 encuesta sobre canales o medios (Actividades), la encuesta la debe diligenciar tomando
datos directos de una empresa de envíos de encomiendas o paquetes (servientrega, interapidisimo,
envía, mensajería confidencial, deprisa, fedex, etc), donde usted la debe diligenciar preguntándole a
algún empleado que se encargue de este proceso.
9. Estudio del instructivo para el diligenciamiento del formato de control de documentos enviados y
control de préstamo de documentos internos Anexo 2.0 y 2.1 instructivos (Material de estudio),
2.2 Formato de control de documentos enviados y Anexo 2.3 Formato para el préstamo de
documentos interno. (Actividades)
10. Verificar el contenido de una guía de envío de una empresa determinada, analizar el instructivo
para el diligenciamiento de esta y diligenciar correctamente la guía anexa. Que sea hace con cada
una de las copias y la original y como realizar el seguimiento de la guía por medio electrónico para
hacer el seguimiento respectivo de la información. Anexo 2.4 instructivo formato de guía de envío
(Material de formación), Anexo 2.5 Formato de guía de envío (Actividades)
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Determinar cómo se organiza una carpeta física y electrónica de consecutivo de comunicaciones oficiales.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
Realizar lectura del acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001: Por la cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas.
Actividad 1
1.1 las siguientes actividades se deben realizar de forma individual:
a. Completar el cuadro de diferenciación de útiles, elementos, equipos y mobiliario; frente al nombre de

cada uno de estos debe completar con la imagen respectiva y para qué sirve cada uno.
b. Después de la explicación del instructor sobre el manejo de las herramientas manuales para la
radicación de comunicaciones oficiales recibidas y despachadas, realizar un mapa conceptual sobre el
tema.
c. Realizar un cuadro diferencial entre la recepción y despacho de comunicaciones oficiales
d. Elaborar diapositivas presentado los diferentes canales o medios de recepción o despacho de
comunicaciones oficiales.
e. Diligenciar correctamente el formato de guía de envío
1.2 Las siguientes actividades se deben realizar de forma grupal: (máximo grupos de 4 aprendices)
a. Elaborar una cartilla grafica sobre los 15 artículos del acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001.
Socializar en clase con sus demás compañeros.
b. Cada integrante de grupo debe traer dos cartas para realizar la práctica de recepción de
documentos, (a cada una de las cartas debe sacarle una copia), una carta que sea dirigida de
empresa a empresa y la otra de una persona natural a una empresa, con estas debe realizar todo el
proceso de recepción de documentos cumpliendo con todas las especificaciones técnicas dadas en
el acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001. Las herramientas serán facilitadas por el instructor para
la práctica de radicación de los documentos
c. Cada integrante de grupo debe traer dos cartas para realizar la práctica de despacho de
documentos, (a cada carta debe sacarle dos copias), las dos cartas deben tener el mismo
membrete y los mismos datos de pie de página, ya que son despachadas hacia otra empresa. Una
carta en los datos de ciudad y fecha debe venir completa y la otra tan solo con el nombre de la
ciudad sin colocarle la fecha, con estas debe realizar todo el proceso de despacho de documentos
cumpliendo con todas las especificaciones técnicas dadas en el acuerdo 060 del 30 de octubre de
2001. Las herramientas serán facilitadas por el instructor para la práctica de radicación de los
documentos
d. Con los documentos radicados (recibidos y despachados), cada grupo debe diligenciar los formatos
de control de comunicaciones oficiales para cada caso.
e. Organización de la carpeta de consecutivo de comunicaciones oficiales y presentarla al instructor.
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3.5 Actividades de evaluación.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Evidencias de Conocimiento : Interpreta correctamente el Cuestionario

Prueba escrita y/o estudio de acuerdo 060 del 30 de octubre
casos de 2001.
Evidencias de Desempeño: Realiza correctamente la

Observación durante el proceso radicación de la recepción y Lista de chequeo
de radicación en la recepción y despacho de documentos
despacho de tres documentos aplicando todos los criterios
para cada caso. necesarios según la
normatividad.
Diligencia correctamente los Formatos

Evidencias de Producto: formatos en soporte físico o
Registro de recepción y electrónico para el control y
despacho de documentos físicos seguimiento de las
o electrónicos. comunicaciones oficiales
recibidas y despachadas.
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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE

Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS
DURACIÓ ESCENARIO (Aula,

ACTIVIDADES
N Laboratorio, taller, unidad
DEL PROYECTO
(Horas)
productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
70 - Computador - Carpetas Profesional en 1 Aula de informativa, aula
Implement administración de
- Video beam desasificadas empresas o tecnólogo en 103, las condiciones de
ar el - Mesas -- Ganchos administración seguridad industrial, salud
protocolo - Sillas legajadores documental
ocupacional y medio
de apoyo a - Escáner plásticos ambiente están dentro de
las - Fotocopiado - Lápiz HD los parámetros
actividades ra o D No. 2 de establecidos para la
de gestión - Archivadore mina negra ejecución de las
administra s de gavetas - Lapicero actividades archivísticas a
tiva en los - Fax - Cosedora desarrollar.
diferentes - Modem de - Perforado
puestos de internet ra
trabajo de - Red de - Tajalápiz
la internet. - Marcador
institución es de
educativa. diferentes
colores
- Resma de
papel de 75 o
90 gr/m2
Página 9 de 11
tamaño carta
- Resma de
papel de 75 o
90 gr/m2
tamaño oficio

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SERVICIO
6. REFERENTES NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
BIBLIOGRÁFICOS
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Ver Glosario de términos en el acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001. Artículo 2.
 www.google.com
 www.wikipedia.com
 www.archivogeneraldelanacion.gov.co
 Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001
 file:///C:/Users/JOAN/Downloads/manual_de_gestion_documental_ufps_parte_1.pdf
 http://definicion.mx/puesto-de-trabajo/
 http://pdtgrupodos.blogspot.com/2012/10/componentes-del-puesto-de-trabajo.html
 http://www.youblisher.com/p/779338-Practica-de-oficina/
 http://organizaciondocumentos.blogspot.com/p/recibo-y-despacho-de-documentos.html
 http://es.scribd.com/doc/30032821/11/SELLO-DE-RADICACION
 http://es.wikipedia.org/wiki/Correo_postal
 http://www.definicionabc.com/general/correo.php
JOSE ANIVAL GUACALES GUACALES

Instructor Asistencia Administrativa - Centro de Industria y Servicios Regional Meta.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
Página 11 de 11

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN

21060100802 Operar los recursos tecnológicos

oficina necesarios y adecuados para el correcto funcionamiento de la unidad de comunicaciones oficiales.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

1. PUESTO DE TRABAJO (UNIDAD DE CORRESPONDENCIA)

 Estructura orgánico-funcional de la organización.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

1.1 las siguientes actividades se deben realizar de forma individual:

a. Completar el cuadro de diferenciación de útiles, elementos, equipos y mobiliario; frente al nombre de

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evidencias de Conocimiento : Interpreta correctamente el Cuestionario

Evidencias de Desempeño: Realiza correctamente la

Diligencia correctamente los Formatos

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE

DURACIÓ ESCENARIO (Aula,

Ver Glosario de términos en el acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001. Artículo 2.

JOSE ANIVAL GUACALES GUACALES

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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