Sunteți pe pagina 1din 2

CAPITOLUL 8 – ADMINISTRAREA CORESPONDENȚEI

Lecția 1 - Reguli de monitorizare a corespondenței

Noțiunea de corespondență include forma scrisă pe care o iau relațiile dintre două sau mai multe persoane
(de obicei sub forma scrisorilor)
Corespondeța poate fi oficială sau privată și se poate adresa persoanelor fizice sau juridice.

Clasificarea corespondenței
1. După criteriul de circumscriere:
- internă – între compartimente sau responsabili ai aceleiași organizații.
- externă – către sau de la o instituție spre mediul exterior sau altă instituție/persoană

2. După scopul ei:


- corespondență de solicitare (cererea economică, juridică)
- corespondență de informare (oferta, reclama, darea de seamă)
- corespondență de constatare (procesul verbal)
- corespondență de decizie, îndrumare, control (ordinul, decizia)
- corespondență de reclamație (reclamația juridică, economică)

3. După criteriul accesibilității:


- secretă – transmisă prin mijloace de securitate organizată (BDS – Birou Documente Secrete)
- deschisă – transmisă pe cale obișnuită (scrisoare, fax, mail)

4.după natura și destinația exemplarelor:


- originalul – primul exemplar care se transmite destinatarului cu semnătură și ștampilă, număr de
înregistrare
- copia simplă – de arhivă sau dosar; se scrie o dată cu originalul la indigo, nu are ștampilă, nici semnătura
originală
- duplicatului originalului pierdut – se eliberează numai după publicarea pierderii originalului în Monitorul
Oficial. Pe actul nou eliberat se menționează „duplicat”
- copia după original – se copiază exact textul de pe original și poate fi:
a) copia certificată – pe care se adaugă „conform cu originalul”. Obligatoriu poartă semnătura și stampila în
original
b) copia legalizată – este eliberată de notariat
c) extrasul – constituie copia unei părți, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mari.

Corespondeța oficială
Corespondența oficială cuprinde totalitatea scrisorilor și a actelor care circulă între persoane juridice sau
între o persoană fizică și o persoană juridică, în scopul stabilirii unor relații între ele.
Deosebiri între acte și scrisori
SCRISOAREA ACTUL
- este o comunicare adresată în scris unei persoane - este o dovadă scrisă prin care se constată un fapt, se
- scrisoarea purtătoare de titlu se întâlnește mai rar reglementează o obligație
- tipizarea scrisorilor este rar întâlnită - actul are titlu
- scrisorile pot fi redactate și semnate de orice - majoritatea actelor sunt tipizate
funcționar cu delegație de corespondent; - actele nu pot fi întocmite și semnate decât de
funcționari investiți printr-o dispoziție expresă a unui
act normativ cu aceste drepturi;
Monitorizarea corespondenței
Monitorizarea corespondenței presupune efectuarea următoarele operații:
- verificarea corespondenței primite
- semnarea de primire în ordinea de distribuție a corespondenței
- sortarea corespondenței
- datarea corespondenței
- înregistrarea corespondenței
- aplicarea parafelor de înregistrare
- repartizarea corespondenței pe destinatari
- prezentarea corespondenței conducerii
- întocmirea condicii interne de distribuire pe servicii
- predarea corespondenței la servicii

S-ar putea să vă placă și