Cu ajutorul agendei electronice: - se poate urmări în mod sistematic și organizat corespondeța - se ține o evidență strictă a sarcinilor și întâlnirilor de afaceri pe zile, săptămâni, luni, existând și posibilitatea de avertizare cu ceva timp înainte asupra întâlnirilor importante - se introduce o sarcină, o întrevedere care se repetă la intervale regulate - se coordonează și se planifică automat datele ședințelor pentru toți participanții, dacă au și aceștia astfel de agende electronice. - se poate alege o anumită modalitate de afișare a înregistrărilor - se păstrează adresele și numerele de telefon introduse cu posibilitatea regăsirii rapide a acestora
7. 2. Colectarea, prelucrarea și folosirea informațiilor
Gestionarea informațiilor este o verigă importantă ce intervine în fluxul informațional. Complexitatea procesului de gestionare a datelor și informațiilor este dată de faptul că acest proces presupune colectarea, selectarea, prelucrarea, valorificarea, ordonarea, clasificarea și arhivarea a multiple informații, care se pot prezenta sub forme foarte diverse: texte, grafice, imagini, discuții etc. Informația poate fi obținută din diverse surse: rapoarte, registre, chestionare, întâlniri de lucru, interviuri, grafice, reviste, cărți, manuale școlare, biblioteci, cursuri, radio, televiziune, internet, baza proprie de date, anuare, monografii etc.
7. 3. Validitatea informațiilor folosite de agenda electronică
Informațiile sunt relevante și valide atunci când influențează deciziile economice ale utilizatorilor, ajutându- i pe aceștia să evalueze evenimente trecute, prezente sau viitoare, confirmând sau corectând evaluările lor anterioare. Informația are calitatea de a fi validă atunci când nu conține erori semnificative, nu este pătinitoare, iar utilizatorii pot avea încredere că reprezintă corect ceea ce și-au propus să reprezinte sau ceea ce se așteaptă, în mod rezonabil, să reprezinte.
7.4. Organizarea unei agende electronice
Există numeroase aplicații care ne ajută să ne organizăm informațiile, cum ar fi: Google Calendar, Yahoo Calendar, Wunderlist, Trello, Evernote etc. Pe telefon, pe tabletă sau pe laptop, putem folosi un sistem pentru a ne crea un planner, eventual de tip calendar, astfel încât să fie cunoscute activitățile și task-urile oferite. În planner pot exista categorii ca: Facultate, Work, Dezvoltare, Relaxare. Exemple de sarcini/activități (task-uri) anuale: 1. Termene fixe (raportări, efectuare plăți, analize, controale etc.) 2. Zile de naștere (colegi, clienți etc.) 3. Evenimente cunoscute (conferințe, traininguri etc.) 4. Activități previzibile (întocmirea anuală a bugetului sau a planului de lucru pentru anul următor, audituri interne și externe etc.) 5. Concedii de odihnă 6. Sărbătorile legale 7. Orice alte obiective de îndeplinit în noul an
Agenda poate fi ținută:
1. Outlook sau orice altă aplicație de e-mail care are opțiunea de Calendar 2. Outlook + Word 3. Outlook + Excel 7.5. Utilizarea agendei electronice Avantaje: - agenda reamintește fiecare eveniment (întâlnire sau discuție) înainte de ora prestabilită. - găsirea rapidă a oricărei persoane sau firme din lista de contacte, precum și un anumit eveniment. - memorează toate evenimentele legate de o persoană sau o firmă. Acestea pot fi vizualizate rapid și tiparite. - se poate înregistra cu o singură operație evenimentele care se repetă în anumite zile ale săptămânii sau la anumite date ale lunii, pe orice interval de timp dorit. - spațiul este nelimitat, agenda putând fi folosită un timp îndelungat, mai mulți ani. - se poate transfera întregul program într-un alt calculator. - lista contactelor poate fi prelucrată și în alte formate. - programul rulează pe calculatorul personal, nu pe Internet, iar accesul la program se realizeaza pe baza parolei alese de dvs., ceea ce asigura securitate și confidențialitate maximă. - programul nu necesita cunostinte suplimentare, putând fi folosit de orice persoană care are noțiunile elementare privind utilizarea calculatorului.
Dezavantaje: - necesitatea de a avea un calculator pe care să poată fi descărcată agenda.
Exemple de agende: - agenda electronică EUROLAD - agenda cu touch screen - personal digital assistant (prescurtat PDA) – sunt calculatoare mici, de ținut în mână, care au fost inițial proiectate să fie agende personale electronice, dar care, în decursul timpului, au devenit polivalente.
