GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 5

PROCESO ADMINISTRATIVO

3.3.1 Realice la lectura del libro “INICIACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN GENERAL” de

Idalberto Chiavenato. Mc. Graw Hill, 1994. Páginas 17 a la 63. Elabore un resumen
de máximo 5 páginas en cual se caracterice cada una de las fases del proceso
administrativo.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Las empresas necesitan decidir anticipadamente lo que pretenden y lo que debe ser
hecho para alcanzar sus pretensiones. La planeación es la primera etapa del proceso
administrativo.

PLANEACIÓN

Es la primera etapa del proceso administrativo que se realiza antes de ejecutar cualquier
actividad. Este proceso nos ayuda a determinar los objetivos que queremos y lo que se
debe hacer para llegar a lograrlos. A nivel empresarial es una necesidad imperiosa: una
vez definido algún objetivo, la planeación constituye la mejor manera de llegar a él.

Una vez elaborado el plan el administrador va a poder organizar, dirigir y controlar las
actividades de la empresa y así poder llegar a cumplir los objetivos propuestos. Sin la
planeación la empresa queda perdida en el caos, sin la planeación organizar, dirigir y
controlar pierden todo sentido y dignificado. Mediante la planeación las acciones de la
empresa se tornan racionales ósea más adecuadas a los fines propuestos.

Tipos y fases de planes

Un plan es un esquema que establece anticipadamente aquello que debe hacerse. plan-
fin que es cuando un proyecto es elaborado para alcanzar un objetivo final. El plan Medio
es cuando un plan es elaborado para alcanzar objetivos intermedios.

Tipos de planes:
Programas son planes extensos que reúnen un conjunto de planes. Una programación es
un tipo de plan que establece los vínculos entre planes diferentes.

 Procedimientos: son los planes que prescriben la secuencia cronológica de las

tareas pendientes por ejecutar.
 Métodos: son aquellos planes que detallan como una actividad debe ser ejecutada
hasta en sus más mínimos pormenores.
 Normas: son las reglas o regulaciones que sirven para definir lo que debe o lo que
no debe hacerse

Principios fundamentales:

1. principio de definición del objetivo: el objetivo debe ser definido lo más claro y conciso
para que la planeación sea adecuada. Si el objetivo no es claro la planeación será vaga y
dispersa.

2. principio de flexibilidad de la planeación;

El plan debe ser flexible y elástico con el fin de poder adaptarlo a cualquier situación que
se presente.

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

El papel de la organización administrativa es exactamente: contratar, agrupar, reunir y

dividir el trabajo, o sea especializar, para que las actividades sean ejecutadas de la mejor
manera posible. Tanto la planeación como la organización son las dos etapas que
anteceden a la ejecución de los trabajos.

Organizar es la planeación administrativa que se encarga de agrupar las actividades

necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa, la organización necesita lidiar con
personas, organismos y relaciones de autoridad y responsabilidad. El objetivo de la
organización es agrupar a las personas para que estas trabajen mejor en conjunto, para
ejecutar las diferentes actividades en grupo.

PRINCIPIOS E LA ORGANIZACIÓN

1. Principio de la especialización: es la especialización de las personas en determinadas

actividades. Esta ayuda a incrementar la cantidad y calidad del trabajo.
2. principio de la función funcional: el trabajo de cada persona, la actividad de cada
organismo y las relaciones de autoridad y responsabilidad son aspectos que deben ser
claramente definidos por escrito.

3. principio de igualdad de la autoridad y responsabilidad: cada responsabilidad debe

corresponder a una autoridad que permita realizarla y a cada autoridad debe
corresponder una responsabilidad equivalente.

4. principio de gradación: este principio se refiere a la relación directa de autoridad hacia

un subordinado en la organización. Cada persona debe saber a quién da cuentas y sobre
quien posee autoridad.

5. principio de las funciones lineal staff: las funciones lineales son aquellas que van
ligadas a los objetivos de la empresa, y las funciones satff son aquellas que no se
encuentran directamente ligadas con esos objetivos. La diferencia es la relación directa o
indirecta con los objetivos empresariales.

ESRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es la disposición u ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa.

Como estos órganos están distribuidos en los distintos niveles jerárquicos existen dos
tipos de estructura:

Estructura formal: es la estructura aceptada por la organización de la empresa,

compuesta por los organismos y cargos de la misma.

Estructura informal: son las relaciones humanas y sociales que existen dentro de la
empresa.

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Estructura lineal: esta estructura se encuentra frecuentemente en las empresas

pequeñas, se basa en la jerarquía y en unidad de mando. Cada jefe recibe y transmite
todas las comunicaciones que entran y salen de su organismo. El jede es el mayor
centralizador.

Estructura funcional: se basa en la especialización. Es decir, cada subordinado responde

a diversos superiores los cuales están especializados en áreas determinadas. En este tipo
de estructura la autoridad es dividida y la responsabilidad del subordinado compartida
entre los diferentes superiores.

Estructura lineal-staff: es una estructura mixta (lineal-funcional) se basa principalmente en

la jerarquía y en la especialización. Los organismos de línea están sujetos a los objetivos
de la empresa y los organismos staff no están ligados a estos objetivos (como administrar
personal, mantenimiento etc.) Es una estructura que se implementa en las grandes
empresas.

DIRECCION ADMINISTRATIVA

La dirección es una de los 4 procesos administrativos más importantes ya que, si la

planeación y la organización están bien diseñadas, pero no sirve de nada si las personas
a las que se está administrando no están coordinadas ni orientadas a los objetivos
planeados, en pocas palabras la empresa se perdería a la deriva, la dirección se trata de
tener personas competentes y saberlos administrar en grupo dirigirlos e integrarlos a los
objetivos creados por la empresa. La dirección es la tercera de los procesos
administrativos que de ahí se derivan otros subprocesos como la motivación, el liderazgo,
comunicación y comportamiento individual y en grupo.

La dirección se basa en 4 principios básicos:

PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO

Cada trabajador debe ser solo subordinado solo por un jefe superior, este principio fue
creado para evitar segundas ordenes de otros jefes que pueden confundir al trabajador y
así evitar la duplicidad de órdenes.

PRINCIPIO DE LA DELEGACION

Es importante que todas las actividades sean delegadas transfiriendo autoridad y asignar
tareas así va a ver algún responsable para ejecutarlas y cumplir con los objetivos
planeados con la empresa.

PRINCIPIO DE LA AMPLITUD DE CONTROL

Este principio se basa en que cada jefe debe tener un número de trabajadores a cargo
que los pueda supervisar en una forma adecuada.
PRINCIPIO DE LA ORGANIZACION

Toda la actividad debe ser coordinadas e integradas para un objetivo común. Hay varios
modos para dirigir a un grupo de trabajadores comunicación, liderazgo, motivación,
coordinación e instrucciones y órdenes, todo eso si sabe manejar se convierte en un
talento.

INSTRUCCIONES Y ORDENES: obviamente para que un jefe cumpla unos objetivos

tiene que dar órdenes e instrucciones para guiarlos y sepan que función van a cumplir los
trabajadores, existen 2 tipos de ordenes como la orden general que es básicamente para
todos los trabajadores, la orden especifica que es para ciertos trabajadores seleccionados
para algún tipo de obligación, las cuales se manejan de 2 tipos de modo como escrita
como cartas, comunicados y es el método más funcional ya que todo queda escrito y no
va ser olvidado, y la verbal que son ordenes de voz a voz que tienen que ser mejores
explicadas y es la más común que se maneja en las empresas.

LA COMUNICACIÓN: Es muy importante para toda empresa ya que por ese medio se
transmite información por lo tanto tiene que ser lo más claro y entendible posible para que
allá trazabilidad en ella, es una interacción de dos o más personas es un proceso que
maneja 5 elementos.

Un emisor él es quien comunica un transmisor que es el medio en que lo comunica, un

canal que es donde están ubicados, el receptor que lo decodifica y por último el
destinatario quien es al que iba el mensaje. Un mal mensaje por diferentes tipos de
circunstancias internas o externas que el canal o el transmisor son el problema. La
comunicación formal que se maneja dentro el organigrama de la empresa y la informal
que es con temas que no están relacionados con la empresa. hay comunicación vertical
que es de empleador a empleado y viceversa y comunicación horizontal que puede ser
mismo cargos.

LA MOTIVACION: Es importante para el jefe ya que si sabe referirse a los trabajadores

con un buen trato humanístico que produce una reacción como entusiasmo provoca un
comportamiento positivo que en si la hace un bien a la empresa. Todos los humanos
tenemos necesidades básicas que, si el jefe sabe cómo motivarlos como remuneración,
oportunidad de progreso, proyección, reconocimiento y desafíos para el trabajador todo
eso hace que sean más fáciles de superar para el trabajador como la necesidad de
realización, estima que es como reconocimiento, sociales, seguridad y fisiológicas.

EL LIDERAZGO

Es una capacidad de influenciar y dirigir a las personas en sus comportamientos y

actitudes, no funciona solo con dirigir, motivar o comunicar el líder tiene que saber ser
persona con los de más trabajadores. Existen 3 factores de liderazgo la jerarquía relación
con los trabajadores, competencia profesional mayor sea su competencia profesional más
será la fuerza de liderazgo, la personalidad cualidades temperamento, carácter e
inteligencia para transmitir.

También hay 3 tipos de liderazgos como el autocrático que es el líder el que toma las
decisiones e impone las ordenes a los trabajadores, el liberal es el que no se impone y
deja que los trabajadores se apropien de la situación, y el democrático es el que presenta
los trabajos a los empleados y les da varias opciones de hacerlo y debate con ellos
cualquier asunto, es una mezcla del autocrático y liberal.

LA COORDINACION

Coordinar significa unir y armonizar actividades y esfuerzo de los empleados, que todas
las actividades deben sincronizar e integrar los objetivos planeados, para que la empresa
funcione bien y alcance las metas. Actualmente se entiende la coordinación no como
función administrativa si no como un desempeño administrativo permanente y presente en
el proceso de administrar, básicamente es la conducción, orientación a la par del trabajo
de varias personas.

CONTROL ADMINISTRATIVO

El control es la función administrativa que mide y corrige el nivel de los trabajadores para
cumplir los objetivos planeados de la empresa, con el fin de corregirlos a tiempo y evitar
que no vuelvan a ocurrir. El control está básicamente en cada función administrativa y el
administrador lo usa para cumplir con su trabajo, el control tiene 2 objetivos; la corrección
de fallas o errores que las detecta e indica las medidas a seguir, y esta el control de
prevención de nuevas fallas o errores, que es el que indica cómo evitarlos en un futuro,
esos dos objetivos de control es una gran garantía de que todo fue ejecutado con los
planes propuestos. Es un proceso repetitivo que lo compone 4 etapas.

Establecimiento de modelos es un modelo a seguir, estándar que dio resultado que se

deseado y sirve como marco para compararlo en un futuro, con cualquier de los 3
modelos estándar de calidad, estándar de cantidad, estándar de costo. Evaluación de
desempeños, que sirve para medir y evaluar lo que se hace. Comparación de desempeño
con el estándar establecido, es comparar lo que se está haciendo con los estándares ya
establecidos y se verifica si hay falla o variación. Acción correctiva, consiste en corregir
las fallas y controlar cuando, cuanto y donde corregir.

Técnicas de control: Son los cronogramas, graficas, formatos. El control debe seguir
ciertos pasos básicos. Principio de objetivo, es una base importante ya que el control
debe indicar los errores en cierto tiempo para ejecutar la acción correctiva y que no vaya a
ver desvíos que cambien los objetivos. Principio de la definición de los estándares,
generalmente se define con la planeación y deben de servir de criterio para el futuro.
Principio de excepción, el control debe concentrarse en las situaciones anormales de la
empresa. Principio de la acción, esa base se usa cuando hay que usarse acción
correctiva.

ÁREAS DE CONTROL

Es muy importante que todas las áreas de la empresa estén bajo un control que este
monitoreado las cuales son el área institucional que es el control general de la empresa,
el área de finanzas que es el presupuesto, contabilidad e inversiones, área de producción
que se refiere al control de materiales, existencias, producción, área mercadotecnia que
es el control de ventas, productos, entregas, y el área de personal que es el recurso
humano de la empresa, tarjetas de entras y salidas, vacaciones.
3.3.2 Mire el video del “Proceso Administrativo” Identifique con su GAES cada una
de las acciones que se realizan en las fases del proceso administrativo en un
negocio, tome nota sobre los aspectos importantes y socialice en plenaria

PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo es un sistema que se sigue por medio de fases las cuales
llevaran el proceso de la administración, “son unos pasos a seguir”.
Se tiene que tener en cuenta que este proceso se requiere de dedicación por parte de
todos los organismos que la compongan y esfuerzo, ya que se deben seguir estas cuatro
fases.
Planeación: Es pensar, investigar e idear, para lograr su realización ya sea: meta u
objetivo que se tenga en mente o este en proceso.
Organizar: Es cumplir una función especial a cierto individuo para cierta actividad, para la
elaboración de un propósito específico. Coordinar y dirigir ciertas responsabilidades.
Dirección: Es una rama superior de individuos que coordinan y tienen énfasis o su
proyección es, alcanzar las metas propuestas por la organización o idea planeada,
Supervisan el trabajo.
Control: Es la revisión y corrección de todo el proceso, es rectificar que todo se ha llevado
con los planes iniciales.

Ya cumpliendo y siguiendo respectivamente este proceso y cada fase de análisis se

determina que se tendrá un buen éxito de proceso informativo.