Introducere

Realizarea cu regularitate a auditului determină ca documentele de lucru să se împartă în

cele care au o importanță permanentă pentru audit şi care trebuie păstrate permanent într-un
dosar permanent de audit şi cele care sunt strict legate de perioada financiară în studiu în dosarul
exercițiului sau dosar curent de audit.
De asemenea, din practica de audit rezultă necesitatea de a ține o evidență distinctă a
documentelor de lucru în funcție de caracterul şi semnificația informațiilor în cele două dosare:
- dosarul curent de audit (curent audit file – CAF),
- dosarul permanent (permanent audit file – PAF).
Ambele tipuri de dosare trebuie să se bucure de două calități: să fie clare şi complete.

Definiția și forma dosarului permanent: Dosarul permanent reprezintă sursa de

informaţii generale cu privire la entitatea/structura auditată şi permite o înţelegere mai bună a
activităţilor auditate.
În cadrul acestei activităţi auditorii interni solicită şi colectează informaţii cu caracter
general despre compartimentul de audit public intern evaluat cu scopul de a cunoaşte organizarea
şi funcţionarea activităţii de audit public intern şi particularităţile acesteia. Dosarul permanent
reprezintă sursa de informaţii generale cu privire la compartimentul de audit public intern evaluat
şi permite o înţelegere mai bună a activităţi de audit intern desfăşurate.
Acesta se poate asigura în formă fizică şi/sau electronică1.

Rolul și importanța dosarului permanent : unele informații și documente primite sau

analizate în cursul diferitelor etape ale misiunii pot fi folosite pe toată durata mandatului. Ele nu
au deci nevoie să fie cercetate în fiecare an. Clasarea lor într-un dosar separat, dosarul
permanent, permite utilizarea lor ulterioară după aducerea sa la zi. Dosarul permanent permite
evitarea repetării în fiecare an a unor lucrări și transmiterea de la un exercițiu la altul a
elementelor de recunoaștere a intreprinderii.

1
http://muhaz.org/ministerul-finanelor-publice.html?page=4

1
 Dosarul permanent se organizează pe secțiuni cu indexarea acestora pentru a avea acces
rapid la documente. Dosarul permanent conține documente primite sau analizate în cursul
diferitelor etape ale auditorului care se folosesc pe toată durata de realizare a mandatului.

Structura dosarului permanent

Dosarul permanent se organizează în secțiuni (părți) care ușurează clasarea documentelor
și consultarea lor. Fiecare secțiune poate fi materializată printr-un despărțitor comportând un
sumar al conținutului. Ţinerea la zi se efectuează pe sumar, indicând data introducerii
documentului. Dosarul permanent se subdivide în sapte secțiuni pentru a facilita lectura și
controlul din partea organismului profesional, după cum urmează:

 Secțiunea A denumită ,,Generalități” conține în primul rând fișa de prezentare a entității

economice ce conține toate datele de identificare, un scurt istoric al companiei în care se
prezintă cum a luat naștere ideea de afaceri și cum s-a dezvoltat de-a lungul anilor. Alte
documente ce se includ în dosarul permanent, atunci când vine vorba despre auditul
intern al entității economice sunt organigrama, diagrama de relații, fișa de acceptate și de
menținere a misiunii;
 În secțiunea B a dosarului permanent denumită ,,Documente privind controlul intern”
se includ o serie de documente cum ar fi rapoartele de control și sintezele de evaluare a
controlului intern;
 Secțiunea C, ,,Situații financiare și rapoarte privind exercițiile financiare
precedente” conține toate evaluările asupra situațiilor financiare din perioadele
anterioare iar pe lângă acestea, secțiunea conține și rapoartele de audit intern și alte
documente relevante pentru exercițiile anterioare.;
 Analizele permanente asupra situației financiare ce cuprind toate lucrările de analiză ce
vizează elementele din situația financiară a firmei și se regăsesc în dosarul permanent la
secțiunea D ce poartă numele ,,Analize permanente”;
 Secțiunea E ,,Fiscal și social” conține declarații fiscale, contracte colective și contracte
de angajare. Acesta poate conține și alte documente importante ce țin de fiscalitate și au
legătură cu societatea atâta timp cât reprezintă informații relevante pentru auditul intern
al entității economice;

2
  Secțiunea F denumită ,,Juridic” conține toate documentele legate de principalele
contracte, convenții, lista asociaților, actele constitutive ale societății, extrase din
procesele verbale ale adunării generale a acționarilor sau a consiliului de administrație2;
 Secțiunea G poartă numele de ,,Intervenții externe” unde se includ toate documentele
cu privire la intervenția altor auditori ce au realizat în trecut auditul intern pentru
societate, avocați, experți contabili sau angajați ai societății3;

Dosarul permanent conține documente primite sau analizate în cursul diferitelor etape ale
auditorului care se folosesc pe toată durata de realizare a mandatului, cum ar fi:

1. Informații despre client: fișa de caracterizare, organizarea generală a societății,

înțelegerea entității, componența organelor de conducere și administrație, informații
privind părțile afiliate, conturi bancare – bănci și semnături autorizate, statutul sau copie
a actului constitutiv al societății, contracte de societate (contract inițial, acte adiționale),
codul unic de înregistrare (CUI), regulamentul intern.
2. Detalii despre misiune : scrisoarea de misiune sau contractul de prestări servicii,
scrisoarea de la auditorul precedent, autorizări de funcționare și licențe ale societății
auditate, fișa de acceptare a misiunii
3. Informații și contracte sau alte acte cerute de lege : lista asociaților sau acționarilor,
copii ale cererilor de înscriere la Oficiul Registrului Comerțului sau la Registrul Român
al Acționarilor, extrase din statutul și contractul de societate, extrase din procesele
verbale ale AGA și CA pe ultimii 3 ani, copii ale contractelor de închiriere, copii ale
titlurilor de proprietate, copii ale contractelor de împrumut și leasing, copii contract
colectiv de muncă, copii contract individual cu personalul, copii procese verbale
inventariere anuală, etc.
4. Situația fiscală : situații și informații fiscale, documentația fiscală, extrase din procesele
verbale ale controalelor fiscale;
5. Sistemul contabil : prezentarea sistemului contabil, copii ale situațiilor financiare pe
ultimii 3 ani, etc.

3
Ion Mihăilescu – Audit financiar, Editura Independenţa Economică, Piteşti, 2007, pag. 55

3
 6. Sistemul de control intern : organizare generală, repartizarea sarcinilor, chestionar
de control intern cu privire la stocuri, furnizori – cumpărări, clienți – vânzări, personal,
trezorerie, imobilizări – amortizări4.
Fiecare din secțiunile acestui dosar, atunci când se realizează auditul intern al entității
economice poate suferi modificări în funcție de evoluția entității economice și trebuie actualizate
în permanentă, exceptând documentele cum ar fi actul constitutiv al societății ce este un
document cu caracter permanent.
Atunci când se realizează dosarul permanent în vederea realizării auditului intern al
firmei este bine să se respecte această organizare a secțiunilor deoarece în acest fel orice auditor
va realiza misiunea va putea identifica cu mai multă ușurință poziționarea documentelor și să le
solicite pe cele care trebuie să le analizeze pentru ca la finalul misiunii să poată să își formeze o
opinie bazată pe realitate pe care să o exprime în raportul de audit ce finalizează întreaga
misiune.
Așadar, dosarul permanent cuprinde: strategii interne; reguli, regulamente şi legi
aplicabile; proceduri de lucru; materiale despre entitatea/structura auditată (îndatoriri,
responsabilităţi, număr de angajaţi, fişele posturilor, graficul organizaţiei, natura şi locaţia
înregistrărilor contabile); informaţii financiare; rapoarte de audit public intern anterioare şi/sau
externe; informaţii privind posturile-cheie/fluxurile de operaţii; alte documente specifice
domeniului auditabil.
Astfel, putem observa că în această procedură auditorii interni solicită şi colectează
informaţii cu caracter general despre structura auditată, cu scopul de a cunoaşte domeniul
auditabil şi particularităţile acestuia.
Informaţiile colectate trebuie să fie pertinente şi utile pentru atingerea următoarelor
scopuri:
a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic în
care structura auditată îşi desfăşoară activitatea;
b) cunoaşterea organizării structurii auditate, a diferitelor nivele de administrare, conform
organigramei şi a modalităţilor de desfăşurare a activităţilor;

c) identificarea punctelor-cheie ale funcţionării structurii auditate şi ale sistemelor sale de

control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi a punctelor slabe;
4
http://www.rdt-contabilitate.ro/dictionar-economic/dosar-permanent/

4
 d) identificarea şi evaluarea riscurilor semnificative;

e) identificarea informaţiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului

şi selecţionării tehnicilor de investigare adecvate.

Dosarul permanent se actualizează anual, pentru a oferi auditorului intern informaţii

disponibile şi utile în realizarea activităţilor specifice.

Concluzie
Concluzionând, putem observa, in dosarul permanent se păstrează informații pe care
auditorul le poate utiliza pe parcursul mai multor exerciții financiare. Pentru a-şi păstra rolul
informativ, dosarul permanent trebuie actualizat la zi, să nu conțină informații învechite şi
perimate şi să nu conțină documente de volum mare, se preferă atunci când situația permite
extrase ale acestora.

Dosarul permanent conține documentele primite şi analizate în cursul diferitelor etape ale
auditorului care se folosesc pe toată durata de realizare a mandatului. De multe ori situația
impune ca aceste documente să nu fie cercetate şi analizate în fiecare an, dar auditorul are
obligația de actualizare permanentă a dosarului pentru a oglindi evoluția evenimentelor la zi.
Orice dosar de audit trebuie să conțină suficiente probe de audit pentru a sprijini concluziile
stabilite pe baza lor, pe care se întemeiază opinia de audit asupra situațiilor financiare.

5
Bibliografie:
Ion Mihăilescu – Audit financiar, Editura Independenţa Economică, Piteşti, 2007
http://muhaz.org/ministerul-finanelor-publice.html?page=4
http://www.rdt-contabilitate.ro/dictionar-economic/dosar-permanent/
https://www.uvt.ro/files/9a3ada43450d6da1d057ca0919cb0465e5db6678/
http://www.anad.gov.ro/pdf/org/03.audit-norme-anad.pdf