Unidad 3

1 //Escenario
Escenario25
Lectura fundamental
Fundamental

Sistemas
Etapas dede
uninformación
plan de comunicación
ERP
estratégica

Contenido

1 Definición de ERP

2 Componentes de un ERP

3 Características, ventajas y desventajas del sistema ERP

Palabras clave: sistemas ERP, Sistemas de información, áreas funcionales, procesos de negocio.
1. Definición de ERP
El sistema integrado de gestión de empresa, conocido como ERP por sus siglas en inglés (Enterprise
Ressource Planning), se encarga de integrar la información interna y externa de las compañías a lo
largo de todas las áreas funcionales y de la cadena de suministro de la organización, involucrando
componentes de finanzas, contabilidad, manufactura, logística, ventas, servicio al cliente, entre otros.
Un ERP gestiona y administra la información relacionada a todos los procesos empresariales bajo una
vista empresarial.

Los sistemas ERP permiten la automatización de los procesos del negocio por medio de un aplicativo
de software que gestiona los procesos y el flujo de la información a lo largo de la compañía, de manera
que facilita la integración y transformación de los datos e información, permite la conexión entre
diversos actores de la cadena, tal como proveedores, distribuidores, clientes y sobre todo permite
que la compañía transmita la información bajo el mismo lenguaje, eliminando la repetición de la
información, la malversación de la misma, incoherencia en datos y permite una visualización global en
todos los departamentos y áreas de la empresa.

A nivel estructural el ERP recopila los datos, información y procesos en forma de módulos;
dependiendo de la empresa que suministre el software estos pueden variar y diversificar los
procesos en los módulos que establezcan; así mismo cada uno de estos módulos requiere de una
parametrización específica y dependiente de cada una de las empresas que lo adquiera. Dicha
parametrización muestra la flexibilidad del sistema para adecuarse a la naturaleza y las características
propias organizacionales, de manera que la administración de la información se facilite.

Si bien, la gran variedad de software ERP existentes en el mercado, diversifican y adecuan los diversos
módulos de maneras diferentes, se pueden encontrar módulos o componentes típicos del sistema,
así como una base de datos e información integrada y centralizada, la cual es la base de cada uno de
los módulos y es la encargada de unificar la información de todos los procesos y relacionarla entre
dichos procesos y módulos; así mismo cuentan con la misma estructura de arquitectura, presentando
un mismo sistema, una misma interfaz gráfica y en general una consistencia para cada uno de los
usuarios.

Según Navarro y Otero en su libro Sistemas de Gestión Integradas para las Empresas (ERP), la
arquitectura del sistema ERP a nivel de software se compone de varios niveles los cuales se muestran
a continuación (Otero & Huerga, 2014):

• Programas: el sistema ERP se compone de diversos programas que se complementan para la

administración de la información y su integración:

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 • Módulo: tal como se mencionó anteriormente, estos son un grupo de procesos
especializados para manejar una determinada parte del sistema en la organización.

• Proceso: hace referencia a la integración de las transacciones realizadas, las cuales unidas
entre sí permiten el logro de un procedimiento de algún módulo o de la actividad de la
organización.

• Transacción: se refiere al conjunto de programas y acciones que realizan una tarea o actividad
de la organización a lo largo del sistema, estas transacciones se realizan en el interior de cada
uno de los módulos y permiten recopilar la información de un proceso.

• Programa: es el conjunto de operaciones e instrucciones necesarias para realizar una

actividad o tarea para el logro de un proceso en cada uno de los módulos, de este se obtienen
los datos requeridos para la transformación de la información.

• Datos: estos son almacenados en un repositorio y son aquellos que generan la base de datos
global del sistema ERP, en este espacio del sistema se recopila la información obtenida en los
programas, transacciones y procesos de cada uno de los módulos; por lo tanto, este repositorio
se determina como el núcleo del sistema, siendo el insumo para el análisis y transformación de
la información para la toma de decisiones, generación de estadísticas y análisis de los procesos y
áreas de la organización.

En dicho repositorio los datos se recopilan en forma de tablas y matrices con funciones
determinadas, tal como lista de clientes, cuentas bancarias, relación de transacciones u órdenes
entre cliente y una referencia establecida de producto, entre otros.

• Arquitectura de aplicación: hace referencia a todas aquellas herramientas y aplicaciones con

las que cuentan los diversos softwares del sistema ERP, este permite realizar los programas,
transacciones y procesos de los módulos, así como lo que requiere el usuario.

• Arquitectura de comunicación: son aquellas herramientas que permiten la comunicación entre

los diversos usuarios y actores que se relacionan con el sistema, dentro de ellos se pueden
encontrar:

»» Electronic Data Interchange (EDI).

»» Object Linking and Embedding (OLE).

»» Application Link Enabling (ALE).

»» Remote Function Calls (RFC).

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Todos estos con la posibilidad de comunicar usuarios como empleados, proveedores, distribuidores,
otros sistemas, entre otros. Usted puede hacer una búsqueda más detallada de sus diferencias y
funcionalidades (Otero & Huerga, 2014).

2. Componentes de un ERP
Como se mencionaba anteriormente los sistemas ERP agrupan los procesos en módulos los cuales
hacen uso de un sistema centralizado de datos e información; algunos de los componentes o módulos
típicos del sistema ERP son:

Manufactura Recursos
y producción Humanos

Base de
Logística y Ventas
datos
distribución mercadeo
centralizada

Servicio al Finanzas y
cliente contabilidad

Figura 1. Componentes de un sistema ER

Fuente: elaboración propia

Manufactura y producción

En este módulo se recopilan los datos e información relevante al sistema productivo, con el objetivo
de gestionar las labores de ingeniería en la producción y de planeación y programación de la misma.

• Materiales: realiza el análisis de la materia prima, producto terminado y en proceso, de

manera que cumpla con los parámetros y necesidades requeridas.

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 • Planificación de la producción (MPS): planifica los lotes de producción, genera análisis de
costos de la operación, cantidad de operarios requeridos, horas extra, requerimientos de
subcontrataciones, entre otros.

• Planificación de las necesidades de material (MRP): calcula la cantidad de insumos y

materias primas requeridas para la producción del producto final y de los sub-ensambles, así
mismo genera listas de materiales (BOM)

• Cronograma y control de producción: genera el cronograma de los pedidos de producción,

analiza fechas de despacho, minimiza retrasos, calcula el WIP, genera estadísticas de
cumplimiento de pedidos.

• Capacidades: calcula las capacidades del sistema productivo, identifica cuellos de botella y
niveles de utilización.

• Servicio técnico y mantenimiento: recopila información de la programación de los periodos

de mantenimiento preventivo y correctivo, así como los de servicio técnico requeridos en
herramientas o equipos.

• Calidad: permite la implementación de sistemas de calidad en la organización y de sus

actividades y procesos de implantación, así mismo permite implementación de diversas
ideologías de calidad, análisis estadístico, control sobre los requerimientos y parámetros de
producción, análisis de calidad de insumos y materias primas, herramientas y maquinaria,
entre otros.

2.1. Servicio al cliente

El módulo de servicio al cliente es la integración del sistema CRM al sistema ERP, su objetivo es
lograr la fidelización del cliente y el incentivo a mantener la compra en la organización, en este se
recopila información relacionada a la interacción del cliente, así como la transmisión de información
entre estos dos actores.

Cuando se encuentra dentro del módulo ERP hay una generación de valor potencial entre el cliente
y la organización, ya que la información obtenida permite que áreas como manufactura y producción,
finanzas, recurso humano, entre otros, logran generar procesos de mejora continua con base en la
información y la opinión obtenida del cliente.

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Al igual que el sistema CRM, el módulo de servicio al cliente del ERP tiene como objetivo los 4
procesos vistos en la lectura CRM:

• Conocimiento del cliente y servicio.

• Satisfacción y fidelidad de clientes.

• Incremento en ventas.

• Reducción de costos asociados a la atención a clientes.

2.2. Finanzas y contabilidad

Este componente es el encargado de realizar todas las transacciones y procesos relacionados

al sistema monetario y contable de la organización, tiene como objeto la generación de estados
financieros, la determinación del flujo de caja de la organización, así como de la administración de
los activos fijos, el presupuesto y el manejo tributario.

Dentro de las actividades de tipo contable, este módulo permite controlar de manera autónoma
las diversas cuentas y activos de la organización, así como las cuentas por cobrar, los pasivos
organizacionales y el estado de ganancias.

En el área contable, el módulo también permite el análisis de los movimientos de activos y pasivos,
permitiendo obtener estadísticos contables relacionados a resultados, objetivos de costos y
beneficios, control de endeudamiento, análisis de crédito y control económico empresarial, entre
otros.

En el área de finanzas el módulo también permite la generación estadística para análisis económico
de proyectos, generación de valor, toma de decisiones de inversión y análisis microeconómico
empresarial.

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 2.3. Ventas y mercadeo

Con respecto al módulo de ventas y mercadeo, su funcionalidad es la administración de las ordenes

de pedido con proveedores, pronósticos de ventas, cálculo de precios de venta e incentivos
económicos por cumplimiento de ventas, comisiones, entre otros. Así mismo se encuentra
fuertemente relacionado con el módulo de servicio al cliente, en donde se logra obtener información
del cliente para la creación de estrategias de venta y mercadeo.

Este componente gestiona las transacciones y procesos de venta, entrega y facturación al cliente,
con ello consolida información de ofertas, pedidos del cliente y de los centros de distribución,
facturación, sistemas de segmentación de mercado, clientes potenciales y la información relacionada
a todo el recurso de ventas y mercadeo de la organización.

2.4. Recursos humanos

Este Módulo se encarga de la administración y control de todos los procesos y transacciones

relacionados con los empleados de la organización, teniendo en cuenta el pago de nómina, horas
extra, sistemas de capacitación, beneficios extralegales, perfiles profesionales, pago de aportes
de seguridad social, así mismo es el encargado del reclutamiento, selección y entrenamiento de
trabajadores.

Juega un papel de alto valor en la organización ya que maneja y gestiona los empleados, quienes son
uno de los recursos fundamentales, es por ello que el control y la gestión administrativa y de la carrera
y experiencia en la organización es la principal funcionalidad de este componente.

2.5. Logística y distribución

En el módulo de logística y distribución se cumplen las funciones de planificación y ejecución de las

actividades logísticas vistas en el sistema SCM, encargándose de actividades de aprovisionamiento,
manejo de almacenes, centros de distribución y analizando el flujo de información y del material a
lo largo de la cadena, desde el contacto con el proveedor, el paso por manufactura y producción,
centros de distribución y clientes mayoristas, minoristas y finales.

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 • Aprovisionamiento: el módulo se encarga de todos los procesos de adquisición de materia
prima, activos fijos y productos que se requieran para el sostenimiento de la organización,
adicionalmente sus funciones se centran en la negociación y evaluación de proveedores, gestión
de pedidos y compras, manejo de facturas.

• Almacenes: con respecto a los almacenes, el módulo se encarga de la administración del

proceso de identificación y ubicación de referencias de materia prima, producto en proceso y
producto final en almacén. Se suele hacer uso de tecnología RFID para el control del material,
por medio de esta tecnología se consigue identificar la cantidad de unidades, el nivel de rotación,
el control de perecederos, así mismo se controla y se hace seguimiento a las actividades de
embalaje, cargue, descargue y salida de pedidos de bodega.

• Inventarios: esta es una de las principales funciones del módulo de logística, en donde se realizan
las políticas de manejo de inventarios, se administra el stock, se calculan y se administran los
puntos de re-orden, análisis ABC de las referencias, calculo y control del stock de seguridad.

• Transporte y distribución: en este módulo se realizan los procesos relacionados al flujo de la

producción, dentro de estos se identifican los pedidos solicitados, se controlan las fechas de
entrega, los procesos de distribución de carga a centros mayoristas y minoristas y las novedades
que se presenten en este proceso.

• En esta herramienta también se puede llegar a obtener trazabilidad de la carga en el proceso

de transporte, controlar las condiciones de la carga en el proceso de distribución, tal como la
temperatura, humedad, entre otros.

• Otra de las funciones que puede llegar a obtener el módulo es la generación de sistemas
de ruteo y distribución de pedidos a los clientes, gestionando factores de nivel de servicio y
reducción de costos asociados al transporte.

3. Características y ventajas del sistema ERP

Tal como se ha expuesto a lo largo de la lectura, el objetivo fundamental de los sistemas ERP, consiste
en tres características básicas, unificación, integración y visibilidad total y en tiempo real de la
información en la organización; esto permite que dicha información tome características de confianza
y flexibilidad, que posibilitan compartirla con todas las áreas, usuarios y actores implicados, eliminando
reprocesos y duplicidad en las operaciones, lo que en muchas ocasiones resulta en una problemática
de sobrecostos organizacionales, así como de imprecisiones en la información.

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Otra de las ventajas que tiene el sistema ERP es la posibilidad de controlar y gestionar todas las
unidades de negocio de la organización a lo largo de todo el flujo en la cadena de suministros,
desde el momento en que se realiza la evaluación de los respectivos proveedores, su paso por
manufactura y producción y hasta la facturación al cliente final, todo en un solo sistema y en
una base de datos centralizada; esto elimina el uso de otros sistemas de información que no se
encuentren relacionados o interconectados entre áreas y departamentos organizacionales.

El potencial del sistema ERP permite entonces la posibilidad de agilizar procesos y ayuda a la
toma de decisiones de manera organizada y congruente, lo que resulta en la reducción de costos
asociados al manejo de la información, al procesamiento de transacciones, hardware, software
y soporte tecnológico; si bien la implementación de este sistema resulta en una inversión de
gran tamaño, el retorno de dicha inversión puede llegar a ser efectuado de manera rápida si se
implementa y desarrolla de una manera provechosa.

Otra de las ventajas asociadas a la implementación y uso de sistemas ERP se relaciona a la

generación de lo que se conoce como mejores prácticas de negocio, lo que consiste en la
personalización y apropiación del sistema ERP de manera orgánica a la empresa; en muchas
ocasiones el fracaso de la implementación de este sistema en las organizaciones consiste en que
las mismas se adaptan al sistema y los procesos de negocio predeterminados del ERP. El sistema
ERP tiene un nivel de flexibilidad suficiente para el ajuste y personalización de los procesos según
el manejo y la configuración con que lo trabajan las organizaciones; esto reduce los costos, tiempos
y riesgos asociados a la implementación, así mismo asegura el cumplimiento de los objetivos
organizacionales y de las regulaciones y exigencias del negocio frente a normas estatales e
internacionales.

Cuando la organización asume la implementación de mejores prácticas de negocio e interpreta y

toma propiedad del ERP, obtiene procesos eficientes y efectivos, fáciles de administrar y controlar,
así como mejora y naturaliza el flujo de la información a lo largo de la organización.

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 3.1. Características

Las características de sistema ERP según Otero y Huerga se pueden resumir en cuatro ítems:

3.1.1. Integración

• El sistema de información permite la integración de los datos bajo la centralización de la misma

en una base de datos.

• Se integran todos los procesos relacionados al flujo de materiales, información y dinero,

interviniendo desde el área logística, hasta el área financiera.

• Relación de todos los procesos organizacionales, inter e intra funcionales de la empresa.

• Su integración permite información en tiempo real, la cual puede ser modificada o actualizada en
todo momento y de manera interactiva.

• El sistema ERP elimina la duplicidad y redundancia de datos e información, así mismo tiene la
propiedad de verificar su congruencia y veracidad.

• La integración permite el desarrollo de procesos coherentes, en donde sus herramientas y

aplicaciones se desarrollarán con base en información única y centralizada en toda la empresa.

3.1.2. Procesos adaptativos

• El sistema ERP permite la modificación e inclusión de todo tipo de procesos, de manera que da
solución a todas las funciones y actividades de la organización, asociadas desde el nivel operativo
y hasta el nivel estratégico.

• Permite al usuario personalizar y modificar los procesos para el manejo orgánico, lo que conlleva
a las mejores prácticas de negocio y a la eficiencia y eficacia de los procesos.

• El ERP permite manejar la información bajo un lenguaje universal para la organización,

estandarizando todos los procesos.

• Genera la posibilidad de administrar las áreas funcionales de diversas maneras, distribuyendo los
procesos y actividades acorde a la estructura organizacional establecida.

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• Permite administrar y personalizar los diversos informes según las condiciones no solo de la
organización, también según las especificaciones regulatorias de cada país, tal como en los
informes contables y fiscales de norma.

3.1.3. Capacidad de relación con todos los procesos

• El sistema ERP permite la realización de transacciones y actividades relacionados de manera

lógica y estructurada en la organización.

• Relaciona su base de datos a todos los módulos o componentes del sistema, dando acceso a
la información a todos los usuarios y actores relacionados con él. (Se debe dar claridad que la
información también se encuentra condicionada al nivel de acceso y permisos emitidos a cada
uno de los usuarios).

• Consistencia de la información y de los datos entre áreas y procesos, maneja de manera

coherente las transacciones realizadas en todo el sistema.

3.1.4. Facilidad de uso y manejo de amplia cantidad de herramientas y aplicaciones

• El sistema ERP contiene las aplicaciones y herramientas necesarias para realizar todo tipo de
actividades y transacciones en todos los módulos, su diseño es flexible y permite el desarrollo
intuitivo de las operaciones.

• Su interfaz es portable y adaptativa para el usuario, permite la combinación de aplicaciones y

herramientas.

• Permite al usuario la estandarización de sus procesos y facilita los tiempos de capacitación de las
actividades.

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Referencias
Chopra, S., & Meindl, P. (2008). Administración de la cadena de suministro: Estrategia, Planeación y
Operacion. México:Pearson

Otero, M. F., & Huerga, M. N. (2014). Sistemas de gestión integrada para las empresas (ERP). Alcalá,
España: Servicio de Publicaciones Universidad de Alcalá.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Sistemas de Información en Gestión Logística

Unidad 3: Sistema ERP
Escenario 5: Generalidades del sistema ERP

Autor: Juan Sebastián Martínez Grisales

Asesor Pedagógico: Edwin Alcides Mojica

Diseñador Gráfico: Diego Calderón
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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