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Instituto IACC
09 de marzo de 2020
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Instrucciones
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Desarrollo
Sus objetivos generales: Este debe verificar y comprobar las debilidades que existan en el
control interno de la empresa, más que nada en lo actual y con la finalidad en la obtención en lo
que respecta la certificación de la ISO 9000.
Los alcances de la auditoria interna: Respecto a este procedimiento en este caso puntual en
base a la normativa de auditoria actual vigente en nuestro país, y viendo la normativa N° 5 que es
de conducta de los auditores internos y de gestión, el tiempo en base a esta auditoria se realizara
respecto a las áreas administrativas, producción y de recursos humanos y se implementara los
procedimientos puntualmente sobre bases realmente selectivas, ya que en esta auditoria se debe
establecer un cierto nivel conforme en base al sistema que lleva la empresa en la actualidad, la
idea es que se cumplan los objetivos estratégicos ejercidos por las directivas de “Electro protón”.
Además, ejercer mejoras en las diferentes áreas de esta empresa y por supuesto mejoras en el
sistema de gestión, bajo las normativas vigentes actuales en base también a la normativa de
conducta que empleara el auditor en esta organización.
Periodo de la auditoria:
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Auditor:
Metodología: En base a esta evaluación, se aplicará un método para poder comprobar y medir
los principios y las practicas, en el cual atribuirá en lo posible a la mayoría de los departamentos
de esta organización que es “Electro protón”, y para que esto se lleve a cabo se debe buscar un
buen plan que sea el más eficiente en lo que respecta al sistema y sus procedimientos, y la mejor
forma es seguir los pasos que corresponden de manera sistemática, ordenada y lo más lógica
posible que nos corrobore la entrega de críticas que sean objetivas, para esta metodología
debemos usar como base las normas N° 5 que son las normativas de conducta que implementan
los auditores internos en temas de gestión.
Las limitaciones observadas: Viendo y estudiando este caso de esta empresa, no se encontró
ninguna limitación ni menos algún tipo de obstáculo, en base al desarrollo de esta auditoría y
control de gestión.
- Efectos: En base a este tema se deja como evidencia la vulnerabilidad respecto a los
procedimientos, además en lo que es la sobrecarga de trabajo, también en el ingreso de lo
que son los registros de las ventas y las compras, las autorizaciones de la documentación,
el desorden respecto a las funciones, ya que como pudimos ver y comprobar que es el
mismo funcionario quien realiza el ingreso de las ventas y las compras, además de la
regularización interna sin la debida y correcta supervisión.
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Respecto a lo que son los procedimientos en los inventarios, el mismo colaborador es
quien debe procesar los ingresos y las salidas y para que esto se lleve a cabo de la mejor
manera se recomienda poder implementar ciertas estrategias para el sistema de ingresos
en las ordenes de compras, los registros de los inventarios, como también el proceso de
las rebajas y las devoluciones de productos de insumos.
Efectos: respecto a uno de los efectos que conlleva este procedimiento actual, es el
erróneo ingreso del inventario en el stock de las compras, la sobrecarga de trabajo en
ciertos funcionarios, ya que esto conlleva a pérdidas de documentos, además de ingresos
inadecuados de estos, aparte de prestarse para malos entendidos y conllevar a errores o en
algunas ocasiones a robos que cargara la culpabilidad solo en el empleado actual.
Recomendaciones: En base a este tema se recomienda poder llevar a cabo los pasos que
corresponden respecto a los procesos que ya están determinados, como también la
implementación de una mejora en estos, la idea es tratar de separar las funciones por
ejemplo en el departamento de abastecimiento no puede haber un solo colaborador es
imposible que un solo funcionario pueda realizar todas las tareas, además de realizar
supervisiones continuas en base a los procedimientos, supervisión y revisión en los
inventarios en ciertos periodos de tiempo, el funcionario que este encargado del
inventario es el que reporta e informa al departamento de contabilidad respecto a los
resultados en costos de las tomas en los inventarios.
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- Recomendaciones: y las recomendaciones necesarias seria implementación de
procedimiento en base al ingreso de registros de los clientes que tengan créditos en el
área encargada, además de poder manejar las autorizaciones respectivas para ir en avance
en este procedimiento, poder manejar y emplear una cierta revisión del manual de
procedimientos para poder así implementarlo y poder realizar mejoras en base a este.
Respecto a lo que son las cobranzas, la idea sería poder implementar algún software para
que en los vencimientos este de un aviso y así después poder realizar una cierta rebaja en
la deuda en caso de pago anticipado de los clientes.
- En este caso puntual existe una falla respecto a los registros de proveedores, ya que no
existe un debido ingreso de ellos, además en base a las compras de materias primas estas
no se realizan con cierta anticipación y se realizan apuradamente y a última hora, además
estos pedidos los informa y solicita la gerencia de producción que no es lo debido, ya que
esto debe ser solicitado por el departamento de abastecimiento.
- Además, no se emplea un debido registro respecto a las órdenes de compras pendientes
que solicitan los clientes y debido a este tema son los motivos de atrasos en las entregas,
además de no realizar un debido seguimiento y supervisión en base a las ventas
comprometidas, todo esto deja una evidencia clara que existe una falta de comunicación y
de información entre los departamentos.
- Respecto a los inventarios en este caso no se observa una responsabilidad en el tema de
los reportes, ya que solo existe una revisión una vez anualmente, debido a eso existen
inconsistencias respecto a lo que son las cifras contables.
- Y por último el plan de cuentas no posee una debida estructura y que sea adecuada, ya
que no se reflejan actualizaciones y como consecuencia existe una falta de control
respecto a este plan.
Efectos:
- Y por último respecto a los valores actuales negativamente en el tema administrativo por
el debido desorden y desorganización que existe y por no tener el debido control interno
necesario, conllevara a que el plan de cuentas se encuentre desactualizado.
Recomendaciones:
- Viendo este tema de esta empresa se recomienda estrictamente que todo se debe
enfocar a deber cumplir con los procedimientos de control interno, además de
agregar a esto el registro debido de proveedores para poder respaldar los criterios
de las compras, además de buscar el mejor proveedor en base a los insumos que
se necesiten y en el momento apropiado considerando calidad y precio,
obviamente con las debidas aprobaciones y autorizaciones en lo que se solicitara.
- Además, lo que sería muy apropiado en este caso sería designar un funcionario
para que este se encargue de supervisar las ordenes de ventas, con el fin de
garantizar el cumplimiento de los pedidos y solicitudes de stock en las fechas y
horas apropiadas.
- Otro punto importante es recomendable poder implementar y manejar un software
respecto al inventario, la idea es que exista un programa donde se ingresen las
órdenes de compra y ventas de materiales o productos y a la vez de una alerta en
base al stock, además que exista una revisión constante y de forma manual para la
disminución de diferencias que actualmente existen en los registros contables.
- Y por último recomiendo una supervisión en base a la ejecución del trabajo,
además de la actualización del diseño del plan de cuentas, obviamente el cual la
empresa estime que es conveniente y esto sería en base a un análisis en la
información que se requiera.
4.- Hallazgos en procesos productivos: En estos procesos se deja en evidencia que, respecto a
las labores, todos los funcionarios se encuentran en conformidad en la forma que se desempeñan
independiente que existen deficiencias en los procedimientos de producción desde el inicio,
además se comenta que en algunos casos ellos trabajan con materia prima de muy baja calidad,
lo que les ha conllevado a realizar la producción de forma incompleta y a la hora que estos
funcionarios han reclamado por esta situación las jefaturas no les han considerado sus reclamos.
Efectos: Bueno en base a lo antes mencionado la ejecución del trabajo en base a materias primas
de baja calidad, en el cual les ha tocado trabajar en varias oportunidades, esto conlleva a la
elaboración de productos de muy baja categoría y esto da como consecuencia de bajar sus
valores en base a lo real, esto conlleva a perdidas en horas de trabajos de los funcionarios a
gastos innecesarios de materias primas y todo lo que acarrea consigo, como perder calidad en sus
productos y de perder su reputación como empresa.
Bibliografía
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