Sunteți pe pagina 1din 17

Back to Office:

Ghid de revenire în
siguranță la birou

Disclaimer: Conținutul acestei prezentări nu poate înlocui consilierea medicală, diagnosticul sau tratamentul și nu are intenția de a se substitui acestora.
Căutați întotdeauna sfatul medicului, sau al oricărui furnizor abilitat de servicii de sănătate pentru orice întrebari privind o situație sau condiție medicală.
KEY TOPICS

NOUA REALITATE DE LA BIROU

MĂSURI PE TERMEN SCURT & ABORDARE HOLISTICĂ


PE TERMEN MEDIU ȘI LUNG

RE-DESIGN ÎN SPAȚIUL DE LUCRU: EXEMPLE PRACTICE

WORK FROM HOME ÎN CONDIȚII OFFICE

WHAT'S NEXT
NOUA REALITATE
DE LA BIROU
CÂND ȘI CUM REVENIM LA BIROU?

Contextul actual a schimbat dinamica de pe piața


muncii, printr-o digitalizare accelerată și
neașteptată. Revenirea la birou trebuie să ia în
considerare necesitatea acestui lucru, printr-o
analiză multidisciplinară, cât și regândirea spațiului
de lucru. Acesta trebuie să fie sigur și eficient, iar
pentru asta este nevoie de o abordare pe termen
scurt, dar și una holistică, cu efecte pe termen
lung. 

Deși nu există o soluție universală pentru revenirea


la birou în siguranță având în vedere contextul
covid-19, mai ales în condițiile în care cercetările în
domeniu aduc noi și noi rezultate, venim cu
insighturi care pot facilita elaborarea unei strategii
privind reluarea activității. Focusul nostru este în
amenajarea spațiilor ergonomice, human centered,
însă milităm pentru adaptarea comportamentului la
locul de muncă pentru a asigura un mediu cât mai
sigur. Astfel, în timp ce mediul poate fi un WORK FROM HOME
catalizator pentru schimbarea comportamentului, RĂMÂNE O SOLUȚIE.
acesta nu poate singur asigura starea de sănătate a CU PROPRIILE
angajaților. O politică și o cultură organizațională, PROVOCĂRI.
care asigură și posibilitatea continuării muncii
remote, contribuie la o eficiență crescută pentru Leesman, lider independent în
companie. consultanță privind spațiile de lucru, a
lansat un studiu internațional vizavi de
experiența lucrului de acasă. Primele
date arată că provocarea muncii de
acasă vine din felul în care funcționează

56%
echipele - creativitatea, interacțiunile
spontare și procesul de învățare -
reprezintă provocările ce le lipsesc mai
mult angajaților în noul context de
DINTRE ANGAJAȚI ȘI-AR DORI
SĂ AIBĂ POSIBILITATEA DE
90% muncă. Pe de altă parte, activitățile
A LUCRA DE ACASĂ, DINTRE ANGAJAȚII CU VÂRSTA individuale sunt mult mai focusate, iar
SUB 39 DE ANI CONSIDERĂ
OCAZIONAL. DIFICILA ADAPTAREA LA
MUNCA REMOTE
rata productivității crește. Dificultatea
vine din a ști exact provocările fiecărei
grupe de angajați.
PRIMII PAȘI
MĂSURI DE PREGĂTIRE

RELUAREA STABILIREA UNUI PLANIFICAREA


PROGRASIVĂ WORKFLOW ACTIVITĂȚILOR
A ACTIVITĂȚII

Echipele ar trebui să reia Provocarea vine nu atât Sălile de ședințe trebuie


activitatea de birou din a reranja birourile, ci rezervate în prealabil, iar
progresiv, la distanță de din a minimiza contactul între discuții rezervat timp
2-3 săptămâni. în spațiile comune, de la pentru dezinfectarea
cafeterie la locul de spațiului.
relaxare.

VENTILARE CORESPUNZĂTOARE
Studiile au evidențiat necesitatea ventilării spațiului de lucru. Atunci când
nu se poate realiza natural, ventilația trebuie să fie corespunzătoare,
eventual apelându-se la sisteme de purificare a aerului.

MAI PUȚINE SUPRAFEȚE DE ATINS


Reduceți pe cât posibil numărul acțiunilor care presupun atingerea
suprafețelor comune și interacțiunea umană prin adoptarea de tehnologii
care folosesc controlul vocal.

DESIGN SIMPLIFICAT
Creșteți gradul de eficiență în dezinfectare prin simplificarea designului
(renunțarea la decorațiuni nenecesare etc) și folosirea unor materiale ușor
de curățat, neporoase etc.

BARIERE FIZICE SUPRAFEȚE COMUNICAREA


ȘI SEMNALISTICĂ REZISTENTE MĂSURILOR

De la ecrane de protecție Este recomandată Orice set de proceduri


și separatoare pentru folosirea materialelor care și măsuri trebuie
birouri, până la benzi rezistă la dezinfectări comunicat constant și
separatoare sau care să multiple cu produse cu un susținut.
precizeze distanța sigură posibil efect coroziv sau
între birouri/spații care poate afecta
comune. textura/culoarea.
CONTROLUL SPAȚIULUI
DE LUCRU
Această perioadă va
- Reducerea densității necesita schimbări de
- Introducerea barierelor fizice
strategie, dar biroul fizic va
unde este necesar
continua să joace un rol
- Adaptarea ventilării spațiului și
critic. Într-o perioadă când
circularea aerului din exterior
totul se rezumă la inovație
- Curățenia și dezinfectarea
spațiului socială și din punct de
- Utilizarea subtanțelor vedere tehnologic, trebuie
profesionale pentru dezinfectare să fim proactivi și human-
(cum ar fi cele pe bază de clor). centered în abordarea
-Automate cu substanțe pentru acestei strategii.
dezinfectarea mâinilor
HORAȚIU DIDEA

CONTROL ASUPRA MĂSURI


INTERACȚIUNILOR ADMINISTRATIVE

- Reducerea interacțiunilor fizice


- Limitarea sau eliminarea - Repartizarea atribuțiilor astfel
posibilității de a împărți biroul încât să fie redus contactul fizic
- Reguli riguroase pentru între angajați
rezervarea spațiilor de lucru - Folosirea tehnologiilor pentru a
- Purtarea măștilor non-chirurgicale facilita comunicarea
- Spălarea frecventă a mâinilor - Program flexibil de lucru 
- Posibilitatea de a continua munca - Opțiuni flexibile pentru întâlnirile
de acasă de lucru
- Persoanele cu simptome de boală - Respectarea și adaptarea
să solicite muncă de acasă măsurilor impuse de autorități
- Verificarea temperaturii la
intrarea în clădire/birou
RETHINK YOUR (SAFE) SPACE

REDESIGN
Deși exclusiv schimbările făcute în mediul și modul de
lucru nu pot asiura un mediu sigur în context covid,
rearanjarea spațiului astfel încât să se asigure distanța de
Studii recente au arătat 2 metri între angajați este un bun început.
că panourile
PERSPECTIVE
despărțitoare au un rol
de protecție limitat, Prin modificări de bază aduse spațiului, orientării birourilor,
datele confirmând că delimitărilor, dar și prin asigurarea flexibilității angajații
particulele noului sunt încurajați să păstreze distanța de siguranță.
coronavirus au putut să Modificările pot fi aduse birourilor, aliniamentului acestora,
spațiilor individuale de lucru, spațiilor comune, spațiilor de
se ridice în aer. Prin
ședință.
urmare, redesignul
spațiului și
CONFORT PSIHOLOGIC
comportamentul
preventiv și responsabil Unele dintre modifcările propuse includ folosirea
ecranelor/panourilor separatoare. Totuși, nu a fost dovedit
al angajaților fac
fără echivoc că folosirea acestora stopează răspândirea
diferența.
virusului. Totuși, trebuie avut în vedere că acestea pot
HORAȚIU DIDEA aduce un confort psihologic celor care lucrează în spațiul
respectiv.

2 METRI 10 MP
ESTE DISTANȚA SUPRAFAȚA
RECOMANDATĂ RECOMANDATĂ A
ÎNTRE BIROURI FI ALOCATĂ
PENTRU FIECARE
PERSOANĂ
CHECKLIST
LA BIROU

Personal de recepție cu măști de protecție

Stații de igienizare plasate la intrarea în


clădire, dar și în spațiile de lucru, intrarea
în sălile de conferințe etc

Purtarea obligatorie a măștilor în timpul


programului

Verificarea temperaturii la intrarea în


clădire/birou

TRANSPARENȚĂ

Luarea măsurilor de siguranță necesare în contextul


Covid-19 și informarea corectă a angajaților asupra
acestora vor crea un mediu de lucru de încredere, sigur.
Iar acest lucru este esențial în menținerea și creșterea
productivității.

AȘTEPTĂRI

Un studiu Qualtrics (mai, 2020) arată că 74%


dintre angajați își doresc ca spațiul de lucru să fie
dezinfectat periodic și temeinic, în timp ce 69%
dintre respondenți au declarat că au încredere că
angajatorul va lua măsurile necesare pentru
întoarcerea la birou în siguranță.

MEREU ÎN DIALOG

Este o perioadă când e mai important decât


oricând să luați pulsul angajaților. Nu oricine se
simte confortabil să ridice diferite probleme, prin
urmare luați în considerare aplicarea unor sondaje
anonime. În acestea ar trbui să se regăsească
întrebări precum ce părere ai despre măsurile luate
pentru a pregăti întoarcerea ta la birou? sau ce alte
idei ai vizavi de asigurarea unui mediu sigur în
context Covid-19?
SCENARII DE LUCRU
REDUCERE PLANIFICATĂ NECESITATEA REVENIRII
Planificarea scenariului locului de muncă Această abordare poate oferi o perspectivă
este un instrument util care ajută la asupra departamentelor sau echipelor care
elaborarea unei strategii de întoarcere ar putea continua munca de acasă.
treptată la locul de muncă.

ÎNAINTE DUPĂ

Acest scenariu arată o reducere a locurilor totale care contribuie la


menținerea distanței de 2 metri.
Spațiile colaborative și o sală de conferințe au devenit punctele de
lucru individuale.
REAMENAJAREA SPAȚIULUI
DINAMICĂ DE LUCRU DIFERITĂ ADAPTARE LA PROPRIUL SCENARIU
Cele mai multe scenarii exemplificate în Se urmărește păstrarea unei distanțe de siguranță în
paginile următoare vizează revenirea contextul Covid-19, însă trebuie avut în vedere că
treptată la birou a angajaților, iar acest lucru fiecare spațiu de birou este diferit, atât prin
trebuie adaptat în funcție de specificul amenajare, cât și din perspectiva dinamicii și culturii
fiecărui proiect. echipelor.

Zile alternative de lucru = o densitate mai mică


Reorientarea birourilor astfel încât să se evite contactul direct
Reducerea numărului birourilor folosite, de la 8 la 4

ACELAȘI SPAȚIU, DOUĂ MODALITĂȚI DE REAMENAJARE

Această soluție a fost recomandată pentru o companie din domeniul


bancar și reprezintă varianta rapidă, pe termen scurt
Zile alternative de lucru (roz/albastru)
Reducerea birourilor folosite de la 8 la 4, respectiv de la 6 la 4

Folosire zilnică, densitate crescută


Necesită reamenajarea birourilor
UTILIZAREA SPAȚIILOR AUXILIARE
SĂLI DE ȘEDINȚĂ
Având în vedere necesitatea de a păstra distanța
de 2 metri între angajați, multe organizații renunță
la întâlnirile/ședințele de lucru offline, preferând
varianta online. Cel mai probabil, această tendință
se va extinde chiar și după depășirea crizei covid-
19, prin urmare spațiile dedicate ședințelor ar
putea fi refolosite.

REATRIBUIREA SPAȚIULUI

Spațiile pot fi reamenajate pentru birouri


individuale recuperând astfel din spațiul comun
de birouri
Se poate crește frecvența dezinfectării spațiului
respectiv în condițiile utilizării reduse
Trebuie avute în vedere metode de a îmbunătăți
calitatea aerului și ventilația în astfel de spații
restrânse.

Reducere de Reducere de
la 10 la 4 la 6 la 3
posturi de lucru posturi de lucru
Necesită Necesită
spațiu de spațiu de
depozitare depozitare
pentru scaune pentru scaune

ÎNAINTE DUPĂ

Folosire zilnică, densitate crescută


Necesită reamenajarea birourilor
RECONFIGURAREA BIROURILOR 

DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

Renunțarea la spațiile comune de lucru


Adăugarea unor panouri-tablă de lucru

DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

Reorientarea birourilor
Creșterea înălțimii ecranelor

DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

Îndepăratarea a două birouri


Mărirea distanței dintre birouri
până la 2 metri
RECONFIGURAREA BIROURILOR II

DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

Creșterea distanței dintre birouri


Adăugarea de panouri separatoare

DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

Adăugarea de panouri despărțitoare pentru


limitarea interacțiunii directe
Adăugarea de spații de depozitare pentru
accentuarea distanțării

DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

Îndepăratarea a două birouri


Mărirea distanței dintre birouri
până la 2 metri
SPAȚII COLABORATIVE

DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

DISTANȚARE MINIMALISM REARANJARE

Menținerea distanței Renunțarea la perne și Pentru zonele auxiliare cu


recomandate de 2 metri, alte accesorii decorative materiale mai greu de curățat
inclusiv pentru zonele de va reduce numărul recomandăm reamenajarea
conferință și spațiile suprafețelor de contact cu o soluție temporară. De
auxiliare. ce trebuie dezinfectate. exemplu, utilizarea
mobilierului din zona de
cafenea, mai ușor de curățat.
SPAȚIILE INDIVIDUALE DE LUCRU

Ieșirea din această criză poate


însemna și continuarea, pentru unele
organizații, a politicii de work from
home. Chiar și în caz contrar, sunt
șanse mari ca partenerii,
colaboratorii externi să adopte o
astfel de politică.

Această nouă practică va duce la mai


puține interacțiuni directe și mai
multe întâlniri virtuale. În noul
context, cel mai probabil, aceste
videocalls nu vor avea loc în spații de
ședință, ci în zone intime, delimitate.

Astfel, apare necesitatea de a crește


disponibilitatea cabinelor telefonice -
o soluție de izolare fonică și de
distanțare provizorie elaborată de
Herman Miller.

Acestea sunt spații care oferă


intimitate vizual și acustic, permițând
astfel de discuții fără a se ocupa o
sală întreagă. Cu un program de
dezinfectare riguros, aceste cabine
facilitează procesul de lucru și oferă
intimitatea necesară pentru o bună
desfășurare a activității.

62% 60%
DINTRE ANGAJAȚI ÎȘI DORESC DINTRE ANGAJAȚI ÎȘI
DORESC SĂ PĂSTREZE
POLITICI STRICTE ÎN PRIVINȚA DISTANȚA
CELOR CARE REVIN LA BIROU, DE 2 METRI FAȚĂ
ARATĂ UN STUDIU QUALTRICS. DE COLEGI.

(MAI, 2020)
ANSAMBLU DE BIROURI ȘI SPAȚII DE LUCRU

DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

Este nevoie de o
abordare holistică, de o
viziune pe termen mediu
și lung a repartizării
spațiului, astfel încât să
se păstreze principiile
ergonomice de
amenajare care au ca
rol creșterea calității
vieții de la birou și a
productivității. Designul
trebuie să rămână, mai
mult ca oricând, human-
centered.
HORAȚIU DIDEA
WORK FROM HOME
CHECKLIST

Înțelegerea provocăriilor ce vin odată cu


work from home - spațiu, timp alocat etc
Folosirea tehnologiilor care permit
conectarea cu echipa pe parcursul zilei

Includerea tuturor membrilor unei echipe


în conversații importante

Socializare digitală într-un mod creativ și


contactul regulat cu colegii din echipă

Asigurarea echipamentului necesar pentru


a fi în permanență conectat și eficient

Asigurarea unui mediu de lucru


ergonomic, care crește productivitatea

SUPORT PENTRU ECHIPELE REMOTE


SHORT-TERM SAU SPAȚIU DE LUCRU MĂSURAREA
LONG-TERM? ERGONOMIC PRODUCTIVITĂȚII

Aplicarea periodică a Un mediu de lucru Herman Miller a creat un


unor sondaje și analiza ergonomic și tehnologie tool care ajută angajații
datelor pentru a integrată fac ca să-și verifice și săși
determina cine continuă angajații să se simtă
îmbunătățească mediul
munca de acasă pentru mai confortabil și mai
și spațiul de lucru.
anumite perioade de productivi atunci când
Acesta vizează
timp sau chiar pe lucrează remote.
eficiența, ergonomia,
termen lung. Indiferent De asemenea, și
echipele care lucrează
starea generală și nu
de perioadă, este critic
de la birou trebuie să numai. Poate fi accesat
să se asigure suport
aibă echipamentul gratuit la:
adecvat astfel încât
productivitatea să nu corespunzător pentru a https://wfh.hermanmille
aibă de suferit. facilita colaborarea cu r.com/
Stabilirea de obiective și echipele remote.
KPIs ajută în menținerea
productivității echipelor
remote.
WHAT'S NEXT?
SOLUȚII PE TERMEN LUNG

În timp ce trebuie să luăm măsuri imediate pentru a depăși actuala criză, noi
provocări economice, sociale și culturale pot reveni în viitorul mai apropiat sau
mai îndepărtat.

Cum putem îmbina ceea ce știm despre experiența la locul de muncă și ceea
ce învățăm constant din această criză în desfășurare - și felul în care am
răspuns la ea - pentru a ne pregăti pentru un viitor imprevizibil? Avem nevoie
să gândim dincolo de soluții imediate și să ne imaginăm noi moduri de a
interacționa unul cu celălalt. Noul context de muncă este o oportunitate de a
ne reevalua modul de gândire și de a construi noi strategii.

COOPERARE ȘI COLABORARE

Workspace Studio are experiența necesară în amenajări ergonomice, centrate


pe oameni și adaptate la modul contemporan de a munci productiv. Îmbinăm
experiența a peste 70 branduri internaționale și locale pentru a evalua nevoi și
comportamente și de a veni în sprijinul partenerilor noștri. Indiferent de
schimbările cu care ne confruntăm,cele mai bune rezultate vor veni dintr-o
abordare colaborativă și o coordonare pe toate planurile de activitate.

SURSE
Qualtrics Survey, aprilie - mai 2020
Gensler Survey, mai 2020
Herman Miller - Embracing a New Reality