a.

De acuerdo con la experiencia de los participantes, ¿son aplicadas las

normas de legislación documental al interior de las empresas en Colombia?
¿Porqué?
En nuestro país, existe un marco normativo que busca regular el rastreo,
almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e
instituciones. En el año 2000, entra en vigencia la Ley 594, por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivos, y se establecen las políticas que reglamentan la
función archivística del estado y de las entidades de carácter privado que cumplen
funciones públicas. Sin embargo, se hace necesario que las instituciones privadas
cumplan con dicha ley.
Por lo tanto y para estar al día con la ley, las empresas privadas han ido
implementando los diferentes instrumentos archivísticos que les permitan
garantizar la organización, seguridad y preservación de los datos. Hoy esto es
posible mediante el uso de nuevas tecnologías de información, ya que los
sistemas de gestión documental actuales se apoyan en la creciente evolución de
herramientas digitales, las cuales se han consolidado como los principales
motores del cambio y la innovación.

b. ¿Cuál es la importancia de la documentación en las empresas privadas?

Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de
empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan
para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de
la vida de la empresa se generan una cantidad de documentos y para su correcto
almacenamiento entra en juego la gestión documental.
Contar en las empresas con un sistema de gestión documental conlleva diferentes
beneficios e inconvenientes. Cada empresa tiene una realidad, un tamaño y una
manera de funcionar, es necesario conocer ambas partes antes de implantarlo.
Ventajas
Entre las diferentes ventajas con las que cuentan este tipo de sistemas te vamos a
hablar de las siguientes:
 Rapidez y sencillez. Gracias a ellos los archivos se almacenan de manera
que consultarlos es sencillo. La información fluye de una manera rápida
entre los diferentes miembros de la organización. Pero lo más importante es
que los documentos se encuentran con facilidad.
 Ahorro. Apostar por la gestión informática de documentos permite conseguir
un ahorro en material y espacio, es decir un ahorro económico.
 Seguro y fiable. No tener documentos duplicados, garantizar la seguridad
de los realmente importantes forma parte de esta especialidad.
Desventajas
Por el contrario, también cuentan con una serie de desventajas que pueden
implicar que no seas la mejor opción para la empresa:
 Costo inicial. Implantar un sistema electrónico de este tipo implica un gran
desembolso inicial que a la compañía le puede costar asumir.
 Seguridad. Los espacios de almacenaje tanto físicos como virtuales son
susceptibles de ser atacados. Siempre va a suponer un riesgo almacenar la
información.
 Copias. No contar con una copia de seguridad es un error. Si se destruye
un archivo se eliminan las posibilidades de recuperarlo.
 Leyes. Existen una gran variedad de leyes que asegurar la protección o el
manejo de determinados datos. Es importante conocerlas para no incurrir
en algún tipo de falta.