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Describir las Interacciones entre los Grupos de

Procesos y Materias

Avanzamos a través del conocimiento

DESCRIBIR LAS INTERACCIONES ENTRE LOS GRUPOS DE PROCESOS Y MATERIAS
Para el desarrollo de esta competencia, será necesario conocer y ser capaz de identificar los procesos de
dirección y gestión de proyectos que ISO 21500 recomienda aplicar para un desempeño eficiente, bien a
cada una de las fases en las que se pueda dividir el proyecto, bien a su totalidad.

CONOCIMIENTOS

En esta Unidad de Competencia desarrollarás los siguientes conocimientos disciplinares:

Definir los Grupos de Procesos Generales que Surgen en un Proyecto.

Determinar los Grupos de Materias que Influyen en los Proyectos.

Aplicar los Procesos Específicos de Dirección y Gestión de Proyectos según ISO 21500.

ACTITUD

En esta Unidad de Competencia desarrollarás especialmente la siguiente actitud:

Optimización de procesos.

AUTOEVALUACIÓN

Grupos de Procesos Generales que Surgen en un Proyecto

Grupos de Materias que Influyen en los Proyectos

Aplicación de los Procesos Específicos de Dirección y Gestión de Proyectos según ISO 21500

TEST DE EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS

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GRUPOS DE PROCESOS GENERALES QUE SURGEN EN UN PROYECTO
Los grupos de procesos generales son necesarios en todo proyecto y aplicables a cualquier fase del
mismo o a su totalidad.

Tienen dependencias bien definidas y en su ejecución tienen un elevado grado de interacción entre sí.
Además, son independientes del enfoque industrial o del área de aplicación. Estos grupos de procesos
son asimismo definidos en profundidad por su descripción y propósito ofreciendo así unas entradas y
salidas determinadas.

Clasificación de los 5 grupos de procesos generales

Se emplean para iniciar una determinada fase del proyecto o el propio

proyecto.
Grupo de Procesos de
Inicio Definen la fase y/u objetivos del proyecto.

Autorizan al director del proyecto para proceder a desarrollar el trabajo.

Se utilizan para desarrollar los detalles de la programación previa o

planificación mediante los planes de proyecto.
Grupo de Procesos de
Planificación Deben establecer con suficiente precisión las líneas base que servirán de
guía para contrastar y gestionar la posterior implementación o ejecución,
midiendo y controlando así el desempeño del proyecto.

Sirven para la realización de las actividades propias de la gestión del

Grupo de Procesos de
proyecto y apoyar la producción de los entregables según los planes de
Implementación
proyecto establecidos.

Son aquellos que permiten medir, seguir y controlar las posibles

desviaciones entre los planes de proyecto y el desempeño del mismo.
Grupo de Procesos de
Control Permiten, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto y siempre que
sea necesario, tomar acciones correctivas y también preventivas mediante
las correspondientes solicitudes de cambio.

Establecen formalmente la conclusión o finalización de la fase de proyecto

tratada o del proyecto en sí.
Grupo de Procesos de
Cierre
Proporcionan, para su posterior consideración y posible implementación y
estudio para proyectos futuros, las lecciones aprendidas.

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 Relaciones e interacciones entre los grupos de procesos generales

Características

■ La dirección y gestión del proyecto comienza con el grupo de procesos de inicio y

finaliza con los de cierre.
■ Es difícil que estos grupos de procesos se apliquen una sola vez o que lo hagan
de forma aislada o separada. De hecho suelen repetirse dentro de cada fase
hasta conseguir la finalización efectiva del proyecto.
■ El grupo de procesos de control interacciona directamente con los grupos
correspondientes a la planificación, implementación y cierre.
■ Debe señalarse que no todas las relaciones entre los grupos de procesos
mostradas se llevan a cabo en todas la fases ni tampoco en todos los proyectos,
de forma que pueden incluso interactuar en formas concurrentes y distintas a las
señaladas.

Información Relevante y Entradas y Salidas Representativas en los Grupos de

Procesos Generales
Dentro de las interacciones producidas entre los grupos de proceso generales y dentro de los límites
del proyecto, se producen una serie de vínculos, informaciones, flujos y documentos que son de vital
importancia para conseguir un desarrollo adecuado y eficiente de todos los aspectos relacionados con el
proyecto a abordar.

El grupo de procesos general de seguimiento y control presenta la característica especial de que

sus constituyentes se pueden considerar en cierto modo como autónomos, ya que se pueden aplicar
tanto para el control del proyecto en general como para los propios procesos particulares.

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Información Clave del Proyecto

Dentro de este conjunto de informaciones y documentos se podrían destacar los siguientes según los
distintos grupos de procesos generales.

Entradas representativas:
■ Documentación de proyecto nuevo.
 Casos de negocio.
 Contacto.
 Enunciado de trabajo.
Inicio
■ Documentación de fase previa.

Salidas representativas:
■ Acta de constitución del proyecto.

Entradas representativas:
■ Lecciones aprendidas de proyectos previos.
Planificación
Salidas representativas:
■ Planes de proyecto.

Salidas representativas:
Implementación
■ Lecciones aprendidas.

Salidas representativas:
■ Acciones correctivas.
Control
■ Informes de avance.
■ Cambios aprobados.

Salidas representativas:
Cierre
■ Informes de cierre de proyecto o fase de proyecto.

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 DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedes

descargar un ejemplo de un acta de constitución de un proyecto.

Información que Circula entre los Grupos de Procesos Generales

Entre los grupos de procesos generales debe fluir el intercambio de información, con el fin de
desarrollar y agilizar todos los procesos con los sentidos y direcciones señalados.

 Acta de constitución del proyecto; Registro de partes interesadas

Inicio – Planificación
 Planes de proyecto

Planificación – Implementación  Planes de proyecto; Registro de riesgos

 Planes de proyecto; Registro de riesgos

Planificación – Control
 Cambios aprobados

 Datos de progreso; Registro de problemas; Cambios requeridos

Implementación – Control
 Cambios aprobados; Informes de progreso

Control – Cierre  Informes de avance; Informes de finalización del proyecto

Implementación – Cierre  Registro de problemas; Lecciones aprendidas

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedes

descargar un esquema que muestra de forma general los flujos e informaciones
fundamentales que surgen entre los grupos de procesos generales.

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GRUPOS DE MATERIAS QUE INFLUYEN EN LOS PROYECTOS
Los grupos de materias hacen referencia a otro tipo de conceptos que son aplicables igualmente a
cualquier fase del proyecto o a su conjunto.

Estos grupos de materias, al igual que los grupos de procesos generales, se definen también en términos
de entradas y salidas principales propósito y descripción y del mismo modo son independientes del
área de aplicación o enfoque industrial a considerar.

Clasificación de los 10 grupos de materias

Recoge los procesos específicos necesarios para definir, identificar,

Integración unificar, combinar, controlar, coordinar y cerrar las diferentes tareas,
procesos y actividades que estén relacionados con el proyecto.

Busca determinar los procesos específicos necesarios y requeridos para

Partes Interesadas reconocer, identificar y efectuar la gestión del patrocinador del proyecto, los
clientes y demás stakeholders del mismo.

Se compone de aquellos procesos específicos que serán necesarios para

identificar y definir de forma precisa los trabajos y entregables requeridos y
Alcance
solo éstos, con el fin de evitar y no soportar aquellas actividades que están,
por definición, fuera del ámbito del proyecto.

Incluye los procesos específicos que permiten conocer, identificar y adquirir

todos los recursos necesarios para llevar a buen puerto el proyecto.

Ejemplos de Recursos
Recursos
■ Personas y miembros de los equipos.
■ Instalaciones y equipamiento.
■ Materiales e infraestructura.
■ Herramientas diversas.

Hace referencia a los procesos específicos que servirán para la realización

Tiempo de un cronograma de actividades del proyecto con el fin de poder hacer un
seguimiento de su progreso y control marcando los hitos más relevantes.

Formado por los procesos específicos que permiten desarrollar el

Coste presupuesto para analizar, seguir y controlar la evolución de los costes y
verificar cuando estos se producen.

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 Compuesto por todos los procesos específicos para identificar amenazas y
Riesgo oportunidades, analizando y evaluando diferentes parámetros, como por
ejemplo pueden ser la probabilidad de ocurrencia y el impacto causado.

Aquí se reflejan los procesos específicos para establecer y planificar dos

Calidad conceptos fundamentales: el aseguramiento de la calidad y el control de la
calidad.

Se encuentran aquí los procesos específicos para determinar planificar y

Adquisiciones adquirir los productos, servicios y/o diferentes resultados del proyecto, así
como gestionar las relaciones con los proveedores.

Su objetivo es definir los procesos específicos para conseguir planificar,

Comunicación gestionar, distribuir y discriminar eficazmente toda la información relevante
del proyecto hacia los actores adecuados.

VIDEO EN LA WEB (Acceso a través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedes visualizar un vídeo en el

que se trata el impacto que ha traído consigo ISO 21500 en la profesión de la dirección y gestión de
proyectos.

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APLICACIÓN DE LOS PROCESOS ESPECÍFICOS DE DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE
PROYECTOS SEGÚN ISO 21500
Los procesos específicos de dirección y gestión de proyectos tienen un carácter general y resultan ser
los más adecuados para ser empleados en cualquier proyecto de cualquier entidad u organización.

Estos procesos específicos de la dirección y gestión de proyectos también se caracterizan en términos de

propósito, descripción, entradas y salidas principales.

A la hora de aplicar estos procesos de dirección y gestión de proyectos se hace imprescindible una
importante coordinación, de modo que cada proceso tiene que estar conectado, alineado y
relacionado adecuadamente con otros procesos.

Pueden darse casos donde para alcanzar los objetivos del proyecto se haga necesaria la
repetición de algunos procesos para conseguir así cumplir con los requerimientos establecidos por
los stakeholders o incluso para actualizar alguna salida del proceso en cuestión.

Deben seleccionarse cuidadosamente los procesos de dirección y gestión de proyectos aplicables y

como se tratarán en función del proyecto en cuestión y las necesidades de la entidad u organización.
Es recomendable que esta responsabilidad recaiga sobre los directores de proyecto en constante
colaboración con las partes interesadas en el mismo.

Seleccionar, del conjunto de procesos específicos en dirección y gestión de

proyectos, los apropiados para alcanzar los objetivos del proyecto.

Definir el enfoque para para ser capaces de adaptar y desarrollar las

especificaciones de los planes y entregables con el fin de cumplir con los
objetivos y requerimientos del proyecto.
Bases para el Éxito del
Proyecto Aplicables por
Satisfacer a los patrocinadores, clientes y otras partes interesadas del proyecto
el Director y los
cumpliendo con los requisitos.
Miembros del Equipo de
Proyecto
Tener en cuenta las restricciones para definir y tratar el alcance, considerando
las necesidades de recursos para obtener los entregables y teniendo en cuenta
los riesgos del proyecto.

Saber conseguir el compromiso tanto de clientes y patrocinadores como de

empresas ejecutoras, intermediarios, etc.

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 No requieren ser aplicados de modo uniforme ni en todas las fases del proyecto
ni en todos los proyectos.

Debería ser el director del proyecto quien adapte estos procesos específicos de
Características de los la dirección y gestión de proyectos, de forma que determine tanto aquellos más
Procesos Específicos de
adecuados, como su rigor de aplicación de acuerdo a las políticas que la
Dirección y Gestión de
organización aplica y a las propias peculiaridades del proyecto o fase concreta.
Proyectos

ISO 21500 los define y describe según sus relaciones e interacciones, los fines
que persiguen y las entradas y salidas principales asociadas a cada uno de
ellos.

Procesos Específicos de Dirección y Gestión de Proyectos como Referencia Cruzada

de los Grupos de Procesos Generales y los Grupos de Materias
Los procesos específicos de dirección y gestión de proyectos definidos hacen un total de 39 y se
observan y referencian por tanto desde dos perspectivas diferentes:

■ Desde los 5 grupos de procesos generales.

■ Desde los 10 grupos de materias.

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 Los 39 procesos específicos de dirección y gestión de proyectos

1. Desarrollar el acta de constitución del

proyecto.
2. Desarrollar los planes de proyecto.
3. Dirigir el trabajo de proyecto.
4. Controlar el trabajo del proyecto.
5. Controlar los cambios.
6. Cerrar la fase del proyecto o el proyecto.
7. Recopilar las lecciones aprendidas.
8. Identificar las partes interesadas.
9. Gestionar las partes interesadas.
10. Definir el alcance.
11. Crear la EDT.
12. Definir las actividades.
13. Controlar el alcance.
14. Establecer el equipo del proyecto.
15. Estimar los recursos.
16. Definir la organización del proyecto.
17. Desarrollar el equipo de proyecto.
18. Controlar los recursos.
19. Gestionar el equipo de proyecto.
20. Secuenciar las actividades.
21. Estimar la duración de las actividades.
22. Desarrollar el cronograma.
23. Controlar el cronograma.
24. Estimar los costes.
25. Desarrollar el presupuesto.
26. Controlar los costes.
27. Identificar los riesgos.
28. Evaluar los riesgos.
29. Tratar los riesgos.
30. Controlar los riesgos.
31. Planificar la calidad.
32. Realizar el aseguramiento de la calidad.
33. Realizar el control de la calidad.
34. Planificar las adquisiciones.
35. Seleccionar los proveedores.
36. Administrar los contratos.
37. Planificar las comunicaciones.
38. Distribuir la información.
39. Gestionar las comunicaciones.

Referencia Cruzada para la Obtención de los Procesos Específicos

Los procesos específicos de la dirección y gestión de proyectos se ubican dentro de la matriz
definida de los grupos de proceso generales y los grupos de materias.

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 Grupos de procesos generales
Implementación o Seguimiento
Inicio Planificación Cierre
ejecución y control
4. Controlar el 6. Cerrar la fase
1. Desarrollar el trabajo del del proyecto o el
acta de 2. Desarrollar los 3. Dirigir el trabajo de proyecto proyecto
Integración
constitución del planes de proyecto proyecto
7. Recopilar las
proyecto 5. Controlar los
lecciones
cambios
aprendidas

8. Identificar las
Parte 9. Gestionar las partes
partes
interesada interesadas
interesadas

10. Definir el
alcance
13. Controlar el
Alcance 11. Crear la EDT
alcance
12. Definir las
actividades

15. Estimar los 18. Controlar los

recursos recursos
14. Establecer el
17. Desarrollar el
Recurso equipo del 16. Definir la 19. Gestionar el
equipo de proyecto
proyecto organización del equipo de
proyecto proyecto

20. Secuenciar las

Grupos actividades
de
materias 21. Estimar la
23. Controlar el
Tiempo duración de las
cronograma
actividades

22. Desarrollar el
cronograma

24. Estimar los

costes
26. Controlar los
Coste
costes
25. Desarrollar el
presupuesto

27. Identificar los

riesgos 30. Controlar los
Riesgo 29. Tratar los riesgos
riesgos
28. Evaluar los
riesgos

32. Realizar el 33. Realizar el

31. Planificar la
Calidad aseguramiento de la control de la
calidad
calidad calidad

34. Planificar las 35. Seleccionar los 36. Administrar

Adquisiciones
adquisiciones proveedores los contratos

39. Gestionar
37. Planificar las 38. Distribuir la
Comunicación las
comunicaciones información
comunicaciones

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Secuencia de los Procesos Específicos dentro del Grupo de Procesos Generales de Inicio

Se describe en este diagrama la posible secuencia lógica de los procesos específicos de dirección y
gestión de proyectos referentes al grupo de procesos generales de inicio relacionados con los grupos
de materias.

Debe reseñarse que las interacciones mostradas pueden no ser ni mucho menos las únicas posibles y
que tampoco es absolutamente necesario, al igual que ocurre con los procesos, que se produzcan todas
las señaladas.

Posible Secuencia Lógica de los Procesos Específicos dentro del Grupo de Procesos
Generales de Planificación

Se describe en este diagrama la posible secuencia lógica de los procesos específicos de dirección y
gestión de proyectos referentes al grupo de procesos generales de planificación relacionados con los
grupos de materias.

Debe reseñarse que las interacciones mostradas pueden no ser ni mucho menos las únicas posibles y
que tampoco es absolutamente necesario, al igual que ocurre con los procesos, que se produzcan todas
las señaladas.

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Posible Secuencia Lógica de los Procesos Específicos dentro del Grupo de Procesos
Generales de Implementación

Se describe en este diagrama la posible secuencia lógica de los procesos específicos de dirección y
gestión de proyectos referentes al grupo de procesos generales de implementación relacionados con
los grupos de materias.

Debe reseñarse que las interacciones mostradas pueden no ser ni mucho menos las únicas posibles y
que tampoco es absolutamente necesario, al igual que ocurre con los procesos, que se produzcan todas
las señaladas.

Describir las Interacciones entre los Grupos de Procesos y Materias

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Posible Secuencia Lógica de los Procesos Específicos dentro del Grupo de Procesos
Generales de Control

Se describe en este diagrama la posible secuencia lógica de los procesos específicos de dirección y
gestión de proyectos referentes al grupo de procesos generales de control relacionados con los
grupos de materias.

Debe reseñarse que las interacciones mostradas pueden no ser ni mucho menos las únicas posibles y
que tampoco es absolutamente necesario, al igual que ocurre con los procesos, que se produzcan todas
las señaladas.

Posible Secuencia Lógica de los Procesos Específicos dentro del Grupo de Procesos
Generales de Cierre

Se describe en este diagrama la posible secuencia lógica de los procesos específicos de dirección y
gestión de proyectos referentes al grupo de procesos generales de control relacionados con los
grupos de materias.

Debe reseñarse que las interacciones mostradas pueden no ser ni mucho menos las únicas posibles y
que tampoco es absolutamente necesario, al igual que ocurre con los procesos, que se produzcan todas
las señaladas.

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Procesos Específicos y Límites del Proyecto
En ocasiones, algunos de los procesos descritos pueden realizarse de manera externa a los propios
límites del proyecto en cuestión, si bien y como es lógico, deberían estar sujetos a algún programa,
cartera de proyectos u otros medios dentro de la propia política de la organización.

Suposiciones de ISO 21500 respecto a los límites del proyecto

Inicio del Viene marcado cuando la organización que lo ejecuta o lo lleva a cabo, completa
Proyecto los procesos necesarios para ordenar un nuevo proyecto.

Se da por hecha cuando se han completado todas las actividades y son aceptados
y validados todos los entregables del proyecto, incluyendo entre ellos toda la
Finalización del
documentación del mismo que fuera necesario aportar.
Proyecto

También puede producirse por abandono prematuro del mismo.

Los procesos descritos en ISO 21500 se tratan como procesos separados, bien definidos y
que podrán relacionarse de múltiples formas. También podrían suprimirse algunos de ellos e
incluso aparecer otros nuevos, dado que existen otras diferentes formas posibles de
gestionar proyectos, las cuales dependerán tanto de sus propias características como de las
de las organizaciones que los llevan a cabo.

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ACTITUD

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS

Desarrollar sensibilidad hacia el incremento de la eficiencia y eficacia de los procesos.

Es importante mencionar que existe una premisa que fomenta la optimización de procesos y que es casi
una normativa en el análisis de procesos en general: “Todo proceso por perfecto es susceptible de ser
mejorado”.

Las organizaciones compuestas por innumerables procesos, coinciden con desarrollar políticas que
fomenten el establecimiento de controles periódicos en sus procesos, con el fin de aumentar, de la misma
manera, la eficiencia y la eficacia.

Dado lo anterior, las organizaciones adquieren el compromiso de conocer profundamente los alcances de
cada uno de sus procesos así como las habilidades de los recursos humanos involucrados en él y la imagen
que desean crear con sus actividades, así propenderán un ambiente para la optimización que debe ser
apoyado por decisiones estratégicas.

En la búsqueda de la optimización, es necesario analizar toda la información que atañe un proceso. Desde
conocer el origen de sus elementos de entrada, diferenciar a quienes involucra el proceso de forma directa
e indirecta, hasta el nivel de satisfacción generado por los elementos de salida a cada uno de los agentes
que intervinieron en él.

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NOTAS

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18
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Grupos de Procesos y Materias
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