29/10/19

Robotic Process Automation RPA

MBIT – Maestría en Tecnologías de Información para el Negocio
Fidel Vargas M.Sc.

29 de octubre de 2019

Contexto
Proceso
Personas Apoyos
RPA
Siguientes pasos

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Contexto

Intenciones de Inversión en 2019

Fuente: State of Operations and Outsourcing 2018, KPMG & HfS, Mayo de 2018

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• Robotic Process Automation

market segmentation
La adopción de RPA e

63%
RPA Market
IA crecerá a

70%
(2019)

en 8% (2017)
VerIcal de Empresas han automatizado
Componente Industria al menos un proceso con
el 2019
RPA.
Gartner 2017

BFSI Delloite 2019

Software Servicios

53%
Retail Se espera que para el 2020 el
grado de automatización del sector
empresarial colombiano llegue a
Entrenamiento de las
Telcos
compañías hará inversiones
significativas en RPA durante el ubicarse entre el 25% y
Servicios Healthcare
30%
2019
Profesionales
Transportation KPMG & HfS, Mayo de 2018
Dinero, 2017

Others

https://www.horsesforsources.com/RPA-forecast-2016-2022_120118

1 blln USD
Tamaño del mercado RPA en
RPA is the fastest- growing software subsegment
officially tracked by Gartner , with year-over-year
2027 en Sur America
growth of more tan 63% in 2018
6

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Trabajadores colombianos que se necesitan para producir el mismo Impacto de las tecnologías en la productividad
valor agregado que uno estadounidense

Fuente: COMPITE (2017) Fuente: Capgemini (2016)

El reto de incrementar la productividad depende (además de condiciones macroeconómicas e

institucionales), fundamentalmente de los esfuerzos que las empresas hagan a nivel interno, en
especial, de mayores y mejores inversiones en ciencia, tecnología e innovación y de la adopción
de las mejores prácticas utilizadas por las empresas que son referente de cada industria en el
contexto global (COMPITE, 2017).

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Elementos de la transformación

Tecnología

Procesos Personas

Procesos

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Definiciones
¿Qué es un Proceso?

Un conjunto de actividades, mutuamente Es una serie o secuencia de actividades

relacionadas o que interactúan, las regidos por un conjunto de reglas, políticas,
cuales transforman elementos de comportamientos y decisiones, las cuales
entrada en resultados, “Generando Valor” se vinculan entre sí, generando valor, con la
(ISO 9000) finalidad de entregar a los usuarios
resultados a sus necesidades.

Un proceso de negocio es un conjunto de Los Procesos de Negocio son el eje

actividades que toman uno o mas tipos de
inputs y crean un output que es de valor para
sus clientes.
-Hamer, Champi. Reingeniería de Procesos. 1993
fundamental alrededor de los cuales las
tecnologías de cada era de la revolución
han soportado estructuralmente sus
cambios.

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11

Definitions

Proceso

Entradas Salidas

12

12

6
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Elementos de un proceso

Finalidad Entradas Recursos Indicadores

Requerimientos del cliente Salidas Propietarios Clientes

Recursos

Entradas Proceso Salidas

Control

http://iso9001calidad.com/elementos-de-un-proceso-30.html

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• ¿Qué es la Cadena de Valor? Es una representación gráfica donde se reflejan los macroprocesos de una
organización y permite identificar a través de cuales procesos la organización pretende alcanzar los
resultados (la generación de valor).

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Personas

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Trabajo Aumentado

Las empresas utilizan la tecnología para extender y

mejorar las capacidades humanas de una manera que
hace que los empleados sean más productivos. Al
mismo tiempo, el aumento permite a los trabajadores
humanos transferir tareas menos cualificadas a las
máquinas, para que puedan concéntrese en las tareas
creativas y de alto valor.

“A lot of the benefits that come from augmentation don’t just result from the
augmentation itself but from the general reappraisal of how the organization is
operating.” Ben Hammersley, Futurist

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Las responsabilidades del talento humano van a cambiar

Responsabilidades de la Roles de trabajo de la

Operación Tradicional Automatización Emergente

• Entrada de datos • Controladores de Robots

• Abstracción e indexación • Analistas de automatización y

especialistas en configuración
• Resolver excepciones
• Trabajadores del conocimiento
• Soporte al cliente

Fuente: CEB 2017 Financial Services Technologies Survey

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En el Mundo de la Automatización, que está cambiando?

Transición
Agente de hoy Agente del futuro
Mentalidad Mentalidad
Innovador
Repetición
Enfoque holistico al analisis
Enfoque estrecho al análisis
Colaboración entre expertos de departamentos

Formas de trabajo Formas de trabajo

Mucho tiempo buscando y clickeando Mas tiempo en optimizar y ahorrar
Flexibilidad limitada para optimizar Analisis aumentado e información
y analizar oportuna para deleitar al cliente
Conocimiento, habilidades, herramientas Conocimiento, habilidades y herramientas
Buenas relaciones con los clientes Ideas de negocio desde una perspectiva
mas amplia
Agente inteligente - Corazonadas
Priorizar que es importante Jugar en equipo – dispuestos a compartir
ideas
Medición Medición
SLAs de los procesos Temas claves y metricas de innovación

IBM - Think 2019/Automation CoE and Digital change

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El rol del Liderazgo

Fashionistas Digital Masters

- Muchas herramientas digitales avanzadas - Fuerte visión

(ej. social, móvil) en silos. - Excelente gobierno a través de los silos
- No hay mucha visión. - Muchas iniciativas digitales generando
- Coordinación poca desarrollada. valor medible al negocio
Capacidades digitales

- Puede existir cultura digital en silos. - Fuerte cultura digital

Beginners Conservadores

- Liderazgo escéptico sobre el valor - Visión digital, pero poca implementación.

organizacional de las tecnologías digitales
avanzadas.
- Se pueden estar desarrollando algunos
experimentos.
- Cultura digital inmadura
- Algunas capacidades digitales
- Fuerte gobierno a través de los silos
- Pasos activos para construir capacidades
y cultura digital

Capacidades de liderazgo
Fuente: Capgemini

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Rol de operaciones en la transformación

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Automatización
Robótica de
Procesos (RPA)

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Es la configuración en un software especializado de las actividades

repetitivas que ejecuta un humano en su estación de trabajo. El
robot (o bot) ejecuta cada una de las actividades para las que fue

RPA
entrenado, eso implica incluso la aplicación de reglas (decisiones
lineales). Todo lo anterior ocurre al interior de un computador, es
decir, no existe un robot físico, es un software.
El principal campo de aplicación de la robótica son las tareas
reiterativas, con bajo nivel de complejidad en las decisiones, cuyos
datos de entrada y salida se puedan estructurar y estandarizar.

RoboIc Process Todo esto sucede al interior de un computador, por lo que estos
AutomaIon “robots” no son máquinas sino aplicaciones.

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Attended vs Unattended ???

RPA vs RDA??

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La automaIzación de procesos (RPA) es extremadamente disrupIva pues

combina la implementación sencilla con beneficios claros

Precisión Congruencia Potencial de

Tecnología
Ahorro del
Resultados, decisiones y Procesos y tareas idénticos,
cálculos precisos y a la eliminando diferencias en
primera los resultados 20% - 30%
de bajo riesgo
Cumplimiento a ProducIvidad Múltiples
y no invasiva industrias
RPA se puede implementar como un componente de los normatividad Recursos humanos
Registro de actividades que RPA se puede usar en
sistemas existentes, lo que permite la creación de una disponibles para realizar múltiples industrias ya que
plataforma compatible con avances continuos permiten el seguimiento tareas de mayor valor sigue procedimientos
para auditoría agregado previamente establecidos
Localización Escalabilidad Rápido retorno de
Fuerza laboral Retención
adecuada la inversión
virtual Inclinación del personal
Dependiendo de la Los proyectos RPA toman
Los servicios se brindan 24 Independencia geográfica hacia tareas de mayor valor demanda se puede de 9 a 12 con un retorno de
x 7 x 365 sin afectar el caso de agregado aumentar o disminuir el
negocio la inversión menor a 1 año
alcance de utilización

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Los principales beneficios de la robótica están en:

Disminución en el Gasto Laboral: Menor cantidad de tiempo de las

personas dedicado a la ejecución de los procesos (FTEs)
Disminución en Gasto General: Posibilidad de “internalizar” procesos
tercerizados sin incrementar el equipo de trabajo.
Aumento en la Productividad: Mayor número de unidades procesadas sin
incrementar el tamaño del equipo.

Oportunidad: Mejores tiempos de respuesta, cumplimiento adecuado de

los niveles de servicio prometidos a los clientes.
Calidad: Menores probabilidades de error en la transformación de datos
por parte de los robots.
Disminución de los Requerimientos de Clientes: Gracias a las mejoras en
los estándares de servicio y operación, se logra una mayor satisfacción
del cliente en las interacciones con los procesos.

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Los principales beneficios de la robótica están en:

Menor exposición al riesgo en la ejecución de las

actividades operativas. En gran medida, los riesgos a
los que nos exponemos en la ejecución de nuestros
procesos están asociados a la manualidad

Creación de nuevos procesos, productos o servicios

con mayor velocidad y menor costo operativo.

Adicional a estos beneficios, es importante enfatizar la importancia de la “des-robotización”

del talento humano, que permite enfocar a los equipos en actividades de mayor demanda
cognitiva y mayor valor agregado, facilitando así que las personas puedan entregar lo mejor de
su potencial.

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Principales costos de la implementación de la robótica

- Costos de configuración del robot.

- Costos de licenciamiento, es normal que las plataformas cobren un valor por el tiempo
disponible para ejecución de los robots.
- Costos de la infraestructura necesaria para la ejecución de los robots (a medida que
crece el número de robots se requiere mayor infraestructura).
- Soporte y mantenimiento de los robots.

Antes de cada intervención es importante efectuar un caso de negocio, que permita

evidenciar la viabilidad financiera y establecer las prioridades de implementación.

Uno de los errores típicos de la robótica está en no materializar los beneficios, un

seguimiento continuo al cumplimiento de las metas es fundamental para mantener el
interés y patrocino de la organización.

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¿Dónde aplicar la robótica?

Los procesos típicos donde la robótica tiene potencial de aplicación cumplen con las
siguientes características:
- Procesos con información estructurada y digital, no en formato físico o en imágenes.
- Número representativo de actividades repetitivas, principalmente basadas en
transcripción de información entre aplicaciones.
- El proceso involucra cálculos manuales.
- Procesos con alto margen de error y/o reprocesos.

Las herramientas de RPA disponibles en el mercado suelen interactuar con cualquier tipo de
aplicaciones, desde herramientas ofimáticas hasta aplicativos de core de negocio. La
naturaleza de la aplicación no suele ser un impedimento para la automatización, los mayores
retos para lograrlo están en la estandarización y adecuación del proceso. Invertir el tiempo
suficiente en rediseñar el proceso en el cual se aplicará la robótica tiende a convertirse en
factor crítico de éxito.

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Modelos de despliegue

Área
Área z
x

CoE
Centralizado CoE
Federalizado
…
Área
y

CoE Hibrido Proveedores

de servicio

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Modelo de Operación

Configurar y Estabilizar y Gestionar

Explorar Priorizar Diseñar Probar Entregar beneficios
Declaración Solución
de Necesidad Entregada

Monitorear Soportar

Investigar e Gestionar
Innovar Finanzas

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Herramientas

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Proveedores de servicios

Roles:
- Arquitecto RPA
- Configurador
- Tester
- Soporte
- Manager

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Las herramientas al servicio de los procesos

PREPARAR LA CONCILIAR
INFORMACIÓN

OBTENER LA PROCESAR REPORTAR

INFORMACIÓN
OCR/Computer vision

ETL (Tratamiento datos) BI

BPMs

Recon. de voz PLN (NLP) GLN (NLG)

RPA/RDA

IA (Modelos predictivos y de clasificación/ Toma de decisiones)

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Reviewing the Exercise

ENUNCIADO
El proceso inicia cuando se hace ingreso de una solicitud de crédito por correo electrónico y es derivada a un ejecuIvo
de negocio en el banco.

El ejecuIvo revisa primero la solicitud en forma visual para luego ingresar algunos datos del solicitante en un sistema de
evaluación de riesgo.

Si el índice de riesgo es posiIvo o aceptable, ingresa los datos de la solicitud en un sistema de crédito financiero y luego
envía la solicitud evaluada a su superior para que la apruebe.

El área de negocio encargada busca vender más y está revisando aspectos como:
• Mantener la recepción de solicitudes por diferentes canales
• La integración con el sistema de evaluación de riesgo.
• Control del proceso completo y la asignación a los ejecuIvos.
• Si el resultado de riesgo es posiIvo escalar automáIcamente sin hacer operaciones manuales y garanIzando la
integración con el sistema de crédito financiero.

Discutamos: Qué oportunidades puede ejecutar un robot?

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Siguientes pasos

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35

La Automatización Inteligente de Procesos consiste en

la combinación de herramientas de RPA e Inteligencia

IPA
Artificial que facilita la automatización de tareas no
estructuradas y complejas, logrando ampliar el espectro
de intervención en procesos.

El procesamiento de lenguaje natural (NLP), el

reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el Machine
Intelligent Process
Learning y Deep Learning son las capacidades que
Automation hacen posible su ejecución.

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ge
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hip
ID
Democratizar: Nuestro mayor interés rId5
was
Gobierno
not
foun
Dictadura de la Democracia de la d in
automatización automatización
the
- La implementación solo se hace desde un - Implementaciones descentralizadas y
punto central centralizadas según file.
- Los controles son tan robustos que hacen complejidad/herramientas
inviable la implementación desde el - Procesos de implementación y soporte
usuario final estándar pero con flexibilidad y
- Procesos de implementación y soporte replicabilidad
estándar y maduros - Alta cultura de automatización
- Los beneficios son altamente - Beneficios cuantificables
cuantificables

Velocidad
Limbo de la Anarquía de la
automatización automa6zación
- Las implementaciones se hacen de
manera autónoma por los usuarios, sin
- No hay cultura de automatización y
responder a procesos estándar de
mejoramiento de procesos
implementación lo que dificulta su
- Poco o ningún beneficio cuantificable
gesIón, replicabilidad y evolución.
- Alta cultura de automaIzación.
- Mucha velocidad y empoderamiento en
las implementaciones por parte de los
usuarios finales.
- Dificultad en medir los beneficios
organizacionales

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Aprendizajes

…. Es más que la implementación de una herramienta, es la transformación de las

personas

…. No es una estrategia, es una palanca para desarrollar la estrategia de la

organización

…. Rigurosidad en identificar y medir los beneficios financieros y no financieros

de cada implementación
…. El aporte es interdisciplinario, cada quien da lo mejor. Sin la colaboración de
muchos actores no es posible el éxito

…. Sirve para todo pero no es para todo

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Bibliografia

Gartner; Magic Quadrant for Robotic Process Automation Software. 8 July 2019
Craig Le Clair, Forrester; RPA, DPA, BPM, And DCM Platforms: The Differences you need to know, March 1, 2019
Craig Le Clair, Forrester; Invisible robots in the quiet of the nigth. How AI and automation will restructure the workforce.
Gartner, An automation strategy for growth. Adapting operations’ Role. October 2-3, 2018
George Westerman, Didier Bonnet, Andrew McAfee; Leading Digital, Turning Technology into business transformation
https://www.automationanywhere.com/images/casestudy/Bancolombia-Automation-Anywhere-CaseStudy.pdf
https://www.grupobancolombia.com/wps/portal/empresas/capital-inteligente/tendencias/innovacion/robotica-viaje-
hacia-futuro-ya-empezo

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