Código: PD-01

PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Versión: 01
Fecha:

PROCEDIMIENTO
PARA LA
ELABORACIÓN
DE DOCUMENTOS

CRA 4 Nº 3 -28 PAZ DE ARIPORO– CASANARE

CEL: 311256706
 Código: PD-01
PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Versión: 01
Fecha: 1/2019

1. OBJETIVO:

Definir la metodología que se utiliza para la elaboración, codificación y la conformación de

documentos dentro de los parámetros de Gestión Calidad y Sistema de gestión de Seguridad,
Seguridad y salud en el trabajo y Ambiente.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para los Manuales, Procedimientos, Instructivos, registros y en general a
toda la documentación que se genere dentro del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el
trabajo de INGEOSAM LTDA.

En aquellos casos donde existan metodologías o estructuras de presentación de documentos definidos

por las empresas contratantes el documento se ajustará a las mismas.

3. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Los r e s p o n s a b l e s de velar por la aplicación y hacer m o d i f i c a c i o n e s a este

procedimiento es el jefe de talento humano.
Todas las áreas de la empresa son responsables de la aplicación de la metodología para la elaboración de
los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, registros y/o especificaciones) que se generen
en cada uno de los procesos del Sistema de gestión de Seguridad, sst y Ambiente, la cual se explica en
este procedimiento.

4. DEFINICIONES

POLÍTICAS: Intenciones globales de la organización relativas a la calidad, Ambiental y a la Seguridad y

sst , tal como se expresan formalmente por la alta dirección.

OBJETIVOS: propósitos en términos de desempeño en calidad, Ambiental, Seguridad y Sst que la

organización se fija, coherente con la política integral.

MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestión de calidad de la Organización.

MANUAL SSOA: Documento que especifica el Sistema de Gestión SSOA de la Organización.

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS: Descripción de la interacción entre los procesos del sistema
de Gestión.

PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso.

Nota: Los procedimientos pueden estar documentados o no.

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PLAN DE CALIDAD: Documento de la planificación de la calidad del servicio que especifica que
procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato especifico.

MANUAL DE FUNCIONES: Documento que describe el perfil y las funciones de los diferentes cargos
en la organización, definidos en el organigrama.

INSTRUCTIVOS: Documento que describe o explica la forma cómo se realiza una actividad o se
diligencia y maneja un documento.

ESPECIFICACIONES: Documentos que establecen requisitos.

DOCUMENTACIÓN EXTERNA: Documentos de origen externo de aplicación para la ejecución o

realización de un servicio: Normas Técnicas y legales, planos suministrados por el cliente, planos
urbanísticos, etc.

REGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.

5. METODO

Al elaborar un documento para la Empresa o para el Sistema de Gestión de INGEOSAM LTDA. Deben
aplicarse fundamentalmente las siguientes condiciones:

Los documentos no deben crear ambigüedades que distorsionen su aplicación, por lo tanto, debe
utilizarse un lenguaje claro, preciso y coherente.

Utilizar siempre el mismo tiempo verbal, se refieren siempre a cargos y no a personas.

La documentación realizada debe ser propia de la Empresa.

Para los documentos como Planificación del Servicio, Fichas Técnicas y Manual de
Funciones, su estructura es libre, teniendo en cuenta que se adapten al Sistema de Gestión
y al manejo por parte del personal que lo requiera.

La Documentación Externa se maneja de acuerdo a lo definido en el Procedimiento para

Control de Documentos.

5.1. RESPONSABILIDAD PARA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN:

Los responsables del proceso documental de INGEOSAM LTDA. Se referencian en el siguiente Cuadro:

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Cuadro 1: Responsabilidad para Elaboración, Revisión y Aprobación .

TIPO DE RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE

APROBACIÓN
DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN

Manual de Calidad hs Gerente

Procedimientos hs Gerente

Manual de Procesos y
Líderes de los Procesos Gerente
Procedimientos
Hse , Líderes de los
Procesos Gerente
Manuales (Operativos, Líderes de los Procesos y/o
Funciones) y/o Director SGI
Asesor externo SSOA
Gerente
Líderes de los Procesos
Instructivos
,hse

Formatos Líder del Proceso Jefe de th

 Para la elaboración de la documentación los responsables se apoyaran en el jefe de th y/o Asesor

externo SSOA.
 Para el control de los documentos elaborados dentro del sistema de gestión y la
documentación externa aplicada, se aplica el Procedimiento para Control de Documentos.

5.2 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

5.2.1 Tamaño del papel: La presentación de los documentos debe hacerse en los siguientes tamaños de
papel por regla general:

Tamaño carta: Manuales, procedimientos, instructivos, resoluciones, anexos, caracterización.

Tamaño oficio: Otros documentos cuando por el volumen de los mismos sea requerido.

Tamaño pliego: Planos.

El tamaño de papel: Para los registros varía según el contenido de la información que se requiera dejar
registrada.

5.2.2 Tipo de letra: Como regla general, para la documentación del Sistema de Gestión se utilizará
letra comic sans, en tamaño legible y adecuado al documento.

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5.2.3 Características de redacción: La redacción de los Documentos se realiza en forma clara, con
términos apropiados, y limitado uso de extranjerismos. Todos los documentos se redactan en el idioma
español, en tiempo verbal infinitivo y sin errores ortográficos.

5.2.4 Márgenes: Para posición vertical de la Hoja las márgenes son:

Margen Superior: 4 cm

Margen Inferior: 3 cm

Margen Izquierdo: 3 cm

Margen Derecho:2 cm

Para posición horizontal de la Hoja, las márgenes son:

Margen Superior: 2.5 cm

Margen inferior: 2.5 cm

Margen Izquierdo: 3 cm

Margen derecho: 3 cm

* Todos los textos se desarrollan con los márgenes indicados anteriormente a excepción de tablas,
gráficos y formatos utilizados los cuales se elaboran en el tamaño que se requieran.

5.3 ELEMENTOS GENERALES

5.3.1. Portada: Los documentos que lo requieran deben llenar una portada con la siguiente estructura.

5.3.1.1 Encabezado: Consta de la siguiente estructura y se encuentra en todas las páginas del
documento:

Código: XX-00-00

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Versión: XX
Fecha: DD/MM/AAAA

Al lado izquierdo se encuentra el logo tipo de la empresa.

En la parte intermedia indica el nombre del documento el cual puede ir precedido por las siguientes
palabras: manual, procedimiento, instructivo, formato, especificaciones, entre otros. En letra comic sans
14 en negrita.

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 En la parte superior izquierda se indica el código del proceso responsable del documento. En
letra comic sans 12.
 Al lado izquierdo, parte intermedia, se coloca la versión del documento según corresponda en
números arábigos, dos dígitos. En letra comic sans 12
 En la parte inferior izquierda se Indica la fecha en que entra en vigencia el documento, la fecha
se escribe de la siguiente forma: el día con dos dígitos al igual que el mes y el año se escribe con
cuatro dígitos.

5.3.1.2 Nombre del Documento: centrado horizontalmente en negrilla y en mayúsculas en letra comic
sans 40 a 48 según el número de letras.

En las siguientes páginas la estructura es la siguiente

COPIA CONTROLADA Pág. 1 de XX

En la parte izquierda se debe indicar si el documento es una copia controlada o no controlada. Letra comic
sans 12 negrita.

En la parte derecha expresa el número de páginas que tiene el documento, comenzando desde 1. Letra
comic sans 12 negrita.

5.3.2 Contenido: esta va en la tercera página y es para los documentos que lo requieran, consta de un
titulo llamado “contenido”, en mayúsculas y letra acomic sans 12 en negrita y una tabla de contenido de
de tres columnas:

Primera columna Numeral

Segunda columna Títulos de los capítulos y los de sus subdivisiones
Tercera Columna Página. Esta columna va justificada a la derecha

5.4 CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.

La codificación de la empresa tendrá como máximo cuatro (4) campos, los dos (2) primeros representados
en letras y los dos (2) siguientes serán representados por números de dos (2) dígitos.

5.4.1 El primer campo será de carácter alfabético y corresponde al tipo de documento:

P: Procedimiento
R: Registro.
I: Instructivo.
G: Programa
M: Manual, Guía, Programa.
PL: Políticas.
E: Especificaciones.

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PN: Planos

5.4.2 El segundo campo son letras que corresponden al proceso que origina o pertenece el documento de
la siguiente manera.

Procesos

GG: GESTION GERENCIAL.

GC: GESTION CALIDAD.
GM: GESTION MANTENIMIENTO.
GS: GESTION HSE
GT: GESTION DEL TALENTO HUMANO.

5.4.3 El tercer campo corresponde al consecutivo del documento dentro de la dependencia, expresado en
números arábigos, iniciando con el 01 en orden ascendente.

5.4.4 El cuarto campo corresponde al consecutivo del documento dentro de un procedimiento, expresado
en números arábigos, iniciando con el 01 en orden ascendente.

5.4.5 Ejemplos:

Procedimientos
Un documento con código P-GC-01, quiere decir:

P: Equivale a la abreviatura de Procedimiento

Dos (2) letras siguientes: equivalen al proceso que administre el procedimiento. Ej. GC
corresponde al proceso de Gestión Calidad.
Dos (2) dígitos siguientes: equivalen al consecutivo del procedimiento que administre cada
proceso, ej. 01

Para relacionar los documentos generados, con el procedimiento que lo origina (instrucciones, registros y
especificaciones) se recomienda usar la siguiente codificación.
Registros
Un documento con código R-GE-01-01, quiere decir:

R: Equivale a la abreviatura de Registro.

Dos (2) letras siguientes: equivalen al proceso que administre el registro. Ej. GE corresponde al
proceso de Gestión Gerencial.
Dos (2) dígitos siguientes: equivalen al consecutivo del procedimiento que administre cada
proceso, de donde se genere el formato ej. 01
Dos (2) dígitos siguientes: Equivalen el consecutivo del registro, ej, 01.

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Manuales
Un documento con código….

M: Equivale a la abreviatura de Manual

Dos (2) letras siguientes: equivalen al proceso que administre el manual. Ej. GE corresponde al
proceso de Gestión Gerencial.
Dos (2) dígitos siguientes: Equivalen al consecutivo del manual que administre cada proceso de
donde proviene el manual; ej. 01.

5.5 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS.

Los documentos elaborados para el Sistema de Gestión de la empresa deben tener la siguiente
estructura.

Manuales Procedimiento Instructivo Formato Otros

documentos
Encabezado SI SI SI SI SI
Pie de página SI SI SI NO SI
Titulo SI SI SI NO LIBRE
Portada LIBRE LIBRE LIBRE NO LIBRE
Tabla de contenido LIBRE NO LIBRE NO LIBRE
Control de cambios SI SI SI NO LIBRE
Niveles de Aprobación SI SI SI NO SI
Introducción LIBRE NO LIBRE NO LIBRE
Objetivo SI SI SI NO LIBRE
Alcance SI SI SI NO LIBRE
Condiciones Generales LIBRE LIBRE LIBRE NO LIBRE
Responsables LIBRE SI LIBRE NO LIBRE
Definiciones SI SI SI NO LIBRE
Método LIBRE SI LIBRE NO LIBRE
Flujo Grama LIBRE LIBRE LIBRE NO NO
Registros SI SI SI NO LIBRE

Documentos Asociados LIBRE SI LIBRE NO LIBRE

Código SI SI SI SI LIBRE
Anexos LIBRE LIBRE LIBRE LIBRE LIBRE
SI: Uso obligatorio
NO: Uso no obligatorio
LIBRE: Diseño libre para cuerpo y contenido

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5.6 PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS.

 Objetivo: Bajo este título se describe el para qué del documento, su objeto.
Ej.: Este procedimiento define los criterios para….
Este procedimiento establece las características para….

 Aplicación: Bajo este título se explica el límite de aplicabilidad del documento.

En los documentos creados para un Cliente en particular, se indicará el nombre del proyecto y el
cliente al cual se le está prestando el servicio.

 Responsable: Bajo este título se especifica el cargo responsable de las actualizaciones

y/o modificaciones, y de velar por la aplicación del documento.
Áreas Involucradas
Relacionar aquellas áreas que se necesitan para el desarrollo correcto del procedimiento.

 Definiciones: Definir los términos de uso no frecuente, utilizados en los procedimientos.

 Método: Para todos los procedimientos utilizar la metodología de “2 columnas”, que consta de:
Actividades y Responsable (ver anexo 1), teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

o Columna ACTIVIDADES: se utiliza para ampliar las actividades mostradas en el

flujograma, referenciar documentos y registros, mencionar cualquier excepción o área
especifica que requieren atención. La numeración de las actividades en ésta columna irá
acorde con la numeración que se dio a cada paso en el flujograma.
o Columna RESPONSABLE: Escribir el cargo de la persona que ejecuta la actividad.

Nota: Tiempo Verbal

Utilizar los verbos en infinitivo para describir las actividades y la estructura del
documento. Por ej:
Mover Diligenciar Emitir

 Flujograma: Enumerar en una secuencia lógica y paso a paso las actividades que se deben
desarrollar, utilizando la siguiente simbología.

DEFINICIÓN DE SÍMBOLOS

SIGNIFICADO SÍMBOLOS DEFINICIÓN

Inicio y fin de Se emplea para el inicio o fin del diagrama, en su

una actividad interior se escribe FIN o INICIO, según sea
el caso

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Es empleado generalmente para indicar la

Actividad realización de una actividad

Se emplea para el análisis de situación y toma de

Decisión decisión.

Conexión o relación entre puentes de un

Enlace diagrama

Conector fuera Representa el vinculo entre paginas, en su

de página interior se escribe una letra o numero que sirva
de vinculo
Conector De Con esta figura se representan dos situaciones
Línea diferentes- la unión entre símbolos y el
movimiento físico de documentos

Paralelo a cada diagrama se especifican los responsables de realizar cada actividad.

Ni el inicio ni el final de un procedimiento llevan numeración.

 Registros: Bajo este título se listan y/o codifican los formatos asociados a la aplicación
del documento

 Documentos controlados asociados: Lista de Procedimientos, Instructivos, Planes, Manuales,

etc., que puedan ser usados como referencia y/o ampliación de la información.

5.7 PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE FORMATOS

Los formatos son un tipo especial de documento, el tamaño del papel y el tamaño de la letra es opcional
de acuerdo a su contenido y tamaño, en forma general constan de las siguientes partes:

Encabezado: ver numeral 5.3.1.1 del presente documento

Cuerpo del formato: Es la parte del formato que contiene la información específica utilizada para la
gestión según las necesidades de los usuarios y del proceso en el que interviene el formato. Los formatos
se excluyen de cumplir con el tamaño del papel y el tamaño de letra, el cual se definirá de acuerdo al
formato.

FORMATOS. Van aprobados con el procedimiento

6. REGISTROS: No aplica

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

-Procedimiento para Control de Documentos.

-Norma NTC-ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
-Norma NTC-ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

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