ENSAYO: CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD # 1

NOMBRE

DANIELA LÓPEZ RESTREPO

APRENDIZ SENA

PRESENTADO A:

CLAUDIA VICTORIA SUAREZ CASTRO

INSTRUCTORA VIRTUAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

SANTIAGO DE CALI
2020
 LEGISLACIÓN DOCUMENTAL

Para iniciar es necesario aclarar el principal concepto en el que se basa todo, la legislación
documental son las normas impuestas por el Archivo General de la Nación y la constitución
política que hacen que una entidad jurídica responda y cumpla los estatutos más sencillos
para la gestión documental, se manejan unas leyes acorde a cada necesidad de salvaguardar
la Documentación en una empresa y al mismo tiempo dar respuesta a las diferentes oficinas
y personas que lo necesiten para la toma de decisiones.

Ya para entrar en materia introducimos un nuevo concepto en el cual se fundamenta la

organización, La gestión documental, es el conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final, con el
objeto de facilitar su utilización, consulta y preservación. Artículo 3 de la ley 594 de 2000.

Como manejo básico de la gestión documental, contiene los siguientes procesos: Regular
la planeación, la producción, gestión y tramite, organización, transferencias,
disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración. Es importante
gestionar estos documentos ya que estos son la evidencia del cumplimiento de las
funciones, la misión y visión de las entidades.

De igual manera como conceptos básicos para la legislación documental es necesario

conocer algunos de los siguientes:

Documento de archivo: El registro de información producida o recibida por una entidad

pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Archivo: Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte, material
acumulado en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión,
conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce, y a los ciudadanos como fuente de historia.

También puede entenderse como el edificio que acumula los documentos o como la
institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información y la cultura.

Instrumentos Archivísticos: Son unas herramientas con propósitos específicos, que tienen
por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la
función archivística. (el artículo 2.8.2.5.8 del decreto 1080 de 2015, define los instrumentos
archivísticos para la gestión documental, tanto entidades públicas como privadas con
función pública).

Ya para finalizar básicamente nos centramos en los conceptos más básicos de la gestión
documental que nos permiten obtener una visión del proceso que se llevará más adelante
junto el Programa de Gestión Documental, y algo de la normativa archivística.

A manera de conclusión es importante y necesario conocer e implementar estos conceptos

claves para el buen desarrollo y la buena gestión de la legislación documental en el entorno
laboral, donde se establecen los criterios básicos para el funcionamiento de los archivos en
las entidades públicas o privadas.

REFERENCIAS

 AGN. Archivo General de la Nación. Fundamentos Básicos de la Gestión

Documental.