Fonctionnel Detaille: Cahier Des Charges

UFR_SFA / MASTER I MIAGE Université Nangui Abrogoua 2012-2013
CAHIER DES CHARGES

FONCTIONNEL DETAILLE
Réf. : UFR/SFA/Master 1/ MIAGE /2012_2013
Projet : Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic.
Emetteur : Dr. Edi Hilaire Enseignant chercheur à l’UNA
Date d’émission : Le 04 février 2013
VALIDATION
Nom Date Validation Commentaires
HISTORIQUE DES MODIFICATIONS

Version Date Etat Validation Description de la modification
ACCES AU SERVEUR DE DEVELOPPEMENT
Adresse Login Mot de passe Description
Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 1

SOMMAIRE
Introduction……………………………………...…………………………3
1. Objectifs …………………………………………………………...12
2. Besoins non fonctionnels ………………………………………….12
3. Besoins fonctionnels ………………………………………………13
4. Fonctions principales de l’application …………………………….13
4.1 Opérations de contact ………………………………………….14
4.1.1 Module « Gestion des résidences »………………………..14
4.2 Opérations administratives et techniques…………………………14
4.2.1 Module « Notification » ……………………………………15
4.2.2 Module « Gestion des contrats »…………………………..15
4.2.3 Module « gestion des commandes »………………………15
4.2.4 Module « gestion des firmes d’entretien »…………………16
4.3 Opérations financières…………………………………………….16
4.3.1 Module « gestion des comptes »……………………………16
4.3.2 Module « gestion des fonds de réserve »……………………17
4.3.3 Module « gestion des décomptes des charges »…………….18
4.3.4 Module « gestion des recouvrements »…………………….18
4.4 Autres opérations………………………………………………….18
4.4.1 Module « recherche »………………………………………18
4.4.2 Module « fichier »………………………………………… .19
4.5 Opérations web…………………………………………………...19
5. Evolution de l’application…………………………………………….19
6. Annexe………………………………………………………………..20
6.1 Glossaire………………………………………………………….20
6.2 Composition de l’équipe…………………………………………20
6.3 Planning………………………………………………………….20
Rapport personnel ……………………………………………………….21

Introduction
La fonction de syndic comprend les opérations ordinaires afférentes à la gestion
administrative, financière et technique des parties communes de l’immeuble.
Celles-ci doivent être exécutées conformément :
* aux dispositions du règlement général de copropriété ;
* aux lois, décrets, règlements, etc., des pouvoirs publics concernant la
copropriété
Ces opérations comprennent :
A/ LA GESTION ADMINISTRATIVE
Assemblée générale annuelle prévue statutairement:
 La rédaction de l'ordre du jour à traiter;

 L'envoi des convocations;
 L'établissement des listes de présence;
 Le secrétariat de l'assemblée chargé de l'établissement des procès-
verbaux, des délibérations et des résultats des votes ;
 La tenue du registre des rapports et la remise d'un exemplaire à chacun
des copropriétaires;
 La mise à exécution des décisions dans le cadre de la gestion ordinaire.
Assemblée du Conseil de copropriété (le cas échéant):
L’organisation des réunions du Conseil de copropriété. L’établissement

(éventuel) des procès-verbaux de ces assemblées et la distribution des rapports
aux parties intéressées.

Relations contractuelles:
En vertu du contrat, le syndic intervient dans toutes les relations contractuelles à

l'égard de tiers et ce, au nom et pour compte de l'association des copropriétaires.
Conformément au règlement de copropriété, le syndic est également le seul
autorisé à signer pour tous autres contrats durables et/ou occasionnels, en
particulier en ce qui concerne :
 les polices d'assurances;
 le personnel;
 les fournisseurs;
 les firmes d'entretien;
 les organismes de contrôle;
 les missions occasionnelles.
Secrétariat:
 Le syndic rédige toute la correspondance nécessaire en matière de

copropriété destinée aux copropriétaires individuels, aux occupants et aux
tiers. Il faut souligner qu'il s'agit uniquement de la correspondance dans
laquelle la copropriété intervient comme partie et ce, au nom d'un
copropriétaire individuel.
 Il est communément admis que seul le syndic peut rédiger la
correspondance au nom de l'association des copropriétaires et ce, toutefois
dans le cadre de la mission lui impartie, sauf s'il s'agit d'une relation entre
l'association des copropriétaires et le syndic lui-même.
 Le syndic délivre les attestations nécessaires.
B/ LA GESTION FINANCIERE
Comptabilité de la résidence :

Il est stipulé expressément que le syndic n'est pas un comptable au sens usuel du
terme mais que le règlement de copropriété ne lui impose, en ce qui concerne la
gestion financière, qu'une mission clairement définie qui se limite à :
* la constitution du fonds de roulement et éventuellement fonds de réserve;
* l'approvisionnement des comptes communs;
* la répartition des charges entre les copropriétaires;
* l’application d’une comptabilité en partie double ;
* le recouvrement des montants dus, et ce, conformément aux règles de
déontologie et autres modalités administratives déterminées ci-après.
Méthode:
Il est essentiel pour le syndic de pouvoir utiliser un système uniforme de gestion

de plusieurs immeubles au sein de son organisation; il en va de l'efficacité de ses
prestations. L'uniformité est en outre nécessaire étant donné que l'informatique
fait également son apparition dans la gestion immobilière. Les commettants
déclarent avoir pris connaissance de la méthode d'imputation utilisée par le
syndic et l'accepter. Les éléments de base de la méthode sont des options
définitives, ceci afin de procéder à des décomptes uniformes vis-à-vis des
copropriétaires. Ceci tient également au fait de l'informatisation.
Fonds de roulement:
Pour satisfaire aux obligations de la communauté, le syndic doit disposer d'un

fonds de roulement. Pour pouvoir déterminer la hauteur du fonds de roulement,
le syndic fait une évaluation globale des charges.
Le fonds de roulement sera au moins égal aux :

* frais escomptés dans une période de décompte précise (01 an);
* plus un mois avant le délai nécessaire pour réaliser les décomptes;

* plus un mois pour le délai dont disposent les copropriétaires pour verser leur
quotepart sur le compte de la résidence.
Le fonds de roulement sera adapté progressivement en fonction de l'évolution

des charges et selon les nécessités.
Compte de résidence:
En cas de reprise d'un immeuble, le syndic peut fermer le compte existant.

L'ancien syndic doit clôturer la comptabilité et, conformément au bilan
approuvé, virer la quotité disponible du fonds de roulement sur le nouveau
compte. Ceci permet d'éviter toute confusion en ce qui concerne la
responsabilité des syndics successifs. Le nouveau syndic sera effectivement
responsable de la perception des montants dus à l'occasion du dernier décompte
des charges, conformément au bilan approuvé qui est cédé.
L'intégralité du fonds de roulement est, au début ou lors de la reprise d'un
immeuble, placée sur le nouveau compte de résidence. La déontologie de la
profession veut que le syndic soit le seul autorisé à signer et que toutes les
opérations financières de la résidence s'effectuent par l'intermédiaire de ce
compte. Le syndic ouvrira ce compte de résidence comme un compte rubriqué
avec la mention du nom de la résidence à l'adresse du syndic. Il faudra éviter à
tout prix toute confusion avec le patrimoine du syndic, celui de sa société ou
celui d'autres immeubles. De ce fait un compte sera ouvert au nom de la
copropriété.
Fonds de réserve:
Pour que les copropriétaires puissent au fil du temps faire face aux charges
financières résultant de l'embellissement, de la rénovation et des grosses
réparations de l'immeuble, il est absolument indispensable, et d'ailleurs
légalement obligatoire, de constituer un fonds d'investissement. La pratique a

montré qu'en l'absence de fonds de réserve, des travaux essentiels et

indispensables étaient trop souvent différés. Aussi, l'immeuble perd dans un
minimum de temps sa valeur d'investissement initiale et partant, la valeur
locative de chacun des biens individuels diminue automatiquement. Pour éviter
cela, le syndic formulera des propositions adéquates à l'assemblée générale pour
constituer un fonds de réserve réaliste, fondé et motivé.
Il dressera à cet effet un "tableau d'amortissement" des installations les plus
urgentes et des parties de bâtiment les plus importantes. Une fois le fonds
d'investissement global déterminé, celui-ci sera affecté par tranches appropriées
comme frais d'investissement dans les comptes trimestriels ou annuels. Il ne fera
toutefois pas partie du fonds de roulement, mais sera placé par le syndic sur un
compte d'investissement qui constituera, avec les intérêts acquis, le fonds de
réserve. Ce fonds peut uniquement être affecté à des travaux qui ont été
approuvés préalablement par l'assemblée générale à la majorité requise. Pour
lesdits travaux d'investissement, les fonds nécessaires seront mis à la disposition
du syndic via le compte de résidence.
Paiements à charge de l'association :
Pour chaque paiement effectué par le syndic à charge de l'association des

copropriétaires par l'intermédiaire du compte de résidence, il doit être démontré
à suffisance qu'il est justifié. Par conséquent :
* aucun paiement ne sera effectué, à moins d'être fondé sur une pièce
justificative;
* pour chaque immeuble, le syndic numérotera et classera chronologiquement
tous ces documents (factures, comptes, notes de frais, etc.);
* le syndic n'effectuera aucun paiement pour des livraisons/travaux pour
lesquels n'était pas commettant;
* toute commande/mission émanant d'un copropriétaire individuel qui se serait
avérée nécessaire en cas d'extrême urgence (parce qu'il n'a pas pu contacter son

syndic) sera communiquée dans le plus bref délai au syndic et confirmée par ce
dernier;
* le syndic effectuera également tout paiement auquel il est tenu en vertu d'une
décision judiciaire.
Décompte des charges d'exploitation, de consommation et d'investissement :
Tout décompte des charges contiendra les éléments suivants :
1. Le relevé des charges, qui constitue bien évidemment la base de tout

décompte, comporte les indications suivantes :
* le nom et le numéro d’entreprise de la résidence;
* la période de décompte visée;
* le numéro d'ordre du décompte;
* toutes les charges, tant d'exploitation, de consommation que d'investissement,
à répartir et ce, par clé de répartition, type de charges et pièce justificative;
* le numéro d'ordre des pièces justificatives;
* le montant total à répartir par clé de répartition;
* le montant total du décompte global à répartir.
2. Les charges, telles que mentionnées dans le relevé des charges, tant des
comptes trimestriels qu'annuels, seront imputées par copropriétaire de
l’immeuble et par clé de répartition au moyen d'un tableau de répartition.
3. Pour ne pas obliger le copropriétaire individuel à rechercher dans les

documents de décompte susmentionnés sa part dans les charges, le syndic
joindra à toutes occasions un extrait du compte. Cet extrait servira en outre à :
* imputer des éventuels frais privés qui ne relèvent pas de la comptabilité
commune;

* rappeler les arriérés de paiement et imputer les intérêts de retard et/ou les
indemnités conformément au règlement de copropriété ou à la convention
conclue au sein de l'assemblée générale.
Modalités de décharge :
Chaque année, la comptabilité de la résidence sera contrôlée et la décharge

relative à la gestion financière de l'immeuble sera donnée à l'occasion de
l'assemblée générale statutaire des copropriétaires.
C/ LA GESTION TECHNIQUE
Objectifs :
La gestion technique a pour objectifs :

* la conservation du patrimoine commun;
* le maintien en état de fonctionnement des installations techniques;
* la réparation des défauts occasionnels;
* l'exploitation des installations techniques (principalement à l'usage commun);
* à terme: l'amélioration de l'immeuble et/ou de ses installations;
* à plus long terme: la rénovation, l'adaptation aux nouvelles techniques et le
bon état de fonctionnement et d'utilisation de manière à maintenir tant la valeur
d'investissement que la valeur locative de l'immeuble.
Répartition des tâches :

Pour le bon fonctionnement de la gestion technique il est nécessaire que chaque
partie (syndic, copropriétaires, conseil de copropriété, habitants) concernée
prenne ses responsabilités.
1. Le conseil de copropriété est tenu d’assister le syndic, surtout dans les

matières ou ses tâches sont limitées.

2. L’assemblée générale doit donner au syndic et conseil de copropriété les

moyens et les mandats nécessaires pour la bonne exécution de leurs tâches.
3. Les occupants doivent collaborer à tous types de travaux, notamment en

permettant l'accès à leurs espaces privés ou en surveillant quotidiennement les
installations techniques et en communiquant toute irrégularité aux instances de
gestion.
4. Le syndic a en la matière une série de missions permanentes:

* l'approvisionnement, l'entretien des parties communes et le service
d'immondices, les commandes aux fournisseurs et aux firmes d'entretien se font
par lui;
* la collecte de toutes les informations au moyen d'un rapport des fournisseurs et
entrepreneurs, au moyen de communications des copropriétaires et occupants et
par des contrôles périodiques;
* grâce à cette information, le syndic doit, à l'égard du conseil de gérance et de
l'assemblée générale, être en mesure de prendre des initiatives, d'élaborer des
propositions et de prendre des mesures en temps utile pour maintenir en état (de
fonctionnement) l'immeuble et assurer des conditions de vie optimales.
5. Toutefois, le syndic n'est autorisé, dans tous les cas et en toutes

circonstances, à commander des fournitures et travaux que si ceux-ci sont
urgents et nécessaires. Le syndic est tenu de respecter les dispositions légales.
En cas de mission contraire de l'assemblée générale, les dispositions légales
prévalent et le syndic devra s'abstenir, le cas échéant.
Moyens :
Ceux-ci peuvent être répartis dans les groupes suivants :
1. le personnel au service de la résidence;

2. les contrats d'entretien et de maintenance;

3. les marchés de travaux;
4. les produits de consommation;
5. les bureaux d'étude;
6. les organismes de contrôle
En ce qui concerne la conclusion des contrats, au nom et pour compte de

l'association, il est renvoyé aux mandats conférés en la matière au syndic. Le
syndic ne peut adjuger des marchés qu'à un prix forfaitaire, sauf s'il convient d'y
déroger en raison de la nature des travaux.
Il n'est fait appel aux travaux en régie que pour les dépannages. Il s'agit de
travaux à l'occasion desquels l'installation est remise en service, du moins
temporairement.
Un dépannage peut aboutir à une solution provisoire et selon des conditions
d'exécution différentes des "règles de la profession". Le prix de revient et la
qualité ne sont pas des facteurs déterminants. Le dépannage doit être suivi d'une
réparation définitive.
Le syndic peut toujours faire appel à des experts. Il est autorisé à le faire au nom
de l'association pour autant que celle-ci en soit informée en temps utile.

1. Objectifs
L’application de gestion d’un syndic de copropriété mise en place a pour

objectif principal la gestion administrative, technique et financière d’un
immeuble.
Elle devra notamment :
*au niveau administratif :
- Permettre de visualiser les différents rapports lors des Assemblées

Générales
- rédiger les différents contrats (contrat avec copropriétaire, avec les
locataires, contrat avec les fournisseurs, …)
- permettre de classer les types de travaux à réaliser
 au niveau technique :
- permettre de référencer les commandes aux fournisseurs et aux firmes
d’entretien
 au niveau financier :
-permettre d’établir tous les états financiers liés aux résidences
-suivre son patrimoine
- permettre de suivre les recouvrements
2. Besoins non fonctionnels
Interface utilisateur :
Un fichier d’aide à l’utilisateur présentant l’interface et les fonctionnalités sera

disponible.
Configuration requise par l’application

La configuration minimale adoptée est celle du pentium III avec 512 Mo de

RAM. La résolution d’affichage minimale sera de 1200x800 en 256 couleurs
Environnement : L’application fonctionnera en mode monoposte
Environnement de développement : JAVA Netbeans 7.2.1 et Dreamweaver

pour le site web.
Environnement d’exécution : ordinateur de l’agence sous Windows ou Linux
La base de données de l’application sera prise en charge par le logiciel

ArgoUml.
3. Besoins fonctionnels
L’application doit permettre de traiter certaines tâches ou opérations du syndic

afin de gagner en rapidité, efficacité, performance. Elle doit pouvoir retracer
toutes les opérations effectuées durant la gestion, référencer tous les rapports et
décisions. A ce niveau un fichier de sauvegarde et d’archivage sera constitué.
4. Fonctions principales de l’application
L’application comprendra cinq grandes parties accessibles à l’aide de menu :

 Une partie contact qui aura un module : module « gestion des
résidences
 Une partie administrative et technique qui comprendra cinq
modules dont :
+ module « notification »
+ module « gestion des contrats »
+ module « gestion des commandes »
+ module « gestion des firmes »
+ module « fichier »
 Une partie gestion financière avec quatre modules :

+ module « gestion des comptes »

+ module « gestion des recouvrements »
+ module « gestion des fonds de réserve »
+ module « gestion des décomptes des charges »
 Une partie autre qui comprendra deux modules :
+ module « recherche »
+ module « fichier »
 Une partie web qui gèrera l’interface en ligne.
Détaillons maintenant le contenu de chaque partie avec leurs modules.
4.1 Opérations de contact

4.1.1 Module « Gestion des résidences »
Un ensemble de copropriétaires possède une résidence et sont regroupés au sein
d’une association.
La résidence peut être décrite par les champs suivant
- Réf résidence
- Nom résidence
- Adresse de la résidence
- Nom association de copropriétaire
Il faut également renseigner les copropriétaires en donnant :
-le nom & prénoms
-contact
-mail
5.1 Opérations administratives et techniques

C’est tout ce qui concerne la partie administrative et technique que l’application
aura à traiter.

5.1.1 Module « Notification »

Ce module traitera de tout ce qui est rapport, compte rendu, décisions des
différentes A.G. A ce titre on aura les renseignements suivants :
-réf notification
-le libellé de la notification (rapport, compte rendu, …)
-la date
5.1.2 Module « Gestion des contrats »
Il s’agira ici de traiter tous les contrats que le syndic aura à sa charge,
précisément les contrats avec les locataires des résidences, les copropriétaires ou
autres entités susceptible de signer un contrat avec le syndic. Comme champs on
aura :
-réf contrat
-libellé contrat
-date contrat
-nom de l’intéressé
5.1.3 Module « gestion des commandes »

Le syndic étant chargé de la gestion des parties communes de la résidence, il
aura à passer des commandes suites aux rapports ou décisions des différentes
A.G
Ainsi pour chaque commande passée on précisera :
-la réf de la commande
-la date de la commande
-le fournisseur et toutes ses références
-la facture de la commande et les champs qui vont avec
Et à chaque réception de la commande on précisera la date de la réception.

5.1.4 Module « gestion des firmes d’entretien »

Il s’agira de référencer toutes les firmes d’entretien et aussi les différentes
tâches auxquelles elles sont assignées
Concernant les firmes on aura comme champ :
-réf firme
-nom de la firme
-contact firme
-email firme
Concernant les tâches on aura :
-réf tâche
-Libellé tâches
Un autre champ aussi nous renseignera sur la date à laquelle une firme a
accompli une tâche.
5.2 Opérations financières

Toutes les opérations financières que l’application aura à gérer.
5.2.1 Module « Gestion des comptes »

Dans ce module il s’agira de gérer les comptes de chaque résidence ainsi que
celui du syndic ; mais aussi le compte d’investissement ou fond de réserve : On
aura donc comme champ :
-réf du compte
-le nom du compte
-montant débit
-montant crédit
-solde du compte
Pour chaque opération de sortir ou d’entrer de fond on s’aura :
-le motif de l’opération

-la date de l’opération

-montant de l’opération
On n’enregistrera aussi les différents intérêts et ou indemnités occasionnées.
Le compte du syndic sera essentiellement alimenté par les honoraires de gestion.
L’analyse globale de toutes ces opérations va permettre à l’application de
déterminer le fond de roulement.
5.2.2 Module « gestion des recouvrements »
Il s’agira ici pour le logiciel de gérer les appels de loyer et les encaissements,
mais aussi les modes de règlement. Pour chaque loyer encaissé, une partie sera
redistribuée dans les comptes des propriétaires, une autre sur le compte de
résidence et une dernière dans le compte du syndic.
Lorsque tout locataire sera arrivé en cours de mois un bouton le signalera en

clignotant.
Pour le ou les locataires concernés, on pourra imprimer une fiche ou quittance
comprenant les infos suivantes :
-le nom du locataire
-le bien loué
-le montant du loyer
-les autres charges
Il faut signaler que le logiciel proposera deux modes de règlement :
-soit par chèque : dans ce cas on pourra renseigner des champs comme le
montant, la banque associée
-soit en liquide
Dans les deux cas, l’application fera apparaitre un reçu qui pourra être imprimé
ou envoyer par mail.

5.2.3 Module « gestion des décomptes des charges »

Ici, l’application résumera toutes les opérations financières en apportant tous les
justificatifs possibles. Ce module permettra de visualiser un document format
PDF de décompte des charges. Ainsi pour chaque document on verra :
-le relevé des charges
-le nom et le numéro de la résidence
-la période de décompte visée
-le numéro d’ordre de décompte
-les charges à répartir
-les justificatifs des charges
-le montant total à répartir par clé de répartition
-le montant total du décompte global à répartir
5.3 Autres opérations
5.3.1 module « recherche »

Avec ce module, on aura plusieurs choix de recherche : par copropriétaire, par
résidence, par compte, par fournisseurs…
On pourra donc accéder rapidement aux données sur :
-les résidences
-les copropriétaires
-les tâches
-les fournisseurs
-les firmes d’entretien
-les comptes
-les notifications
…

5.3.2 module « fichier »

Ce module va nous permettre de retracer les différentes opérations effectuées
par :
-la sauvegarde et la restauration de données ;
-l’archivage et la purge des données.
5.4 Opérations web

Dans cette partie nous allons gérer l’interface en ligne. A la première page du
site, on verra la présentation de l’agence, de l’équipe. Ensuite l’utilisateur aura à
cliquer sur le formulaire de contact qui a les mêmes caractéristiques que celui
d’enregistrement d’un copropriétaire.
-nom
-prénoms
-date de naissance
…
S’il s’agit d’un copropriétaire qui aimerait faire des doléances ou des
suggestions ou se plaindre alors il pourra cliquer sur le bouton ‘message’ et y
renseigner son nom, sa résidence et son message.
Moteur de recherche
Système d’alerte pour les relances
Présentations d’actualités et informations
Téléchargement de fiches produites en PDF
6 Evolution de l’application
Dans le temps l’application pourra gérer de façon formelle la location et la vente
des biens immobiliers en ligne avec graphique (photo, plan) des dits biens.

6. Annexe
6.1 Glossaire
Environnement de développement : c’est le logiciel qui permettra d’écrire
l’application dans un langage déterminé.
Environnement d’exécution : c’est le système d’exploitation (comme par
exemple Windows ; Unix ; Linux…) qui accueillera l’application.
JAVA : c’est le langage de programmation orienté objet, crée par Sun
Microsystème dans lequel sera écrite l’application.
Mono poste : une application fonctionne en mono poste n’intègre pas de
fonctionnalités réseau permettant par exemple la mise à jour des informations
entre plusieurs machines.
6.2 Composition de l’équipe
N° Nom prénom Matricule

1 BROU Yao Eric 02 04 02 34 94
2 DE Mel Armand Daniel 02 04 02 33 82
3 KOPOIN N’Diffon Charlemagne 02 06 02 71 20
4 KRA Kouakou Guillaume 02 06 02 63 09
5 YOBOUE Diana Chantal 02 06 02 74 15
6 Kouame Kouadio Damien 02 06 02 60 77
6.3 Planning
Février à mars 2013 Choix du sujet et démarrage
Avril à mai 2013 Discussion du cahier des charges avec l’encadreur
13 juin 2013 Remise du cahier des charges au Dr EDI
Juillet 2013 Discussion de l’analyse conception

8 Aout 2013 Remise du rapport d’analyse/conception
22 Aout 2013 Discussion autour de l’implémentation
3 Octobre 2013 Remise du rapport final et de l’application
Remise du cahier Discussion autour de

Choix du sujet Discussion sujet Discussion de l’analyse l’implémentation
conception
Février Mars Avril Mai Juin Juillet Aout Octobre
Remise du rapport Remise du rapport final

d’analyse/conception et de l’application

Rapports personnels
BROU Yao Eric Matricule : 02 04 02 34 94
Avoir participé à la réflexion sur :
 Les besoins non fonctionnels
 Les besoins fonctionnels
Chargé de la rédaction sur les :
 Module « Notification »
 Module « Gestion des contrats »
DE Mel Armand Daniel Matricule : 02 04 02 33 82

 Module « gestion des commandes »
 Module « gestion des firmes d’entretien »
KOPOIN N’Diffon Charlemagne Matricule : 02 06 02 71 20

 Module « gestion des comptes »
 Module « gestion des fonds de réserve »
KRA Kouakou Guillaume Matricule : 02 06 02 63 09

 Module « gestion des décomptes des charges »
 Module « gestion des recouvrements »

YOBOUE Diana Chantal Matricule : 02 06 02 74 15

 Module « recherche »
 Module « fichier »
 Opérations web
KOUAME Kouadio Damien Matricule : 02 06 02 60 77

 Module « Gestion des résidences »
 Planning
 Evolution de l’application

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CAHIER DES CHARGES

Réf. : UFR/SFA/Master 1/ MIAGE /2012_2013

Projet : Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic.

Emetteur : Dr. Edi Hilaire Enseignant chercheur à l’UNA

Date d’émission : Le 04 février 2013

Nom Date Validation Commentaires

HISTORIQUE DES MODIFICATIONS

ACCES AU SERVEUR DE DEVELOPPEMENT

Adresse Login Mot de passe Description

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 1

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 2

 La rédaction de l'ordre du jour à traiter;

Assemblée du Conseil de copropriété (le cas échéant):

L’organisation des réunions du Conseil de copropriété. L’établissement

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 3

En vertu du contrat, le syndic intervient dans toutes les relations contractuelles à

 Le syndic rédige toute la correspondance nécessaire en matière de

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 4

Il est essentiel pour le syndic de pouvoir utiliser un système uniforme de gestion

Pour satisfaire aux obligations de la communauté, le syndic doit disposer d'un

Le fonds de roulement sera au moins égal aux :

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 5

Le fonds de roulement sera adapté progressivement en fonction de l'évolution

En cas de reprise d'un immeuble, le syndic peut fermer le compte existant.

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 6

montré qu'en l'absence de fonds de réserve, des travaux essentiels et

Pour chaque paiement effectué par le syndic à charge de l'association des

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 7

Tout décompte des charges contiendra les éléments suivants :

1. Le relevé des charges, qui constitue bien évidemment la base de tout

3. Pour ne pas obliger le copropriétaire individuel à rechercher dans les

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 8

Chaque année, la comptabilité de la résidence sera contrôlée et la décharge

La gestion technique a pour objectifs :

Répartition des tâches :

1. Le conseil de copropriété est tenu d’assister le syndic, surtout dans les

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 9

2. L’assemblée générale doit donner au syndic et conseil de copropriété les

3. Les occupants doivent collaborer à tous types de travaux, notamment en

4. Le syndic a en la matière une série de missions permanentes:

5. Toutefois, le syndic n'est autorisé, dans tous les cas et en toutes

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 10

2. les contrats d'entretien et de maintenance;

En ce qui concerne la conclusion des contrats, au nom et pour compte de

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 11

L’application de gestion d’un syndic de copropriété mise en place a pour

Elle devra notamment :

*au niveau administratif :

- Permettre de visualiser les différents rapports lors des Assemblées

2. Besoins non fonctionnels

Un fichier d’aide à l’utilisateur présentant l’interface et les fonctionnalités sera

Configuration requise par l’application

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 12

La configuration minimale adoptée est celle du pentium III avec 512 Mo de

Environnement : L’application fonctionnera en mode monoposte

Environnement de développement : JAVA Netbeans 7.2.1 et Dreamweaver

Environnement d’exécution : ordinateur de l’agence sous Windows ou Linux

La base de données de l’application sera prise en charge par le logiciel

L’application doit permettre de traiter certaines tâches ou opérations du syndic

4. Fonctions principales de l’application

L’application comprendra cinq grandes parties accessibles à l’aide de menu :

Etude et mise en place d’une application de gestion d’un syndic. 13