Biblioteca informatizată

Născută din nevoia de cunoaştere, de acces la informaţie, biblioteca

este o instituţie complexă al cărei rol evoluează, în epoca actuală, de la acela
de simplă depozitară de cărţi la acela de element cheie al societăţii
informaţionale prin organizarea şi distribuirea informaţiei electronice.
Această transformare presupune iniţierea şi continuarea informatizării
structurii infodocumentare, realizabilă printr-un proces complex ce implică
trecerea de la prelucrarea manuală a documentelor la cea automată cu
finalitate în principal în eficientizarea activităţii de bibliotecă, prin punerea
la dispoziţia utilizatorilor a unei multitudini de informaţii, diverse,
superspecializate dar bine structurate.
Prezentul studiu îşi propune să fotografieze actualul stadiu de
informatizare al Bibliotecii Universităţii din Craiova, pornind de la datele
tehnice ale reţelei Bibliotecii, trecând prin structura şi modalitatea de
utilizare a software-ului de bibliotecă ce ne-a fost achiziţionat fără a fi, din
păcate, consultaţi, prezentând aplicaţiile pe care le punem la dispoziţia
utiizatorilor noştri şi încheind cu o serie de concluzii.

Elementele reţelei Bibliotecii noastre, în acest moment, sunt:

- topologie ierarhică - stea
- standard ETHERNET 10 BASE T (cablu UTP, categoria5)
- cablare exterioară - fibră optică

Reţeaua este compusă din:

- 2 servere - Solaris Firewall
- Primary Domain Controller
- Backup Domain Controller
- 78 staţii de lucru
- 6 swich 16utp şi 4 switch 8utp
 Din punct de vedere al soft-ului , în reţeaua de LAN-uri a Bilbliotecii
Universităţii din Craiova se utilizează platformele UNIX, Linux, Windows.
Reţeaua Bibliotecii Centrale este conectata cu celelalte sedii locale
astfel:
- prin fibra optica cu Facultatea de Electrotehnică, Mecanică şi cu cea
de Sport;
- prin Romtelecom, linie ADSL Sediul nou de la Caminul 10;
- prin RDS, cu POP (point of presence) Roedunet Mehedinti.

Etapele parcurse în procesul de informatizare al structurii noastre

infodocumentare, proces corelat mai degrabă cu resursele financiare ale
instituţiei decât cu cerinţele momentului, nu reprezintă o schemă logică
menită să răspundă întrebărilor ivite pe parcurs sau să soluţioneze
problemele întâmpinate.

Etapa iniţială a fost achiziţionarea de hardware, demarată în anul 1995

prin 16 calculatoare 386, o staţie SPARC şi 2 imprimante. Acestea au fost
conectate în serie obţinându-se o reţea cu frecvente întreruperi în funcţionare
ca urmare a modului de poziţionare a cablurilor. De-a lungul timpului s-au
mai achiziţionat o serie de elemente de tehnică de calcul, ajungându-se în
prezent la numărul de 78 de calculatoare moderne, 7 imprimante, 2 scanere
şi s-a refăcut reţeaua pe cablu UTP.

Cea de-a doua etapă a procesului a reprezentat-o achiziţionarea de

software specializat. Cumpărarea software-ului TINLIB s-a făcut în urma
prospectării pieţei de către cadrele didactice şi personalul de specialitate din
universitate, fără consultarea angajaţilor bibliotecii, a celor care urmau să
lucreze propriu-zis cu acest software.

O a treia etapă o reprezintă crearea bazei de date şi introducerea de

date. Priul modul folosit a fost acela de catalogare, ca urmare a faptului că se
impunea construirea bazei de date a fondului de carte, folosindu-se pentru
început doar opţiunile ce vizau descrierea bibliografică a documentelor. În
ce priveşte completarea acesteia cu înregistrări ale documentelor deja
existente în bibliotecă la data începerii construirii băncii de date, acest
proces complex este demarat dar necesită un volum foarte mare de muncă şi
în consecinţă o perioadă foarte lungă de timp până la finalizare.

Din dorinţa unei evoluţiei fireşti către o bibliotecă modernă din punct
de vedere tehnologic, în decursul anilor s-au achiziţionat şi cititoare de cod
bar în vederea utilizării pentru modulul de împrumut al TINLIB-ului şi în
prezent se are în vedere şi achiziţionarea de portale detectoare pentru sălile
de lectură cu acces liber la raft. Utilizarea modulului de împrumut al soft-
ului nu este încă realizabilă ca urmare a necesităţii completării retroactive a
bazei de date şi a condiţiilor tehnice pe care împrumutul informatizat le
presupune.

Nu în ultimul rând se realizează în prezent introducerea de informaţii

adiacente ca bibliografii locale, full-text pentru publicaţiile foarte solicitate
(cu respectarea condiţiilor legii dreptului de autor) şi cursuri universitare.

Sistemul integrat multiutilizator TINLIB este considerat unul dintre

cele mai puternice sisteme din lume pentru automatizarea activităţilor de
bibliotecă. Distribuitorul şi dezvoltatorul exclusiv al produselor pe piaţa
românească este firma IME România. La noi sistemul s-a impus ca urmare a
caracteristicilor performante şi a adaptabilităţii sale rapide din punct de
vedere funcţional la cerinţele de prelucrare specifice bibliotecarilor.

Pe lângă capacitatea de salvare periodică a bazelor de date şi

menţinerea integrităţii acestora, sistemul TINLIB conţine facilităţi de
marcare a tranzacţiilor efectuate în sistem astfel încât se poate vorbi de o
protecţie totală a sistemului împotriva accidentelor fizice sau de prelucrare.
 Administrarea sistemului este nepretenţioasă, programul fiind însoţit
de un manual de adminisare ce conţine descrierea amănunţită a acţiunilor şi
procedurilor, precizarea situaţiilor ce necesită intervenţie, particularităţile
sistemului şi opţiunile prin care se realizează sarcinile de configurare.

Parametrii care pot fi setaţi sunt: alegerea modului de inventariere,

opşiuni de lansare automată a unor proceduri de administrare a sistemului,
opţiuni de schimbări globale pentru clasificări, divizionare, clase unitate,
filiale, autori/editori, edituri, localizări.

Activitatea de achiziţii de documente se consemnează în două module:

modulul Achiziţii şi modulul Control seriale. Primul prezintă submeniuri
care permit realizarea activităţilor specifice achiziţiei de carte şi documente
audio-vizuale, iar cel de-al doilea permite realizarea operaţiunilor legate de
încheierea abonamentelor, evidenţa rimară a serialelor indiferent de sursa de
completare (abonament, schimb, donaţie, depozit legal).

Modulul Catalogare, modul central al sistemului, permite catalogarea,

indexarea şi inventarierea unităţilor bibliografice, permiţând: inventarierea
tuturor tipurilor de publicaţii, înregistrarea unităţilor seriale individuale ca
orice unitate bibliografică, generarea registrelor de evidenţă, validări
multiple pentru asigurarea coerenţei datelor introduse (meniu de control
pentru autori, validări obligatorii pentru valori prestabilite pentru funcţii
editoriale, tip document, mediu, limba documentului), funcţionalităţi
multiple pentru fişierele de autoritate: pentru edituri (cunoscut ca, forma
preferată, forma nepreferată), pentru termeni de tezaur (nondescriptor, indice
CZU, nivel EC, nota CZU), pentru autori (profesia, domeniu de afirmare,
titluri, loc de naştere ş.a.).

Sistemul permite efectuarea evidenţei pentru orice tip de publicaţii:

carte, periodic, audio-video. Opţiunea Evidenţa publicaţiilor prezentă în
cadrul modulului catalogare reflectă structura, dinamica şi valoarea
colecţiilor de documente. Rapoartele necesare evidenţei sunt generate
automat cu ajutorul generatorului de raoarte şi pot fi: RMF (intrări, ieşiri,
recapitulaţii), registru inventar, registru cote format, procese verbale,
borderouri de predare/primire, formulare pentru contabilitate, statistici, etc.
Toate acestea pot fi generate cumulat sau pe secţii.

Modulul Circulaţie degrevează bibliotecarul de o serie de operaţii de

rutină datorită funcţiilor care înlesnesc dialogul cititor-bibliotecar,
implementate prin legături directe între componentele OPAC şi modulul
Circulaţie. În cazul bibliotecii noastre, acest modul nu este încă funcţional ca
urmare a faptului ca deocamdată nu este introdus în baza de date întregul
fond de documente.

Generatorul de rapoarte pune la dispoziţia bibliotecarilor posibilitatea

tipăririi informaţiei prelucrate după diverse criterii,printr-un proces asistat
pas cu pas şi prin efectuarea de către sistem a unor prelucrări complexe.
Astfel, la catalogare se pot obţine: fişe carte, seriale, articole, buletin carte,
seriale, articole; la circulaţie se pot obţine: statistici cititori, împrumut,
frecvenţa, atenţionări; la evidenţă: procese verbale, RMF intrări, ieşiri,
registru inventar, egistru gestiune; la achiziţii: primiri, statistici edituri,
formular RMF, formular depozit.

Modulul OPAC al sistemului TINLIB permite îmbunătăţirea

operativităţii sericiilor de prelucrare ale biliotecii prin posibilitatea oferită
cititorilor de a iniţia o tranzacţie de împrumut ce are ca rezultat tipărirea
buletinului de cerere pentru cartea dorită direct la imprimanta situată în
depozit, eliminându-se astfel un întreg lanţ de acţiuni de cele mai multe ori
cauzatoare de insatisfacţii pentru utilizatori. Cu acest modul OPAC cititorul
poate afla repede dacă publicaţia cerută este la raft, cererea sa ajunge direct
la sursă, iar obţinerea publicaţiei este mult mai rapidă. În situaţia în care
unitatea dorită nu este disponibilă, utilizatorul îşi poate face rezervare pentru
titlul respectiv. De asemenea, prin opţiunea Informaţii personale de
împrumut, utilizaorul este informat despre unităţile împrumutate, starea
rezervărilor, mesajele primite de la bibliotecă şi multe alte informaţii utile.

Informatizarea Bibliotecii noastre demarată în 1995 şi conectarea la

Internet începând cu anul 2000 au determinat apariţia unor transformări
complexe atât în ceea ce priveşte procesul de prelucrare a informaţiei cât şi
în ceea ce priveşte serviciile către utilizatori. Au apărut astfel servicii care
permit accesul rapid la informaţie de tip bibliografic şi de tip full-text, acces
la diverse baze de date, accesul la consultarea paginii WEB a bibliotecii
noastre aflată în proces continuu de completare şi dezvoltare
(http://biblio.central.ucv.ro). Informaţiile obţinute din această pagină sunt
multiple şi utile, probabil cele mai importante fiind accesul la catalogul on-
line si accesul la casuţa poştală electronică a bibliotecii, ce a fost recent
postată printr-un link activ.

Prin conectarea la Internet structura noastră infodocumentară se

integrează activ în dinamica circuitului mondial al informaţiei, iar
posibilitatea conectării la baze de date naţionale şi internaţionale de nivel
academic oferă utilizatorilor noştri un potenţial major pentru studiu şi
cercetare.

CONCLUZII

„Informatizarea bibliotecilor nu mai este o simplă opţiune. Presiunea

solicitărilor informaţionale, dezvoltarea într-un ritm extraordinar a
colecţiilor de bibliotecă, numărul mare de activităţi repetitive şi, nu în
ultimul rând, contextul biblioteconomic contemporan, obligă bibliotecile să
se informatizeze. Informatizarea contribuie la reducerea timpului consumat
cu unele servicii, la diminuarea costurilor. Permite în acelaşi timp să se evite
repetarea unor sarcini identice în multe biblioteci; permite accesul rapid şi
precis la informaţii cu caracter sau ajută chiar la buna gestionare şi
administrare a bibliotecilor. De asemenea, prin informatizare se realizează
unele activităţi care manual ar fi, dacă nu imposibile, atunci de lungă durată,
ca de exemplu: statisticile sau bibliografice complexe”1. Racordarea la
reţeaua naţională a bibliotecilor informatizate atrage după sine eliminarea
operaţiilor de descriere bibliografică redundante, acces la cataloagele
electronice ale altor biblioteci din ţară şi străinătate şi nu în ultimul rând
eliminarea multor timpi din lanţul tradiţional de comunicare cititor-
bibliotecar, obţinându-se astfel o satifacere mai mare a utilizatorilor
serviciilor de bibliotecă, fapt ce reprezintă esenţa activităţii zilnice a
bibliotecarilor.

Importanţa sistemului informaţional derivă şi din rolul său de

intermediar, de interfaţă între sursele de informaţii clasice şi moderne şi
cererile utilizatorilor reali şi potenţiali. Orientarea către nevoile utilizatorilor
impune bibliotecilor păstrarea ritmului evoluţiei tehnologiilor informaţionale
şi speranţa atingerii exhaustivităţii, pertinenţei şi corectitudinii informaţiei
transmise în forma dorită de cititorii lor.

1
Elena Tîrziman. Noile tehnologii - condiţie practică de integrare a sistemelor de informare şi
documentare în societatea informaţională. În STUDII DE BIBLIOLOGIE ŞI ŞTIINŢA INFORMĂRII,
Volumul 3 / 1997, University of Bucharest 2002. Disponibil la
http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteCOM/bibliologie/4.htm Last update: November 2002, preluat în
13.04.2007