Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
r
o
to
co
l[
i
o
r
g
an
iz
ar
e
e
v
e
ni
men
t
e
D
EM
LE NST
O
C RA
ŢI T
E IV
Ă
INTRODUCERE
Există situaţii în viaţa de zi cu zi în care ne putem simţi stingheriţi de faptul că nu ştim cum
să reacţionăm fie în relaţiile de colaborare de la locul de muncă, fie în particular, atunci
când pregătim organizarea unui eveniment în sânul familiei sau unul de amploare, la care
vor lua parte persoane cu stil. Aceleaşi nevoi de perfecţionare şi siguranţă în atitudine sau
comportament s-au resimţit şi la nivelul relaţiilor interstatale sau instituţionale, care au fost
întotdeauna extrem de complexe şi în cazul cărora necunoaşterea regulilor de comportament a
riscat de multe ori să provoace conflicte. Din acest motiv, de-a lungul timpului s-a dezvoltat o
disciplină care reglementează felul în care fiecare dintre noi trebuie să se comporte în relaţiile
interpersonale sau oficiale. Această disciplină se numeşte protocol, iar cei care o practică
sunt specialişti în protocol.
Cursul de Protocol şi organizare evenimente propus
de Institutul Eurocor este structurat în 32 lecţii şi este
destinat atât celor ce vor să-şi însuşească normele de
comportare civilizată sau să organizeze cu succes orice
tip de eveniment în plan personal, cât şi celor care sunt
interesaţi din punct de vedere profesional de domeniul
organizării de evenimente sau de regulile de protocol.
Protocolul nu se referă doar la relaţiile la nivel în-
alt între state, ci după cum veţi vedea, el reglează şi
relaţiile între diverse instituţii. Evident că punctul de
pornire în pregătirea unui specialist în acest domeniu îl
reprezintă stăpânirea regulilor de etichetă şi comportare
civilizată.
De asemenea, un specialist în protocol trebuie să cunoască
foarte bine şi regulile scrise şi nescrise ale organizării de evenimente care jalonează viaţa
diplomatică şi cea de societate. Astfel, organizarea recepţiilor, nunţilor sau conferinţelor
intră în sarcina unui specialist-coordonator, astfel încât evenimentele respective să fie
un succes.
În cele 32 de lecţii veţi pătrunde în lumea manierelor elegante cu o mare aplicabilitate
atât în viaţa privată, cât şi în societate, veţi cunoaşte care sunt elementele ce stau la baza
protocolului naţional şi internaţional şi, nu în ultimul rând, rigorile organizărilor de
evenimente, fie ele nunţi, aniversări sau târguri, expoziţii, congrese şi conferinţe. Obiec-
tivul acestui curs este de a vă oferi informaţii complexe şi clare, astfel încât să puteţi fi
oricând şi în orice împrejurare o apariţie plăcută şi apreciată în societate sau în mediul
dumneavoastră de afaceri.
La sfârşitul acestui curs, după rezolvarea testului de evaluare finală, aveţi posibilitatea
de a intra în posesia Certificatului de absolvire Eurocor.
Pentru ca studiul individual să fie cât mai uşor şi eficient, pe marginea lecţiilor au
fost introduse diferite simboluri:
4 (20) Indică faptul că tema respectivă a mai fost abordată într-o lecţie anterioară (în acest caz,
tema a mai fost abordată în lecţia 4, la pagina 20)
Programa cursului de
Protocol şi organizare evenimente
Fiecare lecţie începe cu o introducere, în care sunt prezentate pe scurt temele abordate în
cadrul acesteia, sub forma unor obiective de atins după parcurgerea întregului material. Am
ales spre exemplificare introducerea Lecţiei 4, care deschide seria lecţiilor dedicate con-
tactelor oficiale.
Utilizarea telefonului
Se spune că toată lumea ştie să vorbească la telefon, dar, probabil, sunt mai puţini cei
care fac acest lucru într-un mod politicos. Există un anumit protocol al convorbirilor
telefonice. Telefonul este un mijloc de comunicare cotidiană, atât în activitatea oficială,
cât şi în viaţa particulară. Telefonul mobil a devenit în momentul actual un instrument
aproape indispensabil, care ne scuteşte de multe drumuri de prisos şi de timp pierdut.
Definiţiile şi noţiunile importante, pe care trebuie să le reţineţi în mod deosebit, au fost mar-
cate printr-o grafică specială. Să aflăm în cele ce urmează câteva informaţii despre etichetă,
vestimentaţia ceremonială a domnilor sau despre documentele oficiale.
Regulile scrise ori nescrise, dar cu siguranţă severe şi de multe ori rigide ale etichetei sunt
caracteristice curţilor regale, cercurilor aristocratice şi comunicării diplomatice. Mai ales
în cazul acestui ultim domeniu, fiecare mişcare şi gest poate avea o semnificaţie pozitivă
sau negativă, în acest ultim caz putând da naştere unor grave conflicte diplomatice.
În sens mai larg, în corpul diplomatic sunt incluşi toţi diplomaţii reprezentanţelor
externe, iar în sens mai restrâns, doar ambasadorii acreditaţi într-o anumită ţară,
la un anumit moment dat.
Smochingul este o haină bărbătească (de culoare neagră), făcută după o croială
specială, foarte deschisă în faţă şi cu reverele de mătase. (engl. Smoking).
în caz că se cere „white tie”: frac, ale cărui accesorii sunt: o vestă albă, cămaşă de
tip frac sau de tip smoching, papion alb, pantofi de lac negri (sau pantofi negri, din
piele, cu şiret) sau costum negru, cămaşă albă, cravată de culoare închisă.
Fracul este o haină bărbătească de stofă neagră (mai rar albă), în faţă scurtă
până în talie, iar la spate alungită şi terminată cu două pulpane înguste, purtată la
solemnităţi. (<fr. frac)
noul ambasador va fi prezent la ceremonie singur sau însoţit(ă) de soţie (soţ); dacă
doreşte, poate să ţină un discurs (în unele ţări, cum ar fi Canada, textul discursului
trebuie predat celor care se ocupă de protocol înainte de începerea ceremoniei);
Cu siguranţă, multe aspecte teoretice pot fi mai uşor înţelese cu ajutorul exemplelor, fiind
însoţite adesea de imagini, desene sau scheme interesante. Iată o selecţie din mai multe
lecţii ale cursului.
La curtea regală spaniolă, eticheta prescria exact executarea salutului adresat regelui,
făcând un pas în faţă cu piciorul drept, cât de adâncă trebuie să fie plecăciunea şi cum
anume se cuvine să fie fluturată pălăria cu pene. În momentul actual, tot eticheta este
cea care reglementează comportamentul adecvat în prezenţa unui şef de stat.
Conform etichetei japoneze, atunci când împăratul Japoniei, Akihito, şi împărăteasa
Michiko se află în public, împărăteasa stă cu un pas în urma soţului ei, deşi acest lucru
înseamnă uneori pentru ea o sarcină de-a dreptul dificilă. În plus, împărăteasa nu se
uită în ochii partenerului său de discuţie, spre deosebire de împărat, care îşi studiază
interlocutorul cu o privire pătrunzătoare.
Discuţiile care se poartă în timpul mesei sunt şi ele stabilite prin reguli de etichetă.
Astfel, la felul întâi conversaţia se face cu vecinul din dreapta, iar la felul următor cu
musafirul din stânga. Evident, nu se poartă discuţii de fond, deoarece la astfel de eveni-
mente partenerul de conversaţie nu este ales, ci impus de regulile de protocol.
Cu cei care stau pe cealaltă parte a mesei se poate discuta doar în cazul în care masa
este îngustă; în caz contrar, partenerii de discuţie vor fi nevoiţi să vorbească foarte tare,
deranjându-i astfel pe ceilalţi oaspeţi.
Cadourile (Lecţia 4)
A oferi un cadou este atât o formă de politeţe, de respect faţă de persoana căreia i se oferă,
dar şi, mult mai profund, o modalitate de a obliga persoana sau instituţia respectivă să
răspundă cu un cadou sau cu un serviciu de valoare (materială ori simbolică) cel puţin
egală cu cea a cadoului făcut. Din acest motiv, în domeniul protocolului diplomatic se
încearcă reglementarea cât mai strictă a oferirii şi primirii de cadouri, astfel încât
să nu apară acuzaţii de mită.
În Japonia, modul de împachetare a cadoului are o semnificaţie mai mare decât val-
oarea acestuia.
în cazul mai multor invitaţi care iau loc în acelaşi automobil, se aplică de obicei
următoarea ordine de plasare:
(în cazul unui automobil mai mare, în care există şi scaun suplimentar)
Trebuie să alocăm timp suficient şi pentru decorarea mesei, fiind indicat să punem masa
cu câteva ore înaintea sosirii invitaţilor.
pahar pentru vin alb, pentru vin roşu, pentru vin nobil, pahare pentru martini, pahar pentru cocteil, pahar
pentru sherry pentru lichior, pahar pentru coniac
pahar pentru vin de Bordeaux, pentru vin rose şi vin pahar pentru apă minerală, pahar pentru bere, pahar
alb, pentru vin de Burgundia pentru whisky, pahar pentru pălincă şi vodcă, pahar
pentru long drink
pahar pentru şampanie, cupă pentru şampanie, bol pahar pentru grog, ceaşcă pentru ceai şi punci, pahar
pentru şampanie pentru cafea irlandeză
Exerciţiul 5
în timpul Prima ţigară poate fi aprinsă după consumarea felului principal sau după ce gazda
mesei şi-a aprins prima ţigară în timpul mesei. Înaintea fiecărui fel de mâncare servit, ţigara
trebuie să fie stinsă, deoarece se consideră lipsă de educaţie dacă fumăm în continuu,
doar trecând în revistă mâncarea de pe masă.
În cadrul recepţiilor unde programul este mai lejer se poate fuma în locurile în care
sunt amplasate scrumiere verticale, cu suport, sau lângă mesele pe care sunt aşezate
scrumiere.
Exerciţiul 3
În relaţiile de afaceri se pot ivi de multe ori situaţii în care opiniile partenerilor să fie
divergente. De aceea este important de ştiut care ar trebuie să fie comportamentul nostru
în astfel de cazuri.
De multe ori, ne putem exprima acordul cu cele spuse de partenerul de discuţie, dar numai
într-un mod diplomatic, pentru a da dovadă de bună-cuviinţă, fără ca acest lucru să însemne
însă că ne dăm acordul total cu privire la afacerea despre care discutăm.
De asemenea, putem formula critici la adresa cuiva sau a ceva fără să denumim concret
ţinta aprecierilor noastre negative.
loialitatea Un om de afaceri trebuie să reprezinte deseori punctul de vedere al companiei sale, iar acest
lucru este numit loialitate faţă de corporaţie.
Deseori, această sarcină nu este una uşoară şi plăcută, mai ales dacă suntem în postura de
reprezentanţi ai unei atitudini colective.
Astfel, este posibil să fim de multe ori puşi în situaţia de a formula, în numele companiei,
opinii cu care personal să nu fim de acord. Totuşi, ţinând seama că în aceste situaţii noi
nu vorbim în nume personal, ci în cel al companiei, trebuie să ne asumăm cele spuse sau,
cel puţin, să le formulăm într-un mod cât mai obiectiv cu putinţă şi să nu arătăm care sunt
sentimentele personale. De regulă, oamenii de afaceri învaţă repede că un comportament
diplomatic nu se construieşte doar din cuvinte.
Dacă partenerul de discuţie este mai agresiv în încercarea de a se informa, trebuie evitate
răspunsurile precise.
Exerciţiul 3
Exerciţiul 1
Dacă sunteţi invitat în casa unui arab şi aţi hotărât să aduceţi câteva cadouri pentru
fetele lui, despre care aţi aflat că au 13 şi 14 ani, cum anume veţi proceda?
În străinătate, sunt cazuri în care suntem invitaţi la o masă de afaceri, însă toţi
participanţii la aceasta îşi plătesc consumaţia, de aceea este indicat să ne informăm în
prealabil în acest sens şi să avem asupra noastră bani sau card bancar.
Cel mai important lucru de ştiut cu referire la masa de afaceri este că invităm pe cineva
la o astfel de masă doar în cazul în care acest lucru este absolut necesar. La lansarea
invitaţiei să comunicăm persoanei respective şi scopul întâlnirii. Acest lucru trebuie să-l
discutăm direct cu persoana în cauză, nu cu secretara acesteia.
În cazul contramandării unui dejun sau a unei cine de afaceri, persoana care trebuie să
propună o altă ocazie este cea care a contramandat întâlnirea. Toate cheltuielile din restaurant
sunt suportate de gazdă, deci atât contravaloarea mâncării, cât şi cea a băuturii consumate,
ceea ce înseamnă şi aperitivul (băutura de întâmpinare), respectiv vinul sau eventual berea,
cafeaua şi băuturile răcoritoare, servite după luarea mesei.
Pe parcursul mesei de afaceri trebuie să evităm temele religioase, etnice şi politice (vezi
lecţia 5). O temă de conversaţie sigură şi fără „capcane” este considerată întotdeauna
starea vremii, sportul, viaţa economică şi culturală, eventual hobby-urile comune, do-
meniul de interes al invitaţilor.
Exerciţiul 4
Imaginaţi-vă un tânăr debutant în lumea afacerilor. Acesta îşi invită pentru prima
oară la masă partenerii de afaceri, însă întâlnirea nu a fost lipsită de surprize: ajunşi
în restaurant, constată că numărul locurilor este insuficient, muzica este mult prea
tare în difuzoarele aflate chiar deasupra mesei găsite cu greu şi, la momentul achitării
consumaţiei s-au ivit probleme, deoarece partenerii săi nu aveau cardurile bancare
la îndemână. Afacerea nu s-a mai încheiat. Unde a greşit tânărul şi ce ar fi trebuit
să facă pentru reuşita negocierilor?
Pentru a vă însuşi cât mai bine regulile de protocol şi organizare evenimente vă sunt de
ajutor şi unele recomandări. Vă oferim asemenea fragmente din Lecţiile 4 şi 6 ale
cursului.
Mesajele lungi lăsate pe robotul telefonic trebuie evitate, deoarece acesta înregistrează
numai mesaje de o anumită durată, de obicei foarte scurtă.
telefonul Cea mai importantă regulă legată de folosirea telefonului mobil este aceea că trebuie să
mobil ştim când se cuvine să-l închidem. Se consideră lipsă de tact şi impoliteţe dacă telefonul
mobil începe să sune în timpul anumitor evenimente oficiale.
RECAPITULAREA LECŢIEI 2
2.1 Există cinci mari domenii în care este necesar apelul la regulile de protocol şi
de etichetă: relaţii interstatale, interguvernamentale şi diplomatice, relaţii ofi-
ciale internaţionale, relaţii oficiale interne, relaţii de societate şi private şi relaţii
familiale.
2.3 Primirea unei delegaţii la nivel înalt cuprinde următoarele aspecte de care
protocolul de stat trebuie să ţină seama: sosirea delegaţiei, derularea programului,
plecarea delegaţiei şi asistenţa la plecarea membrilor acesteia.
2.5 Corpul diplomatic cuprinde, în sens larg, toţi diplomaţii reprezentanţelor externe şi
în sens restrâns, doar ambasadorii acreditaţi într-o anumită ţară, la un moment dat.
Exerciţiul 1
Situaţia creată, zgomotul şi deranjul provocat de copii în restaurant sunt neplăcute din
cauza neatenţiei părinţilor la proprii copii, care sunt prost-crescuţi. În acest caz, aveţi
două soluţii: fie să îi rugaţi pe părinţi să se ocupe de copii, astfel încât să nu mai aveţi
probleme, fie să rugaţi un chelner să atenţioneze părinţii despre păstrarea ordinii şi a
liniştii. În niciun caz nu trebuie să faceţi aceste observaţii pe un ton ridicat şi nici să nu vă
lăsaţi antrenaţi în conflicte, care nu ar face decât să atragă atenţia asupra dumneavoastră
în mod inutil.
Exerciţiul 2
În cazul în care ajunşi, într-un restaurant, nu ştiţi cu precizie unde ar trebui să vă aşezaţi,
este preferabil să aşteptaţi un chelner care să vă conducă spre o masă liberă, deoarece ar
fi destul de neplăcut să vă aşezaţi la o masă rezervată ori să faceţi slalom printre mese
în căutarea uneia libere.
Exerciţiul 3
Cel mai bine ar fi să nu le spuneţi comesenilor că sunteţi alergic, ci, având în vedere
dorinţele lor, să comandaţi antreul recomandat cu atâta căldură de chelner şi să-i îndemnaţi
şi pe ei să-l comande, dar să încercaţi ca, pe cât posibil, să vă abţineţi de la consumarea
lui. Pentru aceasta, puteţi recurge la diverse trucuri, cum ar fi, să pretextaţi că aveţi de
dat un telefon urgent, evitând să mâncaţi în acelaşi timp cu ceilalţi, iar apoi să cereţi să
vi se ia din faţă, motivând că nu vă place rece.
Exerciţiul 4
Este clar că nu chelnerul este vinovat de ceea ce vi s-a întâmplat. Cu toate acestea, servirea
în restaurantul respectiv a fost deplorabilă. În acest caz, puteţi să-i lăsaţi un bacşiş destul
de mare chelnerului (recomandat ar fi cam 10% din valoarea facturii), dar să faceţi şi o
reclamaţie în condica restaurantului.
Exerciţiul 5
~n cazul în care se impune restricţia împotriva fumatului, veţi respecta regulile locului în
care vă aflaţi şi nu veţi insista pentru schimbarea lor. Cu siguranţă că astfel de restaurante
au amenjate locuri speciale pentru fumat, aşa că nu trebuie decât să-i cereţi chelnerului
să vă conducă spre un astfel de loc.
Exerciţiul 6
În ceea ce priveşte mâncarea, bucătăria franceză este mai uşoară şi mai puţin condimentată
decât cea englezească, iar în privinţa băuturilor, francezii sunt mari băutori de vin şi
şampanie şi cultivatori de viţă-de-vie, pe când englezii fac parte dintre popoarele con-
sumatoare de bere.
DICŢIONAR DE SPECIALITATE
PENTRU LECŢIILE 1 ŞI 2
Toate lecţiile sunt însoţite de o temă pentru acasă, cu rolul de a vă verifica însuşirea
cunoştinţelor. Iată ca exemplu tema Lecţiei 2.
3. Cine suportă cheltuielile de şedere într-o ţară străină a unei delegaţii guverna-
mentale?
a) sunt acoperite de oaspeţi;
c) sunt acoperite în egală măsură atât de către invitaţi, cât şi de cei care au lansat
invitaţia.
5. Alcătuiţi un program de timp liber pentru soţia unui preşedinte de stat, aflat
într-o vizită oficială de 4 zile. Precizaţi care vor fi relaţiile cu mass-media în
timpul acestui program.
Temele se rezolvă pe formulare speciale, care pot fi trimise spre corectare profesorului per-
sonal. Mai jos aveţi exemplificat formularul aferent temei prezentate anterior.