Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
SUPORT CURS
ARHIVAR
Autorizat ANC, cu avizul nr. 17/08.12.2014 al
Arhivelor Naţionale ale României
DETALII ŞI ÎNSCRIERI :
0784.045.025
0786.333.100
0760.031.178
www.profesionalnewconsult.ro
office@profesionalnewconsult.ro
www.facebook.com/Profesionalnewconsult
A. LEGISLAŢIE ARHIVISTICĂ:
1. Terminologie de bază în arhivistică: act, document, arhivar, arhivist, arhivistică, arhivă, arhivă
curentă, arhivare, creator de documente, deţinător de documente, fond, colecţie, metru liniar de
arhivă sau prescurtat m.l.
2. Scurt istoric al Arhivelor şi legislaţiei arhivistice româneşti. Continuitate şi reformă în
arhivistica românească.
3. Legea nr. 16/1996 cu modificările şi completările ulterioare. Dispoziţii generale. Legea
138/2013 şi normele de aplicare.
4. Acte care reglementează activitatea arhivistică în instituţiile din România: Instrucţiuni privind
activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de Arhivele Naţionale.
5. Răspunderi şi sancţiuni prevăzute în Legea 16/1996.
6.1. Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente
Obligaţiile compartimentelor creatoare.
6.2. Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente
Obligaţii ale personalului responsabil cu munca de arhivă.
1.Terminologie:
act (arh., dipl.), termen general pentru orice înscris întocmit de persoane fizice sau juridice,
consemnând situaţii de drept sau de fapt.
document (dipl., arh.), termen generic însumând toate categoriile de surse ce pot transmite date
istorice (inscripţii, urme de civilizaţie materială, acte etc). În sens arhivistic, defineşte toate
sursele pe suporţi friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, înregistrărilor sonore,
cinematografice sau altor imagini, care prezintă interes pentru cunoaşterea istorică. În
conformitate cu prevederile Decretului nr. 472/1971 categoria de documente cuprinde toate
înscrisurile create în decursul vremii, de persoane fizice sau juridice, constituind un izvor de
cunoaştere a istoriei; aceste înscrisuri, bunuri de interes naţional, cărora statul le acordă protecţie
specială, alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional, parte integrantă a Patrimoniului Naţional
Cultural.
arhivar (arh.), funcţionar care se ocupă cu munca de arhivă la Arhivele Naţionale ale României
(ANR) sau la celelalte instituţii, executând operaţiuni de primire-predare a documentelor din
depozit, conform normelor tehnice, precum şi operaţiuni de ordonare, inventariere şi păstrare a
arhivei. În trecut, arhivarul avea şi rolul de condicar (v) sau registrator (v).
arhivist (arh.), specialist care îşi desfăşoară activitatea în cadrul Arhivelor Statului şi al unor
instituţii centrale sau judeţene, având ca sarcină organizarea, conservarea şi valorificarea
documentelor din Fondul Arhivistic Naţional.
Arhivístică s. f. Știință auxiliară a Istoriei care are ca obiect studiul și organizarea documentelor
cu valoare istorică.
arhivă (arh.), 1. Ansamblu de documente constituite organic (elaborate sau primite) referitoare
la istoria unui popor, la activitatea unei organizaţii, la persoane particulare şi juridice, destinate,
prin natura lor, a fi conservate; 2. Loc special amenajat unde sunt strânse documentele rezultate
din activitatea unei organizaţii în vederea păstrării şi cercetării lor. Sin. depozit de arhivă (1); 3.
Instituţie sau parte structurală a unei organizaţii care efectuează primirea şi păstrarea
documentelor, organizând folosirea lor în scopuri politice, ştiinţifice, economice, sociale,
culturale etc.;
arhivă curentă, constituită din documentele primite, expediate sau întocmite pentru uz intern,
rezultate din activitatea cotidiană a organizaţiilor, care sunt păstrate în serviciul de registratură un
timp limitat (un an sau doi), până ce consultarea lor nu mai este necesară şi permite constituirea
lor în dosare conform nomenclatorului.
metru liniar de arhivă (arh.), unitate etalon definită prin cantitatea de arhivă de pe o poliţă-raft
cu lungimea de un metru. Serveşte la aprecierea volumului de arhivă existent într-un depozit, la
dimensionarea spaţiilor de depozitare, la calcularea necesităţilor de rafturi şi mijloacelor de
transport etc. Un m.l. (prescurtare) cântăreşte între 40 – 60 kg, iar un metru cub de arhivă stivuită
reprezintă circa 15 m.l. de arhivă.
a)
Arhivele s-au înfiinţat prin Regulamentele Organice (în 1831, Ţara Românească şi în 1832,
Moldova)
După unirea Moldovei cu Ţara Românească (Mica Unire din 24 ianuarie 1859) s-a înfiinţat
Direcţia Arhivelor Statului (1862, Al. I. Cuza). Erau practic două Arhive: la Bucureşti
(Centrala) şi Iaşi (subordonată).
După Marea Unire (1 decembrie 1918) a existat o Lege a Arhivelor în 1925. S-au înfiinţat Arhive
în provinciile istorice: Cluj, Sibiu, Braşov, Năsăud, Cernăuţi, Chişinău, Craiova etc.
După al Doilea Război Mondial şi venirea comuniştilor la putere, Arhivele Statului au fost
militarizate, după model sovietic, prin trecerea lor în subordinea Ministerului Afacerilor Interne,
unde se află şi în prezent.
Modernizare în perioada comunistă, prin construirea de Arhive în oraşele de reşedinţă ale fiecărui
judeţ din ţară. Prin Decretul nr. 472/1971 s-a înfiinţat Fondul Arhivistic Naţional al Republicii
Socialiste România.
Definiţie:
Fondul Arhivistic Naţional reprezintă totalitatea documentelor de importanţă istorică şi
documentară păstrate de Arhivele Naţionale şi instituţiile publice şi private cărora statul le
acordă protecţie specială.
După Revoluţia din 1989, a intrat în vigoare Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996. Toate
instituţiile care creează sau deţin documente se spun dispoziţiilor acestei legii în ceea ce priveşte
modul în care îşi gestionează fondul documentar fiind îndrumate şi controlate de inspectorii şi
consilierii Arhivelor Naţionale. Excepţie fac următoarele instituţii:
- Academia Română, MApN, SRI, MAE, SIE, SPP (în general doar cele care ţin de
siguranţa naţională).
Definiţie:
Îndrumare şi control (arh.), activitate prin care Arhivele Naţionale şi filialele sale judeţene
asigură aplicarea prevederilor legislaţiei, normelor şi principiilor arhivistice de către creatorii de
arhivă. Obiectivele muncii de îndrumare şi control sunt:
- înregistrarea documentelor;
- constituirea arhivei curente sau grupare documentelor în dosare;
- depunerea documentelor de către compartimente la arhiva organizaţiei;
- evidenţa documentelor;
- prelucrarea documentelor: ordonarea, inventarierea, selecţionarea,
- păstrarea documentelor, depozitare sau conservare:
- folosirea documentelor;
- pregătirea documentelor în vederea predării sau depunerii la Arhivele Naţionale;
b)
Organizarea Arhivelor Naţionale ale României:
Organigrama:
Definiţie: Organigrama reprezintă structura organizatorică a angajatorului, aşa cum aceasta este
structurată schematic şi pe departamente, aprobată de directorul general, administrator sau
acţionari.
Documentele deţinute de Arhivele Naţionale sunt păstrate în fonduri şi colecţii, în respect faţă
de creatorul de fond sau creatorul de arhivă şi ordinea iniţială a fondului.
Definiţii:
fond arhivistic (arh.), totalitatea documentelor create în decursul activităţii unei instituţii,
întreprinderi, organizaţii, asociaţii, independente din punct de vedere organizatoric şi operativ,
ori a unei familii sau persoane fizice, structurate organic după criterii istorice sau logice. Fondul
arhivistic constituie unitate de evidenţă în cadrul Fondului Arhivistic Naţional. Fondul personal,
totalitate a documentelor create sau primite în decursul vieţii şi activităţii unei persoane fizice,
sistematizate (ordonate) pe diferite criterii determinate, în general, de felul activităţii depuse de
persoana respectivă. Un astfel de fond cuprinde actele personale, scrisori, manuscrise personale
sau străine de arhiva persoanei respective, lucrări proprii tipărite cu însemnări şi note personale,
acte privind, activitatea ştiinţifică, politică, culturală sau obştească, acte referitoare la bunuri
personale etc. Fond familial
Definiţii:
creator de arhivă sau de documente (arh.), fiecare din instituţiile, întreprinderile, organizaţiile
de stat şi particulare, persoane fizice care în decursul activităţii au creat documente cu valoare
istorico-documentară.
deţinător de documente (arh.), organizaţie sau persoană fizică care are în păstrare documente
rezultate din activitatea proprie, preluate prin desfiinţarea, comasarea şi reprofilarea altor
organizaţii, dobândite prin moştenire, donaţie sau cumpărare ori în alte împrejurări.
principiul integrităţii fondului arhivistic (arh.), principiu de fondare potrivit căruia toate
unităţile arhivistice provenite de la acelaşi creator formează şi se păstrează într-un singur fond.
principiul integrităţii fondului arhivistic.
Temă practică:
Vizualizarea online ale unor Liste ale fondurilor şi colecţiilor deţinute de Arhivele Naţionale
şi analizarea acestora.
arhive ale asociaţiilor şi organizaţiilor particulare (arh.), arhive din categoria arhivelor
particulare, constituite din documentele create de organisme economice (întreprinderi industriale,
case de comerţ, bănci etc.), sociale (asociaţii de ajutor reciproc, societăţi filantropice), culturale,
nefinanţate de stat.
arhive ale instituţiilor comerciale (arh.), arhive din categoria arhivelor economice, compuse
din documentele create de camerele de comerţ, companiile de comerţ, direcţiile comerciale
judeţene, firmele comerciale, administraţiile vamale judeţene, sucursalele vamale etc. Categoriile
de documente cuprinse în aceste arhive sunt: registre cu procese-verbale ale consiliilor de
administraţie, dări de seamă, rapoarte, anchete; convenţii, diferite statistici, corespondenţă între
diferite firme; regulamente referitoare la organizarea şi funcţionarea camerelor de comerţ, a
arhive (ale instituţiilor) de învăţământ (arh.), arhive create de instituţiile de învăţământ (şcoli
primare, gimnaziale, liceale, şcoli normale, profesionale, universităţi) şi de instituţiile care au
coordonat activitatea de învăţământ: Eforia Şcoalelor, Revizorate şcolare (Inspectoratele
şcolare), circumscripţiile şcolare, Comitete şcolare judeţene.
arhive ale instituţiilor şi întreprinderilor de transport (arh.), arhive din categoria arhivelor
economice, constituite din documente create de instituţii şi întreprinderi de transporturi (pe uscat,
pe apă, aeriene): serviciile judeţene de drumuri naţionale, direcţiile centrale şi regionale C.F.R.,
inspectorate regionale de navigaţie, căpităniile porturilor, flotilele de aviaţie etc. între categoriile
de documente cuprinse în aceste arhive se numără: dări de seamă anuale, bilanţuri, scheme de
organizare, bugete, liste de firme furnizoare, comenzi de lucrări şi materiale, contracte cu diferiţi
furnizori, rapoarte, regulamente, situaţii generale recapitulative, liste de amenzi, schiţe şi planuri
tehnice, corespondenţă referitoare la acţiunile sindicale etc.
arhive culturale (arh.), arhive (1) de instituţie sau create de persoane fizice, constituite din
documente provenite de la diferite instituţii de cultură şi artă sau de la scriitori, oameni de artă şi
cultură. Arhivele Statului păstrează fonduri ale unor instituţii de cultură care au activat începând
cu a doua jumătate a sec. al XIX-lea: Asociaţia pentru literatură si cultura poporului român –
„ASTRA” (Braşov, 1850-1944: Sibiu, 1861-1950; Năsăud, 1862-1954 etc.); Ateneul Român
(1864-1949); Comisia Monumentelor Istorice, Liga culturală etc. La acestea se adaugă şi alte
fonduri ale: muzeelor, bibliotecilor, căminelor culturale, teatrelor, redacţiilor ziarelor şi revistelor
etc.
arhive de instituţii bancare şi financiare (arh.), arhive, din categoria arhivelor economice,
constituite din documente aparţinând unor instituţii şi întreprinderi ca: Banca Naţională – cu
sucursalele sale – , Banca pentru agricultură, industrie şi comerţ, creditul financiar-rural, creditul
financiar-urban, băncile populare săteşti, băncile agrare, băncile comerciale, institutele de credit
şi economii; administraţiile financiare judeţene, percepţiile comunale etc. Aceste arhive sunt
compuse din registre de evidenţă şi operaţiuni bancare, acte de casă, corespondenţe privind
acordări de credite, intabulări şi licitări de imobile, precum şi efectuarea de operaţiuni de scont,
finanţări de lucrări edilitare, dări de seamă şi bilanţuri anuale ale unor bănci şi case de economii
etc. Cele mai vechi fonduri bancare sunt Trezoreria Transilvaniei – Sibiu (cu documente din
1690) şi Visteria Moldovei – Iaşi (cu documente din 1763).
arhive de întreprinderi şl instituţii agricole (arh.), arhive din categoria arhivelor economice,
rezultate din activitatea unor întreprinderi şi instituţii ca: inspectoratele agricole judeţene,
inspectoratele agricole de plăşi, consilieratele agricole judeţene, serviciile agricole judeţene,
camerele agricole, ocoalele agricole, eforiile judeţene de păşuni, fermele agricole, I.A.S.,
S.M.A.; trusturi judeţene, direcţii agricole judeţene etc. Documentele cuprind instrucţiuni,
arhive de literatură şi artă (arh.), arhive din categoria arhivelor culturale, care cuprind
documente provenite de la creatorii de literatură şi artă, fie persoane fizice, fie instituţii cu
caracter cultural, literar şi artistic. Aceste arhive sunt constituite din manuscrise (corespondenţă,
monografii, jurnale, articole, însemnări etc.), desene, stampe, gravuri, reproduceri de pe opere de
artă etc.
arhive de stare civilă (arh.), arhive, din categoria arhivelor de instituţie, care cuprind documente
de stare civilă (naştere, căsătorie, deces), înregistrări sporadice ale unor astfel de acte există din
evul mediu. În ţara noastră arhivele de stare civilă s-au constituit târziu, în urma introducerii unor
astfel de oficii pe lângă biserici, în anul 1723 în Transilvania şi, între anii 1831 şi 1832, în Ţara
Românească şi Moldova. Din anul 1865 în Ţara Românească şi Moldova, iar din 1895 în
Transilvania, oficiile de stare civilă au început să funcţioneze pe lângă primăriile comunelor,
răspunderea legală aparţinând tribunalelor, care legalizau registrele de stare civilă, punându-le în
circulaţie în dublu exemplar, prin comune. Un exemplar era oprit la primăria comunei, iar
celălalt se depozita la tribunal. Arhivele de stare civilă formează serii deosebite atât la comune,
unde fac parte din fondul primăriei, cât şi la tribunale. Prin reforma din anul 1950 s-a instituit un
arhive ecleziastice (arh.), arhive, din categoria arhivelor particulare constituite din documentele
existente la mitropolii, episcopii, mănăstiri, schituri, biserici şi culte religioase. A. sunt
constituite din documentele proprii ale acestor aşezăminte (archivum domesticum), din
documentele particularilor depuse spre păstrare (archivum regnicolare) şi din documentele emise
de aceste aşezăminte. Conform Decretului nr. 472/1971, privind Fondul Arhivistic Naţional,
organizaţiile de cult, deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, au
fost obligate să le declare la Direcţia Generală a Arhivelor Statului sau la filialele Arhivelor
Statului, în vederea depunerii lor spre păstrare permanentă.
arhive economice (arh.), arhive (1) de instituţie constituite din documente provenite de la
instituţii şi întreprinderi cu atribuţii în diferite domenii ale economiei. Arhivele economice se
compun din arhive ale instituţiilor industriale, agricole, bancare şi financiare, comerciale şi de
transporturi. Cele mai vechi fonduri economice sunt: Direcţia minelor şi uzinelor metalurgice –
Baia-Mare (1669-1948) şi fondul Uzinele chimico-metalurgice – Zlatna (1789). Dar majoritatea
a. datează din sec. al XIX-lea. Înrudite cu arhivele economice sunt arhivele statistice, foarte utile
pentru studiul legităţilor social-economice, denumite şi arhive statistice-economice. Arhiva
recensămintelor României.
arhive judecătoreşti (arh.), arhive (1), din categoria arhivelor de instituţie, care cuprind
documente create de instituţiile judecătoreşti (instanţe judecătoreşti, colegiile avocaţilor şi
magistraţilor, procuratura sau parchete). După 1831, în Ţara Românească şi Moldova, justiţia se
organizează pe baze noi, apar instituţii judecătoreşti de-sine-stătătoare ca: Logofeţia Dreptăţii,
înaltul Divan, înalta Curte de Revizie, înalta Curte şi procuraturile judeţene. Această structură
durează până la 1861 când are loc o reorganizare a instituţiilor judecătoreşti şi când apar
următoarele noi instituţii: Înalta Curte de casaţie, curţi de apel, tribunale şi judecătorii, fiecare cu
jurisdicţii bine determinate. În Transilvania, instanţele de judecată de-sine-stătătoare au luat
fiinţă după 1867, când vechile instituţii feudale sunt înlocuite cu judecătoriile de plasă şi
tribunalele judeţene. Prin legea de organizare judecătorească din 1925 s-a uniformizat sistemul
instituţiilor judecătoreşti în întreaga ţară, aceasta durând până în 1952, când, cu prilejul noii
organizări, s-au înfiinţat următoarele instanţe judecătoreşti: tribunalele populare (raionale şi
orăşeneşti), regionale, Tribunalul Capitalei şi Tribunalul Suprem. Arhivele notariale.
arhive legislative (arh.), arhive din categoria arhivelor de instituţie, cuprinzând documente
create de activitatea puterilor legislative. Dintre fondurile legislative, Arhivele Naţionale
păstrează: Divanul domnesc – Iaşi (1786-1862); Dieta Transilvaniei (din care se păstrează la
Arhivele Sibiu documente dintre anii 1536 şi 1847); Adunările Legislative – Bucureşti şi Iaşi
(1831-1866); Casa Regală; Consiliul de Stat; Adunarea deputaţilor, Plebiscitele etc.
arhive speciale (arh.), 1. Arhive care cuprind documente adunate la un loc pe baza unor
caracteristici, de obicei fizice, care le sunt proprii (de ex. natura suportului material); în virtutea
criteriului fizic al documentului, arhivele cine-fono-fotografice sunt considerate a. s. V. arhiva
Radioteleviziunii Române, Arhiva Naţională de Filme. 2. Arhivă constituită într-o anumită
ramură de activitate (ex. arhiva de literatură şi artă etc.).
arhive tehnice (arh.), arhivă din categoria arhivelor economice, care cuprinde totalitatea
documentelor cu caracter tehnic create de anumite institute de cercetare şi proiectare,
întreprinderi industriale sau organizaţii economice. În categoria documentelor tehnice intră studii
tehnico-economice, proiecte de execuţie, tehnologii, normative, figuri tehnice reprezentând
documentaţia tehnică elaborată de respectiva instituţie sau întreprindere, cât şi cea provenită de
la alte instituţii de proiectare din ţară şi străinătate. În raport de categoriile de documente tehnice,
create îndeosebi în cadrul arhivelor tehnice din institutele de proiectare, se disting două categorii
de arhive: arhive de siguranţă sau de planuri originale şi arhive de consultare, cuprinzând copiile
în evidenţă şi copiile informative ale proiectelor în forma expediată de beneficiar, microfilmele
planurilor sau dosarelor şi proiectelor elaborate de alte organizaţii.
Dispoziţii generale.
Art. 36
Constituie contravenţii la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă nu sunt săvârşite în
astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracţiuni:
Terminologie
unitate arhivistică, u.a. (prescurtare), element component al unui fond sau unei colecţii
arhivistice, care se individualizează prin conţinutul şi forma sa şi care ocupa ocupă o poziţie
distinctă în instrumentul de evidenţă fizică al fondului sau colecţiei.
dosar (arh.), unitate arhivistică în care se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, de
aceeaşi valoare (cu acelaşi termen de păstrare), după un criteriu stabilit (tematic, alfabetic,
geografic etc.); el ocupă un loc distinct în inventarul fondului sau colecţiei căreia îi aparţine;
dosarul poate avea două sau mai multe volume, dacă la aceeaşi problemă s-a cumulat un număr
de peste 300 file document.
registratură (arh.). 1. Compartiment sau parte a unui compartiment al organizaţiilor, care are în
competenţa sa, organizarea circuitului tuturor documentelor care intră, ies sau sunt create pentru
circulaţia internă. Activitatea sa constă în primirea tuturor documentelor intrate, conexarea celor
referitoare la aceeaşi problemă, repartizarea lor spre rezolvare compartimentelor competente,
expedierea răspunsurilor ca şi a documentelor întocmite cu destinaţie spre exterior. R. are un
caracter obligatoriu pentru fiecare organizaţie, indiferent de natura sau volumul activităţii sale. 2.
Localul, camera, biroul unde se desfăşoară activitatea de registratură.
conexarea documentelor (arh.), grupare a două sau mai multe documente care tratează aceeaşi
problemă sau probleme similare; acţiunea de conexare se consemnează în registrul de intrare-
ieşire astfel: la primul document înregistrat se menţionează numerele documentelor conexate, iar
la fiecare document conexat se indică numărul documentului la care au fost conexate.
opis (arh.), lista tuturor actelor cuprinse într-o unitate arhivistică, în care se redă, pe scurt,
conţinutul acestora.
Evidenţa documentelor
Legea nu mai prevede un model de registru de intrare-ieşire sau alte detalii legate de
înregistrare.
Tematica activităţilor
A.CONSTITUIREA DOSARELOR sau UNITĂŢILOR ARHIVISTICE (u.a.)
Terminologie:
Etapele premergătoare formării dosarului.
Gruparea documentelor în dosare pe probleme şi termene de păstrare.
Perfectarea unităţilor arhivistice la compartimente.
Constituirea dosarului, numerotarea, certificarea, legarea dosarului. Completarea coperţii
dosarului.
Recomandări tehnice privind lucrările de legătorie manuală a documentelor de arhivă.
Lucrări practice: Completarea unei coperte de dosar
B. NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Nomenclatorul arhivistic: Definiţie, importanţă, structură, prevederi normative.
Organigrama instituţiei şi Nomenclatorul arhivistic.
Atribuţiile şi rolul compartimentelor de muncă, ale Comisiei de Selecţionare de la creatorul şi
deţinătorul de documente şi ale celei de la Arhivele Naţionale în întocmirea Nomenclatorului
arhivistic. Importanţa colaborării cu Arhivele Naţionale în întocmirea Nomenclatorului arhivistic.
Condiţii în care se modifică şi completează Nomenclatorul arhivistic. Comisia de selecţionare la
creator.
Seminar: Prezentarea şi analizarea unor Nomenclatoare arhivistice confirmate de Arhivele
Naţionale (structură, compartimente, genuri de documente).
Aplicaţie practică: Elaborarea unui proiect de Nomenclator arhivistic.
Dezbateri interactive: Analizarea proiectelor elaborate de cursanţi.
Dezbateri interactive: Rolul Nomenclatorului arhivistic în constituirea arhivei curente.
Concluzii privind necesitatea întocmirii şi aplicării Nomenclatorului arhivistic. Rolul şi atribuţiile
arhivarului/responsabilului cu munca de arhivă‚ în întocmirea Nomenclatorului.
Terminologie:
mapa de arhivă (arh., cons.), mijloc de protecţie a documentelor individuale sau a unor grupuri
mici de documente, confecţionat din carton cu articulaţii mobile, care se pot plia după formatul şi
dimensiunile filelor păstrate în interior.
dosar (arh.), unitate arhivistică în care se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, de
aceeaşi valoare (cu acelaşi termen de păstrare), după un criteriu stabilit (tematic, alfabetic,
geografic etc.); el ocupă un loc distinct în inventarul fondului sau colecţiei căreia îi aparţine;
dosarul poate avea două sau mai multe volume, dacă la aceeaşi problemă s-a cumulat un număr
de peste 300 file document. În sec. al XIX-lea se numea delă.
Prima operaţie în cadrul formării dosarului constă în aşezarea în bibliorafturi sau în mape a
documentelor primite de la diferiţi corespondenţi, persoane juridice sau fizice, împreună cu
documentele de răspuns (dacă au necesitat răspuns), cât şi cu anexele lor, conturându-se aşezarea
documentelor în ordinea descrescătoare a numerelor de înregistrare. Aceasta este prima fază a
formării dosarului în care evoluează, concomitent cu cea de rezolvare a lucrărilor, respectiv de
constituire a documentelor.
Terminologie:
indicativ al dosarului (arh.), ansamblul de semne constând din litere şi cifre care
individualizează dosarul şi indică locul pe care îl ocupă în nomenclator (ex. III B a 12
reprezintă: cifra romană – Direcţia, litera majusculă – Serviciul, litera mică – Biroul şi cifra
arabă – numărul dosarului în cadrul biroului care 1-a creat).
B. NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru obligatoriu pentru toţi creatorii de arhivă..
Acesta se prezintă sub forma unui tabel care conţine toate structurile creatoare de documente,
categoriile sau grupurile de documente create şi termenul lor de păstrare. Neîntocmirea
nomenclatorului arhivistic se sancţionează cu amendă contravenţională.
Terminologie:
Atribuţiile arhivarului:
Generalităţi
Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii, după
modelul din anexa nr. 1 din Legea 16/1996 a Arhivelor Naţionale.
Nomenclatorul cuprinde toate categoriile sau grupele de documente constituite în: dosare,
registre, condici, cataloage sau cele clasificate, pe alte suporturi decât hârtia (albume de
fotografii) sau documente electronice (audio, video, foto, baze de date).
Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de documente prin decizie sau
dispoziţie internă şi se confirmă de Arhivele Naţionale.
Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului. Acesta
poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă sau numai din cifra arabă, dacă
creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau
nici compartimente de muncă.
Atenţie!
În situaţia în care creatorul de arhivă nu are în organigramă direcţii sau servicii se va renunţa la
aceste rubrici din nomenclatorul arhivistic. Indicativul dosarului după nomenclator variază în
funcţie de structura organizaţională a creatorului de arhivă.
Tematica activităţilor
PRELUCRAREA ARHIVISTICĂ A DOCUMENTELOR. OPERAŢIUNI ARHIVISTICE.
Principalele operaţiuni arhivistice care se desfăşoară la creatorii şi deţinătorii de documente
asupra arhivei curente şi de depozit. Definiţii, noţiuni de bază (ordonare, inventariere,
selecţionare).
A. FONDAREA DOCUMENTELOR/DOSARELOR
Terminologie, definiţie etc.
B. ORDONAREA DOSARELOR
Ordonarea şi inventarierea documentelor create înainte de aplicarea Nomenclatorului. Ordonarea
documentelor pe fonduri.
Ordonarea documentelor în cadrul fondului.
C. INVENTARIEREA DOSARELOR
Inventarierea arhivei curente la compartimente. Etapele procesului de inventariere.
Părţile componente ale inventarului.
Tema practică: Completarea unui inventar.
Predarea/preluarea la arhiva unităţii a documentelor create la compartimente.
Tema practică: Completare proces-verbal de predare–primire.
Inventarierea, metode de inventariere şi elementele inventarului.
Tema practică: Inventarierea de u.a pe suport clasic (întocmirea unor fişe de inventar, trecerea u.a
în inventar, etc.)
D. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR
Selecţionarea documentelor: definirea operaţiunii; stabilirea valorii practice, istorice şi ştiinţifice
a documentelor.
Metodologia organizării activităţii de selecţionare a documentelor.
Utilizarea Nomenclatorului arhivistic şi a inventarelor în activitatea de selecţionare a actelor
lipsite de valoare.
Utilizarea Nomenclatorului arhivistic şi a inventarelor în activitatea de selecţionare a
documentelor lipsite de valoare documentar-istorică la expirarea termenelor de păstrare.
Rolul şi importanţa Comisiilor de selecţionare de la creatori şi de la Arhivele Naţionale.
Documentaţia care se întocmeşte şi se înaintează spre confirmare Arhivelor Naţionale (referatul,
procesul-verbal de selecţionare, adresa de înaintare).
Aplicaţii practice: Referatul, procesul-verbal de selecţionare al Comisiei de selecţionare.
Procedura de verificare şi de confirmare a lucrărilor de selecţionare. Integrarea documentelor
recomandate de Arhivele Naţionale spre a fi păstrate permanent sau încă o perioadă de timp.
Sancţiuni la Legea 16/1996.
Procedura de verificare şi de confirmare a lucrărilor de selecţionare. Integrarea documentelor
recomandate de Arhivele Naţionale spre a fi păstrate permanent sau încă o perioadă de timp.
Sancţiuni la Legea 16/1996.
Procedura de eliminare a actelor fără valoare după primirea avizării. Operarea în instrumentele de
evidenţă a arhivei.
Aplicaţii practice: Întocmirea unei lucrări de selecţionare.
Terminologie:
prelucrare a fondului (arh.), totalitatea operaţiunilor arhivistice efectuate asupra unui fond sau
colecţii, în vederea punerii acestora la dispoziţia cercetării ştiinţifice (ordonare, selecţionare,
inventariere). S-a mai folosit şi expresia „prelucrare tehnico-ştiinţifică a materialului
documentar".
Definiţie:
Fondarea este operaţiunea de stabilire a apartenenţei documentelor sau dosarelor la un fond sau
colecţie arhivistică în raport de caracteristicile interne.
Definiţie:
Ordonarea dosarelor este o operaţiune arhivistică de grupare a documentelor dintr-un fond sau
colecţie conform unui anumit criteriu în funcţie de modul cum au fost constituite documentele,
cantitate, valoare, stare şi natura documentelor.
- Cronologic - ordonarea unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie se face potrivit
datei de creare;
- Cronologic, pe probleme – ordonarea documentelor din cadrul unui fond sau colecţie se
face pe ani, iar în cadrul anilor pe probleme. Această metodă de ordonare se foloseşte
pentru fondurile ai căror creatori nu au avut compartimente, când schema de organizare a
creatorului de fond nu poate fi reconstituită sau atunci când dintr-un fond s-au păstrat
puţine documente;
- Cronologic-structural – ordonarea unităţilor arhivistice dintr-un fond se face pe ani, iar
în cadrul anilor pe compartimente (serii). Această metodă se foloseşte la ordonarea
fondurilor ai căror creatori au suferit mai multe transformări organizatorice în decursul
activităţii.
- Structural-cronologic – ordonarea unităţilor arhivistice dintr-un fond se face pe
compartimente (serii), în cadrul acestora pe ani, iar în cadrul anilor pe probleme. O. se
foloseşte la ordonarea fondurilor ai căror creatori au avut aceeaşi formă de organizare sau
au suferit puţine modificări în structură de-a lungul activităţii lor.
Exemplu: Există 100 de dosare de personal, păstrate fără o ordine vizibilă. Ordonarea cea
mai utilă pentru regăsire este cea alfabetică, după numele persoanei (deci, ordonare
intelectuală, bazată pe conținut). Fizic, dosarele pot fi ordonate alfabetic sau pot fi lăsate în
ordinea în care există (ce va fi identificată prin alocarea unei cote — un număr de la 1 la 100
pentru fiecare dosar), urmând ca ordonarea alfabetică să se realizeze virtual, la nivelul
instrumentului de evidentă, cu referire la cota stabilită inițial.
2. Genului de documente.
Ordonarea se foloseşte pentru unităţile arhivistice de acelaşi fel: dosare personale,
caziere, dosare de clienţi.
3. Nomenclatorului arhivistic.
C. INVENTARIEREA DOSARELOR
PREDAREA LA COMPARTIMENTUL DE ARHIVĂ
Definiţie:
Inventarierea este operaţiunea de luare în evidenţă a documentelor şi unităţilor
arhivistice dintr-un fond, fragment de fond sau colecţie, după ordonarea lor, conform unor criterii
stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Terminologie
inventar (arh.), 1. Instrument de evidenţă a unităţilor arhivistice existente într-un fond sau
colecţie, în care documentele sunt înregistrate din punct de vedere cantitativ şi al conţinutului, în
raport de structura fondului sau colecţiei, se poate întocmi şi pe compartimente, serii, genuri de
documente etc. în funcţie de volumul şi felul informaţiilor, şi pot fi simple, dezvoltate sau
tematice. Inventarul constituie evidenţa de bază a Fondului Arhivistic Naţional. Inventarul
general al arhivei sau Lista fondurilor şi colecţiilor, instrument de evidenţă nominală a
fondurilor şi colecţiilor deţinute de Arhivele Naţionale, care însumează date asupra denumirii şi
perioadelor de creare a documentelor constitutive ale fondurilor, precum şi asupra deţinătorilor
acestora.
cuprinsul unităţii arhivistice (arh.), element de bază al inventarului arhivistic care redă în mod
concis principalele informaţii dintr-o unitate arhivistică.
Teme practice:
Completarea unor liste de inventar şi a unui proces-verbal de predare-primire a
documentelor
Completarea registrului de evidenţă curentă.
Selecţionarea reprezintă una din operaţiunile de bază ale activităţii arhivistice care constă în
stabilirea valorii documentar-istorice sau practice a dosarelor dintr-un fond sau colecţie, în
vederea păstrării permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi eliminarea
celor lipsite de importanţă.
Terminologie:
Dispoziţii generale:
Etapele selecţionării:
Tematica activităţilor
C. FOLOSIREA INFORMAŢIILOR DIN DOCUMENTE ÎN SCOPURI PRACTICE
Activitatea de soluţionare a cererilor adresate creatorilor de către persoanele fizice şi juridice.
Eliberarea de copii, extrase şi certificate: prevederi legale (Legea nr. 16/1996, O.G. nr. 27/2002,
Legea nr. 233/2002, Legea nr. 29/1990 etc.).
Aplicaţii practice: Întocmirea unui referat de cercetare a documentelor în vederea soluţionării
unei cereri. Analizarea acestuia.
Atribuţiile arhivarului:
- Înregistrează solicitările
- Depistează documente referitoare la informaţiile solicitate
- Întocmeşte/eliberează acte specifice
Terminologie
Atribuţiile arhivarului:
Completează evidenţele de la depozitul de arhivă:
- registrul de evidenţă
- registrul de depozit.
Temă practică:
Definiţie:
Atribuţiile arhivarului:
Terminologie:
termen de depunere a documentelor (arh.), interval de timp stabilit prin acte normative, în
limita căruia organizaţiile predau Arhivelor Naţionale documentele ce fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional.
termen de păstrare (arh.), limita de timp stabilită pentru păstrarea diferitelor categorii de
documente, într-un fond, precizată prin indicatorul termenelor de păstrare (v.).
Termene de depunere:
Răspunderi şi sancţiuni
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional sunt bunuri de interes naţional, cărora
statul le acordă protecţie specială, pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrităţii Fondului
Arhivistic Naţional sau nu iau măsuri privind evidenţa, selecţionarea şi păstrarea acestor
documente conform Legii Arhivelor Naţionale.
Dispoziţii generale:
Terminologie
microfilm de arhivă (arh., cons.), copie a unui document sau a unei serii de documente, realizată
prin microfotocopierea pe peliculă a imaginilor documentelor. M. se utilizează frecvent în practica
arhivelor pentru asigurarea conţinutului documentelor în cazul distrugerii sau dispariţiei
originalului, pentru înlocuirea acestuia în cadrul activităţilor de studiu şi cercetare, pentru
completarea fondurilor şi colecţiilor prin schimburi între diferite arhive sau biblioteci etc. Faţă de
alte forme miniaturizate m. prezintă avantaje legate de execuţia şi utilizarea în condiţii uşor
accesibile pentru instituţiile deţinătoare de arhivă. V. şi microfilmare a documentelor, film.
ignifugare a spaţiilor (arh., cons.), operaţie de acoperire a suprafeţelor combustibile (în special din
lemn) din depozitele de arhivă cu o substanţă ce le conferă rezistenţă la foc; silicatul de sodiu în
soluţie apoasă este o substanţă deseori folosită în acest scop. V. prevenirea şi stingerea incendiilor
în depozitele de arhivă.
climatizare a depozitelor de arhivă (arh., cons.), ansamblu de măsuri având ca scop menţinerea
temperaturii, umidităţii relative şi purităţii aerului din depozitele de arhivă la parametrii
recomandaţi pentru conservare, cu ajutorul unor instalaţii de climatizare. Instalaţiile de climatizare
sunt compuse din priza de aer, camera de climatizare, baterii şi guri de distribuţie, prevăzute cu
aparate de măsură, control şi reglare a condiţiilor de microclimat. în cazul documentelor scrise pe
hârtie şi pergament, microclimatul optim este cuprins între limitele 14-18° C şi 45-65% u. r.; pentru
conservarea microfilmelor se prevăd umidităţi relative mai scăzute, între 40-50%. Pentru prevenirea
acţiunii prafului şi noxelor din atmosfera poluată, în special în mediul urban, este necesară
purificarea aerului admis în depozite.
ciuperci de mucegai (arh., cons.), grup de organisme microscopice care produc pe documentele de
arhivă filamente lungi, bogat ramificate, numite hife sau micelii, pe care se formează elementele de
înmulţire cunoscute sub numele general de spori şi care se răspândesc foarte repede prin aer, prin
apă sau prin contact. C. se dezvoltă în depozitele de arhivă numai dacă umiditatea relativă a aerului
este mai mare de 65%; de obicei apar când arhiva este depozitată în subsoluri sau spaţii igrasioase,
neaerisite. Această formă de biodeteriorare se poate produce şi în caz de inundaţii, chiar parţiale, ale
depozitelor de arhivă. Atacul se pune în evidenţă prin pete sau zone întinse diferit colorate, uneori
Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025
Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
acoperite de o pâslă groasă de micelii; în cazuri grave suportul este puternic degradat, iar filele se
lipesc unele de altele, fiind greu de desfăcut chiar în laboratoarele de restaurare.
conservare a documentelor (arh., cons.), complex de măsuri destinate păstrării în cele mai bune
condiţii a documentelor de arhivă. C. implică folosirea de depozite climatizate, dotate cu mobilier
specific corespunzător, organizarea arhivei şi confecţionarea de mijloace individuale de protecţie a
documentelor, aplicarea măsurilor de asigurare, igienă şi întreţinere a arhivelor, restaurarea
documentelor şi reglementarea evidenţei şi circulaţiei documentelor în condiţiile asigurării
securităţii şi integrităţii acestora. În ultimele decenii măsurile de c. urmăresc înlocuirea originalelor
în activitatea de valorificare cu fotoreproduceri şi facsimile. V. asigurare a securităţii
documentelor. Sin. parţial, păstrare a documentelor.
restaurare a documentelor (arh., cens.), complex de operaţii şi tratamente tehnice adecvate, care
se aplică documentelor în scopul eliminării sau inactivării cauzelor de degradare, al opririi evoluţiei
degradării şi al creării unui grad de rezistenţă sporit faţă de acţiunea viitoare a unor asemenea
factori, în condiţiile asigurării depline a integrităţii, securităţii şi menţinerii autenticităţii
documentului tratat. În funcţie de natura documentelor, de gradul de degradare şi de factorii care au
acţionat asupra acestora, există mai multe metode şi tehnici de r. dar, în toate cazurile sunt specifice
următoarele etape: dezinfecţia sau dezinsecţia, îndepărtarea unor intervenţii de consolidare sau
restaurare anterioare şi curăţirea impurităţilor, neutralizarea acidităţii documentelor, după care
urmează restaurarea propriu-zisă, în care intră operaţii de reîncleiere, completare a golurilor,
consolidare.
Se vor preciza date legate de factorii de degradare: praf, lumină solară (dacă ferestrele sunt
asigurate cu perdele de doc, parasolare, obloane sau alte situaţii), variaţii de temperatură şi
umiditate, temperaturi excesive (dacă spaţiul/încăperea de arhivă este încălzit pe timp de iarnă
şi în ce mod), surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici (rozătoare, insecte, mucegai),
pericol de foc (există stingătoare portabile, mijloace alarmare antiincendiu, iluminatul cu becuri
incandescente etc.), inundaţii sau infiltraţii de apă (dacă sunt ţevi de apă sau canalizare care
traversează spaţiul/încăperea de arhivă), starea de curăţenie şi ordine interioară;