Sunteți pe pagina 1din 45

PROFESIONAL NEW CONSULT

SUPORT CURS

ARHIVAR
Autorizat ANC, cu avizul nr. 17/08.12.2014 al
Arhivelor Naţionale ale României

Recunoscut de Ministerul Muncii şi Ministerul


Educaţiei

DETALII ŞI ÎNSCRIERI :
0784.045.025
0786.333.100
0760.031.178
www.profesionalnewconsult.ro
office@profesionalnewconsult.ro
www.facebook.com/Profesionalnewconsult

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
CURSUL I

 A. LEGISLAŢIE ARHIVISTICĂ:
1. Terminologie de bază în arhivistică: act, document, arhivar, arhivist, arhivistică, arhivă, arhivă
curentă, arhivare, creator de documente, deţinător de documente, fond, colecţie, metru liniar de
arhivă sau prescurtat m.l.
2. Scurt istoric al Arhivelor şi legislaţiei arhivistice româneşti. Continuitate şi reformă în
arhivistica românească.
3. Legea nr. 16/1996 cu modificările şi completările ulterioare. Dispoziţii generale. Legea
138/2013 şi normele de aplicare.
4. Acte care reglementează activitatea arhivistică în instituţiile din România: Instrucţiuni privind
activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de Arhivele Naţionale.
5. Răspunderi şi sancţiuni prevăzute în Legea 16/1996.
6.1. Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente
Obligaţiile compartimentelor creatoare.
6.2. Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente
Obligaţii ale personalului responsabil cu munca de arhivă.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
A. LEGISLAŢIE ARHIVISTICĂ:

1.Terminologie:

act (arh., dipl.), termen general pentru orice înscris întocmit de persoane fizice sau juridice,
consemnând situaţii de drept sau de fapt.

document (dipl., arh.), termen generic însumând toate categoriile de surse ce pot transmite date
istorice (inscripţii, urme de civilizaţie materială, acte etc). În sens arhivistic, defineşte toate
sursele pe suporţi friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, înregistrărilor sonore,
cinematografice sau altor imagini, care prezintă interes pentru cunoaşterea istorică. În
conformitate cu prevederile Decretului nr. 472/1971 categoria de documente cuprinde toate
înscrisurile create în decursul vremii, de persoane fizice sau juridice, constituind un izvor de
cunoaştere a istoriei; aceste înscrisuri, bunuri de interes naţional, cărora statul le acordă protecţie
specială, alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional, parte integrantă a Patrimoniului Naţional
Cultural.

arhivar (arh.), funcţionar care se ocupă cu munca de arhivă la Arhivele Naţionale ale României
(ANR) sau la celelalte instituţii, executând operaţiuni de primire-predare a documentelor din
depozit, conform normelor tehnice, precum şi operaţiuni de ordonare, inventariere şi păstrare a
arhivei. În trecut, arhivarul avea şi rolul de condicar (v) sau registrator (v).

arhivist (arh.), specialist care îşi desfăşoară activitatea în cadrul Arhivelor Statului şi al unor
instituţii centrale sau judeţene, având ca sarcină organizarea, conservarea şi valorificarea
documentelor din Fondul Arhivistic Naţional.

Arhivístică s. f. Știință auxiliară a Istoriei care are ca obiect studiul și organizarea documentelor
cu valoare istorică.

arhivă (arh.), 1. Ansamblu de documente constituite organic (elaborate sau primite) referitoare
la istoria unui popor, la activitatea unei organizaţii, la persoane particulare şi juridice, destinate,
prin natura lor, a fi conservate; 2. Loc special amenajat unde sunt strânse documentele rezultate
din activitatea unei organizaţii în vederea păstrării şi cercetării lor. Sin. depozit de arhivă (1); 3.
Instituţie sau parte structurală a unei organizaţii care efectuează primirea şi păstrarea
documentelor, organizând folosirea lor în scopuri politice, ştiinţifice, economice, sociale,
culturale etc.;

arhivă curentă, constituită din documentele primite, expediate sau întocmite pentru uz intern,
rezultate din activitatea cotidiană a organizaţiilor, care sunt păstrate în serviciul de registratură un
timp limitat (un an sau doi), până ce consultarea lor nu mai este necesară şi permite constituirea
lor în dosare conform nomenclatorului.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
arhivare (arh.), operaţiunea de organizare a documentelor în depozitul de arhivă, după criterii
prestabilite. V. ordonare, inventariere, cotare.

metru liniar de arhivă (arh.), unitate etalon definită prin cantitatea de arhivă de pe o poliţă-raft
cu lungimea de un metru. Serveşte la aprecierea volumului de arhivă existent într-un depozit, la
dimensionarea spaţiilor de depozitare, la calcularea necesităţilor de rafturi şi mijloacelor de
transport etc. Un m.l. (prescurtare) cântăreşte între 40 – 60 kg, iar un metru cub de arhivă stivuită
reprezintă circa 15 m.l. de arhivă.

2. Scurt istoric al legislaţiei arhivistice româneşti.


Continuitate şi reformă în arhivistica românească.

a)
Arhivele s-au înfiinţat prin Regulamentele Organice (în 1831, Ţara Românească şi în 1832,
Moldova)
După unirea Moldovei cu Ţara Românească (Mica Unire din 24 ianuarie 1859) s-a înfiinţat
Direcţia Arhivelor Statului (1862, Al. I. Cuza). Erau practic două Arhive: la Bucureşti
(Centrala) şi Iaşi (subordonată).
După Marea Unire (1 decembrie 1918) a existat o Lege a Arhivelor în 1925. S-au înfiinţat Arhive
în provinciile istorice: Cluj, Sibiu, Braşov, Năsăud, Cernăuţi, Chişinău, Craiova etc.
După al Doilea Război Mondial şi venirea comuniştilor la putere, Arhivele Statului au fost
militarizate, după model sovietic, prin trecerea lor în subordinea Ministerului Afacerilor Interne,
unde se află şi în prezent.
Modernizare în perioada comunistă, prin construirea de Arhive în oraşele de reşedinţă ale fiecărui
judeţ din ţară. Prin Decretul nr. 472/1971 s-a înfiinţat Fondul Arhivistic Naţional al Republicii
Socialiste România.

Definiţie:
Fondul Arhivistic Naţional reprezintă totalitatea documentelor de importanţă istorică şi
documentară păstrate de Arhivele Naţionale şi instituţiile publice şi private cărora statul le
acordă protecţie specială.
După Revoluţia din 1989, a intrat în vigoare Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996. Toate
instituţiile care creează sau deţin documente se spun dispoziţiilor acestei legii în ceea ce priveşte
modul în care îşi gestionează fondul documentar fiind îndrumate şi controlate de inspectorii şi
consilierii Arhivelor Naţionale. Excepţie fac următoarele instituţii:
- Academia Română, MApN, SRI, MAE, SIE, SPP (în general doar cele care ţin de
siguranţa naţională).

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
Deşi legea nu prezintă nicio diferenţiere între arhivele publice şi private, sunt instituţii
creatoare care necesită o abordare mai delicată: partidele politice, cultele, firmele private,
Preşedinţia României, Parlamentul sau Guvernul României.

Definiţie:
Îndrumare şi control (arh.), activitate prin care Arhivele Naţionale şi filialele sale judeţene
asigură aplicarea prevederilor legislaţiei, normelor şi principiilor arhivistice de către creatorii de
arhivă. Obiectivele muncii de îndrumare şi control sunt:
- înregistrarea documentelor;
- constituirea arhivei curente sau grupare documentelor în dosare;
- depunerea documentelor de către compartimente la arhiva organizaţiei;
- evidenţa documentelor;
- prelucrarea documentelor: ordonarea, inventarierea, selecţionarea,
- păstrarea documentelor, depozitare sau conservare:
- folosirea documentelor;
- pregătirea documentelor în vederea predării sau depunerii la Arhivele Naţionale;

Legea 138/2013 care modifică Legea 16/1996 şi normele de aplicare. Recunoaşte şi


reglementează activitatea operatorilor economici care pot presta următoarele de servicii
arhivistice.
1. legătorie,
2. păstrare şi conservare sau depozitare,
3. prelucrare arhivistică (fondare, ordonare, inventariere, selecţionare)
4. utilizarea documentelor deţinute.
Temă practică:
Vizualizarea online a Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice şi
analizarea acestuia.

b)
Organizarea Arhivelor Naţionale ale României:
Organigrama:
Definiţie: Organigrama reprezintă structura organizatorică a angajatorului, aşa cum aceasta este
structurată schematic şi pe departamente, aprobată de directorul general, administrator sau
acţionari.

Servicii, birouri şi compartimente:


Biroul de Relaţii cu Publicul
Sala de Studiu

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
Secretariat
Contabilitate
Personal
Juridic
Logistică
Informatică
Relaţii cu presa şi relaţii internaţionale
Metodologie şi control
Structuri specializate de arhivă: Arhive medievale, Arhive contemporane, Arhive economice,
Arhive administrative.
Alte arhive:
Arhivele Militare
Arhiva CNSAS

Modul în care sunt organizate şi păstrate documentele la Arhivele Naţionale

Documentele deţinute de Arhivele Naţionale sunt păstrate în fonduri şi colecţii, în respect faţă
de creatorul de fond sau creatorul de arhivă şi ordinea iniţială a fondului.

Definiţii:

fond arhivistic (arh.), totalitatea documentelor create în decursul activităţii unei instituţii,
întreprinderi, organizaţii, asociaţii, independente din punct de vedere organizatoric şi operativ,
ori a unei familii sau persoane fizice, structurate organic după criterii istorice sau logice. Fondul
arhivistic constituie unitate de evidenţă în cadrul Fondului Arhivistic Naţional. Fondul personal,
totalitate a documentelor create sau primite în decursul vieţii şi activităţii unei persoane fizice,
sistematizate (ordonate) pe diferite criterii determinate, în general, de felul activităţii depuse de
persoana respectivă. Un astfel de fond cuprinde actele personale, scrisori, manuscrise personale
sau străine de arhiva persoanei respective, lucrări proprii tipărite cu însemnări şi note personale,
acte privind, activitatea ştiinţifică, politică, culturală sau obştească, acte referitoare la bunuri
personale etc. Fond familial

colecţie arhivistică (arh.), totalitatea documentelor grupate de o organizaţie, o familie sau


persoană fizică, conform unui anumit criteriu fără a se ţine seama neapărat de provenienţa lor sau
de existenţa unei legături organice între ele. În cadrul Arhivelor Statului, colecţiile sunt
organizate după următoarele criterii: cronologic, tematic, al limbii, al suportului material. Între
acestea se numără: Secţia istorică; Acte comemorative şi de fundaţie; Acte privilegiate;

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
Fotografii; Peceţi; Suluri; Manuscrise; Documente greceşti; Documente turceşti; Planuri şi
hotărnicii; Documente foi volante.

Exemple de fonduri şi colecţii deţinute de ANR:


Fonduri:
Fonduri şcolare, judecătoreşti, notariale, administrative (locale: primării, prefecturi şi naţionale:
ministere), economice (fabrici şi întreprinderi socialiste, firme comerciale etc.)
Fonduri personale şi familiale
Colecţii:
Colecţia de Documente Istorice
Colecţia Registrelor de Stare Civilă
Colecţia de Hărţi
Colecţia de Planuri
Colecţia de Fotografii
Colecţia de Sigilii
Colecţia de Microfilme

Definiţii:
creator de arhivă sau de documente (arh.), fiecare din instituţiile, întreprinderile, organizaţiile
de stat şi particulare, persoane fizice care în decursul activităţii au creat documente cu valoare
istorico-documentară.

deţinător de documente (arh.), organizaţie sau persoană fizică care are în păstrare documente
rezultate din activitatea proprie, preluate prin desfiinţarea, comasarea şi reprofilarea altor
organizaţii, dobândite prin moştenire, donaţie sau cumpărare ori în alte împrejurări.

principiul integrităţii fondului arhivistic (arh.), principiu de fondare potrivit căruia toate
unităţile arhivistice provenite de la acelaşi creator formează şi se păstrează într-un singur fond.
principiul integrităţii fondului arhivistic.

apartenenţa documentelor la un fond arhivistic (arh.), situaţia documentelor de a aparţine


unui fond arhivistic, după originea lor. Aparţin unui fond arhivistic: - documentele create de o
organizaţie în cursul activităţii sale (provenite de la creatorul documentului), creatorul
(emitentul) putând fi stabilit după elementele din antet, semnături, după conţinutul actului etc.; -
documentele primite de o organizaţie, inclusiv anexele lor (rapoarte, acte probatorii etc.) în
măsura în care îi sunt adresate-destinate (apartenenţa după destinatar). În acest caz apartenenţa
documentului se stabileşte pe baza adresei destinatarului (denumirea organizaţiei şi sediul său), a
ştampilei de înregistrare, a rezoluţiilor, a notelor tergale, a sistemelor de arhivare şi a

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
conţinutului actelor. Stabilirea apartenenţei documentelor foloseşte la operaţiunea de delimitare a
fondului arhivistic.

continuitate a fondului arhivistic (arh.), însuşire a unui fond arhivistic de a fi neîntrerupt, de la


înfiinţarea până la desfiinţarea organizaţiei care l-a creat. Întreruperea continuităţii unui fond
arhivistic se poate produce prin: a) încetarea activităţii organizaţiei care a creat, fondul arhivistic;
în acest caz fondul respectiv se consideră fond închis. În cazul în care organizaţia se reînfiinţează
cu acelaşi profil, fondul arhivistic iniţial se continuă; b) comasarea a două sau mai multe
organizaţii, fondurile comasate considerându-se închise la data comasării; noua organizaţie
rezultată începe un fond nou dacă şi-a schimbat profilul activităţii; c) absorbţia unei organizaţii
de către alta; în acest caz, fondul organizaţiei absorbite este considerat fond închis la data
absorbţiei, fondul organizaţiei care a absorbit existând în continuare ca fond deschis, în măsura
în care nu şi-a schimbat profilul activităţii; d) divizarea organizaţiei socialiste; în acest caz fondul
organizaţiei se consideră fond închis, la dată divizării, iar organizaţiile rezultate din divizare
încep fiecare câte un fond nou.

Temă practică:
Vizualizarea online ale unor Liste ale fondurilor şi colecţiilor deţinute de Arhivele Naţionale
şi analizarea acestora.

După provenienţă, fondurile de arhivă pot fi clasificate astfel:

arhive administrative (arh.), 1. A. (1) constituite din documente cu caracter preponderent


administrativ, create de instituţiile administrative locale. Documentele create de aceste instituţii
sunt, în general, identice ca tip de formare, provenind din aceleaşi necesităţi de conducere; ele
oglindesc dezvoltarea unităţilor administrative respective (comune, oraşe, municipii, judeţe) în
toate domeniile de activitate.

arhive ale asociaţiilor şi organizaţiilor particulare (arh.), arhive din categoria arhivelor
particulare, constituite din documentele create de organisme economice (întreprinderi industriale,
case de comerţ, bănci etc.), sociale (asociaţii de ajutor reciproc, societăţi filantropice), culturale,
nefinanţate de stat.

arhive ale instituţiilor comerciale (arh.), arhive din categoria arhivelor economice, compuse
din documentele create de camerele de comerţ, companiile de comerţ, direcţiile comerciale
judeţene, firmele comerciale, administraţiile vamale judeţene, sucursalele vamale etc. Categoriile
de documente cuprinse în aceste arhive sunt: registre cu procese-verbale ale consiliilor de
administraţie, dări de seamă, rapoarte, anchete; convenţii, diferite statistici, corespondenţă între
diferite firme; regulamente referitoare la organizarea şi funcţionarea camerelor de comerţ, a

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
impozitelor, a regimului vamal, a importului, a exportului; memorii, sesizări şi propuneri ale
comercianţilor şi meseriaşilor, liste de preţuri etc.

arhive (ale instituţiilor) de învăţământ (arh.), arhive create de instituţiile de învăţământ (şcoli
primare, gimnaziale, liceale, şcoli normale, profesionale, universităţi) şi de instituţiile care au
coordonat activitatea de învăţământ: Eforia Şcoalelor, Revizorate şcolare (Inspectoratele
şcolare), circumscripţiile şcolare, Comitete şcolare judeţene.

arhive ale instituţiilor şi întreprinderilor de transport (arh.), arhive din categoria arhivelor
economice, constituite din documente create de instituţii şi întreprinderi de transporturi (pe uscat,
pe apă, aeriene): serviciile judeţene de drumuri naţionale, direcţiile centrale şi regionale C.F.R.,
inspectorate regionale de navigaţie, căpităniile porturilor, flotilele de aviaţie etc. între categoriile
de documente cuprinse în aceste arhive se numără: dări de seamă anuale, bilanţuri, scheme de
organizare, bugete, liste de firme furnizoare, comenzi de lucrări şi materiale, contracte cu diferiţi
furnizori, rapoarte, regulamente, situaţii generale recapitulative, liste de amenzi, schiţe şi planuri
tehnice, corespondenţă referitoare la acţiunile sindicale etc.

arhive culturale (arh.), arhive (1) de instituţie sau create de persoane fizice, constituite din
documente provenite de la diferite instituţii de cultură şi artă sau de la scriitori, oameni de artă şi
cultură. Arhivele Statului păstrează fonduri ale unor instituţii de cultură care au activat începând
cu a doua jumătate a sec. al XIX-lea: Asociaţia pentru literatură si cultura poporului român –
„ASTRA” (Braşov, 1850-1944: Sibiu, 1861-1950; Năsăud, 1862-1954 etc.); Ateneul Român
(1864-1949); Comisia Monumentelor Istorice, Liga culturală etc. La acestea se adaugă şi alte
fonduri ale: muzeelor, bibliotecilor, căminelor culturale, teatrelor, redacţiilor ziarelor şi revistelor
etc.

arhive de instituţii bancare şi financiare (arh.), arhive, din categoria arhivelor economice,
constituite din documente aparţinând unor instituţii şi întreprinderi ca: Banca Naţională – cu
sucursalele sale – , Banca pentru agricultură, industrie şi comerţ, creditul financiar-rural, creditul
financiar-urban, băncile populare săteşti, băncile agrare, băncile comerciale, institutele de credit
şi economii; administraţiile financiare judeţene, percepţiile comunale etc. Aceste arhive sunt
compuse din registre de evidenţă şi operaţiuni bancare, acte de casă, corespondenţe privind
acordări de credite, intabulări şi licitări de imobile, precum şi efectuarea de operaţiuni de scont,
finanţări de lucrări edilitare, dări de seamă şi bilanţuri anuale ale unor bănci şi case de economii
etc. Cele mai vechi fonduri bancare sunt Trezoreria Transilvaniei – Sibiu (cu documente din
1690) şi Visteria Moldovei – Iaşi (cu documente din 1763).

arhive de întreprinderi şl instituţii agricole (arh.), arhive din categoria arhivelor economice,
rezultate din activitatea unor întreprinderi şi instituţii ca: inspectoratele agricole judeţene,
inspectoratele agricole de plăşi, consilieratele agricole judeţene, serviciile agricole judeţene,
camerele agricole, ocoalele agricole, eforiile judeţene de păşuni, fermele agricole, I.A.S.,
S.M.A.; trusturi judeţene, direcţii agricole judeţene etc. Documentele cuprind instrucţiuni,

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
dispoziţii de planuri cadastrale de moşii, planuri de expropriere şi împroprietărire, planuri-schiţe,
situaţii de parcelare, situaţii cu stadiul lucrărilor de expropriere, împroprietărire, sentinţe
judecătoreşti, contestaţii, situaţii statistice, programe agricole, planuri de exploatare, însămânţări,
de producţie etc. O parte a arhivei agricole este constituită din fondurile întreprinderilor şi
instituţiilor silvice: Casa autonomă a pădurilor statului, a inspectoratelor agricole, a direcţiilor
regionale silvice, a direcţiilor judeţene silvice, a circumscripţiilor silvice, a ocoalelor silvice
judeţene etc. Aceste fonduri cuprind următoarele categorii de acte: rapoarte de activitate, dări de
seamă, planificări ale exploatării şi valorificării pădurilor, analize ale preţului de cost, procese-
verbale referitoare la lucrările de plantaţii în pepiniere, programul lucrărilor de regenerare şi
amenajare a pădurilor, arendarea păşunatului, ordine, circulare şi instrucţiuni cu caracter
administrativ-gospodăresc, situaţii cu evidenţa pădurilor statului etc.

arhive de întreprinderi şi instituţii industriale (arh.), arhive din categoria arhivelor


economice, compuse din fondurile create de întreprinderile şi instituţiile a căror activitate s-a
desfăşurat în domeniul industriei precum: inspectoratele geologice şi miniere, oficiile regionale
de control geologic minier (ex. fondul Inspectoratul general al minelor de cărbuni din Valea
Jiului – Petroşani), societăţile miniere, petroliere (SAR pentru explorare şi exploatarea
zăcămintelor de petrol, multe cu capital străin), rafinării, fabrici, uzine (ex. fondul Uzina
electrică din Caransebeş), camerele de industrie etc. Categoriile de documente cuprinse în aceste
arhive sunt: situaţii privind extragerea, prelucrarea şi preschimbarea minereurilor; planuri privind
rezervele de minereuri; planuri de investiţii în vederea înzestrării cu utilaje şi instalaţii miniere;
dări de seamă şi rapoarte de producţie, cu situaţii statistice privind sporirea producţiei: venituri,
cheltuieli, plăţi interne, externe; hărţi şi schiţe topografice; evidenţe şi situaţii statistice privind
angajările, transferările, concedierile de muncitori; contracte de muncă, salarizări, cereri de
revendicări etc.

arhive de literatură şi artă (arh.), arhive din categoria arhivelor culturale, care cuprind
documente provenite de la creatorii de literatură şi artă, fie persoane fizice, fie instituţii cu
caracter cultural, literar şi artistic. Aceste arhive sunt constituite din manuscrise (corespondenţă,
monografii, jurnale, articole, însemnări etc.), desene, stampe, gravuri, reproduceri de pe opere de
artă etc.

arhive de stare civilă (arh.), arhive, din categoria arhivelor de instituţie, care cuprind documente
de stare civilă (naştere, căsătorie, deces), înregistrări sporadice ale unor astfel de acte există din
evul mediu. În ţara noastră arhivele de stare civilă s-au constituit târziu, în urma introducerii unor
astfel de oficii pe lângă biserici, în anul 1723 în Transilvania şi, între anii 1831 şi 1832, în Ţara
Românească şi Moldova. Din anul 1865 în Ţara Românească şi Moldova, iar din 1895 în
Transilvania, oficiile de stare civilă au început să funcţioneze pe lângă primăriile comunelor,
răspunderea legală aparţinând tribunalelor, care legalizau registrele de stare civilă, punându-le în
circulaţie în dublu exemplar, prin comune. Un exemplar era oprit la primăria comunei, iar
celălalt se depozita la tribunal. Arhivele de stare civilă formează serii deosebite atât la comune,
unde fac parte din fondul primăriei, cât şi la tribunale. Prin reforma din anul 1950 s-a instituit un

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
serviciu de stare civilă şi de evidenţa populaţiei care a activat în cadrul sfaturilor populare, iar
ulterior în consiliile populare.

arhive ecleziastice (arh.), arhive, din categoria arhivelor particulare constituite din documentele
existente la mitropolii, episcopii, mănăstiri, schituri, biserici şi culte religioase. A. sunt
constituite din documentele proprii ale acestor aşezăminte (archivum domesticum), din
documentele particularilor depuse spre păstrare (archivum regnicolare) şi din documentele emise
de aceste aşezăminte. Conform Decretului nr. 472/1971, privind Fondul Arhivistic Naţional,
organizaţiile de cult, deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, au
fost obligate să le declare la Direcţia Generală a Arhivelor Statului sau la filialele Arhivelor
Statului, în vederea depunerii lor spre păstrare permanentă.

arhive economice (arh.), arhive (1) de instituţie constituite din documente provenite de la
instituţii şi întreprinderi cu atribuţii în diferite domenii ale economiei. Arhivele economice se
compun din arhive ale instituţiilor industriale, agricole, bancare şi financiare, comerciale şi de
transporturi. Cele mai vechi fonduri economice sunt: Direcţia minelor şi uzinelor metalurgice –
Baia-Mare (1669-1948) şi fondul Uzinele chimico-metalurgice – Zlatna (1789). Dar majoritatea
a. datează din sec. al XIX-lea. Înrudite cu arhivele economice sunt arhivele statistice, foarte utile
pentru studiul legităţilor social-economice, denumite şi arhive statistice-economice. Arhiva
recensămintelor României.

arhive judecătoreşti (arh.), arhive (1), din categoria arhivelor de instituţie, care cuprind
documente create de instituţiile judecătoreşti (instanţe judecătoreşti, colegiile avocaţilor şi
magistraţilor, procuratura sau parchete). După 1831, în Ţara Românească şi Moldova, justiţia se
organizează pe baze noi, apar instituţii judecătoreşti de-sine-stătătoare ca: Logofeţia Dreptăţii,
înaltul Divan, înalta Curte de Revizie, înalta Curte şi procuraturile judeţene. Această structură
durează până la 1861 când are loc o reorganizare a instituţiilor judecătoreşti şi când apar
următoarele noi instituţii: Înalta Curte de casaţie, curţi de apel, tribunale şi judecătorii, fiecare cu
jurisdicţii bine determinate. În Transilvania, instanţele de judecată de-sine-stătătoare au luat
fiinţă după 1867, când vechile instituţii feudale sunt înlocuite cu judecătoriile de plasă şi
tribunalele judeţene. Prin legea de organizare judecătorească din 1925 s-a uniformizat sistemul
instituţiilor judecătoreşti în întreaga ţară, aceasta durând până în 1952, când, cu prilejul noii
organizări, s-au înfiinţat următoarele instanţe judecătoreşti: tribunalele populare (raionale şi
orăşeneşti), regionale, Tribunalul Capitalei şi Tribunalul Suprem. Arhivele notariale.

arhive legislative (arh.), arhive din categoria arhivelor de instituţie, cuprinzând documente
create de activitatea puterilor legislative. Dintre fondurile legislative, Arhivele Naţionale
păstrează: Divanul domnesc – Iaşi (1786-1862); Dieta Transilvaniei (din care se păstrează la
Arhivele Sibiu documente dintre anii 1536 şi 1847); Adunările Legislative – Bucureşti şi Iaşi
(1831-1866); Casa Regală; Consiliul de Stat; Adunarea deputaţilor, Plebiscitele etc.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
arhive militare (arh.), arhive din categoria arhivelor de instituţie, constituite din documente cu
caracter militar create de instituţiile militare. Dintre fondurile militare, Arhivele Statului
păstrează: Corpul XII al armatei austriece Sibiu (1703-1865), Comandamentul corpului de
armată cezaro-crăiesc din Timişoara (1722-1918), Ministerul de Război, Marele Stat Major
(1830-1898), Miliţia Moldovei, Regimentul al II-lea român de graniţă – Năsăud (1762-1851) etc.

arhive speciale (arh.), 1. Arhive care cuprind documente adunate la un loc pe baza unor
caracteristici, de obicei fizice, care le sunt proprii (de ex. natura suportului material); în virtutea
criteriului fizic al documentului, arhivele cine-fono-fotografice sunt considerate a. s. V. arhiva
Radioteleviziunii Române, Arhiva Naţională de Filme. 2. Arhivă constituită într-o anumită
ramură de activitate (ex. arhiva de literatură şi artă etc.).

arhive tehnice (arh.), arhivă din categoria arhivelor economice, care cuprinde totalitatea
documentelor cu caracter tehnic create de anumite institute de cercetare şi proiectare,
întreprinderi industriale sau organizaţii economice. În categoria documentelor tehnice intră studii
tehnico-economice, proiecte de execuţie, tehnologii, normative, figuri tehnice reprezentând
documentaţia tehnică elaborată de respectiva instituţie sau întreprindere, cât şi cea provenită de
la alte instituţii de proiectare din ţară şi străinătate. În raport de categoriile de documente tehnice,
create îndeosebi în cadrul arhivelor tehnice din institutele de proiectare, se disting două categorii
de arhive: arhive de siguranţă sau de planuri originale şi arhive de consultare, cuprinzând copiile
în evidenţă şi copiile informative ale proiectelor în forma expediată de beneficiar, microfilmele
planurilor sau dosarelor şi proiectelor elaborate de alte organizaţii.

3. Legea nr. 16/1996 cu modificările şi completările ulterioare.

Dispoziţii generale.

I. Atribuţiile Arhivelor Naţionale în administrarea şi protecţia specială a Fondului


Arhivistic Naţional al României
II. Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente:
1. Evidenţa documentelor
2. Selecţionarea documentelor
3. Păstrarea documentelor
4. Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale
III. Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al
României
IV. Personalul arhivelor
V. Răspunderi şi sancţiuni

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
4. Acte care reglementează activitatea arhivistică în instituţiile din România
(Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate
de Arhivele Naţionale în 1996)

Evidenţa documentelor (Registratura + Gruparea documentelor în dosare)


Operaţiunile arhivistice de bază: fondare, ordonare, inventariere, selecţionare
Păstrarea documentelor şi organizarea depozitului de arhivă
Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale
Folosirea documentelor sau valorificare
Răspunderi şi sancţiuni

5. Răspunderi şi sancţiuni prevăzute în Legea 16/1996.

Art. 36

Constituie contravenţii la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă nu sunt săvârşite în
astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracţiuni:

a) neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora, persoane


juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii;
b) nepredarea de către compartimentele unităţii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu
termen de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire;
c) neselecţionarea documentelor create şi deţinute de către persoane juridice, la termenele
prevăzute în nomenclatorul propriu, de către comisia de selecţionare a documentelor;
d) neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor create şi
deţinute de către creatorii şi deţinătorii de arhivă, persoane juridice sau persoane fizice;
e) nepredarea, la Arhivele Naţionale şi, după caz, la Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale,
a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României de către creatorii şi
deţinătorii de documente de arhivă, la expirarea termenelor;
f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional
al României de către persoane fizice sau persoane juridice, fără respectarea priorităţii
Arhivelor Naţionale de a le cumpăra;
g) nedepunerea la Arhivele Naţionale sau la Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale, după
caz, de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, a inventarelor pe care le deţin la
expirarea termenelor de depunere;
h) nerespectarea obligaţiilor prevăzute la art. 18 alin. (4) şi alin. (5) lit. a), art. 19 alin. (1) şi (4),
art. 24 şi art. 29 alin. (1), precum şi practicarea de servicii arhivistice cu depăşirea limitelor
maxime stabilite potrivit art. 29 alin. (3);

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
i) nerespectarea de către toţi creatorii şi deţinătorii de documente a condiţiilor de păstrare,
conservare, punere în valoare, publicitate, precum şi a celor de acces la documente, în condiţiile
legii.
(1) Contravenţiile prevăzute la art. 36 se sancţionează cu amendă de la 1.000 lei la 25.000 lei.
(2) Amenda se aplică şi persoanei juridice.
Constatarea contravenţiilor prevăzute la art. 36 şi aplicarea sancţiunilor se fac de către
împuterniciţii Arhivelor Naţionale şi, după caz, ai serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se poate face plângere, în termen de 15
zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită contravenţia.

6.1. Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente prevăzute de Legea 16/1996.


Obligaţiile compartimentelor creatoare de documente.

a) Constituie dosarele şi înscrie datele pe coperta dosarelor;


b) Ordonează documentelor în dosar, numerotează filele şi fac certificarea;
c) Inventariază dosarele şi le predă lor la depozitul de arhivă. Predarea la arhiva generală se face
conform unei programări prealabile, stabilită de comun acord între cele două compartimente
(predător şi primitor);
d) Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru
documentele specifice compartimentului respectiv.

6.2. Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente înscrise în Legea nr.16/1996.


Obligaţii ale personalului responsabil cu munca de arhivă.

a) iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul


unităţii respective, asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea verificării şi confirmării
nomenclatorului, urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor;
b) verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele constituite;
întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigură
evidenta tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de
evidenţă curentă (anexa nr. 3);
c) şeful compartimentului de arhivă este secretarul comisiei de selecţionare şi, în această
calitate, convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare expirate şi care,
în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocmeşte formele prevăzute
de lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele Naţionale; asigură predarea integrală a
arhivei selecţionate la unităţile de recuperare;
d) cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor
solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare;

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
e) pune la dispoziţie, pe bază de semnătură, şi ţine evidenţa documentelor împrumutate
compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după
restituire, acestea vor fi reintegrate la fond;
f) organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor
Legii Arhivelor Naţionale, menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă; solicită
conducerii unităţii dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ş.a.):
informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor
corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
g) pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu
prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;
h) pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, în vederea
predării la Arhivele Naţionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.

B. ÎNREGISTRAREA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR:


1.Terminologie arhivistică: unitatea arhivistică sau prescurtat u.a., dosar, registru, registratură,
înregistrarea documentelor, conexarea documentelor, opis.
Evidenţa documentelor
Registrul de intrare-ieşire corespondenţă: importanţă, descriere, mod de completare.
Registrul de intrare-ieşire, ordinea înregistrării actelor, conexarea, relaţia act intrat-răspuns.
Registratură generală, înregistrarea la compartimentele de activitate.
Primirea şi înregistrarea actelor, circuitul actelor după înregistrare, rezoluţia şi repartizarea, utilizarea
condicii şi a borderoului de corespondenţă, clasarea actelor după rezolvare. Arhiva curentă.
Aplicaţii practice: Completarea registrului de intrare-ieşire. Atribuirea numerelor de înregistrarea
unor acte intrate şi ieşite, întocmite pentru uz intern sau ieşite „din oficiu”.

Terminologie

unitate arhivistică, u.a. (prescurtare), element component al unui fond sau unei colecţii
arhivistice, care se individualizează prin conţinutul şi forma sa şi care ocupa ocupă o poziţie
distinctă în instrumentul de evidenţă fizică al fondului sau colecţiei.

dosar (arh.), unitate arhivistică în care se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, de
aceeaşi valoare (cu acelaşi termen de păstrare), după un criteriu stabilit (tematic, alfabetic,
geografic etc.); el ocupă un loc distinct în inventarul fondului sau colecţiei căreia îi aparţine;
dosarul poate avea două sau mai multe volume, dacă la aceeaşi problemă s-a cumulat un număr
de peste 300 file document.

Exemple de dosare: dosar de personal, dosar de pensie, dosar al arhivei etc.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
registru 1. (dipl., arh.), condică, caiet, sistem de fişe etc., în care se înscriu, se înregistrează sau
se copiază operaţii sau acte oficiale cu caracter administrativ, comercial sau de altă natură,
privind activitatea unei persoane juridice sau fizice.

Exemple de registre: registru matricol, registru de intrare-ieşire corespondenţă, registru de stare


civilă, registru notarial etc.

registratură (arh.). 1. Compartiment sau parte a unui compartiment al organizaţiilor, care are în
competenţa sa, organizarea circuitului tuturor documentelor care intră, ies sau sunt create pentru
circulaţia internă. Activitatea sa constă în primirea tuturor documentelor intrate, conexarea celor
referitoare la aceeaşi problemă, repartizarea lor spre rezolvare compartimentelor competente,
expedierea răspunsurilor ca şi a documentelor întocmite cu destinaţie spre exterior. R. are un
caracter obligatoriu pentru fiecare organizaţie, indiferent de natura sau volumul activităţii sale. 2.
Localul, camera, biroul unde se desfăşoară activitatea de registratură.

înregistrarea documentelor (arh.),1. operaţiune de înscriere a tuturor documentelor primite,


expediate sau întocmite pentru uz intern, de către organizaţii. Potrivit legislaţiei în vigoare î. se
face într-un registru tip de intrare-ieşire. După modul de organizare a instituţiei, documentele se
înregistrează fie la registratura generală fie pe compartimente de muncă, potrivit sistemului de
registratură adoptat de organizaţia respectivă. Î. se efectuează cronologic, în ordinea primirii
documentelor, începând cu data de 1 ianuarie şi terminând cu 31 decembrie al fiecărui an. La
sfârşitul anului sau la sfârşitul registrului tip de intrare-ieşire se certifică numărul înregistrărilor
şi numărul filelor folosite din registrul tip de intrare-ieşire. Odată cu înregistrarea din registrul tip
de intrare-ieşire, pe document se aplică ştampila registraturii, pe care se trec, manual sau
mecanic, numărul şi data înregistrării.

conexarea documentelor (arh.), grupare a două sau mai multe documente care tratează aceeaşi
problemă sau probleme similare; acţiunea de conexare se consemnează în registrul de intrare-
ieşire astfel: la primul document înregistrat se menţionează numerele documentelor conexate, iar
la fiecare document conexat se indică numărul documentului la care au fost conexate.

opis (arh.), lista tuturor actelor cuprinse într-o unitate arhivistică, în care se redă, pe scurt,
conţinutul acestora.

opis alfabetic, un registru în care se consemnează numele şi prenumele persoanelor în vederea


identificării facile. De obicei, se foloseşte în cazul instituţiilor care au birouri de relaţii cu
publicul pentru identificarea cererilor adresate, la instanţele de judecată pentru identificarea
părţilor şi cauzelor, la spitale pentru identificarea fişelor sau foilor de observaţie ale pacienţilor;
poate fi ţinut în format clasic pe hârtie sau electronic.

Evidenţa documentelor

 Legislaţia arhivistică prevede obligaţia creatorilor de documente de a înregistra toate


documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern la registratura generală, într-un

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
singur registru de intrare-ieşire sau în mai multe (atunci când instituţia creează un număr unic
de documente), fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete.

 Înregistrarea documentelor marchează existenţa oficială a acestora şi reprezintă actul de


naştere al fiecărui document şi de corectitudinea înregistrării depinde, în mare măsură,
asigurarea păstrării lor.

 Numărul mare şi diversitatea documentelor care intră şi ies de la un creator necesită


organizarea precisă a circuitului lor.

 Atunci când creatorul de documente creează un număr mare de documente, înregistrarea


acestora se face la fiecare compartiment de muncă, la registratura generală înscriindu-se
numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se
repartizează spre înregistrare şi rezolvare.

 Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând de la 1


ianuarie până la 31 decembrie ale fiecărui an.

 În registrul de intrare-ieşire se vor preciza următoarele elemente: numărul de înregistrare,


data înregistrării, numărul şi data documentului date de emitent, numărul filelor
documentului, numărul anexelor, emitentul, conţinutul documentului pe scurt,
compartimentul căruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvării, destinatarul,
numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după
nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului.

 Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document


înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece în rubrica corespunzătoare,
numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.

 Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi


documentele iniţiale, completându-se coloanele adecvate.

 În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al


documentului la care se răspunde.

 Legea nu mai prevede un model de registru de intrare-ieşire sau alte detalii legate de
înregistrare.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
CURS II

Tematica activităţilor
A.CONSTITUIREA DOSARELOR sau UNITĂŢILOR ARHIVISTICE (u.a.)
Terminologie:
Etapele premergătoare formării dosarului.
Gruparea documentelor în dosare pe probleme şi termene de păstrare.
Perfectarea unităţilor arhivistice la compartimente.
Constituirea dosarului, numerotarea, certificarea, legarea dosarului. Completarea coperţii
dosarului.
Recomandări tehnice privind lucrările de legătorie manuală a documentelor de arhivă.
Lucrări practice: Completarea unei coperte de dosar
B. NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Nomenclatorul arhivistic: Definiţie, importanţă, structură, prevederi normative.
Organigrama instituţiei şi Nomenclatorul arhivistic.
Atribuţiile şi rolul compartimentelor de muncă, ale Comisiei de Selecţionare de la creatorul şi
deţinătorul de documente şi ale celei de la Arhivele Naţionale în întocmirea Nomenclatorului
arhivistic. Importanţa colaborării cu Arhivele Naţionale în întocmirea Nomenclatorului arhivistic.
Condiţii în care se modifică şi completează Nomenclatorul arhivistic. Comisia de selecţionare la
creator.
Seminar: Prezentarea şi analizarea unor Nomenclatoare arhivistice confirmate de Arhivele
Naţionale (structură, compartimente, genuri de documente).
Aplicaţie practică: Elaborarea unui proiect de Nomenclator arhivistic.
Dezbateri interactive: Analizarea proiectelor elaborate de cursanţi.
Dezbateri interactive: Rolul Nomenclatorului arhivistic în constituirea arhivei curente.
Concluzii privind necesitatea întocmirii şi aplicării Nomenclatorului arhivistic. Rolul şi atribuţiile
arhivarului/responsabilului cu munca de arhivă‚ în întocmirea Nomenclatorului.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
A.CONSTITUIREA DOSARELOR sau UNITĂŢILOR ARHIVISTICE (u.a.)

Terminologie:

constituirea dosarului (arh.), operaţiune arhivistică ce constă în: ordonarea documentelor


referitoare la aceeaşi problemă şi cu acelaşi termen de păstrare (potrivit nomenclatorului), create
de un compartiment al organizaţiei, în cursul unui an; numerotarea filelor, certificarea şi coaserea
sau legarea lor. Un dosar nu trebuie să depăşească 300 file; când la aceeaşi problemă s-au
acumulat peste 300 de file se creează două sau mai multe volume care poartă acelaşi indicativ,
dar se inventariază în continuare, menţionându-se numărul de volum, pe coperta dosarului şi în
inventar.

mapa de arhivă (arh., cons.), mijloc de protecţie a documentelor individuale sau a unor grupuri
mici de documente, confecţionat din carton cu articulaţii mobile, care se pot plia după formatul şi
dimensiunile filelor păstrate în interior.

dosar (arh.), unitate arhivistică în care se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, de
aceeaşi valoare (cu acelaşi termen de păstrare), după un criteriu stabilit (tematic, alfabetic,
geografic etc.); el ocupă un loc distinct în inventarul fondului sau colecţiei căreia îi aparţine;
dosarul poate avea două sau mai multe volume, dacă la aceeaşi problemă s-a cumulat un număr
de peste 300 file document. În sec. al XIX-lea se numea delă.

Constituirea dosarelor sau gruparea documentelor în dosare:

Operaţiunea de bază a registraturii este primirea, înregistrarea şi repartizarea documentelor spre


rezolvare. Fiecare document, după conţinut, urmează să fie repartizat la un dosar.

Prima operaţie în cadrul formării dosarului constă în aşezarea în bibliorafturi sau în mape a
documentelor primite de la diferiţi corespondenţi, persoane juridice sau fizice, împreună cu
documentele de răspuns (dacă au necesitat răspuns), cât şi cu anexele lor, conturându-se aşezarea
documentelor în ordinea descrescătoare a numerelor de înregistrare. Aceasta este prima fază a
formării dosarului în care evoluează, concomitent cu cea de rezolvare a lucrărilor, respectiv de
constituire a documentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, cât şi a anexelor se face printr-un riguros


discernământ, repartizându-se la aceeaşi mapă numai documentele care se referă la aceeaşi
problemă şi cu acelaşi termen de păstrare, pe baza unor indicatori prestabiliţi, care însumează sub
o formă determinată grupa de documente create într-o instituţie.

După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului şi se predau la


compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire. În vederea predării dosarelor se
efectuează o serie de operaţiuni.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
• documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii
(alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele
mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;
• se îndepărtează: acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele.
• documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea
completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
• dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 - 300 file, iar în cazul depăşirii acestui număr, se
constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
• filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru, iar în cazul dosarelor
compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare
volum;
• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de
dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator sau indicativul dosarului, datele de început
şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare;
• pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi
condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare:
„Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file”, în cifre şi , între paranteze, în litere, după
care semnează şi pune data certificării.

Terminologie:

certificare (arh.), 1. înscrierea pe o filă nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, înainte de


legarea lui, sau pe verso-ul ultimei file nescrise, a unităţilor arhivistice preconstituite (registre,
condici ş.a.), a următoarelor elemente: Dosarul (registrul, condica ...) cuprinde ... file (în cifre şi,
în paranteze, în litere), data certificării, numele şi prenumele, în clar, şi semnătura celui care face
certificarea. Se certifică, în acelaşi mod, inventarele şi registrele de evidenţă.

indicativ al dosarului (arh.), ansamblul de semne constând din litere şi cifre care
individualizează dosarul şi indică locul pe care îl ocupă în nomenclator (ex. III B a 12
reprezintă: cifra romană – Direcţia, litera majusculă – Serviciul, litera mică – Biroul şi cifra
arabă – numărul dosarului în cadrul biroului care 1-a creat).

B. NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Definiţie: Nomenclatorul arhivistic

Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru obligatoriu pentru toţi creatorii de arhivă..
Acesta se prezintă sub forma unui tabel care conţine toate structurile creatoare de documente,
categoriile sau grupurile de documente create şi termenul lor de păstrare. Neîntocmirea
nomenclatorului arhivistic se sancţionează cu amendă contravenţională.

Terminologie:

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
termen de păstrare (arh.), limita de timp stabilită pentru păstrarea diferitelor categorii de
documente, într-un fond, precizată prin Nomenclatorul arhivistic.

Atribuţiile arhivarului:

Arhivarul iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului arhivistic, în


cadrul unităţii respective, asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea verificării şi
confirmării nomenclatorului şi urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea
dosarelor de la compartimente.

Generalităţi

Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii, după
modelul din anexa nr. 1 din Legea 16/1996 a Arhivelor Naţionale.

Nomenclatorul se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de


muncă, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare.

Intr-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de


păstrare. In cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite şi,
respectiv, cu, termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale
s.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare.

Nomenclatorul cuprinde toate categoriile sau grupele de documente constituite în: dosare,
registre, condici, cataloage sau cele clasificate, pe alte suporturi decât hârtia (albume de
fotografii) sau documente electronice (audio, video, foto, baze de date).

Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru


documentele specifice compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizează de şeful
compartimentului de arhivă şi se înaintează, în două exemplare, spre aprobare şi confirmare.

Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de documente prin decizie sau
dispoziţie internă şi se confirmă de Arhivele Naţionale.

După confirmare, nomenclatorul arhivistic oficial de lucru, cu aplicare obligatorie la toate


compartimentele.

Nomenclatorul arhivistic se aplică de la începutul anului în curs, însă nu se aplică retroactiv.

În ce condiţii se modifică nomenclatorul?

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în


structura creatorului de documente. Dacă se înfiinţează noi compartimente de muncă sau
subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create. In
cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi dezvoltă activitatea creând alte
grupe de documente decât cele prevăzute iniţial, nomenclatorul se completează cu noile dosare.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
Completarea rubricilor nomenclatorului:

 În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile exacte ale direcţiilor sau


departamentelor, în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se
numerotează cu cifre romane (I, II, III, IV…).

 În rubrica a doua se trec subdiviziunile sau compartimentele (servicii, birouri) care se


numerotează cu litere majuscule (A, B, C, D …).

 In rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul,


fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr. l la fiecare compartiment de
muncă.

 In nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale preconstituite,


categoriile de documente digitale (audio, video, foto, baze de date, email-uri etc.).

 Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului. Acesta
poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă sau numai din cifra arabă, dacă
creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau
nici compartimente de muncă.

 La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-


ieşire, la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte.

 In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se face


ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea
creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţă ştiinţifică a informaţiilor pe
care le conţin documentele.

 In dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul


„permanent" (prescurtat „P”), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra arabă
care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (l, 3, 5, K) etc.). Dacă termenul de păstrare
al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii
nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi,
informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare
temporară se menţionează „C.S.” (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de
păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi
propuse pentru eliminare sau reţinute permanent.

Atenţie!

În situaţia în care creatorul de arhivă nu are în organigramă direcţii sau servicii se va renunţa la
aceste rubrici din nomenclatorul arhivistic. Indicativul dosarului după nomenclator variază în
funcţie de structura organizaţională a creatorului de arhivă.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
Curs III

Tematica activităţilor
PRELUCRAREA ARHIVISTICĂ A DOCUMENTELOR. OPERAŢIUNI ARHIVISTICE.
Principalele operaţiuni arhivistice care se desfăşoară la creatorii şi deţinătorii de documente
asupra arhivei curente şi de depozit. Definiţii, noţiuni de bază (ordonare, inventariere,
selecţionare).
A. FONDAREA DOCUMENTELOR/DOSARELOR
Terminologie, definiţie etc.
B. ORDONAREA DOSARELOR
Ordonarea şi inventarierea documentelor create înainte de aplicarea Nomenclatorului. Ordonarea
documentelor pe fonduri.
Ordonarea documentelor în cadrul fondului.
C. INVENTARIEREA DOSARELOR
Inventarierea arhivei curente la compartimente. Etapele procesului de inventariere.
Părţile componente ale inventarului.
Tema practică: Completarea unui inventar.
Predarea/preluarea la arhiva unităţii a documentelor create la compartimente.
Tema practică: Completare proces-verbal de predare–primire.
Inventarierea, metode de inventariere şi elementele inventarului.
Tema practică: Inventarierea de u.a pe suport clasic (întocmirea unor fişe de inventar, trecerea u.a
în inventar, etc.)
D. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR
Selecţionarea documentelor: definirea operaţiunii; stabilirea valorii practice, istorice şi ştiinţifice
a documentelor.
Metodologia organizării activităţii de selecţionare a documentelor.
Utilizarea Nomenclatorului arhivistic şi a inventarelor în activitatea de selecţionare a actelor
lipsite de valoare.
Utilizarea Nomenclatorului arhivistic şi a inventarelor în activitatea de selecţionare a
documentelor lipsite de valoare documentar-istorică la expirarea termenelor de păstrare.
Rolul şi importanţa Comisiilor de selecţionare de la creatori şi de la Arhivele Naţionale.
Documentaţia care se întocmeşte şi se înaintează spre confirmare Arhivelor Naţionale (referatul,
procesul-verbal de selecţionare, adresa de înaintare).
Aplicaţii practice: Referatul, procesul-verbal de selecţionare al Comisiei de selecţionare.
Procedura de verificare şi de confirmare a lucrărilor de selecţionare. Integrarea documentelor
recomandate de Arhivele Naţionale spre a fi păstrate permanent sau încă o perioadă de timp.
Sancţiuni la Legea 16/1996.
Procedura de verificare şi de confirmare a lucrărilor de selecţionare. Integrarea documentelor
recomandate de Arhivele Naţionale spre a fi păstrate permanent sau încă o perioadă de timp.
Sancţiuni la Legea 16/1996.
Procedura de eliminare a actelor fără valoare după primirea avizării. Operarea în instrumentele de
evidenţă a arhivei.
Aplicaţii practice: Întocmirea unei lucrări de selecţionare.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
A. FONDAREA DOCUMENTELOR

Terminologie:

prelucrare a fondului (arh.), totalitatea operaţiunilor arhivistice efectuate asupra unui fond sau
colecţii, în vederea punerii acestora la dispoziţia cercetării ştiinţifice (ordonare, selecţionare,
inventariere). S-a mai folosit şi expresia „prelucrare tehnico-ştiinţifică a materialului
documentar".

Definiţie:

Fondarea este operaţiunea de stabilire a apartenenţei documentelor sau dosarelor la un fond sau
colecţie arhivistică în raport de caracteristicile interne.

B. ORDONAREA DOSARELOR sau UNITĂŢILOR ARHIVISTICE

Definiţie:

Ordonarea dosarelor este o operaţiune arhivistică de grupare a documentelor dintr-un fond sau
colecţie conform unui anumit criteriu în funcţie de modul cum au fost constituite documentele,
cantitate, valoare, stare şi natura documentelor.

Arhivarul ordonează documentele din depozitul de arhivă conform:

1. Criteriilor stabilite în planul de lucru.


Criteriile de ordonare pot fi:

- Cronologic - ordonarea unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie se face potrivit
datei de creare;
- Cronologic, pe probleme – ordonarea documentelor din cadrul unui fond sau colecţie se
face pe ani, iar în cadrul anilor pe probleme. Această metodă de ordonare se foloseşte
pentru fondurile ai căror creatori nu au avut compartimente, când schema de organizare a
creatorului de fond nu poate fi reconstituită sau atunci când dintr-un fond s-au păstrat
puţine documente;
- Cronologic-structural – ordonarea unităţilor arhivistice dintr-un fond se face pe ani, iar
în cadrul anilor pe compartimente (serii). Această metodă se foloseşte la ordonarea
fondurilor ai căror creatori au suferit mai multe transformări organizatorice în decursul
activităţii.
- Structural-cronologic – ordonarea unităţilor arhivistice dintr-un fond se face pe
compartimente (serii), în cadrul acestora pe ani, iar în cadrul anilor pe probleme. O. se
foloseşte la ordonarea fondurilor ai căror creatori au avut aceeaşi formă de organizare sau
au suferit puţine modificări în structură de-a lungul activităţii lor.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
- Alfabetic - se utilizează doar la anumite compartimente pentru anumite categorii ( ex.
dosarele personale ale angajaţilor de la Compartimentul Personal )

Exemplu: Există 100 de dosare de personal, păstrate fără o ordine vizibilă. Ordonarea cea
mai utilă pentru regăsire este cea alfabetică, după numele persoanei (deci, ordonare
intelectuală, bazată pe conținut). Fizic, dosarele pot fi ordonate alfabetic sau pot fi lăsate în
ordinea în care există (ce va fi identificată prin alocarea unei cote — un număr de la 1 la 100
pentru fiecare dosar), urmând ca ordonarea alfabetică să se realizeze virtual, la nivelul
instrumentului de evidentă, cu referire la cota stabilită inițial.

Aceste criterii de ordonare sunt stabilite în funcţie de cantitatea şi calitatea documentelor


ce se ordonează.

2. Genului de documente.
Ordonarea se foloseşte pentru unităţile arhivistice de acelaşi fel: dosare personale,
caziere, dosare de clienţi.

3. Nomenclatorului arhivistic.

4. Structurii organizatorice a creatorului de fond

C. INVENTARIEREA DOSARELOR
PREDAREA LA COMPARTIMENTUL DE ARHIVĂ

Definiţie:
Inventarierea este operaţiunea de luare în evidenţă a documentelor şi unităţilor
arhivistice dintr-un fond, fragment de fond sau colecţie, după ordonarea lor, conform unor criterii
stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Terminologie
inventar (arh.), 1. Instrument de evidenţă a unităţilor arhivistice existente într-un fond sau
colecţie, în care documentele sunt înregistrate din punct de vedere cantitativ şi al conţinutului, în
raport de structura fondului sau colecţiei, se poate întocmi şi pe compartimente, serii, genuri de
documente etc. în funcţie de volumul şi felul informaţiilor, şi pot fi simple, dezvoltate sau
tematice. Inventarul constituie evidenţa de bază a Fondului Arhivistic Naţional. Inventarul
general al arhivei sau Lista fondurilor şi colecţiilor, instrument de evidenţă nominală a
fondurilor şi colecţiilor deţinute de Arhivele Naţionale, care însumează date asupra denumirii şi
perioadelor de creare a documentelor constitutive ale fondurilor, precum şi asupra deţinătorilor
acestora.
cuprinsul unităţii arhivistice (arh.), element de bază al inventarului arhivistic care redă în mod
concis principalele informaţii dintr-o unitate arhivistică.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
date extreme (arh.), limitele cronologice între care se înscriu documentele dintr-un fond,
colecţie sau unitate arhivistică şi care sunt necesare în operaţiunile de ordonare, inventariere a
documentelor şi evidenţă a fondurilor.
fişă (arh.), formular pe care se transpune conţinutul principalelor informaţii dintr-o unitate
arhivistică; fişa de inventar, formular întocmit pentru fiecare unitate arhivistică în parte, în
vederea inventarierii fondurilor şi colecţiilor unei arhive;
fişare (arh.), operaţiunea de transpunere pe fişă a informaţiilor principale dintr-o unitate
arhivistică. Fişarea stă la baza activităţii de întocmire a inventarelor.
Metodologia inventarierii:
Dosarele se depun la compartimentul de arhivă pe bază de inventare, întocmite după
modelul prezentat în anexa nr. 2 din Legea 16/1996.
Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an,
de către un compartiment de muncă. Astfel, fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare
câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator, la compartimentul respectiv.
In cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare volum va primi un
număr curent distinct.
Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4
exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la compartimentul
care face predarea, iar celelalte se depun o dată cu dosarele la compartimentul de arhivă.
Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care, din motive justificate, se opresc la
compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menţionarea nepredării lor;
în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va menţiona acest lucru.
Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început,
menţionându-se în inventar datele extreme.
In ce priveşte completarea rubricii „Conţinutul dosarului”, se vor preciza genurile
(corespondenţa, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente, emitentul, destinatarul,
problema sau problemele conţinute şi, după caz, perioada la care se referă.
Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor
creatoare de documente. Predarea la arhiva generală se face conform unei programări prealabile,
stabilită de comun acord între cele două compartimente (predător şi primitor).
La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea
modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în
inventar. In cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă compartimentului
creator, care efectuează corecturile ce se impun.

Etapele inventarierii sunt:

- dosarele constituite, incheiate, certificate se grupeaza pe termene de pastrare;

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
- luarea in evidenta a fiecărui dosar in parte, prin completarea rubricilor formularului de
inventar, incepand cu numarul curent. Vor fi intocmite atatea inventare cate termene de
pastrare sunt prevazute in nomenclator la compartimentul respectiv. Fiecare dosar în parte se
trece in inventar sub un numar curent distinct.

Registrul de evidenţă curentă:


Evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în registrul
de evidenţă curentă, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4. In cazul în care compartimentul
de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice, în registrul de evidenţă curentă se deschide câte o
partidă pentru fiecare fond.
In registrul de evidenţă curentă, la capitolul „Preluări”, se trec, în ordinea preluării, toate
inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine.
Pentru fiecare inventar se notează:
• numărul de ordine al inventarului:
• data preluării documentelor din inventarul respectiv;
• denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
• datele extreme ale documentelor;
• totalul dosarelor din inventar:
• totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv:
• numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior.
Se va înscrie numărul din inventar al fiecărui dosar reţinut de compartiment.
La capitolul „Ieşiri” se trec:
• data ieşirii dosarelor din evidenţă:
• unde s-a predat;
• denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă;
• totalul dosarelor ieşite.

Teme practice:
Completarea unor liste de inventar şi a unui proces-verbal de predare-primire a
documentelor
Completarea registrului de evidenţă curentă.

Când şi cum se scot dosarele din evidenţa arhivei?


Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale:

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
- în urma selecţionării, proces-verbal de selecţionare (conform anexei nr. 5);
- în urma transferului către altă unitate deţinătoare, proces-verbal de predare-preluare
(conform anexei nr. 6);
- în urma distrugerii provocate de evenimente neprevăzute, printr-un proces-verbal de
constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora (model anexa 2 din
L. Mera, Îndreptar arhivistic, p. 128). Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă
în urma propunerii Comisiei de Selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare
sau deţinătoare şi confirmată de Arhivele Naţionale.
D. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR
Definiţie:

Selecţionarea reprezintă una din operaţiunile de bază ale activităţii arhivistice care constă în
stabilirea valorii documentar-istorice sau practice a dosarelor dintr-un fond sau colecţie, în
vederea păstrării permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi eliminarea
celor lipsite de importanţă.

Terminologie:

proces-verbal de selecţionare (arh.), act oficial în care se consemnează avizul Comisiei de


selecţionare asupra eliminării dintr-un fond sau colecţie a unităţilor arhivistice lipsite de valoare
documentar-istorică sau practică şi al căror termen de păstrare a expirat. La procesul-verbal se
anexează inventarele unităţilor arhivistice propuse a fi eliminate.

Dispoziţii generale:

In cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o


Comisie de Selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective.
Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de
membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele compartimente
creatoare de arhivă.
Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare.
Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preşedintele convoacă
comisia de selecţionare.
Secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate.
In aprecierea importanţei documentelor, comisia de selecţionare are în vedere respectarea
termenelor de păstrare a documentelor, prevăzute în nomenclatorul dosarelor, acordând o atenţie
deosebită celor care au, pe lângă termenul de păstrare, menţiunea „C.S.”.
Când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de
păstrare sau stabileşte ca unele din acestea să fie păstrate permanent, ele se trec în inventarele
corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi compartimentul de muncă respectiv.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
La încheierea lucrărilor, comisia întocmeşte procesul-verbal model anexa nr. 5, care se
înaintează spre aprobare conducerii unităţii.
Comisia efectuează selecţionarea atât a documentelor create de unitatea respectivă, cât şi a
celor create de alte unităţi şi păstrate în depozitul unităţii.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi eliminate, însoţite de
procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi de inventarul documentelor permanente create
în perioada pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă
înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale, în cazul unităţilor centrale, sau la direcţiile
judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul unităţilor locale
Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare,
chiar dacă. potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară.
Documentele se păstrează, în ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control
ale Arhivelor Naţionale, în vederea confirmării lucrării de selecţionare. Matricele sigilare (sigilii,
ştampile, parafe), confecţionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariază, în
ordinea dării lor în folosinţă, într-un registru, după modelul prezentai în anexa nr. 6.
Selecţionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectuează de către comisiile de
selecţionare, pe bază de proces-verbal însoţit de inventar, cu confirmarea Arhivelor Naţionale.
Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul
acestora, întrucât la stabilirea valorii se au în vedere şi alte elemente: însemnele şi înscrisul din
câmpul sigilar, valoarea artistică, frecvenţa s.a.

Etapele selecţionării:

- identificarea conform inventarelor a documentelor care întrunesc condiţiile pentru eliminare


respectiv expirarea termenelor de păstrare prevăzute în nomenclatorul arhivistic propriu şi lipsa
oricărei importanţe documentare sau practice a documentelor.

- identificarea documentelor respective in depozit.

- verificarea concordanţei datelor din dosar cu datele de pe inventar.

- inventarele documentelor propuse pentru selecţionare şi inventarele documentelor cu termen de


păstrare permanent (din aceeaşi perioadă cu cele selecţionate şi create de acelaşi compartiment
de la care se selecţionează documentele), se dau spre consultare membrilor comisiei de
selecţionarea a organizaţiei, înainte de întrunirea propriu-zisă a acestora în cadrul şedinţei de
lucru a comisiei.

- la încheierea şedinţei comisiei, secretarul comisiei întocmeşte procesul verbal de şedinţă al


comisiei.

Lucrarea de selecţionare este cuprinsă din:

- adresă de înaintare către Arhivele Naţionale;

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
- procesul-verbal al Comisiei de Selecţionare;
- listele de inventar ale documentelor cu termen de păstrare expirat;
- listele de inventar ale documentelor cu termen de păstrare permanent, pentru perioada
supusă selecţionării;

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
CURS IV

Tematica activităţilor
C. FOLOSIREA INFORMAŢIILOR DIN DOCUMENTE ÎN SCOPURI PRACTICE
Activitatea de soluţionare a cererilor adresate creatorilor de către persoanele fizice şi juridice.
Eliberarea de copii, extrase şi certificate: prevederi legale (Legea nr. 16/1996, O.G. nr. 27/2002,
Legea nr. 233/2002, Legea nr. 29/1990 etc.).
Aplicaţii practice: Întocmirea unui referat de cercetare a documentelor în vederea soluţionării
unei cereri. Analizarea acestuia.

D. INSTRUMENTE DE EVIDENŢĂ PENTRU FONDURILE ŞI COLECŢIILE DIN


DEPOZITE
Instrumente de evidenţă pentru fondurile şi colecţiile din depozitele de arhivă: inventarul,
registrul de evidenţă curentă, registrul de depozit, procesul verbal de predare/primire a
documentelor
Instrumente de evidenţă pentru fondurile şi colecţiile din depozitele de arhivă; modul lor de
completare.
Aplicaţii practice: completarea registrului de evidenţă curentă, completarea registrului de depozit.

E. DEPUNEREA DOCUMENTELOR DE CĂTRE CREATORI LA ARHIVELE


NAŢIONALE
Predarea documentelor la Arhivele Naţionale: condiţii, termene de depunere.
Predarea documentelor la Arhivele Naţionale: condiţii, termene de depunere. Instituţii creatoare
care nu predau documentele la Arhivele Naţionale.
Răspunderi şi sancţiuni la încălcarea Legii nr. 16/1996 privind depunerea documentelor la Arhivele
Naţionale.
Situaţia documentelor create de unităţile desfiinţate sau aflate în lichidare.
Aplicaţii practice: Completarea procesului-verbal de predare-primire. Operarea menţiunilor de
scoatere din evidenţa proprie a documentelor şi a inventarelor depuse la Arhivele Naţionale.

F. PĂSTRAREA ŞI CONSERVAREA DOCUMENTELOR


Tradiţia istorică a păstrării arhivelor de la empirism la ştiinţa conservării. Natura tehnico-
materială a actelor. Structuri şi montaje specifice de păstrare şi conservare a documentelor.
Echipamente de depozitare şi mijloace de protecţie necesare.
Dezbateri interactive în baza unor imagini privind dotarea, organizarea, asigurarea mijloacelor de protecţie
etc.
Criterii şi condiţii ce trebuie îndeplinite pentru asigurarea păstrării şi conservării documentelor.
Factori biologici, fizico-chimici, mecanici şi sociali care pot contribui la procesul de degradare a
documentelor. Necesitatea cunoaşterii efectelor lor şi prevenirea acţiunii lor.
Metode de combatere a factorilor de risc şi a noxelor ce pot periclita starea fizică şi integritatea
documentelor.
Atribuţiile specifice personalului responsabil cu arhiva în domeniul prevenirii degradării
documentelor. Noţiuni de bază privind restaurarea documentelor.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
5. FOLOSIREA INFORMAŢIILOR DIN DOCUMENTE ÎN SCOPURI PRACTICE

Atribuţiile arhivarului:
- Înregistrează solicitările
- Depistează documente referitoare la informaţiile solicitate
- Întocmeşte/eliberează acte specifice

Terminologie

Valoare (a documentului) (arh.), putere informaţională a documentului care, la rândul ei,


determină importanţa politică, ştiinţifică, economică, socială, culturală şi obştească a acestuia; v.
documentar-istorică, importanţa informaţiilor documentar-istorice pe care le conţin unităţile
arhivistice dintr-un fond sau colecţie. Toate documentele care prezintă v. documentar-istorică fac
parte din Fondul Arhivistic Naţional şi se păstrează permanent. Importanţa istorico-documentară
a unităţilor arhivistice este dată de valoarea informaţiilor cu privire la dezvoltarea societăţii din
punct de vedere social, economic, politic şi cultural, de-a lungul veacurilor. V. Fondul Arhivistic
Naţional; v. juridică, proprietate transmisă documentului prin norme legale, exprimată prin
particularităţile interne şi externe ale acestuia; v. practică, suma informaţiilor conţinute de o
unitate arhivistică dintr-un fond sau colecţie şi care servesc la rezolvarea unor probleme curente
economice şi sociale; v. a sigiliilor (sig.), determinarea importanţei pe care o au izvoarele sigilare
din punct de vedere: a) istoric (informaţiile de natură istorică pe care le transmit); b) juridic
(puterea juridică probatorie a sigiliilor); c) estetic (importanţa lor pentru istoria artei).

folosire a documentelor (arh.), ansamblu de acţiuni utilizate în vederea valorificării


documentelor unei arhive. F. se realizează prin următoarele forme: cercetarea documentelor în
sălile de studiu; informarea organizaţiilor cu privire la documentele ce prezintă interes pentru
activitatea lor practică sau ştiinţifică; activităţi instructive, cultural-educative şi de propagandă;
eliberare de certificate, copii şi extrase; reproducere a documentelor; elaborare de publicaţii. Sin.
valorificare a documentelor.

accesibilitate în arhive (arh.), ansamblu de reguli referitoare la posibilităţile şi condiţiile


stabilite, într-o perioadă dată, pentru cercetarea documentelor de arhivă. Accesul poate fi
condiţionat pentru anumite categorii de documente, care prin consultarea sau publicarea lor ar
prejudicia interesele statului.

achiziţionare de documente (arh.), formă de preluare, prin cumpărare sau donaţie, a


documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, de la persoane fizice şi juridice, de
către organele investite cu acest drept.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi folosite pentru cercetare ştiinţifică,
rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări, eliberarea unor copii, extrase,
certificate.
Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi consultate, la cerere, de către cetăţeni
români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit
acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau
deţinătoare.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea
persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le creează şi
le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi care
îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale.
Certificatul trebuie să cuprindă o expunere exactă şi clară a datelor rezultate din
documente, care sunt în directă legătură cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele existente,
fără să se întregească perioadele pentru care nu există documente. Perioadele pentru care lipsesc
documente sau nu se găseşte înscris numele solicitantului se vor menţiona în adresa de expediere
a certificatului. In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras
elementele necesare întocmirii certificatului şi, apoi, datele cuprinse în aceste documente
In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizări în legătură cu
conţinutul documentelor cercetate.
In certificat datele se expun în ordinea cronologică.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere, cu cerneală, întocmit,
datat şi semnat de persoana care a făcut cercetarea.
Referatul trebuie să cuprindă denumirea fondului cercetat şi cotele unităţilor arhivistice
cercetate (anul şi numărul din inventar).
In cazul în care, la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii unităţii creatoare
sau deţinătoare, recercetându-se documentele, se găsesc noi date, se poate elibera fie un nou
certificat, menţionându-se ca îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului şi datei de
emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menţionându-se toate datele,
inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula şi retrage; noul certificat va primi alt
număr de înregistrare.
In cazul în care în arhivă nu se găsesc date cu privire la obiectul cererii, aceasta situaţie se
comunică în scris solicitantului; dacă se cunoaşte unitatea deţinătoare a documentelor ce fac
obiectul cererii, cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei unităţi, comunicându-i-se
şi solicitantului acest lucru.
In textul certificatului nu sunt admise ştersături sau completări printre rânduri. Persoana
care a întocmit referatul şi şeful său ierarhic poartă răspunderea asupra exactităţii datelor
comunicate.
Copiile sau extrasele se certifică sau, după caz, se legalizează de unitatea care le
eliberează.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
Certificatele, copiile si extrasele se eliberează personal solicitantului ori împuternicitului
său legal sau se expediază prin poştă.
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civilă sau alte acte originale personale
aflate în dosar se restituie titularului, sub semnătură, reţinându-se la dosar o copie certificată de
responsabilul arhivei.
Evidenţa cererilor se ţine pe bază de fişe întocmite pentru fiecare solicitant în parte. Fişa
va cuprinde: numele şi prenumele solicitantului, numărul şi data de înregistrare a cererii. Fisele
se ordonează alfabetic. In cazul în care dotarea permite, să se creeze un subsistem arhivistic
computerizat de evidenţă şi regăsire a cererilor şi actelor eliberate.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă, pentru cercetare, se consemnează într-un
registru de depozit, conform anexei nr. 8. In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce
în raft o fişă de control, conform anexei nr. 9; fişa se va anula la rearhivarea dosarului.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
6. INSTRUMENTE DE EVIDENŢĂ PENTRU FONDURILE ŞI COLECŢIILE DIN
DEPOZITE

Atribuţiile arhivarului:
Completează evidenţele de la depozitul de arhivă:

- registrul de evidenţă

- registrul de depozit.

Temă practică:

Completarea registrului de depozit.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
7. DEPUNEREA DOCUMENTELOR DE CĂTRE CREATORI LA ARHIVELE
NAŢIONALE

Definiţie:

Reprezintă obligaţia creatorilor şi deţinătorilor de arhivă de a depune la Arhivele Naţionale, pe


bază de inventar în trei exemplare şi proces-verbal de predare-primire, a documentelor cu
valoare documentar-istorică.

Atribuţiile arhivarului:

Terminologie:

termen de depunere a documentelor (arh.), interval de timp stabilit prin acte normative, în
limita căruia organizaţiile predau Arhivelor Naţionale documentele ce fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional.

termen de păstrare (arh.), limita de timp stabilită pentru păstrarea diferitelor categorii de
documente, într-un fond, precizată prin indicatorul termenelor de păstrare (v.).

unităţi arhivistice cu termen de păstrare permanent (arh.), categorii de documente care


prezintă importanţă documentar-istorică sau practică, fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi
se păstrează permanent.

unităţi arhivistice cu termen de păstrare temporar (arh.), categorii de documente care nu


prezintă valoare documentar–istorică, iar valoarea lor practică este limitată în timp. Durata
păstrării u. este stabilită prin indicatorul termenelor de păstrare.

Termene de depunere:

Documentele cu valoare documentar-istorică, adică „permanentul de arhivă” se depun la


Arhivele Naţionale la următoarele termene:

- documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;


- documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice, după 30 de ani
de la crearea lor;
- documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
- actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
- matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi denumirea
completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
 Creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt
necesare în desfăşurarea activităţii lor, pe baza aprobării Arhivelor Naţionale.

 Documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional, o dată intrate, potrivit legii, în


depozitele Arhivelor Naţionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora.

 Preluarea documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhivele Naţionale se


efectuează prin confruntarea inventarelor cu unităţile arhivistice.

 Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase


privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de către creatorii şi deţinătorii
de documente.

 Creatorii şi deţinătorii de documente, sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale câte


un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin, la expirarea
termenelor de depunere a acestora.

 În cazul declarării falimentului, în condiţiile legii, a unui creator de documente, fără ca


activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, se preiau
de Arhivele Naţionale, iar documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează
copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la
asigurările sociale ale cetăţenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici
autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice.

Excepţie de la obligativitatea depunerii documentelor la Arhivele Naţionale fac următoarele


instituţii:
- Academia Română, Ministerul Apărării Naţionale (M.Ap.N.), Ministerul Afacerilor
Externe (MAE), Serviciul de Informaţii Externe (SIE), Serviciul Român de Informaţii
(S.R.I.), Serviciul de Protecţie şi Pază (SPP). În general doar cele care ţin de siguranţa
naţională.
- Instituţiile enumerate mai sus au însă obligaţia de a depune la Arhivele Naţionale listele
de inventar ale documentelor cu termen de păstrare „Permanent”

Răspunderi şi sancţiuni
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional sunt bunuri de interes naţional, cărora
statul le acordă protecţie specială, pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrităţii Fondului
Arhivistic Naţional sau nu iau măsuri privind evidenţa, selecţionarea şi păstrarea acestor
documente conform Legii Arhivelor Naţionale.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor care
fac parte din Fondul Arhivistic Naţional constituie infracţiuni şi se pedepsesc conform
prevederilor Codului Penal.
Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor se fac de către împuterniciţii Arhivelor
Naţionale sau ai direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se pot face plângeri, în termen de 15
zile de la primirea comunicării, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită
contravenţia.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
D. PĂSTRAREA ŞI CONSERVAREA DOCUMENTELOR

Atribuţiile arhivarului în legătură cu depozitul de arhivă:

- Monitorizează parametrii de mediu din depozit


- Respectă planurile de prevenire a riscurilor de degradare/distrugere a arhivei
- Verifică integritatea mijloacelor speciale de protecţie şi a documentelor
- Asigură respectarea condiţiilor de întreţinere a depozitelor de arhivă

Dispoziţii generale:

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele în condiţii


corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în
alte situaţii decât cele prevăzute de lege.
Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi amenajate
în acest scop, cu asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi
pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare: praf, lumina solară, solicitări la uzura
mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere
a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă.
Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate numai în cazul în care
au spaţii prevăzute pentru păstrarea arhivei.
Elementele de rezistenţă ale construcţiei vor fi dimensionate conform standardelor în vigoare,
ţinându-se seama că încărcarea cu arhivă (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina
dată de hârtia depozitată în vrac.
Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice,
de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii.
Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se va face în funcţie
de dimensiunile materialului suport (hârtie, film etc.). ale materialelor de protecţie (cutii, containere
etc.). ale spaţiului din construcţie aferent, asigurându-se accesul la materialul depozitat şi
posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate.
Se recomandă amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar iluminatul
artificial va urmări culoarul dintre rafturi.
Se vor lua măsuri pentru asigurarea stabilităţii sistemelor de depozitare.
Intre pereţi şi rafturi, ca şi între rafturi se asigură un spaţiu liber de 0,7 - 0,8 m lăţime. In
depozitele mari se pot organiza şi coridoare centrale de 1,5 - 2,0 m lăţime, pe lungimea sau pe
lăţimea depozitului, pentru manevrarea documentelor.
Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesară organizarea de camere de lucru lângă
depozit
Toate depozitele de arhivă mai înalte de 2,4 m se dotează cu scări de arhivă. In funcţie de
necesităţi, depozitele pot fi dotate şi cu cărucioare de transport interior. Se recomandă ca rafturile să
Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025
Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
nu depăşească 1,8 m înălţime, pentru a evita utilizarea de dispozitive suplimentare pentru accesul la
poliţe.
O poliţă de raft are, în general, în spaţiul european, dimensiunea de 1m lungime şi trebuie să
poată suporta 100 kg sarcină. Depozitul trebuie să prezinte o rezistenţă la încărcare de minimum
800 kg/m2, luând în considerare greutatea mijloacelor de păstrare și greutatea arhivei.
Pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc în cutii de carton, mape,
plicuri, tuburi etc. în raport de natura şi dimensiunea lor.
Aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta inferioară.
In cazul în care creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii,
benzi magnetice etc.) acestea se depozitează pe categorii, dependente de natura materială a acestora,
astfel încât păstrarea şi conservarea lor să poată fi organizată în mod corespunzător.
Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice.
In depozitele de arhivă conţinând documente scris trebuie să se asigure un microclimat
caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 - 24° C şi umidităţi relative de 50 - 60%.
Instrumentul cu care se măsoară umiditatea din depozit se numeşte higrometru.
Pentru depozitele de materiale fotografice, ca şi pentru cele cuprinzând benzi magnetice,
temperaturile optime sunt cuprinse între 14 - 18° C, iar umiditatea relativă de 40 - 50%.
Pentru măsurarea şi urmărirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu
aparate de control (termometre, higrometre şi alte asemenea), iar citirile vor fi consemnate într-un
caiet de depozit.
Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme
parasolare (geamuri absorbante, obloane etc.).
Depozitele, atunci când nu dispun de instalaţii de climatizare sau centrale de ventilaţie, se vor
aerisi natural. Această aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferică se încadrează în
limitele specificate la art. 91, fără a se depăşi 1 - 3 schimburi de aer/oră, iar viteza curentului de aer
se va înscrie în limitele de 0, 1 - 0,3 m/secundă.
In timpul operaţiunilor de legătorie aplicate dosarelor se îndepărtează corpurile metalice (ace,
agrafe, şine de îndosariere ele.); cusătura de legătură se aplică la distanţă de cel puţin 12 - 15 mm de
la partea scrisă spre margine. In cazul în care marginea de îndosariere aste mai mică de 15 mm se
lipeşte o alonjă de îndosariere.
In depozitele de arhivă se vor asigura curăţenia şi ordinea interioară, pentru a se evita
insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (rozătoare, insecte, mucegai); în cazul
semnalării pericolului de degradare a documentelor se iau măsuri de înlăturare a acestuia, cerându-
se, in cazurile deosebite, sprijinul Arhivelor Naţionale.
Înlăturarea agenţilor dăunători se face prin desprăfuire, curăţire mecanică, dezinsecţie şi
deratizare. Desprăfuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane, iar absorbţia prafului
rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecţia, dezinsecţia şi deratizarea depozitelor de arhivă se fac
ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o dată la 5 ani.
Este interzisă păstrarea oricăror alte materiale ce nu aparţin depozitelor de arhivă
Reparaţiile interioare, zugrăvelile şi lucrările de întreţinere a depozitului de arhivă se fac ori
de câte ori este nevoie, asigurându-se în permanentă igiena încăperilor şi funcţionarea normală a
instalaţiilor electrice şi sanitare.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reşourilor,
fumatului în incinta depozitului, precum şi utilizarea comutatoarelor, întrerupătoarelor sau altor
instalaţii electrice defecte.
Camerele de lucru, depozitele de arhivă, ca şi terenul învecinat construcţiei de arhivă vor fi
menţinute în ordine şi curăţenie, cu păstrarea liberă a căilor de acces, a locurilor din apropierea
gurilor de apă şi a instalaţiilor de stingere a incendiilor.
Depozitele şi celelalte încăperi din vecinătatea acestora vor fi prevăzute cu stingătoare
portabile, cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf sau gaze inerte, asigurându-se toate celelalte
condiţii necesare stingerii incendiilor, prevăzute în normele de stat în vigoare.
Depozitele vor fi prevăzute cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu, iar după caz
şi cu instalaţii de stingere automată a incendiilor.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze în stare perfectă de funcţionare
utilajul şi materialele de prevenire şi stingere a incendiilor, pe care Ie au în dotare şi să controleze
periodic existenţa şi starea de funcţionare a acestora.
Ferestrele şi alte locuri de acces vor fi prevăzute cu gratii care să prevină efracţia în depozite.
La manipularea şi transportul documentelor se iau măsurile de protecţie necesare asigurării
arhivei pe toată durata transportului
Creatorii şi deţinătorii de documente au obligaţia să comunice Arhivelor Naţionale sau
direcţiilor judeţene intenţia de a construi sau amenaja depozite de arhivă, pentru a primi
confirmarea locurilor unde urmează să amplaseze depozitele de arhivă.
In cazuri deosebite, creatorii şi deţinătorii de documente pot solicita consultanţă de
specialitate Arhivelor Naţionale şi direcţiilor judeţene, după caz, pentru organizarea unor măsuri de
conservare, asigurare şi protecţie a documentelor pe care le deţin.
Orice situaţie de calamitate în depozitele de documente se comunică imediat Arhivelor
Naţionale sau direcţiilor judeţene, după caz.
Dosarele preluate de la compartimentele de muncă se organizează în depozitul de arhivă pe
ani şi, în cadrul anului, pe compartimente şi termene de păstrare, sau pe compartimente şi, în cadrul
compartimentului, pe ani şi pe termene de păstrare.
Pe rafturi, dosarele se aşează de sus în jos şi de la stânga la dreapta (în ordinea scrisului
în pagină).
Rafturile şi poliţele se numerotează.

Terminologie

microfilm de arhivă (arh., cons.), copie a unui document sau a unei serii de documente, realizată
prin microfotocopierea pe peliculă a imaginilor documentelor. M. se utilizează frecvent în practica
arhivelor pentru asigurarea conţinutului documentelor în cazul distrugerii sau dispariţiei
originalului, pentru înlocuirea acestuia în cadrul activităţilor de studiu şi cercetare, pentru
completarea fondurilor şi colecţiilor prin schimburi între diferite arhive sau biblioteci etc. Faţă de
alte forme miniaturizate m. prezintă avantaje legate de execuţia şi utilizarea în condiţii uşor
accesibile pentru instituţiile deţinătoare de arhivă. V. şi microfilmare a documentelor, film.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
microfilmare a documentelor (arh.), totalitate a operaţiunilor de trecere pe film a informaţiilor
conţinute în documentele de arhivă prin metode fotografice. M. implică următoarele etape:
pregătirea documentelor pentru m., fotocopierea propriu-zisă, prelucrarea chimică a filmului
(revelare, fixare, spălare, uscare), controlul tehnic al calităţii peliculei, containerizarea şi
depozitarea microfilmelor. V. microfilm de arhivă.

microfilmare de asigurare (arh.), microfilmarea documentelor valoroase în scopul asigurării


informaţiilor cuprinse în acestea, în eventualitatea distrugerii arhivei ca urmare a unor catastrofe, a
uzurii, a pierderii, a acţiunii factorilor biochimici etc. Microfilmul de asigurare este prelucrat si
depozitat în condiţii speciale în vederea unei conservări îndelungate.

igienă a depozitelor (arh., cons.), totalitatea măsurilor de întreţinere a depozitelor de arhivă


organizate în scopul menţinerii salubrităţii spaţiilor destinate păstrării în bune condiţiuni a
documentelor. Principalele măsuri de igienă a depozitelor sunt: desprăfuirea periodică, aerisirea,
dezinfecţia, dezinsecţia şi deratizarea, controlul factorilor de microclimat, controlul stării de
conservare a documentelor etc.

ignifugare a spaţiilor (arh., cons.), operaţie de acoperire a suprafeţelor combustibile (în special din
lemn) din depozitele de arhivă cu o substanţă ce le conferă rezistenţă la foc; silicatul de sodiu în
soluţie apoasă este o substanţă deseori folosită în acest scop. V. prevenirea şi stingerea incendiilor
în depozitele de arhivă.

climatizare a depozitelor de arhivă (arh., cons.), ansamblu de măsuri având ca scop menţinerea
temperaturii, umidităţii relative şi purităţii aerului din depozitele de arhivă la parametrii
recomandaţi pentru conservare, cu ajutorul unor instalaţii de climatizare. Instalaţiile de climatizare
sunt compuse din priza de aer, camera de climatizare, baterii şi guri de distribuţie, prevăzute cu
aparate de măsură, control şi reglare a condiţiilor de microclimat. în cazul documentelor scrise pe
hârtie şi pergament, microclimatul optim este cuprins între limitele 14-18° C şi 45-65% u. r.; pentru
conservarea microfilmelor se prevăd umidităţi relative mai scăzute, între 40-50%. Pentru prevenirea
acţiunii prafului şi noxelor din atmosfera poluată, în special în mediul urban, este necesară
purificarea aerului admis în depozite.

aerisire a depozitelor (arh., cons.), tehnică arhivistică de întreţinere a igienei depozitelor,


organizată în scopul ventilării aerului pentru a evita poluarea sa prin acumulări de substanţe
rezultate din îmbătrânirea hârtiei şi formarea de zone de aer stagnant, favorabil dezvoltării
proceselor de biodeteriorare. A. se organizează, de obicei, pe vreme bună şi la mijlocul zilei pentru
a se evita afluxul de aer cu umiditate relativ ridicată, de peste 65%. O regulă o constituie evitarea
deschiderii ferestrelor pe direcţia vânturilor dominante pentru a împiedica introducerea de praf în
depozite.

ciuperci de mucegai (arh., cons.), grup de organisme microscopice care produc pe documentele de
arhivă filamente lungi, bogat ramificate, numite hife sau micelii, pe care se formează elementele de
înmulţire cunoscute sub numele general de spori şi care se răspândesc foarte repede prin aer, prin
apă sau prin contact. C. se dezvoltă în depozitele de arhivă numai dacă umiditatea relativă a aerului
este mai mare de 65%; de obicei apar când arhiva este depozitată în subsoluri sau spaţii igrasioase,
neaerisite. Această formă de biodeteriorare se poate produce şi în caz de inundaţii, chiar parţiale, ale
depozitelor de arhivă. Atacul se pune în evidenţă prin pete sau zone întinse diferit colorate, uneori
Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025
Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
acoperite de o pâslă groasă de micelii; în cazuri grave suportul este puternic degradat, iar filele se
lipesc unele de altele, fiind greu de desfăcut chiar în laboratoarele de restaurare.

degradare a documentelor (arh., cons.), proces complex de deteriorare mecanică şi chimică şi de


denaturare a formei şi structurii iniţiale a documentelor, ca urmare a acţiunii nefavorabile a
factorilor fizici, chimici, biologici şi sociali. D. se poate manifesta prin pierderea unora dintre
părţile structurale ale documentelor, prin scăderea rezistenţei suportului grafic, pierderea lizibilităţii,
apariţia de pete divers colorate etc. Documentele degradate se recuperează prin lucrări de restaurare,
iar ansamblul măsurilor de conservare a documentelor urmăreşte prevenirea degradării acestora.

biodeteriorare a documentelor de arhivă (arh., cons.), proces complex de degradare a


documentelor de arhivă de către diverşi factori biologici (bacterii, actinomicete, ciuperci de
mucegai, insecte, rozătoare). B. se manifestă în spaţii de depozitare umede, insalubre, unde nu se
respectă măsurile de igienă a depozitelor de arhivă. Sin. deteriorare biologică.

conservare a documentelor (arh., cons.), complex de măsuri destinate păstrării în cele mai bune
condiţii a documentelor de arhivă. C. implică folosirea de depozite climatizate, dotate cu mobilier
specific corespunzător, organizarea arhivei şi confecţionarea de mijloace individuale de protecţie a
documentelor, aplicarea măsurilor de asigurare, igienă şi întreţinere a arhivelor, restaurarea
documentelor şi reglementarea evidenţei şi circulaţiei documentelor în condiţiile asigurării
securităţii şi integrităţii acestora. În ultimele decenii măsurile de c. urmăresc înlocuirea originalelor
în activitatea de valorificare cu fotoreproduceri şi facsimile. V. asigurare a securităţii
documentelor. Sin. parţial, păstrare a documentelor.

răscoacere a documentelor (arh., cons.), formă de degradare a documentelor de arhivă ţinute


multă vreme în condiţii de uscăciune şi temperaturi ridicate. Prin r., documentele devin mai rigide,
cele pliate sau rulate nu se mai pot aşeza pe suprafeţe plane, având tendinţa de a rămâne în starea în
care au fost păstrate, iar pergamentele, în special, suferă deformări de suprafaţă greu de corectat.

recondiţionare a documentelor (arh., cons.), ansamblul de operaţii, în general simple, de corectare


a unor degradări mecanice suferite de documente si care se încadrează în lucrările de legătorie a
dosarelor de arhivă; ele sunt: curăţirea, desprăfuirea, netezirea filelor, reparaţii ale zonelor sfâşiate,
ataşarea de alonje etc.

restaurare a documentelor (arh., cens.), complex de operaţii şi tratamente tehnice adecvate, care
se aplică documentelor în scopul eliminării sau inactivării cauzelor de degradare, al opririi evoluţiei
degradării şi al creării unui grad de rezistenţă sporit faţă de acţiunea viitoare a unor asemenea
factori, în condiţiile asigurării depline a integrităţii, securităţii şi menţinerii autenticităţii
documentului tratat. În funcţie de natura documentelor, de gradul de degradare şi de factorii care au
acţionat asupra acestora, există mai multe metode şi tehnici de r. dar, în toate cazurile sunt specifice
următoarele etape: dezinfecţia sau dezinsecţia, îndepărtarea unor intervenţii de consolidare sau
restaurare anterioare şi curăţirea impurităţilor, neutralizarea acidităţii documentelor, după care
urmează restaurarea propriu-zisă, în care intră operaţii de reîncleiere, completare a golurilor,
consolidare.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
dezinfecţie a documentelor (arh., cons.), tratament fizic sau chimic aplicat documentelor de arhivă
în scopul distrugerii microorganismelor care degradează documentele (bacterii, actinomicete şi
ciuperci de mucegai). Cele mai răspândite procedee de dezinfecţie se bazează pe folosirea selectivă
de substanţe gazoase sau fumigene (oxid de etilena, aldehidă formică etc.) ori a unor soluţii apoase
sau alcoolice de pentaclorfenolat de sodiu, paraclormetacrezol etc. Pentru volume mari de
documente dezinfecţia se execută în etuve de mare capacitate, forţând penetraţia substanţei
dezinfectante în masa materialului arhivistic prin crearea unui vid avansat, înainte de administrarea
substanţei gazoase. La alegerea substanţelor se are în vedere riscul degradării documentelor de către
unii produşi ce au caracter agresiv faţă de suportul grafic sau faţă de textele scrise.

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178
D. Spaţiul/încăperea de arhivă asigură protecţia documentelor faţă de acţiunea agenţilor de
deteriorare ?

Se vor preciza date legate de factorii de degradare: praf, lumină solară (dacă ferestrele sunt
asigurate cu perdele de doc, parasolare, obloane sau alte situaţii), variaţii de temperatură şi
umiditate, temperaturi excesive (dacă spaţiul/încăperea de arhivă este încălzit pe timp de iarnă
şi în ce mod), surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici (rozătoare, insecte, mucegai),
pericol de foc (există stingătoare portabile, mijloace alarmare antiincendiu, iluminatul cu becuri
incandescente etc.), inundaţii sau infiltraţii de apă (dacă sunt ţevi de apă sau canalizare care
traversează spaţiul/încăperea de arhivă), starea de curăţenie şi ordine interioară;

Formator: Radu Aurel Pentru înscrieri/detalii : Pitesti, 0784.045.025


Bucureşti, 0786.333.100
Braşov, 0760.031.178