1ESTUDIO DE CASO. ENCUADERNADORA S.

TUTOR(A)
MATEO PACHÓN RINCÓN
GRUPO DE TRABAJO
N. 028

INTEGRANTES

Díaz Nino José Luis

Díaz Quintero Oscar Manuel

Galeano Tunjo Claudia Mairena

Lozada Obesso Víctor Manuel

Sogamoso Betancourt Jeny Magali

Zúñiga Rivera Jorge Luis

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

BOGOTA DC

SEPTIEMBRE 2018
TABLA DE CONTENIDO

Contenido
TABLA DE CONTENIDO.................................................................................................................2
JUSTIFICACION.............................................................................................................................3
OBJETIVOS....................................................................................................................................3
CAPITULO 1..................................................................................................................................4
1. METODOLOGIA.....................................................................................................................4
2. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION............................................................................................5
3. SITUACION DE LA PROBLEMÁTICA...........................................................................................6
4. ALTERNATIVAS PROPUESTAS Y CRITERIOS DE EVALUACION............................................7
5. RECOMENDACIONES......................................................................................................11
6. CONCLUSIONES DEL PROYECTO...........................................................................11
BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................................11
 JUSTIFICACION

Vemos que el principal proveedor de la empresa LA ENCUADERNADORA es

PAPELITOS SA, la cual es una empresa dedicada a la elaboración y
comercialización de papeles y cartulinas, está constituida como el principal
proveedor de esta materia prima en nuestro país y adicional de países como
Venezuela, México, Ecuador, Perú y Panamá.

Entran en paro debido a la negatividad de solucionar un pliego de peticiones

por parte de los empleados, derechos de los cuales se sentían inconformes e
inquietos sin recibir respuesta alguna.

Entre tanto la empresa la ENCUADERNADORA se ve tan afectada que la

misión es buscar alternativas para dar solución sin que afecte el alto pico de
producción en la temporada más importante para ellos, sin generar
incumplimientos con el cliente final.

OBJETIVOS

Objetivo general

 Solucionar el problema de abastecimiento de materia prima de la

compañía, evitando retrasos en los pedidos solicitados y por ende perdida
del posicionamiento en el mercado por su incumplimiento.

Objetivos específicos

 Evaluar el área de compras

 Calcular el inventario, de acuerdo a la demanda para controlar stock
mínimo y máximo.
 Identificar nuevos proveedores que distribuyan el papel, teniendo en cuenta
que es el 80% de materia prima para la compañía.
CAPITULO 1

1. METODOLOGIA

De acuerdo a las reuniones realizadas por los altos mandos de las

empresas LA ENCUADERNADORA SA y PAPELITOS SA, llegaron a las
siguientes conclusiones:

 Aprovechamiento de la materia prima al máximo sin que se generen

perdidas de papel al momento de la fabricación de los cuadernos
 Utilización de maquina (molino dos) pero con menor capacidad de
producción del mismo.
 Negociación con diferentes proveedores de papel a nivel
internacional, teniendo en cuenta que se va a gastar más dinero en la
compra de la materia prima que equivale al 80% de los productos
que venden la compañía.
 Comprar producto terminado en Perú, teniendo en cuenta que la
calidad no es la misma y que van a pagar gastos fijos por 400
empleados que hacen parte de la nómina en el área de producción
de la compañía.
2. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION

De acuerdo a la situación informada por los medios de comunicación acerca

del paro de corteros de caña en los ingenios más importantes del Valle del
Cauca, Risaralda y cauca; Teniendo en cuenta la empresa PAPELITOS S.A,
que entre los ingenios proveedores de bagazo de caña, se encontraba el que
mayor porcentaje le vendía, esto desencadenando un pánico empresarial por
parte de la empresa LA ENCUADERNADORA, quien en su mejor época del
año y de mayor demanda de su producto terminado (cuadernos, agendas,
libretas, etc.), pasaba por una situación muy preocupante presentando una
lluvia de soluciones, para finalmente tomar la mejor decisión, teniendo en
cuenta muchos factores que intervienen en este tipo de problema; como lo son
la demanda, la materia prima, los proveedores, los empleados, la imagen de la
empresa, la competencia, los costos, el presupuesto y las ganancias de la
misma.

Se puede llegar a pensar en las diferentes ideas que están planteadas en el

caso, las cuales son:
3. SITUACION DE LA PROBLEMÁ TICA

La problemática encontrada en la empresa LA ENCUADERNADORA

S.A es el temor que sienten al encontrarse en una situación nueva para
ellos, donde no se preveía dichas soluciones o acciones de contingencia
para resolver la falta de materia prima por parte de su proveedor
PAPELITOS S.A, el cual no les puede cumplir, debido al paro de los
ingenios. Por lo tanto de manera inmediata se realiza un comité de
emergencia integrando a cada líder de las diferentes áreas que
conforma la compañía.

Debido a todas las situaciones presentadas e información dada por

cada uno de los integrantes de las dos compañías, intentaron dar una
solución lógica y coherente respecto al caso presentado sobre el paro y
que afecta directamente a las empresas dependientes de la compañía
PAPELITOS SA, se podría concluir de que lo más importante es no bajar
la productividad, la eficiencia en el trabajo, credibilidad ante los clientes
ni calidad del producto final, sin tener que llegar a tomar malas
decisiones.

De acuerdo a la urgencia de dar una solución rápida a dicha

problemática de la empresa, se puede pensar en ideas coherentes y no
tan coherentes, pero esta es el resultado de no manejar un plan de
contingencia para dicha situación, que no se había presentado
anteriormente en la compañía.
4. ALTERNATIVAS PROPUESTAS Y CRITERIOS DE
EVALUACION

 COMPRA DE PAPEL A OTRO PROVEEDOR MÁS ECONOMICO:

como bien sabemos la empresa la Encuadernadora tiene dos
temporadas de fabricación:

Calendario A: Agosto a Enero

Calendario B: Mayo a Julio

Vemos que los picos más altos de venta en la Encuadernadora son en el

Calendario B, por tal motivo estaría bien comprar papel más económico
para la temporada del calendario A, teniendo en cuenta que la calidad
del producto no sería la misma, esto con el fin de utilizar lo que les
queda de stock para la temporada alta que sería del calendario B donde
los picos de fabricación son más altos y se aumentan las ventas.

Es necesario establecer un estándar de calidad en el papel a comprar

(como gramaje, dimensiones embalaje de entrega acorde a nuestra
maquinaria de procesamiento), para así observar en el mercado, cuales
son los posibles proveedores del mismo en similares condiciones, para
no afectar la calidad del producto terminado y cumplir con las
expectativas de la demanda.
 COMPRA DE MATERIA PRIMA EN EL EXTERIOR Y PRODUCTO
TERMINADO EN PERU: La prioridad que se tiene actualmente en la
empresa y la preocupación, es no cumplir con la demanda estimada que
se tiene para dicha temporada, en la que se maneja todo lo relacionado
con ventas nacionales e internacionales; Por lo anterior es necesario
realizar un plan de choque efectivo y sin poner en riesgo el nombre de la
empresa, lo que se debe hacer es pedir una cantidad de materia prima
en el exterior, pero no la cantidad que hace falta, ya que no se obtiene la
misma ganancia final, porque esta materia prima está un poco más
elevada a la que compra la compañía normalmente. Por otra parte se
estima comprar una cantidad de producto terminado en Perú, por medio
de una empresa fachada, sin dejar el nombre de la compañía
ENCUADERNADORA S.A en riesgo, esto teniendo en cuenta que le
estamos comprando a la competencia. Esto teniendo en cuenta la
solución inmediata, pero el plan de contingencia se llevara a cabo
buscando más proveedores a nivel nacional e internacional.
 TRABAJAR CON LA MATERIA PRIMA DISPONIBLE: De acuerdo a la
situación que se está presentando actualmente en la empresa, se deben
tomar soluciones inmediatas, trabajar con la materia prima disponible, la
cual alcanza para dos semanas, trabajar con lo que nos pueda proveer
la empresa PAPELITOS S.A, con la planta de producción de su segundo
molino, teniendo en cuenta que esta no abastece la cantidad que se
necesita para cubrir con la demanda de la temporada, teniendo en
cuenta que el paro no tarde mucho tiempo, ya que si es así, se deben
tomar medidas de despedir a los 700 empleados que están por la
temporal.
 PROPUESTA CUANTIFICABLE

Es de gran importancia mantener un adecuado control de inventarios para

poder trabajar con la materia disponible, realizando un análisis de inventario
que se tiene por las dos semanas que podría durar el paro.

1. Stock máximo: no tendrían en este momento ya que la materia prima

que tienen es para abastecer las siguientes semanas.

2. Stock mínimo: Debe existir la suficiente cantidad de materia prima en la

bodega para que la producción no tenga interrupciones.

La insuficiencia de materia prima ocasiona

- Interrupción del proceso productivo
- Pérdida de clientes
- Disminución de las ventas
- Disminución de las utilidades
- Perdida de la imagen de la empresa

E Mn= Consumo mínimo mensual X Tiempo mínimo de reposición

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3. Stock de seguridad: Este representa el límite más bajo de existencia
que puede llegar el stock de materia prima o de materiales y suministros,
es por ello que deben tener un plan de contingencia para poder llevar a
cabo el menor tiempo de paralización de la producción.

La existencia crítica ocasiona:

- Problemas
- Riesgo declarado
- Peligro

E Cr= Consumo mínimo mensual X Tiempo critico de reposición

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 BUSCAR MATERIAS PRIMAS SUSTITUTAS: Es necesario buscar

materias primas sustitutas para la fabricación de los artículos de venta
que se ven afectados por la falta de papel suministrado por nuestro
proveedor principal. Además del bagazo de caña de azúcar también
existen el bagazo de uva y de aceituna, para la elaboración de papel;
sería pertinente que el departamento de compras investigue empresas
que fabriquen papel a base de estos bagazos, que en este momento
puede ser una opción de adquisición de materia prima.

Los criterios de evaluación para adquisición de materias primas

sustitutas son:
1. Comparar el precio de compra de la materia prima sustituta, con el precio de
compra a la empresa Papelitos S.A., con el fin de determinar el costo de
oportunidad y el margen de utilidad que se obtiene con la nueva materia
prima.
2. Realizar pruebas de calidad en el producto terminado con la nueva materia
prima, para observar ventajas y desventajas de este producto.
3. Nivel de competencia en el mercado, del producto terminado con esa materia
prima.

PROPUESTA CUANTIFICABLE

Tener en cuenta donde se puede tener las cinco fuerzas

competitivas que le dan forma a la estrategia, para llevar a cabo
el buscar la materia prima sustituida.

1. La rivalidad entre las empresas que compiten.

 2. La entrada potencial de competidores nuevos.
3. El desarrollo potencial de productos sustitutos.
4. El poder de negociación de los proveedores.
5. El poder de negociación de los consumidores.

 Con esto se busca de que a pesar de que existan infinidad de

barreras de entrada, en ocasiones las empresas pueden
comercializarle a las industrias mediante productos de calidad
superior, precios más bajos y recursos sustanciales para la
comercialización.
En tal caso, es frecuente que los consumidores tengan mayor
poder de negociación para los precios de venta, la cobertura de
garantías, con una buena satisfacción del cliente.

5. RECOMENDACIONES

 Obtener propuestas del nuevo proveedor, su línea , saber que más

ofrecen
 Investigación del proveedor que escojan
 Capacitación a los comerciales de la empresa y así conseguir ofertas
con nuevas propuestas para los clientes.
 Llevar mejores controles de producción, calidad, entrega final.
 realizar mejora continua en cada una de las áreas respecto a los
procesos, teniendo en cuenta: incentivos para con los colaboradores de
la compañía.

6. CONCLUSIONES DEL PROYECTO

Luego de realizar nuestro análisis respecto a la gestión de

compras y abastecimiento, junto con las problemáticas
propuestas y desarrolladas en el caso de la compañía “LA
ENCUADERNADORA S.A.”, nos resultó de gran ayuda evaluar
los factores internos y externos, que afectan en la venta o uso de
un producto o servicio.
 Se buscó identificar los medios adecuados para poder llegar a
obtener la mejor solución de las problemáticas que surgen en una
compañía teniendo en cuenta los conceptos de gestión logística a
todas las actividades que desarrolla la compañía

BIBLIOGRAFIA

- https://es.slideshare.net/aspet/compras-y-aprovisionamiento

- www.avanti-lean.com/compras-vs-aprovisionamiento/

- https://es.slideshare.net/aspet/compras-y-aprovisionamiento

- https://support.office.com/es-es/article/crear-un-gr%C3%A1fico-smartart-fac94c93-
500b-4a0a-97af-124040594842

- https://www.youtube.com/watch?v=HoiHolprHS8
https://www-ebooks7-24-
com.loginbiblio.poligran.edu.co/onlinepdfjs/view.aspx

https://www.monografias.com/trabajos34/mercado-papel/mercado-
papel.shtml

https://www.crecenegocios.com/el-modelo-de-las-cinco-fuerzas-de-porter/

https://blog.bind.com.mx/que-son-los-inventarios-de-materias-primas-y-
productos-terminados