Diseño de un software de registro, sistematización, acompañamiento y administración

en la etapa práctica SENA - CISM

“SENA WITH YOU”

Paula Andrea Bello Gonzalez

Maicol Stiven Peña Carpio

Kay David Arenas Díaz

Servicio Nacional de Aprendizaje

Villavicencio

2020
Contenido

CONTENIDO_____________________________________________________________2

INTRODUCCIÓN_________________________________________________________3

JUSTIFICACIÓN_________________________________________________________4

ESTADO DEL ARTE______________________________________________________5

MARCO CONCEPTUAL O TEÓRICO_______________________________________5

MARCO CONCEPTUAL___________________________________________________7

OBJETIVOS_____________________________________________________________10

METODOLOGÍAS_______________________________________________________10

RECOLECCIÓN DE DATOS Y RESULTADOS DE ANÁLISIS._________________11

ENCUESTA._____________________________________________________________12

MÉTODOS ADICIONALES._______________________________________________14

REFERENCIAS__________________________________________________________20
Introducción

En el presente proyecto de investigación, se plantea el diseño de un software (SENA WITH

YOU), que nos servirá como medio de sistematización y administración de la entrega de
informes, evidencias y bitácoras llevadas a cabo por los aprendices en la etapa práctica

En este proyecto se diseñará una herramienta de software, que puede ser usada por
instructores como aprendices del SENA-CISM, con el fin de sistematizar los métodos de
seguimiento en la etapa práctica, para ello se le brindará una capacitación.
La importancia e interés de conocer las dificultades que presentan tanto los aprendices
como los instructores con respecto al manejo, la orientación y el archivo de los
documentos, los cuales se concluyeron a partir de métodos de recolección de datos, surge a
raíz de la falta de sistematización del proceso y el respaldo de la información durante la
etapa práctica, además de los inconvenientes presentados por la pérdida de información.
Razón por la cual se decidió llevar a cabo este proyecto, pensando en la contribución que
puede tener y la facilidad de manejo que puede brindar.

Justificación

Este trabajo de investigación surge por la falta de sistematización en el seguimiento y

manejo de entrega de bitácoras, para un grupo de instructores en Villavicencio, se busca
sustituir el método actual por uno más sistematizado, aportara y apoyara a los instructores y
aprendices, de esta manera se logra proporcionar la información de forma más accesible, se
aplicó unas series de técnicas de recolección de datos, las cuales por medio de encuesta y
entrevistas, se evidenció la falta de sistematización que presentan los Aprendices SENA
durante su etapa productiva en entrega de bitácoras, entre otras.

.
Estado del Arte

De acuerdo con la investigación realizada, evidenciarnos un lazo de relación entre las

investigaciones realizas por diferentes estudiantes y la cual se pretende llevar a cabo,
posteriormente se muestran el recorrido de la investigación de sus diferentes lineamientos.

EVALUACIÓN DE INSTRUMENTOS APLICADOS EN LA ETAPA PRÁCTICA,

QUE REALIZAN LOS APRENDICES DE LA TECNOLOGÍA DE
CONTABILIDAD Y FINANZAS EN EL SENA DE GIRARDOT – CDTP-JANET
ORTIZ ESPINOSA

Este estudio fue realizado en el año 2015 en la Facultada en Ciencias de la Educación

Tolima-Ibagué, el problema son los instrumentos aplicados en la etapa practica dentro del
proceso de formación, es la principal alternativa para la proyección social de los
aprendices, puesto que en ella el aprendiz SENA, aplica, complementa fortalece y
consolida sus competencias, en términos de conocimiento, habilidades, destrezas, actitudes
y valores. El desarrollo de esta etapa le permite al aprendiz aplicar en la resolución de
problemas reales del sector productivo, los conocimientos, habilidades y destrezas
pertinentes a las competencias del programa de formación, asumiendo estrategias y
medidas de autogestión. Para la realización de esta, se cuenta con las siguientes
alternativas, a. contrato de aprendizaje, b. Vinculación laboral o contractual en actividades
relacionadas con el programa de formación, c. Participación e un proyecto productivo, o en
SENA Empresa, o SENA proveedor SENA o en producción de centros, d. Apoyo a una
unidad productiva familiar, e. Apoyo a una institución estatal nacional, territorial o a una
ONG, o entidad 24 sin ánimo de lucro, f. Monitorias, g. Pasantías (Reglamento del aprendiz
SENA Acuerdo 007 de 2012, Capítulo V)
  https://bit.ly/2AuxTEZ

Marco Teórico

En informática, los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar,

procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y
las particularidades de cada organización.

La importancia de un sistema de información radica en la eficiencia en la correlación de

una gran cantidad de datos ingresados a través de procesos diseñados para cada área con el
objetivo de producir información válida para la posterior toma de decisiones.

https://www.significados.com/sistema-de-informacion/

El aspecto más importante del concepto sistema es la idea de un conjunto de elementos

interconectados para formar un todo que presenta propiedades y características propias que
no se encuentran en ninguno de los elementos aislados. Es lo que denominamos emergente
sistémico: una propiedad o característica que existe en el sistema como un todo y no en sus
elementos particulares. Del sistema como un conjunto de unidades recíprocamente
relacionadas, se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad.
Esos dos conceptos reflejan dos características básicas de un sistema

Un sistema de información debe cumplir con los siguientes componentes básicos

interactuando entre sí:

● El hardware, equipo físico utilizado para procesar y almacenar datos,

● El software y los procedimientos utilizados para transformar y extraer información,
● Los datos que representan las actividades de la empresa,
● La red que permite compartir recursos entre computadoras y dispositivos,
● Las personas que desarrollan mantienen y utilizan el sistema.
Los sistemas consisten en totalidades, por lo tanto, son indivisibles. Poseen partes y
componentes, en algunos de ellos sus fronteras o límites coinciden con discontinuidades
entre estos y sus ambientes, pero corrientemente la demarcación de los límites queda en
manos de un observador.

Software: Se conoce como software al soporte lógico de un sistema informático, que

comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la
realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son
llamados hardware (Partes físicas del dispositivo).

TIC: El término tecnologías de información y comunicación (TIC) (ICT en inglés) tiene

dos acepciones.

Por un lado, se utiliza con bastante frecuencia el término 'tecnologías de la información'.

Este lo hace para referirse a cualquier forma de hacer cómputo.

Aplicaciones Tecnológicas

Una aplicación (también llamada app) es simplemente un programa informático creado

para llevar a cabo o facilitar una tarea en un dispositivo informático. Cabe destacar que,
aunque todas las aplicaciones son programas, no todos los programas son aplicaciones.

Marco Conceptual

La comunidad del SENA está conformada por Instructores y Aprendices, El SENA es un

establecimiento público del orden Nacional y con autonomía administrativa, adscrito al
Ministerio del Trabajo.

 Dar formación profesional integral

  Fortalecer los procesos de formación integral profesional que contribuyan al
desarrollo comunitario y rural
 Apropiar métodos y medios dirigidos a la Maximización de la cobertura y la calidad
de la formación profesional integral

Marco contextual

La investigación planteada en este documento se llevo a cabo en la ciudad de Villavicencio-

Meta para la comunidad del SENA

Delimitación, descripción y formulación del problema.

En esta investigación se utilizará como objeto al SENA-CISM debido a los problemas

presentados como son la falta de sustentación problemas en el almacenamiento, pérdida de
información y comunicación, y cabe aclarar que para esto es necesario que el usuario
cuente con un Internet pues el programa maneja bastante información y por ello usa el
almacenamiento en la nube, además el usuario debe contar con un teléfono smartphone o
una computadora, pues de esta forma permite el anexo de información de forma correcta.

¿De que manera puede aportar un programa Software que permita el acompañamiento y
seguimiento en la etapa practica de los aprendices SENA del CISM, que facilite el proceso
de entrega de evidencias y bitácoras?

Objetivo General

Contribuir en el diseño de un software que permita, el acompañamiento, sistematización,

registro de bitácoras y evidencias en el desarrollo de la etapa práctica de los aprendices
SENA del CISM.
Objetivos Específicos

Identificar el sistema de seguimiento y acompañamiento de la etapa practica en la

institución objeto de estudio

Analizar los componentes para el diseño del software para el manejo de la etapa practica de
aprendices del SENA- CISM.

Implementar el software pertinente para las necesidades propias del manejo de la

documentación y registro de la etapa practica

Metodologías

El paradigma metodológico de investigación que se desarrollo y que usamos

principalmente fue la entrevista y encuesta, esta investigación es cualitativa etnográfica
dado que efectuamos la observación participativa y análisis de estadística de acuerdo a las
respuestas de los aprendices por medio de la encuesta, con instructores y aprendices tanto
egresados como cursantes del año lectivo del CISM-SENA, por lo tanto, el método por el
que ocurrimos fue etnográfico (estudio y la observación de grupos de personas) y empírico
analítico (Análisis estadísticos).

Fases de investigación

 Analizar la población dirigida.

 Recolectar información para determinar la necesidad de un software que permita
registrar el seguimiento a la etapa práctica.
 Identificar cómo se lleva el seguimiento de los aprendices SENA.
 Diseñar el software que permita la administración de bitácoras y registro de
evidencias, para los instructores y aprendices SENA.

Diseño de investigación
De acuerdo con el método que se usó anteriormente dedujimos que es seccional, dado que
empleamos el muestreo y el análisis de los resultados.

Recolección de datos y resultados de análisis.

Entrevistas

Con el fin de conocer las opiniones de los posibles usuarios, se llevó a cabo la siguiente
entrevista Que “comienza con una primera con un dialogo de carácter muy abierto, la cual
parte de una pregunta generadora, amplia, que busca no sesgar un primer relato, que será el
que servirá de base para la profundización ulterior. Se considera, en tal sentido, que la
propia estructura, con que la persona entrevistada presenta su relato, es portadora en ella
misma de ciertos significados que no deben alterarse con una directividad muy alta,
particularmente, lo repetimos, al comienzo del proceso”. Briones,

donde se efectuaron las siguientes cuestiones y se anexó la evidencia en formato MP3.

Y se concluyó:

- Dificultades en la atención y el manejo de las plataformas.

- Falta de tiempo y orientación por parte de los instructores.
- Problemas con la movilidad.
- Falta de un respaldo de información.

Se le aplico al 10% de instructores y aprendices egresados

Encuesta.

La encuesta es instrumento que se usa para la recolección de datos en los procesos de

investigación que permiten la búsqueda sistemática de información en la que el
investigador pregunta a los investigados sobre los datos que desea obtener, y
posteriormente reúne estos datos individuales, en este caso para el desarrollo de un
software.

Con la encuesta se trata de "obtener, de manera sistemática y ordenada, información sobre

las variables que intervienen en una investigación, y esto sobre una población o muestra
determinada. Esta información hace referencia a lo que las personas son, hacen, piensan,
opinan, sienten, esperan, desean, quieren u odian, aprueban o desaprueban, o los motivos de
sus actos, opiniones y actitudes" (Visauta, 1989: 259). La encuesta se aplica a todos los
participantes.

Como se puede observar en esta gráfica anterior, los aprendices desconocen que exista un
software para desarrollar esta actividad, el 13% manifiesta que tal vez, es una pregunta muy
Vaga, pero es que la pregunta también es de contestar si o no y no aporta para construir el
software y el 87% no conoce, es importante resaltar que este procedimiento es tema de la
inducción y se debe explicar que es lo que se logra con el software o la aplicación
tecnológica
Falta el análisis de cada una de las gráficas por ejemplo que significa el 21.7% de los
aprendices manifiestan que si hay un método que consiste en el manejo de una serie de
formatos denominadas bitácoras donde se relacionan las actividades desarrolladas en la
empresa cada quince días, esta actividades son concertadas con el jefe inmediato y enviadas
al instructor asignado por la coordinación del centro de formación, el las revisa y va
llevando el seguimiento. Para otro grupo de estudiantes manifiestan que el 21,7%
manifiesta en esta pregunta que no conocen ningún método.

Como lo muestra la gráfica el 56.5% manifiestan que tal vez, como se puede observar entre
el grupo de los que constaran que no y tal vez hay una población del 78.2% de la población

Manifiestan que no hay un método para el seguimiento de la etapa práctica, en la revisión

de documentos en internet, se encuentra el siguiente formato Código: F008- P006-GFPI del
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA, SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN, Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

PLANEACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ETAPA PRODUCTIVA, donde

en su estructura general contiene 1. Información general, 2. Planeación de la etapa
productiva y siete maneras de ejecutar la etapa productiva donde se selecciona una opción,
en este mismo apartado aparece la concertación de las actividades que son un dialogo entre
el empresario, el instructor y el aprendiz, esto se genera en un primer encuentro en la
empresa y de esta concertación salen como resultado del desarrollo las bitácoras.

3. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA ETAPA PRODUCTIVA, donde están

descritos los factores actitudinales y comportamentales, al final aparece el componente de
factores técnicos, con una columna en el formato que permite evaluar el desempeño del
aprendiz. Esta columna es evaluada por el jefe inmediato. Es de anotar que la etapa
practica también hay la oportunidad de plan de mejoramiento. Por ultimo en el formato
aparece la valoración de la etapa práctica
Métodos adicionales.

Árbol de Problemas

El problema en el que trabajamos para darle solución a la carencia de un software de

seguimiento y registro de bitácoras.

Según un análisis frente al problema encontramos las siguientes consecuencias y causas que
parten de este problema.

 El consumo de las hojas de papel incrementa.

 No hay una recuperación oportuna de la evidencia, pérdida de archivos información
no deseada.
 Falta de coordinación del aprendiz con el instructor para entrega o aclaración de
dudas respecto a la entrega de bitácoras o informes.
 Desorden y pérdidas de archivos de los aprendices.
 Débil administración por falta de un aplicativo virtual de acompañamiento.
 Dificultad de entrega de bitácoras e informes y archivos, por parte del aprendiz e
instructor.
 Carencia de historial de archivos de aprendices egresados (Documentos, informes o
proyectos)
 Falta de información sobre distintas maneras en seguimiento de bitácoras
Representación Gráfica

Diagrama de Ishikawa

Problema o situación

De acuerdo al problema planteado nos encontramos con exceso de material (Hoja de papel)
para el seguimiento y registro de bitácoras dado a la cantidad, desgaste y pérdidas de
documentos. Así mismo encontramos la falta de accesibilidad al registro y seguimiento de
bitácoras de forma oportuna y por último la dificultad en la entrega de bitácoras entre el
instructor y aprendiz (Desplazamiento o lugar)
Tenemos planeado diseñar un sistema que facilite la administración de seguimiento en
etapa practica igualmente capacitar a Instructores y aprendices de las formas más eficientes
para el manejo de la plataforma y sus posibilidades.

Representación Gráfica del diagrama de Ishikawa

Conclusiones

De acuerdo con lo señalado y los resultados mostrados en los diferentes métodos de

recolección, damos por necesario la sistematización de los métodos empleados por el
SENA, dado que dará solución a un gran porcentaje de problemas presentados por
aprendices e instructores, permitiendo de este modo mejorar la experiencia en el
manejo de plataformas.

Referencias

Formatos de bitácoras e informes del SENA.

SENA (s.f.). Guías propuestas por el instructor, mapa de procesos y técnicas de
recolección de datos. Recuperado de
https://docs.google.com/document/d/1B1H_yoF_L_xx1FYaT7R4UiK57Up0NgnaG
zdu2HxQ8qM/edit#heading=h.gjdgxs

Ortiz, J. (2015- Evaluación de instrumentos aplicados en la etapa práctica, que realizan los
aprendices de la tecnología de contabilidad y finanzas en el SENA de Girardot-Cdtp
Recuperado de https://bit.ly/2AuxTEZ

Anexos

Formulario encuesta para egresados e instructores del SENA (CISM)

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeNElNMnVi20nv219ZLfdA1cM7MIsmDO3
JNCR2QdZfIvzPHWA/viewform?usp=sf_link