No.

DOCUMENTO:
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elaboración y trámite de ÁREA EMISORA:
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ÍNDICE No. HOJA

1.0 OBJETIVO: 2

2.0 ALCANCE: 2

3.0 DEFINICIONES: 2
4.0 RESPONSABILIDADES 3
5.0 DESARROLLO 4 3
6.0 REFERENCIAS 10
7.0 ANEXOS 10

¡TU ERES RESPONSABLE DE TU PROPIA SEGURIDAD!

Tipo de peligrosidad:

Maniobras y actividades de alto riesgo, etc.

Variables con valores de alto riesgo y daño físico.
Sustancias y productos tóxicos, venenosos, a altas
temperaturas, etc.
X Riesgo bajo.

Copia controlada No. __________________________

AUTORIZACIONES:
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1.0 OBJETIVO:
Establecer en este procedimiento las actividades necesarias que se deben
realizar, previas, durante y posteriores al proceso de Adquisición de Bienes
Muebles, e identificar las responsabilidades de los participantes en el desarrollo
del Procedimiento.

2.0 ALCANCE:
Su observancia es obligatoria para todas las áreas operativas, administrativas y
de apoyo que requieren este servicio dentro de la Refinería ”Miguel Hidalgo”, así
como del área que proporciona el servicio.

3.0 DEFINICIONES:

3.1- Ley: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

3.2- ALMACENES: Almacenes de Pemex Refinación Tula y SUAP.
Subdirección de Administración Patrimonial (antes SUCAP) ubicada al norte de
CECACE.
3.3- SUPERINTENDENCIAS: Se refiere a Superintendencia de Rehabilitaciones
y modificaciones, Superintendencia de Conservación y Mantenimiento,
Superintendencia de Suministros y Servicios, Superintendencia General de
Operación, Superintendencia de Química, Superintendencia de Fuerza y
Servicios Principales, Superintendencia de Recursos Financieros,
Superintendencia de Recursos Humanos, Superintendencia de Evaluación y
Superintendencia de Programación.
3.4- G.R.M.: Gerencia de Recursos Materiales.
3.5- Bienes Muebles: Insumos, materiales, refacciones y equipos.
3.6- C.T.R.A: Control Técnico de Reabastecimiento y Almacén
3.7- SAP-R3: Sistema de Administración de Procesos versión R3.
3.8- S.S.S. Superintendencia de Suministros y Servicios
3.9- Modulo S.I.I.F.: Área asignación clave de material (Codificaciones).
3.10- USUARIO : Cualquier trabajador de la Refinería que requiere de Bienes
Muebles.
3.11- STATUS 99 : Número de material validado con indicador 99 de
inmodificable. Codificación de Sistema SAP R3 disponible para su uso.
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4.0 RESPONSABILIDADES:

4.1 DEL SUPERINTENDENTE DE SUMINISTROS Y SERVICIOS

4.1.1 Revisar y actualizar cada tres años o antes si existen circunstancias
que lo ameriten, así como comunicar este procedimiento.
4.1.2 Coordinar a través de su línea de mando que integra está
Superintendencia, la supervisión de las actividades descritas en
este procedimiento
4.2 De los jefes de Unidad.
4.2.1 Coordinar a través de su línea de mando, la supervisión de las
actividades descritas en este procedimiento operativo.
4.3 De los Superintendentes
4.3.1 Coordinar a través de su línea de mando, la supervisión de las
actividades descritas en este procedimiento operativo.
4.3.2 Nombrar un coordinador de seguimiento de solicitudes de
materiales
4.4 Del Coordinador de seguimiento de solicitudes de materiales.
4.4.1 Si se cuenta sin permiso multianual, deberá consolidar necesidades
en las solicitudes de materiales de acuerdo a su presupuesto
asignado, evitando en lo posible el fraccionamiento de los
requerimientos e integrando las necesidades por especialidad,
debiendo entregarlas a mas tardar el 31 de Agosto del año en
curso .En caso de los renglones de inversión 310 y 318, deberá
enviar las solicitudes de acuerdo al programa de 16 meses
autorizados por la Subdirección de Producción.
4.4.2 Si no se cuenta con permiso multianual, deberá consolidar sus
necesidades en la solicitud de materiales, en aquellos casos que no
fueron incluidos en los trámites de mes de Agosto, evitando en lo
posible el fraccionamiento de los requerimientos e integrando las
necesidades por especialidad y deberá entregar solicitudes a más
tardar el 31 de Enero del siguiente año. Las solicitudes recibidas
posteriormente serán atendidas, siendo responsabilidad de las
áreas usuarias por la falta de planeación o no consolidación.
4.5 De las áreas requerientes operativas, administrativas y de apoyo que
requieran la Adquisición de los Bienes Muebles.
4.5.1 Aplicar las actividades descritas en este procedimiento.
4.6 Del modulo S.I.I.F.
4.6.1 Tramitar las nuevas codificaciones, proporcionar las codificaciones
que le solicite el usuario, asegúrese que las codificaciones tengan
status 99 y estén disponibles para su uso. Para el caso de
proyectos de inversión, asegurarse que estén dada de alta en el
proyecto.
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5.0 DESARROLLO:

5.1 FRECUENCIAS: DE EJECUCIÓN, REVISIÓN Y REVISIÓN DE CICLOS DE

TRABAJO.
5.1.1 DE EJECUCIÓN: Este Procedimiento se debe ejecutar cada que se
elabore y tramite solicitudes de materiales.
5.1.2 DE REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS: Este procedimiento debe ser
revisado cada tres años o antes si fuera necesario.
5.1.3 DE CICLOS DE TRABAJO: Se debe llevar a cabo una revisión de
ciclos de trabajo al personal encargado de la ejecución de este
procedimiento cada seis meses usando el anexo 7 del procedimiento
300-40800-PSIA-044 de la Implantación del Orden y Disciplina
Operativa.

5.2 SEGURIDAD SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL

El presente procedimiento no presenta riesgos de seguridad, de salud y de
protección ambiental durante su ejecución.
5.2.1 Requisitos de Equipo mínimo de protección personal: Todo el
personal que ingrese a las instalaciones con motivo de los trámites en
cualquiera de las etapas debe contar con su equipo de protección
personal obligatorio, que consiste en: Casco de seguridad con
barbiquejo, lentes de seguridad de alto impacto, ropa de algodón,
cinturón ceñido al cuerpo, botas industriales con casquillo de acero.
5.2.2 Aspectos Ambientales a considerar durante este proceso
5.2.2.1 Imprimir la información cuando se esté seguro que es la correcta,
con el fin de evitar el desperdicio de papel

5.2.2.2 Considerar y regular el uso inapropiado de la energía eléctrica

5.3 EJECUCIÓN:
5 .3.1 ANTECEDENTES

5.3.1.1 El Gobierno Federal contempla en la Ley ciertas etapas, previas,

durante y posteriores a la contratación de adquisiciones, arrendamientos y
servicios, entre las que se cuentan la planeación, la programación, la
presupuestacion, la contratación, el gasto, ejecución, mantenimiento y control
de las mismas.
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5.3.1.2 En el artículo 25 de la ley se especifica claramente que solamente

cuando se cuente con saldo disponible, dentro de su presupuesto aprobado,
en la partida correspondiente las Dependencias y Entidades podrán
convocar, adjudicar o llevar a cabo las adquisiciones, arrendamientos y
servicios relacionados con bienes muebles.

Los servidores públicos que autoricen actos en contravención a lo dispuesto

en este artículo (25 de Ley), se harán acreedores a las sanciones que
resulten aplicables.

Para respetar este ordenamiento se hace necesaria la implantación del

presente procedimiento. Por lo que cada fin de ejercicio fiscal, se darán por
canceladas y se regresarán al solicitante, todas aquellas solicitudes de
materiales que no se hayan podido operar al cierre del ejercicio, salvo las
que cuenten con autorización multianual y con el fin de evitar observaciones
por parte de los órganos de control.

5.3.2 Descripción de la Revisión

5.3.2.1 El Usuario Detecta una necesidad de insumo, refacción,
material o equipo para el cumplimiento de sus
programas operativos de mantenimiento y de
planeación de reparaciones.

5.3.2.2 El Usuario Verifica que los materiales requeridos cuenten

con la verificación correspondiente (13
dígitos).Si no la tiene y cuenta con licencia para
consulta, la obtiene directamente del sistema,
en caso contrario solicita la codificación al
modulo S.I.I.F.

5.3.2.3 El usuario Con la codificación obtenida en el punto

anterior, deberá acudir a los almacenes para
confirmar la existencia física de ser factible se
deberán buscar materiales alternativos para
satisfacer sus necesidad.

5.3.2.4 El usuario Sí localizó el bien mueble, procede al retiro con

su respectivo vale al almacen. Para el caso de
la Superintendencia de Conservación y
Mantenimiento se genera en el Sistema el
documento Salida Reserva de Materiales en
sustitución del vale de almacen.
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5.3.2.5 El Usuario Si no localizo el bien mueble, deberá. Acudir

con el coordinador de seguimiento de solicitud
de materiales para verificar si esta incluido en
un pedido abierto.

5.3.2.6 Coordinador de Si la codificación está incluida en un pedido

seguimiento de abierto, solicita el surtimiento del bien mueble al
solicitud de jefe de CTRA por medio del correo electrónico u
materiales oficio atendiendo con esto su necesidad.

Si la codificación no esta incluida en el pedido

5.3.2.7 El Usuario abierto elabora la solicitud de materiales de
acuerdo a “procedimiento” para la elaboración y
tramite de solicitud de materiales (303-43600-
PO-002). Las solicitudes de materiales deberán
elaborarse exclusivamente por grupo de
material (material eléctrico, refacciones de
bombas, instrumentación, etc), evitando mezclar
diferentes grupos de la misma solicitud.

Con la solicitud elaborada, solicita al módulo

5.3.2.8 El Usuario S.I.I.F. confirmar que las codificaciones tengan
Status 99, verificando que el indicador de
petición de borrado este inactivo y para el caso
de inversión , que las codificaciones estén
dadas de alta en el lote de proyecto . El
personal del modulo SIIF firmara en cada
codificación para confirmar que esta actividad
ha sido realizada.

Obtendrá sellos de verificación de existencia en

5.3.2.9 El Usuario los almacenes de la Refinería “Miguel Hidalgo” y
de la SUAP; siendo estos 2 sellos.

5.3.2.10 El Usuario Presupuesta las solicitudes de material y las

entrega al Coordinador de seguimiento de
solicitudes de materiales de su área respectiva.
Para esta actividad podrán pedir apoyo al Jefe
de CTRA.

5.3.2.11 Coordinadores Reciben las solicitudes de los usuarios que les

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de seguimiento corresponden, Deberán promover la

de solicitud de consolidación de los requerimientos , evitando la
materiales generación de varias solicitudes del mismo
material.

5.3.2.12 Jefe de la Distribuir a las superintendencias y

U.G.P. Departamento de la Refinería “Miguel Hidalgo”
el presupuesto disponible en el renglón
operación después de conocer los gastos fijos
(sustancias Químicas, catalizadores
,etc.).Asignando una reserva de fondos de
acuerdos a sus necesidades plasmadas en el
programa anual de Adquisiciones.

5.3.2.13 Jefe de la Convocará a los jefes de Departamento de

U.G.P. Presupuestos, CTRA y a los coordinadores de
seguimiento de solicitudes de materiales, a una
reunión semanal, para revisar las solicitudes
pendientes de las diferentes áreas, se
jerarquizarán de acuerdo a las prioridades,
asignándoles recursos presupuestales de
acuerdo a la disponibilidad en los diferentes
renglones del gasto.

5.3.2.14 Jefe Depto. De Elabora las reservas de recursos

Presupuesto presupuestales de las solicitudes que hayan
sido autorizadas en estas reuniones y se las
entregan a los coordinadores de seguimiento de
solicitudes de materiales respectivos

5.3.2.15 Coordinadores Reciben las reservas de recursos

de seguimiento presupuestales y junto con las solicitudes de
de solicitud de material, las envían al jefe de CTRA, para su
materiales registro correspondiente.
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5.3.2.16 Jefe de CTRA Revisa, registra y entrega acuse de recibo,

indicando el número consecutivo de cada una
de las solicitudes de material, Este número será
de utilidad al usuario para consultar el
seguimiento.

5.3.2.17 Planificadores Planifican los requerimientos de las diferentes

de CTRA especialidades y áreas. Verifican existencias en
los almacenes de los diferentes centros de
trabajo , para localizar materiales disponibles
que no estén clasificados como obsoletos y
excedentes confirmando que se encuentren en
buen estado para gestionar su traspaso.
Si se localizó el material en otro centro de
trabajo, se aplica el procedimiento “Despacho
de bienes por traspaso de salida” clave 300-
75000-PO-9.2.3 del manual de Operación de
Almacenes.

5.3.2.18 Planificadores Si no se localizó el material, se elaboran

de CTRA solicitudes de pedido de acuerdo a la
normatividad vigente del sistema y las envía
para su autorización electrónica y autógrafa al
Superintendente de Suministros y Servicios al
Gerente, o a Jefe de la U.G.P o al jefe de la
U.I.P.G.N., de acuerdo a sus poderes notariales.

5.3.2.19 Planificadores Una vez Autorizadas las solicitudes de pedido,

de CTRA las turnan al Departamento de Adquisiciones, en
forma electrónica en el sistema y
documentalmente, anexando a la misma toda la
documentación soporte que aplique de acuerdo
a lo asentado en el presente procedimiento.

5.3.2.20 Jefe Depto de Inicia el proceso de contratación, de acuerdo a

Adquisiciones los procedimientos vigentes de adquisiciones.
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REVISIÓN: 5
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5.3.2.21 Depto. De Entrega al proveedor adjudicado el contrato

Adquisiciones respectivo.

5.3.2.22 El Proveedor Se presenta en la Receptoría de materiales del

almacén de la Refinería de Tula, para la entrega
de los bienes.

5.3.2.23 Encargado de la Procede a la recepción de los bienes ,aplicando

Sección de el procedimiento “recepción de bienes
Receptoria de suministrados por adquisición o por traspaso”,
materiales clave 300-75000-PO9.1.1. del Manual de
Operación de los Almacenes únicamente se
solicitará el apoyo técnico de los solicitantes en
aquellos casos que se trate de materiales y
equipos especiales.

5.3.2.24 Encargado de la Para el caso de los renglones de inversión 310 y

sección de 318, aplica el procedimiento “Entrega al usuario
Receptoría de o resguardo y retiro posterior de bienes
materiales capitalizables“ clave 300-75000PO-9.1.2 del
Manual de Operación de Almacenes.
 No. DOCUMENTO:
303-43600-PO-002
Procedimiento para la EMISIÓN: 05-FEBRERO-2010
REVISIÓN: 5
REFINACION
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6.0 REFERENCIAS
 300-43600-PG-001 Plan de Gestión de la Superintendencia de
Suministros y Servicios.
 300-40600-PO-001 Procedimiento para la Adquisición de Materiales.
 Manual de Operación de Almacenes.
 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su
Reglamento.
 Norma ISO-9001:2008/NMX-CC-9001:2002 “Sistemas de Gestión de la
Calidad -Requisitos”.
 Norma ISO-14001:2004/NMX-SAA-14001:2004 “Sistemas de Gestión
Ambiental y Orientación para su uso”.
 Elaboración y control de procedimientos del SIA 303-45300-PO-02.
 Procedimiento de orden y disciplina operativa 300-40800-PSIA-044.

7.- ANEXOS
ANEXO 1.- Control de Cambios (300-40800-RSIA-002-4)
ANEXO 2.- Flujograma.
ANEXO 3.- Cuestionario.
ANEXO 4.- Forma 1493
ANEXO 5.- Catálogo de unidades de medida a utilizar en la solicitud de
materiales.

REFINACION
SUBDIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN
REFINERIA MIGUEL HIDALGO
No. DE FECHA DE SECCIÓN
REVISIÓN REVISIÓN MODIFICADA
0 21-08-2003
1 30-Ago-2004
2 15-Sep-2006
3 15-Nov-2006
4 04-Feb-2009
Definiciones (3.2)
5 05-Feb-2010 Descripción de la
revisión (5.3.2.9)
No. DOCUMENTO:
303-43600-PO-002
ANEXO 1 EMISIÓN: 05-FEBRERO-2010
REVISIÓN: 5
Control de Cambios (300- ÁREA EMISORA:
40800-RSIA-002-4) Suptcia. De Suministros y
Servicios
HOJA 1 DE 1
CAUSA DE LA DESCRIPCIÓN DE LA
MODIFICACIÓN MODIFICACIÓN
Todas Vigencia del Se actualiza todas las
procedimiento. secciones del procedimiento.
Todas Reestructuración de la Se cambió la clave
Refinería y Nuevas departamental y la
Claves denominación de la áreas
Departamentales. involucradas en el
procedimiento, acordes a la
nueva estructura y claves
departamentales.
Se modificó la denominación
de la instancia facultada para
autorizar las solicitudes de
materiales, pudiendo ser,
Además del Gerente y el Jefe
de la Unidad de Producción
(Ahora Jefe de Unidad de
Gestión de la Producción), los
Jefes de la Unidad de
Administración y Finanzas, y
de Ingeniería del Proceso y
Gestión Negocio
Nueva versión del
procedimiento para Semaforización del
Todas elaborar procedimientos Procedimiento.
semaforizados.
Nueva versión del
Procedimiento para
Todas elaborar procedimientos Integrar Disciplina Operativa
con Disciplina
Operativa
Todas Actualización de
Actualización de información
información
cierre de Almacen Cargo El cierre total de almacén cargo
directo, modificación de directo pasando a ser parte de los
las iníciales de la SUCAP almacenes generales de la
ahora SUAP refinería y la modificación de las
iníciales SUCAP por las de SUAP
 No. DOCUMENTO:
303-43600-PO-002
EMISIÓN: 05-FEBRERO-2010
ANEXO 2 REVISIÓN: 5
REFINACION Flujograma ÁREA EMISORA:
SUBDIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN Suptcia. De Suministros y
REFINERIA MIGUEL HIDALGO Servicios
HOJA 1 DE 1

Coordinador de
Jefe del
seguimiento de Jefe de la Depto. De Sección de
USUARIO solicitud de U.G.P.
Depto. De C.T.R.A Adquisiciones
Proveedor
Receptoria
Presupuestos
materiales

INICIO

5.3.2.1

5.3.2.2

5.3.2.3

5.3.2.4

5.3.2.5 5.3.2.6

5.3.2.7

5.3.2.8

5.3.2.9

5.3.2.10 5.3.2.11 5.3.2.12

5.3.2.13 5.3.2.14
1

5.3.2.15 5.3.2.16 5.3.2.20

5.3.2.17 5.3.2.21 5.3.2.22 5.3.2.23

5.3.2.18
5.3.2.24

5.3.2.19
FIN

1
 No. DOCUMENTO:
303-43600-PO-002
EMISIÓN: 05-FEBRERO-2010
ANEXO 3 REVISIÓN: 5
REFINACION Cuestionario. ÁREA EMISORA:
SUBDIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN Suptcia. De Suministros y
REFINERIA MIGUEL HIDALGO Servicios
HOJA 1 DE 1

Nombre: ______________________ Fecha:_________

Ficha: ________________ Depto.:_________

1.- ¿ En que artículo de la ley se especifica claramente que solamente cuando se

cuente con saldo disponible, dentro de su presupuesto aprobado, en la partida
correspondiente las Dependencias y Entidades podrán convocar, adjudicar o llevar a
cabo las adquisiciones, arrendamientos y servicios relacionados con bienes muebles.?
R.-

2.- En caso de que el material solicitado no tenga codificación, ¿Qué se hace?

R.-

3.- ¿Que área es responsable de verificar que lo solicitado esté considerado en el

presupuesto anual de Adquisiciones correspondiente y exista suficiencia presupuestal
en el renglón del gasto aplicable, para cubrir el compromiso por adquirir?
R.-

4.- ¿Qué se hace en caso de que el material solicitado se encuentre en un pedido

abierto?
R.-

5.- ¿Qué área genera la solicitud de pedido?

R.-
 No. DOCUMENTO:
303-43600-PO-002
ANEXO 4 EMISIÓN: 05-FEBRERO-2010
REVISIÓN: 5
REFINACION
Formato de Solicitud de ÁREA EMISORA:
Materiales. Forma 1493 Suptcia. De Suministros y
SUBDIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN
REFINERIA MIGUEL HIDALGO Servicios
HOJA 1 DE 1
 No. DOCUMENTO:
303-43600-PO-002
ANEXO 5 EMISIÓN: 05-FEBRERO-2010
Catálogo de Unidades de REVISIÓN: 5
REFINACION medida a utilizar en la ÁREA EMISORA:
SUBDIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN solicitud de materiales Suptcia. De Suministros y
REFINERIA MIGUEL HIDALGO Servicios
HOJA 1 DE 1

COMERCIAL UM TEXTO UNIDAD DE MEDIDA TEXTO DIMENSIÓN

ACT ACT ACT ACTIVIDAD ( SIN DIMENSIONES)

BLS BLS BARRILES VOLUMEN
BTL BTL BOTELLA ( SIN DIMENSIONES)
CA CA CAJA ( SIN DIMENSIONES)
CIL CIL CILINDRO ( SIN DIMENSIONES)
CRT CRT CARRETE ( SIN DIMENSIONES)
FT3 FT3 PIE CÚBICO VOLUMEN
GAL GAL GALÓN VOLUMEN
GR GR GRAMO MASA
H H HORA TIEMPO
JGO JGO DISIMBOLAS ( SIN DIMENSIONES)
JOR JOR JORNADA ( SIN DIMENSIONES)
KG KG KILOGRAMO MASA
L L LITRO VOLUMEN
LB LB LIBRA MASA
LTA LTA LATA ( SIN DIMENSIONES)
M M METRO LONGITUD
M2 M2 METRO CUADRADO AREA
M3 M3 METRO CUBICO VOLUMEN
PZA PZA PIEZA ( SIN DIMENSIONES)
ROL ROL ROLLO ( SIN DIMENSIONES)
T T TONELADA MASA
TNM TNM TONELADA METRICA MASA
" " PULGADA LONGITUD