10-09-

FECHA
2014
PROCEDIMIENTO DE PÁGINA 1 de 6
COMPRAS
VERSIÓN 0
CÓDIGO 01-PR-GA
Coordinador SIG Asesor Externo SIG Gerente
Elaboró Revisó Aprobó

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores, tanto

de materias primas e insumos como también de servicios y subcontratistas, con el fin de
asegurar el cumplimiento de los requisitos tantos técnicos como en materia de HSEQ y los
demás establecidos por sus clientes.

2. ALCANCE

Aplica desde la etapa de selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores de

productos, servicios, y contratistas como igualmente desde el control de la solicitud, compra,
recepción y verificación de los materiales y servicios; que inciden en la calidad del servicio, la
integridad, seguridad de los colaboradores y el medio ambiente de los servicios prestados por
la empresa IRE SAS ESP.

3. RESPONSABLE

Asistente administrativa.
Líder del proceso de compras.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión en seguridad y salud ocupacional.

Requisitos.
ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.
ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos.

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS

01-FO-GA Solicitud de Pedido

02-FO-GA Selección proveedores
03-FO-GA Listado de Proveedores
04-FO-GA Hoja de vida proveedores
05-FO-GA Orden de Compra
06-FO-GA Seguimiento a Proveedores

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

 Tipo de Acción a
Puntaje
Proveedor seguir/observaciones
Proveedor Enfatizar en puntos fuertes 10-09-
100%-70% FECHA
confiable para mantener la posición. 2014
Establece comunicación para
Aceptar PROCEDIMIENTO DE PÁGINA 2 de 6
informarle puntos débiles y
obtener su COMPRAS
69%-50% con
compromiso de VERSIÓN 01
aprobación
mejoramiento.
Menor a No se puede aceptar como CÓDIGO 01-PR-GA
Rechazar
50%
Coordinador SIG proveedor de IREExterno
Asesor SAS ESP. SIG Gerente
Elaboró Revisó Aprobó

ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO

Asistente
Administrativa Solicitud de
Identificar las características de los productos y/o
1 Pedido
servicios a comprar.
Líder del proceso 01-FO-GA
de compras
Seleccionar a los proveedores tanto de materiales
como de servicios en el formato “Selección de
proveedores 02-FO-GA” en la cual se establecen
los criterios de selección que a continuación se
mencionan:
Aspecto Criterio
Condiciones de pago
Comercial Tiempo de entrega Asistente
Precios de venta Administrativa
Selección
Técnico Soportes técnicos de
2
proveedores
Experiencia en el 02-FO-GA
Estratégico
mercado y/o sector
Líder del proceso
Cumplimiento de la de compras
Calidad
normas internacionales

Estos criterios permiten evidenciar la capacidad del

proveedor para suministrar los bienes y/o servicios
de acuerdo a las necesidades de los proyectos de
IRE SAS ESP.
Los proveedores son calificados bajo el siguiente
cuadro de ponderación:
Asistente
Si los proveedores obtienen resultados positivos en Administrativa
la selección anteriormente mencionada (Proveedor Listado de
confiable y/o Aceptar con aprobación), se Proveedore
2 registrarán en el listado de proveedores 03-FO-GA s
establecido por la empresa. 03-FO-GA
Líder del proceso
de compras
Solicitar la siguiente documentación a los 04-FO-GA
Asistente
3 proveedores seleccionados por la empresa IRE Hoja de vida
Administrativa
SAS ESP y que se encuentran incluidos en el proveedores
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listado de proveedores.
Persona Natural
Registro Único Tributario (RUT)
Persona Jurídica
Registro Único Tributario (RUT)
Registro Cámara de Comercio
Además de:
Sistema de calidad / sellos de productos en caso
de tenerlos.
Garantía ofrecida sobre sus productos.
Listas de precios de sus productos.
Formas de pago.
Condiciones de entrega de sus productos
(tiempo y lugar).
Soporte de experiencia general y/o específica.
Para aquellos proveedores que afecte el Sistema
de Gestión Integral y/o SSTA (Calidad del Servicio,
Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestión
Ambiental), se solicitará documentación especial,
como es el caso de proveedores de los exámenes
ocupacionales, mediciones higiénicas, disposición
de residuos, transporte de personal o cualquier otro
del que se requiera experticia y competencia
certificada. Algunos de los documentos son:
licencias ocupacionales y competencias del
proveedor, licencias ambientales, licencia o permiso
para prestación del servicio, copia del soat, tarjeta
de propiedad, certificado de gases, licencia de
conducción, certificados de calibración de equipos
de medición, entre otros. Se debe tener en cuenta
que los documentos anteriormente mencionados
podrán soportarse en copia o en medio magnético,
además, no se podrá adquirir un bien o un servicio
a un proveedor sin habérsele realizado la selección
de proveedor y este haber superado los resultados
mínimos establecidos y por último, todo proveedor
deberá tener la documentación exigida al día para
realizar gestiones de compra.
Nota:
Se establecen las siguientes excepciones para la
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compra de materiales o servicio a proveedores sin

importar el resultado de la selección:
1. Que sea único proveedor del material o del
servicio solicitado.
2. Que sea proveedor de la región (comunidad)
avalado por el cliente, evidenciado mediante
actas de reunión social o comunicados emitidos
por el cliente.
Cuando se presente alguna necesidad de adquirir
un bien o servicio para las labores de la empresa, el Solicitud de
Personal líder de
4 personal a cargo de los proyectos, hará la Solicitud Pedido
proyectos
de pedido al líder del proceso de compras para que 01-FO-GA
esta sea aprobada o no.
Generar la orden de compra, a partir de las
necesidades de adquirir el producto y/o servicio, Orden de
Líder del proceso
5 con la descripción de lo que se requiere y las compra
de compras
características a verificar, para así hacer entrega al 05-FO-GA
proveedor.
Comprar el producto o servicio teniendo en cuenta Líder del proceso Facturas de
6
las características definidas. de compras compra
Verificar que los productos adquiridos cumplan con
las características definidas de acuerdo al tipo
Orden de
(categoría) y grado (criticidad) del impacto del Líder del proceso
7 compra
producto en la posterior realización del servicio que de compras
05-FO-GA
presta la empresa, teniendo en cuenta las
especificaciones solicitadas en la orden de compra.
Proceder a entregarlo al cliente interno o externo,
si el producto/servicio cumple con las disposiciones
establecidas en la orden de compra, o almacenarlo Orden de
Líder del proceso
8 en el lugar destinado para tal fin, teniendo en compra
de compras
cuenta el manejo y las condiciones para mantener 05-FO-GA
la conservación de sus especificaciones. (Cuando
aplique).
9 Registrar en la orden la anormalidad/incumplimiento Líder del proceso Orden de
si el producto no cumple con las especificaciones de compras compra
establecidas, se comunicará directamente al 05-FO-GA
proveedor y se registran las acciones adecuadas
para así evitar su repetición.
Se decidirá si el producto es devuelto, o no de
acuerdo a lo que se establezca dependiendo de la
urgencia del producto, la importancia del criterio
incumplido o al efecto sobre la calidad del servicio
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que se está ofreciendo.

Evaluar y re-evaluar a los proveedores por medio
de los resultados obtenidos en la sección de
verificación de la orden de compra donde se
obtiene el porcentaje de conformidad de esta, este
valor es llevado al seguimiento y control de
compras que se realiza por proveedor y
semestralmente se consolida el promedio obtenido
de los porcentajes señalizándose en el registro
“Seguimiento a Proveedores”. Seguimiento
Líder del proceso a
10
De igual forma en el seguimiento y control de de compras proveedores
compras se presenta por cada compra aspectos 06-FO-GA
tales como: valor total de compra, demora en días,
número de anormalidades y resultados obtenidos,
ante los cuales se deben derivar acciones en el
momento que sea necesario.
Luego se envía carta a proveedores con los
resultados obtenidos, para darle a conocer los
criterios de evaluación.

7. GLOSARIO

Cliente: Organización o persona que recibe un producto.

Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación,

procedimiento, documentado, plano, informe, norma.

Especificación: Documento que establece un requisito

Evaluación: Examen sistemático de verificación que permite conocer con exactitud si

los proveedores satisfacen los requisitos establecidos

Información: Datos que poseen significado y soporta la evidencia de un suceso.

Material: Se denomina a todos los bienes, materiales y servicios.

Orden de Compra o de Servicio: Documento utilizado para la ejecución de una

compra o prestación de un servicio.

Procedimiento: Documento que presenta la forma específica para llevar a cabo una
actividad o un proceso.
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Proceso de calificación: Proceso para demostrar la capacidad para cumplir los

requisitos especificados.

Producto: Materiales, equipos o insumos que se adquieren para los diferentes

proyectos o que internamente son el resultado de un proceso, esta definición incluye la
categoría “servicio”.

Proveedor y/o Subcontratistas: Organización o persona que proporciona un producto

o servicio.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

Requisición: Solicitud escrita que se presenta para la compra de un producto.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria

Requisitos del Sistema de Calidad: Todos aquellos requisitos que se deben exigir al
proveedor para asegurar que el producto cumple las especificaciones exigidas por la
empresa y por el cliente, por ejemplo: protocolos de pruebas, certificados de calidad de
producto, pólizas, datos de trazabilidad en fábrica, entre otros.

Selección: Elección de un proveedor que cumple con todos los requisitos exigidos por
la Compañía.

Solicitud de compra, servicio: Solicitud Interna para gestionar el requerimiento de

compra de un producto o la prestación de un servicio.

8. HISTORIAL DE CAMBIOS

N° DE VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS FECHA DE APROBACIÓN

0 Versión original Septiembre del 2014