Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
DOCUMENTELE
Consemnarea informaţiilor
Culegerea datelor
Prelucrarea datelor
Circulaţia datelor
Sintetizarea informaţiilor contabile
Păstrarea (arhivarea) datelor
Cuvântul „document" (din limba latină documentam) înseamnă certificat, dovadă. Potrivit
art. 6 al Legii contabilităţii (Legea 82/1991) documentul primar reprezintă confirmarea
documentară (pe suport de hârtie sau în formă electronică) care justifică efectuarea
operaţiunii economice, acordă dreptul de a o efectua sau certifică producerea unui
eveniment. De asemenea Legea stabileşte şi modul de întocmire şi reflectare în
contabilitate, de primire şi de păstrare a documentelor primare.
STRUCTURA DOCUMENTELOR
Conţinutul documentelor contabile variază în funcţie de caracterul operaţiilor
consemnate, concretizat în anumite elemente obligatorii, care trebuie să asigure
reflectarea clară şi completă a operaţiilor economice pentru care se întocmesc. Dintre
aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de documente economice, iar
altele sunt specifice anumitor documente.
Elementele comune se referă la:
denumirea documentului;
denumirea unităţii emitente şi adresa sau compartimentul şi sectorul, după
caz, care a întocmit documentul;
numărul şi data documentului;
părţile participante la efectuarea operaţiei economice consemnată în
document;
conţinutul operaţiei economice reflectată în document şi justificarea
efectuării ei;
datele cantitative şi/sau valorice aferente operaţiei economice efectuate;
semnăturile persoanelor participante la efectuarea operaţiilor economice
consemnate în document, a celor care au întocmit şi a persoanelor care
răspund pentru executarea, conţinutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea
şi realitatea operaţiei economice respective;
alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor în
documentele justificative.
IMPORTANŢA DOCUMENTELOR
După rolul lor în cadrul sistemului informaţional al entităţii documentele se clasifică în:
Documente justificative – sunt documentele primare ce se întocmesc la locul şi în
momentul înfăptuirii operaţiei economice. Ele stau la baza înregistrărilor contabile. Au
formă de imprimate tipizate. Exemplu: Bon de primire, Bon de consum, Factură fiscală,
Dispoziţia de casă, Stat de plată etc.
Registre contabile – sunt registrele ce consemnează operaţiile economice în
conturi, cu ajutorul formulelor contabile. Exemplu: Jurnalul de înregistrări cronologice,
Registrul Cartea Mare.
Documente de sinteză şi raportare – sunt documente prin care se centralizează
şi se transmit informaţiile sintetice către utilizatorii interni si externi. Exemplu: Bilanţul
contabil, Contul de profit si pierderi, Notele explicative.
Aceste documente furnizează utilizatorilor informaţii privind structura mijloacelor şi
surselor entităţii, structura veniturilor, cheltuielilor şi rezultatelor, precum şi o serie de
situaţii anexă privind: imobilizările, provizioanele, creanţele şi datoriile, repartizarea
profitului etc.
Observaţie. Întrucât pentru operaţii de acelaşi tip se folosesc documente de acelaşi
fel, legislaţia stabileşte tipuri unitare de documente ca: mărime, conţinut, formă şi
destinaţie (tipizarea documentelor).
INTOCMIREA
VERIFICAREA
CORECTAREA
Corectarea documentelor trebuie sa se faca in asa fel incit sa se poata recunoaste cu
usurinta ca ea a intervenit cu ocazia intocmirii documentului, un mai tirziu, iar cei care au
intomit documentul au cunostinta de corectarea respectiva.
Rectificarea greselilor in documente se face prin taierea textului sau a sumei gresite
cu o linie, in asa fel, incit sa se poata citi ceeea ce a fost gresit, apoi se scrie de asupra
textil sau suma corecta, facindu-se mentiune pe documentul rectificat asupra acestui fapt,
care se confirma prin semnaturile acelorasi persoane care au semnat initial documentul.
In documentele de casa si de banca un se admit corectari.Daca s-au facut greseli in
aceste documente, ele se anuleaza prin taierea cu o linie pe diagonala pe care se scrie
cuvintul "ANULAT", pastrindu-se in continuare in exemplarele sale respective, fara a se
detasa si se intocmesc apoi documentele corecte.
Erorile descoperite in documente cu ocazia verificarii lor ulterioare, de catre
serviciul de contabilitate, se aduc la cunostinta celor care le-au intocmit, precum si a
partilor interesate cu privire la operatia consemnata in documentul respectiv.
3. Chitanta;
Chitanta este un act scris
prin care se dovedeste primirea
unei sume de bani. Chitanta
reprezinta documentul cel mai des
utilizat de catre agentii economici.
Chitanta mai poate fi definita si ca
un document avand valoare
contabila, emis cu ocazia
vanzarilor produselor sau prestarii
serviciilor cu plata in numerar.
Chitanta trebuie sa includa in pret
si TVA -ul aferent.
Emiterea unei chitante
justifica automat primirea unei
sume de bani in numerar de catre
emitent. Chitanta reprezinta la fel ca si factura un document primar pe baza caruia se
inregistreaza o operatiune contabila.
Elementele obligatorii pe chitanta, sunt urmatoarele: denumire furnizor; CIF furnizor;
; nr de inregistrare la registrul comertului al furnizorului; adresa furnizor; suma incasata (in
cifre si litere) si ce reprezinta aceasta; denumire client; adresa client; data emiterii
chitantei.
Chitanta se inregistreaza in Registrul de casa si contabilitate.
Exemplarul 1 ramine la pltito, iar exemplarul 2 ramine la carnet, drept document de
verificare a operatiunilor effectuate in registrul de casa.
4. Bonul de comenda
serveste ca document pentru contractarea serviciilor, confirmarea primirii si
evaluarea obiectului de executat sau de reparat, dupa caz, incasarea sumei de la client,
determinarea volumului serviciilor prestate si a materialelor consumate
1. Serveste ca:
- document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim
special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire;
- document de evidenta a formularelor anulate;
- document pentru stabilirea grupelor de serii, in vederea numerotarii formularelor;
- sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare.
2. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim special,
de catre gestionar.
Fisele de magazie ale formularelor cu regim special se tin la locul de depozitare a
formularelor.
B DOCUMENTELE FARA REGIM SPECIAL
b) Bonul de consum
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor
din magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza
programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale
unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate.
Bonul de consum se poate intocmi intr-un exemplar in conditiile utilizarii tehnicii de
calcul.
Bonul de consum (colectiv), in principiu, se intocmeste pe formulare separate
pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de
consum.
Serveste ca:
- document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;
- document justificativ de scadere din gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.
d) Fisa de magazine
e) Raportul de gestiune
Evidenta operative a marfurilor din cadrul unitatilor de desfacere cu amanuntul se
tine cu ajutorul Raportului de gestiune zilnic sau periodic
Raportul de gestiune zilnic se intocmeste in 2 exemplare de catre
gestionar, pentru fiecare gestiune in parte. Dupa reportarea soldului din ziua precedenta,
in coloanele de marfuri si ambalaje se inscriu in ordinea intocmirii lor documentele de
intrari din ziua respectiva. La sfarsitul zilei se stabileste totalul intrarilor plus soldul, dupa
care se inscriu datele privind vanzarile si alte iesiri de marfuri si se totalizeaza. Se
determina, apoi, soldul scriptic de marfuri si ambalaje la sfarsitul zilei. In raportul de
gestiune se inscriu atat cumpararile si vanzarile de marfuri la pretul de vanzare cu
amanuntul, cat si alte intrari sau iesiri de marfuri si ambalaje, care au ca efect modificarea
in plus sau in minus a soldului de marfuri sau ambalaje, cum ar fi: modificarile de pret,
transferul intre gestiuni, distrugerea marfurilor degradate.
Documentele pe baza carora se intocmeste raportul de gestiune pot fi: NIR,
monetar, inventar de schimbare de pret, proces verbal de scadere din gestiune, etc.
Exemplarul2 al raportului de gestiune ramane in carnet, iar exemplarul 1 se trimite
la compartimentul financiar-contabil, unde se verifica si se confrunta cu datele din evidenta
analitica. Eventualele erori se comunica gestionarului pentru a le rectifica si a pune de
acord soldul scriptic din evidenta operativa cu cel din evidenta contabila
Raportul de gestiune periodic cuprinde aceleasi elemente ca si raportul
zilnic, cu deosebirea ca inscrierea acestora in formular se face pe anumite perioade de
timp (5, 10, 15 zile), soldul stabilindu-se la sfarsitul fiecarei perioade.
Raportul se completeaza zilnic in 2 exemplare, documentele de intrare si iesire
completandu-se in ordine cronologica, fara a se face o grupare a lor pe intrari si iesiri
f) Registrul stocurilor
Se intocmeste de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de
materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe,
eventual subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie
si evaluarea lor la preturile de inregistrare.
Serveste ca document de evaluare a stocurilor de bunuri si de verificare a
concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate.
a) Statul de salarii
Se intocmeste in doua exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., pe baza
documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de
centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc., a evidentei si a
documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna,
certificatelor medicale (in cazul statului de salarii cod 14-5-1/b si cod 14-5-1/c) si se
semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana care determina
salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.
Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile
de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a
salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva.
Serveste ca:
- document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al
contributiilor si al altor sume datorate;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Circula:
- la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata
(exemplarul 1);
- la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1);
- la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la
acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate.
Se arhiveaza:
- la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati
(exemplarul 1);
- la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2).
b) Ordinul de deplasare
Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care
urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in
vederea procurarii de valori materiale in numerar.
Serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Circula:
- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaza deplasarea;
- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea
si plecarea persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia
procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit, avandu-se in vedere
eventualele penalizari si semnand pentru verificare.
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare
decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste
Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici
decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie
pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz) pentru care se
emite chitanta.
- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
- la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
4. Documente de evidenta a mijloacelor banesti
cecul
ordinul de plată
cambia și biletul la ordin
acreditivul
Cecul
este un instrument de plată, utilizat de acei clienţi ai băncilor care dispun demijloace
băneşti proprii plasate în conturi curente, de disponibilităţi sau sub forma
depozitelor bancare, în operaţiuni de încasări în condiţiile unei trezorerii pozitive, sau, prin
atragerea demijloace de plată ca urmare a angajării unor credite bancare curente.
Participanţi:
-trăgătorul este persoana care emite cecul, fiind titularul unui cont bancar care va
fi debitat când cecul va fi plătit;
-beneficiarul este cel care va încasa cecul; acesta poate fi un terţ sau însuşi
trăgătorul, dacă are nevoie de numerar;
- trasul este întotdeauna banca unde trăgătorul îşi are deschis contul.
Trasul este un prestator deservicii care va onora cecul la prezentare numai dacă
trăgătorul are suficient disponibil în contul său.
-să fie client cunoscut de bancă (dacă este un client nou i se recomandă utilizarea
altor modalităţi de plată până când acesta se va familiariza cu regulamentele băncii);
-contul curent pentru care se solicită file de cec să prezinte rulaj iar fluxul încasărilor
şi plăţilor să reflecte o situaţie stabilă a clientului;
Biletul la ordin
este un titlu de credit sub semnătură privată, prin care subscriitorul sau emitentul, în
calitate de debitor, se obligă să plătească o sumă fixă de bani, la un anumit termensau la
prezentare, unei alte persoane denumită beneficiar, care are calitatea de creditor.
Biletul la ordin este un instrument de plată utilizat frecvent de clienţii Raiffeisen
Bank, frecvenţă comparabilă cu cea a utilizării cecului.
Participanți:
-trăgătorul este persoana care emite cambia şi care îşi rezervă dreptul de da ordin
trasului de a plăti, la scadenţă, o anumită sumă beneficiarului;
-trasul sau debitorul este cel care va plăti la scadenţă beneficiarului suma înscrisă
în înscrisul cambial;
-beneficiarul este persoana care indiferent de tipul înscrisului va încasa suma;
-emitentul , în cazul biletului la ordin este debitorul, persoana ce se obligă să achite
la scadenţă suma menţionată. Astfel în cazul biletului la ordin EMITENTUL TRĂGĂTOR =
TRASUL
C DOCUMENTELE DE EVIDENTA CONTABILA
a) Registrul jurnal
Se întocmeşte într-un singur exemplar de către contribuabili, făcându-se
înregistrarea operaţiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare
operaţiune, fără a se lăsa rânduri libere, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi
înregistrat la organul fiscal teritorial.
În Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se înregistrează nu numai operaţiunile în
numerar, ci şi cele efectuate prin contul curent de la bancă. Operaţiunile înregistrate în
Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se totalizează anual. Numerotarea filelor se va face
în ordine crescătoare, iar după completarea integrală se deschide un nou registru
înregistrat şi parafat, care va fi numerotat în ordine crescătoare.
Acest registru se parafează de către organul fiscal teritorial la începerea şi la
încetarea activităţii.
Serveşte ca:
- document de înregistrare a încasărilor şi plăţilor;
- document de stabilire a situaţiei financiare a contribuabilului care conduce evidenţa
contabilă în partidă simplă;
- probă în litigii.
2. Registre pentru evidenta sistematica
a) Registrul-inventar
Se intocmeste de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr.
82/1991, republicata, intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si
inregistrat in evidenta unitatii.
Se intocmeste la inceputul activitatii, la sfarsitul exercitiului financiar sau cu ocazia
incetarii activitatii, fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de
inventariere si procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ si de pasiv, prin
gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.
Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ si de
pasiv grupate dupa natura lor conform posturilor din bilant. In cazul in care inventarierea
are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operatiunea de inventariere se
actualizeaza cu intrarile si iesirile din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data
incheierii exercitiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse in registrul-inventar.
Operatiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel incat la
sfarsitul exercitiului financiar sa fie reflectata situatia reala a elementelor de activ si de
pasiv.
Nu circula, fiind document de inregistrare contabila
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele
justificative care au stat la baza intocmirii lui.
Serveste ca document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor
inventarierii elementelor de activ si de pasiv.
2/5: BALANTA DE VERIFICARE
Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactităţii
înregistrărilor contabile și controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea
analitică, precum și principalul instrument pe baza căruia se întocmesc situațiile financiare.
Funcții
Funcțiile balanței de verificare sunt:
Răspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit Legii nr. 82/1991,
revine administratorului, dl. Nume Prenume.
Scopul inventarierii este stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de natura activelor,
datoriilor şi capitalurilor proprii în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale, astfel încât
acestea să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţelor societăţii.
• gestiunea;
• locul de depozitare;
• numărul curent;
• denumirea bunurilor inventariate;
• codul sau numărul de inventar;
• unitatea de măsură;
• cantităţi: stocuri scriptice;
• preţ unitar.
Articolul I
Scopul ordonanţei
Republicată în temeiul art. III din Legea nr. 84/2003 pentru modificarea şi completarea
Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar
preventiv, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 195 din 26 martie 2003.
Articolul II
Definiţii
În înțelesul prezentei ordonanțe, termenii și expresiile de mai jos se definesc după cum
urmează:
a) angajament legal - orice act cu efect juridic, din care rezultă sau ar putea rezulta o
obligație pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public;
g) credit bugetar - suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care se
pot ordonanța și efectua plăți în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate în
cursul exercițiului bugetar și/sau din exerciții anterioare pentru acțiuni multianuale,
respectiv se pot angaja, ordonanța și efectua plăți din buget pentru celelalte acțiuni;
k) fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul asigurărilor
sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele
instituțiilor publice autonome, bugetele instituțiilor publice finanțate integral sau parțial din
bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat și bugetele fondurilor speciale, după
caz, bugetele instituțiilor publice finanțate integral din venituri proprii, bugetul fondurilor
provenite din credite externe contractate sau garantate de stat și ale căror rambursare,
dobânzi și alte costuri se asigură din fonduri publice, bugetul fondurilor externe
nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autoritățile administrației
publice locale, împrumuturi interne contractate de autoritățile administrației publice locale,
precum și din bugetele instituțiilor publice finanțate integral sau parțial din bugetele locale;
Derogări (3), Jurisprudență
r) ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit legii,
să dispună și să aprobe operațiuni;
Articolul III
Obiectivele generale ale controlului intern
Relația dintre aceste 3 componente este mereu balansată, adică valoarea activului este
egală cu cea a pasivului împreună cu cea a capitalului propriu.
Vă mulţumesc pentru timpul acordat!