IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN EL TIEMPO

Se puede inferir que el archivo inicia desde el origen de la escritura, es posible que

se haya reunido tanta información que lo más probable es que haya tocado agruparlos. Los

egipcios lo dejaban escritos en sus templos, los romanos en madera y mármol, los arcadios,

sumerios y babilonios en pieles, madera, mármol con implementos metálicos y en tablillas

de arcilla blanda. En los siglos XII y XIII se dan indicios de los primeros documentos

financieros. Su evolución sigue en el siglo XIV con la corona real, el cual deja documentos

como planos, mapas y otros hallazgos. En el XV y XVI se da a España como centro

pionero de los Archivos. Ya en el siglo XIX al inicio de la revolución francesa es que se le

da la importancia necesaria a los archivos y la necesidad de un archivista como tal. En la

actualidad, los documentos ya no están solo textuales, sino que hay otra clase de soportes

documentales, siendo así como se incorpora la tecnología que regula los archivos. ¿Cuáles

son sus cualidades, como se clasifica y categoriza los archivos?

Pues bien, el archivo es un conjunto de documentos, con fecha, forma, y soporte,

que se van acumulando y lo realiza una persona en el transcurso de su gestión dentro de una

empresa, que son indispensables para la toma de decisiones, ya que estos sirven como

soporte y testimonio en los trámites realizados dentro de la misma. Estos archivos tienen

unas cualidades como lo son económicos, porque ahorra tiempo y costos en la búsqueda;

simple, porque se identifica el contenido de manera sencilla; funcionales, porque se puede

archivar y buscar de manera rápida; exactos, para que al momento de buscar no haya

equivocaciones y técnicos. Estos archivos se clasifican de tres formas: según su uso, ya sea

activo, semi activo o inactivo; según su naturaleza, ya sea público, privado de interés

público y privado, y, según su ciclo vital, ya sea gestión, central o histórico. También son
categorizados de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, según el Archivo

General de La Nación en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia, es decir,

en los archivos del Archivo General de La Nación, territorialidad y organización del

Estado. En el medio actual el archivo lo encontramos de diversas maneras, entre ellas

encontramos el uso de las nuevas tecnologías la cual permite que la comunicación se realice

de manera rápida y ágil, permitiendo así la comunicación del archivista y los demás. El

correo electrónico permite el intercambio de información, ya que se puede enviar todo tipo

de documentos. El uso del internet potencializa a las empresas, toda vez que hace que la

documentación y la información pueda ser difundida y comunicada más rápida y

eficazmente.

Podemos concluir diciendo que los archivos son importantes, vitales y necesarios

para las personas, las organizaciones, los Estados y toda la sociedad en general, debido a

que este hace que exista un pasado y un futuro. Que debemos darle la prioridad pertinente y

el lugar que se merece, porque ellos son los que promueven el conocimiento y custodian y

preservan nuestra memoria.

GLORIA MURCIA OLAYA

10 DE JUNIO 2020