TOMA DE INVENTARIOS

CATALOGACIÓN

Simplificación: Significa la  reducción de la gran diversidad de artículos

empleados con una misma finalidad,  cuando existen dos o más piezas para un
mismo fin, se recomienda la simplificación  favorece la normalización

La catalogación es todo un proceso que tiene por propósito la simplificación,

mediante la catalogación se identifican las existencias refiriéndolas a normas o
estándares previamente establecidos, para luego clasificarlas y asignarles un
código; además nos brinda una serie de beneficios entre ellos:

1er  Eliminar la variedad innecesaria.

diapo  Reducir el nivel de los inventarios.
 Mejorar el uso del espacio en los almacenes.
 Simplificar las actividades logísticas.
 Reducir el capital invertido en existencias.
 Identificar cada material plenamente a través de un solo código y una sola
denominación.
 Uniformizar el lenguaje y mejorar las comunicaciones internas y externas en
lo relacionado a las actividades logísticas.

Entre muchos otros beneficios. Como todo proceso la Catalogación de existencias

tiene etapas las mismas que están claramente establecidas: Normalización,
Identificación, Clasificación y Codificación.

Normalización

Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las variedades
existentes en almacenes, sobre la base del establecimiento de normas o pautas
con las cuáles es posible comparar las existencias que se guardan y utilizan en la
2 empresa.
diapo
Las normas que regirán el mantenimiento y la renovación de los inventarios
deberán ser elaboradas por un comité con la participación de las principales áreas,
estas normas establecerán criterios como calidades, tamaños, dimensiones,
pesos, volúmenes, marcas etc. Que permitirán seleccionar los materiales que
deben emplearse, los productos que fabricará la empresa.

Aqui el trabajo consiste en establecer las normas necesarias y las más adecuadas
para cada tipo de existencias ya que Sin normas la empresa puede caer en la
proliferación de la variedad, debido a que en las adquisiciones primará el deseo
del usuario de que se compren los materiales y artículos que le gustan, le
 recomiendan o él considera mejor, sin tener en cuenta las consecuencias que ello
trae consigo para la empresa. Estas normas son de naturaleza altamente técnica
por lo que es conveniente convocar la participación de los proveedores, personal
especializado y compradores para obtener buenos resultados.

Identificación

Una vez que las existencias se han evaluado con la norma y se ha decidido él
mantenerlas se procede con la siguiente etapa que es la identificación, para este
propósito se le otorgará una denominación, la misma que debe diferenciarla
y asegurar su naturaleza específica, de manera que se evite la duplicidad de
dominaciones para un mismo material, Básicamente es realizar un esquema de
descripción que obligue en forma rígida a denominar un cierto tipo de material con
un orden preestablecido de atributos de manera que se evite la duplicidad y el
error que conlleva esto en el control de existencias.

3 El trabajo de identificación debe realizarse cuidadosamente y a la vez controlarse,

diapo para desarrollar el trabajo de forma eficaz será necesaria la participación de
personal especializado y eventualmente asesores técnicos los que por su
conocimiento facilitaran la labor.

La identificación debe empezar respondiendo a estas preguntas:

 ¿Cuál es la naturaleza específica de este material?

 ¿Qué diferencias existen entre este y otros materiales similares del grupo?
 ¿Cómo describir correctamente este artículo?
 ¿Qué atributos y en qué orden son los más adecuados para denominar
cada material?
 ¿Cuáles son los materiales de más fácil identificación?
 ¿En qué otra forma puede encontrarse este artículo?

Clasificación

Aquí lo que debe establecerse es una estructura dividida en clases, subclases,

secciones, grupos etc. Cuyo diseño se debe elaborar en función a la
necesidad particular de la empresa, la cantidad y variedad de las existencias
empleadas y el grado de detalle que sea adecuado para el control que se
4 busca.
diapo
Los sistemas para clasificar las existencias son muy numerosos, pero se pueden
reducir a dos tipos:
 1. Agrupación de las existencias según las características propias de las
mismas, tanto físicas como de mercado.
2. Agrupación de las existencias bajo el punto de vista de su utilidad o con
respecto al producto final del que formará parte.

El primer tipo es decir la clasificación según la naturaleza de las existencias antes

que por su uso final o cualquier otra agrupación será la más recomendable en
razón de que el mismo artículo puede aparecer en más de una de las
clasificaciones posteriores, de esta manera se prevé la posibilidad de duplicidades
y se está en condiciones de detectarlas.

Codificación

Al igual que en la anterior etapa se debe definir el tipo de código a utilizar, la

cantidad de dígitos, la interpretación que debe tener etc. El código constituye el
principal elemento de identificación.

Representa una considerable economía bajo diversos aspectos, evita

esfuerzos de memoria, pérdida de tiempo y costes en registro de
descripciones, además evita posibles errores y malentendidos, es evidente que
es más sencillo escribir “300-03-3-02” que “portalámparas eléctrico de bronce
esculpido, rosca normal”.

Los tipos de códigos más adecuados para aplicarlos a las existencias son:

Alfabéticos: Constituidos por letras o combinación de letras que representan

expresiones. Una codificación alfabética es factible únicamente en empresas
5
diapo comercializadoras, las cuales, por vender productos ajenos, renuevan
continuamente el almacén con artículos en parte diferentes a los anteriores.

Numéricos: Números o combinación de números que se utilizan para

representar las existencias o las expresiones. Pueden ser:

 Arbitrarios: Cuando se tiene en cuenta el valor relativo de las cifras

contiguas en el orden de sucesión.
 Definidos: Cuando los números que forman el símbolo tienen un
significado o valor relativo.

Mnemónicos: Son aquellos que por asociación de ideas ayudan o estimulan la

memoria.

Signos y señales: Los que utilizan simbolización gráfica y audible.

Mixtos: Los que combinan dos o más símbolos de los anteriores.

 Frecuencia y Clasificación ABC

La frecuencia o conteo de inventario nos permitirá realizar un conteo de

inventario de tipo cíclico. Mediante este método podremos indicar un
porcentaje de materiales, el análisis y el control de los inventarios de
cualquier empresa, esto es especialmente útil para aquellas empresas con gran
volumen de inventario ya que el modelo de conteo cíclico por análisis de artículos
ABC para la gestión de inventarios es una útil herramienta para mejorar la
efectividad en el conteo físico de las mercaderías y evitar las roturas de inventario

MÉTODO DE CONTEO POR ANÁLISIS ABC

Este es el método de conteo cíclico más sofisticado, consiste en dividir el

inventario en clasificación ABC; esta se basa en la regla 80-20 o Ley de
Pareto, en la cual los artículos se clasifican de dos maneras: su valor en
6 dinero o su valor de frecuencia de uso. En muchos casos se utiliza una
diapo combinación de las dos. Esto permite distinguir tres categorías de productos y
cada una de ellas debe definirse en función de la parte de la cifra de
negocios que representa.

. Sobre la base de la clasificación, los artículos A se cuentan con mayor

frecuencia que los artículos B, y los artículos B con mayor frecuencia que
los C., esto permite determinar que los artículos no se tratan de igual manera
7
diapo Proceso del conteo Cíclico mediante clasificación ABC

El primer paso para realizar un conteo cíclico mediante análisis ABC es:
 Pimero: realizar un análisis de Pareto sobre las unidades de existencia,
utilizando el método deseado; valoración por dinero / rotación / combinación
de ambas.

Segundo: Se debe decidir con qué frecuencia se va a contar cada categoría;

7
aquí no existe una regla para definir la frecuencia de conteo de cada artículo, esto
diapo
se hace teniendo en cuenta el tiempo que le toma al encargado del inventario
realizar el conteo en un día.

Una vez se conoce la frecuencia de conteo deseada, el tercer paso eso :

multiplicar el número de las unidades de existencia en cada categoría por
dicha frecuencia, estableciendo así el número total de conteos.

8
diapo

El cuarto paso: Una vez conocemos el número total de conteos por

clasificación ABC, dividiremos este número total de conteos entre el número
de días de conteo; supongamos que el ciclo dura un año, siendo el número de
días de conteo (según calendario definido y asociado al conteo) de 200; teniendo
como base 50 semanas al año; cada semana con cuatro días hábiles para realizar
la actividad.

 Número de artículos a contar por día = total de conteos/días de conteo

 Número de artículos a contar por día = 8.250/200
 Número de artículos a contar por día = 41.25 (42)

Quinto paso: Tras haber determinado el número de artículos a contar por día, 42
en este caso, determinaremos cuántos artículos de cada categoría se contarán a
diario. Se tendrán en cuenta los siguientes pasos:
9
diapo  Dividir el número de conteos anuales en cada categoría por el número
total (anual) de conteos. Con esto se establece el porcentaje de conteos
que corresponde a cada categoría sobre el total de los conteos.
  Se multiplica el porcentaje total para ABC por el número de artículos
9
que van a contarse diariamente, estableciendo de esta manera la
diapo cantidad de cada categoría que se contará cada día.

El eficiente desarrollo de esta actividad permitirá tener un gran avance del modelo
de Gestión de Conteo Cíclico para el control de los inventarios.

Ventajas

10  Permite el control de inventarios y para mantener la precisión de los

diapo mismos.
 Proporcionará un control más eficiente de los stocks.
 Asegura el mantenimiento de un alto nivel de precisión de inventario todo el
tiempo.
 Asistencia y mantenimiento de un alto nivel de precisión en el inventario.
 TECNOLOGÍA RFID

RFID son las siglas en inglés como Radio Frequency Identification, lo cual
significa identificación por radiofrecuencia.

Se trata de un sistema de identificación, almacenamiento y transmisión de

11 datos remotos que utiliza dispositivos llamados etiquetas (tags), tarjetas o
diapo transponders RFID activos.

Esta tecnología identifica a través de un lector, sin contacto y a distancia, una

tarjeta o etiqueta (tag). Su función principal es transmitir la identidad de un objeto
por medio de ondas de radio.

CONTROL DE INVENTARIOS RFID

El control físico de los bienes forma parte importante de la logística de una

empresa, siendo necesario contar con un instrumento administrativo que
permita establecer los mecanismos necesarios de registro y control del
activo fijo. Es a través de la tecnología RFID que se podrá registrar y controlar la
descripción de las características físicas, de ubicación y asignación de los bienes.

CARACTERÍSTICAS

 Rapidez y precisión en la captura de bienes, en función a la posición del tag

RFID.
 Captura la información en forma masiva, acelerando la toma de inventarios.
 Asigna e identifica al personal y/o área responsable del bien.
12
diapo  Permite realizar consultas vía web sobre los bienes inventariados, faltantes,
sobrantes y modificados.
 Validación de códigos de bienes tipo SBN. (Son los bienes muebles)
 Emite reportes, trazabilidad, resumen de bienes y conformidad de inventario
a nivel web

BENEFICIOS

 Ubicación rápida de los activos.

 Optimización del plan de mantenimiento de activos..
 La lectura es muy rápida y precisa en los inventarios.
13
diapo  Hacer un óptimo seguimiento de la mercancía en palets y carretillas.

 Optimización en las compras por desuso o renovación de activos.

Recordar Que esta tecnología puede ser aplicada en todas las áreas de la
empresa.