FAKTOR PENYEBAB DAN KERUGIAN AKIBAT STOCKOUT DAN STAGNANT OBAT

DI UNIT LOGISTIK RSU HAJI SURABAYA

Renie Cuyno Mellen1, Widodo.J.Pudjirahardjo2

1
Rumah Sakit Umum Haji Surabaya
2
Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Airlangga, Surabaya
E-mail: cuynomellen@gmail.com, reniecuynomellen@yahoo.com

ABSTRACT

Expenditure to the drug spent almost 40% of the total budget operational hospital.Therefore drug must be

managed effectly and efficient.

The objective of this research is to identification drug supply management in logistic unit of pharmacy

installation, identification risk of count loss that caused drug stagnant and stockout, analysis caused drug

stagnant and stockout and recommendation to anticipation of the occurrence drug stagnant and stockout.

This research represent descriptive research by using method of obsevasional and indepth interview by

cross sectional during April 2012 and with do counting of loss amount because drug stagnant and stockout.

The result of this research is drug high stockout is 54% and drug stagnant is 39%. The cause of high drug

stockout is procurement planning of drug inaccurate, floor stock in service unit and lack of human resources and

cause of drug stganant is procurement medicine excessive requirenment planning to much and user in the use of

medice. Totalize loss of material Rp 255.933.139.

The conclution of this research is implementation management system not true type in logistic unit of

Pharmacy Installation at Surabaya Haji General Hospital.

Keywords : Drug supply management, drug stockout and stagnant, material losses, causes of stockout and

stagnant.
PENDAHULUAN dengan klasifikasi C pengendaliannya tidaklah seketat

Pelayanan farmasi merupakan revenue center klasifikasi B.

utama. Pemasukan rumah sakit sebesar 50% dari Pengertian Manajemen Persediaan

keseluruhan berasal dari pengelolaan perbekalan Manajemen persediaan adalah jantung dari

farmasi (Suciati dan Adisasmito, 2006). Investasi yang sistem persediaan obat. (Waluyo, 2006).

digunakan terlalu banyak akan mengakibatkan biaya Fungsi Persediaan

penyimpanan terlalu banyak yang mungkin Persediaan timbul disebabkan tidak sinkronnya

mempunyai opportunity cost. Persediaan yang tidak permintaan dan penyediaan, serta waktu yang

mencukupi dapat menyebabkan biaya kekurangan digunakan untuk memproses bahan baku. Empat

bahan, tertundanya keuntungan atau bahkan dapat faktor fungsi persediaan; (Yamit, 2003).

mengakibatkan hilangnya pelanggan (Rangkuti, 2004). 1. Faktor waktu

Manajemen persediaan obat di Instalasi Farmasi 2. Faktor ketidakpastian waktu datang

terdiri dari dua unit yaitu unit logistik dan apotek. 3. Faktor ketidakpastian penggunaan

Peneliti memfokuskan penelitian pada manajemen 4. Faktor ekonomis

persediaan obat di unit logistik yang mensuplai obat Tujuan persediaan

ke unit pelayanan RSU Haji Surabaya. Tujuan persediaan menurut Quick (1997);

Tabel 1.1 Hasil Pengelompokkan Obat Metode ABC 1. Memastikan ketersediaan;

di Unit Logistik RSU Haji Surabaya pada
bulan Januari s/d Juni 2011 2. Menjaga system persediaan;

3. Menurunkan unit cost obat;

Presentase
Presentase
Kelompok Jumlah Nilai
Sediaan
Nilai Investasi Jumlah 4. Menghindari adanya biaya stockout;
Investasi
Sediaan (%)
(%)
A 5. Meminimalkan biaya pemesanan
57 655.360.678 3% 68%
B 6. Biaya pengadaan yang meningkat apabila
95 202.019.719,3 4% 21%
C sering dilakukan pemesanan
1962 100.121.709,9 93% 10%

Jumlah 2114 957.502.107,3 100% 100% 7. Meminimalkan biaya transportasi.

Sumber: Hasil Pengelolahan Laporan persediaan
8. Memenuhi permintaan yang berfluktuasi atau
barang habis pakai RSU Haji Surabaya
tidak tentu.
periode Januari 2010 s/d Juni tahun 2011.
Fungsi Manajemen Logistik Obat
Manajemen persediaan obat di unit logisitik

belum berjalan dengan baik, karena terjadi stagnant

dan stockout obat.

Hasil pengelompokkan obat dengan metode ABC

untuk mengetahui jumlah presentase sediaan dan nilai

investasi terhadap total keseluruhan. Persediaan

dalam pengelompokkan A diatur dan dikendalikan

dengan lebih ketat dan lebih sering dibandingkan

dengan persediaan pengelompokkan B. Persediaan

 6. Fungsi penghapusan
Perencanaan
Fungsi ini berupa kegiatan dan usaha
Peramalan dan
Penentuan Kebutuhan pembebasan barang dari pertanggungjawaban
Penghapusan Penganggara
n yang berlaku.

Pemeliharaan Pengawasan Pengadaan 7. Fungsi pengendalian

Fungsi pengendalian usaha memonitor dan

Penerimaan dan
Penyaluran
Penyimpanan
mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik.

Pengertian stockout adalah manajemen

Sumber: Aditama, 2003
persediaan terdapat sisa obat akhir kurang dari
Gambar 2.1 Siklus Pengelolaan di Bidang Logistik
jumlah pemakaian rata-rata tiap bulan selama satu
1. Fungsi perencanaan dan proses penentuan
bulan disebut stockout (Waluyo, 2006). Stockout
kebutuhan; Fungsi perencanaan mencakup
adalah sisa stok obat pada waktu melakukan
aktifitas menetapkan sasaran, pedoman dan
permintaan obat, stok kosong (Setyowati dan
pengukuran penyelenggaraan bidang logistik.
purnomo, 2004).Obat dikatakan stagnant jika sisa
2. Fungsi penganggaran
obat pada akhir bulan lebih dari tiga kali rata-rata
Fungsi penganggaran merupakan usaha untuk
pemakaian obat per bulan (Muzakin,2008).
merumuskan perincian penentuan kebutuhan

dalam suatu skala standar. Kerangka Konseptual Penelitian

3. Fungsi pengadaan
SDM Pengelola Obat
Fungsi pengadaan kegiatan memenuhi
Fungsi Perencanaan
kebutuhan operasional sesuai fungsi kebutuhan obat Persediaan Obat
Fungsi penganggaran
perencanaan dan penentuan kepada instansi obat
Fungsi pengadaan
penganggaran obat
Fungsi penerimaan obat Stockout obat Stagnant
pelaksana. : Obat :
Fungsi penyimpanan obat
1. Biaya 1.Biaya
Fungsi penyimpanan obat
4. Fungsi penyimpanan dan penyaluran Fungsi distribusi obat
Kesempatan Pembelian
obat stockout obat
Fungsi penghapusan obat stagnant
Fungsi merupakan penerimaan, penyimpanan, Fungsi Pengendalian Obat : 2.Biaya
Analisis ABC Penyimpana
dan penyaluran perlengkapan yang telah n obat
Economic Order Quantity
stagnant
ReorderPoint
3.Biaya
diadakan melalui fungsi terdahulu untuk Safety stock
Pemesanan
Fungsi Evaluasi Obat obat
stagnant
disalurkan kepada instansi pelaksana.

5. Fungsi pemeliharaan Sistem Informasi

Kerugian Materi
Fungsi pemeliharaan adalah proses kegiatan Akibat Stagnant dan
a.Internal
Pemasok Stockout Obat
untuk mempertahankan kondisi teknis, daya
Diteliti

guna dan daya hasil barang inventaris. Tidak

Diteliti
METODE PENELITIAN hasil indepth interview. Menggambarkan kerugian

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif. Desain yang ditanggung dengan menggunakan tabel

penelitian adalah cross sectional. berdasarkan perhitungan pada setiap biaya dan

Variabel Penelitian dinarasikan.

Variabel yang diteliti terdiri dari: perencanaan, HASIL PENELITIAN

pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi, Pengelolaan Persediaan Obat RSU Haji Surabaya

penghapusan, pengendalian, evaluasi, obat yang Pengelolaan obat di RSU Haji Surabaya

stagnant, obat yang stockout, penyebab stagnant dan dilakukan oleh Instalasi Farmasi. Instlasi farmasi

stockout, biaya pembelian obat stagnant, biaya mengelola perbekalan di apotek dan unit pelayanan.

pemesanan obat stagnant, biaya penyimpanan obat Pengelolaan perbekalan obat untuk unit pelayanan

stagnant, biaya kesempatan obat stockout dan dikelola oleh unit logisitik dan pengelolaan perbekalan

kerugian rumah sakit. obat untuk apotek dikelola oleh depo.

Lokasi dan Waktu Penelitian Perencanaan Logistik Obat di RSU Haji Surabaya

Penelitian mengambil lokasi di unit logistik RSU Perencanaan kebutuhan obat di RSU Haji

Haji Surabaya bulan April 2012 s/d bulan Mei 2012. Surabaya adalah metode konsumsi dan dilakukan

Sumber Informasi dalam dua tahap yaitu perencanaan anggaran dan

Responden penelitian dari petugas yang mengelola perencanaan pengadaan. Pada perencanaan

unit logistik instalasi farmasi Rumah Sakit Haji anggaran yang disebut plan of action (POA) dilakukan

Surabaya. setiap awal tahun atau akhir tahun dan perencanaan

Unit Analisis Penelitian pengadaan dilakukan setiap dua bulan.

Unit analisis penelitian pada instalasi farmasi unit Pengadaan Logistik Obat di RSU Haji Surabaya

logistik RSU Haji Surabaya. RSU Haji Surabaya menggunakan metode

Teknik Pengumpulan Data pembelian langsung ke distributor resmi yang telah

1.Data primer diperoleh dengan cara dengan menjalin kontrak kerja dengan RSU Haji Surabaya.

pedoman indepth interview pada petugas untuk dan Pengadaan dilakukan oleh pejabat pengadaan

Observasi dengan menggunakan lembar observasi dengan ketentuan barang tidak boleh dua kali dalam

yang telah ditetapkan oleh penelitian. satu bulan dan kebijakan pengadaan ≤ 100 juta. Hari

2. Data sekunder diperoleh melalui laporan bulanan lead time dari distributor untuk setiap pengiriman obat

obat di unit logistik RSU Haji Surabaya bulan Oktober 5 hari kerja dalam setiap pengiriman.

Tahun 2011 dan bulan April s/d Mei Tahun 2012. Penerimaan Logistik Obat di RSU Haji Surabaya

Teknik Analisa Data Penerimaan obat yaitu penerimaan obat oleh

Menggambarkan pelaksanaan manajemen petugas pemeriksa dan penerima barang. Pihak

persediaan obat RSU Haji Surabaya adalah dengan petugas dari unit gudang obat memeriksa jumlah,

tabel sesuai dengan pedoman observasi dan narasi

jenis, dan spesifikasi barang yang dipesan, expired digunakan sebagai acuan tidak terisi lengkap

date dan sesuai dengan faktur obat. menyebabkan data evaluasi kurang.

Penyimpanan Logistik Obat RSU Haji Surabaya Faktor Penyebab Utama Stockout Obat dan

Stagnant Obat Di Unit Logistik RSU Haji Surabaya

Metode Penyimpanan RSU Haji Surabaya
Faktor penyebab utama stockout adalah
menggunakan metode first in first out (FIFO) dan first
permintaan unit yang berlebihan dan stok gudang
expired first out (FEFO).
yang kosong atau sedikit karena perencanaan
Distribusi Logistik Obat RSU Haji Surabaya
pembelian sebagai dasar usulan pembelian tidak
Metode yang digunakan dalam melakukan
dapat memperhitungkan secara akurat di unit logistik
distribusi obat dengan pihak pemesan mengambil
RSU Haji Surabaya.
sendiri obat yang dipesan. Gudang obat melakukan
Faktor penyebab utama stagnant di unit logistik
distribusi obat setiap ada permintaan obat dari unit.
RSU Haji Surabaya. Pengadaan obat yang berlebihan
Penghapusan Logistik Obat di RSU Haji Surabaya
dan user dalam penggunaan obat.
Metode penghapusan obat menggunakan
Masalah yang Terdapat di Manajemen Logistik
metode pengembalian ke produsen (retur). Metode
Obat RSU Haji Surabaya
pengembalian ke produsen yaitu dengan cara
Kejadian stockout sebesar 54% dan stagnant
mengumpulkan obat yang mempunyai expired date
sebesar 39% pada persediaan obat bulan Januari s/d
hampir habis atau keadaan fisik obat rusak.
April 2012
Pengendalian Logistik Obat di RSU Haji Surabaya
Kerugian yang Ditanggung RSU Haji Surabaya
Metode pengendalian logistik obat RSU Haji
Sebagai Akibat Stagnant Obat.
Surabaya menggunakan pengendalian secara
Kerugian yang ditanggung RSU Haji Surabaya
administratif pada saat dilakukan usulan pengadaan
sebagai akibat stagnant obat adalah sebagai berikut;
obat. Dalam pelaksanaan metode pengendalian ini,
1. Kerugian akibat pembelian obat stagnant.
RSU Haji Surabaya menggunakan kontrol secara
Kerugian materi dalam bentuk rupiah yang
LPLPO dan SBBK pada persediaan obat, usulan
dengan kategori stagnant pada obat yang mengalami
pengadaan pada pelaksana kegiatan, pejabtat teknis
stagnant pada bulan Januari – April 2012. Obat yang
kegiatan dan pejabat pembuat komitmen.
mengalami stagnant dikelompokkan A, B dan C yang
Evaluasi Logistik Obat di RSU Haji Surabaya
disajikan pada tabel berikut;
Evaluasi obat tidak optimal karena masih
Tabel Distribusi Obat Stagnant bulan Januari s/dApril
terdapat stagnant dan stockout obat pada evaluasi tahun 2012 di Unit Logistik intalasi farmasi RSU Haji
Surabaya
perencanaan, belum diadakan evaluasi mutu secara Jumlah Jumlah Nilai Obat
No Jenis Obat Obat Stagnant Kategori
Stagnant Stagnant ( Rupiah )
rutin oleh unit logistik, pada evaluasi obat kadarluarsa 1 17 3.341 143.381.655 A
2 30 3.017 65.259.986 B
masih terdapat obat expired date dan evaluasi 3 71 2.980 35.382.110 C
Jml 118 9.338 244.023.752  
pemenuhan kebutuhan unit lembar LPLPO yang Sumber : Laporan persediaan, rekap pengeluaran dan
rekap pengadaan 2012
 Jumlah jenis obat yang stagnant sebesar 118 lembar kertas yang digunakan untuk proses

jenis obat dengan jumlah obat paling besar pada pemesanan bernilai Rp 100,00 maka biaya yang

kelompok A dan jumlah obat paling tinggi sebesar dikeluarkan adalah :

3.341 obat. Hal ini menandakan bahwa pada Rp 100,00 x 4 lbr =Rp 400 untuk setiap satu kali

kelompok A memiliki jumlah jenis obat paling sedikit pemesanan obat.

tetapi memiliki efek yang besar dengan nilai obat Biaya pemesanan per jenis obat :

paling tinggi. Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian Rp 400 / 17 = Rp Rp23,6

obat stagnant sebesar Rp 244.023.752 Biaya pemesanan perobat stagnant untuk kertas: Rp

2. Kerugian Akibat Adanya Biaya Pemesanan 23,6 x 12 = 283

Obat Stagnant a. Biaya Alat tulis

Pada bulan April 2012 terdapat 17 jenis obat Biaya tinta pada alat tulis (pulpen) untuk pemesanan

dan 30.449 jumlah pengadaan obat pada seluruh jenis per obat dengan asumsi satu pulpen untuk empat kai

obat yang dilakukan pengadaan pada bulan April 2012 dilakukan pengadaan obat, dengan harga satu pulpen

berdasarkan Data pengadaan obat bulan April 2012. Rp 2000.

Terdapat 12 jenis obat yang mengalami stagnant Pengadaan pada bulan April maka

dengan nilai pengadaan obat sebesar 35.555.520. Rp 2000/4= Rp 500

Pengadaan yang mengalami stagnant terjadi pada Rp 500 / 17 = Rp 29,4

semua kelompok A, B dan C dengan jumlah 4 jenis Biaya alat tulis untuk obat yang stagnant :

obat untuk setiap kelompok. Hal ini menandakan Rp 29,4 x 12 = Rp 353

kurangnya kontrol pengadaan karena terjadi pada b. Biaya stempel

setiap jenis obat dan kontrol pengendalian pada Asumsi biaya yang dikeluarkan stempel adalah Rp

kelompok A tidak efektif karena jumlah kejadian 20,00 Asumsi dalam satu kali pemesanan terdapat 4

stagnant yang sama pada satiap kelompok. Hal ini kali pemberian stempel. Maka biaya yang dikeluarkan

perlu diperhatikan katrena kelompok A memiliki nilai adalah : Rp 20 x 4 kali = Rp 80 untuk setiap kali

investasi terbesar dengan biaya nilai sisa total obat pemesanan obat tersebut.

stagnant sebesar Rp 35.555.220. Biaya pemesanan obat per jenis obat = Rp 80 / 17 =

Obat yang mengalami stagnat akan menimbulkan Rp 4,7 untuk biaya pemesanan stempel obat yang

biaya pemesanan terhadap obat tersebut, meliputi : stagnant adalah Rp 4,7 x 12 = 56,4 dibulatkan RP 56.

1. Biaya administrasi untuk pemesanan obat yang c. Biaya Tinta

mengalami stagnant sebagai berikut: Berdasarkan hasil indepth interview menghabiskan 3

a.Biaya Kertas botol tinta print (dari logistik farmasi hingga di bagian

Berdasarkan indept interview dengan penanggung pengadaan obat) seharga 18.500 per botol tinta

jawab logistik setip pemesanan obat membutuhkan yang diguanakan untuk biaya print pemesanan.

4 lembar kertas ukuran F4 berwarna putih. Asumsi 1

 Biaya tinta dan stempel untuk pemesanan per jenis dasar listrik RSU Haji masuk dalam golongan tarif S-

obat adalah 3/TM dengan batas daya diatas 200 kVA.

Rp 18.500 x 3 botol = 55.500 Cara perhitungan listik berdasarkan blok LWBP

Biaya setiap pemesanan obat 55.500 / 17 = Rp (Luar Waktu Beban Puncak) dan blok WBP (Waktu

3.265, sedangkan biaya pemesanan obat stagnant Beban Puncak). Satu hari terdiri dari 24 jam dengan

= Rp 3.265 x 12 = Rp 39.180. WBP terdiri dari lima jam yaitu rentang waktu antara

Total Biaya Administarsi pengadaan obat yang jam 17.00-22.00 dan LWBP diluar dari rentang waktu

mengalami stagnant adalah Biaya kertas + Biaya WBP yaitu 19 jam diluar jam 17.00 – 22.00.

alat tulis + biaya stempel + biaya tinta ; Di unit logistik Instalasi Farmasi RSU Haji

Rp 283 + Rp 353 + RP 56 + Rp 39.180 = Surabaya terdapat satu gudang untuk menyimpan

Rp 39.872. obat sesuai dengan jenis obatnya dan untuk biaya

2. Biaya Telpon listrik dikenakan biaya lampu, AC dan yempat

Berdasarkan wawancara dengan penanggung pendingin atau kulkas.

jawab logistik RSU Haji Surabaya membutuhkan Biaya listrik gudang logistik pada bulan April 2012;

waktu 20 menit a.Biaya lampu

20 menit x tarif telpon lokal Terdapat 12 lampu dengan setiap lampu terdiri dari

20 menit x 175 = 3.500 40 w dan menyala pada jam kerja mulai pukul 07.00 –

Biaya telpon setiap obat untuk pengadaan yaitu ; 16.00. Setiap hari 8 jam dan terdiri dari lima hari kerja

Rp 3500 x 12 = Rp 42.500 jenis obat. Jadi biaya dalam satu minggu dengan asumsi tanpa tanggal

telpon yang dikeluarkan setiap obat yang merah (libur besar). Pada bulan April yang terdiri dari

mengalami stagnant adalah; Rp 42.500 30 hari dalam satu minggu terdapat 21 hari kerja.

Jadi total Biaya untuk pemesanan obat yang Jumlah jam kerja pada 21 hari adalah 21 x 8 = 168

mengalami stagnant adalah : jam lampu menyala pada bulan April 2012.

Biaya administrasi + biaya telpon Tarif listrik per KwH dipada blok LWBP Rp 605

Rp 39.872 + Rp 42.500 = Rp 82.372 Obat yang mengalami stagnant pada bulan April 2012

3. Kerugian Akibat Penyimpanan Obat sebesar 11.127.Biaya lampu dihitung dengan rumus :

Stagnant =12x(40wattx605/Kwh)/1000x168jamx∑obat stagnant

Obat stagnant akan menimbulkan biaya Jumlah seluruh obat di gudang

penyimpanan terhadap obat tersebut, biaya = 12 x {(40 watt x 605/Kwh)/1000 }x 168 jam x 9338

tersebut meliputi : 13.216

1. Biaya Listrik = Rp 34.471

Biaya listrik di RSU Haji Surabaya sesuai dengan 2.Biaya Kulkas

Perpres no.8 tahun 2011 tentang tarif listrik. Tarif Unit logistik instalasi farmasi RSU Haji

Surabaya mempunyai 1 buah kulkas di gudang

 obat. Pada bulan April 2012 digunakan untuk = Jumlah AC x (daya AC x Rp 605/KwH)/1000 x 19

menyimpan 11 jenis obat dengan jumlah total obat jam x 30 hari x ∑ obat stagnant)

1583 obat. Kulkas yang digunakan dengan merk Jumlah Obat yang ada gudang

Sanyo tipe SMR-120 FB ( 130 W). = 2 x ( 1000 W x Rp 605/KwH)/1000 x 19 jam x 30 hari

Terdapat 10 jenis obat yang mengalami x 9.338

stagnant di lemari pendingin dengan kelompok 13.216

stagnant. Kejadian stagnant pada semua = Rp 487.319,80

kelompok A, B dan C dengan jumlah obat 2152 AC dengan 1 PK; dengan blok WBP selama 5 jam

dengan jumlah obat paling besar kelompok A. dalam satu hari;

Biaya kulkas dapat dihitung dengan rumus; = 2 x ( 1000 W x Rp 908/KwH)/1000 x 5 jam x 30 hari

=(130xRp605/kWh)/1000x19jamx30harix∑obat stagnant) x 9.338

Jumlah Obat yang ada di kulkas 13.216

= (130wxRp605/kWh)/1000 x 19 jam x 30 hari x2152) = Rp 192.469

2152 Biaya 2 buah AC dalam satu bulan adalah;

= Rp44.831 Rp 487.319,80 + Rp 192.469 = Rp 679.788,8.

=(130xRp908/kWh)/1000x5jamx30harix∑obat stagnant) AC yang mempunyai 0,5 PK; dengan blok LWBP

Jumlah Obat yang ada di kulkas selama 19 jam dalam satu hari;

= (130wx Rp 908/kWh)/1000 x 5 jam x 30 hari x 2152) = (daya AC x Rp 605/KwH)/1000 x 19 jam x 30 hari x

2152 ∑ obat stagnant)

= Rp 17.706 Jumlah Obat yang ada gudang

Total biaya kulkas gudang logistik sebesar; = (500 W x Rp 605/KwH)/1000x19jamx30hari x 9.338

Rp44.831 + Rp 17.706 = Rp 62.537 13.216

3. Biaya AC = Rp 121.829,95

AC menyala terus non stop. Di gudang obat AC yang mempunyai 0,5 PK; dengan blok WBP

terdapat 3 AC dengan 2 AC 1 PK dengan merk selama 5 jam dalam satu hari;

Panasonic untuk AC selanjutnya dengan merk =(500WxRp 908/KwH)/1000 x 5 jam x 30 hari x 9.338

national terdiri dari 1 AC 0,5 PK ( 1 PK = 1000 W). 13.216

Jumlah Obat yang stagnant yang disimpan dalam = Rp 48.117,27

kulkas disajikan pada tabel berikut : Biaya 1 buah AC 0.5 PK dalam satu bulan adalah

Biaya AC di gudang logistik instalasi farmasi RSU Rp 121.829,95 + Rp 48.117, 27 = Rp 169.947,22

Haji Surabaya dihitung dengan rumus sebagai berikut Total Biaya AC gudang logistik sebesar ;

AC dengan 1 PK; dengan blok LWBP selama 19 jam Rp 679.788,8 + Rp 169.947,22 = Rp 849.736

dalam satu hari;

Jadi total biaya listrik untuk obat yang mengalami Rp 4,46 x 9.338 = Rp 41.687

stagnant pada gudang obat adalah ; Biaya lampu + Total biaya penyimpanan obat yang mengalami

Biaya Kulkas + Biaya AC stagnant di gudang penyimpanan obat:

Rp 34.471+ Rp 62.537+ Rp 849.736 = Rp 946.744

4. Biaya Kerusakan dan kadarluarsa

Berdasarkan data jumlah nilai total harga Biaya listrik + kerusakan kadarluarsa + kartu stok

pembelian obat tahun 2011 sebesar Rp Rp 946.744 + Rp 2.179 + Rp 41.687

3.049.006.000 sumber dari data PAK tahun 2011 = Rp 990.610

dan nilai expired date tahun 2011 sumber dari data Jadi total kerugian akibat stagnant :

expired date obat sebesar Rp 215.050 sumber dari Biaya pembelian + pemesanan + penyimpanan

daftar persediaan barang di Instalasi Farmasi RSU = Rp 244.023.752+ Rp 82.372 +Rp 990.610

haji Surabaya. Presentase obat kadarluarsa sesuai = Rp 245.096.734

dengan data dilapangan 0,0014%. Kerugian Yang Ditanggung RSU Haji Surabaya

Biaya kadarluarsa obat ; Sebagai Akibat Stockout Obat

Jumlah total harga obat x 0,0014% Kerugian yang ditanggung oleh RSU Haji

1.556.153 x 0,0014% = Rp 2.179 Surabaya sebagai akibat stokout obat dengan

Biaya pembuatan kartu stok dan kartu kendali menimbulkan biaya kesempatan (opportunity cost);

Harga pembuatan kartu kendali Rp 250,00 Tabel Distribusi obat stockout di unit logistik instalasi
farmasi RSU haji Surabaya pada bulan
Harga pembuatan kartu barang (stock) Rp 250,00 Januari s/d April 2012

Maka, biaya untuk pembuatan dua kartu tersebut Jumlah jenis Keuntungan obat
No Obat yang stockout Kategori
stockout (Rupiah)
adalah ; Rp 250,00 + Rp 250,00 =Rp 500 1 0 0 A
2 2 7.791 B
3 164 10.828.613 C
Jumlah jenis obat yang mengalami stagnant Jumlah 166 10.836.405
Sumber : Pengelolaan lap.persediaan
adalah 118 obat. Biaya pembuatan kartu stok dan obat,pengeluaran dan pengadaan obat,
2012
kartu persediaan ; Biaya stockout dengan mengalikan harga setiap jenis

Rp 500 x 118 jenis obat stagnant = Rp 59.000 obat dikalikan keuntungan sebsar 15% berdasarkan

Maka biaya pembuatan kartu stok dan kartu jurnal dari muzakin tahun 2008. Jadi total kerugian

persediaan per obat adalah dengan keseluruhan yang ditanggung oleh RSU Haji Surabaya akibat

total obat sebesar 13.216 stockout obat adalah Rp 10.836.405.

Rp 59.000/ 13.216 = Rp 4,46 Total Kerugian yang Ditanggung Oleh RSU Haji

Jumlah obat yang mengalami stagnant adalah Surabaya

9.338 obat, maka biaya pembuatan kartu kendali Perhitungan kerugian obat akibat stagnant dan

dan kartu barang (stock) obat untuk obat yang stockout obat per satuan obat dan tidak terdapat

mengalamai stagnant adalah ;

perhitungan terhentinya cash flow akibat stagnant dan kwanta pembelian terbaik berdasarkan data untuk

stockout dengan total biaya adalah : menghindari risiko stockout dan stagnant obat

Biaya stagnant obat + Biaya stockout obat mendapatkan laba terbaik.

Rp 245.096.734 + Rp 10.836.405 =Rp 255.933.139 Pengadaan Obat

RSU Haji Surabaya pengadaan rutin yang

dilakukan tim pengadaan obat, terdapat kegiatan

pengadaan obat. Pengadaan obat di RSU Haji

PEMBAHASAN
Surabaya belum dapat dikatakan efektif. Hal tersebut
Pelaksanaan Manajemen Persediaan Obat RSU
dikarenakan terdapat kebijakan pengadaan pembelian
Haji Surabaya
obat ≤ 100 juta dan dalam satu bulan tidak boleh ada
Pihak RSU Haji Surabaya telah melaksanakan
dua kali pengadaan untuk satu jenis pembelian obat.
fungsi manajemen obat seluruhnya meliputi fungsi
Hal ini dapat menyebabkan terjadinya stockout yang
perencanaan, fungsi pengadaan, fungsi penerimaan,
terjadi pada kategori obat fast moving.
fungsi penyimpanan, fungsi distribusi, fungsi
Penerimaan Obat
penghapusan, fungsi pengendalian, dan fungsi
Pengecekan obat yang telah dilakukan dengan
evaluasi.
baik olehpanitia penerima dan pemeriksa barang,
Suatu perusahaan memiliki fungsi logistik yang
diharapkan dapat menjaga kualitas dan kuantitas obat
berfungsi untuk mendukung proses pemasaran atau
yang masuk ke gudang obat rumah sakit. Pengecekan
manufacturing. Fungsi manajemen logistik merupakan
juga untuk menghindari penerimaan obat yang rusak
suatu proses yang terdiri dari: fungsi perencanaan,
atau expired sehingga sesuai dengan permintaan dan
fungsi penganggaran, fungsi pengadaan, fungsi
dapat segera digunakan untuk proses pelayanan.
penerimaan, fungsi penyimpanan, fungsi distribusi,
Penyimpanan Obat
fungsi penghapusan, fungsi pengendalian, dan fungsi
Sistem penyimpanan obat di gudang obat RSU
evaluasi (Quick, 1997).
Haji Surabaya dijalankan dengan baik sesuai dengan
Sistem manajemen pengelolaan obat dikatakan
standar yang telah ditentukan. Diantaranya adalah
efektif apabila dapat menyediakan pelayanan obat
dengan diterapkanya kaidah first in first out (FIFO) dan
secara optimal kepada unit pelayanan kesehatan yang
first expired first out (FEFO) dalam sistem
menjadi cakupannya (Quick, 1997).
penyimpananya. Hal tersebut dapat mencegah
Perencanaan Obat
terjadinya obat rusak akibat expired date yang telah
Langkah dalam metode konsumsi yang
habis.Sarana dan prasarana penyimpanan obat belum
dilaksanakan oleh RSU Haji Surabaya belum lengkap
optimal karena masih terdapat kerusakan di gudang
apabila dibandingkan dengan langkah Metode
penyimpanan obat.
Konsumsi menurut Quick (1997). Perencana belum
Distribusi Obat
menggunakan perhitungan trend dan menentukan
 Sistem distribusi obat dari gudang obat RSU Evaluasi obat tidak optimal karena masih

Haji Surabaya belum berjalan efektif. Dikarenakan terdapat stagnant dan stockout obat pada evaluasi

pihak gudang hanya memberikan informasi kepada perencanaan, belum diadakan evaluasi mutu secara

unit pemesan apabila stok obat telah tersedia. pihak rutin oleh unit logistik, pada evaluasi obat kadarluarsa

gudang tidak mengantar obat yang dipesan secara masih terdapat obat expired date dan evaluasi

langsung, tetapi menunggu pihak yang memesan pemenuhan kebutuhan unit lembar LPLPO yang

mengambil sendiri obat yang telah dipesan. Metode ini digunakan sebagai acuan tidak terisi lengkap

memperlama waktu sampainya obat ke tempat tujuan. menyebabkan data evaluasi kurang.

Berdasarkan indepth interview kurangnya Faktor Utama Penyebab Stockout dan Stagnant

kepatuhan dalam pengisian lembar LPLPO dari unit Obat Fast moving di Manajemen Persediaan Obat

pelayanan. Hal ini menyebabkan persediaan di unit RSU Haji Surabaya

pelayanan tidak dapat terkontrol dengan baik Hal Kejadian stockout sebesar 54% dan stagnant

tersebut menyebabkan terjadi selisih antara obat yang sebesar 39%. Penyebab stockout obat karena adanya

didistribusikan dengan stok yang ada di gudang. floor stock, kurangnya tenaga kerja untuk kegiatan

Sehingga meningkatkan risiko terjadi stockout dan inventory dan perencanaan pengadaan yang tidak

stagnant obat. akurat dan penyebab stagnant obat karena

Penghapusan Obat pengadaan obat yang berlebihan dan user dalam

Metode pengembalian ke produsen (retur obat) penggunaan obat.

telah sesuai dengan ketentuan. Metode pengembalian Kesimpulan

ke produsen telah dilaksanakan secara efektif. Metode 1. Perencanaan tidak dilaksanakan secara efektif

penghapusan obat yang tidak dapat diretur belum karena masih terdapat stagnant dan stockout obat

ditentukan. Jadi metode penghapusan tidak dapat di unit logistik Instalsi farmasi RSU Haji Surabaya;

secara efektif karena obat masih menumpuk di 2. Pengadaan di RSU Haji Surabaya belum dikatakan

gudang logistik. efektif karena kebijakan pengadaan yang

Pengendalian Obat pengadaan ≤ 100 juta dengan kebutuhan obat

Pengendalian logistik obat masih secara dengan harga yang lebih dari 100 juta;

administratif pada saat perencanaan pengadaan 3. Penerimaan obat di unit logistik dikatakan efektif

sebagai usulan pengadaan obat. Tujuan dari karena sesuai standar untuk menjamin kuantitas,

pengendalian logistik yaitu mencapai persediaan kualitas, dan expired date obat;

dalam jenis dan jumlah yang cukup sekaligus 4. Penyimpanan obat di unit logistik kurang optimal

menghindari kekosongan dan menumpuknya karena tidak adanya protap penyimpanan, fasilitas

persediaan belum dapat dicapai. yang kurang mendukung dan kegiatan inventory

Evaluasi Obat yang tidak maksimal;

5. Distribusi obat kurang optimal karena tidak setiap item obat agar dapat disesuaikan dengan

terdapat petugas khusus distribusi, penggunaan obat yang fast moving, slow moving dan medium

bon sementara dan kurangnya kepatuhan unit moving. Pada perencanaan pengadaan perlunya

untuk mengisi LPLPO sebagai acuan untuk pengkajian perhitungan kuantitas pengadaan,

mengontrol persediaan di unit pelayanan; kebijakan khusus pengadaan yang melebihi 100

6. Kegiatan penghapusan obat kurang efektif karena juta, penambahan SOP manajerial, optimalisasi

masih belum dilakukan kegiatan pemusnahan obat kegiatan inventory di gudang logistik untuk

untuk obat yang tidak dapat diretur, sehingga mengontrol persediaan obat dan kualitas dari obat

menumpuk di gudang logistik. di unit logistik. Pengkajian SDM di gudang logistik,

7. Pengendalian obat yang kurang optimal karena kebijakan pengisian LPLPO. Pada pengendalian

tidak terdapatnya metode khusus pengendalian diperlukan metode khusus untuk persediaan obat.

dan hanya dilakukan pengendalian obat secara Pada penghapusan dengan menetukan metode

administratif pada saat usulan pengadaan; penghapusan. Kebijakan untuk penggunaan obat

8. Evaluasi obat tidak optimal karena masih terdapat bagi user karena menjadi salah satu penyebab dari

stagnant dan stockout obat pada evaluasi stagnant obat. Optimalisasi manajemen untuk

perencanaan, terdapat obat exp date pada kebutuhan obat pada manajemen persediaan obat.

evaluasi obat kadarluarsa, evaluasi mutu dan Saran

evaluasi pemenuhan kebutuhan unit yang masih 1. Dukungan dari seluruh fihak yang terkait

belum dilakukan; dengan penggunaan obat dan koordinasi

9. Laporan persediaan menunjukkan kejadian antara petugas di unit logistik dan unit

stockout sebesar 54% dan stagnant sebesar 39%. pelayanan terutama persediaan obat dan

Kejadian stagnant dan stockout obat menimbulkan koordinasi petugas unit logistik dan user

biaya sebesar Rp 255.933.139. untuk penggunaan obat;

10. Penyebab stockout obat karena adanya floor 2. Pembaharuan list obat pada laporan

stock, kurangnya tenaga kerja untuk kegiatan persediaan untuk membedakan obat yang

inventory dan perencanaan pengadaan yang tidak stok kosong dan jenis obat yang sudah tidak

akurat dan penyebab stagnant obat karena digunakan di unit logistik instalasi farmasi

pengadaan obat yang berlebihan dan user dalam RSU Haji Surabaya;

penggunaan obat. 3. Memerlukan pengkajian terhadap

11. Rekomendasi untuk mengantisipasi terjadinya perhitungan kuantitas pembelian obat yang

stagnant dan stockout obat di unit logisitk Instalasi dapat memberikan keuntungan terbaik dan

Farmasi RSU Haji Surabaya adalah paling tidak berisiko stockout dalam

pembuatanplan of action yang sesuai dengan melakukan sistem perencanaan obat;

kebutuhan riil , perhitungan safety stock untuk

 4. Pengelompokkan pada persediaan obat Kebutuhan Obat Di Kota Kediri. Jurnal
Administrasi Kebijakan Kesehatan.
untuk menentukan pengendalian V(02): 188-195.
Suciati, S., B. Adisasmito, B. Wiku., 2006. Analisis
berdasarkan kelompok dan perhitungan Perencanaan Obat Berdasarkan ABC
Indeks Kritis di Instalasi Farmasi. Jurnal
safety stock yang sesuaiuntuk obat kelompok Manajemen Pelayanan Kesehatan.
V(09) : 19-26.
A, B dan C ;
Waluyo, D.S., 2006. Analisis Penyebab Utama
5. Memerlukan adanya pengembangan sistem Stagnan Pada Manajemen Persediaan
Obat di Rumah Sakit Kusta Kediri.
informasi RSU Haji Surabaya.; Tesis. Surabaya ;Universitas
Airlangga : 1-5.
6. Mengoptimalkan sumber daya manusia yang
Yamit, S., 1999. Manajemen Persediaan. Yogyakarta:
ada di unit gudang obat dengan cara EKONISIA Fakultas EkonomiUI.

pemberian training untuk

meningkatkankemampuan dalam mendukung

fungsi manajemen logistik obat rumah sakit;

7. Mengoptimalkan manajemen mutu di

Instalasi Farmasi

8. Pembuatan laporan persediaan barang

berdasarkan kartu stok agar didapatkan

laporan persediaan yang sesuai dengan stok

barang dan riil sesuai dengan kebutuhan;

9. Jadwal kegiatan untuk inventory di gudang

logistik obat dan jadwal kontrol obat yang

mendekati masa kadarluarsa ataupun

kadarluarsa di setiap unit pelayanan.

Daftar Pustaka

Aditama, T.Y., 2003. Manajemen Administrasi Rumah

Sakit. Jakarta: Universitas Indonesia.

Muzakin, M.,2008. Analisis Kerugian yang Ditanggung

Oleh RSU Dr. Soetomo Surabaya
sebagai akibat dari stagnant dan
stockout obat. Skripsi. Surabaya.
Universitas Airlangga : 44.

Quick, D.J., 1997. managing drug supply, the

selection, procurement, distribution, and
use of pharmaceuticals.Boston,
Massachusetts: Kumarianpress,inc.

Rangkuti, F.1998. Manajemen Persediaan Aplikasi Di

Bidang Bisnis. Jakarta : Raja Grafindo
Persada.

Setyowati, J.d.,Purnomo, W.,2004. Analisis

Kebutuhan Obat Dengan Metode
Konsumsi Dalam Rangka Memenuhi