LA CALIDAD COMO HERRAMIENTA APA

Actividad 6

“Ciclo PHAV”

Nombre del tutor

Jesus Enrique Beltran

Tecnología en Gestión de Procesos Logísticos

Jaime Zúñiga Sosa

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Bogotá D.C 13 de Junio del 2020

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INTRODUCCION

Esta presentación nos permite visualizar los diferentes elementos de la etapa del “Ciclo
PHAV” en sus diferentes roles en la logística, dando nuestro porpio punto de vista de ello, en un
sentido propio de la información, tomando las herramientas necesarias para dar un sentido
personal e investigativo del caso, redondiando la información snministrada, en donde se investigo
con todos los elementos posibles y la mano.

Actualmente la organizaciónes presentan oportunidades de mejora frente a la gestión de sus

proceso debido a que no cuenta con estándares solidos de calidad que pueda tomar como
referencia, llevando que se presenten retrasos en sus actividades, entregas fuera del plazo
establecido y en ocasiones baja satisfacción del cliente por incumpliendo en los requerimientos
pactados, por eso es importante redondiar la aplicacion de procesos de calida, en busca de
resultados optimos, que ayuden a crecer como industria, redondiando a todos los sectores tambien
presentados, que tampoco estan agenos a particularidades presentadas, por eso presentamos un
punto de vista segun la investigacion, que nos permite conocer la particularidades de los
elementos del “Ciclo PHAV” dando nuestro punto de vista de ello y como aporta al
mejoramiento continuo de los procesos, la importancia de su gestion de calidad en los procesos,
asi como la correlacion de la NTC ISO 9001-2008 y asi resaltando algunas de las fraces
importantes del documento y Tambien asi dando por terminada esta presentacion.

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DESARRROLO

A.

Esta característica particular en las herramientas de calidad como lo el el “Ciclo PHAV”

nos muestra como podemos facilitar los procesos, convirtiéndolos en un auge mas limpio, lleno
de ventajas en cualquier empresa, dando a conocer las carácterísticas mas importantes de los
procesos en una empresa en cualquier sector, es una de las ajor n ls herramientas de
mejoramiento continuo en las organizaciones, utilizada ampliamente por los sistemas de ajor n
de la calidad (SGC) con el propósito de permitirle a las empresas una mejora integral de la
competitividad, de los productos ofrecidos, mejorado permanentemente la calidad, también le
facilita tener una mayor participación en el mercado, una optimización en los costos  y por
supuesto una ajor rentabilidad.

Por su dinamismo puede ser utilizado en todos los procesos de la organización y por su
simple aplicación, que si se hace de una forma adecuada, aporta en la realización de actividades
de forma organizada y eficaz, nos permite a traves de ella tener unos procesos mas limpios e
indispensables, teniendo en cuenta que se debe mantener una base de mejora continua en cada
uno de su puntos de auge, la verdad tendiendo esta herramienta tan importante, podemos dar un
salto a la actualizacion de requeriemiento de cualquier empresa que quiera dares a conocer en el
mercado, si no se tiene una estructura adecuada para el seguimiento de sus procesos o productos,
esta herramienta puede aportar al seguimiento de toda actividad propuesta de la empresa dando
un base de confiabilidad, toda empresa que quiera tener una de las prinipales bases requeridas
para su funcionalidad y confianza, debe implementar esta herrmienta como impulso de
conocmiento y calidad. Por ello es importane conocer cada punto de vista en cuanto a conocer
esta particular. Pero muy importante heramienta de calida, evidenciando lo que posiblemente es
la mas clara idea de transparencia de una empress, en el sector que este, por eso es tan importante
tenerla y asi la confiabilidad sera absoluta.

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B.

PLANIFICAR:

En esta etapa se definen los objetivos y cómo lograrlos, esto de acuerdo a políticas
organizacionales y necesidades de los clientes. Puede ser de gran utilidad realizar grupos de
trabajo, escuchar opiniones de los trabajadores y utilizar herramientas de planificación como por
ejemplo: 5W2H en la cual se responden 7 preguntas claves cuyas palabras en inglés inician con
W y H : ¿Qué (What), ¿Por qué (Why), ¿Cuándo (When) ¿Dónde (Where) ¿Quién (Who),
¿Cómo (How) y ¿Cuánto (How much).

Hay que recordar que esta etapa es muy importante y es la que permite el desarrollo de las
otras, lo que indica que si no planeamos bien los resultados en las otras 3 etapas no serán
confiables.

HACER: 

Es ejecutar lo planeado, en esta etapa es recomendable hacer pruebas pilotos antes de

implantar los procesos definidos. En su desarrollo se puede evidenciar los problemas que se
tienen en la implementación, se identifican las oportunidades de mejora y su implementación.

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VERIFICAR: 

En esta etapa comprobamos que se hayan ejecutado los objetivos previstos mediante el
seguimiento y medición de los procesos, confirmando que estos estén acorde con las políticas y a
toda la planeación inicial.

ACTUAR: 

Mediante este paso se realizan las acciones para el mejoramiento del desempeño de los
procesos, se corrigen las desviaciones, se estandarizan los cambios, se realiza la formación y
capacitación requerida y se define como monitorearlo.

En conclusión la adopción del ciclo PHVA es de gran ayuda para actuar sobre los
procesos y no sobre las personas, pues es frecuente que en las organizaciones se culpen a los
trabajadores por los malos resultados cuando en realidad lo que falla es el proceso,  de ahí la gran
importancia que tiene el compromiso gerencial, pues es en este nivel en donde se deben buscar
las estrategias que le permita a las empresas liderar el mercado, ser auto-sostenibles y rentables.

Un ejemplo de “Ciclo PHAV”

Una auditoría realizada en la organización Don Juan evidenció que la empresa no ha

realizado a tiempo el mantenimiento preventivo de las maquinarias, lo que ocasionó 4 parones en
producción durante el último semestre.

La organización plantea una acción correctiva PHVA para abordar la no conformidad:

Iniciamos con la etapa de planificación:

Antes que nada debemos analizar la situación, caractericemos el problema:

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 ¿Por qué no se ha realizado el mantenimiento de las maquinas?

 Porque no se cuenta con un programa de mantenimiento.
 Determinamos el costo que significó en la empresa tener 4 parones de producción.
 Determinamos que el costo fue de $US 3200

¿Qué nos queda? Trazar el plan de acción. Con el análisis del problema realizado, ya sabemos
qué actividades se van a plantear:

 Definir el costo y las implicaciones de contratar a una persona de planta para que
realice el mantenimiento de los equipos.
 Realizar 4 cotizaciones de empresas que realizan mantenimiento preventivo a
maquinarias.
 Analizar las opciones en términos de costo / beneficio.
 Realizar la contratación de la opción elegida con las implicaciones legales y
contractuales que esto conlleva.
 Verificar tras 3 meses de contratada la opción la efectividad de los
mantenimientos.

Desarrollamos los puntos definidos en la planificación:

 El costo de contratar una persona encargada de mantenimiento sería de $US 240 el

día, dos veces al mes. Tener una persona realizando esta labor conlleva alto riesgo
de accidente laboral con la maquinaria, además no le podemos exigir a la persona
devolución en caso de falla de maquinaria.
 Realizamos las 4 cotizaciones. La cotización más económica es de $430 el
mantenimiento por día, se realiza dos veces al mes. La empresa asume el costo de
tener parada la producción en caso de que la maquinaria falle, hasta que la

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reparen. También asume el riesgo de accidente laboral del personal que ellos
envían.
 Realizamos un análisis en términos de costo / beneficio. Se elige la cotización más
económica por lo que representa en términos de costos y cesión de
responsabilidad.
 Realizamos el contrato de servicio con la empresa de mantenimiento.

Transcurridos 3 meses, realizamos la verificación:

 ¿Ha mejorado el desempeño de la maquinaria? Si. ¿Se ha averiado la maquinaria

en los últimos 3 meses? No. ¿Supone un ahorro para la compañía? Si. Por lo tanto,
la solución fue efectiva.

Actuar, en caso de ser necesario:

 En vista de que la acción ha sido efectiva, no es necesario iniciar un nuevo ciclo.

 La empresa contratada también realiza el mantenimiento a instalaciones locativas,
conviene realizar un nuevo análisis costo / beneficio para llegar a un nuevo
acuerdo.

C.

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 La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de

gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de
esta Norma Internacional.

 La organización debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta
Norma Internacional.

 La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad,

 Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los
registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los
requisites.

 Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los

requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben
controlarse.
 La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles
necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la
retención y la disposición de los registros.

 Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables

 La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e

implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de
su eficacia.
 La alta dirección debe asegurarse de que los requisitos del cliente se determinan y se
cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente.
 La alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad.
 La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquellos
necesarios para cumplir los requisitos para el producto, se establecen en las funciones y

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los niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser
medibles y coherentes con la política de la calidad.
 La alta dirección debe asegurarse de quelos requisites se cumplan deacuerdo a la gestion
de calidad.
 La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están
definidas y son comunicadas dentro de la organización.
 La alta dirección debe designar un miembro de la dirección de la organización quien,
independientemente de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad.
 La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación
apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la
eficacia del sistema de gestión de la calidad.
 La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, a
intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia
continuas. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la
necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la
política de la calidad y los objetivos de la calidad.
 La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria
para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye,
cuando sea applicable.
 La organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr
la conformidad con los requisitos del producto.
 La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización
del producto. La planificación de la realización del producto debe ser coherente con los
requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la calidad.
 La organización debe determiner requisitos relacionados con el product.
 La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión
debe efectuarse antes de que la organización se comprometa a proporcionar un producto
al cliente (por ejemplo, envío de ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de
cambios en los contratos o pedidos).
 La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la
comunicación con los clients.

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 La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria

para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye,
cuando sea applicable.
 La organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr
la conformidad con los requisitos del producto.
 La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización
del producto. La planificación de la realización del producto debe ser coherente con los
requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la calidad.
 El resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada para la metodología
de operación de la organización.
 La organización debe determiner los rquisitos relacionados con el producto.
 La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión
debe efectuarse antes de que la organización se comprometa a proporcionar un producto
al cliente (por ejemplo, envío de ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de
cambios en los contratos o pedidos).
 La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la
comunicación con los clients.
 La organización debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto.
 La organización debe gestionar las interfaces entre los diferentes grupos involucrados en
el diseño y desarrollo para asegurarse de una comunicación eficaz y una clara asignación
de responsabilidades.
 Los resultados del diseño y desarrollo deben proporcionarse de manera adecuada para la
verificación respecto a los elementos de entrada para el diseño y desarrollo, y deben
aprobarse antes de su liberación.
 Los participantes en dichas revisiones deben incluir representantes de las funciones
relacionadas con la(s) etapa(s) de diseño y desarrollo que se está(n) revisando. Deben
mantenerse registros de los resultados de las revisiones y de cualquier acción necesaria.
 Se debe realizar la verificación, de acuerdo con lo planificado, para asegurarse de que los
resultados del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de los elementos de entrada del
diseño y desarrollo. Deben mantenerse registros de los resultados de la verificación y de
cualquier acción que sea necesaria.

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 Se debe realizar la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado (véase
7.3.1) para asegurarse de que el producto resultante es capaz de satisfacer los requisitos
para su aplicación especificada o uso previsto, cuando sea conocido. Siempre que sea
factible, la validación debe completarse antes de la entrega o implementación del
producto. Deben mantenerse registros de los resultados de la validación y de cualquier
acción que sea necesaria.
 Los cambios del diseño y desarrollo deben identificarse y deben mantenerse registros. Los
cambios deben revisarse, verificarse y validarse, según sea apropiado, y aprobarse antes
de su implementación. La revisión de los cambios del diseño y desarrollo debe incluir la
evaluación del efecto de los cambios en las partes constitutivas y en el producto ya
entregado. Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión de los cambios y
de cualquier acción que sea necesaria.
 La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de
compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto
adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización
del producto o sobre el producto final.
 La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad
para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben
establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben
mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción
necesaria que se derive de las mismas.
 La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando
sea apropiado.
 La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra
especificados antes de comunicárselos al proveedor.
 La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades
necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra
especificados.
 Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las
instalaciones del proveedor, la organización debe establecer en la información de compra

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las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del

producto.
 La organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio
bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir y cuando sea
applicable.
 La organización debe validar todo proceso de producción y de prestación del servicio
cuando los productos resultantes no pueden verificarse mediante seguimiento o medición
posteriores y, como consecuencia, las deficiencias aparecen únicamente después de que el
producto esté siendo utilizado o se haya prestado el servicio.
 La validación debe demostrar la capacidad de estos procesos para alcanzar los resultados
planificados.
 La organización debe establecer las disposiciones para estos procesos, incluyendo, cuando
sea applicable.
 Cuando sea apropiado, la organización debe identificar el producto por medios adecuados,
a través de toda la realización del producto.
 La organización debe identificar el estado del producto con respecto a los requisitos de
seguimiento y medición a través de toda la realización del producto.
 Cuando la trazabilidad sea un requisito, la organización debe controlar la identificación
única del producto y mantener registros.
 La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo
el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma. La organización debe
identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente
suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Si cualquier bien
que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera
inadecuado para su uso, la organización debe informar de ello al cliente y mantener
registros.
 La organización debe preservar el producto durante el proceso interno y la entrega al
destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. Según sea aplicable, la
preservación debe incluir la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y
protección. La preservación debe aplicarse también a las partes constitutivas de un
producto.

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 La organización debe determinar el seguimiento y la medición a realizar y los equipos de

seguimiento y medición necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del
producto con los requisitos determinados.
 La organización debe establecer procesos para asegurarse de que el seguimiento y
medición pueden realizarse y se realizan de una manera coherente con los requisitos de
seguimiento y medición.
 Además, la organización debe evaluar y registrar la validez de los resultados de las
mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo no está conforme con los
requisitos. La organización debe tomar las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre
cualquier producto afectado.
 La organización debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición,
análisis y mejora.
 Esto debe comprender la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas
estadísticas, y el alcance de su utilización.
 La organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades
potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a
los efectos de los problemas potenciales.
 La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades
con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser
apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
 La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la
calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los
resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la
revisión por la dirección.
 La organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar
la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde puede
realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Esto debe
incluir los datos generados del resultado del seguimiento y medición y de cualesquiera
otras fuentes pertinentes.
 La organización debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los
requisitos del producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no

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intencionados. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los

controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el producto no
conforme.
 La organización debe hacer el seguimiento y medir las características del producto para
verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto debe realizarse en las etapas
apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones
planificadas. Se debe mantener evidencia de la conformidad con los criterios de
aceptación.
 La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea
aplicable, la medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Estos métodos
deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados.
Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y
acciones correctivas, según sea conveniente
 Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la
importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías
previas. Se deben definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y
la metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben
asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.
 Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Se debe establecer un procedimiento
documentado para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar
las auditorías, establecer los registros e informar de los resultados.
 La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para
determinar si el sistema de gestión de la calidad.

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CONCLUCIONES

Al no integrar una metodología de evaluación y retroalimentación de sus actividades, impide el

desarrollo y correcto planteamiento de soluciones que aborden la problemática real, generando
ineficiencia en los procesos misionales, estratégicos y de apoyo. Es debido a esto, que se decide
plantear SGC, que oriente el trabajo, entendiendo las variables y aspectos relevantes que afectan
la conformidad del producto y el servicio ofrecido por la empresa. Se comprende así, que lo
desarrollado para este trabajo, la planificacion del trabajo en donde va enfocando el Desarrollo de
los procesos, apoyandose en el “Ciclo PHVA”, atiende los problemas más relevantes, a través de
una serie de parámetros fundamentados en la NTC ISO 9001:2008, instaurando la filosofía de
mejora continua. Las oportunidades de mejora que requieren una priorización en la metodología
actual de trabajo, son la caracterización de los procesos y programas de evaluación y reacción
inmediata de conflictos como: Desconocimiento de responsabilidades de los cargos del personal,
desarrollo de procesos de forma diversa, acciones inoportunas e impertinentes ante
inconvenientes en los procedimientos, entre otros. Debido a esto, se evidencia la necesidad de la
organización de estandarizar y asignar las actividades, concreta y directamente, logrando mayor
eficiencia en cada una de sus actividades. Esta presentacion se elaboro para el entendimiento
mutuo de cada parte de la actividad, aborda las oportunidades de mejora de la organización, de

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acuerdo a las características en las cuales opera. Estandarizando de forma coherente y eficiente
las operaciones y actividades que desarrolla el personal, evidenciándose en la documentación
elaborada y anunciada. Otro aspecto importante del SGC, es la facilidad de trabajar bajo una
herramienta que se alinea a los objetivos y políticas que la alta gerencia decida plantear. Por lo
cual se infiere a que puede planear, hacer, verificar y actuar coherente y pertinentemente ante las
necesidades o deseos que la alta gerencia establezca. Por ultimo al presentar una herramienta que
aborda una necesidad en el ámbito laboral para una organización, es una estrategia adecuada de
aprendizaje, ya que permite explorar los conocimientos y experiencias adquiridas durante la
formación de esta presentacion.

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