Manuel Qualité

de l'Agence d'évaluation
de la recherche et de
l'enseignement supérieur

PRÉSENTATION GÉNÉRALE

Finalité et gestion du manuel qualité

Déclaration de politique qualité
Organisation et responsabilités de l’AERES
 Organigramme
 Textes fondamentaux
Système de management de la qualité de l’AERES
 Le comité de pilotage
 La cellule qualité
 Le référentiel qualité
 L’approche processus
 La cartographie des processus
 La documentation, les enregistrements et l’archivage
 La mise à disposition de ressources
 La revue de direction
 Le plan d’amélioration 2010
 La planification 2010-2014

Mars 2010
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 Finalité et gestion du manuel qualité

Le manuel qualité a pour objet de décrire le système de management de la qualité (SMQ) mis en
œuvre au sein de l’agence d’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (AERES) afin :

 d’assurer la conformité des modalités des évaluations qu’elle réalise avec les missions qui lui
sont confiées par la loi et avec les références et lignes directrices pour le management de la
qualité dans l’espace européen de l’enseignement supérieur (ESG) ;

 d’assurer la satisfaction des parties prenantes par l’efficacité de son fonctionnement et son
amélioration continue.

Il est destiné à une communication au personnel de l’agence, aux experts et aux parties prenantes
de l’AERES.

La direction de l’AERES approuve ce manuel.

La direction de l’AERES s’engage à porter le manuel qualité à la connaissance des personnels de l’agence,
des experts et des parties prenantes. La direction de l’AERES s’assure que les exigences définies dans ce
manuel sont connues et comprises.

Les règles de gestion du manuel qualité sont les suivantes:

 Rédaction et approbation. Le manuel qualité est validé par la direction sur proposition de la
cellule qualité de l’AERES.

 Diffusion. La cellule qualité organise la diffusion du manuel qualité. Il est rendu public sur le
site de l’agence et archivé par la cellule qualité.

 Revue et mise à jour. Le manuel qualité est revu au minimum une fois par an par la cellule
qualité à l’issue de la revue de direction. Il est également actualisé en fonction de modifications
du SMQ. Les modifications sont élaborées par la cellule qualité puis soumises pour approbation à
la direction de l’AERES. Les destinataires reçoivent systématiquement les mises à jour.

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 Déclaration de politique qualité de l’AERES
L’AERES développe son action dans le respect de la loi qui la fonde et des décrets qui l’organisent, en
accord avec ses principes de compétence scientifique et technique, d’indépendance et de transparence.

L’AERES a pour missions :

 d’évaluer les établissements et organismes de recherche, les établissements d’enseignement

supérieur et de recherche, les établissements et les fondations de coopération scientifique, en
prenant en compte l’ensemble de leurs missions et de leurs activités ;
 d’évaluer les activités de recherche conduites par les unités de recherche des établissements et
des organismes de recherche ;
 d’évaluer les formations et les diplômes des établissements d’enseignement supérieur ;
 de valider les procédures d’évaluation des personnels des établissements et organismes et de
donner son avis sur les conditions dans lesquelles elles sont mises en œuvre.

Les principes fondamentaux destinés à garantir la qualité de l’évaluation de l’enseignement supérieur et

de la recherche sont définis dans la charte de l’évaluation de l'AERES, à savoir :

 les principes d'une évaluation impartiale et objective fondée sur la compétence des évaluateurs, la
collégialité des évaluations, l'absence de conflit ou de proximité d'intérêts entre évaluateurs et évalués ;
 les principes de déontologie concernant le respect des personnes et des institutions fondés sur le
dialogue et la transparence ;
 le principe d'efficacité fondé sur la cohérence des procédures, sur l'adaptation des méthodes aux
objectifs et aux spécificités de ses différents domaines d’intervention et sur l'évaluation périodique.

Cette charte est rendue publique.

L’AERES considère que la qualité de ses évaluations est essentielle pour assurer sa crédibilité et lui
valoir la confiance des établissements d’enseignement supérieur, des organismes, des autorités publiques,
des étudiants et de l’ensemble des parties prenantes.

L’AERES applique les références et lignes directrices pour l'assurance qualité dans l’espace
européen de l’enseignement supérieur ("Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European
Higher Education Area") adoptées à Bergen en 2005 par les ministres de l’enseignement supérieur des pays
membres du processus de Bologne.

Dans ce cadre, l’AERES s’engage à :

 mettre en œuvre un système de management de la qualité, fondé sur l'approche processus et

adapté aux finalités de l’action de l’agence dans l’ensemble de sa structure et de ses activités ;
 lui affecter les moyens nécessaires ;
 fournir un cadre pérenne pour établir et revoir ses objectifs en matière de qualité, évaluer
régulièrement leur adéquation avec les besoins des différentes parties prenantes, mettre en
œuvre les évolutions et améliorations nécessaires ;
 améliorer de façon continue l’efficacité de ses méthodes et procédures.

Cette déclaration de politique qualité est soumise par la direction au conseil de l’agence et rendue
publique.

La politique qualité voulue par la direction est également communiquée à l’ensemble de ses
personnels. L’adhésion de toute la communauté à ce processus d’amélioration continue est un élément
majeur de la démarche qualité de l’agence.

Jean-François Dhainaut, président de l’AERES, 23 octobre 2009

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 Organisation et responsabilités de l’AERES
Les éléments principaux de l’organisation de l’agence sont énoncés dans la loi du 18 avril 2006 et dans son
décret d’application du 3 novembre 2006, modifié. Ces deux textes précisent le rôle :
 du conseil de l’agence composé de 25 membres, dont le président, nommés pour une période de
4 ans (renouvelable une fois) ;
 du président ;
 des trois sections et de leurs directeurs (nommés pour une période de 4 ans, renouvelable une fois) ;
 du secrétaire général.

L’agence a complété son organisation dans le cadre de son règlement intérieur en mettant en place
notamment :
 un comité de direction ;
 une commission des conflits d’intérêt, des plaintes et des réclamation, liés aux évaluations
conduites par l’AERES.

Textes fondamentaux de l’AERES

L’AERES a été créée par la loi de programme pour la recherche du 18 avril 2006 qui l’a dotée du statut
d’autorité administrative indépendante Elle a élaboré une série de textes définissant ses principes, sa
charte, son mode de fonctionnement qu’elle inscrit dans le cadre global de sa démarche qualité.
 Loi n°2006-450 du 18 avril 2006 (article L 114-3-1 à L 114-3-7 du code de la recherche)
 Décret n°2006-1334 du 3 novembre 2006, modifié
 Charte de l’évaluation
 Règlement intérieur
 Statut de l’expert
 Statut du délégué scientifique
 Sélection des experts
 Déclaration de politique qualité de l’AERES
 Référentiel qualité de l’AERES

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 Système de management de la qualité de l’AERES
L’AERES a construit un système de management de la qualité pour assurer l’efficacité de ses procédures
d’évaluation. Cette démarche, mise en œuvre depuis mars 2008, a permis à l’AERES d’améliorer les
méthodes et procédures lui permettant de rendre compte de l’exercice de ses missions.

 Le comité de pilotage
Un comité de pilotage est composé du président, des directeurs de section, du secrétaire général, des
conseillers du président et de la cellule qualité, il anime la démarche qualité.

 La cellule qualité
La responsabilité de la mise en œuvre, du suivi et de l’amélioration du système qualité a été déléguée à
une cellule qualité. Elle est composée d’un délégué à la qualité et à la formation et d’un assistant qualité.
Son activité est coordonnée par un conseiller du président. Elle est chargée de l’élaboration de documents
qualité. Elle anime l’élaboration des fiches processus avec les pilotes des sections et des services de
l’AERES, elle assure la revue des processus, prépare la revue de direction. Elle est responsable de la
collecte et de l’enregistrement des éléments de preuve réunis par l’ensemble de l’agence.

 Le référentiel qualité de l’AERES

L’AERES a élaboré son propre référentiel de management de la qualité qui intègre les références et lignes
directrices pour l'assurance de la qualité dans l’espace européen de l’enseignement supérieur
("Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area").

 L’approche processus
Le système de management de la qualité mis en œuvre par l’AERES est fondé sur l’approche processus et
inclut l’ensemble de ses activités.
Comme le montre la cartographie ci-après, les processus opérationnels, de management et de support ont
été identifiés puis décrits sous la responsabilité d’un pilote.

 Processus opérationnels
Les processus opérationnels décrivent le cœur de métier de l’AERES - l’évaluation menée par les
3 sections - et les activités en lien direct avec celui-ci : la gestion des experts et la formation à
l’évaluation des experts et des personnels (délégués scientifiques et chargés de projet). Ils
incluent principalement : l’évaluation des unités de recherche (section 2) ; l’évaluation des
formations (section 3) ; l’évaluation des établissements et organismes (section 1) qui s’appuie sur
les analyses des sections 2 et 3 dans un processus d’évaluation intégrée ; la synthèse des données de
l’évaluation par campagne.

Les processus opérationnels :

Planification de la campagne.

Choix et suivi des délégués scientifiques ; Formation interne des délégués scientifiques et des chargés de
projet ; Gestion des experts ; Formation des experts.

Préparation ; Constitution du comité d’experts.

Visite ; Accompagnement logistique de la visite.

Restitution ; Licences ; Licences professionnelles ; Masters ; Ecoles doctorales ; Production de rapports, notation
et diffusion ; Production d’analyses et de rapports par établissement ou par site à partir de évaluations ;
Synthèses des trois sections.

Evolution des pratiques et des méthodes ; Validation des procédures d’évaluation des personnels ; Suivi des
établissements et des formations dans le cadre de l’évaluation quadriennale ; Réalisation d’études, veille et
recherche.

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  Processus support

Les processus support décrivent l’activité du secrétariat général, des ressources humaines, du
service budget finances, de la veille juridique, du pôle mission, du service des systèmes
d’information et des services généraux.

Les processus support :

Ressources humaines : Prévisions et suivi des emplois ; Recrutement des personnels et mobilité ; Suivi des
personnels administratifs et formation.

Budget finances : Prévisions budgétaires et suivi des finances ; Traitement des frais de mission, des indemnités,
des factures et des conventions ; Achats et suivi des marchés publics.

Logistique : Sécurité des bâtiments-maintenance ; Accueil ; Courrier ; Transport ; Gestion des salles ;
Aménagement et réorganisation des espaces ; Publication assistée par ordinateur ; Pôle mission.

Systèmes d’information : Gestion des applications ; Assistance technique informatique ; Application et suivi du
contrat de service ; Gestion de la publication web ; Conduite de projet des systèmes d’information.

Veille et suivi juridiques.

 Processus de management

Les processus de management se répartissent entre les processus de décisions et de management

des activités par la direction et les processus d’amélioration continue de la qualité.

Les processus de management

Prise de décision ; Prévention des conflits d’intérêt ; Revue de direction ; Relations avec les parties prenantes ;
Communication externe ; Information et communication internes ; Traitement d’une demande d’évaluation à
l’international ; Rapport annuel d’activité.

Satisfaction des parties prenantes ; Performances internes : indicateurs et tableaux de bord ; Actions correctives
et préventives ; Audit interne ; Autoévaluation ; Traitement des conflits d’intérêts, des plaintes et des
réclamations ; Maîtrise documentaire qualité.

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 La documentation, les enregistrements et l’archivage
La documentation qualité est gérée par la cellule qualité qui conserve toutes les versions datées des
fiches processus et des documents associés. Les documents relatifs au système de management de la
qualité peuvent être présentés sur papier ou sur support informatique.
Les enregistrements relatifs au système qualité sont lisibles, stockés et conservés de manière appropriée
afin d'éviter les détériorations ou les pertes. Les documents opérationnels et les enregistrements propres
à chaque section et service sont datés et conservés par eux-mêmes.

 La mise à disposition de ressources

La Direction détermine les ressources humaines et matérielles nécessaires pour mettre en place et
entretenir le système de management de la qualité.
Au cours de la revue de direction, l’adéquation des ressources affectées au système de management de la
qualité est examinée.

 La revue de direction
La politique et les objectifs "qualité" fixés par l’AERES ,les retours d’information concernant la satisfaction
des parties prenantes, la revue de la conformité et de l’efficacité des processus, l’état des actions
correctives et préventives, les réclamations et les plaintes, les changements pouvant affecter le SMQ ainsi
que les possibilités d’amélioration continue du système qualité sont traités lors de la revue de direction
annuelle. A la demande de la direction de l’AERES, le comité de pilotage de la démarche qualité et tous
les pilotes de processus et de sous processus participent à cette revue.
Les actions d’amélioration identifiées lors de ces revues sont colligées dans un compte rendu de revue de
direction. Leur mise en œuvre est suivie par la cellule qualité.

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 Le plan d’amélioration 2010
Dans le cadre de sa démarche qualité, l’agence s’engage à réaliser en 2010 des actions d’amélioration :

 mesurer et accroître la satisfaction des parties prenantes ;

 décrire le processus "Validation des procédures d’évaluation des personnels des établissements
d’enseignement supérieur et des organismes de recherche ;
 préparer la mise en œuvre du processus "Audit interne de l’AERES" en vue d’une application en 2011 ;
 définir et mettre en œuvre le processus "Réalisation d’études, veille et recherche en
évaluation".

 La planification 2010-2014
La planification des actions d’amélioration continue des activités de l’agence se retrouve dans les trois
grands axes du plan stratégique consultable sur le site Internet de l’AERES.

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